ADNOVA office - LAND-DATA GmbH

Einführung
ADNOVA office
LAND-DATA

ADNOVA Software
Dieses Handbuch wurde mit ComponentOne Doc-To-Help. erstellt.
Copyright 2011 LAND-DATA GmbH, Wedekindstraße 9 - 11, 27374 Visselhövede
Tel.: 04262 304-0 Fax: 04262 304-270
www.landdata.de info@landdata.de
Visselhövede, September 2011

Inhalt
ADNOVA made by LAND-DATA ............................................................. 4
ADNOVA Software .................................................................................................... 4
ISO 9001 Zertifizierung ............................................................................................. 5
Datenschutz zertifiziert .............................................................................................. 6
Copyright ................................................................................................................... 6
Über diese Einführung .............................................................................................. 7
Installation ............................................................................................. 8
Systemvoraussetzungen .......................................................................................... 8
Installation ................................................................................................................. 8
Aktualisierung ........................................................................................................... 9
Deinstallation des Programms .............................................................................. 13
Registrierung und Konfiguration ......................................................... 14
Der erste Start ......................................................................................................... 14
Ersteinrichtung des Programms ............................................................................ 16
Einrichtung der Artikelstammdaten ...................................................................... 23
Einrichtung der Kundenstammdaten .................................................................... 26
Funktions- und Leistungsumfang ........................................................ 32
Auftragsverwaltung ................................................................................................ 32
Rechnungs-/Gutschriftenerstellung ....................................................................... 33
Automatische Fakturierung wiederkehrender Leistungen .................................. 33
Export in csv-Dateien .............................................................................................. 34
Benutzerunterstützung und Support ..................................................................... 34
Bedienungselemente und Oberfläche .................................................. 36
Allgemeine Hinweise .............................................................................................. 36
Bildschirmdarstellung ............................................................................................. 36
Tastaturbelegung .................................................................................................... 38
Extras und Dienste .............................................................................. 40
Datensicherung ....................................................................................................... 40
Druckereinrichtung ................................................................................................. 41
Vorschau Auswertung ............................................................................................ 42

ADNOVA Software
ADNOVA made by
LAND-DATA
ADNOVA Software
Die LAND-DATA GmbH entwickelt seit mehr als 40 Jahren professionelle
Software-Lösungen für Unternehmen und Steuerberatungskanzleien
mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen in Landwirtschaft
und Gewerbe. Der Dialog mit unseren Anwendern und Anregungen
aus der Praxis setzen den Maßstab für die Gestaltung der Produktfamilie.
Neben dem Fakturierungsprogramm ADNOVA office stehen Softwareanwendungen
zur Buchführung (ADNOVA finance), Einkommensteuererstellung
(ADNOVA e.tax), Lohnabrechnung (ADNOVA
lohn) sowie Dokumentenmanagement (ADNOVA ELO) zur Verfügung.
Die Programme sind mit Schnittstellen für den Datenaustausch
ausgestattet, so dass Daten nur einmal erfasst werden müssen,
um in allen Anwendungen genutzt werden zu können
ADNOVA office Profiline
ADNOVA office unterstützt Sie bei Routineaufgaben des Kundenmanagements
wie der Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung.
Sie können Lieferungen und Leistungen einfach und komfortabel
abrechnen. Alle Daten und Belege bleiben im Unternehmen, die
ausgestellten Rechnungen werden systematisch gespeichert und
abgelegt.
Die in ADNOVA office erfassten Daten können direkt entsprechenden
Erlöskonten zugeordnet und einfach in die Finanzbuchführung
übernommen werden. Mit der Unterstützung von Serienbriefen in
Microsoft Word sowie Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen
bietet ADNOVA office alle Funktionen, die für ein optimales Kundenmanagement
sowie die Auftragsabwicklung erforderlich sind.
Mit Hilfe umfangreicher Auswertungsmöglichkeiten und einem frei-
4 � ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA

en csv-Export in nachgelagerte Systeme haben Sie dabei den aktuellen
Stand der Dinge stets im Blick.
Fakturierung leicht gemacht - Sowohl für die Abrechnung nach
Menge x Preis als auch für die Pauschalfakturierung wiederkehrender
Leistungen ist ADNOVA office die ideale Softwarelösung für die
Erledigung der Rechnungsabwicklung eines Betriebes. Regelmäßig
wiederkehrende Rechnungs- und Gutschriftenposten können für alle
Kunden ohne zusätzliche Erfassung automatisch erstellt werden.
Ebenso ist die Definition und Abrechnung individueller Verpackungseinheiten
möglich - eine Übergabe der Mengen in ADNOVA
finance erfolgt für den landwirtschaftlichen Kontenrahmen und den
SKR04.
Grundlage ist eine zentrale Stammdatenverwaltung zur Erfassung
und Pflege aller kundenbezogenen Daten. Zusätzliche frei definierbare
Kundenstammdaten ermöglichen eine Ablage und Selektion
nach einzelnen Kundengruppen. Darüber hinaus können Artikel in
Gruppen zusammengefasst werden. Die Hinterlegung eines Rabatts
ist für Artikel und Kunden möglich.
ADNOVA office Profiline kann sowohl auf einem Einzel-PC als auch
im Netzwerk eingesetzt werden, so dass von mehreren Arbeitsplätzen
aus gearbeitet werden kann. Das Programm ist zudem in der
Grundversion mehrfirmenfähig, daher können Sie Rechnungen im
Auftrag mehrerer Firmen schreiben.
ADNOVA office Profiline Plus
ADNOVA office Profiline Plus ist die Programmversion für Verbände
aus dem landwirtschaftlichen Umfeld. Zusätzlich zu den Funktionalitäten
von ADNOVA office sind zahlreiche Stammdaten zur Beschreibung
des land- und forstwirtschaftlichen Betriebs auf der
Grundlage des DBV-Knopfdrucksystems vorhanden. Die ausgelagerte
Beitragsberechnung, der Import der Beitragsdaten und die
Fakturierung von Beiträgen machen eine einfache Beitragserhebung
möglich.
ISO 9001 Zertifizierung
Mit LAND-DATA Software arbeiten bundesweit mehrere tausend
Mitarbeiter in Steuerkanzleien und Unternehmen. Unsere Software
bildet die Grundlage wirtschaftlicher Entscheidungen und Erklärungen
gegenüber Banken und Behörden. Dabei setzen wir auf hohe
Qualität sowie Fehlerfreiheit der Produkte und Dienstleistungen und
damit ein hohes Maß an Kundenvertrauen. Alle Unternehmensprozesse
sowie das Handeln von Mitarbeitern und Management orientieren
sich an dieser Qualitätspolitik.
ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA � 5
ISO 9001 Zertifizierung

Datenschutz zertifiziert
Die LAND-DATA GmbH hat sich 2007 mit einem effizienten Qualitätsmanagement
für das Gütesiegel ISO 9001 qualifiziert. Der Ausbau
und die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems nach
DIN EN ISO 9001 ist ein wichtiger Schritt für unser Unternehmen,
um das Vertrauen bei Kunden weiter auszubauen, die Kosten und
den Fehlleistungsaufwand kontinuierlich zu senken und dadurch
den Ertrag zu steigern.
Das erfolgreiche Führen und Betreiben einer Organisation erfordert,
dass sie in systematischer und klarer Weise geleitet und gelenkt
wird. Das umfasst, neben anderen Managementdisziplinen, auch
ein effizientes Qualitätsmanagement. Für den Ausbau und die Sicherung
des Unternehmenserfolgs setzt die LAND-DATA auf die
ständige Verbesserung des Managementsystems unter Berücksichtigung
der Erfordernisse aller interessierten Parteien. Durch die
konsequente Ausrichtung des Qualitätsmanagementsystems an der
ISO 9001 profitiert das gesamte Unternehmen von der Systematik
und den Inhalten dieser Norm. Sie führt nachweislich zu kontinuierlicher
Verbesserung, sinkenden Prozess- und Fehlerkosten,
motivierten Mitarbeitern und zufriedenen Kunden.
Datenschutz zertifiziert
Für LAND-DATA ist der Datenschutz ein überaus wichtiges Element
der Unternehmensaktivitäten. Um gegenüber Kunden und Gesellschaftern
einen Nachweis sowohl über die Gesetzeskonformität als
auch die Wirksamkeit der betriebenen Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen
zu erbringen, hat LAND-DATA von der im
Bundesdatenschutzgesetz geschaffenen Möglichkeit Gebrauch gemacht,
auf freiwilliger Basis das Datenschutz-Konzept durch unabhängige
und zugelassene Gutachter prüfen und bewerten zu lassen.
Durch ein externes Audit wurden die Bereiche Softwareentwicklung,
Rechenzentrumsdienstleistungen, Marketing und Support
eingehender Prüfungen unterzogen. Mit diesem Zertifikat wird
LAND-DATA bescheinigt, dass das Unternehmen den Datenschutz
gemäß Bundesdatenschutzgesetz gesetzeskonform gestaltet hat.
Das Zertifikat gilt für ein Jahr, im Folgejahr wird sich LAND-DATA
erneut einer Überprüfung der Bereiche Datenschutz und Datensicherheit
unterziehen
Copyright
Die Rechte an der Software ADNOVA office sowie an Handbuch und
Hilfefunktionen liegen bei der LAND-DATA. Der rechtmäßige Erwerb
der Programm-DVD erlaubt die Nutzung auf einer Rechnereinheit
gemäß Kauf-/Lizenzvertrag. Dieses Nutzungsrecht kann nicht
auf andere/weitere Personen/Organisationen übertragen werden.
6 � ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA

Bei unsachgemäßer Programmbedienung (z. B. Warm- und Kaltstart)
besteht die Gefahr, dass Daten zerstört werden. Eine Haftungspflicht
für Folgeschäden durch unsachgemäße Nutzung des
Programms ist ausgeschlossen.
Über diese Einführung
In dieser Programmeinführung finden Sie Hinweise zu Installation/Deinstallation,
Ersteinrichtung, Handhabung des Programms,
Konfiguration von Firmen, Aufnahme von Kundendaten, einen
Überblick über den weiteren Leistungsumfang des Programms, sowie
eine Beschreibung der Programmoberfläche und allgemeiner
Funktionen wie Datensicherung und Drucken.
Eine detaillierte Beschreibung des Programms inklusive Auftragserfassung,
Fakturierung wiederkehrender Pauschalbeträge, des Exports
von Daten in csv-Dateien und der weiteren Verwendung in
Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sowie des möglichen
Auswertungsumfangs finden Sie im Programm über die Taste [F1]
und unter Hilfe – ADNOVA office Hilfe. Im Startmenü in der Programmgruppe
ADNOVA finden Sie zudem das ausführliche Handbuch
als PDF-Datei hinterlegt.
ADNOVA office ADNOVA made by LAND-DATA � 7
Über diese Einführung

Systemvoraussetzungen
Installation
Systemvoraussetzungen
Die aktuellen Systemvoraussetzungen und Einzelheiten zu den notwendigen
Servicepacks und Editionen der Betriebssysteme sowie
die Ansprüche an Hardware und Umgebung entnehmen Sie bitte
unserer Internetpräsenz www.landdata.de.
Betriebssysteme unterstützt LAND-DATA in der Regel in ihren Lebenszyklen
analog zu Microsoft, d. h. wir testen diese Betriebssysteme
nur solange, wie Microsoft einen entsprechenden Support
leistet.
Neue Betriebssysteme werden von uns erst nach einem umfangreichen
Test freigegeben und unterstützt, d. h. in der Regel einige Zeit
nach der Freigabe durch Microsoft, um eine einwandfreie Nutzung
aller Anwendungen zu gewährleisten.
Installation
Bitte beachten Sie, dass die Installation des Programms nur mit
Administrator-Rechten durchgeführt werden kann. Für die Nutzung
von ADNOVA office sind Hauptbenutzer- oder höhere Rechte erforderlich.
Während der Installation muss sich ein DVD-R-kompatibles Laufwerk
im Zugriff befinden. Zur Installation des Programms legen Sie
die Programm-DVD in das DVD-Laufwerk Ihres Rechners. Die Installation
des Programms startet automatisch. Bitte folgen Sie den Anweisungen
auf dem Bildschirm.
ADNOVA office wird in das Standardverzeichnis \ADNOVA\ installiert,
das Laufwerk kann von Ihnen vorgegeben werden.
Bei einer Erstinstallation werden neben ADNOVA office auch die
Komponenten ADNOVA connect für die automatische Softwareaktualisierung,
ADNOVA share als Benutzerverwaltung und das Dateihaltungssystem
ADNOVA Pervasive SQL installiert.
8 � ADNOVA office Installation

Aktualisierung
ADNOVA office unterliegt einer regelmäßigen Wartung und Pflege.
Die Aktualisierungen enthalten funktionale Programmerweiterungen,
Anpassungen an gesetzliche Änderungen und Fehlerausbauten.
Durch den mit uns abgeschlossenen Lizenzvertrag sind die Kosten
für die fortlaufenden Programmaktualisierungen abgedeckt.
Liegt uns Ihre E-Mail-Adresse vor, werden Sie per E-Mail über neue
Aktualisierungen informiert.
LAND-DATA stellt Aktualisierungen auf verschiedene Arten zur Verfügung:
automatisiertes Aktualisierungsverfahren im Programm
Download von der Internetseite www.landdata.de
Automatisiertes Aktualisierungsverfahren
Eine Aktualisierung des Programms kann direkt aus ADNOVA office
heraus erfolgen: Über den Menüpunkt Extras - Softwareaktualisierung
starten Sie einen Assistenten, der Sie durch den Aktualisierungsprozess
führt. Es wird eine Verbindung zum ADNOVA service center
aufgebaut und die entsprechende Aktualisierung heruntergeladen.
Die anschließende Installation erfolgt menügesteuert. So ist eine
einfache und regelmäßige Softwareaktualisierung ohne weitergehende
PC-Kenntnisse möglich.
Im ersten Schritt können Sie über die Schaltfläche DFÜ-Verbindung
eine DFÜ-Verbindung auswählen bzw. einrichten, über die die Verbindung
zum ADNOVA service center hergestellt werden soll. Vorgeschlagen
wird die im Betriebssystem eingerichtete Standard-
DFÜ-Verbindung. Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie in den
nächsten Bildschirm.
ADNOVA office Installation � 9
Aktualisierung

Aktualisierung
Im zweiten Schritt wird eine DFÜ-Verbindung zum Server des
ADNOVA service centers hergestellt und verfügbare Produktaktualisierungen
werden ermittelt.
Im dritten Schritt zeigt Ihnen der Assistent zur Software-Aktualisierung
die bereitgestellten Dateien an. Markieren Sie in der jeweiligen
Checkbox, welche Aktualisierungen vom ADNOVA service center
herunter geladen werden sollen. Informationen zu den Aktualisierungsdateien
erhalten Sie im so genannten Tooltip: Wenn Sie die
Maus auf den Namen der Aktualisierungsdatei platzieren, öffnet
sich ein Informationsfeld mit den entsprechenden Erläuterungen.
Im vierten Schritt beginnt der Download. Sie erhalten eine Fortschrittsanzeige
zum Status des Herunterladens der Aktualisierungsdatei.
10 � ADNOVA office Installation

Ist das Herunterladen beendet, wird die Schaltfläche Installieren aktiv.
Über diese Schaltfläche kann die Aktualisierung Ihrer Software
gestartet werden.
ADNOVA office Installation � 11
Aktualisierung

Aktualisierung
Kundenanmeldung
auf
www.landdata.de
Download aus dem Internet
Aktualisierungen werden sofort nach der Freigabe im Internet unter
www.landdata.de bereitgestellt.
12 � ADNOVA office Installation

Deinstallation des Programms
Deinstallation des Programms
Eine Deinstallation von ADNOVA office erfolgt über das Betriebssystem.
Über Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Software finden
Sie eine Auflistung der auf Ihrem PC installierten Softwareprodukte.
Hier wählen Sie ADNOVA office aus und bestätigen die Auswahl
Programme entfernen.
Die Verzeichnisse ADNOVA\DATEN\ADO inklusive aller Unterverzeichnisse
sowie das Verzeichnis ADNOVA\OFFICE\BIN\PROFILES
werden durch eine Deinstallation nicht entfernt. So bleiben Daten
und Protokolle erhalten, falls eine erneute Installation gewünscht
wird. Diese Verzeichnisse sind manuell zu löschen, sofern ADNOVA
office nicht neu installiert werden soll.
Wird auf dem Rechner kein anderes Produkt der ADNOVA Produktfamilie
mehr genutzt, kann das Dateihaltungssystem ADNOVA
Pervasive SQL ebenfalls deinstalliert werden. Diese Deinstallation
nehmen Sie bitte ebenfalls unter Start - Einstellungen - Systemsteuerung
- Software vor.
ADNOVA office Installation � 13

Der erste Start
Registrierung
über das
Internet
Einrichtung
der
Rechteverwaltung
Registrierung und
Konfiguration
Der erste Start
Nach der Installation finden Sie das Programmsymbol für ADNOVA
office auf Ihrem Desktop. Mit einem Doppelklick auf das Symbol
starten Sie das Programm.
Beim ersten Start werden Sie aufgefordert das Programm zu registrieren
und Ihre persönlichen Anwenderdaten einzulesen. Dies können
Sie bequem und einfach über das Internet vornehmen. Sie benötigen
für den Vorgang Ihren Lizensierungsschlüssel, den Sie im
Anschreiben zur Produktlieferung mitgeteilt bekommen haben. Bitte
folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Die Verwaltung der Benutzerrechte und der entsprechenden Kennwörter
geschieht über die integrierte Zusatzkomponente ADNOVA
share. Beim ersten Start des Programms nach der erfolgreichen
Registrierung werden Sie gebeten, aus einer Liste der auf Ihrem
Rechner verfügbaren Benutzer denjenigen auszuwählen, der üblicherweise
mit dem Programm arbeitet. Dieser Anwender wird automatisch
mit allen notwendigen Rechten für die Komponenten
ADNOVA office, connect und share ausgestattet.
14 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

Über ADNOVA share können Sie bei Bedarf zusätzliche Benutzer
mit eigenen Kennwörtern einrichten. Sie finden den Programmaufruf
der Benutzerverwaltung ADNOVA share auf dem Einzelplatz in
Ihrem Programmordner ADNOVA office. ADNOVA share verfügt
über eine eigene Hilfefunktion.
Über die Schaltfläche Weiter schließen Sie den Assistenten zur Benutzereinrichtung
ab. Jetzt erscheint der Startbildschirm von
ADNOVA office. Hier wird Ihnen der Benutzername vorgeschlagen,
der im Laufe der Installation ermittelt und eingerichtet wurde.
Wollen Sie kein Kennwort verwenden, klicken Sie direkt auf OK um
das Programm zu starten.
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 15
/Der erste Start

Ersteinrichtung des Programms
Das persönliche
Kennwort
Informationen
zur neuen Version
Wählen Sie die Schaltfläche Kennwort, um ein Kennwort zu hinterlegen
welches beim zukünftigen Programmaufruf einzugeben ist.
Über diese Schaltfläche können Sie auch ein bereits vorhandenes
Kennwort ändern.
Beim erstmaligen Aufruf erhalten Sie den Hinweis, dass eine neue
Programmversion eingespielt wurde und die aktuelle Produktinformation
zur vorliegenden Version wird angezeigt. Hier finden Sie eine
Zusammenfassung der aktuellen Neuerungen.
Ersteinrichtung des Programms
ADNOVA office ist mehrfirmenfähig. So können Rechnungen im
Namen verschiedener Firmen erstellt werden. Um das Programm
nutzen zu können, müssen Sie mindestens eine Firma einrichten.
Beim ersten Programmstart wird Ihnen daher der dazugehörige Dialog
angezeigt. Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Eingabe
und ergänzen Sie hier die Angaben zu Ihrem Unternehmen.
16 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration
Einrich
der Firm

Ersteinrichtung des Programms
Für eine korrekte Steuerung der Rechnungsschreibung sind die Angaben
zur Art der Firma und dem verwendeten Kontenrahmen
zwingend vorzunehmen.
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 17
Umsatzsteuer
und
Kontenrahmen

Ersteinrichtung des Programms
weitere
Angaben zum
Unternehmen
Art der Firma
Unternehmer
§2 UStG
Kleinunternehmer
§19 UStG
Alle Unternehmen und freiberuflichen Tätigkeiten für die
kein Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG
gestellt wurde. Hierunter fallen auch landwirtschaftliche
Betriebe, die nach §24 UStG pauschalieren.
Alle Unternehmen und freiberuflichen Tätigkeiten für die
ein Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG gestellt
wurde.
Kontenrahmen
SKR04 Verwendung des gewerblichen Standardkontenrahmens
SKR04 in der Buchführung
Landwirtschaft
Verwendung des landwirtschaftlichen Kontenrahmens der
LAND-DATA in der Buchführung
Individuell Verwendung eines anderen Kontenrahmens
Wenn Sie den Kontenrahmen Landwirtschaft oder LD-SKR04 wählen,
erfolgt eine automatische Zuordnung der Erlöskonten, Umsatzsteuerkonten
sowie Lastschrift-Verrechnungskonten. Verwenden
Sie in der Buchführung einen individuellen Kontenrahmen, müssen
Sie die Konten über den Menüpunkt Extras - Administration - FiBu-
Konteneinrichtung gesondert einrichten.
Im zweiten Register zu den Firmenstammdaten erfassen Sie die
vollständigen Adressdaten und Bankverbindungen Ihres Unternehmens.
Diese Angaben benötigen Sie, wenn Sie kein vorgedrucktes
Briefpapier für die Rechnungsschreibung verwenden, sondern
der Rechnungskopf bzw. die -fußzeile in ADNOVA office automatisch
erstellt werden soll.
Im Register laufende Tätigkeiten haben Sie die Möglichkeit, Menüpunkte
die zur Auftragsbearbeitung gehören auszublenden, wenn
18 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration
Ausblende
der Auftra
verwaltung

Ersteinrichtung des Programms
Sie grundsätzlich keine Aufträge in Ihrem Unternehmen erstellen
sondern nur die Lieferschein-/Rechnungsschreibung nutzen wollen.
Änderungen an den getätigten Eingaben können Sie später jederzeit
im Menüpunkt Extras - Administration - Firma - Einrichten vornehmen.
Bitte speichern Sie Ihre Angaben über die Schaltfläche Speichern
und beenden dann den Dialog über die Schaltfläche Ende.
Nachdem Sie die Firmendaten eingerichtet haben, werden im Dialog
Extras - Optionen - Einzelfakturierung - Stamm-/Steuerungsdaten alle
Steuerungsdaten zur Fakturierung erfasst. Dieser Dialog öffnet sich
nach Verlassen der Firmenstammdaten bei der Ersteinrichtung automatisch.
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 19
Einrichtung der
Steuerungsdaten
zur
Fakturierung
abweichende
Firmenstammdaten
für die
Einzelfakturierung

Ersteinrichtung des Programms
Schnittstelle
zur FiBu
Im Register Firmenstammdaten werden Ihnen die bei der Firmeneinrichtung
getätigten Eingaben angezeigt. Sie haben die Möglichkeit
über die Angabe Stammdaten abweichend für die Rechnungslegung
abweichende Angaben einzugeben. Dies kann insbesondere dann
sinnvoll sein, wenn das Programm in der Variante ADNOVA office
Profiline Plus auch für den Beitragseinzug in der Mitgliederverwaltung
genutzt werden und Beitragseinzug und Einzelfakturierung unterschiedliche
Rechnungsinformationen aufweisen sollen.
Im Register FiBu-Stammdaten sind bei Bedarf die Angaben zur
Schnittstelle zur Finanzbuchführung zu erfassen. Derzeit ist aus
ADNOVA office Profiline eine Datenübergabe ausschließlich an das
LAND-DATA Buchführungsprogramm ADNOVA finance möglich.
Feld Bezeichnung
Schnittstelle
zur FiBu
Zielordner
der
Buchungsdatei
E-Mail-
Adresse für
Buchungsdatei
Firmen-Nr.
in der FiBu
Kontenrahmen
abweichend
Kontenrahmen
Bitte wählen Sie das Buchführungsprogramm aus, an
das die Fakturierungsdaten übergeben werden sollen.
Definieren Sie den Zielordner, in dem die Buchungsdatei
für die Finanzbuchführung bereitgestellt werden soll.
Standardmäßig wird das Laufwerk mit dem Verzeichnis
ADNOVA \OFFICE\EXPORT vorgeschlagen.
Soll die Buchungsdatei als E-Mail-Anhang z. B. an Ihre
Buchstelle versendet werden, so geben Sie hier die entsprechende
E-Mail-Adresse ein.
Hier ist die Firmennummer (= Betriebsnummer) zu erfassen,
unter der Sie die Buchführung in Ihrem Finanzbuchführungsprogramm
angelegt haben.
Wird dieses Feld aktiviert, können Sie einen anderen
Kontenrahmen wählen. Sonst gelten die Eingaben, die
Sie über Extras - Administration - Firma einrichten vorgenommen
haben.
Auswahl des Kontenrahmens, wenn das Feld abweichend
markiert ist
20 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

Kontokorrent Eingabe des Kontokorrentkontos (Verdichtungskonto),
auf dem die Forderungen gesammelt in der jeweiligen
Finanzbuchführung dargestellt werden sollen.
Der zulässige Eingabebereich wird unter Extras - Optionen
- FiBu-Konteneinrichtung vorgegeben.
USt-Konto Es ist das Umsatzsteuerkonto für die Finanzbuchführung
zu definieren. Der zulässige Eingabebereich wird unter
Extras - Optionen - FiBu-Konteneinrichtung vorgegeben.
LS-Verrechnungskonto
Angabe des Verrechnungskontos in der Finanzbuchführung,
auf das Lastschriften gebucht werden sollen.
Der zulässige Eingabebereich wird unter Extras -Optionen
- FiBu-Konteneinrichtung vorgegeben.
Im Register Rechnungssteuerung richten Sie sich ein individuelles
Rechnungsformular für die jeweilige Firma ein.
Feld Bezeichnung
Währungs-
kürzel
Derzeit nur EURO möglich
Papierart Briefkopfpapier = Druck auf Papierbögen, auf denen sich
der Briefkopf befindet.
Blankopapier = Druck auf Blankopapier, alle Angaben,
inklusive Rechnungsabsender werden gedruckt (Angaben
aus Extras - Optionen - Einzelfakturierung -
Firmenstammdaten)
Ersteinrichtung des Programms
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 21
Einrichtung
des
Rechnungsformulares

Ersteinrichtung des Programms
Texte zu den
Zahlungskonditionen
Namenszusatz
drucken
Vor-/
Nachlaufzeilen
drucken
Sortierung nach
Artikel-Nr.
Rechnungs-
/Gutschriftsdruck
mit Leerzeilen
Leistungsdatum
drucken
Leistungsdatum
bei Auftragsbearbeitung
aus
Lieferscheindatumübernehmen
Rechnungen/
Gutschriften
über Kleinbeträge
inkl. USt
(nur Bruttoausweis)Zahlungskonditionen
drucken
Anlage zur
Rechnung/Gutschrift
drucken
Wählen Sie, ob Sie das Feld Namenszusatz (welches neben
Titel/Vornamen und Nachnamen als zusätzliches Feld
unter den Stammdaten - Kunden -Verwaltung erfasst
werden kann) in der Rechnungsanschrift ausgedruckt haben
möchten.
Wählen Sie, ob Vor- bzw. Nachlaufzeilen auf den Rechnungen
ausgewiesen werden sollen oder nicht. Im Register
Vor-/Nachlaufzeilen legen Sie entsprechende Texte
fest.
Der Ausweis erfolgt entsprechend der Eingabereihenfolge
der einzelnen Artikel.
Wählen Sie, ob zwischen den Rechnungsposten grundsätzlich
eine Leerzeile eingefügt werden soll.
Bitte beachten Sie: Sollen nur nach bestimmten Rechnungsposten
eine oder mehrere Leerzeilen ausgewiesen
werden so müssen Sie dies im Artikeltext der entsprechenden
Rechnungspositionen steuern.
Das Leistungsdatum wird mit ausgedruckt
Wahlweise Übernahme des Leistungsdatums aus dem
Lieferscheindatum.
Definieren Sie für Kleinbeträge, ob der Rechnungs-/
Gutschriftsbetrag netto mit dem USt-Betrag oder nur
brutto ausgewiesen werden soll.
Sie können wählen, ob Zahlungskonditionen am Rechnungsende
mit ausgegeben werden. Die Zahlungskonditionen
definieren Sie in dem Menüpunkt Extras - Optionen
- Einzelfakturierung - Zahlungskonditionen.
Befinden sich auf einer Rechnung/Gutschrift mehrere Positionen
mit der gleichen Artikelnummer, haben Sie die
Möglichkeit, diese Positionen jeweils zu einer Zeile zusammenzufassen
und diese in einem Anhang zur Rechnung/Gutschrift
auszuweisen.
Im Register Konditionen/DTAUS definieren Sie Angaben zu den Zahlungskonditionen
auf der Rechnung. Es können unterschiedliche
Texte zu Rechnungen, Rechnungen mit Lastschrifteinzug und Gutschriften
definiert und hinterlegt werden. Die Angaben zum Datenträgeraustausch
mit Banken sind vorgegeben und können bei Bedarf
verändert werden.
22 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

Einrichtung der Artikelstammdaten
Im Register Vor-/Nachlaufzeilen definieren Sie weitere Texte, die auf
der Rechnung/Gutschrift erscheinen sollen.
Nach Abschluss der Eingabe aller Stamm- und Steuerungsdaten
speichern Sie die getätigten Angaben über die Schaltfläche Speichern.
Einrichtung der Artikelstammdaten
Im nächsten Schritt definieren Sie die Artikel Ihres Warensortiments.
Hierzu rufen Sie den Menüpunkt Stammdaten - Artikel auf.
Über die Schaltfläche Hinzufügen können Sie neue Artikel erfassen,
über die Schaltfläche Eingabe vorhandene Artikel ändern.
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 23
Erläuternde
Texte zur
Rechnung/
Gutschrift
Einrichtung der
Artikel

Einrichtung der Artikelstammdaten
Neben „normalen“ Artikeln können Sie sogenannte „Textartikel“
(dreistellige Codierung) anlegen. Diese Textartikel können zur Erläuterung
und Ergänzung genutzt werden.
Feld Bezeichnung
Artikel-Nr. Erfassen Sie im Feld Artikel-Nr. eine neue, bisher noch
nicht vergebene Artikelnummer.
Textzeile 1 - 8 Hier erfassen Sie den Standardtext, der auf den Rechnungen/Gutschriften
unter der Artikelnummer ausgewiesen
wird. Die erste Zeile wird bei der Erfassung von
Rechnungen nach Aufruf der Artikel-Nr. angezeigt. Alle
weiteren Zeilen dienen der Ergänzung der Artikelbezeichnung
und werden auf Lieferschein, Gutschrift
und Rechnung ausgewiesen. Der Text kann bei der
Rechnungs-/Gutschriftserfassung noch um individuelle
Angaben ergänzt oder geändert werden.
Mit der Sonderzeicheneingabe #L# am Anfang einer
Textzeile wird eine Leerzeile erzeugt. So können eine
oder mehrere Leerzeilen nach einem Artikel eingefügt
werden.
Anmerkung Erfassen Sie hier Anmerkungen zu einem Artikel. Beispielsweise
können die Jahrgänge eines Weines hinterlegt
werden. Bei der Postenerfassung kann dann
zum Artikel der Weinsorte der entsprechende Jahrgang
aus der Übersicht der Anmerkungen ausgewählt
werden. So muss nicht für jeden Jahrgang ein neuer
Artikel angelegt werden.
Artikelgruppe Hier können Sie Artikel einer bestimmten Artikelgruppe
zuordnen. Neue Artikelgruppen legen Sie im
Dialog Stammdaten - Tabellen - Artikelgruppen an.
24 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

Einrichtung der Artikelstammdaten
USt-Schlüssel Da mit der Rechnungsschreibung eine automatische
Buchung der einzelnen Rechnungspositionen verbunden
ist, müssen Sie in diesem Feld bei steuerpflichtigen
Umsätzen den entsprechenden Umsatzsteuerschlüssel
angeben.
Haben Sie den Kontenplan Landwirtschaft oder SKR04
gewählt, werden Ihnen die zulässigen Umstatzsteuerschlüssel
in der [F3]-Übersicht angezeigt.
Entsprechend des jeweiligen Schlüssels wird bei der
Rechnungs-/Gutschriftspositionserfassung der Umsatzsteuerbetrag
berechnet. Die Buchung der Umsatzsteuer
in der Finanzbuchführung erfolgt auf dem im
Menüpunkt Extras - Optionen - Einzelfakturierung -
Stamm- und Steuerungsdaten hinterlegten Konto Umsatzsteuer.
Einzelpreis
- Netto
Einzelpreis
- Brutto
Preise können mit bis zu vier Nachkommastellen erfasst
werden. Hier erfassen Sie den Netto-Einzelpreis.
Das Feld Einzelpreis-Brutto wird automatisch mit dem
Nettopreis zuzüglich ausgewählter USt gefüllt. Eine
Eingabe ist nur möglich, wenn in den Feldern Betrag -
Netto bzw. Betrag - Brutto keine Eingabe vorgenommen
wurde.
Für den Verkauf an Privatpersonen können Sie auch
einen Brutto-Einzelpreis erfassen. Das Eingabefeld Einzelpreis
- Netto wird automatisch mit dem Bruttopreis
abzüglich der ausgewählten USt gefüllt. Eine Eingabe
ist nur möglich, wenn in den Feldern Betrag - Netto
bzw. Betrag - Brutto keine Eingabe vorgenommen
wurde.
Betrag - Netto Eingabe eines Netto-Betrags (Festbetrag). Das Eingabefeld
Betrag - Brutto wird automatisch mit dem Nettobetrag
zuzüglich ausgewählter USt gefüllt. Eine Eingabe
ist nur möglich, wenn in den Feldern Einzelpreis -
Netto bzw. Einzelpreis - Brutto keine Eingaben vorgenommen
wurden.
Betrag - Brutto Eingabe eines Brutto-Betrags (Festbetrag). Das Eingabefeld
Betrag - Netto wird automatisch mit dem
Bruttobetrag abzüglich ausgewählter USt gefüllt. Eine
Eingabe ist nur möglich, wenn in den Feldern Einzelpreis
- Netto bzw. Einzelpreis - Brutto keine Eingaben
vorgenommen wurden.
Rabatt Eingabe eines Rabatts in Prozent, der zu diesem Artikel
gewährt wird. Der Rabattsatz kann in der Postenerfassung
individuell angepasst werden.
Erlös-/ Aufwandskonto
Konto, auf welches der Nettobetrag des Artikels in der
Finanzbuchführung automatisch gebucht wird. Zulässig
sind die in Ihrem Finanzbuchführungsprogramm
definierten Erlös-/Aufwandskonten.
Wird an dieser Stelle kein Erlös-/Aufwandskonto erfasst,
so wird bei der Postenerfassung das Erlös-/Aufwandskonto
aus Stammdaten - Kunden - Verwaltung
– Zahlung vorgeschlagen.
Kostenstelle Sie können eine Kostenstelle (wie im eingesetzten Finanzbuchführungsprogramm
zulässig) eingeben, die
im Rahmen der Fakturierung automatisch zugeordnet
wird.
Artikelgruppe Geben Sie ein, zu welcher Artikelgruppe der neu erfasste
Artikel gehört.
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 25

Einrichtung der Kundenstammdaten
Definition von
Gebinden
Mengeneinheit Geben Sie die Mengeneinheit des Artikels an. Durch
die Definition von Gebindeeinheiten können Sie in der
Rechnung Gebinde fakturieren und die Menge in Gewichtseinheiten
umgerechnet in die Buchführung
übergeben.
Ist die gewünschte Mengeneinheit in der Auswahl
noch nicht enthalten, können Sie diese im Menüpunkt
Stammdaten - Tabellen - Mengeneinheit definieren.
Beispiel: Kartoffeln werden in 5 kg Säcken verkauft.
Sie definieren als Mengeneinheit „5 kg Sack“, die
Mengeneinheit FiBu ist „kg“ und die Menge-FiBu, also
der Umrechnungsfaktor „5“. Für jeden verkauften Sack
werden als Menge in die Fibu jetzt 5 kg übergeben.
Menge Die hier erfasste Menge wird bei der Postenerfassung
vorgeschlagen.
Mengenübergabe
- FiBu
Mengeneinheit -
FiBu
Wenn Sie den Kontenrahmen Landwirtschaft nutzen,
definieren Sie hier ob die Menge bei der Übergabe an
die Finanzbuchführung mit übertragen werden soll.
Auswahl der Mengeneinheit der Finanzbuchführung.
Im Kontenplan Landwirtschaft sind g, kg, dt, ltr und
Stück gültige Mengenangaben.
Menge - FiBu Erfassen Sie hier den Umrechnungsfaktor von der Artikeleinheit
auf die Mengeneinheit in der Buchführung.
Einrichtung der Kundenstammdaten
Die Aufnahme der Kundendaten erfolgt über den Menüpunkt
Stammdaten - Kunden - Verwaltung. Über die Schaltfläche Hinzufügen
können Sie einen neuen Kunden erfassen.
Die Kundennummer können Sie frei vergeben. ADNOVA finance
lässt 5- bis 8- stellige Debitoren-/Kreditorennummern zu. Wir empfehlen,
für Debitoren und Kreditoren getrennte Nummernkreise einzurichten,
z. B. Debitoren von Konto 10000 bis 69999 und Kreditoren
von 70000 bis 99999.
26 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

Einrichtung der Kundenstammdaten
Bestimmen Sie, ob das betreffende Personenkonto ein Debitor oder
Kreditor ist. Weicht das Personenkonto in ADNOVA finance von der
Kundennummer ab, erfassen Sie dieses im Feld Personenkonto. Weiterhin
können Sie bestimmen, ob dieses Konto als diverses Konto
geführt werden soll.
Im Register Person finden Sie weitere Angaben zu den Kontaktdaten.
Darüber hinaus können Sie ein Informationsblatt für zusätzliche
Bemerkungen zum Kunden anlegen und einsehen.
Feld Bezeichnung
Anrede Sie können eine bis zu 30-stellige Anrede vergeben. Es
ist die in der Anschrift ausgewiesene Anrede zu erfassen,
z. B. Herr, Frau etc.
Titel, Vorname Tragen Sie den Vornamen und ggf. einen Titel ein.
Nachname Nach diesem Feld richtet sich der alphabetische Ausdruck
von Stammdatenlisten.
Namenszusatz 1 Sie können einen Zusatz zum Namen erfassen.
Sie können im Menü Extras - Optionen - Einzelfakturierung
- Stamm- und Steuerungsdaten bestimmen, ob
der Namenszusatz 1 in der Rechnungsanschrift ausgedruckt
werden soll.
Namenszusatz 2 siehe Namenszusatz 1
Ortsteil Eingabe des Ortsteils
Straße, Nr. Eingabe der Straße und Hausnummer
PLZ Postleitzahl
Wohnort Wohnort des Kunden
Bestimmungsland
Bestimmungsland
Telefon-Nr. Eingabe der Telefonnummer
Fax-Nr. Eingabe der Fax-Nummer
Mobilfunk.-Nr. Eingabe einer Mobilfunknummer
E-Mail Nach Eingabe einer E-Mail-Adresse wird ein Icon neben
dem Eingabefeld aktiviert, über das eine installierte
E-Mail-Software aufrufbar ist.
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 27

Einrichtung der Kundenstammdaten
Zusätzliche
Informationen
zum Kunden
Homepage Nach Eingabe einer Homepage oder sonstigen Internet-Adresse
wird ein Icon neben dem Eingabefeld aktiviert,
über das ein installierter Internet-Browser aufrufbar
ist.
Briefanrede Es wird ein Text vorgeschlagen, der sich zusammensetzt
aus der Anrede und dem Nachnamen des
Kunden. Den Inhalt dieses Feldes können Sie für die
Weiterbearbeitung in einer Textverarbeitung verwenden.
Das Feld kann individuell abgeändert werden.
Staatsangehörigkeit
Feld für das internationale Kürzel zur Definition der
Staatsangehörigkeit, z. B. „D“ für Deutschland. Eine
Übersicht der vorhandenen Kürzel ist mit [F3] möglich.
Die Definition der Staatsangehörigkeit erfolgt über
Stammdaten - Tabellen - Allgemein - Staatsangehörigkeit.
Geschlecht Eingabe des Geschlechts
Geburtsdatum Eingabe direkt in der Form TT.MM.JJJJ oder Auswahl
mittels eines hinterlegten Kalenders [F3].
Informationsblatt Durch einen Doppelklick mit der Maus auf das Feld ist
eine Erfassung von zusätzlichen Informationen zum
jeweiligen Kunden möglich.
Im Register Zusatz finden Sie weitere Angaben zu Rechtsform, Kundenart
etc., weiterhin stehen frei definierbare Felder zur Verfügung.
28 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

Feld Bezeichnung
Einrichtung der Kundenstammdaten
Rechtsform Mit der [F3]-Taste können Sie ein Übersichtsfenster
öffnen, das Ihnen mögliche hinterlegte Rechtsformen
vorschlägt. Dieses Feld hat nur Informationscharakter
- eine Übergabe an die Buchführung
erfolgt derzeit noch nicht!
Ust-Identifikations-
Nr.
Sie können hier eine 14-stellige Umsatzsteueridentifikationsnummer
erfassen. Dieses Feld hat lediglich
Informationscharakter - eine Übergabe an die Buchführung
erfolgt derzeit noch nicht!
Steuer-Nr. Eingabe der Steuernummer für Gutschriften
Kundenverbund Hier legen Sie fest, ob der Kunde zu einem Kundenverbund
gehört. Ja = 1. Nein = 0
Hauptkunden-Nr. Haben Sie den Kundenverbund auf „Ja“ gesetzt,
können Sie hier die Hauptkunden-Nummer hinterlegen.
Kundenart Mit der Kundenart steuern Sie den Ausweis der Umsatzsteuer
und des Namens auf Rechnung/Lieferschein
etc.
Umsatzsteuer:
Unternehmer - die Posten werden netto ausgewiesen
Privatperson - die Posten werden brutto ausgewiesen
Ist die Kundenart leer, erfolgt der Ausweis wie für
den Unternehmer.
Adressfeld:
Unternehmer - die Angaben Vorname und Nachname
werden in zwei Zeilen ausgewiesen
Privatperson - die Angaben Vorname und Nachname
werden in einer Zeile ausgewiesen
Ist die Kundenart leer, erfolgt der Ausweis wie für
die Privatperson.
Kundenknz.
Sie können eine Kennziffer eintragen. Aus dem
Übersichtsfenster ([F3]-Taste) können Sie sich alle
definierten Kundenkennzeichen anzeigen lassen.
Kundenbereich Sie können eine Kennziffer eintragen. Aus dem
Übersichtsfenster [[F3]-Taste) können Sie sich alle
definierten Kundenbereiche anzeigen lassen.
Zusatzfelder
1-12
30-stellige individuell einzurichtende Felder. Die Bezeichnung
der Zusatzfelder kann im Bereich Extras -
Optionen - Kunden - Feldbezeichnungen definiert
werden.
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 29

Einrichtung der Kundenstammdaten
Im Register Zahlung tätigen Sie Angaben zur Bankverbindung, abweichenden
Kontokorrentkonten und der Rechnungsübersicht.
Feld Bezeichnung
Bankeinzug
vom
Dieses Feld hat lediglich Informationscharakter. Eingabe
TT.MM.JJJJ (oder Auswahl über die Kalenderfunktion)
des Datums, zu dem die Bankeinzugsermächtigung vorliegt.
Bankleitzahl Sie können nur auf eine Bankleitzahl zugreifen, die unter
Stammdaten - Tabellen - Banken erfasst wurde. Die Bezeichnung
der Bank wird neben dem 8-stelligen Feld
Bankleitzahl angezeigt.
Mit der [F3]-Taste können Sie ein Übersichtsfenster öffnen,
das Ihnen die hinterlegten Daten anzeigt.
Konto-Nr. Tragen Sie die Kontonummer des Kunden ein. Eingabebereich:
1 bis 9999999999.
Lastschrifteinzug
Sofern ein Lastschrifteinzug des Kunden vorliegt, aktivieren
Sie bitte dieses Feld.
Rabatt (%) Eingabe eines Rabatts mit 2 Nachkommastellen.
Achtung! Sind sowohl zu einem Artikel als auch zu einem
Kunden ein Rabatt hinterlegt, wird nur der zum
Kunden eingetragene Rabatt berücksichtigt.
Kontenart Eingabe der Kontenart: D = Debitor/K = Kreditor
Eine Änderung der Kontenart ist nur möglich, wenn keine
offenen Aufträge bzw. erfassten Rechnungen vorhanden
sind.
Personenkonto
Diverses
Konto
Eingabe der Konto-Nummer des Personenkontos
zumKunden bzw. Lieferanten in der Finanzbuchführung.
Eine Angabe ist nur notwendig, falls das Personenkonto
von der Kundennummer abweicht.
Kennzeichnung, ob es sich um ein Diverses Konto handelt.
30 � ADNOVA office Registrierung und Konfiguration

Einrichtung der Kundenstammdaten
Erlöskonto Geben Sie hier ein Erlöskonto ein. Weitere Erlöskonten
können unter Extras - Administration - FIBU-Konten-
Einrichtung aufgenommen werden.
Kostenstelle Sie können eine Kostenstelle eingeben.
Weiterhin finden Sie eine Rechungsübersicht zum jeweiligen Kunden.
Es werden Ihnen alle Rechnungen mit Rechnungsdatum,
Rechnungsnummer und Nettobetrag, die über die Einzelfakturierung
erstellt wurden, angezeigt. In der obersten Zeile steht die
zuletzt fakturierte Rechnung. So haben Sie jederzeit einen schnellen
Überblick über die Rechnungshistorie des entsprechenden Kunden.
Eine ausführliche Beschreibung der Funktion finden Sie in der Programmhilfe
[F1].
ADNOVA office Registrierung und Konfiguration � 31
Rechnungsübersicht

Auftragsverwaltung
abweichender
Auftraggeber/
Lieferempfänger/
Rechnungsempfänger
Kopieren
von Aufträgen
Funktions- und
Leistungsumfang
Auftragsverwaltung
In ADNOVA office können Sie wählen, ob Sie die Auftragsverwaltung
einsetzen möchten oder nicht. Die Nutzung der Auftragsverwaltung
empfiehlt sich besonders, wenn mehrere Mitarbeiter im
Programm parallel an gleichen Aufträgen arbeiten.
Sie können die Auftragsverwaltung im Menüpunkt Extras – Administration
– Firma – Einrichten ausblenden, wenn Sie keine Aufträge
erstellen sondern nur die Lieferschein-/Rechnungsschreibung nutzen
wollen.
In der Auftragsfunktion können Sie abweichende Auftraggeber, sowie
Liefer- oder Rechnungsempfänger verwalten.
Sie haben jederzeit Zugriff auf eine Übersicht der offenen, laufenden
und abgeschlossenen Aufträge. An Auswertungen stehen Ihnen
der Druck von Auftragslisten zur Verfügung.
Wiederkehrende/identische Aufträge können schnell über die Funktion
Duplizieren erstellt werden. So müssen die einzelnen Auftragsposten
nicht erneut manuell eingegeben werden.
Eine ausführliche Beschreibung der Funktion finden Sie in der Programmhilfe
[F1].
32 � ADNOVA office Funktions- und Leistungsumfang

Automatische Fakturierung wiederkehrender Leistungen
Rechnungs-/Gutschriftenerstellung
Mit ADNOVA office steht Ihnen eine komfortable Fakturierungsfunktion
zur Verfügung. Eine Erstellung von Gutschriften für erhaltene
Lieferungen und Leistungen ist ebenso möglich.
Sie haben die Möglichkeit, erfasste Rechnungs-/Gutschriftsposten
sofort abzurechnen, Sammelrechnungen über von Ihnen definierte
Zeiträume zu erstellen sowie wahlweise Lieferscheine zu drucken.
So können Sie beispielsweise die erbrachten Leistungen einmal
monatlich mit Ihren Kunden abrechnen, auf der Monatsrechnung
werden die jeweiligen Lieferzeitpunkte zur Information ausgewiesen.
Ein Druck aktueller Lieferscheine und Auslieferungslisten zum
Lieferzeitpunkt ist ohne Rechnungsstellung jederzeit möglich.
Sie haben unbegrenzt Zugriff auf eine Übersicht der bereits abgerechneten
und offenen Rechnungsposten. Als Auswertungen stehen
Ihnen die Rechnungsausgangsliste sowie die Lastschriftenliste
zur Verfügung. Ein Datenträgeraustausch mit Banken ist selbstverständlich
möglich. Eine ausführliche Beschreibung der Funktion
finden Sie in der Programmhilfe [F1].
Der Druck der Rechnungen kann auf Briefkopfpapier oder Blankopapier
erfolgen. Für die Gestaltung Ihres individuellen Briefpapiers
bietet LAND-DATA als Zusatzprodukt Fineprint an. In diesem Tool
können Sie eine Vorlage entsprechend Ihres gewünschten Briefpapiers
erstellen. Diese Vorlage wird dann zum Druckzeitpunkt der
Rechnung herangezogen und somit Ihre Rechnung inklusive des individuell
gestalteten Briefpapiers gedruckt. Bitte wenden Sie sich
bezüglich Bestellung und Konditionen an das LAND-DATA Accountmanagement
(04262 304-380), die Erstellung eines Briefpapiers ist
im Toolpreis inbegriffen.
Automatische Fakturierung wiederkehrender
Leistungen
ADNOVA office verfügt neben der Fakturierung von Einzelleistungen
über eine zusätzliche Sonderfunktion zur Abrechnung wiederkehrender
Leistungen, wahlweise für Rechnungen oder Gutschriften.
So können dauerhafte Forderungen/Erstattungen bequem und
ohne ständige Neuerfassung von Rechnungs-/Gutschriftsposten
abgearbeitet werden.
Es stehen für derartige Forderungen und Gutschriften insgesamt
sieben Felder in den Kundenstammdaten zur Verfügung (Register
Zusatz, Sonderfeld 1-7), die individuell eingerichtet werden können.
Beispiele für die Verwendung sind der Lastschrifteneinzug von
Pachten/Mieten, eine pauschale Abrechnung wiederkehrender
Dienstleistungen und ähnliches.
ADNOVA office Funktions- und Leistungsumfang � 33
Sammelrechnungen
über beliebige
Zeiträume
Individuelles
Briefpapier

Export in csv-Dateien
Kostenlose
Hotline
Fernwartung
In diesen Positionen kann entweder ein Forderungs-/Gutschriftsbetrag
oder eine Menge zu einem Artikel definiert werden. So kann
beispielsweise eine monatliche Boxenmiete in der Pferdepensionshaltung
genauso einfach abgerechnet werden wie die monatliche
Lieferung bestimmter Milchmengen im Abonnement.
Sie erstellen die Rechnungen/Gutschriften gleichzeitig für alle Kunden,
denen Sie die entsprechenden Leistungen zugeordnet haben.
Eine ausführliche Beschreibung der Funktion finden Sie in der Programmhilfe
[F1].
Export in csv-Dateien
ADNOVA office verfügt über eine umfangreiche Exportfunktion mit
der Daten anderen Programmen und Anwendungen zur Verfügung
gestellt werden. Der Export erfolgt im Format csv (Comma
Separated Value), das von fast allen Standardanwendungen importiert
werden kann. Aus allen Datentabellen können mit dem Exportassistenten
die gewünschten Informationen für weitergehende
Auswertungen oder die Weiterverarbeitung in Serienbriefen in csv-
Dateien exportiert werden. Standardexporte sind bereits vordefiniert
und können einfach genutzt werden.
Für fortgeschrittene Anwender steht ein SQL-Editor zur Verfügung,
mit dem tabellenübergreifende Auswertungen erstellt werden können.
Eine ausführliche Beschreibung der Funktion finden Sie in der Programmhilfe
[F1].
Benutzerunterstützung und Support
Mit Ihrem Softwarevertrag zu ADNOVA office haben Sie Zugang zu
einer kostenlosen fachlichen und technischen Unterstützung durch
den LAND-DATA Benutzerservice.
Unter der Festnetznummer 04262 304-360 erreichen Sie den
LAND-DATA Benutzerservice während der üblichen Bürozeiten:
montags bis donnerstags von 08:00 bis 17:00 Uhr, freitags von
08:00 bis 14:00 Uhr.
Bei Bedarf kann der Benutzerservice schnell und einfach eine Fernwartungsverbindung
über das Internet zu Ihrem PC aufbauen und
so gemeinsam mit dem Anwender Fehler erkennen und Fachzusammenhänge
in einer Demonstration am Bildschirm erläutern.
ADNOVA office verfügt über einen Aktualisierungsassistenten, mit
dem Sie einfach und in einzelnen Schritten begleitet durch entsprechende
Erläuterungen, verfügbare Aktualisierungen herunterladen
und installieren können. So ist die Aktualisierung auch für Anwen-
34 � ADNOVA office Funktions- und Leistungsumfang
Software
Aktualis
Kundenb
im Intern

Benutzerunterstützung und Support
der ohne weitergehende PC-Kenntnisse einfach zu handhaben und
anwendungssicher.
Mit der Auslieferung des Programms erhalten Sie auch Ihren persönlichen
Zugangscode zu unserem Kundenbereich im Internet. Im
mit einem individuellen Login geschützten Bereich finden Sie Tipps
und Tricks zur Programmnutzung, eine Supportdatenbank mit einer
umfassenden Sammlung verschiedenster Anwendungsfragen, sowie
eine Zusammenstellung aller Neuerungen seit der letzten Anmeldung.
Als Nutzer von ADNOVA office erhalten Sie zudem automatisch unseren
monatlichen Newsletter mit Hinweisen zur Programmbedienung,
nützlichen Steuertipps und Neuigkeiten rund um die LAND-
DATA und ADNOVA Produkte.
Über die Funktionstaste [F1] oder den Menüpunkt Hilfe - ADNOVA
office Hilfe können Sie das ausführliche Handbuch direkt im Programm
aufrufen. Über Inhalt können Sie in das Inhaltsverzeichnis
einsteigen oder über Suchen direkt einen Suchbegriff eingeben. Es
werden Ihnen alle Kapitel aufgelistet, die den entsprechenden Begriff
enthalten. In den jeweiligen Texten ist der gesuchte Begriff
farblich hinterlegt. Benutzen Sie das Zeichen * als Platzhalter, wenn
Sie nicht genau wissen, wie das zu suchende Wort endet.
Weiterhin kann die Hilfe zum Programm in jedem Dialog über [F1]
aufgerufen werden. Sie erhalten jeweils Informationen zum aktiven
Menüpunkt ohne lange in der Hilfe navigieren zu müssen.
Im Startmenü in der Programmgruppe ADNOVA finden Sie zu dem
Das Benutzerhandbuch als PDF-Datei.
Im Menüpunkt Hilfe - Was ist neu? finden Sie die aktuellen Produktinformationen.
Alle Änderungen der aktuellen Version gegenüber der
Vorgängerversion sind hier detailliert beschrieben, so dass Sie sich
schnell und gezielt über Neuerungen informieren können.
Nach Einspielen einer neuen Version werden Sie darüber hinaus
auf die aktuellen Neuerungen zusätzlich beim Programmstart hingewiesen.
ADNOVA office Funktions- und Leistungsumfang � 35
Newsletter
Handbuch/
Hilfe
Produktinformationen

Allgemeine Hinweise
Bedienungselemente
und Oberfläche
Allgemeine Hinweise
In ADNOVA office ist die Programmbedienung sowohl über die
Maus als auch über die Tastatur möglich. Es werden grundsätzlich
beide Möglichkeiten angeboten, um jede individuell bevorzugte Arbeitsweise
optimal zu unterstützen. Ob stärker die Maus oder die
Tastatur genutzt wird, hängt zudem von der jeweiligen Aufgabe ab.
So bietet sich bei der Erfassung der Stammdaten und Rechnungsposten
die Tastatursteuerung, bei Druckaufträgen hingegen die
Maussteuerung an.
Bildschirmdarstellung
Das Betriebssystem Windows bietet verschiedene Optionen der
Einrichtung einer benutzerindividuellen Bildschirmdarstellung.
Diese werden für alle installierten Programme und nicht nur für
ADNOVA office wirksam.
So kann über den Weg der Bildschirmauflösung eine größere oder
kleinere Darstellung eingestellt werden. Farbliche Veränderungen
des aktiven Feldes im Windowsstandard können zu übersichtlicherer
Darstellung verhelfen, Schriftarten können unter Windows
individuell skaliert werden.
Namensgebend für Windows ist die so genannte Fenstertechnik,
d. h. die Möglichkeit, dass mehrere Eingabemasken parallel geöffnet
sein können. Eingaben in einem geöffneten Fenster führen häufig
zu Veränderungen von Werten in einem anderen geöffneten
Fenster. Selbstverständlich muss bei Aufruf des anderen Fensters
gewährleistet sein, dass die veränderten Werte aktualisiert werden.
Der parallele Aufruf ist daher nicht bei allen Fenstern möglich. In
diesem Falle erscheint eine Hinweismeldung.
Haben Sie mehrere Fenster zur Bearbeitung geöffnet, wie z. B die
Artikelstammdaten und die Kundenstammdaten, wird am unteren Rand
des Programms eine Symbolleiste mit den aktuell geöffneten Fenstern
eingeblendet. So haben Sie jederzeit einen Überblick über die
geöffneten Funktionen und können durch Anklicken der in der
36 � ADNOVA office Bedienungselemente und Oberfläche
Symbolle
geöffnet
Fenster

Symbolleiste angezeigten Fenster einfach und komfortabel zwischen
den Funktionen hin und her wechseln.
Die Auswahl eines Menüpunkts ist über die Maus oder die Tastatur
möglich. Bei Tastatursteuerung öffnet der jeweils im Menü unterstrichen
dargestellte Buchstabe in Kombination mit der [Alt]-Taste
die Anzeige der Unterpunkte. Des Weiteren ist eine Navigation über
die Pfeiltasten der Tastatur möglich. Der Aufruf einer Eingabemaske
erfolgt mit der [�]-Taste.
Direkt unter der Menüleiste befindet sich die Symbolleiste. Mit
einem Mausklick auf die in der Symbolleiste angeordneten Symbole
wird eine Eingabemaske gestartet. Die Symbolleiste kann wahlweise
an- oder ausgeschaltet werden. Auch kann die Größe der
Schaltflächen eingestellt werden. Eine individuelle Anpassung der
Symbolleiste ist derzeit nicht möglich.
ADNOVA office Bedienungselemente und Oberfläche � 37
Tastaturbelegung
Symbolleiste

Tastaturbelegung
[F3]-Übersicht
Tastaturbelegung
Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Belegung der
Tastatur mit einer entsprechenden Erläuterung.
Die Belegung der [F]-Tasten ändert sich je nach aktuell ausgewähltem
Feld und wird jeweils unten rechts auf dem Bildschirm angezeigt.
Dies gilt nicht für die Übersichtsfunktion mit der [F3]-Taste.
Taste Funktion
[F1] Hilfe
[F3] Übersichtsfunktion über angelegte Stammdaten
[Enter] Taste zum Bestätigen der Eingaben. Der Cursor springt
zum nächsten Eingabefeld.
[ESC] Abbruch der aktuellen Eingabe und Rücksprung auf die
nächst höhere Ebene, beispielsweise:
Wechsel aus dem Arbeitsbereich in die Funktionszeile, getätigte
Änderungen werden nicht gespeichert.
Wechsel vom ersten Feld des Arbeitsbereiches zur nächst
höheren Ebene (Bildschirmwechsel).
Wechsel aus der Funktionszeile zur nächst höheren Ebene
(Bildschirmwechsel).
Verlassen der Hilfefenster.
[PgDn] = Satzweise vorwärts bei den bestimmten Funktionen.
[Bild�]
[PgUp] =
[Bild�]
Satzweise rückwärts bei den bestimmten Funktionen.
[cursor right] Im Feld zeichenweise nach rechts.
[cursor left] Im Feld zeichenweise nach links.
[Pos1] =
[Home]
Der Cursor springt an die erste Stelle des Eingabefelds.
[Ende] = [End] Der Cursor springt an die letzte Stelle des Eingabefelds.
[Einfg] = [Ins] Schaltet den Einfügemodus ein bzw. aus.
[Entf] = [Del] Löscht zeichenweise rechts vom Cursor.
[Backspace] Löscht zeichenweise vor dem Cursor.
[NumLock] Umschalten des Zahlenblocks. Damit wird wahlweise die
Cursorsteuerung oder die Zahleneingabe eingeschaltet.
[-]/[+] = Beträge werden negativ/positiv bewertet.
negatives/
positives
Vorzeichen
Auf allen Feldern, in denen eine Eingabe aus einer vordefinierten
Liste erfolgen soll, haben Sie die Möglichkeit, sich mit der Funktion
[F3] eine Übersicht über vorhandene Stammdaten anzeigen zu lassen.
Alternativ zur Funktionstaste [F3] können Sie auch die dem
Windowsstandard entsprechende Auswahlliste mit der Maus öffnen.
Hierzu klicken Sie mit der Maus auf das nach unten zeigende
Dreieck neben dem angezeigten Feldinhalt.
38 � ADNOVA office Bedienungselemente und Oberfläche

Die Übersichtsfunktion enthält ein Feld Suchspalte und ein Feld Finde.
Das Feld Suchspalte beinhaltet als Voreinstellung den Namen der
ersten Spalte des Übersichtfensters. Nach Öffnen der Übersicht im
Feld Suchspalte werden alle vorhandenen Spaltenbezeichnungen
angezeigt und Sie können diejenige auswählen, in der gesucht werden
soll.
Im Feld Finde können Sie den Suchbegriff eingeben, nach dem Sie
in der jeweiligen Spalte suchen wollen.
Um bestimmte Codes/Eintragungen zu suchen, tippen Sie den gewünschten
Code oder einen oder mehrere gesuchte Anfangsbuchstaben
des gesuchten Eintrages ein. Es wird ein Filter aktiv, d. h. in
der Übersicht werden nur noch die zu Ihrem Sucheintrag passenden
Zeilen angezeigt. Durch Löschung des Codes heben Sie diese
Filterfunktion wieder auf, es werden wieder alle Datensätze angezeigt.
Haben Sie den gewünschten Eintrag gefunden, übernehmen Sie
diesen in das Erfassungsfeld per [Enter]-Taste, durch Betätigung auf
die Schaltfläche OK oder mit einem doppelten Mausklick. Mit [ESC]
oder Ende schließen Sie das Übersichtsfenster ohne ein Auswahl zu
übernehmen.
Mittels eines doppelten Mausklicks auf die jeweilige Spaltenbezeichnung/-überschrift
können Sie den Spalteninhalt auf- oder absteigend
sortieren.
ADNOVA office Bedienungselemente und Oberfläche � 39
Tastaturbelegung

Datensicherung
Extras und Dienste
Datensicherung
Sicherung starten
Damit bei Beschädigung oder Verlust des Datenbestands nicht die
Daten der Fakturierung unwiderruflich verloren gehen ist es notwendig,
in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung vorzunehmen.
Wir empfehlen, die Daten auf einem externen Datenträger (z. B.
USB-Stick, CD-ROM, DVD) zu sichern und diesen räumlich getrennt
von Ihrem Rechner aufzubewahren. Um die Sicherung auf CD oder
DVD zu brennen, muss zunächst eine Sicherung auf der Festplatte
erfolgen - brennen Sie die Sicherung mit Ihrem auf dem Rechner
installierten Programm in einem zweiten Schritt auf CD/DVD.
Im Dialog Datei - Sicherung starten erhalten Sie zunächst Informationen
über den Zielordner für die Sicherung (Laufwerk und Pfad).
Der Name der Sicherungsdatei beinhaltet Datum und Uhrzeit der
Sicherung nach folgendem Schema:
JahrMonatTag_Uhrzeit
So ist für Sie jederzeit erkennbar, welche Sicherung den aktuellen
Stand enthält.
ACHTUNG! Nach der Sicherung wird das Programm automatisch
geschlossen, da die Verknüpfung zwischen Programm und Daten
unterbrochen wurde und daher ein Neustart erforderlich ist.
40 � ADNOVA office Extras und Dienste

Sicherung einlesen
Über den Menüpunkt Datei - Sicherung einlesen können Sie Ihre Datensicherung
wieder in das Programm zurück übertragen. Dazu
wird Ihnen der Standardpfad angezeigt, in dem Sie Ihre regelmäßigen
Sicherungen ablegen.
Um eine fehlerfreie Datenrücksicherung zu gewährleisten, empfehlen
wir, dass der in ADNOVA share eingerichtete Administrator
auch Betriebssystem-Administratorrechte besitzt. Bei einer Datenrücksicherung
im Netzwerk ist der Benutzeraccount des Netzwerkadministrators
zu verwenden.
Wählen Sie eine Sicherungsdatei aus, werden die Daten der Sicherung
eingelesen.
ACHTUNG! Lesen Sie eine Datensicherung ein, werden alle vorhandenen
Daten mit denen in der Sicherung enthaltenen Daten
überschrieben.
Nach dem Einlesen der Sicherung wird das Programm automatisch
geschlossen, da die Verknüpfung zwischen Programm und Daten
unterbrochen wurde und daher ein Neustart erforderlich ist.
Druckereinrichtung
Im Dialog Datei - Druckereinrichtung können Sie verschiedene Einstellungen
für den Druck aus ADNOVA office vornehmen:
Feld Bezeichnung
Aktueller
Drucker
Drucker
einrichten
Ausgabe
in Datei
Der aktuell ausgewählte Drucker wird oben im Fenster
angegeben.
Über die Schaltfläche Drucker einrichten können Sie einerseits
Einstellungen im jeweiligen Druckertreiber vornehmen,
andererseits aus Ihren unter Windows installierten
Druckern einen geeigneten Drucker auswählen.
Über die Checkbox Ausgabe in Datei können Sie bestimmen,
ob der Druckoutput in eine Datei umgeleitet werden
soll.
Datum Im Bereich Datum können Sie festlegen, ob Ihr Ausdruck
mit dem Druckdatum oder mit gar keinem Datum versehen
wird.
Standard
einstellungen
Die Einstellungen werden auf den Programmstandard zurückgesetzt:
Datum: Erstellungsdatum
Druck: fortl. Seitennummerierung ja; Kopien sortieren
Farbschema: Graustufendruck; Leselinien ja 10%; Hintergrund
ja 12,5%, Rahmen drucken ja
Der aktuelle Druckertreiber und die Archiv-Optionen und
Einstellungen werden nicht zurückgesetzt.
ADNOVA office Extras und Dienste � 41
Druckereinrichtung

Vorschau Auswertung
Druck Hier legen Sie fest, welcher Bereich Ihrer Auswertung gedruckt
werden soll, ob eine fortlaufende Seitennummerierung
eingefügt und Kopien sortiert werden und wie viel
Exemplare der jeweiligen Auswertung erzeugt werden
sollen.
Farbschema ADNOVA office bietet Ihnen neben dem normalen Graustufendruck
auch die Möglichkeit des Farbdrucks an.
Leselinien: Sie können wählen, ob und in welcher Stärke
Leselinien gedruckt werden sollen.
Schattierung des Hintergrundes der Tabellenköpfe: Prozentual
einstellbar.
Check-Box Rahmen: Sie können bestimmen, ob die Auswertungen
im Druck einen Rahmen erhalten sollen. Insbesondere
bei Tintenstrahldruckern kann ein Ausschalten
des Rahmens zu höheren Druckgeschwindigkeiten und
Tintenersparnis führen.
Vorschau Auswertung
In der Vorschau zu allen Auswertungen können Sie sich erzeugte
Auswertungen auf dem Bildschirm ansehen, in den Auswertungen
suchen (siehe unten) und die Auswertungen teilweise oder ganz
ausdrucken.
Bei einer mehrseitigen und/oder gegliederten Auswertung haben
Sie verschiedene Möglichkeiten, um in der Auswertung zu navigieren.
Über die entsprechenden Symbole können Sie zur ersten oder
letzten Seite springen bzw. seitenweise vor- und zurückblättern. Ihnen
wird jeweils aktuell angezeigt, auf welcher Seite Sie sich befinden.
Über das Druckersymbol können einzelne Seiten/Abschnitte, über
die Schaltfläche Drucken die gesamte Auswertung ausgedruckt werden.
42 � ADNOVA office Extras und Dienste

Über das Symbol mit dem Fernglas (Text suchen) können Suchbegriffe
eingegeben werden. Es wird dann in der entsprechenden
Auswertung nach dem eingegebenen Text gesucht.
ADNOVA office Extras und Dienste � 43
Vorschau Auswertung