Instrukcja kancelaryjna - Instytut Fizyki JÄ drowej PAN

18
4. Facsimile imienia i nazwiska nie można umieszczać na pismach posiadających charakter
dokumentów, decyzjach, orzeczeniach, umowach, pismach zawierających informacje niejawne.
Rozdział X
Wysyłanie korespondencji.
§ 29
1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje kancelaria ogólna i referenci.
2. Czynności w tym zakresie polegają na:
a) sprawdzeniu, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono do niego
wszystkie załączniki,
b) potwierdzeniu na drugim egzemplarzu pisma jego wysyłki,
c) zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku
kodowego,
d) umieszczeniu na kopertach znaczków pocztowych lub frankowaniu kopert,
e) ewidencjonowaniu wysyłanej korespondencji w kontrolce wysyłanej korespondencji oraz
w pocztowej książce nadawczej,
f) przekazaniu przesyłek na pocztę.
§ 30
Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysłanego:
a) przesyłką listową (także telegram),
b) faksem,
c) na nośniku informatycznym (wysłanym przesyłką pocztową),
d) pocztą elektroniczną.
§ 31
1. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet, za
zwrotnym potwierdzeniem odbioru, do rąk własnych). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo
ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
2. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
3. Pisma wysyła się w dniu ich podpisania.
4. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po
ich podpisaniu podpisem elektronicznym. Wówczas podpisywana jest odręcznie wydrukowana
treść pisma przeznaczona do włączenia do akt sprawy.