Dagsorden bestyrelsesmøde 31. januar 2012 - Højstrup Bolig

BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP
Møde i organisationsbestyrelsen
Dagsorden
Mødetid: Tirsdag den 31. januar 2012 kl. 17.00
Mødested: Kontoret, Thomas B. Thriges Gade 32, 5000 Odense C
Mødedeltagere: Steen Brink SB
Susanne Bach Petersen SBP
Helle Christiansen HC
Bente Jensen BJ
Sara Ottesen SO
Søren Damgaard SD
Christian Arneborg CA
Afbud:
Desuden deltog: Jens Pilholm
Klaus Hansen
Dagsorden:
1) Referat fra sidste møde
Sagsfremstilling (Åbent):
Referatet er tidligere udsendt og godkendt.
Eventuelle bilag:
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:
2) Revisionsprotokol
Sagsfremstilling (Åbent):
a) Side 571 – 574 vedrørende uanmeldt kasseeftersyn tilføjes
revisionsprotokollen efter underskrift.
b) Herudover foreligger side 28 – 29 vedrørende uanmeldt kasseeftersyn i
Boligforeningen Højstrup Erhverv ApS til underskrift.
Eventuelle bilag:
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Forelægges til bestyrelsens underskrift.
Beslutning:
JP
KH

BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP
Møde i organisationsbestyrelsen
3) Styringsdialog
Sagsfremstilling (Åbent):
Endeligt referat fra styringsdialogmødet med Odense Kommune til orientering.
Eventuelle bilag:
Referat af styringsdialogmødet udarbejdet af Odense Kommune.
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Taget til efterretning.
Beslutning:
4) Mødeplan for de ordinære afdelingsmøder:
Sagsfremstilling (Åbent):
Mødeplanen for forårets ordinære afdelingsmøder foreligger, hvorefter
bestyrelsens fordeling af mødedeltagelsen kan foretages.
Eventuelle bilag:
Mødeplan af 17.01.2012
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:
5) Diverse afdelinger – ”Vision og ideoplæg”.
Sagsfremstilling (Åbent):
Som bekendt er forholdsvise omfattende Helhedsplaner for afdeling 2/7 og 9
under udarbejdelse. Herudover har C & W arkitekter A/S givet tilbud på
udarbejdelse af ”Vision og ideoplæg”, der kan danne grundlag for fremsendelse
af ansøgning om Helhedsplan til Landsbyggefonden for afdelingerne 4, 5, 11, 12
og 17.
Administrationen indstiller, at der i første omgang indgås aftale for så vidt angår
afdeling 4, ”Stjernegården”.
Eventuelle bilag:
Tilbud af 14. december 2011 incl. relevante bilag fra C & W arkitekter A/S.
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Administrationens indstilling tiltrådt.
Beslutning:

BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP
Møde i organisationsbestyrelsen
6) Aftale om fortrinsret til studerende i almen ungdomsboliger:
7)
Sagsfremstilling (Åbent):
Der har været nedsat arbejdsgruppe med deltagelse af udlejningsmedarbejdere/-chefer
for et par af boligorganisationerne samt Odense Kommune
med henblik på udarbejdelse af forslag til indgåelse af aftale om fleksibel
udlejning, hvor studerende i de almene boligorganisationer – under nærmere
fastlagte betingelser – får fortrinsret til de almene boligorganisationers
familieboliger. Aftalen skal ses som led i et bypolitisk ønske om at fastholde de
studerende i Odense Kommune efter endt uddannelse.
Efter det oplyste, tiltrædes aftalen af FAB og Kristiansdal, mens de øvrige
boligorganisationers stillingtagen endnu ikke kendes.
Bestyrelsens stillingtagen til:
a) Eventuel tiltræden af aftalen
b) I givet fald eventuel friholdelse af udvalgte afdelinger
c) Ordningens varighed
Eventuelle bilag:
a) Notat af 7. december 2011 fra Odense Kommune
b) Aftale om fortrinsret til studerende i almene ungdomsboliger
c) Notat fra udlejningsafdelingen.
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Indstilles til egentlig behandling i bestyrelsen.
Beslutning:
Politik for modtagelse af julegaver fra leverandører m.v.
Sagsfremstilling (Åbent):
Der er udarbejdet forslag til politik for boligorganisationens modtagelse af
julegaver fra leverandører og andre samarbejdspartnere.
Baggrunden er, at der i stigende grad er fokus på og forståelse for, at
boligorganisationens medarbejdere arbejder og indgår i et fællesskab, hvor det
er fællesskabet, der skaber resultaterne og viser boligorganisationens ansigt
udadtil i alle sammenhænge.
Personlige julegaver til udvalgte medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i
boligorganisationen understøtter ikke denne proces.
Eventuelle bilag:
”Politik for boligorganisationens modtagelse af julegaver fra leverandører og
andre samarbejdspartnere”
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Godkendt.
Beslutning:

BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP
Møde i organisationsbestyrelsen
8) Anvendelse af sprøjtemidler:
Sagsfremstilling (Åbent):
Ukrudtsbekæmpelse med damp er et alternativ til øvrige metoder. Bekæmpelse
med damp har ikke påvirkninger til det omkringværende miljø. Metoden er dog
meget tidskrævende og vil skulle gentages 7 til 8 gange på en sæson. Der vil
som minimum skulle investeres ca. 225.000,- i udstyr.
Der har været forsøg med ”sæbebekæmpelse”. Metoden er ikke effektiv og for
afdeling 7 med 3 årlige behandlinger vil der være en omkostning på kr. 67.500,-
Anvendelse af sprøjtevæsker kan udføres med en minimal påvirkning af miljøet.
Produkter, der har Glyphosat som aktivt stof, er uden for fareklasser.
Glyphosat har en meget lav giftighed. Farligheden måles på en skala benævnt
LD50, der udtrykker påvirkningen ved indtagelse i mg pr. kg. legemsvægt.
På Glyphosat er værdien 5000 mg/kg. Til sammenligning er værdien på
Natriumklorid (salt), som vi bruger til glatførebekæmpelse, mellem 3000 og
8000 mg/kg.
Midler skal anvendes med omtanke og respekt og medarbejdere, der udfører
arbejde med ukrudtsbekæmpelse ved sprøjtning, skal gennemgå uddannelse.
Eventuelle bilag:
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:
9) Diverse sager:
Sagsfremstilling (Åbent):
1) Der er modtaget henvendelse fra afdelingsbestyrelsesmedlem, der
efterspørger mulighed for at gøre organisationsbestyrelsen mere synlig.
2) Aktuel statistik ledige boliger, hvortil skal bemærkes, at der efterfølgende
er sket udlejning af boligerne i afdeling 5, 11 og 204.
3) Aktuel statistik udsættelser
Eventuelle bilag:
1) Mail af 12. januar 2012 fra afdelingsbestyrelsesmedlem
2) Ledige boliger pr. 01.01.2012
3) Udsættelsesstatistik
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:

BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP
Møde i organisationsbestyrelsen
10) Afdeling 9, ”Munkebjergparken” - byggeregnskab
Sagsfremstilling (Åbent):
Revisorattesteret byggeregnskab over forbedringssagen Terrænregulering til
orientering.
Eventuelle bilag:
Revisorattesteret byggeregnskab.
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:
11) Afdeling 14, ”Egeparken” – voldgiftssag og Helhedsplan 2020:
Sagsfremstilling (Åbent):
1) Der har været afholdt telefonmøde med voldgiftsrettens formand samt de
to advokater med henblik på afgørelse af, om der kan gennemføres ny
syns- og skønsforretning for så vidt angår ingeniørarbejderne.
Voldgiftrettens formands afgørelse afventer herefter.
2) Processen med udarbejdelsen af den nye helhedsplan, Helhedsplan 2020,
forløber planmæssigt, og der har blandt andet været afholdt
informationsmøde for organisationsbestyrelserne den 24. januar 2012.
Styregruppen har endvidere haft møde med Landsbyggefonden, der på
mødet blandt andet tilkendegav, at den foreløbige bevilling på i alt kr.
40,0 mio. incl. egenfinansieringen nok ville kunne hæves med ca. kr. 4,0
mio., hvilket fortsat vil være den største enkeltbevilling. Midlerne er i
denne omgang væsentligt mere begrænsede og vil derfor ikke kunne
komme på niveau med den nuværende eller det ansøgte beløb.
Der er endvidere igangsat proces omkring ansættelse af den nye
sekretariatschef med bistand fra Lundgaard Konsulenterne. Der påregnes
stillingsopslag sidst i februar og start marts, indgåelse af aftale med
ansøger inden udløb af marts samt tiltrædelse 1. maj 2012. Der udestår
afklaring af stillingens lønmæssige forhold med Landsbyggefonden.
Endelig har der været afholdt møde med de tre direktører samt Odense
Kommune, hvor principperne for en overordnet samarbejdsaftale er
drøftet og efterfølgende skal udmøntes i en formel samarbejdsaftale.
Eventuelle bilag:
1) Udskrift af protokollen, Voldgiftssag nr. C-9207.
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:

BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP
Møde i organisationsbestyrelsen
12) Afdeling 26, ”Uglehøjen” – årsregnskab 2011.
Sagsfremstilling (Åbent):
Udkast til årsregnskab for 2011 foreligger og viser et forholdsvist stort
underskud i størrelsesordenen kr. 45.000, hvilket primært skal tilskrives
efterregning på el-udgiften med kr. 17.000 samt ikke inddækket tab på
fraflyttere med kr. 25.000.
Afdelingen har driftsmæssigt og økonomisk haft det svært gennem en årrække,
blandt andet på grund af byggeriets udformning med glasarkaden.
Der er i forvejen opsamlet kr. 22.000 i underskud. Lejen pr. m 2 udgør i budget
2012 kr. 850,- og huslejen med indregningen af ovennævnte underskud vil stige
5,5% til kr. ca. kr. 900,- pr. m 2 .
Huslejeniveauet er højt for afdelingen, og for at reducere huslejeforhøjelsen
ansøges om tilskud kr. 45.000 fra dispositionsfonden til at fjerne underskuddet
for 2011.
Huslejeforhøjelsen vil herefter udgør 4,4% og vil svare til kr. 888,- pr. m 2 .
Eventuelle bilag:
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:
13) Afdeling 29, ”Birkum/Davinde” – antenneforsyning.
Sagsfremstilling (Åbent):
Afdelingen har på ekstraordinært afdelingsmøde i oktober besluttet at nedlægge
afdelingens egen antenne, idet ombygningen til MPEG-4 formatet ville være
bekostelig. Som erstatning er der etableret bredbåndsforbindelse i alle boliger,
hvor den enkelte beboer herefter selv kan vælge pakker.
Den eksisterende aftale med Viasat er opsagt, men bindingsperioden udløber
den 30. juni 2012, hvor det var forudsat, at beboerne fortsat skulle betale
antenneafgift frem til.
Det viser sig imidlertid, at i forbindelse med overgangen til MPEG-4 formatet
samt omlægningen af TV2, så vil de beboere, der har opretholdt den
eksisterende Viasat forsyning, ikke længere kunne se TV2, hvilket formentlig er i
strid med lovens krav om forsyningspligt.
Beboerne meddeles derfor fritagelse for antenneafgiften fra januar måned, og
det underskud, der herefter opsamles, i alt ca. kr. 12.000,-, anmodes herefter
dækket af dispositionsfonden.
Eventuelle bilag:
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:

BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP
Møde i organisationsbestyrelsen
14) Afdeling 67, ”Åløkkegård”
Sagsfremstilling (lukket):
Eventuelle bilag:
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:
15) Forvaltningsrevision – porteføljeafkast 2011
Sagsfremstilling (åbent):
Afkast for de tre porteføljeplejere for 2011 foreligger nu ligesom der er
udarbejdet særskilt opgørelse over de realiserede afkast for perioden august
2009 til udgangen af 2011. Som det fremgår, har Jyske Bank præsteret
væsentligt bedre end såvel Nordea som Arbejdernes Landsbank.
Administrationen indstiller, at det på denne baggrund undersøges om det vil
være hensigtsmæssigt at skifte/justere i den nuværende sammensætning af
porteføljeplejere.
Eventuelle bilag:
1) Afkastrapport 2011
2) Porteføljeafkast august 2009 til udgangen 2011.
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:
Beslutning:
Referatet godkendt den / - 2012
__________________________________
Steen Brink
Formand