Instrukcja kancelaryjna - Instytut Fizyki JÄ drowej PAN

8
c) segregowanie korespondencji według treści i jej przekazywanie komórkom organizacyjnym,
d) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,
e) prowadzenie ewidencji przesyłek poleconych,
f) wysyłanie korespondencji.
3. Do podstawowych czynności sekretariatu należy:
a) przyjmowanie korespondencji z kancelarii ogólnej adresowanej do Dyrektora,
b) przyjmowanie wysyłanych pism do podpisu Dyrektora,
c) przedstawianie korespondencji Dyrektorowi do wglądu i dekretacji,
d) segregowanie korespondencji według dekretacji Dyrektora i jej przekazywanie komórkom
organizacyjnym,
e) rejestrowanie spraw w spisach spraw, a także gromadzenie i przechowywanie akt spraw
załatwionych, w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora, do czasu przekazania ich do
Archiwum Instytutu,
4. Do podstawowych czynności kancelaryjnych referentów należy:
a) rejestrowanie spraw w spisach spraw,
b) przygotowanie projektów pism i przekazywanie ich Dyrektorowi w celu aprobaty oraz
oznaczanie pism znakiem sprawy,
c) gromadzenie i przechowywanie akt spraw w teczkach aktowych w zakresie wyznaczonym
przez Dyrektora,
d) przekazywanie akt spraw załatwionych do Archiwum Instytutu.
5. Szczegółowy podział prac kancelaryjnych w Instytucie ustala Dyrektor.
Obieg typowych akt w Instytucie jest następujący:
§ 9
a) kancelaria ogólna przyjmuje korespondencję, otwiera ją, (za wyjątkiem korespondencji
zastrzeżonej, imiennej i adresowanej do Dyrektora), sprawdza, opatruje pieczątką wpływu
(załącznik nr 1), odnotowuje w kontrolce wpływu, a następnie przekazuje komórkom
organizacyjnym. Korespondencja zastrzeżona, imienna jak i adresowana do Dyrektora
przekazywana jest do kancelarii ogólnej celem opatrzenia jej pieczątką wpływu
i odnotowania w kontrolce wpływu.
b) korespondencję adresowaną do Dyrektora przekazuje do sekretariatu, który przedkłada
Dyrektorowi pisma do dekretacji,
c) zadekretowaną korespondencję sekretariat przekazuje kierownikom poszczególnych komórek
organizacyjnych celem załatwienia,
d) kierownicy dekretują sprawy na poszczególnych referentów,