zagadnienia formalne i merytoryczne - Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Leonardo da Vinci
TOI 2010
Raport końcowy
– aspekty formalne i merytoryczne
Warszawa, 10 października 2012 r.

Raport końcowy
Cel:
- pokazanie działań zrealizowanych w projekcie
- pokazanie kosztów tych działań
Obejmuje cały okres realizacji projektu:
pełne 24 miesiące
Pokazuje działania wszystkich partnerów
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Najważniejsze są produkty –
ich użyteczność, trwałość dla instytucji i/lub osób indywidualnych.
Produkty będą przedmiotem oceny ekspertów.
Produkty mogą zostać przedmiotem kolejnych transferów (warunek :wysoka jakość
i użyteczność).
Produkty mogą zostać przedmiotem handlu (warunek: wysoka jakość i użyteczność).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy – proces oceny
Raport wpływa do
NA (papierowy,
podpisany)
Potwierdzenie
otrzymania
Ocena formalna
Wezwanie do
uzupełnień
Wezwanie do
wyjaśnień, uzupełnień
Ewaluacja
merytoryczna Wybór eksperta/ów Ocena końcowa (0-10 pkt)
Analiza finansowa
Wezwanie do
uzupełnień
Rozliczanie trwa kilka miesięcy
List końcowy
z informacją nt. oceny
i rozliczenia
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Raport należy wypełnić w języku partnerstwa – formularz i tabele Excel G1-7
Raport został przygotowany przez wszystkich partnerów i pokazuje wkład i nakłady ich
pracy.
Raport został przeczytany i zaakceptowany
przez wszystkich partnerów
– należy złożyć stosowne oświadczenie.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Raport końcowy należy złożyć:
w terminie określonym w umowie (aneksie)
w wersji elektronicznej (e-Form)
- wypełniony formularz składany on-line
- tabele Excel na płycie CD/pendrivie/przesłane do opiekuna
w wersji papierowej
• wydrukowany (po złożeniu on-line) i podpisany formularz
• wydrukowane i podpisane tabele Excel rozliczenia finansowego G1-7
wraz z załącznikami formalnymi, merytorycznymi i finansowymi
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Elektroniczny formularz raportu końcowego 2010
wypełnia się, składa i drukuje tak jak raport cząstkowy i sam wniosek
Jest to:
• aktywny plik PDF
• indywidualnie generowany dla każdego projektu (część pól automatycznie się
wypełnia danymi z wniosku)
• Beneficjent dostanie go od NA na adres e-mail osoby kontaktowej
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Elektroniczny formularz
o zapisać na własnym komputerze (wypełnianie w przeglądarce grozi utratą
danych)
o można wypełniać etapami, zapisując za każdym razem ostatnią wersję
o dopiero po złożeniu on-line należy raport wydrukować, podpisać, datować i
dostarczyć do NA
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Jeśli raport nie spełnia wymogów formalnych
- to nie będzie przekazany dalej do analizy merytorycznej i finansowej
Formalne wymagania:
o wypełniona i uaktualniona baza ADAM
o
o
o
o
o
właściwy e-formularz wypełniony w całości
tabele rozliczenia G1-7 wszystkie wypełnione
tabele G1-7 złożone w wersji papierowej datowanej i podpisanej oraz
elektronicznej
nazwa beneficjenta, nazwisko prawnego przedstawiciela i osoby kontaktowej
wpisane w sekcji C raportu
prawny przedstawiciel wskazany w sekcji C to ta sama osoba, która podpisała w
sekcji Q
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
o podpis prawnego przedstawiciela jest oryginalny (własnoręczny) na raporcie
– formularz raportu oraz tabele Excel
o obok podpisów jest data i pieczęć
o załączone produkty/rezultaty (x2)
o załączone protokoły ze spotkań partnerskich (x1)
o inne załączniki wg uznania beneficjenta – (x 1)
o
o
o
o
o
załączone wyciągi bankowe beneficjenta przelewów dla partnerów
kopie faktur podwykonawców i umów z nimi i dowodów postępowania
(wyboru oferty)
oświadczenie nt. amortyzacji sprzętu
oświadczenie o VAT beneficjenta i partnerów
oświadczenie o nieumieszczaniu kosztów pracowników instytucji partnerów
w kosztach podwykonawstwa
raport jest przygotowany w sposób umożliwiający analizę
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Raport przygotowany w sposób umożliwiający analizę to znaczy:
o
o
załączniki ułożone, uporządkowane zgodnie z listą w sprawozdaniu;
załączniki papierowe opisane, a elektroniczne ułożone w folderach i
nazwane tak, żeby było wiadomo czym są.
Nazwy folderów powinny identyfikować zawartość.
Uwaga:
o
o
o
nazwy produktów (np. zmiana tytułu, język);
produkt złożony z kilku części;
w przypadku produktów/rezultatów zamieszczonych na platformie
internetowej, należy podać hasło dostępu dla NA.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Analiza ekspertów :
o produkty i
dodatkowe informacje np. opis testowania i ewaluacji co może pokazać czy
produkt rzeczywiście dostosowano do potrzeb grupy docelowej, ponieważ
grupa testowa była reprezentatywna , pilotaż miarodajny a informacje
zwrotne i wyniki ewaluacji uwzględniono, wprowadzając odpowiednie
zmiany;
o formularz raportu i wniosku;
o raport z wizyty monitorującej;
o materiały do upowszechniania;
o istotne ustalenia dotyczące projektu np. zmiany w liczbie egzemplarzy
rezultatów wraz z uzasadnieniem beneficjenta.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Rezultaty (sekcja F raportu):
o
o
o
o
wszystkie przewidywane rezultaty (we wszystkich wersjach językowych) zostały
osiągnięte;
odpowiednie i użyteczne metody zostały zastosowane do celów kontroli jakości,
ewaluacji i testów;
w ewaluacji i testach uczestniczyli odpowiedni partnerzy i odpowiednie grupy
docelowe;
z ewaluacji i testów wyciągnięto odpowiednie wnioski i jeśli modyfikacje okazały się
potrzebne, to je wprowadzono;
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Rezultaty – zgodność z umową (sekcja F raportu):
o
o
o
wszystkie wersje językowe i liczba egzemplarzy jak w umowie;
wdrożone przez co najmniej całe konsorcjum zgodnie z umową;
rezultaty odpowiadają najnowszym osiągnięciom w dziedzinie szkolenia
zawodowego w danym sektorze/ w odniesieniu do grupy docelowej.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Rezultaty – cel (sekcje F i I raportu):
- rezultaty spełniają potrzeby grup docelowych opisane w umowie (wniosku);
- mają odpowiednią jakość pedagogiczną i są użyteczne dla grup docelowych;
- są przyjazne dla użytkownika z grupy docelowej;
- mogą być z łatwością stosowane przez dłuższy czas w zaangażowanych krajach
partnerskich (zgodnie z umową);
- są (jeśli dotyczy) stosowane przez partnerów z konsorcjum;
- cele projektu zostały osiągnięte.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Rezultaty – typ transferu (sekcja G raportu):
o
o
metodologia transferu była odpowiednia i umożliwiała dostosowanie istniejących
innowacji do potrzeb grup docelowych/użytkowników końcowych;
adaptacje wprowadzone do istniejących innowacji są wyraźnie widoczne
i odpowiednie do potrzeb grupy docelowej.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Rezultaty – ogólnie:
o
porównanie osiągniętych rezultatów do planowanych - wskaźniki
- mocne i słabe strony każdego z rezultatów
- jakość treści rezultatów
- ogólne znaczenie każdego z rezultatów dla grupy docelowej (łatwość użycia),
struktur lub systemów
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (sekcja H raportu):
o
o
o
o
działania upowszechniające zostały przeprowadzone (co najmniej) w krajach
partnerskich zgodnie z planem i umową;
metody upowszechniania i wykorzystania rezultatów były odpowiednie dla grup
docelowych;
sektory/ grupy docelowe, do których skierowane były działania związane z
upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów lub które były w nie zaangażowane
reagowały na nie pozytywnie ;
w stosownych przypadkach: modyfikacje działań były niezbędne i użyteczne.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Oddziaływanie projektu, trwałość i jak przyczynił się do realizacji polityk unijnych
(sekcje I i J raportu):
o
o
o
o
o
o
o
projekt wywarł wpływ na grupy docelowe/użytkowników końcowych;
projekt wywarł wpływ na określonym poziomie geograficznym
(lokalny/regionalny/krajowy/europejski) i w stosownym sektorze / branży;
zakładane wskaźniki ilościowe i jakościowe zostały osiągnięte;
plan kontynuacji działań/wykorzystania rezultatów jest realistyczny;
projekt posiada wsparcie instytucjonalne na poziomie regionalnym/krajowym;
projekt ma wpływ na system kształcenia i szkolenia zawodowego w kraju
beneficjenta/partnerów;
projekt miał znaczący wkład w realizację polityk UE, szczególnie Priorytetów
Strategicznych Programu Leonardo da Vinci 2010 określonych we wniosku.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy-przedmiot oceny końcowej
Partnerstwo:
o
o
o
zarządzanie i koordynacja działań partnerstwa zapewniły osiągnięcie celów projektu;
wszyscy partnerzy byli odpowiednio zaangażowani na poszczególnych etapach
realizacji projektu/ w poszczególne pakiety robocze, zgodnie z planami i
porozumieniami umownymi;
protokoły ze spotkań partnerskich wskazują, że spotkania te dobrze służyły realizacji
projektu i że partnerzy byli odpowiednio zaangażowani.
Rezultaty i osiągnięcia:
o wszystkie przewidziane (planowane) rezultaty zostały osiągnięte i skutecznie przyczyniły się do
osiągnięcia celów projektu;
o zmiany/korekty działań (jeśli były) - były odpowiednie;
o projekt osiągnął cele;
o jeśli były zalecenia NA/eksperta na etapie raportu cząstkowego/monitoringu – to czy zostały
uwzględnione;
o informacje o rezultatach i osiągnięciach projektu zamieszczone w bazie ADAM są dobrze
przygotowane i spójne ze Sprawozdaniem końcowym.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Punktacja
Ocena 9-10 (bardzo dobry): zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz
cele projektu zostały osiągnięte i są wysokiej jakości, a raport końcowy wskazuje nie tylko na
wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte cele projektu będą trwałe, lecz również widać
oznaki wpływu projektu oraz istnieją przesłanki na włączenie go do głównego nurtu systemu
edukacji (mainstreaming).
Ocena 7-8 (dobry) zaplanowane rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu oraz cele projektu
zostały osiągnięte, a raport końcowy wskazuje na wysokie prawdopodobieństwo, że osiągnięte
cele projektu będą trwałe, a najważniejsze działania i rezultaty będą kontynuowane po
zakończeniu finansowania przez UE oraz, że odpowiednie zasoby będą dostępne. Projekt jest
trwały w przypadku, gdy beneficjenci projektu i/lub inne grupy odnoszą korzyści z niego przez
dłuższy okres czasu po zaprzestaniu świadczenia pomocy finansowej przez LdV.
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Ocena 5-6 (średni) : plan pracy był ogólnie przestrzegany, tzn. najważniejsze elementy
planowanych rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu zostały zrealizowane i
możliwe jest korzystanie z nich, lecz cele projektu nie zostały w pełni osiągnięte.
Ocena 3-4 (słaby): zmniejszenie liczby planowanych działań spowodowało osiągnięcie znacznie
mniejszej liczby rezultatów (produktów/ wyników/ efektów) projektu lub gdy treści
określonych produktów/ wyników miały mały lub nie miały związku z oryginalnym wnioskiem i
w związku z tym nie przedstawiono wystarczających wyjaśnień, np. zmiany technologii,
konsekwencje adaptacji planu prac. Cele projektu zostały osiągnięte w bardzo ograniczonym
zakresie.
Ocena 0-2 (słaby) rezultaty (produkty/ wyniki/ efekty) projektu nie zostały zrealizowane, a cele
przewidziane w umowie nie zostały osiągnięte.
Jeśli projekt zostanie oceniony nisko (4 lub mniej punktu)
to ostateczna kwota grantu zostanie obniżona
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Staranne przygotowanie raportu i załączników jest istotne dla oceny projektu.
Jest też istotne ze względu na upowszechnianie.
Różnice pomiędzy formularzem raportu cząstkowego i końcowego to:
- sekcja dot. rezultatów (F2) zawiera pytanie „w jaki sposób (jeśli dotyczy) były
uwzględnione zalecenia NA po raporcie cząstkowym i/lub wizycie monitorującej”
- nie ma sekcji poświęconej opisowi pakietów roboczych (z wyjątkiem
upowszechniania).
- jest sekcja poświęcona oddziaływaniu i trwałości, z opisową podsekcją dot. grup
docelowych (oprócz statystyk i kodów które były też w formularzu interim)
- jest sekcja poświęcona ewaluacji informacji, formularzy raportów i usług NA
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Załączniki – co załączać?
• C – dane o organizacji beneficjenta
- ewent. dokumenty o nowym reprezentancie prawnym (lub innych ważnych zmianach)
• E – partnerstwo - protokoły ze spotkań partnerskich
• F – produkty / rezultaty i G – typ transferu
- 2 komplety rezultatów końcowych: we wszystkich wersjach językowych i w każdej
zaplanowanej formie (papier/CD/itp.)
Uwaga! prosimy o aktualne linki do produktów na stronach internetowych wraz z loginami i hasłami dostępu dla
NA
- ewent. dokumentację z fazy testowej (np. raport z wnioskami)
- ewent. dokumenty z ewaluacji (recenzje/ankiety, itp.)
• H – upowszechnianie i wykorzystywanie
- kopia strategii upowszechniania; 1 egz. wszelkich opracowanych materiałów promocyjnych (artykuły,
plakaty, ulotki, prezentacje)/przedstawienie przykładów ze wszystkich krajów partnerskich
- lista konferencji/spotkań z informacją o uczestnikach, prezentacjami, itp.
- uaktualniona strona internetowa projektu , uaktualnione informacje w bazie ADAM
• I – wpływ ; J - wkład w polityki UE / priorytety LdV ;
- ewent. nne załączniki wg uznania beneficjenta
• M – lista załączników: pełna, logiczny; załączniki prosimy oznaczyć zgodnie z listą
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Przykładowe błędy w raportach końcowych:
o
o
o
o
o
o
brak załączonych rezultatów, ich wersji językowych
zmienione/mylące nazwy rezultatów
nieuporządkowana dokumentacja
brak daty na raporcie i/lub tabelach finansowych
brak załączników
brak informacji nt. wszystkich zrealizowanych działań w raporcie
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Przykładowe błędy w raportach końcowych:
o
Przerost formy nad treścią:
system e-Learningowy, bazy danych-praktycznie bez danych lub z minimalną liczbą
rekordów, tylko formalnie spełniających założenia projektowe; konferencja /
warsztaty- praktycznie we „własnym, partnerskim sosie” (brak zainteresowania ze
strony grupy docelowej, brak udziału beneficjentów ostatecznych); publikacja w
eleganckiej formie i nadmiernym nakładzie, powielenie i powtórzenie treści znanych
z innych źródeł; portal-praktycznie bez historii odwiedzin, bez wizyt beneficjentów z
krajów partnerskich; umowa między partnerami o komercjalizacji rezultatów
pozostaje martwym, formalnym zapisem, bez praktycznych działań po zakończeniu
projektu.
Uwagi eksperta:
Treści merytoryczne i jakość wypracowanych rezultatów nie odpowiadają w pełni założeniom
projektu i jego celom. Uwaga ta dotyczy przede wszystkim treści umieszczonych w platformach
szkoleniowych (kurs „XYZ” i materiał „ZYX”).
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Przykładowe błędy w raportach końcowych:
o
nieprzemyślane partnerstwo/ brak koncepcji partnerstwa/indywidualne traktowanie
działań w projekcie
o
ewaluacja potraktowana „pro forma”
o
problemy z zarządzaniem: kierownictwo projektu ma zbyt wiele obowiązków,
ignorancja narzędzi do zarządzania, ignorancja zarządzania ryzykiem
o
upowszechnianie potraktowane jako dodatkowy element, który jest możliwy
jedynie, jeśli wystarczy czasu
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Raport końcowy
Upowszechnianie projektów po zakończeniu ich realizacji:
Baza ADAM
o wskazanie dobrych praktyk – wg KE to projekty, które uzyskały 7 i więcej punktów
o wybór projektów w ramach monitoringów tematycznych
np. projekty o tematyce ECVET, jakość itp..
PROGRAM LEONARDO DA VINCI

Dziękuję za uwagę
www.leonardo.org.pl
leonardo-toi@frse.org.pl