Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Částka 57 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Strana 2775v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem.(4) Pokud původce vede spisovou službu v listinnépodobě,a) doručený dokument v analogové podobě, popřípadějeho obálku, opatří v den doručení otiskempodacího razítka, popřípadě využije jiný technologickýprostředek podle § 3 odst. 1; pokud je mudokument v analogové podobě předán mimo podatelnu,nebo pokud je vytvořen z podání učiněnéhoústně, postupuje původce podle § 2 odst. 1,b) jím vytvořený dokument v analogové podobě opatříčíslem jednacím nebo evidenčním číslem zesamostatné evidence dokumentů,c) dokument v digitální podobě převede prostředkyautorizované konverze 10 ) nebo jiné konverze doanalogové podoby, anebo provede převod dokumentuv digitální podobě do podoby analogové 12 );dokument v analogové podobě opatří číslem jednacímnebo evidenčním číslem ze samostatné evidencedokumentů a podacím razítkem, popřípadějiným technologickým prostředkem podle § 3odst. 1.(5) Otisk podacího razítka obsahuje položky provyplnění údajů oa) názvu původce,b) datu doručení dokumentu, a stanoví-li tak jinýprávní předpis, rovněž času jeho doručení,c) čísle jednacím nebo evidenčním čísle ze samostatnéevidence dokumentů,d) počtu listů dokumentu,e) počtu listinných příloh dokumentu v analogovépodobě a o počtu listů těchto příloh, popřípaděpočtu svazků listinných příloh dokumentu v analogovépodobě; u příloh v nelistinné podobě jejichpočet a druh;technologický prostředek podle § 3 odst. 1 obsahujeobdobný rozsah položek pro vyplnění údajů.(6) Při převedení dokumentu v analogové podoběna dokument v digitální podobě 11 ) se převáděný dokumentoznačí shodně s převedeným dokumentema zpravidla se uloží v úložišti převedených dokumentů;obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitálnípodobě na dokument v analogové podobě 12 ) s tím,že vzniklý dokument v analogové podobě se označíshodně spřeváděným dokumentem tak, aby byla zajištěnajednoznačná vazba mezi těmito dokumentya aby bylo možné jejich zpětné dohledání; převáděnýdokument v digitální podobě se uloží v úložišti převedenýchdokumentů. Podrobnosti převádění dokumentůupraví spisový řád původce; pokud původce nevydáváspisový řád 3 ), stanoví tyto podrobnosti v jinémvnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.Evidence dokumentů§6(1) Pokud doručené dokumenty, které byly označenyjednoznačným identifikátorem [§ 5 odst. 3písm. a)], a dokumenty, které byly vytvořeny původcem,podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů.Za tyto evidence se nepovažují kniha došlé pošty,kniha odeslané pošty a jiné evidenční pomůcky neodpovídajícípožadavkům stanoveným v § 7 odst. 2nebo v § 7 odst. 4.(2) Základní evidenční pomůckou spisové službyvedené v elektronické podobě je elektronický systémspisové služby. Základní evidenční pomůckou při vedeníspisové služby v listinné podobě je podací deník.Vyžaduje-li to jiný právní předpis, nebo pokud takstanoví původce, dokumenty se evidují v samostatnýchevidencích dokumentů; samostatné evidence dokumentůvedené v elektronické podobě jsou agendovéinformační systémy 13 ). Původce uvede ve spisovémřádu výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů,a to v členění podle jejich formy (elektronickánebo listinná); pokud původce nevydává spisovýřád 3 ), uvede tento výčet v jiném vnitřním předpise,upravujícím výkon spisové služby.(3) Pokud se při zapisování do evidence dokumentůpoužívají zkratky, evidence dokumentů obsahujejejich seznam s vysvětlivkami.(4) Elektronický systém spisové služby včetněagendových informačních systémů, které jsou jeho součástí,a to v rozsahu jejich využití pro plnění úkolůelektronické spisové služby, musí být kompatibilnís požadavky stanovenými národním standardem proelektronické systémy spisové služby 14 ).(5) Evidence dokumentů vedená v listinné podobě,zejména podací deník, je kniha vytvořená ze svázanýchaočíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce,pro něhož je vedena, rokem, v němž je užívána,a počtem všech listů; evidence se zabezpečuje proti od-12 ) § 69a odst. 4 a 6 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.13 ) § 2 písm. e) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech.14 ) § 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.