Nyt skoleår i Tabulex Økonomisystem

Version 3.5.1
TEA’s økonomisystem
Nyt skoleår - Skolepenge
5. udgave

Indledning .......................................................................................................................................................... 3
TØS – Nyt skoleår............................................................................................................................................... 3
Terminer ........................................................................................................................................................ 4
Priser .............................................................................................................................................................. 4
Abonnement pr. barn .................................................................................................................................... 5
Prognose for abonnementskørsel ................................................................................................................. 6
Afstemninger inden abonnementskørsel ...................................................................................................... 7
Fripladstilskud ................................................................................................................................................ 8
2

Indledning
TØS er ikke datobestemt ligesom Tea. D.v.s. når man har fremskrevet til nyt skoleår, sker der ikke
ændringer på de tildelte abonnementer.
Abonnementerne skal først redigeres, når den sidste skolepenge opkrævning er foretaget i det gamle
skoleår !
I forbindelse med fremskrivningen er det muligt at afslutte aktive abonnementer pr. 31.7.20xx. Det vil bl.a.
være relevant vedr. 9 klasser.
TEA : Skole - Fremskriv - Skoleår
TØS – Nyt skoleår
Når den sidste abonnementskørsel er foretaget i det gamle skoleår, skal næste skoleårs skolepenge/
abonnements opkrævning ajourføres.
Følgende skal tjekkes/ ajourføres:
Når der fremskrives til et nyt skoleår, er det muligt at
afslutte abonnementer pr. 31.7. Hvis abonnementerne skal
fortsætte, skal der ikke foretages noget. For 9. Klasser kan
det være relevant at afslutte abonnementerne. Det gøres
nemt ved at sætte flueben i afslut abonnementer
1. Terminer
2. Priser
3. Abonnement pr. barn
4. Søskendemoderation
5. Fripladstilskud
3

Terminer
Indstillinger – Terminer
Priser
Hvis der skal foretages prisændringer gøres flg.:
Abonnement – Varekatalog:
Alle datoer skal ændres til det nye
skoleår
Dato Forfald
01.08.2013 05.08.2013
01.09.2013 05.09.2013
o.s.v.
Find den vare som skal ændres.
Tast den nye pris
Nu ændres prisen på alle de
abonnementer som varen
indgår i.
Prisen er din ratepris x det
antal rater som der opkræves i.
Når den nye pris er tastet, vil der komme en advarsel
om, at abonnementer som benytter varen vil blive
opdateret.
Hvis den nye pris er ok – vælg JA
4

Tjek evt. abonnementerne for at se, om der opkræves i de måneder du ønsker.
(Abonnement – Abonnementstyper ) Vælg et abonnement. Rediger. Åben Rater
For at se hvilke(n) måned(er) der opkræves i.
Abonnement pr. barn
Indstil arbejdsdato i TEA – 1.8.20xx ( Grøn skærm)
Når der er fremskrevet til det nye skoleår, skal der kigges på abonnementerne. Måske er barn 1 gået ud af
skolen, så barn 2 nu er blevet barn 1 – barn 3 er blevet barn 2 – eller der er kommet en yngre søster/bror
ind på skolen, som skal have moderation. Ved at stå i det nye skoleår ( grøn skærm – arbejdsdato 1.8.20xx),
vil du have et overblik over, hvem der nu er barn 1 – barn 2 – osv. – Gå til ” Skole – Søskende pr. husstand”
Fjern eller slut abonnementer som ikke længere er korrekte.
Åben for at se måneden som er afmærket.
TEA: Skole – søskende pr. husstand.
Der vises et nyt billede.
Det ældste barn er barn 1
Næst ældste barn er barn 2
o.s.v. – ( på samme adresse/husstand. )
Marker f.eks. alle barn 2 – højreklik – fjern abonnement. Hvis der viser sig et abonnement som f.eks.
hedder ” Moderation barn 3”, skal dette abonnement sluttes eller fjernes. Det gør du ved at markere
abonnementet og flytte det fra venstre mod højre. Tryk ”fjern” eller sæt en slutdato på.
Foretag samme øvelse for alle øvrige
abonnementer som ikke er relevante
mere. Det kan f.eks. være alle 4 klasses
elever som ikke længere skal gå i SFO.
For at flytte – benyt pilene
Det er fortsat også muligt at tildele og fjerne abonnementer ved at stå på den enkelte elev / klasse –
højreklikke og tildele/fjerne abonnement fra elevvinduet.
5

Prognose for abonnementskørsel
Gå til menupunktet – vælg terminsdatoen og se prognosen. Du skal være sikker på at det stemmer.
Nu vises total beløbet. Luk terminen op ( ved at åbne +) Herefter kommer alle detaljerne.
Du har nu mulighed for at afstemme om antal elever der f.eks. har abonnement ” Skolepenge” = antal
elever på skolen pr. 1.8.20xx. ( Vær dog opmærksom på, abonnementet tæller 2 gange, hvis der er to
betaler på samme barn).
Hvis det ikke stemmer, skal differencen findes.
(Åben terminen ved at trykke på + - så vises detaljerne )
Abonnement – prognose
Sæt flueben i den måned du vil
se prognosen for.
Vis Valgte termin
I eksemplet:
Er der 35 elever på skolen
Er der 18 SFO i 4. klasse
Er der 14 som skal have
befordring
Er der 9 som skal på kanotur
o.s.v.
Hvis det ikke stemmer – ( og det ikke skyldes at der er to betalere på samme barn) – skal årsagen findes.
6

Afstemninger inden abonnementskørsel
Debitor – Debitoroversigt. Marker alt ( Ctrl + A) – højreklik – vælg Abonnementsoversigt
Nu vises et nyt sorteringsbillede.
Man kan herefter sortere i kolonnerne.
Vælg en blank ” Slut” – dato.
Vælg. F.eks. kolonnen ”Aftale” – ”Skolepenge”. Nu vises en total i bunden afbilledet. F.eks. Kr. 120.000,-
prisen for en måneds skolepenge er kr. 1200,- . d.v.s. der er 100 børn.
Antal børn/ opkrævninger pr. aftale kan ses på en nemmere måde:
Træk overskriften ”Aftale” op i det mørkegrå felt og slip med musen.
Nu ser billedet herefter sådan ud :
”Aftale” kolonnen kan sættes ” på plads igen”, ved at tage fat i feltet og sætte den tilbage. Du kan placere
den hvor du ønsker.
Træk evt. ” Klasse” op i det mørkegrå felt. Elever pr. klasse vises – og det kan du sammenholde med
klasselisten. Du skal dog være opmærksom på, at klassebetegnelsen er de gamle nuværende
klassebetegnelser. ( Klassebetegnelser pr. 1.8. vises først korrekt når datoen virkelig er passeret. )
Luk op ved at trykke på + - så vises detaljerne.
Når ” Aftale kolonnen er trukket op, vil billedet ændre sig. Nu
fremgår det hvor mange opkrævninger der er på hver aftale.
Der kan fortsat sorteres på datoer.
7

Fripladstilskud
I ovenstående kan du også få et overblik over de fripladstilskud der måtte være på eleverne.
Åben kolonnen ”aftale” – find aftalen ”Fripladstilskud skole”
Hvis der på et abonnement er tildelt et friplads tilskud vil beløbet for hver elev fremgå her.
Du kan fjerne alle fripladstilskud på én gang, ved at markere alle – højreklik –
”Fjern tilskud” – samtlige tilskud fjernes på én gang, men du kan naturligvis også lade dem stå for at gemme
historikken vedr. fripladstilskud.
Når det hele stemmer, kan du køre abonnementskørsel for august. Når du har gemt kørslen, vil fakturalinjer
som sædvanligt være gemt på fakturalisten.
Vigtigt :! Hent dem frem ved at gå til forfaldsdatoen i august.
Fakturalinjerne er nu klar til PBS afsendelse og bogføring.
Rigtig god sommer !
8