SCHMIDT K Nowa instrukcja kancelaryjna(318 KB, pdf)

Nowa instrukcja
kancelaryjna
Najważniejsze zagadnienia w świetle
przekazywanych do MSWiA pytań i wątpliwości
przygotował Kazimierz Schmidt,
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Departament Informatyzacji
Białystok 2011-04-07

Struktura
• Rozporządzenie i jego załączniki
(dlaczego taki układ)
• Uzasadnienie

Czego tu nie będzie
• Omawiania wykazów akt, ponieważ
stanowią one odrębne załączniki do
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w
sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwów zakładowych (Dz.U. z
2011 nr 14 poz. 67)

Szybki przegląd problemów czyli co
często wyjaśniano
• Sprawa może zawierać tylko jedno pismo,
• Można napisać pismo do innej komórki, które nie jest
oznaczone znakiem sprawy
• Archiwista nie musi być pracownikiem archiwum
zakładowego,
• „Komórka organizacyjna” to część naszego urzędu, a
nie innego
• Rejestr korespondencji był obowiązkiem wynikającym
także z poprzedniej instrukcji
• To podmiot jako całość ma być sprawny i dobrze
poinformowany, a nie poszczególne jego wydziały

co wyjaśniano 2
• Oznaczenie komórki organizacyjnej w znaku sprawy
może być: ABC, AB-C, a-bc, kopytko, ko-pytko
• Ale nie może być: A.bc, AB:c
• W znaku sprawy nie może występować inne oznaczenie
niż to określono w rozporządzeniu.
• W szczególności nie staramy się „wepchnąć” do znaku
sprawy oznaczenia rodzaju pisma (np. decyzja,
postanowienie, zawiadomienie) podziału terytorialnego,
czy nawet rodziny której udziela się pomocy…
• PESEL nie zawiera informacji o kolorze oczu czy
numerze buta, a kod kreskowy na proszku do prania nie
zawiera jego nazwy.

Jeszcze o znaku sprawy
• Jeśli wyjaśnianie, że nie ma powodu aby
do znaku sprawy „wpychać” dodatkowe
informacje o tej sprawie lub piśmie w
sprawie to należy przyjąć, to co jest …
obowiązujące
• Ciekawostka: nie uregulowano sposobu
numerowania protokołów z posiedzeń
rady, nie wskazano sposobu numerowania
uchwał, nie ustalono wzoru teczki, wzorów
pieczęci i zasad ich używania… i to też
okazało się problemem

co wyjaśniano 3
• Samorządowa jednostka organizacyjna to
nie jest komórka organizacyjna urzędu
• Nie można było rozporządzeniem
umożliwić delegowania uprawnień w dół
(jak było poprzednio)
• Zeskanowane papiery nie muszą być
opatrzone bezpiecznym podpisem
elektronicznym i znacznikiem czasu,
• Pieczęć wpływu to może być także nadruk
• To nie nieprawidłowa pieczęć może być
powodem braków formalnych decyzji tylko
nieprawidłowe oznaczenie organu.

co wyjaśniano 4
• Kwestie techniczne nie są przedmiotem
rozporządzenia, Na przykład w jaki sposób
zapewnić stały i skuteczny dostęp do akt
spraw, albo jak zrobić aby celowa zmiana
(nie poprawka pomyłki)
– nazwy komórki organizacyjnej
– nazwy pozycji wykazu akt
– symbolu komórki organizacyjnej
– nazwiska lub stanowiska pracownika
nie powodowały rozpropagowania takich zmian
w już istniejącej dokumentacji.
Ale to nie znaczy żeby system pozwalał na …
fałszowanie już wytworzonej dokumentacji

co wyjaśniano 5
• Warto się kilka razy zastanowić czy… warto
rozbudowywać wykaz akt
• Tworzenie dodatkowego podziału spraw dla celów
wyszukiwawczych i sprawozdawczych wg podmiotu lub
przedmiotu nie musi być realizowane ani przez
rozbudowę wykazu akt ani przez tworzenie podteczek
• W różnych przepisach wskazuje się na różne rodzaje
podpisu elektronicznego w jeszcze innych przepisach
wymaga się stosowania określonych rodzajów podpisu
elektronicznego. Instrukcja kancelaryjna nie jest zatem
właściwym miejscem aby to regulować.
• klasy 0114 i 0717 zostały celowo usunięte.
licznie ujawniona potrzeba rozbudowy wykazu akt
oznacza osiągnięcie ważnego celu: nigdy jeszcze tak
poważnie nie analizowano potrzeb w tym zakresie

Ważna deklaracja
• Nowa instrukcja kancelaryjna jest tylko elementem
większej ilości potrzebnych działań mających umożliwić
usprawnienie działania administracji. Nie może zastąpić
innych przepisów, które często wymuszają tworzenie akt
tradycyjnych.
• Jeśli istnieją przepisy szczegółowe wymagające
tworzenia czegoś „pisemnie” „w formie pisemnej” lub „na
piśmie” to zdecydowana większość prawników odpowie,
że to znaczy że nie może być za pomocą „pism w formie
elektronicznej”.
• Jeśli istnieją przepisy wymagające podpisania czegoś
ale bez dopisku „elektronicznie” to całkiem sporo
prawników odpowie że to znaczy że nie może być
podpisane elektronicznie.. .choćby ustawa o podpisie
elektronicznym zrównywała podpis bezpieczny z
odręcznym.

też mi się nie podoba się skład
chronologiczny…
• Ale na tym etapie nie można było wymyślić
niczego innego. Jest potrzebny na papiery, które
muszą być i nic nie można na to poradzić za
pomocą rozporządzenia w sprawie IK.
• Aby w ogóle można było zacząć (i pokazać że
można) inaczej.
• Oby zaglądać do niego jak najrzadziej
• Jest jeszcze skład nośników…

Uwaga!
Nie ma zgody na hybrydy typu akta
elektroniczne stanowiące część tej samej
sprawy osobno, a papierowe osobno – i to
bez żadnych powiązań
Wskazanie gdzie znajdują się akta sprawy dla
danej pozycji wykazu akt może mieć ważne
formalne znaczenie w przypadku gdy mamy i
papiery w tradycyjnej teczce i dokumenty
elektroniczne w EZD.
Są tacy co dublują akta spraw prowadząc je
równolegle – które są ważne i stanowią
dowód jeśli się różnią?

EZD czy tradycyjnie?
Ważne:
• można wskazać EZD i wyjątki na papierze
• można też wskazać papier i wyjątki w EZD
--------------------------
• Przykład kontroli wewnętrznej (1712 (1612)) czyli
czy musimy tworzyć papiery sami dla siebie?
– protokół, który podpisują inspektor i kierownik
kontrolowanej jednostki (a tam „podpis i pieczątka
kontrolowanego”)
– kierownik jednostki kontrolowanej lub jego zastępca może
odmówić podpisania protokołu, składając w ciągu trzech
dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienie co do
przyczyn tej odmowy
– jeśli w Polsce pisemnie = na papierze to najlepsza
instrukcja kancelaryjna nie pomoże na tego typu przepisy

EZD czy tradycyjnie 2
• Organ odwoławczy (sąd) zażądają
akt sprawy na papierze
to może: „takich nie mamy ale
możemy dla Was wyeksportować w
paczce archiwalnej”)
• O oprogramowaniu do przeglądania
paczki archiwalnej

Oprogramowanie do odczytywania
paczki archiwalnej (pokaz możliwości)

EZD czy tradycyjnie 3
• Generalna zasada art. 6.1 ustawy: „[podmioty]
obowiązane są zapewnić odpowiednią
ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed
uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą
powstającej w nich dokumentacji, w sposób
odzwierciedlający przebieg załatwiania i
rozstrzygania spraw”
• Jeśli zatem załatwianie spraw przebiegało w
EZD to na podstawie przepisów ustawy możemy
wykazać, że dokumentacja załatwiania spraw
jest elektroniczna.

EZD czy tradycyjnie 4
• Jak - skoro niektóre dokumenty muszą być
„pisemne”? Tu przychodzi z pomocą skład
chronologiczny. Papiery są w składzie a akta
załatwiania sprawy w EZD.
• Jak to możliwe? Bo my załatwialiśmy sprawę w
oparciu o odwzorowania cyfrowe, co zgodnie z
instrukcją kancelaryjną wolno nam było zrobić.
Ponadto trudno nie mieć zaufania do czegoś co
się samemu zrobiło i to w ramach określonej,
powtarzalnej procedury

EZD czy tradycyjnie -
podsumowanie
• To czy dla danej pozycji wykazu akt (nie komórki!)
wskazać EZD zależy nie tylko od czynników
zewnętrznych. Istotne jest przede wszystkim czy
wszyscy pracownicy tego chcą i czy są do tego
przygotowani.
• Dlatego decyduje o tym kierownik podmiotu.
• Jeśli bowiem zdarzy się w procesie załatwiania sprawy
choć jeden pracownik „nie używający komputera” to
trzeba przed nim postawić drukarkę a za nim skaner…
• To tak jakby w sztafecie 4x400 jeden z biegaczy miał
akurat nogę w gipsie…

Ważniejsze definicje
• dokument elektroniczny – warto jeszcze raz dokładnie
przestudiować (na gruncie ustawy archiwalnej to nie
„zapisany nośnik” tylko dane na nośniku)
• odwzorcowanie cyfrowe a naturalny dokument
elektroniczny (jakoś trzeba to odróżniać)
• sprawa i akta sprawy (sprawa to nie tylko zakres
postępowania administracyjnego, sprawa to może być
także przyjęcie do wiadomości).
• Metadane - zrozumienie czym są i jaka jest siła ich
standaryzacji pozwoli na zrozumienie dlaczego nie jest
konieczne „wpychanie” do znaku sprawy dodatkowych
elementów
• Przesyłka – warto zauważyć że chodzi o przesyłkę „do
podmiotu” a nie życzenia dla Kowalskiego od Kaśki

Ważniejsze definicje 2
• Pismo – (wyrażona tekstem informacja, stanowiącą
odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej
utrwalenia - „chytra” definicja pozwalająca na objęcie
nią także wiadomości poczty elektronicznej (nie całych
plików poczty w formacie .pst!) notatek służbowych,
decyzji, zawiadomień, skarg, zażaleń itd.. I to
niezależnie do tego czy zapisanych tradycyjnie na
papierze czy jako naturalne dokumenty elektroniczne
czy jako odwzorowania cyfrowe.
• Istotą rzeczy jest bowiem informacja jaką niesie ze sobą pismo
– jeśli ma to znaczenie dla załatwianej sprawy.
• Dokumentacja - (bardzo ważne!) polecam
przemyślenie art.6 ustawy – o jakiej dokumentacji
jest w nim mowa?
– o takiej która odzwierciedla „przebieg załatwiania i
rozstrzygania spraw”

Zakres podmiotowy obowiązywania
nowej instrukcji
• Zakres określono w ustawie w art. 6 ust. 2a.
Instrukcja dotyczy:
– organów gminy i związków międzygminnych oraz
urzędów obsługujących te organy i związki;
– organów powiatu i starostw powiatowych;
– organów samorządu województwa i urzędów
marszałkowskich;
– organów zespolonej administracji rządowej w
województwie i urzędów obsługujących te organy.
Zatem nie dotyczy jednostek organizacyjnych innych
niż tu wymienione…

Korespondencja przychodząca -
drogi wpływu do urzędu
• Papier (w EZD skanujemy)
• e-mail (w tradycyjnym drukujemy)
• elektroniczna skrzynka podawcza (w tradycyjnym nie
drukujemy tylko wtedy gdy mamy system do obsługi
„danego rodzaju przesyłek”)
• Informatyczny nośnik danych (w tradycyjnym drukujemy
zawartość)
Uwaga! od każdej powyższej reguły są wyjątki – gdy
nie da się lub nie ma sensy skanować albo gdy nie da
się lub nie ma sensu drukować

dlaczego elektroniczne akta sprawy
tylko w komórce merytorycznej?
• W szczególności: po co są (najczęściej komentowane)
przepisy §8 i 9 instrukcji?
• Po to aby było mniej biurokracji.
• Przypowieść o zakładaniu odrębnych spraw w tej samej
sprawie w komórkach X i Y „żeby im można było
udowodnić”...
W EZD akta spraw są z natury rzeczy dokumentu
elektronicznego odmiejscowione. Co może zrobić
komórka X gdy otrzyma pismo od komórki Y w
prowadzonej przez siebie sprawie? W szczególności
czy może je wyrzucić czy musi włączyć do akt?

Instrukcja kancelaryjna a inne
przepisy o informatyzacji
• W sprawie sporządzania i doręczania pism
w postaci dokumentów elektronicznych
• Rozporządzenia „ePUAP-owe”
• Możliwa ustawa o skanie?
• Dostęp do informacji publicznej
Jeśli obywatel otrzyma możliwość skutecznego
doręczenia do urzędu każdego pisma, które może
dziś wysłać poleconym to czy będzie chodził na
pocztę stać w kolejce?
Nawet jeśli 10% nie…

Dziękuję za uwagę
Kazimierz.Schmidt
@mswia.gov.pl
Obok fragment wyników
wyszukiwania aktów
prawnych zawierających
słowo „pisemnej” –
„znaleziono 5313
dokumentów”
źródło:
http://www.lex.com.pl/