Referat organisationsbestyrelsesmøde 28.01.2013 - Boligkontoret ...

DVB Syd
Ribe, den 30. januar 2013
Bestyrelsesmøde, mandag, den 28. januar 2013, i Fælleshuset, Møllevej, Hjordkær.
Deltagere:
Bestyrelsen: Jonna Holm, Holger Nielsen, Anna Marie Nielsen, Kaj Nissen og Werner
Mandau.
Afbud: Jette Petersen og Carlo Andersen.
Boligkontoret: Anders Fabricius og Jeanette Helmer (ref.).
Dagsorden:
Jonna bød velkommen.
Referat:
1. Protokol fra sidste møde.
2. Meddelelser fra formanden.
3. Meddelelser fra Boligkontoret Danmark.
4. Afdelingerne.
5. Eventuelt.
Ad. 1: Protokol fra sidste møde.
Protokollen blev godkendt og underskrevet.
Ad. 2: Meddelelser fra formanden.
Vicevært
Jonna orienterede om, at bestyrelsen enstemmigt har vedtaget at sætte viceværten Povl Erik
Petersen op på fuld tid.
Kursus
Jonna er tilmeldt et kursus via BL.
Carporte Møllevej
Carportene på Møllevej er blevet istandsat. Under reparationen blev flere af underbrædderne
konstateret rådne og måtte skiftes. Arbejdet er blevet udført rigtig fint, men bliver dog dyrere
end forventet.
Skure Møllevej
Skurene på Møllevej trænger til en gennemgang og Jonna ønskede oplyst, hvornår der er
hensat penge til det på vedligeholdelsesplanen.
Det undersøges og bestyrelsen vil blive orienteret herom.
Udskiftning køkkener
Jonna ønskede oplyst om der via huslejen indbetales til udskiftning af køkkener. Anders orienterede,
at der ikke henlægges til udskiftninger bl.a. af køkkener, badeværelser, tage, vinduer
mm.
Lejerne har mulighed for at benytte råderetten og selv installere bl.a. et køkken eller et badeværelse.
Forudsat afdelingen har en god økonomi, har lejeren mulighed for at låne penge i
afdelingen.
217

Der er beløbsgrænser for hvor dyre disse istandsættelser/udskiftninger må være af hensyn til
fremtidig udlejning.
Serviceniveau snerydning
Det blev drøftet, at afdelingerne selv har indflydelse på hvor omfattende snerydningen i afdelingen
skal være. Det er naturligvis et spørgsmål om penge, idet afdelingerne selv skal betale
for arbejdet.
Ad. 3: Meddelelser fra Boligkontoret Danmark.
Genopretningsplan
Karina Lauridsen fra marketingsafdelingen har nu næsten færdiggjort sit oplæg omkring DVB
Syds boliger/afdelinger.
Den 26. februar 2013 vil byggeafdelingen, marketing og kontoret i Ribe drøfte, om boligerne
skal afvikles eller forskønnes med henblik på ansøgningen til Landsbyggefonden.
Der vil blive udarbejdet en indstilling til bestyrelsen.
Forretningsføreraftale/Aftaleformular vedrørende afdeling 2, Engvej.
Anders orienterede bestyrelsen om begge kontrakter, som skal underskrives ved mødets afslutning.
Driftschef
Anders orienterede, at der er ansat en vikar Finn Varming, som skal aflaste kontoret. Finn har
erfaring fra tidligere jobs i branchen, men der er naturligvis begrænsninger for, hvor meget
han kan overtage som vikar.
ESDH
Anders orienterede om, at kontoret i februar går over til at behandle alt papir elektronisk (lejekontrakter,
post mm), idet vi overgår til ESDH (Elektronisk sagsbehandling og dokument
håndtering). Det betyder store omvæltninger for mange og der afholdes kursus i uge 8, hvor
kontoret holder lukket i 2 dage.
Restancepolitik
Godkendt.
Fotografering
Oplæg om fotografering af boligafdelingerne og boligerne blev udleveret til orientering. Der
skal ikke træffes beslutninger herom i øjeblikket, idet der arbejdes på en helhedsplan for
samtlige afdelinger i selskabet.
Elektronisk syn
Anders orienterede om projektet elektronisk syn, der er på prøve i Viborg. Det omfatter en
fuldstændig præcis opmåling af samtlige lejligheder i 3D.
Dette skulle på sigt lette viceværtens arbejde væsentligt, idet prissætningen og bestilling af
håndværkere, når der afholdes syn bliver hurtigere.
Alle rekvisitioner bliver afsendt automatisk, når synet er udført.
Forbundet hermed er naturligvis udgifter til opmåling og licenser til programmerne der bruges
hertil.
Målsætninger
Målsætningerne blev udleveret. Bestyrelsen blev opfordret til gennemgå disse og tilrette oplægget.
Det behøver eventuelt kun at være et par stykker fra bestyrelsen, der sætter sig
sammen.
Drøftes igen på næste bestyrelsesmøde.
218

Klager
Jeanette orienterede bestyrelsen om klager i afdelingerne.
Ejendomsskat
Der er modtager oplysning om, at Møllevej og Møllehøj, afdeling 1 har fået medhold i Rafn &
Søns klage over ejendomsvurderingen. Der er derfor sket en nedsættelse af grundværdien.
Separat kloakering
Der blev spurgt til, om der skal ske separat kloakering af enkelt husene i afdeling 3. Det er
ikke administrationen bekendt, at der ligger et påbud fra kommunen herom endnu. Det er
dog næsten sikkert, at det kommer. Det blev også diskuteret, om Møllevej har separat kloakering,
Jonna vil undersøg dette på kommunen.
Bolind
Anders orienterede omkring indkøbsaftalen med Bolind. Aftalen er meget konkurrence dygtig
med produkter af god kvalitet. Erfaringerne fra Ribe viser, at der i øjeblikket spares ca. kr.
1.500,- på et komfur. Ved et tilkøb på kr. 150,- kan der tegnes en forsikring, som forlænger
garantien til 5 år.
Bestyrelsen besluttede, at der arbejdes videre med, at DVB Syd kommer med i ordningen.
Ad. 4: Afdelingerne
Afdeling 1
Opvaskemaskinen i fælleshuset på Møllevej er defekt og skal udskiftes. Det blev besluttet, at
undersøge priserne hos Bolind og give afdelingsbestyrelsen et par muligheder at vælge imellem.
Afdeling 3
Elevatoren i Vestergade 5 har igen haft driftsforstyrrelser, denne gang stod dørene åbne på 2.
sal, mens elevatoren stod stille i stuen.
På grund af afdelingens dårlige økonomi blev bestyrelsen bedt om at tage stilling til, om elevatoren
skal lukke permanent.
Bestyrelsen godkendte lukningen af elevatoren.
Afdeling 10
Projekteringen på køkkenerne i Toften nu er sat i gang. Det er Arkitekt Ole Fabricius der uarbejder
udbudsmaterialet.
Afdeling 20 – Åbovej 10 A-E
Afdelingen er fortsat til salg og ingen interesserede købere.
Afdeling 21 – Bylderup Bov Bygade samt Bylderup Kirkevej
Tvangsauktionen er afholdt den 17. januar 2013. Der blev afgivet 2 bud, idet ejendommene
er sat på tvang hver for sig.
Anders orienterede om forløbet helt fra start.
Der afholdes ny tvangsauktion den 25. februar 2013.
Ad. 5: Eventuelt
Bestyrelsen vil gerne på besigtigelse i selskabets øvrige afdelinger for at få et bedre overblik
over boligerne. Det blev derfor besluttet at lave en tur, hvor bestyrelsen kommer rundt og ser
udvalgte afdelinger.
Turen starter ca. kl. 10:00 ved fælleshuset på Møllevej, undervejs gøres der stop på f.eks.
Bov Kro, hvor frokosten og det officielle bestyrelsesmøde afholdes. Returnering mod fælleshuset
på Møllevej af anden rute.
Næste møde 29. maj 2013 klokken ca. 10:00. (Besigtigelsestur).
219

Yderligere informationer omkring turen fremsendes senere.
Møder
Der afholdes lokalrådsmøde mandag den 6. maj 2013 klokken 17.00.
Boligkontoret Danmark afholder repræsentantskabsmøde lørdag den 8. juni 2013.
Selskabet kan deltage med 2 personer.
220