Naviair_dk - Software Innovation
Naviair_dk - Software Innovation
Naviair_dk - Software Innovation
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Public 360° effektiviserer dokumenthåndtering hos <strong>Naviair</strong><br />
360 graders udsyn hele vejen rundt er afgørende<br />
for <strong>Naviair</strong>s flyveledere i deres kontroltårn. Deres<br />
opgave er blandt andet at guide fly sikkert og<br />
effektivt gennem det danske luftrum.<br />
Produkt: Public 360°<br />
Branche: Luftfart og infrastruktur<br />
Tilsvarende kræver det effektive systemer for, at <strong>Naviair</strong> og<br />
den 680 mand store organisation kan varetage administrationen,<br />
myndighedsbehandlingen af ansøgninger, kontrollen<br />
med flysikkerheden, indrapportering og undersøgelser af<br />
hændelser i lufttrafikken mm.<br />
Alle arbejdsgange er underlagt statens arkivregler. <strong>Naviair</strong> har<br />
derfor valgt Public 360° for at have en sikker og effektiv arkivløsning<br />
med en nem og enkel journalisering og genfinding<br />
af dokumenter. Løsningen kan samtidig udbygges med nye<br />
funktioner, der vil skabe overblik samt forbedre samarbejdet<br />
mellem medarbejderne og afdelingerne.<br />
Akut behov for digital løsning<br />
I 2012 besluttede <strong>Naviair</strong> at digitalisere arkivfunktionen. 20<br />
arkivarer, en for hver afdeling har hidtil haft ansvar for at<br />
journalisere og sende papirdokumenter til arkivet. E-mails<br />
blev printet ud og lagt i sagerne. Når nogen skulle bruge en<br />
sag i arkivet, skulle arkivaren hente chartequet med papirerne.<br />
De slæbte rundt på papir, hvilket var tidskrævende og<br />
tungt.<br />
Ønsket om digitalisering havde været aktuelt i nogle år, dog<br />
havde problemer med at få et digitalt system til at spille sammen<br />
med den anvendte it-platform udskudt valget. Men i<br />
2012 skulle der ske noget. Behovet for en bedre løsning var<br />
akut.<br />
Sonderinger viste, at Public 360° kunne løse opgaven med at<br />
binde esdh-løsningen sammen med den gamle it-platform.<br />
Desuden er Public 360° et velafprøvet standardsystem med<br />
tæt integration til Office og Outlook. Dermed var det klart, at<br />
Public 360° skulle være den fremtidige platform og afløser for<br />
det papirbaserede arkiv.<br />
Sparer tid og ressourcer<br />
-Public 360° er med til at effektivisere sagsbehandlingen og<br />
kvalitetssikre arbejdsgangene i vores esdh-løsning. Vores<br />
vurdering er, at løsningen er en gevinst og bidrager til at spare<br />
tid og har frigjort ressourcer til nye opgaver. Vi har endnu ikke<br />
sat tal på gevinsten, men den er betydelig, siger Facility Chef<br />
Jan Romanoff, projektansvarlig i <strong>Naviair</strong>.<br />
<strong>Naviair</strong> er en selvstændig offentlig virksomhed,<br />
100 procent ejet af den danske stat repræsenteret<br />
ved Transportministeriet. <strong>Naviair</strong> leverer<br />
infrastruktur til luftfarten i form af sikker og<br />
effektiv trafikstyring af flytrafikken.<br />
Lidt på samme måde som en fodbolddommer,<br />
der er uafhængig af klubberne<br />
(flyselskaberne), sørger for en sikker og effektiv<br />
afvikling af kampene (flytrafikken). I tilfælde<br />
af gule og røde kort i fodbol<strong>dk</strong>ampen (fejl og<br />
hændelser i trafikken) meddeler dommeren<br />
dette til DBU (indrapporterer <strong>Naviair</strong> dette til<br />
Trafikstyrelsen).<br />
<strong>Naviair</strong>s opgaver og aktiviteter omfatter blandt<br />
andet områdekontrol i dansk luftrum og lokal<br />
tårnkontrol og indflyvningskontrol i en række<br />
lufthavne, herunder Københavns Lufthavn<br />
samt teknisk drift og vedligehold af radaranlæg<br />
og kommunikationsanlæg i Danmark, på<br />
Færøerne og i Grønland.<br />
Knap 680 medarbejdere arbejder i <strong>Naviair</strong><br />
fordelt på ni tjenestesteder (lufthavne og områdekontrolcentre).<br />
Hove<strong>dk</strong>ontoret ligger i Kastrup<br />
i nærheden af lufthavnen.<br />
20 medarbejdere er knyttet op på Public 360° i<br />
første fase. Yderligere 50 sagsbehandlere skal i<br />
næste fase arbejde direkte i Public 360°.
Public 360° effektiviserer dokumenthåndtering hos <strong>Naviair</strong><br />
Han tilføjer:<br />
-Implementeringen af Public 360° giver desuden, efterhånden<br />
som systemet bredes ud, bliver en del af hverdagen,<br />
nye muligheder for adgang til dokumenter, for samarbejde og<br />
for udveksling af viden mellem medarbejderne.<br />
-Vi har startet småt og købt det som et arkivsystem, men<br />
det kan så meget andet. Blandt andet bruger vi også løsningen<br />
til dokumenthåndtering og videndeling medarbejderne<br />
imellem. Det mindsker risikoen for at information går tabt. Vi<br />
undgår også, at medarbejderne gemmer dokumenter lokalt,<br />
det skaber åbenhed og kontrol.<br />
“Målet med Public 360° har været at effektivisere<br />
arbejdet ved at lette arkiveringen og øge kvaliteten i<br />
arkivfunktionen”<br />
Jan Romanoff, projektansvarlig hos <strong>Naviair</strong>.<br />
-En af mulighederne er Kontraktstyringsmodulet til 360°,<br />
som vi i øjeblikket overvejer at udvide med og derved udvikle<br />
systemet. Det er vigtigt for os at have konstant fokus på<br />
vores kontrakter, da det sikrer, at vi undgår fremtidige tvister<br />
og vil overholde deadlines, når disse skal genforhandles.<br />
-Vi vil også brede systemet ud i organisationen. Vi er startet<br />
med de 20 arkivarer. Efterhånden kommer vi op på 70-75<br />
medarbejdere, som vil arbejde direkte i systemet. Senere<br />
forventer jeg, vi knytter endnu flere brugere på, efterhånden<br />
som medarbejderne ser mulighederne. Og de vænner sig til<br />
at arkivere selv.<br />
-Inden for en overskuelig tid vil medarbejdere selv arkivere<br />
uden at tænke over det. Det er min forventning, siger Jan<br />
Romanoff.<br />
245 hyldemeter arkiv<br />
<strong>Naviair</strong> har som andre pligt til at aflevere de arkivalier, som<br />
Statens Arkiv ønsker. Det kunne være en tidskrævende<br />
proces at gennemgå arkivets 245 hyldemeter og finde de<br />
ønskede dele frem til aflevering. Næste gang Statens Arkiver<br />
beder om arkivalier, vil det med <strong>Naviair</strong>s nye Arkivservicemodul<br />
i princippet blot kræve et tryk på en knap.<br />
Modulet kvalitetssikrer alle dokumenter med det samme og<br />
tester, om de opfylder Statens Arkivers krav til dokumenter,<br />
der skal afleveres. Derved undgår <strong>Naviair</strong> uforudsete regninger<br />
fra Statens Arkiver for ufuldstændige dokumenter, når<br />
de på et senere tidspunkt skal afleveres.<br />
Medarbejderne i <strong>Naviair</strong> har også fordel af arkivsystemet,<br />
når de arbejder hjemmefra eller er på rejse og skal hente<br />
dokumenter eller aflevere nye. Der er ikke forskel, uanset<br />
hvor de befinder sig.<br />
<strong>Software</strong> <strong>Innovation</strong> er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele<br />
dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige<br />
informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde.<br />
<strong>Software</strong> <strong>Innovation</strong> A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.<strong>dk</strong>