Rodzaje kontroli - Erasmus

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Erasmus
Spotkanie informacyjne
dla pracowników kwestur
i działów finansowych uczelni
Warszawa, 17 kwietnia 2012

Zakres kontrolowania uczelni
przez NA i KE
Przewodnik dla Beneficjenta (Załącznik VI do umowy):
CZĘŚĆ IX. MONITOROWANIE I KONTROLA DZIAŁAŃ PROGRAMU ERASMUS, KONTROLE I
AUDYTY
Narodowa Agencja, Komisja Europejska lub wyznaczone przez nie
osoby i instytucje będą mogły realizować następujące rodzaje działań
związanych z monitorowaniem, kontrolą i audytem:
wizyty monitoringowe o charakterze doradczym;
kontrole w siedzibie uczelni; kontrole systemowe
kontrole finansowe
kontrole finansowe w siedzibie FRSE (czyli wezwanie do nadesłania
do Narodowej Agencji dokumentacji indywidualnych beneficjentów w
celu ich skontrolowania poza siedzibą uczelni).
PROGRAM „COMENIUS”
ERASMUS
2

Monitoring
Wizyta o charakterze doradczym
Standardowy przebieg wizyty zakłada:
- spotkanie z Uczelnianym Koordynatorem oraz (jeżeli dotyczy)
innymi osobami bezpośrednio zaangażowanymi w realizację
działań;
- spotkanie ze studentami-beneficjentami i/lub pracownikamibeneficjentami
programu Erasmus;
- spotkanie z przedstawicielem władz uczelni wstępnie
podsumowujące rezultaty wizyty
W zależności od potrzeb uczelni możliwe jest zorganizowanie także
spotkania np. z wydziałowymi koordynatorami programu Erasmus
(jeżeli dotyczy), pracownikami kwestury/ działu finansowego.
W wizycie może brać udział Ekspert Boloński
PROGRAM „COMENIUS”
ERASMUS
3

Kontrole systemowe w siedzibie
uczelni
Podczas kontroli systemowej będą analizowane m.in. następujące
kwestie związane z realizacją programu Erasmus:
1) analiza aktualnych procedur funkcjonujących w uczelni w
odniesieniu do:
zasad rekrutacji studentów – kandydatów do wyjazdu;
zasad kwalifikacji pracowników – kandydatów do wyjazdu;
zasad finansowania wyjazdów studentów i pracownikówstypendystów
programu Erasmus w danym roku akademickim;
2) poprawność wykorzystania środków otrzymanych na podstawie
umowy finansowej z Narodową Agencją (FRSE), w tym badanie
dokumentacji losowo wybranych stypendystów z wskazanego roku
(nazwiska stypendystów są przekazywane na kilka dni przed wizytą
w celu zgromadzenia kompletu dokumentów w jednym miejscu;
PROGRAM „COMENIUS”
ERASMUS
4

Kontrole finansowe w siedzibie FRSE -
czyli Kontrola dokumentacji
indywidualnych stypendystów
Studenci:
umowa pomiędzy uczelnia a studentem;
Przed wyjazdem:
• SMS: „Porozumienie o programie zajęć” (LA)
• SMP: „Porozumienie o programie praktyki” (TA);
Po powrocie:
• SMS: „Wykaz zaliczeń” (TR)
• SMP: potwierdzenie zrealizowania programu praktyki;
potwierdzenie pobytu w instytucji przyjmującej określające czas
rozpoczęcia i zakończenia pobytu (o ile dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia
pobytu nie są określone w potwierdzeniu realizacji programu);
dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla studenta (wyciągi z
r-ku/kopie przelewów/potwierdzenia odbioru w gotówce);
wypełniona przez studenta ankieta stypendysty Erasmusa.
PROGRAM „COMENIUS”
ERASMUS

Kontrola dokumentacji
indywidualnych stypendystów
Pracownicy:
umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem;
Przed wyjazdem:
• STA: „Indywidualny program nauczania”,
• STT: „Indywidualny program szkolenia”/„Indywidualny plan pracy”;
Po powrocie:
• STA: potwierdzenie z uczelni przyjmującej z czasem pobytu oraz
liczbą zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych,
• STT: potwierdzenie z instytucji przyjmującej z czasem pobytu i
potwierdzeniem zrealizowania programu szkolenia;
dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla pracownika (wyciągi
z r-ku/kopie przelewów/potwierdzenia odbioru w gotówce);
PROGRAM „COMENIUS”
ERASMUS

Kontrola dokumentacji
indywidualnych stypendystów
Pracownicy (2):
wypełniona przez pracownika ankieta stypendysty Erasmusa;
w przypadku wypłaty stypendium na koszty podróży i/lub dni podróży
– kopia biletu lub w wypadku podróży pracownika samochodem
oświadczenie woli (Zał. 6)
PROGRAM „COMENIUS”
ERASMUS

Dziękujemy za uwagę !
Kontakt z Zespołem programów: Erasmus, Erasmus Mundus,
Tempus, Eksperci Bolońscy
www.frse.org.pl
www.erasmus.org.pl
Osoby kontaktowe dla poszczególnych uczelni
PROGRAM „COMENIUS”
ERASMUS
8