Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Strana 2780 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Částka 57ment, popřípadě spis, v digitální podobě není uložen vestanoveném výstupním datovém formátu, původce ho,je-li to možné, do požadovaného datového formátupřevede. Pokud dokument, popřípadě spis, v digitálnípodobě nelze opatřit metadaty nebo převést do požadovanéhovýstupního datového formátu, postupuje původcepodle § 16 odst. 4 obdobně.(3) Dokumenty obsahující utajované informace 20 ),které byly označeny skartačním znakem „S“, se zařazujído skartačního řízení bez zrušení stupně utajení;pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačníhořízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původcetyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí,změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačníhořízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominula u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen.Dokumenty obsahující utajované informace, které bylyoznačeny skartačním znakem „A“, u nichž nelze zrušitstupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení doskartačního řízení nezařazují, pokud není k jejich výběruoprávněn příslušný bezpečnostní archiv podle§ 53 zákona.(4) Způsob přípravy a průběh skartačního řízenístanoví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydáváspisový řád 3 ), stanoví způsob přípravy a průběhskartačního řízení v jiném vnitřním předpise, upravujícímvýkon spisové služby. Přípravy skartačního řízeníse vždy účastní posuzovatel skartační operace, kterýmje osoba odpovědná původci za provedení procesu výběruarchiválií, popřípadě osoba pověřená vedením spisovnynebo správního archivu. Pokud se do skartačníhořízení zařazují dokumenty obsahující utajovanéinformace, u nichž nelze zrušit stupeň utajení, jeho přípravya průběhu se účastní pouze fyzické osoby, kterésplňují podmínky přístupu k utajované informaci prostupeň utajení, který mají dokumenty s nejvyšším stupněmutajení zařazené do skartačního řízení.(5) Původce sestaví seznamy dokumentů určenýchk posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů,uspořádaných podle spisových znaků, uvedeodděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumentyse skartačním znakem „S“. Dokumenty seskartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentůmse skartačním znakem „A“, nebo k dokumentůmse skartačním znakem „S“.§ 18(1) Původce předloží skartační návrh na vyřazenídokumentů, popřípadě razítek, včetně seznamu dokumentůpříslušnému archivu. Předkládá-li původce skartačnínávrh v listinné podobě, připojí k němu seznamydokumentů ve dvojím vyhotovení.(2) Na základě předloženého skartačního návrhuprovede pověřený zaměstnanec z příslušného archivuodbornou archivní prohlídku dokumentů, popřípaděúředních razítek, navrhovaných k vyřazení. Při odbornéarchivní prohlídcea) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem„A“ odpovídají požadavkům stanoveným zákonemk výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalouhodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům navrženýmke zničení,b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem„S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, žetrvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumentyse skartačním znakem „A“,c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem„V“ mezi dokumenty určené k prohlášeníza archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení,d) posoudí, zda úřední razítka zařazená do skartačníhořízení mají trvalou hodnotu,e) stanoví v součinnosti s původcem dobu a způsobpředání archiválií k uložení do příslušného archivu.(3) Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanecpříslušného archivu protokol o provedenémskartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů,popřípadě úředních razítek, vybraných za archiváliea vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípaděúředních razítek, označených skartačním znakem„S“.(4) Původce předá příslušnému archivu dokumenty,popřípadě úřední razítka, vybrané jako archiválie.O předání se sepíše úřední záznam 21 ) o předáníarchiválií k trvalému uložení v archivu, který obsahujezejména název, sídlo nebo jinou identifikační adresupůvodce, název příslušného archivu, počet a popisstavu předávaných archiválií, datum předání archiválií,jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osobypověřené podpisem záznamu za původce a za příslušnýarchiv a její podpis.(5) Původce na základě souhlasu ke zničení dokumentůoznačených skartačním znakem „S“, popřípaděúředních razítek, zabezpečí jejich zničení. Zničenímdokumentů, popřípadě úředních razítek, se rozumí je-20 ) § 2 písm. a) zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti.21 ) § 15 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.