Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Strana 2778 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Částka 57nebo telefonicky, učiní o tom záznam v evidenci dokumentů;jde-li o dokument v analogové podobě, učinío tom rovněž záznam na dokumentu nebo jeho obalu.(3) Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízeníspisový znak, skartační znak a skartační lhůta,popřípadě rok zařazení dokumentu do skartačního řízení,podle spisového a skartačního plánu původceúčinného v době vyřízení dokumentu.(4) V příslušné evidenci dokumentů se zaznamenázpůsob vyřízení dokumentu a identifikace subjektu,který je adresátem vyřízení dokumentu. Byl-li dokumentvyřízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tatoskutečnost v evidenci dokumentů.§ 12Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta(1) Přehled spisových znaků je uveden ve spisovéma skartačním plánu původce.(2) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentupodle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentuve skartačním řízení.(3) Skartačním znakem „A“ (archiv) se označujedokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačnímřízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačnímznakem „S“ (stoupa) se označuje dokument bez trvaléhodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen kezničení. Skartačním znakem „V“ (výběr) se označujedokument, který bude ve skartačním řízení posouzena navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení.(4) Dokument se označuje jedním skartačním znakem.Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícímskartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu,který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisuskartačním znakem má skartační znak „A“ vyšší hodnotunež skartační znak „V“ a skartační znak „V“ mávyšší hodnotu než skartační znak „S“.(5) Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněnýmza skartačním znakem. Původce stanoví ve spisovéma skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutískartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta seurčuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářníhoroku následujícího po kalendářním roce,vněmž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartačnílhůty.(6) Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis seoznačuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtětoho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělenanejdelší skartační lhůta.§ 13Vyhotovování dokumentů(1) Dokument vytvořený původcem a určenýk odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název,sídlo nebo jiná identifikační adresa původce a číslojednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatnéevidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokumentse uvádí také číslo jednací odesílatele, popřípaděevidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručenéhodokumentu, pokud je obsahuje.(2) Dalšími náležitostmi dokumentu podle odstavce1 jsoua) datum podpisu dokumentu,b) počet příloh; u dokumentu v digitální podobě početpříloh, pokud to povaha dokumentu umožňujeurčit,c) počet listů, počet listů příloh nebo počet svazkůpříloh, jde-li o dokument v analogové podobě,d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzickéosoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jinýprávní předpis 18 ), lze údaj o funkci fyzické osobypověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebnímčíslem.§ 14Podepisování dokumentů aužívání úředních razítek(1) Podmínky podepisování dokumentů v analogovépodobě odesílaných původcem, popřípadě osobyoprávněné k jejich podepisování, a podmínky používáníuznávaného elektronického podpisu, uznávanéelektronické značky, kvalifikovaného časového razítka,datových schránek a úředních razítek 19 ) stanoví spisovýřád původce; pokud původce nevydává spisovýřád 3 ), stanoví skutečnosti podle části věty před středníkemv jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisovéslužby.(2) Původce vede evidenci úředních razítek, obsahujícíotisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen,příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzalaaužívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka,datum vyřazení úředního razítka z evidence,podpis přebírající osoby a údaj o datu, popřípadě předpokládanémdatu, ztráty úředního razítka.(3) Původce oznámí ztrátu úředního razítka ne-18 ) § 69 správního řádu.19 ) § 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů.