Snabbare Bokslut - Cavendi Management Consulting

Recommendations

Info

Förord Det ställs allt större krav på ekonomifunktionen i stora svenska företag. Medarbetare samt före- tagsledning förväntar sig att ekonomifunktionen arbetar med framåtriktade och affärsstödjande aktiviteter samtidigt som funktionen skall vara ett föredöme för kvalitet, effektivitet och kostnads- medvetenhet. Hur bokslutsarbete och ekonomisk rapportering utförs är en mycket väsentlig del i att uppnå det senare. Föreliggande studie publicerades första gången våren 2010. Sedan dess har Cepro Finance & Business Performance bytt namn till Cavendi Management Consulting. Cavendi kommer, förutom vårt etablerade och framgångsrika fokus på ekonomi, styrning och riskhantering, också på sikt att rymma en breddning av kompetensportföljen. Under det gångna året har vi sett ett ökat intresse för förbättringar inom operativ rapportering. Cavendis synpunkt är att det råder stora likheter mellan hur operativ och legal rapportering adresseras för ökad hastighet, kvalitet och effektivitet. Rapporten rekommenderas således även till business controllers och chefer inom operativ rapportering. Studien syftar till att komplettera de amerikanska undersökningar om snabba bokslut som publicerats under 2000-talet med en studie av stora svenska företag. Undersökningen omfattar hela bokslutprocessen från stängning av leverantörsreskontran i dotterbolagen till publicering av information till marknaden. Under arbetets gång har vi konstaterat att många företag arbetar aktivt med att effektivisera och snabba upp bokslutsprocessen. Vår bedömning är att svenska storföretag generellt kommit långt i detta arbete, men att det för många fortfarande finns stora vinster att göra. Vår förhoppning är att studien skall lämna ett bidrag till detta viktiga förändringsarbete genom att ge svenska förebilder och bidra med kunskap om hur arbetet kan bedrivas. Vi har som målsättning att uppdatera rapporten vart annat år för att spegla utvecklingen. Rapporten avslutas med en beskrivning av en Best Practice-process baserad på våra erfarenheter och information från genomförda intervjuer. Vi har i denna andra upplaga kompletterat med våra senaste projekterfarenheter från 2010-2011. Vi vill framföra ett stort tack till de medverkande företagen för deras tid och intresse. Stockholm, september 2011 Jonas Höijer Åke Magnusson Emil Wiberg Cavendi Management Consulting CAVENDI MANAGEMENT REPORT SNABBA BOKSLUT 3
Sammanfattning Den strategiska utmaningen när ett företag vill effektivisera och förkorta bokslutsprocessen är att uppnå rätt balans mellan effektivitet, kvalitet och arbetstillfredsställelse hos medarbetarna. Vi har kunnat konstatera att det råder stora skillnader i hur de 18 företag som ingår i studien hanterar dessa faktorer och hur snabbt de idag färdigställer information internt. Generellt kan vi fastslå att företag som aktivt arbetat med bokslutsprocessen ofta lyckas kombinera hög kvalitet med tidig framställan av information, vilket i sin tur möjliggör för medarbetarna att fokusera på mer värdeskapande aktiviteter. De två snabbaste företagen i studien är klara med resultaträkningen för internt bruk under arbetsdag +4. Det bolag som är snabbast med både resultat- och balansräkning för internt bruk är färdigt vid lunch arbetsdag +6. Medianföretaget är klart med balans- och resultaträkning arbetsdag +7. Rapporten visar att trots snabbare bokslut internt sker rapporteringen till marknaden inte tidigare. Styrelsen tar generellt lång tid på sig att behandla bokslutet och det finns endast en mycket svag korrelation mellan hur snabbt bokslutet är färdigt internt och när företaget publicerar informationen externt. Den längsta fördröjningen som konstaterats är 15 arbetsdagar och för medianbolaget tar det 11 dagar. Vi har sett att, till skillnad från många amerikanska företag, vill de svenska bolag som stänger snabbast inte vara offentliga med sin tidplan. Tyvärr kan vi därför inte avslöja vem som är snabbast i Sverige eftersom informationen bedöms som alltför känslig. Majoriteten av de bolag som undersökts gör ingen skillnad mellan tidplanen för månads- och kvartalsbokslut, förutom att de i kvartalsbokslutet producerar ett mer omfattande rapportpaket. Årsbokslut skiljer sig som regel avseende tidplan och arbetsåtgång och har inte analyserats i studien. Erfarenheten är att ett effektivt månads- och kvartalsbokslut är en förutsättning för ett väl fungerande årsbokslut. Vi kan också konstatera att inget företag i studien tar genvägen att stänga faktureringen före sista dagen i perioden. De företag som lyckats korta tiden för bokslut och rapportering har arbetat aktivt med att förbereda bokslutet och jämna ut arbetsbelastningen, t.ex. genom att göra reserveringar och avsättningar tidigt i processen. En av svårigheterna för funktioner som arbetar med bokslut är att organisationen tvingas dimensioneras efter arbetstopparna, vilket tenderar att leda till stora skillnader i arbetsbelastning över tiden, med reducerad effektivitet som följd. De vanligaste flaskhalsarna i bokslutsarbetet är differenser i interna mellanhavanden samt bristande systemfunktionalitet. Nära sextio procent av bolagen har indikerat att det här finns utrymme för effektivisering. 4
Page 1: CAVENDI MANAGEMENT REPORT ”Hur up
Page 6 and 7: Innehåll 1. INLEDNING 8 1.1. Bakgr
Page 8: ”Inom Cavendi har vi kunnat konst
Page 11 and 12: 2. Undersökningens resultat 2.1. S
Page 13 and 14: 2.2. RESULTATSAMMANSTÄLLNING Nedan
Page 16 and 17: ”Ett effektivt månads- och kvart
Page 18 and 19: Sista dag för I/C fakturering (man
Page 20: Sista dag för inrapportering av I/
Page 23 and 24: Tidigast Median Senast -7 Verkstads
Page 25 and 26: Exempelvis finns det bolag i unders
Page 27 and 28: 2.3.3. Sena reserveringar och avsä
Page 29 and 30: 2.3.6. Sen fakturering Några av de
Page 31 and 32: Samma fokus på månadsrapporterna
Page 33 and 34: 3.3. PROJEKTERFARENHETER 2010-2011
Page 35 and 36: Författarna 36 Jonas Höijer är k
Page 38: Telefon 08-410 829 50 info@cavendi.

Snabbare Bokslut - Cavendi Management Consulting

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?