Software WISO Mein Verein Thema Einzug der Mitgliedsbeiträge ...

Software WISO Mein Verein
Thema Einzug der Mitgliedsbeiträge per DTA-Datei
Datum Mai.2010
Für die Erstellung einer DTA-Datei beachten Sie bitte die nachstehenden Hinweise.
1) Die Bankverbindung
Überprüfen Sie unter "Stammdaten > Mein Verein > Bankverbindungen", ob die Bank als
"Offlinekonto" deklariert ist. Unter "Voreinstellungen Offline Konten > Datenträgeraustausch
(DTA)" tragen Sie den gewünschten Exportpfad für die Datei ein und bestimmen in welcher
Form der Begleitschein gedruckt werden soll.
2) Die Mitgliederstammdaten
Stellen Sie sicher, dass für alle relevanten Mitglieder unter "Stammdaten > Vereinsdaten" als
Standard-Zahlungskondition die Option "Bankeinzug" gewählt ist und das Mitglied als
"Selbstzahler" eingetragen ist. Hinterlegen Sie den gewünschten Beitragssatz und tragen Sie
das Datum der Beitragsfälligkeit unter „nächste Beitragsrechnung:“ ein.
Seite 1

Unter dem Punkt „Bearbeiten“ hinterlegen Sie die Bankverbindung und setzen die Hacken bei
„aktiv“ und „autom. Verarbeitung (Online, Banking-Software oder DTA)“ .
3) Weitere Einstellungen
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Stammdaten > Zahlungsbedingungen“. Wählen Sie den
Karteireiter „Lastschriften“ aus. Hier haben die die Möglichkeiten den Verwendungszweck
und die Fälligkeit der Lastschriften anzupassen.
Tipp
Möchten Sie die Lastschriften am selben Tag des Beitragslaufs einziehen, tragen Sie bei
„Lastschriften 3 Tage nach Rechnungsdatum ausführen“ die Zahl „0“ ein.
4) Der Beitragslauf
Wechseln Sie in den Bereich „Finanzen > Beitragsübersicht“. Klicken Sie unten auf den
Button „Beitragslauf“. Wählen Sie nun das Datum der Rechnung aus und hinterlegen Sie, ob
Seite 2

die Rechnungen ausgedruckt werden sollen oder der Druckstatus nur auf gedruckt gesetzt
werden soll.
4) Erstellen der DTA-Datei
Im Bereich "Finanzen > Lastschriften und Überweisungen > Offene Lastschriften" sehen Sie
die erstellten Lastschriften. Für die auszuführenden Lastschriften setzen Sie einen Haken in
der Spalte „Auswahl“ und wählen "Verarbeiten". Haben die Lastschriften Ihre Fälligkeit
erreicht, sind alle automatisch zum Verarbeiten“ gekennzeichnet.
Im Folgefenster wählen Sie unter "Auftraggeber Konto" die entsprechende Bankverbindung
aus. Dann aktivieren Sie die Option "Ausführen" und lassen den Begleitzettel über das links
oben befindliche Druckersymbol ausdrucken. Schließen Sie dann diesen Ausdruck.
Die nachfolgende Frage kann mit "Nein" beantwortet werden, wenn der Ausdruck der
Rechnung bereits erfolgt ist. Das Fenster "Lastschrift-Verarbeitung" bestätigen Sie mit "OK".
Die Lastschriftdatei finden Sie in dem unter 1.) festgelegten Pfad. Diese Datei und den
Begleitzettel geben Sie dann bitte an Ihr Kreditinstitut weiter. Standardmäßig wird die DTA
Datei unter „C:\Programme\Buhl\Mein Verein 2010\DTAUS“ abgespeichert.
Seite 3

Wird keine DTA Datei erstellt, kann dies mehrere Ursachen haben.
1) Es steht vor den einzelnen Lastschriften nicht „elektronisch“ sondern „Ausdruck“.
In den Einstellungen der Bank unter „Stammdaten > Mein Verein > Bankverbindungen >
Bearbeiten ist nicht „DTA“ sondern „Ausdruck“ ausgewählt. Bitte stellen Sie hier
„Datenträgeraustausch (DTA) ein.
2) Das Kennzeichen „autom. Verarbeitung“ wurde nicht aktiviert
In einzelnen Mitgliedern unter „Stammdaten > Mitglieder > Vereinsdaten > Bearbeiten“ ist
der Hacken „autom. Verarbeitung“ zu setzen.
3) Es wird Ihnen kein Begleitzettel ausgegeben
Es liegen Eingabefehler in der Bankverbindung der Mitglieder vor. In der Bankverbindung
und Bankleitzahl dürfen nur Zahlen stehen. Im Kontoinhaber dürfen keine Sonderzeichen oder
Umlaute stehen. Prüfen Sie bitte die hinterlegten Bankverbindungen Ihrer Mitglieder.
Wichtig
Nachdem Sie Änderungen in den Stammdaten der Mitglieder vorgenommen haben, ist es
Seite 4

notwendig die Rechnungen neu zu erstellen, da sonst keine Änderungen vorgenommen
werden. Sind die Lastschriften aus den offenen Lastschriften nicht mehr sichtbar, wechseln Sie
in den Karteireiter „Ausgeführte Transaktionen“ und löschen den entsprechenden „Job“.
Wechseln Sie nun in den Bereich „Finanzen > Rechnungen“. Markieren Sie die
entsprechenden Rechnungen und klicken auf „Alle löschen“.
Wechseln Sie nun nach „Stammdaten > Mitglieder“ und markieren Sie die entsprechenden
Mitglieder. Klicken Sie auf die Schaltfläche „weitere Funktionen > Massenänderung
durchführen“.
Seite 5

Setzen Sie nun den Hacken bei „nächste Beitragsrechnung“ und setzen ein entsprechendes
Datum ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Schaltfläche „Änderung durchführen“.
Wechseln Sie in den Bereich „Finanzen > Lastschriften und Überweisungen > offene
Lastschriften“. Klicken Sie auf den Button „fällige Rechnungen erzeugen“. Wählen Sie nun
aus, ob Sie die Rechnungen ausdrucken wollen oder nur der Druckstatus auf ausgedruckt
gesetzt werden soll. Bestätigen Sie das Fenster mit „OK“. Führen Sie nun die Lastschriften
wie in der Anleitung beschrieben erneut aus.
Seite 6