Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Částka 57 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Strana 2777dové číslo a označení určeného časového období, kterýmje zpravidla kalendářní rok, popřípadě označenínebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebojiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.Eviduje-li se dokument ve sběrném archupodle § 9 odst. 2 písm. c), obsahuje číslo jednací rovněžpořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu,kterým je chronologický přehled dokumentů ve spisu.(2) Sběrný arch obsahuje zejména číslo jednací dokumentunebo spisovou značku spisu (§ 9 odst. 3), k němužje veden, věc, pořadové číslo dokumentu ve spisu,datum doručení dokumentu, označení nebo zkratkuoznačení odesílatele, číslo jednací dokumentu odesílatele,pokud jím byl dokument označen, počet listů dokumentuv analogové podobě, počet listů nebo početsvazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinnépodobě jejich počet a druh.(3) Dokument zaevidovaný v samostatné evidencidokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatnéevidence dokumentů. Evidenční číslo obsahujevždy název samostatné evidence dokumentů a pořadovéčíslo.§9Tvorba spisu(1) Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebopomocí sběrného archu.(2) Pokud je spis vytvářena) spojováním dokumentů, potom se nový dokumentzaeviduje v evidenci dokumentů apřidělí se mučíslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatnéevidence dokumentů. V evidenci dokumentů seupředcházejícího i nového dokumentu nebo spisupoznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu jevždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejichčísly jednacími nebo evidenčními čísly zesamostatné evidence dokumentů,b) spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickémsystému spisové služby, potom je postupstanovený v písmenu a) nahrazen spojovánímdokumentů v digitální podobě formou vytvořeníkřížových odkazů,c) pomocí sběrného archu, potom jsou v evidenci dokumentůzaznamenány evidenční údaje o spisua iniciační dokument je zaevidován ve sběrnémarchu. V iniciačním dokumentu se za číslo jednacídoplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujícíchdokumentech spisu se za původní číslo jednacídoplní pomlčka nebo lomítko a následujícícelé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadovéčíslo zápisu dokumentu ve sběrném archu),ve kterém je zaevidován ve sběrném archu. Vesběrném archu se vedou údaje stanovené v § 8odst. 2 a další údaje, které jsou obsažené v podacímrazítku, popřípadě v jiném technologickém prostředkupodle § 5 odst. 5.(3) Vyžaduje-li to jiný právní předpis 17 ), je spisoznačen spisovou značkou, pod níž je také evidován.Spisovou značkou je zejménaa) číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného,původcem určeného dokumentu vloženéhove spisu, nebob) jiné označení, které původce pro své účely obvykleužívá nebo je z jiných důvodů považuje za účelné.(4) Součástí vyřízeného spisu je vždy vyhotovenídokumentu, kterým byl spis vyřízen, nebo záznamo jeho vyřízení.(5) Dokumenty v analogové podobě jsou ve spisuuspořádány chronologicky, a to vzestupně nebo sestupně.V odůvodněných případech lze dokumenty vespisu uspořádat podle jejich logických vazeb; pravidlapro takové uspořádání stanoví spisový řád původce,pokud původce nevydává spisový řád 3 ), stanoví tatopravidla v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkonspisové služby.§ 10Rozdělování a oběh dokumentů(1) Rozdělování doručených dokumentů provádípodatelna podle spisového řádu původce; pokud původcenevydává spisový řád 3 ), provádí se rozdělovánídoručených dokumentů podle jiného vnitřního předpisu,upravujícího výkon spisové služby. Zaevidovanýdokument se předává k vyřízení příslušnému útvarupůvodce, popřípadě osobě určené k jeho vyřízení.(2) Původce zajistí oběh dokumentů způsobemumožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty,identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum,kdy byly úkony provedeny.§ 11Vyřizování dokumentů(1) Dokument vyřizuje fyzická osoba pověřenápůvodcem.(2) Vyřídí-li osoba uvedená v odstavci 1 dokumentvzetím na vědomí, vyřízením při osobním kontaktu17 ) § 17 odst. 1 správního řádu.