Ablagerichtlinien für EDV
Ablagerichtlinien für EDV
Ablagerichtlinien für EDV
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Nutzen Sie <strong>Ablagerichtlinien</strong><br />
Generell gilt, dass sich die Ablage elektronischer Dokumente am Aktenplan orientieren<br />
kann. Das bedeutet: Die Strukturen der Ordner im Computer und die<br />
Strukturen der Ablagemittel sollten sich entsprechen.<br />
Dennoch ist es hilfreich, <strong>für</strong> die <strong>EDV</strong> eigene <strong>Ablagerichtlinien</strong> zu entwickeln.<br />
Dort ist dann geregelt, wo Dateien gespeichert werden, die Sie per E-Mail bekommen<br />
oder selbst erstellen. Bei tempus haben wir die <strong>Ablagerichtlinien</strong> auf<br />
einem Blatt zusammengefasst:<br />
<strong>Ablagerichtlinien</strong> <strong>für</strong> <strong>EDV</strong><br />
Nein<br />
Auswahl des<br />
betreffenden<br />
Ordners bei<br />
X:\Allgemein<br />
Abspeicherung in<br />
persönlichem<br />
Ordner X :\<br />
Mitarbeiter ...<br />
Nach Fertigstellung<br />
Speicherung im<br />
betreffenden<br />
Ordner<br />
ALLE<br />
Gehört es einem<br />
bestimmten Projekt<br />
an?<br />
Auswahl des<br />
betreffenden<br />
Projektes bei<br />
X:\Projekte<br />
TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE<br />
Ja<br />
Ja<br />
Erstellen einer<br />
Datei<br />
Entwurf an dem nur ich<br />
arbeite ?<br />
Nein<br />
Wen betrifft<br />
es?<br />
Abteilung<br />
Auswahl des<br />
betreffenden<br />
Abteilungsordners bei<br />
X:\Abtlg<br />
Mich persönlich<br />
Abspeicherung in<br />
persönlichem Ordner<br />
X:\Mitarbeiter ...<br />
Ähnliche Strukturen<br />
Eigene <strong>Ablagerichtlinien</strong><br />
Beispiel: <strong>Ablagerichtlinien</strong><br />
bei tempus<br />
25
<strong>EDV</strong><br />
Erstellen einer<br />
Datei<br />
blagerichtlinien <strong>für</strong> <strong>EDV</strong><br />
Ziel der <strong>Ablagerichtlinien</strong> ist es, bei Bedarf Dokumente schnell zu finden (und<br />
zwar auch in den Ordnern der Kollegen) und das Erstellen doppelte Speichern einer von Da-<br />
Ziel: Schnelles Finden<br />
r<br />
Ja teien Entwurf zu vermeiden an dem nur (denn ich dann entstünde die Frage, welche Datei Version aktuell ist).<br />
Gehört<br />
arbeite ?<br />
Wen es betrifft einem<br />
Auswahl des<br />
Abspeicherung in<br />
bestimmten es? Projekt<br />
betreffenden<br />
Kurz gefasst sieht die Erläuterung so aus:<br />
persönlichem Ordner<br />
an?<br />
Abteilungsordners bei<br />
X:\Mitarbeiter ...<br />
ALLE<br />
Mich persönlich<br />
X:\Abtlg<br />
Abteilung<br />
Als persönliche Dokumente gelten zum Beispiel Persönliche Dokumente<br />
Abspeicherung in Arbeitsunterlagen, welche noch nicht abge-<br />
Nein<br />
persönlichem schlossen sind. Der Ja Ordner des Mitarbeiters<br />
Gehört es einem<br />
Ja Entwurf an dem nur ich<br />
Ordner X :\ Auswahl dient des<br />
r ich<br />
daher als Zwischenspeicher Abspeicherung <strong>für</strong> Unterla- in<br />
bestimmten Projekt<br />
betreffenden<br />
arbeite ?<br />
Mitarbeiter ... gen, die zur Bearbeitung von persönlichem Projekten Ordner not-<br />
an?<br />
Abteilungsordners bei<br />
wendig sind.<br />
X:\Mitarbeiter ...<br />
X:\Abtlg<br />
Nein<br />
Nach Fertigstellung In den Allgemein-Ordner kommen Dateien, die Allgemein-Ordner<br />
Auswahl Ja des<br />
keiner Abteilung Auswahl zugerechnet des werden können<br />
betreffenden<br />
Ordners bei<br />
X:\Allgemein<br />
Speicherung im<br />
betreffenden<br />
und die Relevanz betreffenden <strong>für</strong> die gesamte Firma haben<br />
Projektes bei<br />
(z. B. Logos, Mottos, Vorlagen, Infos, Fotos, Mit-<br />
X:\Projekte<br />
arbeiterabend, Küche)<br />
Ordner<br />
Auswahl Wen betrifft des<br />
betreffenden es?<br />
Projektes bei<br />
X:\Projekte<br />
In den Projekte-Ordner kommen Daten zu<br />
Nein<br />
Großprojekten, welche von mehreren Abteilungen<br />
bearbeitet werden. Beispiel: Tag der Gelassenheit<br />
(eine von uns organisierte Veranstal-<br />
Mich persönlich<br />
tung, www.tag-der-gelassenheit.de)<br />
Projekte-Ordner<br />
t<br />
Speicherung im<br />
betreffenden<br />
Ordner<br />
Abteilung<br />
Auswahl des<br />
betreffenden<br />
Abteilungsordners bei<br />
X:\Abtlg<br />
Mich persönlich<br />
ALLE<br />
Nein<br />
ALLE<br />
TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE<br />
Auswahl des Auswahl des<br />
Wen betrifft<br />
es?<br />
Abteilung<br />
Abteilungsrelevante Themen sind zum Beispiel<br />
Projekte, die nur eine Abteilung betreffen. Die<br />
Abteilungen Abspeicherung sind verantwortlich in <strong>für</strong> die Schaffung<br />
und<br />
persönlichem<br />
Einhaltung einer<br />
Ordner<br />
Abteilungsstruktur.<br />
X:\Mitarbeiter ...<br />
Wen betrifft<br />
es?<br />
Ja<br />
Abspeicherung in<br />
Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Ordner.<br />
Diese Ordner Abteilung<br />
sind nach Namen sortiert<br />
(Nachname, Vorname). Praktikanten speichern<br />
persönlichem Ordner<br />
s bei<br />
unter Mitarbeiter\Praktikanten\Nachname, Vor-<br />
X:\Mitarbeiter ...<br />
Gehört es einem name. Dieser Ordner<br />
Auswahl<br />
ist identisch<br />
des<br />
mit dem oben<br />
bestimmten Projekt genannten, der als Zwischenspeicher betreffenden dient.<br />
Auswahl des<br />
an?<br />
Abteilungsordners bei<br />
betreffenden<br />
X:\Abtlg<br />
Projektes bei<br />
Wenn Sie so oder ähnlich vorgehen, haben Sie einen Großteil des Daten chaos<br />
X:\Projekte<br />
bereits reduziert. Mitarbeiter finden sich auch in den Dateien der Kolleginnen<br />
Nein und Kollegen zurecht. Das Ergebnis: JaWeniger<br />
Frust und mehr Geschwindigkeit<br />
bei der Arbeit.<br />
Abteilungs-Ordner<br />
26<br />
Mich persönlich<br />
Mich persönlich<br />
Persönlicher Ordner<br />
Abspeicherung in<br />
persönlichem Ordner<br />
X:\Mitarbeiter ...<br />
Weniger Frust,<br />
mehr Geschwindigkeit
Wie Sie die <strong>Ablagerichtlinien</strong> weiter differenzieren können (Abteilung)<br />
Vor kurzem begleitete ich ein Projekt, bei dem vier Controller Planungsgespräche<br />
<strong>für</strong> eine strukturierte <strong>EDV</strong>-Ablage geführt haben. Interessanterweise hatte<br />
jeder einzelne dieser Controller sein eigenes Ablagesystem, das er durchaus gut<br />
beherrschte. Allerdings waren die Ablagesysteme sehr unterschiedlich. Es war<br />
faktisch nicht möglich, dass einer auch die Dateien des anderen hätte finden<br />
können – obwohl dies zu deutlichen Verbesserungen geführt hätte.<br />
Auch hier war es relativ einfach möglich, gemeinsame Lösungen zu finden.<br />
Wichtig war <strong>für</strong> die Diskussion wieder der Hinweis, dass es nicht falsch oder<br />
richtig gibt. Es gibt unterschiedlichste Möglichkeiten, wie die Ablage im Computer<br />
aussehen kann. Entscheidend ist, dass man sich einmal auf ein System einigt<br />
und dieses dann auch konsequent beibehält.<br />
Im beschriebenen Fall sah der Lösungsweg so aus:<br />
Ausgehend von den gleichartigen Tätigkeiten wurde überlegt, wo ein<br />
guter Platz <strong>für</strong> die jeweilige Information wäre.<br />
Die Struktur wurde dann gemeinsam am Laufwerk umgesetzt und entsprechend<br />
auch mit den bestehenden Dateien gefüllt.<br />
Praktisch wurden virtuelle Ordner angelegt, wo gleichartige Tätigkeiten<br />
und Informationen abgelegt waren. Die Ordner bekamen Namen wie<br />
»Vorbereitungsdateien«, »Statistik«, »Sonderauswertungen«, »Planung«.<br />
Für jeden Controller wurden in den jeweiligen Unterverzeichnissen eigene<br />
Verzeichnisse angelegt.<br />
Ergebnis: Jeder konnte seine individuellen Informationen leicht wiederfinden.<br />
Weil er nur in das nächste Unterverzeichnis gehen musste, konnte sich jeder<br />
auch im Nacharbereich zurecht finden – beispielsweise im Vertretungsfall.<br />
TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE<br />
Beispiel: Ablage von Controllern<br />
Auf ein System einigen<br />
Der Lösungsweg<br />
Das Ergebnis<br />
27
Wie Sie die <strong>Ablagerichtlinien</strong> weiter differenzieren können (Projekte)<br />
Wenn Sie häufig mit Projekten zu tun haben, müssen Sie da<strong>für</strong> eine gute Ordnung<br />
finden. Eine Möglichkeit besteht darin, dass Sie mit einer Kombination<br />
von Kunden- und Projektnummern arbeiten. Der erste Teil der Nummer bezeichnet<br />
den Kunden, der zweite die Nummer des Auftrags.<br />
Angenommen, Sie haben maximal 1.000 Kunden und maximal 1.000 Projekte<br />
bzw. Aufträge pro Kunde. Die Nummer könnte dann sechs Stellen haben, die<br />
durch einen Punkt getrennt sind. Die Nummer 023.004 zeigt dann an, dass es<br />
sich um das vierte Projekt bzw. den vierten Auftrag des Kunden Nr. 023 handelt.<br />
Die eindeutige Nummer kann dann sowohl im Computer wie auch auf den Ordnungsmitteln<br />
<strong>für</strong> Ihre Papiere verwendet werden:<br />
Dokumentieren Sie Ihre <strong>Ablagerichtlinien</strong> im Handbuch<br />
Beschreiben Sie, auf welche Richtlinien<br />
<strong>für</strong> die Ablage von Dateien Sie sich geeinigt<br />
haben und dokumentieren Sie die<br />
Ergebnisse.<br />
TEIL 4: IHR WEG ZUR FÜR IMMER STRUKTURIERTEN ABLAGE<br />
Öffnen Sie dazu das Kapitel »4. Umgang<br />
mit dem Computer – Unsere <strong>Ablagerichtlinien</strong>«<br />
in der Datei Handbuch.doc und ergänzen<br />
Sie die Seiten entsprechend.<br />
Nummern kombinieren<br />
Ein Beispiel<br />
Nummer <strong>für</strong> Dateien und Papiere<br />
28
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