Peter Wright Jørgensen - OUH.dk

Peter Wright Jørgensen
Ledelses- og udviklingskonsulent, MPM
Tlf. 66 14 34 85 • www.pwright.dk
Proces-redskabet
Side 1 af 4
“de gule
sedler”
Dette er en arbejdsmetode, som igennem mange år og i mange forskellige forklædninger, har
været anvendt af konsulenter, ledere og andre procesmagere - den kaldes også et “affinitetsdiagram”
(affinitet betyder slægtskab eller sammenhæng).
Navnet “de gule sedler” stammer fra anvendelse af de gule selvklæbende sedler (Post-It eller
andre fabrikater), som kan sættes fast og flyttes rundt på næsten et hvilket som helst underlag.
Denne type sedler har egentligt ikke noget med selve metoden at gøre, idet der jo selvfølgelig
kan anvendes en række andre typer papir, karton m.v.
Der bør dog anvendes sedler/kort af minimum ca. 10 x 10 cm. Hvis denne størrelse anvendes,
må gruppen af deltagere ikke være større (ca. max. 6-7 personer), end at alle kan stå omkring
en tavle/flipover i så tæt afstand, at alle kan læse hvad der står på sedlerne.
Er gruppen større end 6-7 personer, må der anvendes større stykker papir/karton og skrives
med større bogstaver.
Det er vigtigt, at sedlerne/kortene kan sættes fast og flyttes omkring på tavlen under processen,
eller alternativt være placeret på et stort bord, som alle kan komme rundt omkring.
Metodens styrke som procesredskab er blandt andet:
• at den er nem at håndtere og giver et hurtigt overblik.
• at den tilbyder en aktiv og fælles arbejdsproces.
• at den tager udgangspunkt i det individuelle og går til det fælles.
• at den medfører en visuel og åben udvælgelse og prioritering.
• at den kan anvendes til mange forskellige formål.
Metodens anvendelse:
Metoden kan anvendes i forhold til en række forskellige emner, hvor man ønsker at inddrage en
større eller mindre gruppe personer i udforskning, afklaring og prioritering af et emne eller en
problemstilling.
Den kan således anvendes med fokus på udarbejdelse af visioner for fremtiden, afdækning af
problemområder, indsamling af forslag til forbedring/udvikling af den daglige praksis o. m. a.
Metoden trin for trin.
Trin 1 - Formulering af hovedspørgsmålet.
Det er vigtigt, at der er formuleret et klart spørgsmål, som deltagerne, ved at skrive på de gule
sedler, skal forsøge at besvare.
Hvis fokus f. eks. er, at få produceret en vision for arbejdspladsens fremtid, kunne spørgsmålet
være:
- “Hvordan fungerer arbejdspladsen om 3 år, hvis den bedst tænkelige situation er opnået?”
eller hvis fokus er afdækning af problemområder i arbejdstilrettelæggelsen:
- “Hvor er de største problemer vedr. arbejdstilrettelæggelsen, når du tænker på at sikre en
effektiv arbejdsplads og god service til klienterne?”
Afhængig af det emne man vil arbejde med, formuleres ét (evt. flere) spørgsmål, som deltagerne
så skal give bidrag til besvarelsen af på de gule sedler.

Trin 2 - Individuel besvarelse.
Efter måske et kort introducerende oplæg - og på baggrund af
hovedspørgsmålet - skal de enkelte deltagere nu udfylde et antal
gule sedler.
Der er meget vigtigt, at der kun skrives ét forslag/emne eller lign. på hver seddel.
Når der kun står én ting på hver seddel, giver det nemlig mulighed for at flytte de
enkelte emner/besvarelser rundt hver for sig på et senere trin i processen.
I princippet skal der være et ubegrænset antal gule sedler til rådighed for den
enkelte deltager, men man kan dog også forsvare at begrænse antallet af sedler
fra hver (f.eks. 5 eller 10 stk.). Dette vil så kræve lidt længere tid til den individuelle
forberedelse, da den enkelte i denne situation må have lov til at prioritere sine ideer/tanker, så
det vigtigste kan være på det tilladte antal sedler.
Typisk vil ca. 10 min. være tilstrækkeligt til dette trin.
Trin 3 - Gensidig præsentation og fællesgørelse.
Gruppen samles omkring en tavle, flip-over eller lign. (evt. omkring
et stort bord) og hver deltager præsenterer nu sine sedler
for resten af gruppen - samtidig med at de sættes op til beskuelse.
Indholdet af hver seddel fremlægges kort og der er mulighed for
at stille uddybende spørgsmål, MEN de enkelte sedler skal ikke
vurderes og kommenteres (eller prioriteres) på dette tidspunkt.
I denne fase, gøres den enkeltes bidrag til et fælles anliggende
for hele gruppen. Det er herefter hele gruppen, som må behandle,
forklare, ændre og prioritere det konkrete indhold af sedlerne.
Trin 4 - Kategorisering.
Når alle sedler er fremlagt og placeret på tavlen, sidder de formodentlig helt “hulter til bulter”,
hvad angår del-emner, problemområder m.v. Derfor skal de ordnes
i meningsfulde kategorier.
Ved at systematisere og diskutere sedlernes indhold, finder
gruppen i fællesskab frem til en række relevante kategorier, som
de enkelte sedler kan flyttes sammen i.
Det kan være, at nogle kategorier indeholder mange sedler og
andre kategorier kun indeholder én seddel - bare de enkelte
kategorier er meningsfulde gør det ikke noget.
Hvis indholdet af en seddel passer ind i flere kategorier, kan
man blot skrive en ny seddel med samme indhold og placere
den på rette plads.
Det er således fuldt ud “tilladt” at supplere med nye sedler, hvis
der opstår relevante associationer/idéer, at kopiere en seddel i
to, at genskrive en seddel der indeholder flere budskaber over på
flere sedler, eller kassere egentlige dubletter. Det drejer sig jo om at skabe overblik, mening og
relevans - og når blot gruppen gør det i fællesskab, så er det helt OK.
E:\F\Materialer\Projektledelse\Gule-seddel metode.doc Side 2 af 4

Hvis der er emner eller del-emner, som ikke alle er enige i er relevante og/eller ønskelige, må
gruppen på nuværende tidspunkt afklare, om disse emner (sedler) skal kasseres eller ændres
indholdsmæssigt, så større relevans opnås.
Trin 5 - Formulere udsagn eller problemstillinger (overskrifter).
For hver kategori skal gruppen nu formulere et udsagn, en problemstilling eller et forslag.
Om det er det ene eller det andet, afhænger af det hovedspørgsmål, der var udgangspunktet.
Det er i denne fase, at de “stikordsagtige” gule sedler, omformes
til en konkret meningsfuld tekst, som beskriver nogle svar
på hovedspørgsmålet og som kan prioriteres i forhold til de øv-
rige forslag/problemer.
Disse skal så efterfølgende nedbrydes til konkrete handleplaner.
Hvis der arbejdes med visionsdannelse, er det vigtigt at teksten
formuleres som en “nutids”-beskrivelse af forholdene når den
gode fremtid er indtrådt.
D.v.s. ikke noget med
“at blive bedre til....”eller “optimale forhold for.....”,
Bla-bla-bla o.s.v., og
det ønsker vi os....
Se nu lige her o.s.v.
og det ønsker vi
os....
men i stedet for, f.eks. “Vi mødes hver morgen kl. 8.15 og aftaler hvem.....!”
eller “Patienterne modtages straks ved ankomsten af kontaktsygeplejersken, som....”.
Tra-la-la o.s.v., og
det ønsker vi os....
Hvem skulle nu have
troet, at vi ønsker os
det....
Hvis fokus er på problemidentifikation, kunne en konkret problemformulering være f.eks. “Der er
for lidt personale tilstede mellem kl. 15.00 og 17.00!”
Hensigten med at skrive i nutidsform og så konkret som muligt, er at lette den videre proces,
når indsatsen på de endeligt prioriterede områder skal omsættes til handling.
Trin 6 - Prioritering.
De udarbejde forslag, problembeskrivelser m.v. skal nu prioriteres i forhold til hinanden.
Målestokken for prioriteringen er, hvad der er vigtigst for at løse
den valgte problemstilling, eller hvad der er vigtigst for at skabe
den ønskede fremtid o.s.v.
Der tages altså igen udgangspunkt i hovedspørgsmålets hensigt
og prioriteres i forhold til dette.
Der må også tages hensyn til de forhåndenværende ressourcer
(tid, penge, personer, kvalifikationer) og hvad der er realistisk at
igangsætte netop nu - samt i hvilken rækkefølge tingen bør ske.
Bla-bla-bla o.s.v., og
det ønsker vi os....
Se nu lige her o.s.v.
og det ønsker vi
os....
Tra-la-la o.s.v., og
det ønsker vi os....
Hvem skulle nu have
troet, at vi ønsker os
det....
1
E:\F\Materialer\Projektledelse\Gule-seddel metode.doc Side 3 af 4
4
3
2

Fortsættelse af processen......
Hvis ovenstående proces er gennemført i flere undergrupper med det samme emne, er det nu
tiden at den enkelte undergruppe fremlægger sine prioriterede forslag eller problembeskrivelser
for de andre grupper i “plenum”.
Derefter gennemføres en fælles diskussion og prioritering, med henblik på at få et realistisk bud
på, hvad der skal “forfølges” for at opnå den ønskede tilstand i organisationen.
Når den overordnede vision, eller den samlede prioriterede problembeskrivelse, er færdig og
står klar for alle deltagere, kan man gå videre med at udarbejde konkrete handleplaner for gennemførelsen.
Men dette er jo et helt afsnit for sig selv.......
E:\F\Materialer\Projektledelse\Gule-seddel metode.doc Side 4 af 4