Dagsorden bestyrelsesmøde 31. januar 2012 - Højstrup Bolig
Dagsorden bestyrelsesmøde 31. januar 2012 - Højstrup Bolig
Dagsorden bestyrelsesmøde 31. januar 2012 - Højstrup Bolig
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP<br />
Møde i organisationsbestyrelsen<br />
<strong>Dagsorden</strong><br />
Mødetid: Tirsdag den <strong>31.</strong> <strong>januar</strong> <strong>2012</strong> kl. 17.00<br />
Mødested: Kontoret, Thomas B. Thriges Gade 32, 5000 Odense C<br />
Mødedeltagere: Steen Brink SB<br />
Susanne Bach Petersen SBP<br />
Helle Christiansen HC<br />
Bente Jensen BJ<br />
Sara Ottesen SO<br />
Søren Damgaard SD<br />
Christian Arneborg CA<br />
Afbud:<br />
Desuden deltog: Jens Pilholm<br />
Klaus Hansen<br />
<strong>Dagsorden</strong>:<br />
1) Referat fra sidste møde<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Referatet er tidligere udsendt og godkendt.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:<br />
2) Revisionsprotokol<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
a) Side 571 – 574 vedrørende uanmeldt kasseeftersyn tilføjes<br />
revisionsprotokollen efter underskrift.<br />
b) Herudover foreligger side 28 – 29 vedrørende uanmeldt kasseeftersyn i<br />
<strong>Bolig</strong>foreningen <strong>Højstrup</strong> Erhverv ApS til underskrift.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Forelægges til bestyrelsens underskrift.<br />
Beslutning:<br />
JP<br />
KH
BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP<br />
Møde i organisationsbestyrelsen<br />
3) Styringsdialog<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Endeligt referat fra styringsdialogmødet med Odense Kommune til orientering.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Referat af styringsdialogmødet udarbejdet af Odense Kommune.<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Taget til efterretning.<br />
Beslutning:<br />
4) Mødeplan for de ordinære afdelingsmøder:<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Mødeplanen for forårets ordinære afdelingsmøder foreligger, hvorefter<br />
bestyrelsens fordeling af mødedeltagelsen kan foretages.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Mødeplan af 17.01.<strong>2012</strong><br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:<br />
5) Diverse afdelinger – ”Vision og ideoplæg”.<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Som bekendt er forholdsvise omfattende Helhedsplaner for afdeling 2/7 og 9<br />
under udarbejdelse. Herudover har C & W arkitekter A/S givet tilbud på<br />
udarbejdelse af ”Vision og ideoplæg”, der kan danne grundlag for fremsendelse<br />
af ansøgning om Helhedsplan til Landsbyggefonden for afdelingerne 4, 5, 11, 12<br />
og 17.<br />
Administrationen indstiller, at der i første omgang indgås aftale for så vidt angår<br />
afdeling 4, ”Stjernegården”.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Tilbud af 14. december 2011 incl. relevante bilag fra C & W arkitekter A/S.<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Administrationens indstilling tiltrådt.<br />
Beslutning:
BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP<br />
Møde i organisationsbestyrelsen<br />
6) Aftale om fortrinsret til studerende i almen ungdomsboliger:<br />
7)<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Der har været nedsat arbejdsgruppe med deltagelse af udlejningsmedarbejdere/-chefer<br />
for et par af boligorganisationerne samt Odense Kommune<br />
med henblik på udarbejdelse af forslag til indgåelse af aftale om fleksibel<br />
udlejning, hvor studerende i de almene boligorganisationer – under nærmere<br />
fastlagte betingelser – får fortrinsret til de almene boligorganisationers<br />
familieboliger. Aftalen skal ses som led i et bypolitisk ønske om at fastholde de<br />
studerende i Odense Kommune efter endt uddannelse.<br />
Efter det oplyste, tiltrædes aftalen af FAB og Kristiansdal, mens de øvrige<br />
boligorganisationers stillingtagen endnu ikke kendes.<br />
Bestyrelsens stillingtagen til:<br />
a) Eventuel tiltræden af aftalen<br />
b) I givet fald eventuel friholdelse af udvalgte afdelinger<br />
c) Ordningens varighed<br />
Eventuelle bilag:<br />
a) Notat af 7. december 2011 fra Odense Kommune<br />
b) Aftale om fortrinsret til studerende i almene ungdomsboliger<br />
c) Notat fra udlejningsafdelingen.<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Indstilles til egentlig behandling i bestyrelsen.<br />
Beslutning:<br />
Politik for modtagelse af julegaver fra leverandører m.v.<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Der er udarbejdet forslag til politik for boligorganisationens modtagelse af<br />
julegaver fra leverandører og andre samarbejdspartnere.<br />
Baggrunden er, at der i stigende grad er fokus på og forståelse for, at<br />
boligorganisationens medarbejdere arbejder og indgår i et fællesskab, hvor det<br />
er fællesskabet, der skaber resultaterne og viser boligorganisationens ansigt<br />
udadtil i alle sammenhænge.<br />
Personlige julegaver til udvalgte medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i<br />
boligorganisationen understøtter ikke denne proces.<br />
Eventuelle bilag:<br />
”Politik for boligorganisationens modtagelse af julegaver fra leverandører og<br />
andre samarbejdspartnere”<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Godkendt.<br />
Beslutning:
BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP<br />
Møde i organisationsbestyrelsen<br />
8) Anvendelse af sprøjtemidler:<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Ukrudtsbekæmpelse med damp er et alternativ til øvrige metoder. Bekæmpelse<br />
med damp har ikke påvirkninger til det omkringværende miljø. Metoden er dog<br />
meget tidskrævende og vil skulle gentages 7 til 8 gange på en sæson. Der vil<br />
som minimum skulle investeres ca. 225.000,- i udstyr.<br />
Der har været forsøg med ”sæbebekæmpelse”. Metoden er ikke effektiv og for<br />
afdeling 7 med 3 årlige behandlinger vil der være en omkostning på kr. 67.500,-<br />
Anvendelse af sprøjtevæsker kan udføres med en minimal påvirkning af miljøet.<br />
Produkter, der har Glyphosat som aktivt stof, er uden for fareklasser.<br />
Glyphosat har en meget lav giftighed. Farligheden måles på en skala benævnt<br />
LD50, der udtrykker påvirkningen ved indtagelse i mg pr. kg. legemsvægt.<br />
På Glyphosat er værdien 5000 mg/kg. Til sammenligning er værdien på<br />
Natriumklorid (salt), som vi bruger til glatførebekæmpelse, mellem 3000 og<br />
8000 mg/kg.<br />
Midler skal anvendes med omtanke og respekt og medarbejdere, der udfører<br />
arbejde med ukrudtsbekæmpelse ved sprøjtning, skal gennemgå uddannelse.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:<br />
9) Diverse sager:<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
1) Der er modtaget henvendelse fra afdelingsbestyrelsesmedlem, der<br />
efterspørger mulighed for at gøre organisationsbestyrelsen mere synlig.<br />
2) Aktuel statistik ledige boliger, hvortil skal bemærkes, at der efterfølgende<br />
er sket udlejning af boligerne i afdeling 5, 11 og 204.<br />
3) Aktuel statistik udsættelser<br />
Eventuelle bilag:<br />
1) Mail af 12. <strong>januar</strong> <strong>2012</strong> fra afdelingsbestyrelsesmedlem<br />
2) Ledige boliger pr. 01.01.<strong>2012</strong><br />
3) Udsættelsesstatistik<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:
BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP<br />
Møde i organisationsbestyrelsen<br />
10) Afdeling 9, ”Munkebjergparken” - byggeregnskab<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Revisorattesteret byggeregnskab over forbedringssagen Terrænregulering til<br />
orientering.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Revisorattesteret byggeregnskab.<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:<br />
11) Afdeling 14, ”Egeparken” – voldgiftssag og Helhedsplan 2020:<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
1) Der har været afholdt telefonmøde med voldgiftsrettens formand samt de<br />
to advokater med henblik på afgørelse af, om der kan gennemføres ny<br />
syns- og skønsforretning for så vidt angår ingeniørarbejderne.<br />
Voldgiftrettens formands afgørelse afventer herefter.<br />
2) Processen med udarbejdelsen af den nye helhedsplan, Helhedsplan 2020,<br />
forløber planmæssigt, og der har blandt andet været afholdt<br />
informationsmøde for organisationsbestyrelserne den 24. <strong>januar</strong> <strong>2012</strong>.<br />
Styregruppen har endvidere haft møde med Landsbyggefonden, der på<br />
mødet blandt andet tilkendegav, at den foreløbige bevilling på i alt kr.<br />
40,0 mio. incl. egenfinansieringen nok ville kunne hæves med ca. kr. 4,0<br />
mio., hvilket fortsat vil være den største enkeltbevilling. Midlerne er i<br />
denne omgang væsentligt mere begrænsede og vil derfor ikke kunne<br />
komme på niveau med den nuværende eller det ansøgte beløb.<br />
Der er endvidere igangsat proces omkring ansættelse af den nye<br />
sekretariatschef med bistand fra Lundgaard Konsulenterne. Der påregnes<br />
stillingsopslag sidst i februar og start marts, indgåelse af aftale med<br />
ansøger inden udløb af marts samt tiltrædelse 1. maj <strong>2012</strong>. Der udestår<br />
afklaring af stillingens lønmæssige forhold med Landsbyggefonden.<br />
Endelig har der været afholdt møde med de tre direktører samt Odense<br />
Kommune, hvor principperne for en overordnet samarbejdsaftale er<br />
drøftet og efterfølgende skal udmøntes i en formel samarbejdsaftale.<br />
Eventuelle bilag:<br />
1) Udskrift af protokollen, Voldgiftssag nr. C-9207.<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:
BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP<br />
Møde i organisationsbestyrelsen<br />
12) Afdeling 26, ”Uglehøjen” – årsregnskab 2011.<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Udkast til årsregnskab for 2011 foreligger og viser et forholdsvist stort<br />
underskud i størrelsesordenen kr. 45.000, hvilket primært skal tilskrives<br />
efterregning på el-udgiften med kr. 17.000 samt ikke inddækket tab på<br />
fraflyttere med kr. 25.000.<br />
Afdelingen har driftsmæssigt og økonomisk haft det svært gennem en årrække,<br />
blandt andet på grund af byggeriets udformning med glasarkaden.<br />
Der er i forvejen opsamlet kr. 22.000 i underskud. Lejen pr. m 2 udgør i budget<br />
<strong>2012</strong> kr. 850,- og huslejen med indregningen af ovennævnte underskud vil stige<br />
5,5% til kr. ca. kr. 900,- pr. m 2 .<br />
Huslejeniveauet er højt for afdelingen, og for at reducere huslejeforhøjelsen<br />
ansøges om tilskud kr. 45.000 fra dispositionsfonden til at fjerne underskuddet<br />
for 2011.<br />
Huslejeforhøjelsen vil herefter udgør 4,4% og vil svare til kr. 888,- pr. m 2 .<br />
Eventuelle bilag:<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:<br />
13) Afdeling 29, ”Birkum/Davinde” – antenneforsyning.<br />
Sagsfremstilling (Åbent):<br />
Afdelingen har på ekstraordinært afdelingsmøde i oktober besluttet at nedlægge<br />
afdelingens egen antenne, idet ombygningen til MPEG-4 formatet ville være<br />
bekostelig. Som erstatning er der etableret bredbåndsforbindelse i alle boliger,<br />
hvor den enkelte beboer herefter selv kan vælge pakker.<br />
Den eksisterende aftale med Viasat er opsagt, men bindingsperioden udløber<br />
den 30. juni <strong>2012</strong>, hvor det var forudsat, at beboerne fortsat skulle betale<br />
antenneafgift frem til.<br />
Det viser sig imidlertid, at i forbindelse med overgangen til MPEG-4 formatet<br />
samt omlægningen af TV2, så vil de beboere, der har opretholdt den<br />
eksisterende Viasat forsyning, ikke længere kunne se TV2, hvilket formentlig er i<br />
strid med lovens krav om forsyningspligt.<br />
Beboerne meddeles derfor fritagelse for antenneafgiften fra <strong>januar</strong> måned, og<br />
det underskud, der herefter opsamles, i alt ca. kr. 12.000,-, anmodes herefter<br />
dækket af dispositionsfonden.<br />
Eventuelle bilag:<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:
BOLIGFORENINGEN HØJSTRUP<br />
Møde i organisationsbestyrelsen<br />
14) Afdeling 67, ”Åløkkegård”<br />
Sagsfremstilling (lukket):<br />
Eventuelle bilag:<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:<br />
15) Forvaltningsrevision – porteføljeafkast 2011<br />
Sagsfremstilling (åbent):<br />
Afkast for de tre porteføljeplejere for 2011 foreligger nu ligesom der er<br />
udarbejdet særskilt opgørelse over de realiserede afkast for perioden august<br />
2009 til udgangen af 2011. Som det fremgår, har Jyske Bank præsteret<br />
væsentligt bedre end såvel Nordea som Arbejdernes Landsbank.<br />
Administrationen indstiller, at det på denne baggrund undersøges om det vil<br />
være hensigtsmæssigt at skifte/justere i den nuværende sammensætning af<br />
porteføljeplejere.<br />
Eventuelle bilag:<br />
1) Afkastrapport 2011<br />
2) Porteføljeafkast august 2009 til udgangen 2011.<br />
Behandlet på forretningsudvalgsmøde:<br />
Beslutning:<br />
Referatet godkendt den / - <strong>2012</strong><br />
__________________________________<br />
Steen Brink<br />
Formand