Snabbare Bokslut - Cavendi Management Consulting

Sammanfattning
Den strategiska utmaningen när ett företag vill effektivisera och förkorta bokslutsprocessen är att
uppnå rätt balans mellan effektivitet, kvalitet och arbetstillfredsställelse hos medarbetarna. Vi har
kunnat konstatera att det råder stora skillnader i hur de 18 företag som ingår i studien hanterar
dessa faktorer och hur snabbt de idag färdigställer information internt. Generellt kan vi fastslå
att företag som aktivt arbetat med bokslutsprocessen ofta lyckas kombinera hög kvalitet med tidig
framställan av information, vilket i sin tur möjliggör för medarbetarna att fokusera på mer
värdeskapande aktiviteter.
De två snabbaste företagen i studien är klara med resultaträkningen för internt bruk under arbetsdag
+4. Det bolag som är snabbast med både resultat- och balansräkning för internt bruk är färdigt vid
lunch arbetsdag +6. Medianföretaget är klart med balans- och resultaträkning arbetsdag +7.
Rapporten visar att trots snabbare bokslut internt sker rapporteringen till marknaden inte
tidigare. Styrelsen tar generellt lång tid på sig att behandla bokslutet och det finns endast en
mycket svag korrelation mellan hur snabbt bokslutet är färdigt internt och när företaget publicerar
informationen externt. Den längsta fördröjningen som konstaterats är 15 arbetsdagar och för
medianbolaget tar det 11 dagar.
Vi har sett att, till skillnad från många amerikanska företag, vill de svenska bolag som stänger
snabbast inte vara offentliga med sin tidplan. Tyvärr kan vi därför inte avslöja vem som är snabbast i
Sverige eftersom informationen bedöms som alltför känslig.
Majoriteten av de bolag som undersökts gör ingen skillnad mellan tidplanen för månads- och
kvartalsbokslut, förutom att de i kvartalsbokslutet producerar ett mer omfattande rapportpaket.
Årsbokslut skiljer sig som regel avseende tidplan och arbetsåtgång och har inte analyserats i studien.
Erfarenheten är att ett effektivt månads- och kvartalsbokslut är en förutsättning för ett väl
fungerande årsbokslut.
Vi kan också konstatera att inget företag i studien tar genvägen att stänga faktureringen före sista
dagen i perioden. De företag som lyckats korta tiden för bokslut och rapportering har arbetat aktivt
med att förbereda bokslutet och jämna ut arbetsbelastningen, t.ex. genom att göra reserveringar
och avsättningar tidigt i processen. En av svårigheterna för funktioner som arbetar med bokslut
är att organisationen tvingas dimensioneras efter arbetstopparna, vilket tenderar att leda till stora
skillnader i arbetsbelastning över tiden, med reducerad effektivitet som följd.
De vanligaste flaskhalsarna i bokslutsarbetet är differenser i interna mellanhavanden samt bristande
systemfunktionalitet. Nära sextio procent av bolagen har indikerat att det här finns utrymme för
effektivisering.
4