Teknikförvaltningens krisledningsplan - Enköping

KrisledningsplanTeknikförvaltningen2012-04-04

InnehållsförteckningSidTeknikförvaltningens krisledningsplanPlanen vänder sig till 1Vad är en kris 1Ansvars- och arbetsfördelning 2Sammankallande av krisledningsgrupp 3Viktiga uppgifter för dig som chef vid kris 3Stående punkter på ledningsgruppsmöte vid kris 3Checklista vid en kris 4Den interna kommunikationen 4Media 5Allmänna råd vid en kris 5Bilaga 1. Viktiga kontaktuppgifterBilaga 2. Info till medarbetareBilaga 3. Exempel på ”gemensamt manus”Bilaga 4. PressmeddelandeBilaga 5. Inbjudan presskonferensBilaga 6. Kontaktuppgifter mediaBilaga 7. PresskonferenserBilaga 8. Råd och tips vid kontakt med mediaBilaga 9. Verksamhetsstyrning vid epidemiBilaga 10. Rutin när alla i ledningsgruppen är bortaBilaga 11. Checklista vid arbetsplatsolyckaBilaga 12. Checklista vid arbetsplatsolycka när TF är tredje partBilaga 13. Informationstext vid dödsfall

Teknikförvaltningens krisledningsplanNär en krissituation uppstår är det lätt att bli handfallen, men det är viktigt att informera och agerasnabbt på ett korrekt sätt. Det är vi som ska ta initiativet och vara först att berätta. Det är ocksåmycket viktigt att undvika längre uppehåll i informationsflödet. Vakuum skapar oftamissuppfattningar och ryktesspridningar. Det bästa är att informera lite och ofta. Detta gäller ävennär man inte har något nytt att berätta.Vid allvarlig händelse och extraordinär händelse som drabbar hela kommunen, det vill sägaberör många kommuninvånare träder kommunens ”Informationsplan vid allvarlig händelse ochextraordinär händelse samt höjd beredskap” in.Vårt mål med all krisledning är att vi ska bevara förtroendet för Enköpings kommun både externtoch internt, samt att vi ska vara förberedda så att vi på ett professionellt sätt kan ta hand om dedrabbade. Det är viktigt att alla i ledningsgruppen har en gemensam handlingslinje och förmedlarsamma budskap.Detta dokument ska revideras i januari varje år. Ansvarig för revideringen är förvaltningenskommunikationsansvarig.Planen vänder sig tillDen här krisledningsplanen innehåller riktlinjer för hur vi ska handla vid en eventuell kris ellerallvarlig händelse. Planen riktar sig i första hand till teknikförvaltningens ledningsgrupp och tillförtroendevalda i tekniska nämnden.Vad är en kris?Det finns olika typer av kriser. Det kan vara planerade, de kan komma plötsligt eller så kan devara smygande. Det som skiljer dem åt är vilka möjligheter vi har att påverka.När det gäller planerade kriser har vi stor möjlighet att påverka hur krisen uppfattas. Vi kansamordna kommunikationen och vi har möjlighet att berätta vår historia.När en plötslig kris uppstår är det desto viktigare att vi följer en genomtänkt krisplan med entydlig ansvarsfördelning.Den smygande krisen är en kris som man inte vill se och hoppas att den ska försvinna. Här är detviktigt att försöka känna igen en sådan kris och att agera. Håll huvudet kallt, planera ochförbered.Exempel på kriser som kan drabba teknikförvaltningen:• Allvarlig händelse som drabbar medarbetare under arbetet, till exempel brand,arbetsolycka eller liknande som leder till personskada eller dödsfall. (plötslig kris)• Allvarlig händelse som drabbar teknikförvaltningens fastigheter eller egendom, tillexempel brand, sabotage, inbrott eller grov skadegörelse. (plötslig kris)1

• Allvarliga fel som drabbar vattenförsörjningen. (plötslig kris eller smygande kris)• Allvarliga arbetsmiljöproblem som drabbar teknikförvaltningensmedarbetare.(planerad, plötslig eller smygande kris)• Svåra konflikter mellan medarbetare, avstängning eller avsked av enskildamedarbetare. (planerad kris eller smygande kris)• Mycket stor andel av medarbetare blir sjuka samtidigt, till exempel vid en pandemi.(plötslig kris)Ansvars- och arbetsfördelningI det första skedet av en eventuell kris består krisledningsgruppen av tekniska chefen,avdelningschef för den berörda avdelningen, utvecklingschefen och kommunikationsansvarig.I nästa skede av krisen informeras teknikförvaltningens ledningsgrupp, kommundirektör,kommunens informationschef och tekniska nämndens ordförande. När det behövs informerasäven kommunens säkertssamordnare.I samband med allvarlig kris tar tekniska chefen över ansvaret för en avdelning om chefen intekan utöva sitt chefskap på grund av till exempel chock, brott eller dödsfall. I de fall där dendrabbade avdelningen har en biträdande avdelningschef ska denne samråda med den tekniskachefen om den biträdande kan ta över ansvaret för avdelningen. Målsättningen är alltid attteknikförvaltningens verksamhet ska fungera.Krisledningsgruppens uppgift är att upprätta en krisorganisation med lämpliga personer beroendepå vad krisen handlar om. Krisledningsgruppen ska också upprätta en krislogg, där viktiginformation och händelser dokumenteras med datum och klockslag. Krisledningsgruppen skaockså fatta beslut om gemensam handlingslinje och bestämma vilka som är talespersoner*. Tänkpå att det inte alltid är den med mest sakkunskap som är lämpligast att uttala sig.Vem ska uttala sig:Gällande: Talespersoner* MedarbetareFakta Ja JaBudskap Ja JaBemötande (Ex insändare) JaNejEget ansvarsområde Ja JaEgna åsikter Nej Ja (enligt grundlagen)Krisledningsgruppens uppgift:• Bedöma händelseutvecklingen och eventuella risker• Besluta om mål och göra prioriteringar för de verksamheter som berörs• Fördela teknikförvaltningens personal och andra resurser för att nå optimalt resultat.• Ansvara för information och eventuella mediekontakter2

• Ansvara för samverkan med andra förvaltningar• Utvärdera fortlöpande och göra en slutlig utvärdering efter krisenSammankallande av krisledningsgruppAlla medlemmar i teknikförvaltningens ledningsgrupp har ansvar att sammankallakrisledningsgruppen. Samlingspunkt är tekniska chefens kontor och vi sammankallar viatelefonkedja. Alla chefer ska ha varandras telefonnummer inprogrammerade i mobilen.Om hela ledningsgruppen är borta samtidigt ska den avdelning som är drabbad av en kris takontakt med teknikförvaltningens kundtjänst. Kundtjänst tar då kontakt med ledningsgruppenutifrån de instruktioner de har fått.Viktiga uppgifter för dig som chef vid kris• Se till att lägga in viktiga nummer i din mobiltelefon, helst alla ledningsgruppensnummer.• Se till att mobiltelefonnumret till din ställföreträdare finns tillgängligt förledningsgruppen.• Sprid inom avdelningen vad som händer om du som chef blir sjuk, till exempel vemsom är ställföreträdande.• När du går till ett krismöte se till att du är välförberedd och att du känner till detsenaste nytt från det egna ansvarsområdet.• Om du inte deltar i möten som du är kallad till förutsätts det att du godkänner ochföljer de beslut som fattas.• Vid en epidemi se till att vara noga med handhygienen innan och efterledningsgruppsmöten.Stående punkter under ledningsgruppsmöten vid kris:1. Presentation av nuläget2. Inriktning/styrande beslut3. Redogörelse för kritiska verksamheter4. Informationsläget. Vilken information har vi och vad ska vi gå ut med.5. Uppföljning av tidigare beslut6. Sammanfattning7. Tid för nästa möte3

Checklista vid en kris1. Ta reda på vad som har hänt2. Sammankalla krisledningsgruppen3. Utse en krisledare4. Ta reda på varför det hände5. Ta reda på hur det blir nu6. Ta reda på vilka risker som finns7. Ta hjälp om det behövs8. Informera9. UtvärderaVilka ska informeras först:Vem informerar:Akut kris:1. Drabbade/anhöriga Avdelningschef/förvaltningschef2. Direkt berörda medarb. Avdelningschef3. Kundtjänst/växel Kommunikationsansvarig4. Kommunledning Förvaltningschef5. Övriga medarb. Kommunikationsansvarig6. Kommuninvånare Kommunikationsansvarig7. Media Kommunikationsansvarig/ förvaltningschefPlanerad kris:1. Kommunledning Förvaltningschef2. Kundtjänst,växel Kommunikationsansvarig3. Medarbetare Kommunikationsansvarig/avdelningschef4. Media Kommunikationsansvarig5. Kommuninvånare KommunikationsansvarigDen interna kommunikationenAlla måste få samma bild av händelsen. Skriv ett genensamt budskap ochinformationsmeddelande (ett manus, se bilaga 3) som avdelningschefer kan ha som stöd när deska informera. Vi ska berätta vad som har hänt, vad vi gör och vilka åtgärder vi vidtar. Det ärviktigt att alla som informerar håller sig till det gemensamma manuset.4

MediaI första hand håller vi oss till fakta och undviker åsikter. Media vill veta vem, vad, var, hur, näroch varför.Det kan vara bra att lista alla argument, både för och emot. Välj ut de tre bästa. Skriv vad detgäller utan något tyckande. Därefter kommer argumenten. Börja med det näst bästa, därefter detsämsta och sluta med det bästa. Det är viktigt att vi sedan håller oss till de tre punkterna.Vilka kanaler kan vi använda (ju större händelse desto längre ner på listan):1. Kommunens intranät, det vill säga Insidan2. Kommunens externa webbplats3. Tips till tidningsredaktioner4. Pressmeddelande5. Pressträff (är mer informellt)6. PresskonferensVi ska undvika presskonferens om det är möjligt eftersom det finns risk att vi förstorar upphändelsen. Men om en presskonferens är nödvändig är det kommunikationsansvarig somorganiserar den.Hur du planerar en presskonferens kan du läsa om i bilaga 7När du talar med media tänk på att:• Vara mänsklig!• Uttrycka ditt deltagande till den/de drabbade.• Berätta fakta, varken mer eller mindre.• Aldrig ljuga• Be att få läsa artikeln eller åtminstone citaten innan tryck – be om det innanintervjun.Fler tips hittar du i bilaga 8Allmänna råd vid en kris• Ta hand om människorna i första hand• Se krisen som en möjlighet. Även i det som är negativt kan det finnas positiva saker.Lyft fram det!• Spekulera aldrig i större grupp eller i media. Spekulera gör vi bara iledningsgruppen.• Försök ligga ett steg före. Bättre att vi informerar än att det står i tidningen.• Var öppna. Berätta gärna vårt gemensamma budskap och ha en dialog medmedarbetare och media.5

• Etablera trovärdighet. Detta gör vi genom att hålla oss till sanningen, varatillgängliga och agera snabbt.• Var tydlig. Informationen ska vara enkel och begriplig. Krångla inte till det!• Kontrollera med jämna mellanrum informationsflödena. Kontrollera attinformationen når målgrupperna.• Följ upp och utvärdera• Skriv ihop ”frågor & svar” för olika målgrupper.• Kalla in utomstående hjälp om det behövs (se bilaga 1)6

BILAGA 1 Uppdaterad: 2012-05-03Viktiga kontaktuppgifterTeknikförvaltningenKent Gullberg, teknisk chef, 070- 676 30 01Lars-Inge Larsson, biträdande teknisk chef, 070- 162 50 08Cecilia Toresäter, kommunikationsansvarig, 070- 162 50 36Agneta Svensk, administrativ chef, 070- 546 86 26Danielle Littlewood, VA-chef, 070- 162 52 58Lars-Arne Sellén, gatuchef, 070- 162 52 66Vilhelm Backman, fastighetschef, 070- 62 52 23Tomas Lindvall, parkchef, 070-226 36 62Exploateringschef, 070- 162 50 28Viktoria Grönholm, kostchef, 0703-59 84 06Stefan Ernhjelm, städchef, 070 -162 53 36Michael Mårtensson, säkerhetssamordnare, 62 52 61Kundtjänst, 62 50 25KommunledningSynnöve Fridén, kommundirektör, 0701-62 69 58Christina Bringfors Dahlgren, informationschef, 070-748 16 39Ylva Forsberg, personalchef, 076-050 06 70PolitikerAnna Wiklund, kommunalråd, 070- 682 51 30Bengt-Åke Gelin, ordförande tekniska nämnden, 073-061 97 10Urban Wahlberg, kommunalråd, 070-484 58 88Helena Proos, oppositionsråd, 073- 633 54 56SOS Alarm,018-10 60 10Räddningstjänst62 56 00Roland Reuterwall, 070-660 61 09Polis114 14Svenska kyrkanVäxel, 257 00Kyrkoherde Anders Grape, 257 05

BILAGA 1 Uppdaterad: 2012-05-03

BILAGA 2Exempel på informationstext till medarbetareDatum XXXXXXTill dig som är medarbetare på teknikförvaltningenVi har fått information om att …För att undersöka frågan …Konkret handlar det till exempel om …Vi måste ta hänsyn till…Vi är många som känner oro över den situation som har uppstått…Vi kommer att se över vad som kan göras för att inte att liknande händelser inträffar igen.Visar det sig att det finns brister i våra rutiner måste vi självklart förändra dem.Vår förhoppning är att vi ska kunna lämna mer information…Har du frågor är du alltid välkommen att höra av dig till din avdelningschef eller arbetsledare./Teknikförvaltningens ledningsgrupp(eller förvaltningschef eller avdelningschef)

BILAGA 3Exempel på ett ”gemensamt manus”Datum XXXXXXVi har ryktesvägen fått information om att en anställd vid förvaltningen har missbrukat sinställning. För att undersöka frågan har ett revisionsföretag fått i uppdrag att granska om detfinns faktiska förhållanden bakom ryktena. Revisorerna ska lämna sin rapport till Gröneborgskommun måndagen den 12 mars.Exempel på tre huvudbudskap1. Vi anser att vi med en genomlysning av professionella revisorer har agerat så snabbt ochkraftfullt som man kan kräva av en kommunledning ställd inför rykten. Att vi inte tog stegetfullt ut och polisanmälde enbart på rykten berodde på hänsyn mot den enskilde.2. Gröneborgs kommun ger sina skattebetalare mycket för pengarna. Kommunen har blandannat fått den internationella utmärkelsen Världens bästa småstad samt flera priser för sinaparker och sin höga trafiksäkerhet.3. Förvaltningen och gatukontoret i Gröneborgs kommun har i undersökningar blandmedborgarna fått minst lika goda betyg av kommuninvånarna som gatukontor i andrajämförbara städer.

DATUMXXXXXXBILAGA 4Pressmeddelande:Rubrik om händelsenVi kan nu meddela att….- Det känns oerhört skönt att… Det här har varit en prövotid för allaEnköpingsbor. Under 12 veckor har vi fått koka vårt dricksvatten. Det harvarit en besvärlig period för all inblandade, säger titel förnamn efternamn.Teknikförvaltningen har arbetat systematiskt för att vattnet ska bli rent igen. Blandannat dricksvattenledningar spolats rena.Provresultat visar…Kommunstyrelsen fattade i igår beslut om en omfattande handlings-plan förEnköpings framtida vattenförsörjning.- Vi kommer att börja arbeta utifrån den omgående. Vi kommer ocksåfortsätta informera om det arbete som har pågått och det som harpåbörjats, förklarar förnamn efternamn.För mer information kontakta:förnamn efternamnTitelTelefon:förnamn efternamnKommunikationsansvarigTelefonPostadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nrEnköpings kommun Kungsgatan 42 0171-62 50 00 0171-47 92 63 7 07 27-3 212000-0282745 80 ENKÖPING

BILAGA 5DATUMXXXXXXInbjudan presskonferens:Rubrik om händelsenVid teknikförvaltningen inträffade idag ……….Två stycken ……….. osv.Just nu pågår arbete med att omhänderta personalen samt stödja övrigainblandade …. osv.– Det är mycket tragiskt det som hänt, och lite mera, säger förvaltningschefförnamn efternamnHur det hela gått till kan kommer först efter polisens tekniska utredning attklargöras. Så till dess kan vi inte ge mer detaljer.Media inbjuds till presskonferens klockan XX.XX den XX månad i fullmäktigesaleni kommunhuset.Medverkar vid presskonferenser gör……………………Anmäl deltagande till kommunikationsansvarig förnamn efternamn, tele 070-XXXXXXXXXXPostadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nrEnköpings kommun Kungsgatan 42 0171-62 50 00 0171-47 92 63 7 07 27-3 212000-0282745 80 ENKÖPING

BILAGA 6 Uppdaterad 2012-03-31Media - kontaktlistaUPPLANDUpsala Nya Tidning, box 36, 751 03 UppsalaTele 018-478 10 00, fax 018-12 95 07, e-post nyhetsredaktionen@unt.seEnköpings-Posten, Box 918, 745 25 EnköpingTele 0171-41 46 00, fax 41 46 71, e-post redaktionen@eposten.seEna-Håbo TidningenTele 0171-338 35, fax 0171- e-post redaktionen@enahabo.seP4 Uppland, Box 1552, 751 45 UppsalaTele 018-56 05 00, fax 018-15 43 18, e-post radio.uppland@sr.seTV 4 Uppland, Box 946, 751 09 UppsalaTele 018-56 44 44, fax 018-56 44 40, e-post redaktionen.uppland@tv4.seABC-Nytt, SVTTele 08-784 77 50 Fax 08-660 00 66 abc@svt.seFax 018-14 77 52VÄSTMANLANDVestmanlands läns tidning, Box 3, 721 03 Västerås,Tele 021-19 90 00, fax 021-19 90 60, e-post nyheter@vlt.seVästmanlands Folkblad, Box 56, 721 04 VästeråsTele 021-12 71 00, fax 021-41 44 66, e-post chefredaktor@vastmanlands-folkblad.seP4 Västmanland, Box 850, 721 22 VästeråsTele 021-30 37 00, fax 021-30 01 40, e-post nyheterna.vstm@sr.seTvärsnytt, SVT, Karlsgatan 4, 722 14 VästeråsTele 021-15 04 00, Fax 021-12 65 00 e-post tvarsnytt@svt.seTV 4 Mälardalen, Box 1160, 721 29 VästeråsTele 021-10 44 03, fax 021-10 44 14, e-post redaktion.malardalen@tv4.seSala AllehandaTele 0224-561 00, fax0224-561 35, e-post redaktionen.sa@ingress.seFagersta-PostenTele 0223-466 00, fax 0223-466 21, e-post redaktionen.fp@ingress.seW:\msoffice\winword\Kommunikation\Krishanteringsplan\Bilaga6.Media-kontaktlista.docx

BILAGA 6 Uppdaterad 2012-03-31Bärgslagsbladet/Arboga TidningTele 0221-365 00, fax 0221-365 80, e-post redaktionen.bbl@ingress.seVästerås TidningTele 021-30 46 00, fax 021-30 46 09, e-post redaktion@vasterastidning.seSÖDERMANLANDEskilstuna-KurirenTele 016-15 60 00, fax 016-51 63 01, e-post redaktionen@ekuriren.seSträngnäs TidningTele 0152-474 00, fax 0152-168 57, e-post strangnas@ekuriren.seSödermanlands nyheterTele vxl 0155-767 00, redaktion 0155-767 70, fax 0155-26 88 01, e-post redaktionen@sn.seÖstnytt, SVTTele 016-511 440, 08-784 00 00, fax 016-13 97 85, e-post ostnytt@svt.seTV 4 Mälardalen, Box 1160, 721 29 VästeråsTele 021-10 44 03, fax 021-10 44 14, e-post redaktion.malardalen@tv4.seP 4 SödermanlandTele 016-16 16 00, e-post redaktion.sormland@sr.seRIKSTTTele 08-692 26 00, e-post redaktionen@tt.seDagens NyheterTele 08-738 10 06, e-post nyhetstips@dn.se centralred@dn.seSvenska DagbladetTele, 08-13 50 00, e-post nyheter@svd.seAftonbladetTele 08-725 20 00, e-post nyheter@aftonbladet.seExpressenTele 08-738 30 00, e-post redaktionen@expressen.seTRAFIKMEDDELANDEUppland trafik@uppl.sr.seRiks sal.trafik@ojje.sr.seW:\msoffice\winword\Kommunikation\Krishanteringsplan\Bilaga6.Media-kontaktlista.docx

BILAGA 7Presskonferenser1. Är nyheten verkligen tillräckligt stor och viktig för att sammankalla till enpresskonferens?2. Boka lämplig lokal3. Vem ska finnas på plats, t ex ansvariga chefer, politiker4. Skicka ut en inbjudan, tänk på att lägga presskonferensen tidigt på dagen omdet är möjligt.o Ange kontaktperson (och se till att den personen är nåbar)o Beskriv i korthet vad presskonferensen handlaro Ange datum, tid och plats.o Ange vilka som ska medverka.o Följ upp inbjudan. Exempel se nedan5. Kontrollera teknisk utrustning i god tid6. Bestäm i god tid vem som för talan och var överens om svaren. Det är därförviktigt att de som medverkar har pratat ihop sig innan presskonferensen. (Väljdeltagande personer med omsorg)7. Dela ut eventuellt material till media när de anländer.8. Följ upp presskonferensen genom pressklipp och bandning av TV ellerradioinslag.9. Redovisa resultatet av presskonferensen internt.Följ gärna upp inbjudan till presskonferens/möte. Exempel:Följande medier kommer att närvara:TV4 UpplandTfn: 018-56 44 44Erik LarssonSVT ABC-NyttTfn: 018-14 77 50Enköpings-PostenTfn: 0171-41 46 00 (vx)Elin PetterssoUppsala Nya TidningTfn: 0171-200 92Lotta LP4 UpplandTfn: 018-17 40 00Vet ej! Har nyhetsmöte till klockan 14.30Följande medier kommer inte att närvara vid pressmötet, men önskar ta del avpressmeddelandet:

BILAGA 7TTTfn: 08-692 27 00Marianne AlléniusE-post: redaktionen@tt.seEna-Håbo tidningenTfn: 0171-338 35E-post: redaktionen@enatidningen.seFöljande medier kommer inte att näravara vid pressmötet och har heller inte intresse av att tadel av pressmeddelande:VLTEnköpings kommun omfattas ej i deras bevakningsområde.SVT TvärsnyttTfn: 019-35 35 35Enköpings kommun omfattas ej i deras bevakningsområde.

BILAGA 8Råd och tips vid kontakt med media• Skriv upp vem som ringer och ta kontaktuppgifter.• Ring upp om du känner dig osäker på vem som faktiskt ringer.• Vinn tid – om du inte kan svara så be att få återkomma så snart du kan.• Läs på före intervjun, var förberedd.• Be innan intervju att få läsa artikeln före publicering. Säg till om du tycker att dublir felciterad. Men tänk på att journalisten har tolkningsföreträde.• Fråga journalisten om vilken vinkel journalisten har, det kan hjälpa dig attformulera vad du vill säga.• Formulera nyckelformuleringar före intervjun.• Säg det viktigaste först!• Om du blir intervjuad i tv tänk på att inte använda alltför mycket kroppsspråk• Använd inte för högt tonläge i radio.• Du är aldrig ”off the record”.• Tänk på att du alltid framstår som mindre nervös än du är.• Ljug inte! Du kan däremot välja att inte säga saker.• Gör en pudel om det behövs, bättre att förekomma än förekommas.• Tappa inte humöret.• Säg bara det du själv vill. Du tjänar inget på att vara journalisten till lags.• Det är viktigt att du har eget material och inte saxar från andra källor. Hellre enkort egen text.• Sträva alltid efter att ”tala med en röst” utåt. Om fler förvaltningar är påverkademåste vi arbeta tillsammans över förvaltningsgränserna.• Klarspråk! ”Tala till bonden på bondens vis”. Kanske speciellt viktigt när du tarexpertrollen.• Skicka pressmeddelanden/pressinbjudan i god tid och ring gärna strax före för attpåminna.

BILAGA 9Så här styr vi teknikförvaltningen vid en epidemiVid en utbredd epidemi, till exempel vid en influensaepidemi, så kan det finns ett behov av ramar förhur arbetet i ledningsgruppen ska ske. Nedan presenteras några olika scenarion och nivåer avsjukfråvaro.:Scenario 1: 10-15 procent av arbetsstyrkan är frånvarande• Då 10-15 procent är frånvarande löper ledningsverksamheten på som vanligt.• Respektive avdelningschef anvarar för omfördelning av personalresurs.• I början av varje vecka bör avdelningschefen informera den tekniske chefen om läget inomrespektive avdelning. Informationen kan ske per e-post, telefon eller muntligt.• Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera allpersonal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten.Scenario 2: 15-35 procent av arbetsstyrkan är frånvarande• Då 15-35 procent är frånvarande kan detta få inverkan på ledningsverksamheten.• Omfördelning av personalresurser sker av respektive avdelningschef i samråd med resterandeledningsgrupp.• I början av varje vecka förväntas avdelningschefen informera den tekniske chefen eller idennes frånfälle den biträdande förvaltningschefen om läget inom respektive avdelning.Informationen kan ske per e-post, telefon eller muntligt.• Varje torsdag morgon kl 8.15- 8.25 hålls ett kort statusmöte med ledningsgruppen iförvaltningschefens rum.• Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera allpersonal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten.Scenario 3: 35-60 procent av arbetsstyrkan är frånvarande• Då 35-60 procent är frånvarande kan detta få stor inverkan på ledningsverksamheten• Ledningsgruppen omfördelar personalresurser gemensamt.• Varje dag förväntas avdelningschefen informera den tekniske chefen om läget inom respektiveavdelning. Informationen kan ske per e-post, telefon eller muntligt.• Varje morgon kl 8.15- 8.35 hålls ett kort statusmöte med ledningsgruppen iförvaltningschefens rum. Möjlighet finns att delta per telefon för medlemmar som jobbar frånannan plats eller för de som inte vill riskera bli smittade.• Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera allpersonal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten.Scenario 4: 60 procent eller mer av arbetsstyrkan är frånvarande• Då 60 procent eller mer är frånvarande får detta stor inverkan på ledningsverksamheten

BILAGA 9• Ledningsgruppen omfördelar personalresurser gemensamt, med hjälp av den centralaledningsgruppen.• Närvarande i ledningsgruppen jobbar tillsammans med att leda den mest prioriteradeverksamheten.• Varje morgon kl 8.15- 8.35 och varje eftermiddag kl 16.00- 16.15 hålls ett kort statusmötemed ledningsgruppen i förvaltningschefens rum. Möjlighet finns att delta per telefon förmedlemmar som jobbar från annan plats eller för de som inte vill riskera att bli smittad.• Kommunikationsansvarig följer anvisningar i kommunikationsplanen för att informera allpersonal inom teknikförvaltningen om det aktuella läget för verksamheten.Praktiska detaljer för arbetet inom ledningsgruppen• Konferenstelefon finns för att kunna hålla ledningsgruppsmöten utan att alla befinner sig isamma rum. I vissa fall kan personer vara hemma för att inte smitta/-s men har vara delaktig igruppens arbete. I andra fall kan det vara dumt att samla alla i gruppen i samma rum på grundav smittorisken. Därför kan avstämningsmöten ske per telefon.På en övergripande kommunal nivå samt på förvaltningsnivå finns en plan för hur man ska handskasmed en utbruten epidemi när det gäller vilka verksamheter som ska prioriteras för att säkerställaviktiga samhällsfunktioner. Dessa går att finna hos förvaltningschefen eller hoskommunstyrelsekontoret.

BILAGA 10Det här gäller när hela ledningsgruppen är borta samtidigtVid akuta frågorKundtjänst ringer från kundtjänstnumret (50 25) till:1. Lars-Inge Larsson 62 50 082. Agneta Svensk 62 50 313. Cecilia Toresäter 62 50 36Vid icke akuta frågorKundtjänst sms:ar att de vill att vi ringer upp, till:1. Lars-Inge Larsson 070- 162 50 082. Agneta Svensk 070- 545 86 263. Cecilia Toresäter 070- 162 50 36

Bilaga 11 2012-01-23Checklista vid arbetsplatsolyckaArbetsplatsens adress: Styrmannen, Ågatan 2a, 745 35 Enköping. Tele: 0171-62 50 00 (vxl)Om inte arbetsledare finns på plats tar de närvarande hand om punkt 1.1TidpunktSignaturRing 112Larma: ambulans – brandkår – polis och ange mötesplatsHur många skadade.Vilka typer av skador.Ge första hjälpen.Se till att ambulans – brandkår – polis möts av vägvisarevid angiven platsSäkra olyckplatsen för vidare olyckor och förundersökningSe till att någon följer med skadade till sjukhusKontakta arbetsledare/avdelningschef/förvaltningschef2● Ansvarig i första hand○ Ansvarig i andra handArbetsledareAvd. chefRing Arbetsmiljösamordnare och kontakta informations-Avdelning●Kontakta anhöriga●Ring arbetsmiljöinspektionen●Samla alla berörda / kontakta även UE ○ ●Erbjud nödvändigt stöd●Låt alla få möjlighet att kontakta anhöriga●Kontaktnät inför kvällen / telefonlista ○ ●Tid för återsamling nästa dag ○ ●Kontakta krisgrupp för medverkan nästa dag●Information om stressreaktioner●Håll kontakt med sjukhuset om den skadades tillstånd ●Se till att anhöriga får besök av företagsrepresentant●Kontakta massmedia●Anmäl arbetsskada ● ○Utredning av olyckan ● ○Kontakta även ej närvarande ● ○Förvalt. chef

Bilaga 12 2012-05-31Checklista vid olycka när teknikförvaltningen ärinblandad som tredje part.Om du är först på plats ta hand om punkt 1.1TidpunktSignaturRädda först. Om de finns personer i omedelbar faraRing 112Tala om vad som har hänt - ange positionAntal skadade – typ av skadorGe första hjälpen.Möt upp räddningsfordonSäkra olyckplatsen för vidare olyckor - och varna andraKontakta arbetsledare/avdelningschef/förvaltningschef2● Ansvarig i första hand○ Ansvarig i andra handKontakta förvaltningschef, informationsansvarig och ● ○ ○ ○teknikförvaltningens kundtjänst.Sammankalla en intern krisgrupp. ○ ● ○Vid arbete på olycksplats. Tänk igenom vem som är mest ● ○lämplig hos teknikförvaltningen att utföra arbetet utifrånerfarenhet, kompetens och relationer.Efter olyckan samla alla berörda och erbjud nödvändigt stöd. ○ ● ○Låt alla få möjlighet att kontakta anhöriga. ● ○Ev kontaktnät inför kvällen / telefonlista. ○ ● ○Tid för återsamling nästa dag. ○ ●Kontakta krisgrupp för medverkan nästa dag. ○ ● ○ArbetsledareAvd. chefFörvalt. chefSäk samUppföljningssamtal med berörda. ○ ●Uppföljning i ledningsgruppen.●INVIT rapportera i incident rapporteringssystemet ● ○ ○Försäkringsanmälan - vid skada på kommunal egendom ● ○ ○●Information om stressreaktioner. (Förebyggandeutbildningar)○ ● ○

BILAGA 13Förslag på informationstext till medarbetare vid dödsfallVår arbetskamrat Förnamn Efternamn har hastigt lämnat oss.Förnamn arbetade inom AVDELNING som XXXXXX.Vi känner alla i denna stund en stor sorg och saknad och sänder även en tanke till dem somstod HONOM/HENNE nära, såsom anhöriga, arbetskamrater och vänner.Ev: Begravning kommer att äga rum den XXXX-XX-XX kl XX:XX i kretsen av de närmaste.Avdelningschef eller förvaltningschef----------------------------------------------------------------------------------Vår arbetskamrat Förnamn Efternamn har efter en längre/kortare tids sjukdom lämnat oss.Förnamn arbetade inom AVDELNING som XXXXXX.Vi känner alla i denna stund en stor sorg och saknad och sänder även en tanke till de som stodHONOM/HENNE nära, såsom anhöriga, arbetskamrater och vänner.Ev: Begravning kommer att äga rum den XXXX-XX-XX kl XX:XX i kretsen av de närmaste.Avdelningschef eller förvaltningschef