Generelle regler for udstedelse og brug af betalingskort - Kolding ...

KOLDING KOMMUNE
Principper for økonomistyring
_____________________________________________________________
Generelle regler for udstedelse og brug af betalingskort
Formål
Betalingskort kan udstedes til ledende medarbejdere, der som en del af deres arbejde regelmæssigt
har behov for at foretage større kontante betalinger i Danmark, i udlandet eller på Internettet.
Som eksempler på ledende medarbejdere kan nævnes:
• Ledende medarbejdere, der har regelmæssig rejseaktivitet – herhjemme og/eller i udlandet.
• Ledende medarbejdere på områder, hvor indkøb via Internettet foretages ofte.
Ved betalingskort forstås primært hæve- og betalingskort, som er knyttet til bestemte brugere. Lov
om visse betalingsmidler regulerer også andre midler, som kan benyttes til at erhverve varer eller
tjenesteydelser, foranledige overførsel af beløb, hæve penge eller foretage andre betalingstransaktioner.
Disse andre midler er ikke omfattet af nærværende regelsæt.
Betalingskort med forudindbetalt, begrænsede, disponible beløb er ikke omfattet af nærværende
regelsæt, men skal følge reglerne for udbetaling af kasseforskud. Det betyder at kortbrugeren hæfter
for tab og misbrug af kortet. Ligeledes vil andre betalingskort med begrænset anvendelsesområde
falde udenfor nærværende regelsæt (fx. GSM-kort til brug i mobiltelefoner).
Der må - hvor Kolding Kommune er anført som kortindehaver - alene anvendes betalingskort, som
er omfattet af lov om visse betalingsmidler.
Betalingskortene tilhører kommunen, der i nærværende regelsæt fastsætter omfanget af brugen.
I det følgende beskrives det regelsæt, der regulerer de situationer,
• hvor kommunens medarbejdere anvender betalingskort til tjenstlige formål, dvs. primært til
betalinger i forbindelse med tjenesterejser o.a.
• hvor medarbejdere i kommunen har behov for at købe varer og tjenesteydelser via Internettet,
og hvor betalingen skal ske ved anvendelse af et betalingskort.
Reglerne beskriver udelukkende særlige forhold for selve betalingen med og håndteringen af betalingskort.
Generelle regler for indkøb, anvisning, attestation mv. skal også iagttages ved brug af
betalingskort og beskrives ikke her.
1

Ansvar
Økonomidirektøren har det overordnede ansvar for administrationen af betalingskort udstedt til
medarbejdere i Kolding Kommune.
En medarbejder, til hvem, der er udstedt et betalingskort, har ansvar for at følge de retningslinier,
der gælder for kortets anvendelse. Retningslinierne er beskrevet i nærværende bilag, og i de regler,
der er fastsat i national lovgivning og af kortudsteder.
Kortbruger skal selv kontrollere kortets gyldighed og udløb.
Tjenstlig contra privat anvendelse
Betalingskort anskaffet af kommunen må udelukkende anvendes tjenstligt. Betalingskortet må således
ikke anvendes til betaling for ydelser, der er kommunen uvedkommende.
I tilfælde af, at et betalingskort ønskes anvendt såvel tjenstligt som privat, skal betalingskortet anskaffes
af den enkelte medarbejder, som selv hæfter for forbrug etc. Kommunen dækker ikke tab i
forbindelse med anvendelse og bortkomst af privatkort, uagtet at dette anvendes til betaling for
ydelser til Kolding Kommune. Kontingent m.v. for privatkort er kommunen uvedkommende.
Regelsættet regulerer alene de forhold, hvor kommunen er kortindehaver. For privatkort udstedt i
medarbejderens navn, hæfter indehaveren af kortet personligt.
Oprettelse og administration af betalingskort
Alene borgmesteren og de faste medlemmer af kommunens direktion bemyndiges til at erhverve
betalingskort med kommunen som kortindehaver (kortbrugere).
Andre ledende medarbejdere kan bemyndiges til at erhverve betalingskort efter Økonomidirektørens
godkendelse i hvert enkelt tilfælde.
Forvaltningsgrendirektøren skal fremsende anmodning eller ansøgning om oprettelse til Finansforvaltningen,
Regnskabsafdelingen, der foretager den videre ekspedition eller sagsbehandling.
Ved fratræden, overgang til anden stilling m.v., eller hvor kortet ikke længere ønskes anvendt, afleveres
betalingskortet til Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen, der pr. anbefalet brev returnerer
kortet i overklippet stand og foretager afmelding til kortudsteder. Afmelding af privat/supplementskort
foretages af kortbruger mod orientering til Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen.
Der må udelukkende anskaffes betalingskort, som giver kommunen tilsvarende hæftelses- og ansvarsforhold
som gives private brugere jf. Lov om visse betalingsmidler, Lovbekendtgørelse 1501
af 20. december 2004. Det vil sige, at korttypen ikke udelukkende må udbydes til erhvervsdrivende.
Økonomidirektøren beslutter i samråd med rådgiver fra kommunens pengeinstitut eller anden finansiel
rådgiver, hvilke korttyper, der anvendes i hvilke situationer. Følgende korttyper anvendes pt:
• EUROCARD
• DINERS CLUB
2

EUROCARD kan anvendes i såvel Danmark som udlandet. Kortet er et kreditkort, hvor faktureringen
sker en gang månedlig.
DINERS CLUB kan anvendes i såvel Danmark som udlandet, Kortet er et kreditkort, hvor faktureringen
sker en gang månedlig.
Kortene kan udstedes med eller uden PIN-kode. Udstedes kortet med PIN-kode skal kortbrugeren
sikre sig at koden er hemmelig og personlig og ikke overdrages til andre.
Såfremt der foretages ændringer i de tilsluttede kortsystemers ansvarsmæssige og vedtægtsmæssige
forhold, skal kortbrugeren meddele dette til Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen,
der vil forelægge ændringen til Økonomidirektørens afgørelse. Afgørelsen skal foranlediges truffet
inden for den af kortudsteder fastsatte frist.
Anvendelse af betalingskort
Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at anvende betalingskortet i overensstemmelse med
de generelle betingelser og anbefalinger, som fremgår af kontrakten med kortudstederen og af nærværende
regelsæt.
Kreditkort skal tilmeldes BetalingsService, så rettidig betaling til kortudsteder sikres.
Betalingskort må alene anvendes i situationer, hvor der normalt fordres kontant betaling for den
leverede ydelse eller til køb på Internettet, hvor købet kun kan ske direkte på Internettet. I så vidt
omfang som muligt skal der fordres fakturering med en for området almindelig kredittid.
Kortet kan undtagelsesvist i et mindre omfang benyttes til at hæve kontanter til brug for kontante
udlæg i forbindelse med tjenesterejser i udlandet til senere afregning, eksempelvis taxakørsel.
Betalingskortet må ikke anvendes med det formål alene at opnå kontantrabatter.
Der skal altid ved betaling med kortet forlanges udstedt kvitteringsblanket fra betalingsmodtager
samt faktura over den/de modtagne ydelse(r).
Kortudstederens fordring og betalingsmodtagerens levering af ydelser og varer er normalt to forskellige
aftaleforhold. Dette indebærer, at kortindehaver ikke overfor kortudsteder kan gøre mangelsindsigelser
ved varen/ydelsen gældende. Mangelsindsigelse skal derfor straks foretages overfor
betalingsmodtager, og forinden betaling med betalingskort erlægges til betalingsmodtager. Dette
indebærer, at kortbrugeren straks skal kontrollere varens/tjenesteydelsens:
1. korrekte materielle indhold
2. korrekte beløbsmæssige indhold
Er der tale om mangler ved ydelsen eller varen, må betaling ved betalingskort ikke finde sted.
Der må aldrig foretages betaling med betalingskort for endnu ikke leverede varer og ydelser. Betaling
kan dog undtagelsesvis foretages mod forudgående kontrol af varens korrekte materielle og
beløbsmæssige forhold, såfremt varen kan individuelt identificeres som tilhørende Kolding Kommune
eller ved køb på Internettet, hvor andet ikke er muligt.
3

Betalingsmodtager kan ikke gøre forhold hos kortudstederen gældende overfor kortindehaver og
kræve fornyet betaling og morarenter hos kortindehaver.
Gebyrer (eventuelt kurstillæg) betales af kommunen ved ydelser, der kan henføres til kommunen.
Årskontingent og kortgebyr betales af kommunen.
Den enkelte medarbejder er ansvarlig for at:
• gemme den nødvendige dokumentation for anvendelsen
• udkontere samleopgørelserne fra kortudstederen på de relevante udgiftsområder
• attestere forbruget
Da der principielt er tale om betalinger til den pågældende selv, skal samleopgørelserne fra kortudstederen
godkendes af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område, jf.
kravet herom i kasse- og regnskabsregulativet.
Bilagene bogføres og arkiveres sammen med øvrige regnskabsbilag for den pågældende forvaltningsgren/afdeling.
Misbrug af betalingskort
Kortindehaver er kun ansvarlig for tab som følge af uberettiget brug af betalingskortet, hvis:
1. kortbrugeren har mistet dette ved grov uagtsomhed
2. kortbrugeren har undladt at underrette kortudsteder snarest muligt efter at have fået kendskab
til, at kortet er bortkommet eller inden rimelig tid efter bortkomsten.
Kortbrugeren må aldrig overlade kortet eller kortets PIN-kode til andre. Misbruges kortet af nogen,
kortbrugeren har overladt kortet til, hæfter kortbrugeren for det kommunen påførte tab.
Ansvarsgrænsen i henhold til lov om visse betalingsmidler, ved simpel og grov uagtsomhed, dækkes
af kommunen ved bortkomst af kortet med det i henhold til Erhvervsministeriet fastsatte beløb.
Ved privatkort hæfter kortbrugeren selv.
Kortbrugeren skal straks efter at have fået kendskab til kortets bortkomst underrette kortudsteder.
Kortudsteder skal straks underrettes telefonisk og derefter hurtigst muligt pr. anbefalet brev. Kortbrugeren
skal underrette kortudsteder om:
1. eventuelle vidner til bortkomsten
2. tidspunkt og dato for bortkomsten
Herudover skal det lokale politi straks underrettes om tabet.
Procedurer, der af kortudsteder er beskrevet for forsvundne kort m.v., skal nøje følges.
Ved den første telefoniske underretning skal kortbrugeren notere tidspunktet og datoen for underretningen,
samt til hvilken person hos kortudsteder underretningen er givet.
Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen skal samtidig med underretningen pr. anbefalet brev
tilsendes de noterede oplysninger.
4

Anvendelse til indkøb på Internettet
Generelt
Ansøgning om erhvervelse af betalingskort til brug for køb på Internettet skal ske via Finansforvaltningen,
Regnskabsafdelingen
Antallet af betalingskort, som ønskes anvendt til indkøb på Internettet, skal begrænses, idet antallet
skal stå i et rimeligt forhold til antallet af brugere. Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen tager
stilling til, hvor mange kort der kan udstedes.
Køb på Internettet med betalingskort må alene anvendes i situationer, hvor købet kun kan ske direkte
på Internettet og altid under hensyn til kommunens indkøbspolitik. Køb af produkter som downloades
skal altid ske i samarbejde med IT-afdelingen.
Bemyndigelsen gives til enkeltstående købsordrer på max. 10.000 kr. Enkeltstående købsordrer på
over 10.000 kr. skal godkendes af forvaltningsgrendirektøren, og er den over 50.000 kr. skal købsordren
godkendes i det politisk ansvarlige udvalg.
Fysiske sikkerhedstiltag
For at begrænse risikoen ved anvendelsen må kortet ikke bruges rent fysisk. Det skal derfor klippes
over ved modtagelsen og delene opbevares forsvarligt at kortindehaveren. [Da kortet er kortudsteders
ejendom må det ikke blot smides væk – det skal kunne returneres på anfordring].
Tilsvarende gælder, at ingen må få kendskab til den pin-kode, som følger med kortet. Kuverten med
pin-koden skal derfor makuleres uåbnet.
Forretningsgang ved køb
Når en medarbejder har brug for at købe på nettet, sker betalingen ved at anføre kortnummer og.
kontrolcifre.
Følgende forholdsregler skal altid efterleves:
• Foretag altid en kontrol, af om der er tale om en sikker forbindelse.
• Opgiv aldrig kortnummer, medmindre du befinder dig i en decideret købssituation
• Hvis du på Internettet bliver bedt om at taste et kreditkortnummer for at komme videre til en
anden side eller som en del af "medlemsoplysninger", må du aldrig gøre det.
Hvis du ønsker at købe noget, bør du - før du opgiver kortnummer - læse købsbetingelserne grundigt
igennem. Specielt mulighederne for at ophæve købet. Samtidig skal du sikre dig, at du ikke
med dette ene køb kommer til at starte et abonnement eller tegne dig for flere betalinger, hvis dette
ikke er hensigten. Endvidere skal du forinden afsendelse af købsordre, foretage en vurdering af leverandøren.
Det er ikke tilladt at starte et abonnement uden særskilt godkendelse af forvaltningsgrendirektøren.
Kortet kan ikke anvendes i situationer, hvor pin-koden kræves indtastet.
5

Der tages et skærmprint e. lign. af bestillingen, så der er dokumentation for bestilling, pris m.m.
Dette materiale er en del af dokumentationen for kommunens regnskabsføring og skal opbevares jf.
de almindelige regler herfor. Husk også at gemme web-adressen til forretningen og siden, hvor du
eventuelt kan afbestille købet/abonnementet igen.
Der sendes en adviseringsmail til Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen (anfør evt. navn
og/eller mailadresse på den konkrete person) om købet, idet denne afdeling sørger for kontering.
Mailen skal oplyse om:
• På hvilken konto skal udgiften konteres
• Beløb (evt. cirka-beløb, idet der ofte vil være tale om fremmed valuta)
• Øvrige oplysninger om selve købet (formål, hvad osv.)
Oversigt fra BetalingsService sendes til indkøbsdisponenten med anmodning om godkendelse af, at
varen er modtaget samt anvisning. Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen påser om der skal ske
selvangivelse af moms og afgift, og foretager denne hvis nødvendigt.
Hvis varen ikke modtages eller ikke svarer til det forventede, skal Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen
snarest underrettes herom, idet betalingen i så fald skal tilbageføres.
Det er op til den der foranlediger købet at forfølge sagen over for leverandøren.
Forretningsgang ved betaling
For at sikre rettidig betaling og for at få et overblik over kortets anvendelse skal dette være tilmeldt
BetalingsService.
Regninger fra kortudsteder og oversigt fra BetalingsService skal tilgå Finansforvaltningen, Regnskabsafdelingen,
som arkiverer regninger og kontoudtog samlet. Adviseringsmails vedhæftes regningen
fra kortudsteder, så der er dokumentation for attestationen.
Hvis der for en eller flere poster ikke er modtaget en adviseringsmail, søger Finansforvaltningen,
Regnskabsafdelingen i første omgang at afklare, hvem der har foretaget indkøbet. Er dette ikke muligt,
tilbagekaldes betalingen fra BetalingsService. Det er så op til leverandøren af varen/tjenesteydelsen
at forfølge sagen over for den, der har forestået indkøbet.
6