Instruktion för valberedningens arbete 2010/2011 - Svenska Ägg

Stockholm 2010-05-27Instruktion för valberedningens arbete intill årsstämman2011Beslutad vid SFS-Svenska Äggs årsstämma i den26 maj 2010 i Visby, Gotland.BakgrundEnligt paragraf 19 i föreningens stadgar skall stämman utse en valberedning bestående av 3-5ledamöter, varav en sammankallande som tillika är valberedningens ordförande. Tillvalberedningsarbete skall följa en av stämman beslutad instruktion.Valberedningsinstruktionen ska fortlöpande utvärderas. Instruktionen fastställs avföreningsstämman.Tillsättande• Föreningen ska ha en valberedning som väl representerar föreningensmedlemssammansättning.• I valberedningen ska inte ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerandeverksamhet eller på annat sätt kan skada föreningen eller dess medlemmar.• Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter och utse en av ledamöterna tillsammankallande.• Styrelseledamöter eller verkställande direktör ska inte vara ledamot avvalberedningen.• Föreningsstämmans beslut ska innefatta förfarande för att vid behov ersätta ledamotsom lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört.• Mandattiden för valberedare är två år.• Vid tillsättande av valberedare gäller att samtliga inkomna nomineringar ska senast 2månader före föreningsstämman presenteras på föreningens hemsida enligtnedanstående:- ålder- huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet- övriga uppdrag inom föreningen och andra väsentliga uppdrag- vid omval, vilket år ledamoten invaldes i valberedningen- övriga uppgifter som kan vara betydelsefulla för medlemmarna vidbedömningen av den nominerades kompetens och oberoende• Den som nominerar kandidat till valberedningen svarar för att kandidaten accepterarnomineringen.• Nomineringsprocessen initieras genom att VD sänder ut förfrågningsunderlag tillmedlemsföreningar och till föreningens råd senast 3 månader före föreningsstämman.1

• Samtliga inkomna nomineringar ska även bifogas kallelsen till föreningsstämman.• Stämmoordförande presenterar samtliga inkomna nomineringar för påföljande årsvalberedning.Arbetssätt• Valberedningen utser själv en sekreterare.• Sekretess gäller för valberedningens ledamöter. För valberedningens internaöverläggningar och resonemang gäller ständigt tystnadslöfte.• Protokoll skall föras under valberedningens sammanträden. Protokollet skall justerasav ordföranden.• Valberedningen är beslutsför när mer än hälften av hela antalet valberedare, eller dethögre antal som föreskrivs i stadgarna, är närvarande.• Valberedningen är endast beslutsför när samtliga valberedare har blivit kallade.• Valberedningen ska inleda sitt arbete med att meddela medlemmarna vilkastyrelseledamöter vars mandat går ut, samt vilka som ingår i valberedningen medkontaktuppgifter.• Valberedningen ska lämna förslag till ledamöter med en representation på 4+1+1+1(producentledamöter+ foderföretagsledamot + kläckeri- uppfödarledamot +packeriledamot)• I valberedningens förslag till stämman skall framgå om alla ledamöter är eniga ellerom någon har en avvikande uppfattning.• Valberedningen skall senast fyra veckor föregående fastlagda datum för årsstämmanavlämna sitt förslag till kansliet för distribution till medlemmarna.• Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på föreningsstämma.• Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas skabegäran följas.UppgifterValberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i frågorgällande tillsättning, med syfte att skapa ett väl underbyggt underlag för stämmans behandlingav sådana ärenden. Valberedning skall till stämman ge förslag till följande:• Föreningsstämmans ordförande• Justeringsledamöter till föreningsstämman i form av två protokolljusterare• Två rösträknare till föreningsstämman• Ersättningar till ledamöter mm- Fasta arvoden- Dagarvoden- Rese- och traktamentsersättningar• Ledamöter i föreningsstyrelsen för två år (halva antalet varje år)2

• Föreningens ordförande för ett år• Revisorer och revisorssuppleanter- Tre revisorer jämte två suppleanter varav minst en samt dennes suppleant skall varaauktoriserad eller godkänd revisor.• Val av ombud till bolagsstämman med SFS-Svenska Ägg Service ABNominering av ledamöter till föreningsstyrelsenValberedningens huvuduppgift är att bereda val till föreningsstyrelsen. Valberedningen skalltillse att förslag på ledamöter till föreningsstyrelsen väl återspeglar medlemskretsenssammansättning: de olika produktionssystemen, de olika landsdelarna och antalet kvinnligamedlemmar. Därtill ska ledamöterna representera en bred och för föreningen ändamålsenligkompetens som bidrar till en fortsatt positiv utveckling av föreningen.• Valberedningen ska i sitt uppdrag likabehandla samtliga kandidater.• Innan nominering sker skall alla som innehar uppdrag, där valberedningen läggerförslag, tillfrågas om man står till valberedningens förfogande.• Om den som står till valberedningens förfogande inte nomineras skall denneomgående personligen informeras om detta.• I sitt arbete skall valberedningen söka kontakt med föreningens nuvarande styrelse isyfte att inhämta kunskap om verksamhetens utveckling och utmaningar ochdärigenom erhålla kunskap om kompetensprofil hos framtida styrelseledamöter.• Valberedningen ska senast två månader före föreningsstämman lämna skriftligredogörelse av samtliga nominerade enligt nedanstående:- ålder- huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet- övriga uppdrag inom föreningen och andra väsentliga uppdrag- vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen- övriga uppgifter som kan vara betydelsefulla för medlemmarna vidbedömningen av den nominerades kompetens och oberoende• Valberedningen ska i sitt uppdrag likabehandla samtliga kandidater.• Redogörelsen ska även innehålla valberedningens förslag på ledamöter och förslag påstyrelseordförande samt en redovisning av hur den har bedrivit sitt arbete• Informationen ska publiceras på föreningens hemsida samt bifogas kallelsen tillföreningsstämman.• Valberedningen ska på föreningsstämman presentera och motivera sina förslag, varvidsärskild motivering ska ges om ingen förnyelse av styrelsen föreslås.• Valberedningen ska också muntligen lämna en redogörelse för hur arbetet bedrivits.RevisorerValberedningen har att föreslå föreningsstämman såväl förtroendevalda som3

fackmannarevisorer. Vid nominering av fackmannarevisor skall samråd ske med företrädareför styrelsen.Valberedningen ska senast två månader före föreningsstämman lämna skriftlig redogörelse avsamtliga nominerade enligt nedanstående:• ålder• huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet• övriga uppdrag inom föreningen och andra väsentliga uppdrag• vid omval, vilket år denne valdes som revisor• övriga uppgifter som kan vara betydelsefulla för medlemmarna vid bedömningen avden nominerades kompetens och oberoendeRedogörelsen ska även innehålla valberedningens förslag på förtroendevalda revisor ochsuppleanter och förslag på fackmannarevisor med suppleant samt en redovisning av hur denhar bedrivit sitt arbete. Informationen ska publiceras på föreningens hemsida samt bifogaskallelsen till föreningsstämman.Valberedningen ska på föreningsstämman presentera och motivera sina förslag, varvidsärskild motivering ska ges om ingen förnyelse av förtroendevalda revisorer föreslås.Valberedningen ska också muntligen lämna en redogörelse för hur arbetet bedrivits.4