Security Manager - ΤΕΥΧΟΣ 57

management Πρώτα η Ποιότητα
Συνεχής έλεγχος των ανάδοχων
Η σχέση μεταξύ ενός πελάτη-εργοδότη και ενός πάροχου
ιδιωτικών υπηρεσιών ασφάλειας είναι μια σχέση υπό ιδανικές
συνθήκες μακροχρόνιας συνεργασίας. Για αυτό το λόγο
θα πρέπει η συνεργασία να διέπεται από το επονομαζόμενο
πνεύμα καλής πίστης. Αυτό όμως σε καμία περίπτωση δεν
σημαίνει ότι ο πελάτης δεν έχει το δικαίωμα να πραγματοποιεί
ελέγχους στις διαδικασίες και στο προσωπικό του
ανάδοχου, ώστε να διαπιστώσει αν όντως αυτός μπορεί να
ανταποκρίνεται στις ποιοτικές απαιτήσεις που προδιαγράφονται
από την σύμβαση. Αυτοί οι έλεγχοι, (θα τους συναντήσετε
συχνά στην business ορολογία και ως audits) θα
πρέπει αρχικά να πραγματοποιηθούν σε αρχική φάση στο
στάδιο της δημοπράτησης και πριν επιλεγεί ο ανάδοχος,
αλλά να συνεχιστούν σε προγραμματισμένη συχνότητα
και καθόλη τη διάρκεια της σύμβασης. Φυσικά οι έλεγχοι
δεν είναι ανεξέλεγκτοι και το αντικείμενο τους αλλά
και ο τρόπος με τον οποίο θα γίνονται είναι απαραίτητο να
προδιαγράφονται και στα συμβατικά τεύχη δημοπράτησης
ούτως ώστε να αποφεύγονται παρεξηγήσεις που μπορούν
να προκαλέσουν προβλήματα στην συμφωνία. Αντικείμενο
των ελέγχων μπορεί να είναι οι διαδικασίες της εταιρείας
φύλαξης, ο τρόπος με τον οποίο αυτές τεκμηριώνονται, η
νομοθετική της συμμόρφωση, το επίπεδο του προσωπικού
φύλαξης και ο τρόπος με τον οποίο αντιδρούν σε έκτακτες
καταστάσεις. Πολύ σημαντική είναι και η διαδικασία μέσω
της οποίας ενημερώνονται οι ελεγχόμενες εταιρείες για
τα αποτελέσματα των ελέγχων καθώς οι απαντήσεις τους,
στις οποίες θα πρέπει να περιλαμβάνονται οι ενέργειες
στις οποίες θα προβούν για την αντιμετώπιση ενδεχομένων
αδυναμιών.
Στις προηγούμενες γραμμές αναφέρονται επιγραμματικά
οι κατευθύνσεις που πρέπει να ακολουθούνται κατά την
διαδικασία επιλογής ενός συνεργάτη για την παροχή υπηρεσιών
φύλαξης αλλά και πως πρέπει να γίνεται η επίβλεψη
του κατά την διάρκεια υλοποίησης της σύμβασης. Μέσα
όμως στον πολυσέλιδο οδηγό αναφέρονται και ποια είναι
εκείνα τα επικίνδυνα σημεία που πρέπει να αποφεύγουν
οι οργανισμοί που αποφασίζουν να προχωρήσουν σε μια
επιλογή ανάδοχου για θέματα ασφάλειας:
• Όχι υπερβολικά χαμηλές τιμές: Οι πολύ χαμηλές τιμές ε-
πιφέρουν και αρκετούς κινδύνους. Για αυτό δεν θα πρέπει
να πέφτουμε στην όντως ελκυστική παγίδα της αναζήτησης
όσο το δυνατόν μικρότερων τιμών.
• Αποφυγή στην πολυπλοκότητα όρων και υπερβολικών α-
παιτήσεων: Πολύπλοκοι όροι και υπερβολικές απαιτήσεις
καθιστούν πολύ δύσκολη την εφαρμογή των συμβάσεων
αλλά και τον ουσιαστικό έλεγχο των αναδόχων. Οπότε θα
πρέπει να αποφεύγονται και να υπάρχει όσο το δυνατόν
μια ρεαλιστική καταγραφή απαιτήσεων και όρων.
• Όχι στην διατήρηση σταθερών τιμών: Αυτή είναι μια παράμετρος
που έχει σημασία για μακροχρόνια συμβόλαια. Θα
πρέπει να υπάρχει μια παράγραφος στο συμφωνητικό που
να εξετάζει τον τρόπο αναπροσαρμογής του τιμήματος
ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του έργου με
τρόπο δίκαιο και για τα δύο αντισυμβαλλόμενα μέρη.
• Αποφυγή σύναψης συμβολαίων αορίστου διάρκειας: Πολύ
συχνά παρατηρείται το φαινόμενο στα συμβόλαια να τίθεται
ένας όρος που να επιτρέπει την σιωπηρή ανανέωση
του συμφωνητικού. Αυτό μπορεί σταδιακά να οδηγήσει σε
απώλεια του ελέγχου πάνω στον ανάδοχο καθώς με την
πάροδο των ετών θεωρεί την συνεργασία ως κεκτημένο
δικαίωμα του. Η διαδικασία ανανέωσης ενός συμβολαίου
μπορεί να αποτελέσει - αν γίνει ουσιαστικά - ένα εργαλείο
ανταλλαγής απόψεων πάνω σε διάφορα προβλήματα που
προέκυψαν κατά την εκτέλεση της σύμβασης ώστε να
επιλυθούν στο μέλλον.
• Αποφυγή ηλεκτρονικών δημοπρασιών: Οι ηλεκτρονικές
δημοπρασίες αποτελούν ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για
τα τμήματα προμηθειών. Όμως όταν έχουμε να κάνουμε
με την παροχή υπηρεσιών και όχι με την προμήθεια εξοπλισμού
θα πρέπει να αποφεύγονται καθώς όπως είδαμε
βασικό συστατικό μιας πετυχημένης δημοπρασίας είναι
και ο έλεγχος των υποψηφίων ανάδοχων που απαιτεί την
προσωπική επαφή μεταξύ των στελεχών των δύο μερών.
Καθορίζοντας την ποιότητα
Η ποιότητα όπως είδαμε και προηγουμένως δεν είναι ένα
μονοσήμαντο μέγεθος. Καθορίζεται από πολλούς παράγοντες
και εξαρτάται από διάφορα χαρακτηριστικά που διαφοροποιούνται
από περίπτωση σε περίπτωση. Για το λόγο αυτό
είναι σημαντικό να ποσοτικοποιήσουμε με κάποιο τρόπο
αυτά τα κριτήρια ώστε ο αγοραστής να μπορεί να αξιολογή-
40
ΜΑΪΟΣ - ΙΟΥΝΙΟΣ 2015