Perspektiv - Freelancejournalist Hans Henrik Lichtenberg

7 fokuspunkter i implementeringen af administrativt servicecenter
Ernst & Young har solide og dokumenterede erfaringer med at implementere administrative servicecentre. Derfor har Ernst & Young på
den baggrund identificeret syv fokuspunkter fra flere af vores kunder, som med succes har implementeret administrative servicecentre:
Robust businesscase:
Der skal udarbejdes en robust businesscase, som skal indeholde en detaljeret cost-benefit-analyse og beregninger, som estimerer
tilbagebetalingsperiode for projektet. Businesscasen skal beskrive den nuværende situation om, hvordan funktioner som løn, regn skab,
it mv. bliver håndteret. Desuden skal den inkludere nuværende organisation, omkostninger, resultater. Disse skal sammenlignes med
fremtidens administrative servicecentre.
Beskrivelse af baseline-scenariet:
Mange administrative servicecentre er gennem tiden blevet udsat for kritik fra kunderne om, at ”det var bedre før i tiden”. For at undgå
denne potentielle kritik, vælger mange virksomheder en meget detaljeret proces for at måle nuværende resultater for kritiske processer
som fx kreditor, debitor og rapportering før det administrative servicecenter implementeres. På den måde kan man objektivt sikre
opnåelse af mål og budget, når det administrative servicecenter er implementeret og er operationelt.
Fokus på forandringsledelse:
Forandringsledelse bruges til at beskrive en liste af reaktioner, der er associeret med projekter i et forretningsmiljø. I en sådan situation
drejer det sig om at håndtere mennesker og specielt, hvordan de reagerer og affinder sig med den nye organisation og deres
rolle og samarbejde med eventuelle nye forretningsenheder. Hvis projektet ikke har den nødvendige opbakning hos medarbejderne og
kunderne i det administrative servicecenter, så er der risiko for, at det ikke vil blive en succesfuld implementering.
Fokus på projektplanlægning:
Detaljeret projektplanlægning er nøglen til at sikre, at implementeringen bliver en succes, risici er identificeret og håndteret, og omkostningerne
er under kontrol. I den forbindelse er projektledelseskompetencer helt afgørende.
Skab stærke samarbejdsrelationer:
Oftest anvendes samarbejdsaftaler, der regulerer forholdet imellem centret og kunderne. Sådanne samarbejdsrelationer bør være
meget fokuseret mod målingen af resultater og synliggørelsen af centrets leverancer. Ved at sætte klare mål for leverancerne og resultaterne,
opnås der fokus på effektive løsninger og klarhed omkring forventningerne til det administrative servicecenter. Det er dog
vigtigt, at være opmærksom på, at samarbejdet mellem et administrativt servicecenter og dets kunder består af mere end bare end
detaljeret samarbejdsaftale. Hvis deltaljerede samarbejdsaftaler udelukkende benyttes med henblik på en efterfølgende vurdering af,
hvem der havde ansvaret for at en proces gik galt, så er der næppe etableret hensigtsmæssige samarbejdsrelationer mellem kunden og
det administrative servicecenter.
Klar ledelsesmæssig forankring:
Implementeringen af et administrativt servicecenter er typisk en større opgaver for de fleste virksomheder. Derfor er en klar ledelsesmæssig
forankring en forudsætning for en succesrig implementering af et administrativt servicecenter.
Fokus på postimplementeringen:
Når et administrativt servicecenter er gået i drift, betyder dette ikke, at projektet er slut. Det er vigtigt, at man forsat er fokuseret på,
at processerne fungerer, ellers risikeres at mange af de fordele og besparelser, som er sat, ikke bliver opnået.
Perspektiv 6 | Juni 2008
15