zagadnienia formalne i merytoryczne - Leonardo da Vinci
zagadnienia formalne i merytoryczne - Leonardo da Vinci
zagadnienia formalne i merytoryczne - Leonardo da Vinci
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Fun<strong>da</strong>cja Rozwoju Systemu Edukacji<br />
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”<br />
Program <strong>Leonardo</strong> <strong>da</strong> <strong>Vinci</strong><br />
TOI 2010<br />
Raport końcowy<br />
– aspekty <strong>formalne</strong> i <strong>merytoryczne</strong><br />
Warszawa, 10 października 2012 r.
Raport końcowy<br />
Cel:<br />
- pokazanie działań zrealizowanych w projekcie<br />
- pokazanie kosztów tych działań<br />
Obejmuje cały okres realizacji projektu:<br />
pełne 24 miesiące<br />
Pokazuje działania wszystkich partnerów<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Najważniejsze są produkty –<br />
ich użyteczność, trwałość dla instytucji i/lub osób indywidualnych.<br />
Produkty będą przedmiotem oceny ekspertów.<br />
Produkty mogą zostać przedmiotem kolejnych transferów (warunek :wysoka jakość<br />
i użyteczność).<br />
Produkty mogą zostać przedmiotem handlu (warunek: wysoka jakość i użyteczność).<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy – proces oceny<br />
Raport wpływa do<br />
NA (papierowy,<br />
podpisany)<br />
Potwierdzenie<br />
otrzymania<br />
Ocena formalna<br />
Wezwanie do<br />
uzupełnień<br />
Wezwanie do<br />
wyjaśnień, uzupełnień<br />
Ewaluacja<br />
merytoryczna Wybór eksperta/ów Ocena końcowa (0-10 pkt)<br />
Analiza finansowa<br />
Wezwanie do<br />
uzupełnień<br />
Rozliczanie trwa kilka miesięcy<br />
List końcowy<br />
z informacją nt. oceny<br />
i rozliczenia<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Raport należy wypełnić w języku partnerstwa – formularz i tabele Excel G1-7<br />
Raport został przygotowany przez wszystkich partnerów i pokazuje wkład i nakłady ich<br />
pracy.<br />
Raport został przeczytany i zaakceptowany<br />
przez wszystkich partnerów<br />
– należy złożyć stosowne oświadczenie.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Raport końcowy należy złożyć:<br />
<br />
w terminie określonym w umowie (aneksie)<br />
w wersji elektronicznej (e-Form)<br />
- wypełniony formularz skła<strong>da</strong>ny on-line<br />
- tabele Excel na płycie CD/pendrivie/przesłane do opiekuna<br />
w wersji papierowej<br />
• wydrukowany (po złożeniu on-line) i podpisany formularz<br />
• wydrukowane i podpisane tabele Excel rozliczenia finansowego G1-7<br />
wraz z załącznikami formalnymi, merytorycznymi i finansowymi<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Elektroniczny formularz raportu końcowego 2010<br />
wypełnia się, skła<strong>da</strong> i drukuje tak jak raport cząstkowy i sam wniosek<br />
Jest to:<br />
• aktywny plik PDF<br />
• indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się<br />
wypełnia <strong>da</strong>nymi z wniosku)<br />
• Beneficjent dostanie go od NA na adres e-mail osoby kontaktowej<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Elektroniczny formularz<br />
o zapisać na własnym komputerze (wypełnianie w przeglą<strong>da</strong>rce grozi utratą<br />
<strong>da</strong>nych)<br />
o można wypełniać etapami, zapisując za każdym razem ostatnią wersję<br />
o dopiero po złożeniu on-line należy raport wydrukować, podpisać, <strong>da</strong>tować i<br />
dostarczyć do NA<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Jeśli raport nie spełnia wymogów formalnych<br />
- to nie będzie przekazany <strong>da</strong>lej do analizy <strong>merytoryczne</strong>j i finansowej<br />
Formalne wymagania:<br />
o wypełniona i uaktualniona baza ADAM<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
właściwy e-formularz wypełniony w całości<br />
tabele rozliczenia G1-7 wszystkie wypełnione<br />
tabele G1-7 złożone w wersji papierowej <strong>da</strong>towanej i podpisanej oraz<br />
elektronicznej<br />
nazwa beneficjenta, nazwisko prawnego przedstawiciela i osoby kontaktowej<br />
wpisane w sekcji C raportu<br />
prawny przedstawiciel wskazany w sekcji C to ta sama osoba, która podpisała w<br />
sekcji Q<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
o podpis prawnego przedstawiciela jest oryginalny (własnoręczny) na raporcie<br />
– formularz raportu oraz tabele Excel<br />
o obok podpisów jest <strong>da</strong>ta i pieczęć<br />
o załączone produkty/rezultaty (x2)<br />
o załączone protokoły ze spotkań partnerskich (x1)<br />
o inne załączniki wg uznania beneficjenta – (x 1)<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
załączone wyciągi bankowe beneficjenta przelewów dla partnerów<br />
kopie faktur podwykonawców i umów z nimi i dowodów postępowania<br />
(wyboru oferty)<br />
oświadczenie nt. amortyzacji sprzętu<br />
oświadczenie o VAT beneficjenta i partnerów<br />
oświadczenie o nieumieszczaniu kosztów pracowników instytucji partnerów<br />
w kosztach podwykonawstwa<br />
raport jest przygotowany w sposób umożliwiający analizę<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Raport przygotowany w sposób umożliwiający analizę to znaczy:<br />
o<br />
o<br />
załączniki ułożone, uporządkowane zgodnie z listą w sprawoz<strong>da</strong>niu;<br />
załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach i<br />
nazwane tak, żeby było wiadomo czym są.<br />
Nazwy folderów powinny identyfikować zawartość.<br />
Uwaga:<br />
o<br />
o<br />
o<br />
nazwy produktów (np. zmiana tytułu, język);<br />
produkt złożony z kilku części;<br />
w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie<br />
internetowej, należy po<strong>da</strong>ć hasło dostępu dla NA.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Analiza ekspertów :<br />
o produkty i<br />
do<strong>da</strong>tkowe informacje np. opis testowania i ewaluacji co może pokazać czy<br />
produkt rzeczywiście dostosowano do potrzeb grupy docelowej, ponieważ<br />
grupa testowa była reprezentatywna , pilotaż miaro<strong>da</strong>jny a informacje<br />
zwrotne i wyniki ewaluacji uwzględniono, wprowadzając odpowiednie<br />
zmiany;<br />
o formularz raportu i wniosku;<br />
o raport z wizyty monitorującej;<br />
o materiały do upowszechniania;<br />
o istotne ustalenia dotyczące projektu np. zmiany w liczbie egzemplarzy<br />
rezultatów wraz z uzasadnieniem beneficjenta.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Rezultaty (sekcja F raportu):<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
wszystkie przewidywane rezultaty (we wszystkich wersjach językowych) zostały<br />
osiągnięte;<br />
odpowiednie i użyteczne metody zostały zastosowane do celów kontroli jakości,<br />
ewaluacji i testów;<br />
w ewaluacji i testach uczestniczyli odpowiedni partnerzy i odpowiednie grupy<br />
docelowe;<br />
z ewaluacji i testów wyciągnięto odpowiednie wnioski i jeśli modyfikacje okazały się<br />
potrzebne, to je wprowadzono;<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Rezultaty – zgodność z umową (sekcja F raportu):<br />
o<br />
o<br />
o<br />
wszystkie wersje językowe i liczba egzemplarzy jak w umowie;<br />
wdrożone przez co najmniej całe konsorcjum zgodnie z umową;<br />
rezultaty odpowia<strong>da</strong>ją najnowszym osiągnięciom w dziedzinie szkolenia<br />
zawodowego w <strong>da</strong>nym sektorze/ w odniesieniu do grupy docelowej.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Rezultaty – cel (sekcje F i I raportu):<br />
- rezultaty spełniają potrzeby grup docelowych opisane w umowie (wniosku);<br />
- mają odpowiednią jakość pe<strong>da</strong>gogiczną i są użyteczne dla grup docelowych;<br />
- są przyjazne dla użytkownika z grupy docelowej;<br />
- mogą być z łatwością stosowane przez dłuższy czas w zaangażowanych krajach<br />
partnerskich (zgodnie z umową);<br />
- są (jeśli dotyczy) stosowane przez partnerów z konsorcjum;<br />
- cele projektu zostały osiągnięte.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Rezultaty – typ transferu (sekcja G raportu):<br />
o<br />
o<br />
metodologia transferu była odpowiednia i umożliwiała dostosowanie istniejących<br />
innowacji do potrzeb grup docelowych/użytkowników końcowych;<br />
a<strong>da</strong>ptacje wprowadzone do istniejących innowacji są wyraźnie widoczne<br />
i odpowiednie do potrzeb grupy docelowej.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Rezultaty – ogólnie:<br />
o<br />
porównanie osiągniętych rezultatów do planowanych - wskaźniki<br />
- mocne i słabe strony każdego z rezultatów<br />
- jakość treści rezultatów<br />
- ogólne znaczenie każdego z rezultatów dla grupy docelowej (łatwość użycia),<br />
struktur lub systemów<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (sekcja H raportu):<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
działania upowszechniające zostały przeprowadzone (co najmniej) w krajach<br />
partnerskich zgodnie z planem i umową;<br />
metody upowszechniania i wykorzystania rezultatów były odpowiednie dla grup<br />
docelowych;<br />
sektory/ grupy docelowe, do których skierowane były działania związane z<br />
upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów lub które były w nie zaangażowane<br />
reagowały na nie pozytywnie ;<br />
w stosownych przypadkach: modyfikacje działań były niezbędne i użyteczne.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Oddziaływanie projektu, trwałość i jak przyczynił się do realizacji polityk unijnych<br />
(sekcje I i J raportu):<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
projekt wywarł wpływ na grupy docelowe/użytkowników końcowych;<br />
projekt wywarł wpływ na określonym poziomie geograficznym<br />
(lokalny/regionalny/krajowy/europejski) i w stosownym sektorze / branży;<br />
zakła<strong>da</strong>ne wskaźniki ilościowe i jakościowe zostały osiągnięte;<br />
plan kontynuacji działań/wykorzystania rezultatów jest realistyczny;<br />
projekt posia<strong>da</strong> wsparcie instytucjonalne na poziomie regionalnym/krajowym;<br />
projekt ma wpływ na system kształcenia i szkolenia zawodowego w kraju<br />
beneficjenta/partnerów;<br />
projekt miał znaczący wkład w realizację polityk UE, szczególnie Priorytetów<br />
Strategicznych Programu <strong>Leonardo</strong> <strong>da</strong> <strong>Vinci</strong> 2010 określonych we wniosku.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej<br />
Partnerstwo:<br />
o<br />
o<br />
o<br />
zarządzanie i koordynacja działań partnerstwa zapewniły osiągnięcie celów projektu;<br />
wszyscy partnerzy byli odpowiednio zaangażowani na poszczególnych etapach<br />
realizacji projektu/ w poszczególne pakiety robocze, zgodnie z planami i<br />
porozumieniami umownymi;<br />
protokoły ze spotkań partnerskich wskazują, że spotkania te dobrze służyły realizacji<br />
projektu i że partnerzy byli odpowiednio zaangażowani.<br />
Rezultaty i osiągnięcia:<br />
o wszystkie przewidziane (planowane) rezultaty zostały osiągnięte i skutecznie przyczyniły się do<br />
osiągnięcia celów projektu;<br />
o zmiany/korekty działań (jeśli były) - były odpowiednie;<br />
o projekt osiągnął cele;<br />
o jeśli były zalecenia NA/eksperta na etapie raportu cząstkowego/monitoringu – to czy zostały<br />
uwzględnione;<br />
o informacje o rezultatach i osiągnięciach projektu zamieszczone w bazie ADAM są dobrze<br />
przygotowane i spójne ze Sprawoz<strong>da</strong>niem końcowym.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Punktacja<br />
Ocena 9-10 (bardzo dobry): zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz<br />
cele projektu zostały osiągnięte i są wysokiej jakości, a raport końcowy wskazuje nie tylko na<br />
wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, lecz również wi<strong>da</strong>ć<br />
oznaki wpływu projektu oraz istnieją przesłanki na włączenie go do głównego nurtu systemu<br />
edukacji (mainstreaming).<br />
Ocena 7-8 (dobry) zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz cele projektu<br />
zostały osiągnięte, a raport końcowy wskazuje na wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte<br />
cele projektu będą trwałe, a najważniejsze działania i rezultaty będą kontynuowane po<br />
zakończeniu finansowania przez UE oraz, że odpowiednie zasoby będą dostępne. Projekt jest<br />
trwały w przypadku, gdy beneficjenci projektu i/lub inne grupy odnoszą korzyści z niego przez<br />
dłuższy okres czasu po zaprzestaniu świadczenia pomocy finansowej przez LdV.<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Ocena 5-6 (średni) : plan pracy był ogólnie przestrzegany, tzn. najważniejsze elementy<br />
planowanych rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu zostały zrealizowane i<br />
możliwe jest korzystanie z nich, lecz cele projektu nie zostały w pełni osiągnięte.<br />
Ocena 3-4 (słaby): zmniejszenie liczby planowanych działań spowodowało osiągnięcie znacznie<br />
mniejszej liczby rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu lub gdy treści<br />
określonych produktów/ wyników miały mały lub nie miały związku z oryginalnym wnioskiem i<br />
w związku z tym nie przedstawiono wystarczających wyjaśnień, np. zmiany technologii,<br />
konsekwencje a<strong>da</strong>ptacji planu prac. Cele projektu zostały osiągnięte w bardzo ograniczonym<br />
zakresie.<br />
Ocena 0-2 (słaby) rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu nie zostały zrealizowane, a cele<br />
przewidziane w umowie nie zostały osiągnięte.<br />
Jeśli projekt zostanie oceniony nisko (4 lub mniej punktu)<br />
to ostateczna kwota grantu zostanie obniżona<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Staranne przygotowanie raportu i załączników jest istotne dla oceny projektu.<br />
Jest też istotne ze względu na upowszechnianie.<br />
Różnice pomiędzy formularzem raportu cząstkowego i końcowego to:<br />
- sekcja dot. rezultatów (F2) zawiera pytanie „w jaki sposób (jeśli dotyczy) były<br />
uwzględnione zalecenia NA po raporcie cząstkowym i/lub wizycie monitorującej”<br />
- nie ma sekcji poświęconej opisowi pakietów roboczych (z wyjątkiem<br />
upowszechniania).<br />
- jest sekcja poświęcona oddziaływaniu i trwałości, z opisową podsekcją dot. grup<br />
docelowych (oprócz statystyk i kodów które były też w formularzu interim)<br />
- jest sekcja poświęcona ewaluacji informacji, formularzy raportów i usług NA<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Załączniki – co załączać?<br />
• C – <strong>da</strong>ne o organizacji beneficjenta<br />
- ewent. dokumenty o nowym reprezentancie prawnym (lub innych ważnych zmianach)<br />
• E – partnerstwo - protokoły ze spotkań partnerskich<br />
• F – produkty / rezultaty i G – typ transferu<br />
- 2 komplety rezultatów końcowych: we wszystkich wersjach językowych i w każdej<br />
zaplanowanej formie (papier/CD/itp.)<br />
Uwaga! prosimy o aktualne linki do produktów na stronach internetowych wraz z loginami i hasłami dostępu dla<br />
NA<br />
- ewent. dokumentację z fazy testowej (np. raport z wnioskami)<br />
- ewent. dokumenty z ewaluacji (recenzje/ankiety, itp.)<br />
• H – upowszechnianie i wykorzystywanie<br />
- kopia strategii upowszechniania; 1 egz. wszelkich opracowanych materiałów promocyjnych (artykuły,<br />
plakaty, ulotki, prezentacje)/przedstawienie przykładów ze wszystkich krajów partnerskich<br />
- lista konferencji/spotkań z informacją o uczestnikach, prezentacjami, itp.<br />
- uaktualniona strona internetowa projektu , uaktualnione informacje w bazie ADAM<br />
• I – wpływ ; J - wkład w polityki UE / priorytety LdV ;<br />
- ewent. nne załączniki wg uznania beneficjenta<br />
• M – lista załączników: pełna, logiczny; załączniki prosimy oznaczyć zgodnie z listą<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Przykładowe błędy w raportach końcowych:<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
o<br />
brak załączonych rezultatów, ich wersji językowych<br />
zmienione/mylące nazwy rezultatów<br />
nieuporządkowana dokumentacja<br />
brak <strong>da</strong>ty na raporcie i/lub tabelach finansowych<br />
brak załączników<br />
brak informacji nt. wszystkich zrealizowanych działań w raporcie<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Przykładowe błędy w raportach końcowych:<br />
o<br />
Przerost formy nad treścią:<br />
system e-Learningowy, bazy <strong>da</strong>nych-praktycznie bez <strong>da</strong>nych lub z minimalną liczbą<br />
rekordów, tylko formalnie spełniających założenia projektowe; konferencja /<br />
warsztaty- praktycznie we „własnym, partnerskim sosie” (brak zainteresowania ze<br />
strony grupy docelowej, brak udziału beneficjentów ostatecznych); publikacja w<br />
eleganckiej formie i nadmiernym nakładzie, powielenie i powtórzenie treści znanych<br />
z innych źródeł; portal-praktycznie bez historii odwiedzin, bez wizyt beneficjentów z<br />
krajów partnerskich; umowa między partnerami o komercjalizacji rezultatów<br />
pozostaje martwym, formalnym zapisem, bez praktycznych działań po zakończeniu<br />
projektu.<br />
Uwagi eksperta:<br />
Treści <strong>merytoryczne</strong> i jakość wypracowanych rezultatów nie odpowia<strong>da</strong>ją w pełni założeniom<br />
projektu i jego celom. Uwaga ta dotyczy przede wszystkim treści umieszczonych w platformach<br />
szkoleniowych (kurs „XYZ” i materiał „ZYX”).<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Przykładowe błędy w raportach końcowych:<br />
o<br />
nieprzemyślane partnerstwo/ brak koncepcji partnerstwa/indywidualne traktowanie<br />
działań w projekcie<br />
o<br />
ewaluacja potraktowana „pro forma”<br />
o<br />
problemy z zarządzaniem: kierownictwo projektu ma zbyt wiele obowiązków,<br />
ignorancja narzędzi do zarządzania, ignorancja zarządzania ryzykiem<br />
o<br />
upowszechnianie potraktowane jako do<strong>da</strong>tkowy element, który jest możliwy<br />
jedynie, jeśli wystarczy czasu<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Raport końcowy<br />
Upowszechnianie projektów po zakończeniu ich realizacji:<br />
Baza ADAM<br />
o wskazanie dobrych praktyk – wg KE to projekty, które uzyskały 7 i więcej punktów<br />
o wybór projektów w ramach monitoringów tematycznych<br />
np. projekty o tematyce ECVET, jakość itp..<br />
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
Dziękuję za uwagę<br />
www.leonardo.org.pl<br />
leonardo-toi@frse.org.pl