Vyhláška č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby

Strana 2776 Sbírka zákonů č. 191 / 2009Částka 57cizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému nebo nahodilémupřístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracováníúdajů, jakož i proti jinému zneužití. Zápisy v listinnéevidenci dokumentů se provádí srozumitelně,přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost.Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícímčitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřebyse chybný zápis doplní správným zápisem. K provedenéopravě se uvede datum, jméno, popřípadějména, příjmení a podpis fyzické osoby, která ji provedla.V elektronickém systému spisové služby seopravy a identifikace je provádějících osob zpracováváautomaticky, způsobem, který je stanoven národnímstandardem pro elektronické systémy spisové služby.§7(1) Pokud je dokument zaevidován v jednom typuevidence dokumentů a poté evidenčně převeden do jinéhotypu evidence dokumentů, primární evidenční záznamse ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu,včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu.(2) O dokumentu se vedou v podacím deníku nebov elektronickém systému spisové služby tyto údajea) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidovánv evidenci dokumentů (dále jen „pořadové číslo“),b) datum doručení dokumentu původci nebo datumvytvoření dokumentu původcem; datem vytvořenídokumentu původcem se rozumí datum jeho zaevidovánív evidenci dokumentů. U doručenéhodokumentu v digitální podobě se jako datum doručenívyznačí datum, kdy je dokument dostupnýelektronické podatelně 15 ), nebo kdy se do datovéschránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásífyzická osoba, která má s ohledem na rozsahsvého oprávnění přístup k doručenému dokumentu16 ), anebo kdy je dokument dodán do datovéschránky orgánu veřejné moci,c) adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořenýpůvodcem, uvede se slovo „Vlastní“,d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo zesamostatné evidence dokumentů, je-li jím dokumentoznačen,e) počet listů dokumentu v analogové podobě, početlistů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě;u příloh v nelistinné podobě jejich početa druh,f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc),g) označení útvaru původce, kterému byl dokumentpřidělen k vyřízení; pokud je původcem určenak vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se jejíjméno, popřípadě jména, a příjmení,h) způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání,počet listů dokumentu v analogové podobě, početlistů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě;u příloh v nelistinné podobě jejich početa druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh,i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentunebo rok, v němž dokument bude zařazendo skartačního řízení,j) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitálnípodobě, pokud se jedná o evidenci dokumentův digitální podobě v elektronickém systému spisovéslužby.(3) Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovýmčíslem 1 a je vždy složena z celých kladnýchčísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedenaod prvního kalendářního dne časového období,které původce stanoví pro vedení číselné řady v evidencidokumentů (dále jen „určené časové období“), a topřed zahájením určeného časového období. Evidencedokumentů vedená v elektronické podobě neumožní,aby na konci určeného časového období byl provedenzápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které jižbylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období,nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehoževidence náleží do následujícího určeného časového období.V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádkypod posledním zápisem na konci stránky proškrtnoua doplní se záznam o datu provedení posledního zápisua posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálněuvede ve tvaru „Ukončeno dne … pořadovýmčíslem …“. K záznamu se připojí jméno, popřípadějména, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedenímspisové služby.(4) V samostatné evidenci dokumentů v listinnénebo elektronické podobě se vedou zejména údaje stanovenév odstavci 2 písm. a), b), c), f), i) a j).§8Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidencedokumentů(1) Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentůse označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahujevždy označení nebo zkratku označení původce, pořa-15 ) § 2 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb.16 ) § 17 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.