Shell Card Online Gebruikers handleiding
Shell Card Online Gebruikers handleiding
Shell Card Online Gebruikers handleiding
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> -<br />
<strong>Gebruikers</strong><strong>handleiding</strong><br />
In deze <strong>handleiding</strong> beschrijven we de belangrijkste functies van <strong>Shell</strong><br />
<strong>Card</strong> <strong>Online</strong>.<br />
1
Inhoudsopgave<br />
Hoofdstuk 1: Inloggen op <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> ....................................................................................... 3<br />
Hoofdstuk 2: Structuur van <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> ...................................................................................... 5<br />
Hoofdstuk 3: e-Invoicing ........................................................................................................................ 7<br />
Hoofdstuk 4: Kaartbeheer ...................................................................................................................... 8<br />
Hoofdstuk 5: Rapporten ....................................................................................................................... 10<br />
Hoofdstuk 6: Alerts ............................................................................................................................... 13<br />
Hoofdstuk 7: <strong>Gebruikers</strong>beheer ........................................................................................................... 14<br />
Appendix: Veelgestelde vragen ........................................................................................................... 16<br />
2
Hoofdstuk 1: Inloggen op <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong><br />
De link naar <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> kan worden gevonden op de website van <strong>Shell</strong> (u kunt uw<br />
locatie aan de linkerkant al naar gelang wijzigen): http://www.shell.nl/nld/products-<br />
services/on-the-road/card-services/shell-fuel-card-for-businesses-tpkg/fleet-<br />
management/shell-card-online.html<br />
U gaat dan direct naar de inlog-portal waar u kunt inloggen en zich kunt aanmelden<br />
(registreren) als u nog geen toegang hebt.<br />
3
Nadat u zich hebt aangemeld voor <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong>, ontvangt u uw gebruikers-id en<br />
wachtwoord via e-mail; voer deze in de velden User ID en Wachtwoord in om in te<br />
loggen op <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong>. Vergeet niet om uw wachtwoord te wijzigen nadat u voor<br />
de eerste keer hebt ingelogd. Voor uw eigen veiligheid dient u een wachtwoord te kiezen<br />
dat uit ten minste 8 tekens bestaat. U kunt in plaats van uw gebruikers-id ook uw e-<br />
mailadres en wachtwoord gebruiken om in te loggen.<br />
U wordt na het inloggen na de Home-pagina doorgestuurd.<br />
4
Hoofdstuk 2: Structuur van <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong><br />
De Home-pagina van <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> is verdeeld in meerdere onderdelen.<br />
De meest populaire functies van <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> zijn direct vanaf de Home-<br />
pagina toegankelijk.<br />
Als u gebruik maakt van e-invoicing, kunt u naar uw laatste factuur gaan door links<br />
onderaan op “e-invoicing” te klikken. Zie voor meer informatie hoofdstuk 3.<br />
U kunt vanaf de Home-pagina ook direct kaarten blokkeren of annuleren, een overzicht<br />
van uw kaarten bekijken, een kopie van uw PIN aanvragen of een nieuwe kaart bestellen.<br />
Aan de rechterkant kunt u het laatste nieuws over <strong>Shell</strong> lezen – vergeet niet om daar af en<br />
toe eens een kijkje te nemen.<br />
Klik voor meer vragen op “Contact opnemen met <strong>Shell</strong>” waarna er een apart venster zal<br />
worden geopend. Geef aan waarom u contact met <strong>Shell</strong> opneemt en voer uw vraag in<br />
het betreffende veld in. Voer daarna de veiligheidscode in en klik op Verzenden. Maak<br />
ook gebruik van de Help-knop als u <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> gebruikt. Deze verschijnt naast<br />
“Contact opnemen met <strong>Shell</strong>” op pagina's die meer uitleg behoeven. U kunt ook gebruik<br />
5
maken van de contextuele helpfunctie. Daartoe hoeft u op de betreffende pagina’s alleen<br />
maar op het ‘?’ te klikken.<br />
Onder “Mijn Profiel” kunt u uw e-mailinstellingen, nummer- en datumnotering, CSV-<br />
scheidingsteken, contactinformatie, bedrijfslogo en wachtwoord wijzigen en uw<br />
notificatievoorkeuren instellen.<br />
In “Mijn Links” kunt u gekozen ‘<strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong>’-pagina’s als favorieten instellen of<br />
velden op uw Home-pagina naar eigen wens configureren.<br />
Als u op “Afmelden” klikt, logt u uit.<br />
Alle onderdelen van <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> zijn toegankelijk vanaf de menubalk (zie boven).<br />
Beweeg uw muis over de verschillende menu-opties om de beschikbare subsecties te<br />
bekijken.<br />
Onder “Home” staan twee links, een naar de Home-pagina en een naar de Site Locator.<br />
Ga naar “Kaarten” voor een overzicht van uw kaarten; in de subsecties kunt u een nieuwe<br />
kaart bestellen, kaarten blokkeren of bekijken welke kaarten vernieuwd moeten worden.<br />
Onder “Alerts” kunt u uw alerts voor een aantal verschillende scenario’s beheren en<br />
bewerken.<br />
In “Rapporten” kunt u al naar gelang uw behoeften/voorkeuren rapporten aanmaken.<br />
Deze kunnen vervolgens in de door u gewenste opmaak worden afgedrukt. In hoofdstuk 4<br />
leest u meer hierover.<br />
Onder “Administratie” kunt u nieuwe gebruikers instellen, nieuwe accounts aanmaken en<br />
de toegang tot bepaalde functies beheren.<br />
6
Hoofdstuk 3: e-Invoicing<br />
Met e-invoicing bespaart u op de factuurkosten en het is ook nog eens beter voor het<br />
milieu. In het onderdeel e-invoicing (direct toegankelijk vanaf de Home-pagina en de<br />
menubalk) kunt u:<br />
zich aanmelden voor e-invoicing als u daar nog geen gebruik van maakt<br />
uw facturen bekijken en een papieren exemplaar bestellen nadat u zich voor e-<br />
invoicing hebt aangemeld<br />
U kunt direct vanaf de Home-pagina van <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> uw meest recente factuur<br />
bekijken door op de link “e-invoicing” onderin het scherm te klikken.<br />
Als u in de menubalk op “Facturen” klikt, krijgt u toegang tot het factuuroverzicht (werkt<br />
hetzelfde als alle andere rapporten in <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong>). Raadpleeg voor meer informatie<br />
over rapporten het hoofdstuk “Rapporten”.<br />
7
Hoofdstuk 4: Kaartbeheer<br />
In dit hoofdstuk worden de meest belangrijke kaartbeheerfuncties beschreven. Deze zijn<br />
direct vanaf de Home-pagina en de menu-optie “Kaarten” in de menubalk toegankelijk.<br />
Alle beschikbare functies zijn hieronder weergegeven.<br />
We nemen nu de procedure voor het bestellen van kaarten door.<br />
4.1 Een kaart bestellen<br />
Stap 1: Klik op “Voeg een kaart toe aan uw bestelling”.<br />
Stap 2: Selecteer in het pop-upvenster de gewenste kaartspecificaties. Als u een<br />
voertuigspecifieke kaart nodig hebt, klik dan onderaan op “Specifiek voertuig”. Volg<br />
hetzelfde proces voor een bestuurderspecifieke kaart of een kaart voor een specifiek<br />
voortuig en een specifieke bestuurder. U kunt een kaartgroep toevoegen of een nieuwe<br />
groep voor de bestelde kaart aanmaken. U kunt dat ook direct in het kaartoverzicht doen<br />
door op “Kaartgroep” te klikken en deze aan uw wensen aan te passen.<br />
8
Klik als u klaar bent op “Bestellen” om het adres waar de kaart naartoe kan worden<br />
gestuurd te bevestigen.<br />
9
Hoofdstuk 5: Rapporten<br />
<strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> bevat een groot aantal standaardrapporten die kunnen worden gebruikt<br />
om uw transactiegegevens op snelle en eenvoudige wijze te analyseren. U kunt elk<br />
rapport aan uw eigen wensen aanpassen en indien nodig downloaden of afdrukken. Het<br />
overzichtsscherm voor rapporten (zie onder) is toegankelijk in de menubalk onder de optie<br />
“Rapporten”.<br />
Stap 1: Selecteer het gewenste rapport. De korte omschrijvingen helpen u bepalen welk<br />
rapport u moet kiezen.<br />
OPMERKING! Gebruik “Gegevens downloaden” alleen voor grote gegevensbestanden.<br />
10
Stap 2: In het volgende scherm selecteert u de vereiste instellingen en klikt u op “Maak<br />
rapport” om het resultaat weer te geven.<br />
Het uitvoeren van de online-analyse kan wat tijd in beslag nemen en de resulterende<br />
rapportages zijn bedoeld voor real-time analysedoeleinden. Klik op “Rapportinstellingen”<br />
(bovenaan het scherm) om het rapport aan uw eigen wensen aan te passen.<br />
11
Selecteer de gewenste informatie en de volgorde waarin deze wordt weergegeven. Klik<br />
op “Instellingen toepassen” om de wijzigingen van kracht te laten worden.<br />
Opmerking: Als de paginagrootte te groot of te klein is (staat standaard ingesteld op 50<br />
items per pagina), kunt u dat wijzigen door naar het eind van de lijst te scrollen en de<br />
waarde in het veld ‘Paginagrootte’ aan te passen. Als u vervolgens op “Wijzigen” klikt,<br />
ververst <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> de pagina op basis van de nieuwe instellingen. De nieuwe<br />
paginagrootte wordt door <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> opgeslagen en op alle lijsten toegepast. U<br />
kunt de paginagrootte op elk gewenst moment en in elke lijst aanpassen in <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong><br />
<strong>Online</strong>.<br />
U kunt gegevens ook exporteren, bijvoorbeeld naar een Excel-bestand. Klik daartoe op<br />
“Gegevens downloaden” (naast de knop “Rapportinstellingen”). U kunt kiezen uit csv,<br />
Excel en PDF.<br />
12
Hoofdstuk 6: Alerts<br />
U kunt in <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> ‘alerts’ aanmaken om een notificatie naar uw inbox (of<br />
willekeurig ander e-mailadres) te laten sturen als de <strong>Shell</strong>-kaart onder ongebruikelijke<br />
omstandigheden wordt gebruikt. De informatie in dit hoofdstuk legt uit hoe u de criteria<br />
kunt instellen en op welke manier de ‘alerts’ verwerkt moeten worden.<br />
Ga naar “Alertprofielen” om een ‘alert’ in te stellen. U kunt een groot aantal profielen<br />
aanmaken en deze eenvoudig aan uw kaarten en/of accounts toekennen.<br />
Alle alertmeldingen kunnen in het alarmrapport worden bekeken. Als het ‘alert’ eenmaal is<br />
verwerkt, kan de status van “In behandeling” naar “Verwerkt” worden veranderd.<br />
De menubalk bevat ook een optie om het rapport te downloaden of af te drukken.<br />
13
Hoofdstuk 7: <strong>Gebruikers</strong>beheer<br />
Dit hoofdstuk bevat informatie over de manier waarop de systeembeheerder online-<br />
gebruikers kan toevoegen en (de toegangsrechten van) bestaande gebruikers kan<br />
beheren.<br />
Stap 1: Selecteer in het hoofdmenu “Administratie” en vervolgens “Mijn gebruikers”.<br />
Stap 2: Er wordt een overzicht van alle gebruikers getoond. Selecteer een gebruiker in het<br />
overzicht en klik op “<strong>Gebruikers</strong>naam” of “<strong>Gebruikers</strong>-id” om de gegevens te bewerken.<br />
Klik op “Nieuwe gebruiker aanmaken” om een nieuwe gebruiker toe te voegen.<br />
Hieronder treft u informatie aan over hoe u een nieuwe gebruiker kunt aanmaken.<br />
Stap 3: Voer de gegevens van de nieuwe gebruiker in. Het gebruikers-id kan naar wens<br />
worden gekozen maar dient uit ten minste 8 tekens te bestaan.<br />
Stap 4: Stel de toegangsrechten voor de nieuwe gebruiker in door in “Naam Applicatie”<br />
de ‘<strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong>’-module die u aan uw gebruiker wilt toekennen, te selecteren<br />
o <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> – standaardtoegang en -rapportage<br />
o <strong>Card</strong> Deck Management – kaarten blokkeren/bestellen<br />
o Advanced Reports – voor premiumtoegang (hier kunnen extra kosten voor<br />
worden berekend)<br />
14
Als u buiten het Toepassingsvenster klikt, worden de tabellen Rol, Klant en Account<br />
automatisch ingevuld op basis van de gekozen applicatie.<br />
Stap 5: De informatie in de tabel Rol kunt u ongewijzigd laten (voor toekomstig gebruik)<br />
Stap 6: Selecteer in de tabel Klant de betaler die u aan de nieuwe gebruiker(s) wilt<br />
toekennen<br />
Stap 7: Selecteer in de tabel Account de accounts onder elke klant (indien het er meerdere<br />
zijn)<br />
Stap 8: Als u in Toepassing “<strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong>” hebt geselecteerd, dient u de onderdelen<br />
“Wijziging geautoriseerd” en “Aanvinken om waarschuwings e-mail te ontvangen” te<br />
configureren. U kunt de privileges selecteren die aan de nieuwe gebruiker worden<br />
toegewezen.<br />
Stap 9: Klik als u klaar bent op “Opslaan”. De nieuwe gebruiker ontvangt zijn/haar<br />
persoonlijke inloggegevens via e-mail.<br />
Opmerking: Na het opslaan keert u automatisch terug naar de lijst Mijn <strong>Gebruikers</strong>.<br />
15
Appendix: Veelgestelde vragen<br />
1) Hoe kan ik de systeembeheerder wijzigen?<br />
- De systeembeheerder kan niet door de gebruiker worden gewijzigd. Stuur een e-<br />
mail naar onze afdeling Klantenservice generalcardrequests-nl@shell.com om de<br />
wijziging aan te vragen.<br />
2) Mijn online-profiel geeft geen toegang tot alle functies. Ik zou graag alle<br />
beschikbare functies willen gebruiken.<br />
- <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> is onderverdeeld in verschillende modules. Neem contact op met<br />
onze afdeling Klantenservice om toegang tot de verschillende functies aan te<br />
vragen.<br />
3) Waar kan ik aanvullende informatie over <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> vinden?<br />
- Ga naar www.euro<strong>Shell</strong>.nl/shellcardonline. Hier treft u meer informatie aan. U<br />
kunt ook contact opnemen met onze afdeling Klantenservice op 0900 202 27 30<br />
4) Hoe kan ik de paginagrootte wijzigen als ik een lijst bekijk, bijvoorbeeld een<br />
transactierapport?<br />
- Onderaan elke lijst in <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> is een veld “paginagrootte”.U kunt de<br />
waarden daar naar wens aanpassen en vervolgens op de knop Wijzigen klikken.<br />
De wijziging wordt dan toegepast op ALLE lijsten in <strong>Shell</strong> <strong>Card</strong> <strong>Online</strong> maar kan<br />
op elk gewenst moment en in elke lijst weer opnieuw worden aangepast.<br />
5) Wat is het verschil tussen “Factuurdatum” en “Alle transacties” in een<br />
transactierapport?<br />
- Als u kiest voor Factuurdatum krijgt u alle transacties in een bepaalde<br />
factuurperiode te zien en als u op Alle transacties klikt, krijgt u alle transacties te<br />
zien in de geselecteerde periode, ongeacht tot welke factuur elke transactie<br />
behoort. De Factuurdatum dient overeen te komen met de datums van uw facturen<br />
en is een vervolgkeuzelijst. Alle transacties kan daarentegen vrij worden gekozen<br />
en staat standaard op ‘7 dagen voorafgaand aan vandaag’.<br />
6) Welke gegevens krijg ik als ik het rapport Bulkgegevens downloaden selecteer?<br />
- Het Bulkrapport is ongeveer hetzelfde als een transactierapport en wordt gebruikt<br />
als u een groot aantal gegevens (bijv. meer dan 2000 items) nodig hebt. Het<br />
Bulkrapport bevat alle standaardinformatie zoals:<br />
o Productcode en -naam<br />
o Kaartgroep-id en -naam<br />
16
o Transactiegegevens – datum & tijd, bedrag, hoeveelheid, enz.<br />
o Kaartgegevens<br />
17