Välkomna allihop!

Välkomna allihop!
• Åsa Karlsson, Handelshögskolan EKO
• Fredrik Aspgren, Fastighetsavd. Nyckelhanteringsprojekt
• Anna Axelsson, Konferens o service Gästservice
• Anki Gustafsson, Pedagogen GU-kort
• Ingegerd Sigfridsson, Studentavdelningen UBAS
• Kerstin Jönsson, Studentavdelningen LMS
• Per Jacobsson, IT-avdelningen Punto Seguro
• Karin Lidberg, Externa relationer Alumn
• Barbro Carlsson, Sigma Utvärdering medarb. portal
• Mikael Stoltz, Externa Relationer CMS
• Ulf Broberg, Personalavdelningen STRIT, personalprojektet
• Gun Selldén, Inst för geovetenskaper NEKST-HEX
• Teresa Torsson, Sigma GRIP, Filer
• Mia Stam, IN UG Projekt, IT-avd.
• Carmen Parazajder, IT-avdelningen STRIT

Projektledardag – Kommunikation del 2
08.30 - 08.45 Kort inledning av projektkontoret
08.45 - 09.45 Presentation av respektive projekt
09.45 - 10.15 Fika
10.15 – 12.00 Kommunikation i projekt
• Erfarenheter och svårigheter kring projektkommunikation (Bikupa
2 och 2, i 5-10 min)
• Kort om kommunikation (Ylva)
• Hur pratar vi i projekt? (Magnus Å + gruppdiskussion)
• Vad erbjuder projektkontoret kring kommunikation? (Ylva)
• Pratiskt arbete med kommunikationsplan
12.00 - 12.15 Sammanfattning
12.15 - 13.00 Gemensam lunch i gula salongen

Projektledardag 26/3 -07, Kommunikation 1
Vad gjorde vi på förra träffen?
• Intressentanalys
• Workshop del 1 – Intressentkartläggning
• Workshop del 2 - Intressentanalys
• Diskussion/summering kring workshoparna
• Kommunikationsplan (mallen skickades ut till alla PL)

Varför intressentanalys?
• Att identifiera intressenter är också ett sätt att
identifiera sina relationer till omvärlden
• Vilka intressenter bör finnas representerade i
projektorganisationen?

Intressentkartläggning och intressentanalys
• Identifiera och kartlägg personer och grupper som
kommer att beröras av eller ha intresse
av/påverkan på projektet.
• Analysera projektets intressenter
– på vilket sätt bidrar de till projektet?
– förväntningar?
– attityder/inställningar?
– förutsättningar?
– önskemål?
– behov?
Lär känna projektets intressenter!

Kartläggning av intressenter och
motstånd
Vilka intressenter finns var? Hur hantera motståndet?
Positiva
Liten påverkan
Stor påverkan
Negativa

Vem ska vi kommunicera med och hur?
IT-personal
(Inst.)
Inst.styrelse
Medarbetare
Generell information
(motverkar desinformation)
Ordinarie linje
Projektinformation
& Kanal
Informell kontakt
risk för desinformation
IT-personal
(Fak.)
Prefekt
IT-personal
(ITA)
Fak.nämnd
Dekan
Kanslichef
Projektet
FC
Rektor
Prorektorer
IT-chef
ITchef (F)
IT-råd
Univ.styrelse

Det är inte lätt att kommunicera rätt!!!

Vad vill vi uppnå med kommunikation?
• Samsyn och gemensam förståelse
• Delaktighet
• Minskat motstånd
• Återkoppling/input från te x referensgrupper och
mottagande verksamhet
• Kunskap för att kunna gå vidare
• Underlätta införandet av den förändring som
projektet medför för verksamheten

Medel för målinriktad kommunikation
• Intressentkartläggning och intressentanalys
• Gör en kommunikationsplan som ger svar på vilka,
vad, kanal, varför, vem, när?
• Skapa referensgrupper, och använd dem
• Gör en överenskommelse kring intern
kommunikation inom projektet
Kom ihåg kommunikationen med andra projekt -
eventuellt samordning

Kommunikationsplanen
Syftet med en kommunikationsplan är
• att säkerställa att projektet och framarbetade resultat
kommuniceras ut till organisationen samt att skapa
engagemang i organisationen
• att förbereda organisationen och människorna i den på
olika händelseförlopp
• att proaktivt informera för att undvika misstänksamhet mot
projektet, ryktesspridning och förändringsmotstånd

Strategisk kommunikation
Några allmänna villkor
Magnus Åkesson

Vad gör vi när vi kommunicerar?

”kommunikation (lat. communica´tio 'ömsesidigt
utbyte', av commu´nico 'göra gemensamt', 'låta få del
i', 'få del av', 'meddela', av commu´nis 'gemensam',
'allmän', 'offentlig'), överföring av information mellan
människor, djur, växter eller apparater (för det senare
se datakommunikation). Kommunikation kräver dels
ett språk eller en kod vari informationen uttrycks, dels
ett fysiskt medium varigenom informationen
överförs.” (NE)

Överföringsmetaforen
• Sändare/mottagare (av information)
• Målet med kommunikationen blir att förmedla
(överföra) ett budskap
• Mening, innebörd, tanke, mentalt tillstånd skall
överföras till mottagaren.
• Ord (språk) = Spegel/bild av verkligheten och
meningsbärare/budbärare –
• Orden försätter mottagaren i sändarens tillstånd (av
vetande) och upfpattar rätt mening.
• Det gäller att undanröja hinder för att budskapet når
fram. Tydlighet, tolkning, förförståelse samma
bakgrund.

Information = Envägsöverföring
Kommunikation/dialog = Att turas om att informera
varandra.
Vad är sant? Vad menar du? Vem har rätt? Vem har
tolkningsföreträde? Vems beskrivning skall dominera?
Makt?
Konsensus är norm och det som man vill återställa eller
uppnå.

Alternativ metafor för kommunikation:
Handling
Exempel; varna, hota, smickra, förlova, låtsas, leka,
ljuga, manipulera, förföra, lova, styra, planera,
organisera och koordinera.
Ord/språk blir inte meningsbärare utan redskap för att
utföra handlingar med.

Dissensus (motsatsen till konsensus)
• Ord fungerar som ett socialt kitt som gör det möjligt att
koordinera oss eftersom vi inte lägger samma mening i
orden.
• När vi argumenterar med varandra från olika ståndpunkter,
når vi fram till något som vi uppfattar som enighet med
hjälp av ett ord som båda går med på.
• Vi har då hittat ett ord eller en beskrivning som
härbärgerar dissensus, alltså motsatsen till konsensus.
• Kommunikation blir att skapa ett retoriskt rum där
båda kan agera. (Communicare, att göra gemensam.)

Kategorisering
När vi beskriver något eller argumenterar, resonerar o.s.v.
använder vi hela tiden kategoriseringar. Vi talar sällan om de
konkreta enskildheterna.
• D.v.s. sorterar in det vi vill tala om med hjälp av de språkliga
redskap som finns tillgängliga i sammanhanget.
• Vi kategoriserar situationer, handlingar, individer eller
problem (X).
• D.v.s. tar ställning i frågan om vilken sorts X det är.
• Då kan vi sedan hantera X i enlighet hur vi brukar göra.
”Om du är företagskund tryck 1, om du är privatkund tryck 2”
Partikularisering
Enskildheter eller exempel som antingen, stöder eller
ifrågasätter en kategorisering

Ord har en meningspotential som är viktig att
beakta vid strategisk kommunikation.
Vad har dessa för meningspotential?
• ”Medarbetare”
• ”Delaktighet”
• ”Mål”

För att vinna gehör hos dem vi vänder oss till måste vi tilltala dem i
dubbel bemärkelse.
Det innebär att formulera våra yttranden på ett sätt som just tilltalar
den andre och får denne att vilja fortsätta interaktionen i fruktbar
riktning.
Vi måste ”leva oss in i den andres situation” och anpassa det vi säger
därefter.
Här följer några ganska ”djärva” exempel:
Städare/lokalvårdare/hygientekniker
Underställd personal blir medarbetare
”Fel och brister” blir ”utvecklingsbehov” eller ”förbättringspotential”
”Nedskärningar” blir ”rationaliseringar”
”Kontroll i arbetet” blir ”kvalitetssäkring”
”Problem” blir ”möjligheter”

Konklusion: Formulera och konkretisera och vara
vaksam på vilka kategoriseringar vi gör.
Förberedelse inför intressentkommunikation:
• Vad är syfte och mål med projektet?
• Hur framstår det för intressenten?
• Vilka mål delar vi?
• Vilka gemensamma möjligheter och hinder har vi?
• Vad kan vi göra tillsammans?
• Hur kan vi tilltala intressenten?
Vad är backstage och frontstage? Hur utnyttjar jag det?

Vad erbjuder projektkontoret kring
kommunikation?
• Info/stöd kring intressentkartläggning och intressentanalys
• Mall för kommunikationsplan
• Mall för kommunikationsaktiviteter
• Mall för statusrapport (PPS)
• Belyser kommunikationsaspekten i och kring projekt
Se också PPS Online, avsnitten Informationsspridning samt
Kommunikation

Kommunikationsplanen
Vilka?
Vad?
Varför?
Kanaler?
Vem?
När?
Vilka behöver vi kommunicera med?
Vad behöver de veta?
Vad är budskapet?
Syfte och mål med budskapet?
E-post, intranät, seminarier,
personliga möten, telefon…?
Ska kommunicera detta?
Rätt tidpunkt i förhållande till
projektets milstolpar, leveranser mm