Udbudsstrategi 2011-2013 NOTAT - Fredensborg Kommune

Udbudsstrategi 2011-2013
1. Baggrund for udbudsstrategi
Efter kommunestyrelseslovens § 62 b, stk. 1, 1. pkt. skal kommunalbestyrelsen
inden udgangen af funktionsperiodens første år i en
udbudsstrategi vurdere, på hvilke driftsområder udbud påtænkes
anvendt, og hvordan anvendelsen af udbud kan øges.
Kommunalbestyrelsens udbudsstrategi skal blandt andet indeholde:
1) En oversigt over de driftsområder, på hvilke kommunalbestyrelsen
påtænker at anvende udbud.
2) Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver,
herunder for særligt udbudsegnede opgaver.
3) En beskrivelse af de initiativer, som kommunalbestyrelsen vil
tage i anvendelse for at nå de i nr. 2 fastsatte mål.
Kravet om en udbudsstrategi kommer i forlængelse af aftalen fra
2005 mellem KL og regeringen om, at kommunerne samlet set skal
have nået en konkurrenceudsættelsesgrad (IKU) på 26,5 pct. i
2010. Aftalen er sidenhen blevet genforhandlet således, at kommunerne
samlet set skal have nået en konkurrenceudsættelsesgrad på
31,5 pct. i 2015.
Fredensborg Kommune opfylder foreløbigt denne målsætning med
en IKU på 29,1 pct. i 2009, mens der må yderligere konkurrenceudsættelse
til for at opfylde målsætningen for 2015.
2. Opfølgningsredegørelse
Kommunalbestyrelsen skal inden udgangen af 3. kvartal i det år,
hvor valg til kommunalbestyrelser finder sted, redegøre for, hvordan
kommunalbestyrelsen følger op på udbudsstrategien.
Redegørelsen skal indeholde oplysninger om udbud af opgaver, der
er gennemført i den pågældende valgperiode, samt oplysninger om
varetagelsen af de opgaver, som kommunen efter en udbudsforretning
varetager for sig selv.
Kommunalbestyrelsens opfølgningsredegørelse skal blandt andet
indeholde:
1) Oplysninger om aktuel status for opfyldelsen af de konkrete
mål, herunder for opfyldelsen af mål for særligt udbudsegnede
opgaver.
2) En evaluering af de initiativer, som er taget i anvendelse for
at nå målene.
3) En vurdering af behovet for ændring af mål eller initiativer.
Side 1 af 5
NOTAT
21. marts 2011
Jennifer Brethvad

4) Redegørelse for, hvilke opgaver der efter udbud er udliciteret
i den pågældende valgperiode. For opgaver, som hidtil har
været varetaget af kommunen, og som efter udbud er udliciteret
i valgperioden, og hvis økonomiske omfang overstiger 3
mio. kr. om året, skal desuden oplyses:
a) Opgavens økonomiske omfang opgjort på årsbasis.
b) Hvem der er underskrevet konktakt med i forbindelse
med udbuddet.
c) Hvorvidt kommunen selv har afgivet bud på udførelsen
af opgaven.
5) Redegørelse for den kommunale opgavevaretagelse i de situationer,
hvor kommunalbestyrelsen efter en udbudsforretning
har valgt fortsat at varetage opgaven selv på grundlag af afgivelse
af eget bud på udførelsen af opgaven. Redegørelsen skal
indeholde oplysninger om væsentlige afvigelser i kommunens
opgavevaretagelse i forhold til omkostninger og indhold i det af
kommunen afgivne bud på udførelsen af opgaven.
4. Definition
Konkurrenceudsættelse af driftsopgaver handler om udlicitering af
driftsopgaver, der alternativt skal varetages internt i kommunen.
Der er altså ikke tale om lovpligtige udbud af varer og tjenesteydelser.
Udlicitering kan medføre, at opgaven efterfølgende varetages af
private, men kommunen kan også selv byde på opgaven, hvorfor
udlicitering ikke nødvendigvis fører til, at opgaven skal varetages
privat. Det afhænger af, hvilket tilbud der er mest fordelagtigt.
Følgende opgaver har blandt andet været konkurrenceudsat i Fredensborg
Kommune:
• Rengøring
• Rengøringscontrolling
• Tolkning
• Håndværkerydelser
• …
• …
Af opgaver, som derudover kan konkurrenceudsættes, kan følgende
nævnes:
• Vejvedligehold
• Vintertjeneste
• Mad til hjemmeboende ældre borgere
• Drift af grønne arealer
• Bygningsvedligehold
• Håndtering af genbrugshjælpemidler
• Kantinedrift
Side 2 af 5

• It-drift
• Trykkeriopgaver
• Dagpasning på børneområdet
• Drift af ældrecentre
• Lønfunktionen
• Etc.
4. Formål
Formålet med nærværende udbudsstrategi er at sætte fokus på
brugen af konkurrenceudsættelse som middel til at sikre højere kvalitet
og større effektivitet i den lokale opgavevaretagelse. Målet er
således ikke, at private skal varetage en større del af de offentlige
opgaver, men at det løbende via konkurrenceudsættelse sikres, at
de offentlige opgaver varetages bedst og billigst.
5. Principper for konkurrenceudsættelse i Fredensborg
Kommune
Fredensborg Kommune tilstræber at være ambitiøs på området for
konkurrenceudsættelse, og kommunen vil derfor på samtlige driftsområder
til stadighed overveje, hvorvidt konkurrenceudsættelse kan
medføre økonomiske besparelser og/eller en bedre opgaveløsning.
Omvendt vil kommunen også være parat til at hjemtage udliciterede
opgaver, hvis opgaven kan løses bedre eller billigere internt i kommunen.
Følgende principper er vedtaget for konkurrenceudsættelse:
• Konkurrenceudsættelse forudsætter et stort arbejde med
udarbejdelse af kravspecifikation og udbudsmateriale, og
kommunen konkurrenceudsætter derfor kun driftsopgaver,
hvor der er et væsentligt besparelsespotentiale, eller hvor
det forventes at give væsentligt mere kvalitet for pengene.
• Fredensborg Kommune konkurrenceudsætter kun driftsopgaver,
hvor markedets private leverandører kan sikre leverancer
og kvalitet i opgaveløsningen.
• Fredensborg Kommune udfører grundige foranalyser og medtager
erfaringer fra andre kommuner forud for konkurrenceudsættelse
af driftsopgaver.
• Fredensborg Kommune betragter ledere og medarbejdere
som aktive medspillere i foranalyser og konkrete udbudsprocesser.
Side 3 af 5

6. Målsætning og strategi
Det er målsætningen at nå en konkurrenceudsættelsesgrad på minimum
31,5 pct. inden 2015. Målet skal nås ved en konstant politisk
og administrativ fokus på, hvordan de kommunale opgaver løses
mest effektivt.
Ikke konkurrenceudsat
68,5%
Målsætning for konkurrenceudsættelsen (IKU)
Side 4 af 5
Konkurrenceudsat
29,5%
Det forudsætter at der løbende er overvejelser om mulighederne for
konkurrenceudsættelse og at der er en konstant opmærksomhed
på, hvorvidt konkurrenceudsættelse kan medføre en bedre og/eller
billigere opgaveløsning.
Ansvaret påhviler alle niveauer af ledelsen i kommunen med et særligt
ansvar placeret centralt i kommunens fire direktørområder:
• Borgerservice, Job og Velfærd
• Børn, Kultur og Sundhed
• Miljø, Kommunale arealer og Digitalisering
• Kommunaldirektørens område
Som led i den strategiske fokus på at løse de kommunale opgaver
mest effektivt er kommunens udbuds- og indkøbsteam fra 2011
tilført yderligere to årsværk.
Endvidere er nedsat et tværgående kompetenceteam for indkøb og
udbud, som blandt andet har til opgave at bidrage med idéer på
tværs af organisationen til konkurrenceudsættelse af driftsopgaver,
som i dag varetages internt.
Yderligere målsætning
frem mod 2015: min. 2%

Team Indkøb og Udbud og kompetenceteamet støtter op om direktørområdernes
indsats med at øge konkurrenceudsættelsen.
Udbud af varer og indgåelse af indkøbsaftaler tæller ikke med i indikatoren
for konkurrenceudsættelse (IKU’en). Men i prioriteringen af
kommunens ressourcer lægges vægt på, at indsatsen rettes mod de
områder, hvor kommunens gevinst vurderes at være størst i form af
økonomiske gevinster eller forbedret kvalitet.
Økonomiudvalget forelægges årligt (i decembersagen om den politiske
ledelsesinformation) status på udviklingen i indikatoren for konkurrenceudsættelse.
Hvis status viser, at målet for konkurrenceudsættelsen
ikke kan realiseres med de igangsatte initiativer, vil administrationen
fremlægge en sag for Økonomiudvalget med forslag
om yderligere indsatsområder.
Side 5 af 5