Mars - OKG AB

More documents

Recommendations

Info

Elektronisk föranmälan Föranmälan på elektronisk väg Som en del av er känner till, kan en föranmälan ta lång tid att få klar. Det är många personer och avdelningar som är inblandade och blanketter ska signeras och godkännas genom de olika momenten. Ett elektroniskt föranmälningssystem har länge varit efterfrågat och senast under sommaren kommer du att kunna göra en föranmälan på elektronisk väg. En föranmälningsblankett har tidigare fått cirkulera mellan de olika besöksmottagarna som först ska signera blanketten innan den skickas vidare till nästa besöksmottagare. Med lite otur kan en föranmälan bli liggandes i ett postfack under hela semestertiden. Ett alternativ till internposten har varit att helt enkelt gå runt till personerna på de olika blocken och få blanketten signerad. Tillträdesgruppen har därefter fått blanketten skickad till sig och slutligen receptionen där det sista steget görs. Behöver vi nämna att det elektroniska systemet är efterlängtat? Tillträdesgruppen, som skapades förra året, har fått i ansvar att arbeta med hela tillträdesprocessen. Planerna för en elektronisk föranmälan har funnits länge och gruppchefen Andreas Askebring är väldigt glad för att den nya funktionen äntligen kommer i bruk. – Egentligen kan man säga att det inte är mycket som förändras. Flödet för föranmälan ser likadant ut, förutom att det nu sker elektroniskt, förklarar Andreas. 6 Andreas Askebring ser fram emot det nya systemet och många med honom.
Kom ihåg: • Alla handlingar måste skickas in i god tid. • Kopia på ett godkänt drogtestintyg ska skickas till tillträdesgruppen innan föranmälan skrivs. • Receptionen måste ha din föranmälan minst åtta dagar innan personen ifråga ska komma in på <strong>OKG</strong>. Bra att veta: • Fyll i de fält som är tvingande, annars kan du inte skicka föranmälan vidare i flödet. • Informationstillfällen för hur applikationen används kommer att finnas i hörsalen på O3 under våren. • Vid frågor kontakta tillträdesgruppen på e-post: zto@okg.eon.se eller per telefon: 076-762 41 05. Förbättrat inpasseringssystem inför Plex Under revisionstider är det alltid extra tryck på inpasseringen och en del kan nog undra över varför det tar så lång tid. Men faktum är att inpasseringssystemet är mycket komplext och det är många enheter som ska matcha och samköras innan man kan göra förändringar som i början kan verka enkla. – Vi arbetar ständigt med att förbättra inpasseringssystemet, säger Stefan Eklund (TP) som arbetar med projektet ”Utökning av arbetsplatser i centralvaktens reception”, vilket i skrivande stund väntar på sitt godkännande. – Några förändringar som vi planerar att ha till Plex-revisionen i år är bland annat två extra luckor i receptionen för att behandla tillträdesärenden, säger Stefan. Vi passar även på att förbättra arbetsmiljön för receptionspersonalen som kommer få en helt ny ergonomisk interiör som är anpassad till det arbete de utför. Förhoppningsvis kommer det arbetet vara helt klart till slutet av året. Tanken är att det kommer finnas tre självbetjäningskiosker där nyanlända kan förbereda sin inpassering innan de kommer fram till receptionen för personlig service. Det kommer förhoppningsvis att kunna underlätta receptionspersonalens arbete och förkorta väntetiderna. Ett mer avancerat nummerlappssystem kommer också att krävas där man använder sig av tre olika nummerlappsköer beroende på ärende. Förbättrat inpasseringssystem Planerna för en elektronisk föranmälan har funnits länge och gruppchefen Andreas Askebring är väldigt glad för att den nya funktionen äntligen kommer i bruk. Användarvänligt och tidssparande Det var framförallt två faktorer som spelade roll när man utvecklade det nya systemet. – Det ska gå snabbt att få föranmälan signerad och klar, och systemet ska vara enkelt och bekvämt att använda, säger Andreas. Med de två målen fick it-företaget CGI i uppdrag att utveckla en applikation som senast under sommaren kommer att finnas tillgänglig för installation. För att göra det enklare för de inblandade har man utvecklat olika vyer i applikationen. Den person som behandlar föranmälan kommer att se all relevant information som rör just den personens uppgift, besöksmottagarna kommer därmed att se till exempel föranmälan i en vy och dosimetrin i en annan. Andra förbättringar är att genom tvingande fält minska uppkomsten av felmeddelanden, det vill säga att man är tvungen att fylla i alla fält som krävs för att kunna skicka föranmälan. Du som har skapat en föranmälan kommer dessutom att kunna se var i flö- det din föranmälan befinner sig och genom att visa på rött eller grönt indikerar den om statusen på föranmälan är godkänd eller inte. Var ute i god tid Det är dock fortfarande viktigt att vara ute i god tid. Även om den elektroniska föranmälan numera kommer att gå snabbare ska receptionen ha föranmälan hos sig åtta dagar innan personen ifråga ska in på <strong>OKG</strong>. Dessutom ska en kopia på ett godkänt drogtestintyg skickas till tillträdesgruppen innan föranmälan skrivs. Information om hur man använder applikationen kommer att finnas tillgänglig på Kärnan när den lanseras och under våren kommer det att erbjudas informationstillfällen i hörsalen på O3. • Text och foto: Luise Guse Projektledare Stefan Eklund och Susanne Carlsson som arbetar i receptionen diskuterar det nya inpasseringssystemet. – Det senaste steget i förbättringen är att vi successivt kommer att ta bort våra tjockkort. På O2 används de inte längre och på O1 pågår ett arbete med att rationalisera bort dem, berättar Stefan. Planen är att alla tjockkort ska vara helt borta till årets slut. • Text och foto: Luise Guse 7
Page 1 and 2: Kärnpunkten PERSONALTIDNINGEN PÅ
Page 3 and 4: OKGs utvecklingsresa: Kloka beslut
Page 5: Ökad långsiktighet ger ökad för
Page 9: En utblick som ger insikt … Det k
Page 12 and 13: Nya utrymningsrutiner Nya instrukti
Page 14 and 15: Projekt Kent Nationell handlingspla
Page 16 and 17: Röster om CAP Observera CAP - en a
Page 18 and 19: Så funkar det! Med laddmaskinens t
Page 20: 20 Galan närmar sig med stormsteg

Mars - OKG AB

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?