Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Wewnętrznego Nr ... <strong>Instrukcja</strong> <strong>kancelaryjna</strong> Rozdział I Postanowienia ogólne § 1 <strong>Instrukcja</strong> została opracowana na podstawie: - ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 171, poz. 1396 z późniejszymi zmianami), - regulaminu organizacyjnego Biblioteki..... § 2 1. <strong>Instrukcja</strong> <strong>kancelaryjna</strong>, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Bibliotece ..., zwanej dalej Biblioteką. 2. Określony w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania <strong>oraz</strong> ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Bibliotece. 3. Przedmiotem Instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne <strong>oraz</strong> dokumentami finansowymi stosowane są odrębne przepisy. § 3 Przez użyte w Instrukcji następujące określenia należy rozumieć: 1) <strong>akt</strong>a sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy 2) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 3) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę, 4) dokument – <strong>akt</strong> mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis <strong>akt</strong>u stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), 5) dziennik korespondencji przychodzącej – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Bibliotece, 6) kierownik działu – kierownika działu lub innej komórki organizacyjnej w Bibliotece, 7) komórka organizacyjna – dział, oddział, referat, samodzielne stanowisko, filia 8) korespondencja – każde pismo wpływające do Biblioteki lub wysyłane przez Bibliotekę, 9) nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 10) nośnik papierowy – arkusz papieru formatu A3, A4 lub A5, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,