Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Částka 57 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Strana 2775v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem.(4) Pokud původce vede spisovou službu v listinnépodobě,a) doručený dokument v analogové podobě, popřípadějeho obálku, opatří v den doručení otiskempodacího razítka, popřípadě využije jiný technologickýprostředek podle § 3 odst. 1; pokud je mudokument v analogové podobě předán mimo podatelnu,nebo pokud je vytvořen z podání učiněnéhoústně, postupuje původce podle § 2 odst. 1,b) jím vytvořený dokument v analogové podobě opatříčíslem jednacím nebo evidenčním číslem zesamostatné evidence dokumentů,c) dokument v digitální podobě převede prostředkyautorizované konverze 10 ) nebo jiné konverze doanalogové podoby, anebo provede převod dokumentuv digitální podobě do podoby analogové 12 );dokument v analogové podobě opatří číslem jednacímnebo evidenčním číslem ze samostatné evidencedokumentů a podacím razítkem, popřípadějiným technologickým prostředkem podle § 3odst. 1.(5) Otisk podacího razítka obsahuje položky provyplnění údajů oa) názvu původce,b) datu doručení dokumentu, a stanoví-li tak jinýprávní předpis, rovněž času jeho doručení,c) čísle jednacím nebo evidenčním čísle ze samostatnéevidence dokumentů,d) počtu listů dokumentu,e) počtu listinných příloh dokumentu v analogovépodobě a o počtu listů těchto příloh, popřípaděpočtu svazků listinných příloh dokumentu v analogovépodobě; u příloh v nelistinné podobě jejichpočet a druh;technologický prostředek podle § 3 odst. 1 obsahujeobdobný rozsah položek pro vyplnění údajů.(6) Při převedení dokumentu v analogové podoběna dokument v digitální podobě 11 ) se převáděný dokumentoznačí shodně s převedeným dokumentema zpravidla se uloží v úložišti převedených dokumentů;obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitálnípodobě na dokument v analogové podobě 12 ) s tím,že vzniklý dokument v analogové podobě se označíshodně spřeváděným dokumentem tak, aby byla zajištěnajednoznačná vazba mezi těmito dokumentya aby bylo možné jejich zpětné dohledání; převáděnýdokument v digitální podobě se uloží v úložišti převedenýchdokumentů. Podrobnosti převádění dokumentůupraví spisový řád původce; pokud původce nevydáváspisový řád 3 ), stanoví tyto podrobnosti v jinémvnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.Evidence dokumentů§6(1) Pokud doručené dokumenty, které byly označenyjednoznačným identifikátorem [§ 5 odst. 3písm. a)], a dokumenty, které byly vytvořeny původcem,podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů.Za tyto evidence se nepovažují kniha došlé pošty,kniha odeslané pošty a jiné evidenční pomůcky neodpovídajícípožadavkům stanoveným v § 7 odst. 2nebo v § 7 odst. 4.(2) Základní evidenční pomůckou spisové službyvedené v elektronické podobě je elektronický systémspisové služby. Základní evidenční pomůckou při vedeníspisové služby v listinné podobě je podací deník.Vyžaduje-li to jiný právní předpis, nebo pokud takstanoví původce, dokumenty se evidují v samostatnýchevidencích dokumentů; samostatné evidence dokumentůvedené v elektronické podobě jsou agendovéinformační systémy 13 ). Původce uvede ve spisovémřádu výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů,a to v členění podle jejich formy (elektronickánebo listinná); pokud původce nevydává spisovýřád 3 ), uvede tento výčet v jiném vnitřním předpise,upravujícím výkon spisové služby.(3) Pokud se při zapisování do evidence dokumentůpoužívají zkratky, evidence dokumentů obsahujejejich seznam s vysvětlivkami.(4) Elektronický systém spisové služby včetněagendových informačních systémů, které jsou jeho součástí,a to v rozsahu jejich využití pro plnění úkolůelektronické spisové služby, musí být kompatibilnís požadavky stanovenými národním standardem proelektronické systémy spisové služby 14 ).(5) Evidence dokumentů vedená v listinné podobě,zejména podací deník, je kniha vytvořená ze svázanýchaočíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce,pro něhož je vedena, rokem, v němž je užívána,a počtem všech listů; evidence se zabezpečuje proti od-12 ) § 69a odst. 4 a 6 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.13 ) § 2 písm. e) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech.14 ) § 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.

Strana 2776 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Částka 57cizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilémupřístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracováníúdajů, jakož i proti jinému zneužití. Zápisy v listinnéevidenci dokumentů se provádí srozumitelně,přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost.Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícímčitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřebyse chybný zápis doplní správným zápisem. K provedenéopravě se uvede datum, jméno, popřípadějména, příjmení a podpis fyzické osoby, která ji provedla.V elektronickém systému spisové služby seopravy a identifikace je provádějících osob zpracováváautomaticky, způsobem, který je stanoven národnímstandardem pro elektronické systémy spisové služby.§7(1) Pokud je dokument zaevidován v jednom typuevidence dokumentů a poté evidenčně převeden do jinéhotypu evidence dokumentů, primární evidenční záznamse ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu,včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu.(2) O dokumentu se vedou v podacím deníku nebov elektronickém systému spisové služby tyto údajea) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidovánv evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo“),b) datum doručení dokumentu původci nebo datumvytvoření dokumentu původcem; datem vytvořenídokumentu původcem se rozumí datum jeho zaevidovánív evidenci dokumentů. U doručenéhodokumentu v digitální podobě se jako datum doručenívyznačí datum, kdy je dokument dostupnýelektronické podatelně 15 ), nebo kdy se do datovéschránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásífyzická osoba, která má s ohledem na rozsahsvého oprávnění přístup k doručenému dokumentu16 ), anebo kdy je dokument dodán do datovéschránky orgánu veřejné moci,c) adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořenýpůvodcem, uvede se slovo „Vlastní“,d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo zesamostatné evidence dokumentů, je-li jím dokumentoznačen,e) počet listů dokumentu v analogové podobě, početlistů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě;u příloh v nelistinné podobě jejich početa druh,f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc),g) označení útvaru původce, kterému byl dokumentpřidělen k vyřízení; pokud je původcem určenak vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se jejíjméno, popřípadě jména, a příjmení,h) způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání,počet listů dokumentu v analogové podobě, početlistů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě;u příloh v nelistinné podobě jejich početa druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh,i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentunebo rok, v němž dokument bude zařazendo skartačního řízení,j) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitálnípodobě, pokud se jedná o evidenci dokumentův digitální podobě v elektronickém systému spisovéslužby.(3) Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovýmčíslem 1 a je vždy složena z celých kladnýchčísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedenaod prvního kalendářního dne časového období,které původce stanoví pro vedení číselné řady v evidencidokumentů (dále jen „určené časové období“), a topřed zahájením určeného časového období. Evidencedokumentů vedená v elektronické podobě neumožní,aby na konci určeného časového období byl provedenzápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které jižbylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období,nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehoževidence náleží do následujícího určeného časového období.V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádkypod posledním zápisem na konci stránky proškrtnoua doplní se záznam o datu provedení posledního zápisua posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálněuvede ve tvaru „Ukončeno dne … pořadovýmčíslem …“. K záznamu se připojí jméno, popřípadějména, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedenímspisové služby.(4) V samostatné evidenci dokumentů v listinnénebo elektronické podobě se vedou zejména údaje stanovenév odstavci 2 písm. a), b), c), f), i) a j).§8Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidencedokumentů(1) Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentůse označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahujevždy označení nebo zkratku označení původce, pořa-15 ) § 2 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb.16 ) § 17 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.

Částka 57 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Strana 2777dové číslo a označení určeného časového období, kterýmje zpravidla kalendářní rok, popřípadě označenínebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebojiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.Eviduje-li se dokument ve sběrném archupodle § 9 odst. 2 písm. c), obsahuje číslo jednací rovněžpořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu,kterým je chronologický přehled dokumentů ve spisu.(2) Sběrný arch obsahuje zejména číslo jednací dokumentunebo spisovou značku spisu (§ 9 odst. 3), k němužje veden, věc, pořadové číslo dokumentu ve spisu,datum doručení dokumentu, označení nebo zkratkuoznačení odesílatele, číslo jednací dokumentu odesílatele,pokud jím byl dokument označen, počet listů dokumentuv analogové podobě, počet listů nebo početsvazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinnépodobě jejich počet a druh.(3) Dokument zaevidovaný v samostatné evidencidokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatnéevidence dokumentů. Evidenční číslo obsahujevždy název samostatné evidence dokumentů a pořadovéčíslo.§9Tvorba spisu(1) Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebopomocí sběrného archu.(2) Pokud je spis vytvářena) spojováním dokumentů, potom se nový dokumentzaeviduje v evidenci dokumentů apřidělí se mučíslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatnéevidence dokumentů. V evidenci dokumentů seupředcházejícího i nového dokumentu nebo spisupoznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu jevždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejichčísly jednacími nebo evidenčními čísly zesamostatné evidence dokumentů,b) spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickémsystému spisové služby, potom je postupstanovený v písmenu a) nahrazen spojovánímdokumentů v digitální podobě formou vytvořeníkřížových odkazů,c) pomocí sběrného archu, potom jsou v evidenci dokumentůzaznamenány evidenční údaje o spisua iniciační dokument je zaevidován ve sběrnémarchu. V iniciačním dokumentu se za číslo jednacídoplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujícíchdokumentech spisu se za původní číslo jednacídoplní pomlčka nebo lomítko a následujícícelé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadovéčíslo zápisu dokumentu ve sběrném archu),ve kterém je zaevidován ve sběrném archu. Vesběrném archu se vedou údaje stanovené v § 8odst. 2 a další údaje, které jsou obsažené v podacímrazítku, popřípadě v jiném technologickém prostředkupodle § 5 odst. 5.(3) Vyžaduje-li to jiný právní předpis 17 ), je spisoznačen spisovou značkou, pod níž je také evidován.Spisovou značkou je zejménaa) číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného,původcem určeného dokumentu vloženéhove spisu, nebob) jiné označení, které původce pro své účely obvykleužívá nebo je z jiných důvodů považuje za účelné.(4) Součástí vyřízeného spisu je vždy vyhotovenídokumentu, kterým byl spis vyřízen, nebo záznamo jeho vyřízení.(5) Dokumenty v analogové podobě jsou ve spisuuspořádány chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně.V odůvodněných případech lze dokumenty vespisu uspořádat podle jejich logických vazeb; pravidlapro takové uspořádání stanoví spisový řád původce,pokud původce nevydává spisový řád 3 ), stanoví tatopravidla v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkonspisové služby.§ 10Rozdělování a oběh dokumentů(1) Rozdělování doručených dokumentů provádípodatelna podle spisového řádu původce; pokud původcenevydává spisový řád 3 ), provádí se rozdělovánídoručených dokumentů podle jiného vnitřního předpisu,upravujícího výkon spisové služby. Zaevidovanýdokument se předává k vyřízení příslušnému útvarupůvodce, popřípadě osobě určené k jeho vyřízení.(2) Původce zajistí oběh dokumentů způsobemumožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty,identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum,kdy byly úkony provedeny.§ 11Vyřizování dokumentů(1) Dokument vyřizuje fyzická osoba pověřenápůvodcem.(2) Vyřídí-li osoba uvedená v odstavci 1 dokumentvzetím na vědomí, vyřízením při osobním kontaktu17 ) § 17 odst. 1 správního řádu.

Strana 2778 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Částka 57nebo telefonicky, učiní o tom záznam v evidenci dokumentů;jde-li o dokument v analogové podobě, učinío tom rovněž záznam na dokumentu nebo jeho obalu.(3) Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízeníspisový znak, skartační znak a skartační lhůta,popřípadě rok zařazení dokumentu do skartačního řízení,podle spisového a skartačního plánu původceúčinného v době vyřízení dokumentu.(4) V příslušné evidenci dokumentů se zaznamenázpůsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu,který je adresátem vyřízení dokumentu. Byl-li dokumentvyřízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tatoskutečnost v evidenci dokumentů.§ 12Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta(1) Přehled spisových znaků je uveden ve spisovéma skartačním plánu původce.(2) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentupodle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentuve skartačním řízení.(3) Skartačním znakem „A“ (archiv) se označujedokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačnímřízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačnímznakem „S“ (stoupa) se označuje dokument bez trvaléhodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen kezničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) se označujedokument, který bude ve skartačním řízení posouzena navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení.(4) Dokument se označuje jedním skartačním znakem.Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícímskartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu,který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisuskartačním znakem má skartační znak „A“ vyšší hodnotunež skartační znak „V“ a skartační znak „V“ mávyšší hodnotu než skartační znak „S“.(5) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněnýmza skartačním znakem. Původce stanoví ve spisovéma skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutískartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta seurčuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářníhoroku následujícího po kalendářním roce,vněmž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartačnílhůty.(6) Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis seoznačuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtětoho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělenanejdelší skartační lhůta.§ 13Vyhotovování dokumentů(1) Dokument vytvořený původcem a určenýk odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název,sídlo nebo jiná identifikační adresa původce a číslojednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatnéevidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokumentse uvádí také číslo jednací odesílatele, popřípaděevidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručenéhodokumentu, pokud je obsahuje.(2) Dalšími náležitostmi dokumentu podle odstavce1 jsoua) datum podpisu dokumentu,b) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě početpříloh, pokud to povaha dokumentu umožňujeurčit,c) počet listů, počet listů příloh nebo počet svazkůpříloh, jde-li o dokument v analogové podobě,d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzickéosoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jinýprávní předpis 18 ), lze údaj o funkci fyzické osobypověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebnímčíslem.§ 14Podepisování dokumentů aužívání úředních razítek(1) Podmínky podepisování dokumentů v analogovépodobě odesílaných původcem, popřípadě osobyoprávněné k jejich podepisování, a podmínky používáníuznávaného elektronického podpisu, uznávanéelektronické značky, kvalifikovaného časového razítka,datových schránek a úředních razítek 19 ) stanoví spisovýřád původce; pokud původce nevydává spisovýřád 3 ), stanoví skutečnosti podle části věty před středníkemv jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisovéslužby.(2) Původce vede evidenci úředních razítek, obsahujícíotisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen,příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzalaaužívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka,datum vyřazení úředního razítka z evidence,podpis přebírající osoby a údaj o datu, popřípadě předpokládanémdatu, ztráty úředního razítka.(3) Původce oznámí ztrátu úředního razítka ne-18 ) § 69 správního řádu.19 ) § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů.

Částka 57 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Strana 2779prodleně Ministerstvu vnitra. V oznámení se uvede datum,od kdy je razítko postrádáno. Ministerstvo vnitrauveřejní oznámení o ztrátě razítka ve Věstníku vládypro orgány krajů a orgány obcí, ve Věstníku Ministerstvavnitra a dále způsobem umožňujícím dálkový přístup.(4) Původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátůvydaných akreditovanými poskytovateli certifikačníchslužeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založenyjím užívané uznávané elektronické podpisy,a kvalifikovaných systémových certifikátů, jichž jedržitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávanéelektronické značky, vydaných akreditovanýmposkytovatelem certifikačních služeb, a to v rozsahuúdajůa) číslo certifikátu,b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikátnebo kvalifikovaný systémový certifikát,c) počátek a konec platnosti certifikátu,d) heslo pro zneplatnění certifikátu,e) datum a důvod zneplatnění certifikátu,f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačníchslužeb,g) identifikace oprávněného uživatele zaručenéhoelektronického podpisu.§ 15Odesílání dokumentů(1) Odesílání dokumentů zajišťuje původce zejménaprostřednictvím výpravny, elektronické podatelnynebo datové schránky.(2) Výpravna je místo, kde se odesílaný dokumentv analogové podobě opatřuje náležitostmi k jeho odeslání.(3) V příslušné evidenci dokumentů se zaznamenádatum odeslání dokumentu.§ 16Ukládání dokumentů(1) Dokumenty a spisy se ukládají podle spisovéhoa skartačního plánu ve spisovně, nebo v elektronickémsystému spisové služby. Postup při ukládánídokumentů stanoví spisový řád původce; pokud původcenevydává spisový řád 3 ), stanoví tento postup v jinémvnitřním předpise, upravujícím výkon spisovéslužby.(2) Dokument nebo spis v analogové podobě,anebo dokument nebo spis v digitální podobě se předuložením kontrolují, jsou-li úplné.(3) Dokument v analogové podobě, popřípaděspis v analogové podobě, se považuje za úplný, obsahuje-liúdaje stanovené v § 5 odst. 4 písm. a) a b), spisovýznak, skartační znak a skartační lhůtu a v případěspisu také všechny dokumenty uvedené v soupisu dokumentůpodle § 9 odst. 2 písm. a) nebo ve sběrnémarchu podle § 9 odst. 2 písm. c).(4) Dokument v digitální podobě, popřípadě spisv digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřenmetadaty stanovenými v národním standardu pro elektronickésystémy spisové služby. Původce, pokud je tomožné, neúplný dokument v digitální podobě doplnío metadata, nebo ho převede do analogové podoby 12 )odpovídající datu jeho vyřízení a opatří ho náležitostmistanovenými v § 5 odst. 3 písm. a) a § 11 odst. 2 a 3,a to současně s vyřízením dokumentu, nebo uzavřenímspisu. Záznam o převodu do analogové podoby vyznačípůvodce do evidence dokumentů.(5) Původce vede evidenci uložených dokumentůa spisů obsahující zejména jejich názvy, spisové znaky,skartační znaky a skartační lhůty.(6) O zapůjčování a nahlížení do dokumentův analogové podobě vede spisovna evidenci, u dokumentův digitální podobě je evidence přístupů vedenaelektronickým systémem spisové služby. Postup při zapůjčovánía nahlížení do dokumentů stanoví spisovýřád původce; pokud původce nevydává spisový řád 3 ),uvede tento postup v jiném vnitřním předpise, upravujícímvýkon spisové služby.(7) Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničenídokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokumentv digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelnýmzpůsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámkyv evidenci dokumentů včetně čísla jednacíhodokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno.Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogovépodobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo„Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztrátařešena.Postup při vyřazování dokumentů a podrobnostiskartačního řízení§ 17(1) Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty,kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítkavyřazená z evidence.(2) Dokumenty, popřípadě spisy, v digitální podobězařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupníchdatových formátech stanovených v § 20 a opatřujíse metadaty stanovenými v národním standardupro elektronické systémy spisové služby. Pokud doku-

Strana 2780 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Částka 57ment, popřípadě spis, v digitální podobě není uložen vestanoveném výstupním datovém formátu, původce ho,je-li to možné, do požadovaného datového formátupřevede. Pokud dokument, popřípadě spis, v digitálnípodobě nelze opatřit metadaty nebo převést do požadovanéhovýstupního datového formátu, postupuje původcepodle § 16 odst. 4 obdobně.(3) Dokumenty obsahující utajované informace 20 ),které byly označeny skartačním znakem „S“, se zařazujído skartačního řízení bez zrušení stupně utajení;pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačníhořízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původcetyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí,změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačníhořízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominula u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen.Dokumenty obsahující utajované informace, které bylyoznačeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušitstupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení doskartačního řízení nezařazují, pokud není k jejich výběruoprávněn příslušný bezpečnostní archiv podle§ 53 zákona.(4) Způsob přípravy a průběh skartačního řízenístanoví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydáváspisový řád 3 ), stanoví způsob přípravy a průběhskartačního řízení v jiném vnitřním předpise, upravujícímvýkon spisové služby. Přípravy skartačního řízeníse vždy účastní posuzovatel skartační operace, kterýmje osoba odpovědná původci za provedení procesu výběruarchiválií, popřípadě osoba pověřená vedením spisovnynebo správního archivu. Pokud se do skartačníhořízení zařazují dokumenty obsahující utajovanéinformace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho přípravya průběhu se účastní pouze fyzické osoby, kterésplňují podmínky přístupu k utajované informaci prostupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněmutajení zařazené do skartačního řízení.(5) Původce sestaví seznamy dokumentů určenýchk posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů,uspořádaných podle spisových znaků, uvedeodděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumentyse skartačním znakem „S“. Dokumenty seskartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentůmse skartačním znakem „A“, nebo k dokumentůmse skartačním znakem „S“.§ 18(1) Původce předloží skartační návrh na vyřazenídokumentů, popřípadě razítek, včetně seznamu dokumentůpříslušnému archivu. Předkládá-li původce skartačnínávrh v listinné podobě, připojí k němu seznamydokumentů ve dvojím vyhotovení.(2) Na základě předloženého skartačního návrhuprovede pověřený zaměstnanec z příslušného archivuodbornou archivní prohlídku dokumentů, popřípaděúředních razítek, navrhovaných k vyřazení. Při odbornéarchivní prohlídcea) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem„A“ odpovídají požadavkům stanoveným zákonemk výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalouhodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům navrženýmke zničení,b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem„S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, žetrvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumentyse skartačním znakem „A“,c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem„V“ mezi dokumenty určené k prohlášeníza archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení,d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačníhořízení mají trvalou hodnotu,e) stanoví v součinnosti s původcem dobu a způsobpředání archiválií k uložení do příslušného archivu.(3) Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanecpříslušného archivu protokol o provedenémskartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů,popřípadě úředních razítek, vybraných za archiváliea vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípaděúředních razítek, označených skartačním znakem„S“.(4) Původce předá příslušnému archivu dokumenty,popřípadě úřední razítka, vybrané jako archiválie.O předání se sepíše úřední záznam 21 ) o předáníarchiválií k trvalému uložení v archivu, který obsahujezejména název, sídlo nebo jinou identifikační adresupůvodce, název příslušného archivu, počet a popisstavu předávaných archiválií, datum předání archiválií,jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osobypověřené podpisem záznamu za původce a za příslušnýarchiv a její podpis.(5) Původce na základě souhlasu ke zničení dokumentůoznačených skartačním znakem „S“, popřípaděúředních razítek, zabezpečí jejich zničení. Zničenímdokumentů, popřípadě úředních razítek, se rozumí je-20 ) § 2 písm. a) zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.21 ) § 15 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.

Částka 57 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Strana 2781jich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukcea identifikace obsahu.§ 19Spisová rozluka(1) Spisová rozluka se provádí při zrušení neboreorganizaci původce. Její součástí je vždy skartačnířízení, při němž se postupuje podle § 17. Ve skartačnímřízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartačnílhůty. Ostatní dokumenty a spisy se předávajínástupci původce podle předávacích seznamů.(2) Předávané vyřízené dokumenty a uzavřenéspisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší dopředávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvedepořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípaděspisu, doba jejich vzniku a množství (napříkladslova „2 svazky“), jméno, popřípadě jména, příjmenífyzických osob odpovědných za provedení spisovérozluky a jejich podpisy. Předávané nevyřízené dokumentya neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu,v němž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípaděspisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listůapříloh), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzickýchosob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejichpodpisy.(3) Předané nevyřízené dokumenty a spisy nástupcepůvodce nebo nástupnická část původce, vzniklápo reorganizaci, nově zaeviduje do své evidence dokumentůjako doručené.§ 20Výstupní datové formáty(1) Výstupním datovým formátem dokumentůuvedených v odstavcích 2 až 5 se rozumí formáty stanovenév těchto odstavcích proa) formát výstupu z elektronického systému spisovéslužby,b) formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně,která je součástí elektronického systémuspisové služby,c) formát pro předávání do digitálního archivu.(2) Formát Portable Document Format/Archive(PDF/A, ISO 19005) se použije jako výstupní datovýformát statických textových dokumentů a statickýchkombinovaných textových a obrazových dokumentů.(3) Jako výstupní datové formáty statických obrazovýchdokumentů se použijía) formát Portable Network Graphics (PNG, ISO//IEC 15948),b) formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6– nekomprimovaný), neboc) formát JPEG File Interchange Format (JPEG//JFIF, ISO/IEC 10918).(4) Jako výstupní datové formáty dynamickýchobrazových dokumentů se použijía) video programový nástroj pro komprimaci dat(kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2(MPEG-2, ISO/IEC 13818),b) video programový nástroj pro komprimaci dat(kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1(MPEG-1, ISO/IEC 11172), neboc) formát Graphics Interchange Format (GIF).(5) Jako výstupní datové formáty zvukových dokumentůse použijía) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat(kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2),b) zvukový programový nástroj pro komprimaci dat(kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), neboc) formát Waveform audio format (WAV), modulacePulse-code modulation (PCM).(6) Pro výstup z elektronického systému spisovéslužby podle odstavce 1 písm. a) lze současně použíttaké jiný datový formát.(7) Výstupním datovým formátem metadat, jimižjsou podle vyhlášky opatřovány dokumenty, se rozumíformát XML podle schématu XML, které je přílohounárodního standardu pro elektronické systémy spisovéslužby.§ 21Vedení spisové služby v mimořádných situacích(1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslovénebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádnésituace, v jejichž důsledku je původci znemožněnopo omezené časové období užívání jím vykonávanéspisové služby obvyklým způsobem (dále jen„mimořádná situace“), vede původce spisovou službunáhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku(dále jen „náhradní evidence“). Podrobnosti výkonuspisové služby v mimořádných situacích podlevěty první, zejména označování a evidenci dokumentů,způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, upravípůvodce ve spisovém řádu; pokud původce nevydáváspisový řád 3 ), uvede tyto skutečnosti v jiném vnitřnímpředpise, upravujícím výkon spisové služby.(2) Náhradní evidenci původce uzavře neprodleněpo ukončení mimořádné situace.(3) Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradníevidenci

Strana 2782 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Částka 57a) méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradníevidence do řádné evidence původce,b) déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účelyvýkonu spisové služby evidovány v náhradní evidencia do řádné evidence se přeevidují pouze tydokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.(4) Dokumenty evidované a vyřízené v náhradníevidenci se ukládají ve spisovně společně s ostatnímidokumenty původce.§ 22Přechodné ustanoveníUstanovení § 16 odst. 4 se po dobu 3 let ode dnenabytí účinnosti této vyhlášky použije pouze pro ukládánídokumentů se skartačními znaky „A“ nebo „V“.§ 23Zrušovací ustanoveníZrušuje se vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostechvýkonu spisové služby.§ 24ÚčinnostTato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. července2009.Ministr:Ing. Pecina, MBA v. r.