Struktur ger frihet i projektledning, av Bo Tonnquist

InfoTrend 60 (2005)1Struktur ger frihet iprojektledningav Bo TonnquistBo Tonnquist är konsult, lärareoch handledare/coach,med mångårig erfarenhetsom projektledare, affärsutvecklareoch chef inom såvälsvenskt näringsliv sominternationellt.Han är styrelsemedlemav International ProjectManagement Associations,IPMA, certifieringsstyrelseför projektledare och arbetaraktivt med att utveckla metoder föreffektivare projektarbete och ledarskap. Han har författatflera läro- och handböcker i projektledning.Structure gives freedom in projectmanagementStructure and involvement are the two mostimportant key elements to successful projects.A well defined and communicatedscope, clear objectives, documented routinesand settled project roles helps each participantto understand his or her role, andwhat is expected by the client or management.It gives the team less stress, improvesperformance and quality, and by thatdecreases mistakes and costly reworks.A model to improve project performanceis described in this paper, as aneasy to use step-by-step method.planeras. Under genomförandet tas resultatetfram och överlämnas sedan till den som beställtuppdraget varmed projektet kan avslutas.Nyckeln till framgångsrika projekt är ettstrukturerat arbetssätt, som är förankrat såvälhos ledningen som hos resten av organisationen.Med ett tydligt mål och klara rutiner vetmedarbetarna vad som gäller och vad som förväntasav dem, vilket leder till mindre stressoch därmed färre misstag och mindre omarbetning.Resultaten blir tydliga och därför blirdet roligare att arbeta. Man ser att arbetet lederframåt och att den egna arbetsinsatsen bidrartill målet.EffektivitetStyrmodellSom konsult, lärare och engagerad i certifieringav projektledare har jag med åren fått engod insyn i hur projekt bedrivs i företag ochorganisationer. Jag har i detta arbete fått entydlig bild av den kunskapsnivå som projektledareoch arbetsgrupper normalt har. Nivånär ofta god, men det finns fortfarande mycketatt göra för att verkligen utnyttja hela den potentialsom projektmetodiken erbjuder.I grunden följer de flesta projekt sammaflöde. Det börjar med en ídé eller ett behovhos någon. En projektledare utses och ser tillatt förutsättningar analyseras och projektetPassar 80 %av projektenGrad av styrningStrukturen kan dock upplevas begränsandeom man försöker styra för hårt och avkrävauppföljningar och rapporter som inte upplevsmotiverade. Ingen struktur alls leder i allmänhettill anarki med frustration och stress somföljd. Det gäller därför att hitta en styrnivåsom passar den egna organisationen. 80 procentsregelnbrukar fungera, alltså en struktur

InfoTrend 60 (2005)1Struktur för ett projektatt införa ett nyttinformationssystem.arbetsrytmen, med följd att projekttiden blirlängre och kostnaderna högre.Vid struktureringen bryter man ner projektetsmål i mindre delar som illustreras i enhierarkisk struktur. Uppdelningen kan görasutifrån delleveranser, ansvarsområden, målgrupper,komponenter eller annat som utgörviktiga delar av projektet.Steg 4 - Planera arbetetVägen till målet visas bäst i en övergripandeflödesplan innehållande projektets viktigasteetappmål, s.k. milstolpar. Alla projekt behövermilstolpar, oavsett storlek och komplexitet.Milstolpar kan med fördel planeras frånslutet av projektet i riktning mot starten, metodenkallas ”back-casting”. Tänk dig att dubefinner dig vid målet och ser bakåt i tiden.Vad måste vara gjort för att du ska ha kommitdit? Detta är en mycket effektiv metod somminimerar risken att missa viktiga delar.Är det lämpligt att detaljplanera hela projektetpå en gång? Nej, det är ofta bortkastadtid. Projekt lever i en omvärld som ständigtförändras. Att detaljplanera aktiviteter somskall utföras om ett halvår eller mer är intemeningsfullt. Det kan till och med sänka motivationenoch tilltron till hela planeringen omden fina planen redan är inaktuell vid start.Närzonplanering är en metod för att kommaförbi detta problem. Den innebär att manbara planerar projektets inledande delar på de-NärzonFjärrzonTidsplan för ett projekt med en detaljplanerad närzon, med aktiviteter och milstolpar.

InfoTrend 60 (2005)1det som är planerat, för att veta hur projektetligger till.En enkel och tydlig metod för att följaupp ett projekt är att jämföra uppnådda milstolparmed planerade milstolpar, och att helatiden ha kontroll på hur mycket kostnadersom bokförs på projektet jämfört med vadsom budgeterats.Steg 7 – Leverera resultatet och för in det iorganisationenNär projektet är genomfört och resultatet införtska det lämnas över till beställaren. Detfinns olika sätt att överlämna ett projekt, beroendepå projektets karaktär. Den enklaste formeninnebär att projektledaren försäkrar attresultatet är uppnått och beställaren accepterardetta utan att testa om det stämmer. Villbeställaren däremot försäkra sig om att måletverkligen är uppnått, måste någon form avpraktisk test genomföras, där funktioner mätsoch jämförs mot ställda krav.Införande, eller implementering som detockså kallas, handlar om att börja använda detresultat som projektet tagit fram. Kasta intebort nyttan av projektet genom att slarva medinförandet. Det är här som grunden läggs förom det ska bli en kvarstående effekt efter detatt projektet är avslutat. Införandet är en processsom måste planeras lika noga som självagenomförandet av projektet. Många projektmisslyckas i slutet på grund av att ingen planeratinförandet, utan projektet anses avslutatnär produkten är utvecklad.Steg 8 – Ett tydligt avslutEtt tydligt avslut är viktigt för alla projekt,även de som avbryts i förtid. Beställaren behöverfå veta att arbetet är färdigt och att haninte ska förvänta sig något mer från projektet,varken resultat eller kostnader. Projektledarenoch projektgruppen behöver få veta att derasuppdrag är avslutat och att de är fria att ta sigan nya uppdrag, eller återgå till linjen.Projektledaren är ansvarig för avslutet. Ettbra utfört avslut hjälper till att skapa en positivbild av projektet, som kan överskugga eventuellaproblem och konflikter under genomförandet.Minnesbilden av ett projekt kan finnaskvar bland många intressenter under enlång tid efter det att projektets avslutats. Dettagäller allmänt för projekt av många skilda slag,inom såväl biblioteks- och informationsvärldensom inom tillverkning och service.Lästips:Stampe, Susanne & Tonnquist, Bo: Förstå ochleda projekt, 2. uppl. IHM, 2001(ISBN 91-86460-83-8)Tonnquist, Bo: Projektledning, Bonnierutbildning, 2004 (ISBN 91-622-6282-3)Hemsida:www.proconova.se