Handbuch - Buhl Replication Service GmbH

Kaufmännisches Wissen
kompakt
Teil 1 Bedienanleitung für WISO Mein Büro 2009
Teil 2 Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion
4. Auflage
Autoren: Günter D. Alt / Horst-Dieter Radke / Robert Chromow
1

Kaufmännisches Wissen kompakt
2
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Teil 1
Erfolg braucht Know-how
Bedienanleitung für WISO Mein Büro 2009
Systemvoraussetzungen ..............................................................................15
Wie Sie „WISO Mein Büro 2009“ installieren ................................................15
Immer auf dem neuesten Stand ...................................................................16
Hilfe und Support ..........................................................................................17
Komfortable Fernwartung ............................................................................18
WISO Mein Büro 2009: Eines für alles! ......................................................21
Business ohne Bilanzbuchhalter ..................................................................24
Von „Null auf Rechnung“ in 60 Sekunden ...................................................26
Ein- und Ausgabe à la carte .........................................................................27
So finden Sie sich in „WISO Mein Büro 2009“ zurecht .............................31
Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche ........................................31
Meine Zentrale: „Office Heute“ .....................................................................32
Allgegenwärtige Kontextmenüs ....................................................................33
Karteikarten, Tastatur und Funktions-“Buttons“ ...........................................34
Tolle Turbo-Tasten .........................................................................................35
Kompletter Eingabe-Komfort … ....................................................................37
… am Beispiel „Angebot“ .............................................................................37
Karteikarte „Druckansicht“ ...........................................................................39
Tabelleneingaben ..........................................................................................43
Die Statusanzeige: Alles im Blick .................................................................45
Tabellen durchsuchen und sortieren ...........................................................47
Tabellen gruppieren, filtern und anpassen ..................................................48
Tabellen auswerten und dauerhaft speichern ..............................................52
Interaktive Listen ...........................................................................................55
Ich freu‘ mich auf „Mein Büro“! .....................................................................56
Büro-Eröffnung: „Meine Firma“ ..................................................................57
Die Stammdaten-Erfassung ..........................................................................60
Einzelkämpfer oder Team? ...........................................................................64
Briefpapier gestalten ....................................................................................67
Erweitertes Layout-Design ............................................................................70
12 erste Schritte:
Im Schnelldurchgang vom Werbebrief zur Steuererklärung ........................73
Inhalt
3

Kaufmännisches Wissen kompakt
4
Der erste Brief ...............................................................................................73
Die erste Kundin ............................................................................................77
Der erste Termin ............................................................................................77
Die erste Dokumentenmappe .......................................................................78
Das erste Angebot ........................................................................................80
Die erste Auftragsbestätigung ......................................................................82
Die erste Rechnung ......................................................................................84
Der erste Lieferschein ...................................................................................85
Die erste Mahnung ........................................................................................87
Die erste Kundenüberweisung .....................................................................89
Die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung ........................................................91
Die erste Überschussrechnung ....................................................................92
Zwischen-Fazit ..............................................................................................96
Mein Büro 2009 von „A“ wie „Abschreibung“
bis „Z“ wie „Zusammenfassende Meldung“ ..............................................97
Abschreibung ................................................................................................97
Absetzung für Abnutzung ...........................................................................101
AfA, AfA-Tabelle ...........................................................................................101
Aktualitäts-Garantie .....................................................................................101
Allgemeine Geschäftsentwicklung ............................................................101
Angebot .......................................................................................................102
Anlagenverzeichnis .....................................................................................102
Anmerkungen..............................................................................................103
Ansicht ........................................................................................................104
Artikel ..........................................................................................................107
Artikelkategorien .........................................................................................109
Artikelstammblatt ........................................................................................110
Auftragsarten ...............................................................................................110
Ausgabeoptionen .......................................................................................110
Auswertungen .............................................................................................110
Bankkonto ...................................................................................................112
Belegnummer..............................................................................................114
Benutzer (wechseln) ...................................................................................114
Bestellung ...................................................................................................114
Brief .............................................................................................................116
Briefpapier ..................................................................................................116
Buchung ......................................................................................................117
Buchungsjournal .........................................................................................118

Buchungskategorien ...................................................................................119
Dateiimport-Assistent .................................................................................123
Daten sichern, Datensicherung ..................................................................124
Daten wiederherstellen ...............................................................................125
Datenbank reorganisieren ..........................................................................126
Datenfilter ....................................................................................................126
Datenimport ...............................................................................................128
Datenimport-Assistenten.............................................................................128
Dauerfristverlängerung ...............................................................................130
Demodaten .................................................................................................130
Details..........................................................................................................131
Dokumente ..................................................................................................132
Drucken .......................................................................................................133
Einheiten definieren ....................................................................................134
Einkauf ........................................................................................................135
Einkaufspreis ...............................................................................................136
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) .....................................................136
Einstellungen .............................................................................................139
Elster ...........................................................................................................140
E-Mail ..........................................................................................................141
Ersteinrichtungs-Assistent ..........................................................................142
EÜR .............................................................................................................143
Export ..........................................................................................................143
Fax ...............................................................................................................144
Fernwartung ................................................................................................144
Filtern ..........................................................................................................145
Finanzen ......................................................................................................145
Gruppieren/Gruppierungsbereich ..............................................................145
Gutschrift .....................................................................................................146
GWG-Sofortabschreibung ..........................................................................148
GWG- Sammelposten (Pool) ......................................................................148
Hilfe .............................................................................................................148
Historie ........................................................................................................149
Import ..........................................................................................................150
Individuelle Felder .......................................................................................150
Kalender ......................................................................................................151
Karteikarten .................................................................................................153
Kasse/Kassenbuch .....................................................................................153
Inhalt
5

Kaufmännisches Wissen kompakt
6
Kaufartikel ...................................................................................................154
Kennwort (ändern) ......................................................................................155
Kontenliste, Kontenplan, Kontenrahmen ....................................................155
Kontenübersicht ..........................................................................................155
Kopieren und Bearbeiten ............................................................................155
Kosten-/Erlösart ..........................................................................................156
Kunden ........................................................................................................156
Kundenkategorie .........................................................................................157
Kundenstammblatt ......................................................................................157
Landkartenanzeige .....................................................................................158
Lieferanten ..................................................................................................160
Lieferantenstammblatt ................................................................................160
Lieferbedingungen ......................................................................................160
Lieferschein .................................................................................................160
Mahngebühren ............................................................................................162
Mahnung .....................................................................................................162
Manuelle Buchungen ..................................................................................164
Mehrwertsteuer ...........................................................................................164
Meine Firma ................................................................................................164
Mitarbeiter ...................................................................................................165
MS Excel .....................................................................................................165
MS Outlook .................................................................................................165
NetViewer ....................................................................................................165
Nummernkreise ...........................................................................................165
Offene Posten .............................................................................................165
Office ...........................................................................................................167
Office Heute ................................................................................................167
Offline-Konto ..............................................................................................168
Online-Banking ...........................................................................................169
Online-Forum ..............................................................................................170
Online-Hilfe (FAQ) .......................................................................................170
Online-Poststelle .........................................................................................170
Online-Update .............................................................................................173
PDF..............................................................................................................173
Pendelordner ..............................................................................................174
Preise ..........................................................................................................175
Rabatt ..........................................................................................................175
Rechnung ....................................................................................................177

Rechnungsarchiv ........................................................................................179
Rechnungs- und Buchhaltungslisten ........................................................179
Rechnungsstellung .....................................................................................180
Register/Reiter.............................................................................................180
Rohgewinn ..................................................................................................181
Routenplaner ...............................................................................................181
Sachbearbeiter ............................................................................................183
Sachkonto ...................................................................................................183
Sammelposten (GWG-Pool) .......................................................................184
Scannen ......................................................................................................184
Sortieren ......................................................................................................185
Spalten definieren .......................................................................................185
Spalten einblenden .....................................................................................185
Spaltenbreite ...............................................................................................185
Splittbuchung ..............................................................................................186
Stammdaten ................................................................................................187
Stammdaten-Listen .....................................................................................187
Statistik ........................................................................................................187
Statusanzeige .............................................................................................187
Steuernummer ............................................................................................188
Steuer-Auswertungen .................................................................................188
Suche(n) ......................................................................................................188
Tabellenansichten .......................................................................................188
Tabellen-Auswertungen ..............................................................................188
Termin ..........................................................................................................189
Textbausteine ..............................................................................................189
Überweisung ...............................................................................................191
Umsatz ........................................................................................................192
Umsätze abrufen .........................................................................................192
Umsatzsteuer ..............................................................................................192
Umsatzsteuererklärung ..............................................................................192
Umsatzsteueridentifikationsnummer ..........................................................193
Umsatzsteuervoranmeldung.......................................................................194
Unternehmer-Wiki .......................................................................................195
Verkauf ........................................................................................................196
Verkaufspreise.............................................................................................196
Verrechnungskonto .....................................................................................197
Vorgänge .....................................................................................................197
Inhalt
7

Kaufmännisches Wissen kompakt
8
Verwendung ................................................................................................197
Vorlagen ......................................................................................................197
Vorsteuer .....................................................................................................198
Zahlungen Bank/Kasse ...............................................................................198
Zahlungsbedingungen................................................................................198
Zahlungserinnerung ....................................................................................199
Zuordnen .....................................................................................................199
Zuordnungs-Assistent .................................................................................201
Zusammenfassende Meldung ....................................................................201
Das Profi-Büro ..........................................................................................203
Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche ......................................205
Profi-Funktionen „von A bis V“ .................................................................207
Auftrag/Aufträge ..........................................................................................208
Ausländische Kunden .................................................................................210
Datev-Schnittstelle ......................................................................................211
Debitorenkonto ...........................................................................................213
Fibu-Export ..................................................................................................213
Komplettrechnung ......................................................................................215
Kundenlimit .................................................................................................215
Kundenrabatt ..............................................................................................217
Lastschriften ................................................................................................217
Mandanten/Mandantenverwaltung .............................................................221
Netto-Rechnung ..........................................................................................221
Online-Konten .............................................................................................223
Rabattsperre................................................................................................224
Sammel-Lieferschein ..................................................................................224
Sammel-Rechnung .....................................................................................224
Soll-Versteuerung ........................................................................................224
Teil-Lieferschein ..........................................................................................226
Teil-Rechnung .............................................................................................226
Teil-/Sammellieferschein .............................................................................226
Teil-/Sammelrechnung ................................................................................229
Vorlagen-Designer ......................................................................................231
Zeitplan .......................................................................................................234
Das Mittelstands-Büro ..............................................................................239
Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche ......................................241

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“ ....................................................243
Abo-Rechnung ...........................................................................................244
Bestände aktualisieren/Bestände erfassen ................................................245
Bestellvorschläge .......................................................................................246
Bewertung ..................................................................................................247
Bewirtschaftungsart ....................................................................................249
Einkauf ........................................................................................................249
Inventur ......................................................................................................250
Kundenauftrags-Steuerung.........................................................................250
Lagerbestände ............................................................................................251
Lagerbestandsführung................................................................................252
Lagerbewegungen .....................................................................................253
Lagerort .......................................................................................................254
Lagerübersicht ............................................................................................254
Lieferantenpreise ........................................................................................255
Massenänderungen durchführen ...............................................................256
Preise bearbeiten ........................................................................................256
Preislisten ....................................................................................................256
Preisänderungs-Automatik .........................................................................258
Standard-Lieferant ......................................................................................260
Tabellenbearbeitung der Artikelpreise ........................................................261
Verkauf ........................................................................................................262
Fazit ...........................................................................................................263
Anhang .....................................................................................................265
Liste der Datenbankfelder ..........................................................................265
Teil 2
Erfolg braucht Know-how
Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion
Haben Sie noch eine Rechnung offen? ...................................................273
Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn ..........................................................279
Kalkulieren, aber wie? .................................................................................279
Preise nennen, aber richtig .........................................................................282
Inhalt
9

Kaufmännisches Wissen kompakt
10
Reden Sie drüber! ....................................................................................285
Einführung in das Marketing .......................................................................285
CD, CI, C ... was ist das? ............................................................................287
Organisation ist alles ................................................................................291
Das Ganze ist zu abstrakt? .........................................................................292
Computer! Wie einführen? .......................................................................295
Was man auf jeden Fall benötigt: ...............................................................295
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”? ......................................................297
Für wen werden Bücher geführt? ...............................................................297
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“? ........................................................298
Alles, was Recht ist .....................................................................................299
Nicht nur für Penible: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ....301
Welche Buchhaltungssysteme gibt es? .....................................................304
Das Ganze und die Teile: Das betriebliche Rechnungswesen .................305
Die Bücher der Buchhaltung ......................................................................307
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto ...............................................309
Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur ................................................310
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars .......................................313
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens ............................................316
Wie lange müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden? ...........................321
Was ist ein Beleg? ....................................................................................323
Keine Buchung ohne Beleg ........................................................................323
Vom Beleg zur Buchung .............................................................................324
EDV und Buchhaltung ................................................................................324
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung ........................................328
Für alles den richtigen Rahmen finden: Konten und Klassen ....................329
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail ...................................331
Zuerst das, was Bestand hat: Buchen auf Bestandskonten ..................333
Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung ....................................334
Was heißt eigentlich Umsatzsteuer? ...........................................................335
Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer ....................................337
Gar nicht diebisch: Elster ............................................................................343
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird ...........................................................351
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern ......................................353

Nix doppelt gemoppelt: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ..............355
Vereinfachte Buchführung für wen? ..........................................................355
Unterschiede zur doppelten Buchführung .................................................357
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung .........................................358
Grenzenlose Freiheit? Die Form der Überschussrechnung ......................359
Heute so, morgen so? Wechsel der Gewinnermittlungsart ......................360
Zum Ende kommen: Abschluss und Ergebnisrechnung .......................363
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen ...............................................363
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung ........................................371
Die hohe Kante: Rückstellungen ...............................................................373
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz ................................375
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik .............................................376
Kommunikation .........................................................................................379
Der richtige Ton ...........................................................................................379
Der richtige Stil bei E-Mail und Briefen .......................................................380
Exkurs: DIN-Norm für einen Geschäftsbrief ...............................................381
Kommunikation in aller Öffentlichkeit: Öffentlichkeitsarbeit .......................383
Aufgaben und Anforderungen der PR ........................................................384
Von Preisen und Stundensätzen –
Dienstleistungskalkulation für Einsteiger ....................................................385
Büroorganisation für Anfänger ...................................................................388
Datensicherung ...........................................................................................389
Von Viren, Würmern und Trojanern ..........................................................395
Was sind elektronische Viren und Würmer? ..............................................395
Seit wann gibt es Computerviren ...............................................................395
Was kann man tun? ....................................................................................396
Was es sonst noch gibt...............................................................................397
Was tun? .....................................................................................................402
Stichwortverzeichnis ................................................................................403
Inhalt
11

Kaufmännisches Wissen kompakt
12

Erfolg braucht Know-how
Teil 1
Bedienanleitung für WISO Mein Büro 2009
13

Kaufmännisches Wissen kompakt
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Systemvoraussetzungen
Systemvoraussetzungen
Für einen reibungslosen Betrieb von „WISO Mein Büro 2009“ empfehlen wir die
folgende Hard- und Software-Ausstattung:
� Prozessor: mindestens 1 GHz
� Hauptspeicher: mindestens 512 MB
� freier Festplattenspeicher: mindestens 180 MB
� XGA Grafikkarte: mindestens 1024 x 768 Bildpunkte
� Betriebssystem: Windows 2000 ab SP4, Windows XP ab SP2 oder
Windows Vista ab SP1
� Für die Nutzung der Serienbrief-Funktion: MS Word 2003
� Internet-Zugang für das Online-Banking und Aktivierung der Software
Wie Sie „WISO Mein Büro 2009“ installieren
Sobald Sie die Installations-CD in das Laufwerk gelegt haben, sehen Sie sich einem
Startfenster gegenüber. Wählen Sie „Jetzt installieren“, um den Installationsassistenten
zu starten. Klicken Sie auf „Weiter“ und lesen Sie den Lizenzvertrag
aufmerksam durch. Bestätigen Sie bitte, dass Sie mit dem Inhalt des Vertrages
einverstanden sind, und klicken Sie danach auf „Weiter“.
Der Installationsassistent prüft automatisch, ob genügend Speicherplatz auf dem
Ziellaufwerk vorhanden ist. Anschließend legen Sie fest, ob das Programm nur
von Ihnen selbst oder allen Benutzern des Computers genutzt werden darf. Außerdem
wählen Sie das Laufwerk, auf dem „WISO Mein Büro 2009“ installiert
werden soll. Als Zielordner ist „Programme/Buhl/Mein Büro 2009“ voreingestellt.
Sie können stattdessen aber auch einen anderen Ordner vorgeben: Dazu klicken
Sie auf „Ändern“, wählen einen anderen Ordner oder geben einen Pfad von Hand
ein. Klicken Sie dann auf „OK“ und „Weiter“.
Zu guter Letzt entscheiden Sie dann noch, ob Verknüpfungen zu „WISO Mein Büro
2009“ auf dem Desktop und/oder der Schnellstartleiste angelegt werden sollen.
Klicken Sie abschließend auf „Weiter“ und starten Sie den Installationsprozess per
Mausklick auf die Schaltfläche „Installieren“.
15

Kaufmännisches Wissen kompakt
16
Immer auf dem neuesten Stand
In unserer schnelllebigen Zeit unterliegen Hard- und Software, aber auch Steuer-
und andere Rechtsgrundlagen einem ständigen Wandel. Das gilt vor allem für
das Geschäftsleben: Damit Sie stets auf Basis der aktuellen Gesetze und Rechtsprechung
arbeiten und von den laufenden technischen Weiterentwicklungen
profitieren, bieten wir Ihnen eine Aktualitäts-Garantie: Für 365 Tage ist diese
Garantie bereits im Kaufpreis von „WISO Mein Büro 2009“ enthalten. Die Kosten
der Vertragsverlängerung in Höhe von derzeit 89,95 Euro fallen erst bei Verlängerung
an.
Um in den Genuss der Aktualitäts-Garantie zu kommen, brauchen Sie das Programm
im Anschluss an die Installation nur noch freizuschalten. Dafür ist eine Online-Verbindung
erforderlich. Falls gerade keine Verbindung zum Internet besteht,
stellt die Software mit Ihrem Einverständnis den Kontakt zum WISO-Server her.
Zur Nutzung der Software muss diese online über das Internet aktiviert werden.
Dazu stehen Ihnen drei Alternativen zur Wahl:
� Dauerhafte WISO Aktualitäts-Garantie. Vorteil: Sämtliche Änderungen
werden per Live-Update direkt ins Programm eingespielt. Außerdem haben
Sie Anspruch auf telefonischen Support und bekommen zusätzliche
Premium-Vorteile im Wert von 15 Euro. Der komfortable Garantievertrag
verlängert sich von Jahr zu Jahr, kann aber jederzeit ohne Angabe von
Gründen zum Ende der Laufzeit gekündigt werden.
� Befristete WISO Aktualitäts-Garantie: Die befristete Garantie-Option
bietet die gleichen Vorteile, endet aber grundsätzlich nach 365 Tagen. Bei
Installation im Jahr 2008 ist die Aktualität auf jeden Fall bis Ende 2009
gewährleistet. Sie können die Software auch nach diesem Zeitpunkt für alle
Vorgänge des Geschäftsjahres 2009 nutzen – kümmern sich darüber hinaus
jedoch selbst um die Aktualisierung des Programms.
� Verzicht auf die WISO Aktualitäts-Garantie: In diesem Fall nutzen Sie
„WISO Mein Büro 2009“ in der vorliegenden Fassung und übernehmen
selbst die Aktualisierung der Software.
Sollten Sie im Anschluss an die Installation auf das Aktivieren des Aktualitätsvertrags
verzichtet haben, können Sie den Vorgang später jederzeit nachholen:
Sie erreichen die Funktion über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Aktualitäts-Garantie
freischalten ...“.

Hilfe und Support
Voraussetzung für das Freischalten ist die Eingabe Ihrer Kundendaten. Ihre Bankverbindung
ist nur dann erforderlich, wenn Sie sich für die erste Garantie-Option
entscheiden. Falls Sie bereits Kunde der Buhl Data Service GmbH sind, genügt die
Angabe von Kundennummer und Postleitzahl. Damit ersparen Sie sich unnötigen
Erfassungsaufwand und vermeiden Fehleingaben.
WISO Tipp: Manuelle Online-Updates
Die komfortable Aktualitäts-Garantie sorgt für automatische Programmaktualisierungen.
Über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Online-Update“ können Sie die
kostenlosen Software-Updates bei Bedarf aber auch von Hand anstoßen: Das
Programm stellt daraufhin eine Internetverbindung her und lädt die bereitgestellten
Daten vom Buhl-Data-Server herunter. So arbeiten Sie immer mit der
aktuellsten Version von „WISO Mein Büro 2009“.
Hilfe und Support
Falls eine Ihrer Fragen durch dieses Bedienbuch nicht beantwortet wird, können
Sie Kontakt zu uns aufnehmen. Wir beantworten Ihre Anfragen gern, möchten Sie
aber bitten, zuvor zwei weitere Informationsquellen zurate zu ziehen:
� Sollte Ihre Frage bereits von anderen Anwendern gestellt worden sein, wird
sie in den „Online-FAQ“ beantwortet. Sie erreichen die Frage- und Antwortsammlung
über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Online-Hilfe (FAQ)“.
� Zahlreiche Tipps und Lösungsvorschläge finden Sie darüber hinaus in unserem
Online-Forum: Dort können Sie Ihre Anliegen, Kritik oder Anregungen
zum Programm mit unseren Experten und anderen erfahrenen Benutzern
diskutieren. Aus „Mein Büro 2009“ heraus rufen Sie die Informationsplattform
über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Online-Forum“ auf. Die Internetadresse
lautet http://bk.buhl.de/forum/.
Außerdem können Sie auf den folgenden Wegen mit uns Kontakt aufnehmen:
� Kunden mit Aktualitäts-Garantie erreichen unseren telefonischen Kundendienst
unter 01805 / 710 710 (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen
Festnetz – Mobilfunktarife können abweichen). Die Hotline ist in folgenden
Zeiten besetzt:
Montag bis Freitag von 9 bis 21 Uhr und
Samstag von 9 bis 13 Uhr.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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� Anfragen per Fax schicken Sie bitte an:
01805 / 35 45 536 (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen Festnetz)
� Die Postanschrift lautet:
Buhl Data Service GmbH
Support Center
Am Siebertsweiher 3/5
57290 Neunkirchen
Komfortable Fernwartung
Sollte sich ein Anwendungsproblem einmal nicht auf Anhieb telefonisch lösen
lassen, kann ein Mitarbeiter unserer Hotline den Fernsupport aktivieren: Er fordert
Sie dann auf, das Teilnehmerprogramm „Netviewer“ zu starten. Dabei handelt
es sich um ein externes Hilfsprogramm, das Sie in „WISO Mein Büro 2009“ über
den Menüpunkt „Hilfe“ - „Fernsteuerung Supportteam ...“ aufrufen:
Sollte nach Starten der Fernsteuerung eine auf Ihrem PC installierte Firewall-Software
Sie nach dem Zulassen oder Verweigern einer Internetverbindung fragen,
wählen Sie bitte „zulassen“. Der Berater teilt Ihnen am Telefon daraufhin eine mehrstellige
Beratungsnummer mit, die Sie in den Dialog „Teilnehmer Login“ eintragen.
Zwischen Ihrem PC und dem des Beraters
besteht nun eine gesicherte und verschlüsselte
Internetverbindung. Sie befinden sich
zunächst im „Watch“-Modus: In einem separaten
Fensterrahmen sehen Sie den Bildschirm-Inhalt
des Beraters. So können Sie
verfolgen, welche Arbeitsschritte Ihr Be-

Hilfe und Support
rater gerade ausführt: Er zeigt Ihnen zum Beispiel Schritt für Schritt, wie ein bestimmtes
Programm-Modul zu bedienen ist.
Sie können dem Mitarbeiter umgekehrt aber auch Ihren eigenen
Bildschirminhalt zeigen: Dafür schalten Sie die Online-Verbindung
in den „Zeige“-Modus um - ein Mausklick
auf den „Show“-Button genügt. Ohne dass komplizierte
Beschreibungen erforderlich sind, erkennt der Berater auf
Anhieb, an welcher Stelle des Programms Sie sich gerade befinden und wo das
Problem liegt.
Besonders praktisch: Falls erforderlich, kann der Berater Ihren PC sogar von Ferne
bedienen oder benötigte Dateien übertragen! Dafür braucht er aber in jedem Fall
Ihr ausdrückliches Einverständnis. Über die Schaltflächen „On“ und „Off“ schalten
Sie die „Fernsteuerung“ im „Show“-Modus bei Bedarf ein und aus.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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WISO Mein Büro 2009:
Eines für alles!
Eines für alles!
Herzlichen Glückwunsch: Mit „WISO Mein Büro 2009“ verfügen Sie über eine
Software, mit der Sie sämtliche kaufmännischen Aufgaben
einfach und bequem unter einem Dach erledigen. Das ewige
Hin und Her zwischen Steuer- und Buchführungssoftware,
Textprogramm, Tabellenkalkulation, Terminkalender,
Adressverwaltung, Aufgabenplaner und anderen Datenbanken
bleibt Ihnen künftig erspart. Der Funktionsumfang
im Überblick:
� Sie schreiben aus dem Stand professionelle, finanzamtssichere Rechnungen
- und das noch dazu viel einfacher und bequemer als mit Word & Co.!
� Sie haben jederzeit den Überblick über Ihre Umsätze, Kosten und offenen
Posten, über Ihre Zahlungsfähigkeit und Gewinnentwicklung.
� Falls erforderlich erstellen Sie darüber hinaus optisch ansprechende Bestellschreiben,
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften,
Mahnungen und alle anderen Arten von Geschäftskorrespondenz. Sogar
auf eine ganze Reihe fertiger Textvorlagen können Sie zugreifen!
� Oft benötigte Artikel-, Kunden- und Lieferanten-Daten verwalten Sie mithilfe
einer eingebauten Datenbank, die sich ohne separaten Erfassungsaufwand
nach und nach wie von selbst füllt.
� Mithilfe eines Online-Moduls holen Sie sich mühelos den tagesaktuellen
Kontoauszug von Ihrer Bank ab. Die einzelnen Geschäftsvorgänge ordnen
Sie im Handumdrehen den steuerlichen Einnahme- und Ausgabekategorien
zu. Alles andere übernimmt „WISO Mein Büro 2009“ für Sie: Freuen Sie
sich auf die kinderleichte „Buchführung per Mausklick!“
� Umsatz- und Einkommensteuer-Formulare werden vom Programm automatisch
mit den Zahlen Ihrer laufenden Geschäftsaktivitäten gefüttert und
müssen nur noch ausgedruckt oder direkt über die eingebaute ELSTER-
Schnittstelle ans Finanzamt übermittelt werden.
� Der Terminkalender sorgt dafür, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.
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� Über eine Schnittstelle zu Online-Kartendiensten wie GoogleMaps, KlickTel
oder Via Michelin lassen Sie sich die Standorte Ihrer Kunden und Lieferanten
und die dazugehörigen Wegbeschreibungen anzeigen.
� Die neue Online-Poststelle bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Briefe, Bestellungen,
Angebote und Rechnungen via Internet zu versenden: Um das
Drucken, Falzen, Kuvertieren und die Auslieferung Ihrer Papierkorrespondenz
brauchen Sie sich künftig nicht mehr zu kümmern. Auch der bequeme
SMS- und Fax-Versand ist direkt aus dem Programm heraus möglich.
� Besonders praktisch: Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch versenden
wollen, können Sie sie in der Online-Poststelle sogar formvollendet digital
signieren lassen!
Und das Beste: Sämtliche Programmbereiche sind ganz eng miteinander verzahnt!
Das erspart Ihnen umständliche und fehleranfällige Mehrfacheingaben.
Über Ihre Bürozentrale „Office Heute“ und das Auftragsmodul „Vorgänge“ rufen
Sie sämtliche aktuellen Geschäftsaktivitäten mit einem einzigen Mausklick
auf. So haben selbst „Nicht-Kaufleute“ schnelle Erfolgserlebnisse. Die von vielen
Unternehmern und Selbstständigen gefürchtete Buchhaltung läuft künftig weitgehend
unsichtbar im Hintergrund ab. So kommen Sie problemlos zu einer ordentlichen
Buchführung. Eine drohende Betriebsprüfung verliert dadurch viel von
ihrem Schrecken.
Ob Sie „WISO Mein Büro 2009“ zunächst einmal nur zum Schreiben von Rechnungen
einsetzen oder gleich den kompletten Funktionsumfang nutzen wollen,
bleibt dabei allein Ihnen überlassen. Wer „klein“ anfängt, nimmt die übrigen Module
später einfach nach und nach hinzu. So oder so: Sie können sofort loslegen,
ohne dass langwierige Datenerfassungen oder gar Software-Schulungen erforderlich
sind: Das Programm lässt sich ebenso einfach bedienen wie ein normales
Office-Produkt.

Neue Büro-Vielfalt:
„Mein Büro Pro“ und „Mittelstands-Edition“
Eines für alles!
Neben der Basisversion von „WISO Mein Büro 2009“ gibt es erweiterte Versionen
für größere Unternehmen und Anwender mit speziellen betrieblichen
Anforderungen:
� „WISO Mein Büro 2009 Professional“ ist mandantenfähig und unterstützt
die Soll-Versteuerung. Die Pro-Version ermöglicht Teil- und Sammelrechnungen,
kundenbezogene Rabatte und viele weitere Vereinfachungen
bei der Auftragsverwaltung. Das Programm erlaubt die Überwachung
mehrerer Online-Konten, die Verarbeitung von Lastschriften und
verfügt über eine konfigurierbare DATEV-Schnittstelle. Ein praktisches
„Zeitplan“-Modul erleichtert die Planung und Überwachung zeitkritischer
Projekte. Abgerundet wird der erweiterte Funktionsumfang durch noch
mehr Flexibilität bei der Vorlagengestaltung. Einzelheiten entnehmen Sie
bitte dem Kapitel „Das Profi-Büro“ am Ende dieses Handbuchs.
� „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ ist darüber hinaus netzwerkfähig,
kann also gleichzeitig von verschiedenen Arbeitsplätzen aus genutzt
werden (z. B. Vertrieb, Lager und Buchhaltung). Obendrein steht Ihnen
eine komplette Lagerverwaltung zur Verfügung - inklusive Inventur- und
Bewertungs-Modul. Eine Beschreibung der Zusatzfunktionen finden Sie
im Kapitel „Das Mittelstands-Büro“ am Ende dieses Handbuchs.
Tipp: Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie den erweiterten Funktionsumfang
tatsächlich benötigen, fangen Sie einfach klein an: Der nahtlose Umstieg auf
eine höhere Version ist jederzeit problemlos möglich. Nachteile entstehen
Ihnen nicht: Der ursprüngliche Kaufpreis wird bei einem Versionswechsel in
voller Höhe angerechnet.
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Business ohne Bilanzbuchhalter
„WISO Mein Büro 2009“ wurde ausdrücklich auf die Bedürfnisse kaufmännisch
unvorbelasteter Praktiker zugeschnitten: Beim Alltagseinsatz benötigen Sie daher
weder spezielle Buchführungskenntnisse noch jahrelange Erfahrungen mit der
Selbstständigkeit!
Und noch etwas können wir Ihnen versprechen: Die Bedienung des Programms
erklärt sich in den allermeisten Fällen ganz von selbst. Aus diesem Grund haben
wir bewusst darauf verzichtet, Sie mit einer kompletten Programmdokumentation
zu behelligen, in der Tabelle für Tabelle, Dialog für Dialog, die einzelnen Eingabe-
und Ausgabefelder erklärt werden. Stattdessen möchten wir mit Ihnen die wichtigsten
betrieblichen Einsatzmöglichkeiten anhand vieler Beispiele durchgehen.

Demo-Datenbank
Eines für alles!
Apropos Beispiel: Zusammen mit „WISO Mein Büro 2009“ stellen wir Ihnen eine
„Demo-Datenbank“ zur Verfügung, die beim ersten Aufruf des Programms
automatisch geöffnet wird. Darin finden Sie zahlreiche Geschäftsvorgänge
des fiktiven Unternehmens Automobiltuning GbR:
Bevor Sie „WISO Mein Büro 2009“ mit Ihren eigenen Daten füttern, können Sie
anhand dieses Beispiels sämtliche Funktionen ausprobieren und sich mit der
Handhabung vertraut machen.
Mehr noch: Die praktischen Demo-Daten bleiben erhalten, nachdem Sie in den
Echtbetrieb gewechselt sind. Wenn Sie beim Aktivieren neuer Module also nicht
ganz sicher sind, welche Wirkungen eine bestimmte Funktion hat und wie sie mit
anderen Programmbestandteilen verzahnt ist, können Sie über den Menüpunkt
„Mein Büro“ - „Demodaten“ jederzeit die Test-Datenbank aufrufen und nach Herzenslust
damit experimentieren.
Wie einfach und bequem die Bedienung von „WISO Mein Büro 2009“ ist, wollen
wir Ihnen nun gleich einmal anhand einer neuen Rechnung demonstrieren.
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Von „Null auf Rechnung“ in 60 Sekunden
Über den Menüpunkt „Vorgänge“ - „Rechnungen“ rufen Sie die Rechnungsliste
des Beispielbetriebs auf. Wenn Sie dort am unteren rechten Fensterrand auf die
Schaltfläche „Neu“ klicken (oder die Funktionstaste drücken) sehen Sie
gleich der intelligenten „Druckansicht“ einer neuen Rechnung gegenüber:
Diese unscheinbare „Druckansicht“ bietet weit mehr als die sonst übliche Vorschaufunktion:
Sämtliche Felder, in denen sich veränderbare Daten befinden, sind
blau hervorgehoben. Ein Mausklick auf eine Hervorhebung sorgt dafür, dass sich
die passende Eingabemaske öffnet:

Eines für alles!
So geben Sie im Handumdrehen die Kundenanschrift und die übrigen Rechnungsdetails
ein. In jedem Einzelfall haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben
manuell machen oder zum Beispiel die Kunden-, Produkt- und Dienstleistungs-
Informationen aus zuvor gespeicherten Artikel- oder Kunden-“Stammdaten“
übernehmen wollen.
Ein- und Ausgabe à la carte
Haben Sie sich für die manuelle Erfassung entschieden, können Sie die Daten anschließend
für eine erneute Benutzung in den „Stammdaten“ speichern. Auf diese
Weise wachsen Ihre Artikel-, Kunden- oder auch Lieferanten-Listen Schritt für
Schritt. Separate Dateneingaben werden dadurch im besten Fall ganz verhindert.
Wenn Sie die Rechnungsdaten lieber in Tabellenform als in der Druckansicht
eingeben, nutzen Sie dafür das Register „Eingabemaske“ am linken oberen
Fensterrand:
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Am Ergebnis ändert die alternative Darstellungsweise nichts: Nach Rückkehr zur
„Druckansicht“ brauchen Sie nur noch auf das Druckersymbol zu klicken - und
schon halten Sie Ihre erste selbst erstellte Rechnung in Händen! Sie sehen: Länger
als eine Minute muss das Erstellen eines professionellen Geschäftsdokuments
wirklich nicht dauern!
Ausgabe-Vielfalt: Elektronik statt Papier!
Falls Sie Ihre Rechnung statt auf Papier lieber per E-Mail oder Fax verschicken
wollen oder auch eine PDF-Version für Ihr elektronisches Archiv benötigen,
stehen Ihnen diese Ausgabemöglichkeiten in der Druckansicht ebenfalls zur
Verfügung. Mehr noch: Die Online-Poststelle verbindet die Geschwindigkeit
und Bequemlichkeit des E-Mailversands mit der Seriosität und Akzeptanz gedruckter
Geschäftskorrespondenz. Dabei übermitteln Sie Ihre Ausgangspost
via Internet an die virtuelle Poststelle, wo die Schreiben gegen eine geringe
Gebühr gedruckt, „eingetütet“, frankiert und bei der Post eingeliefert werden.

Eines für alles!
Besonders praktisch: Anders als bei einem Text- oder Tabellenprogramm müssen
Sie sich über die Platzierung der Rechnungselemente auf dem Ausdruck keine
Gedanken machen. Falls Sie mit vorgedruckten Geschäftspapieren arbeiten, haben
Sie außerdem die Möglichkeit, das „Briefpapier“ von „WISO Mein Büro 2009“
abzuschalten oder aber an Ihre eigenen Vorstellungen anzupassen.
Für diese Zwecke gibt es ein spezielles Design-Modul, das Sie über „Extras“ -
„Briefpapier gestalten …“ aufrufen. Angefangen beim eigenen Logo über die Absenderzeile
und Fußtexte bis hin zur Auswahl erforderlichen Rechnungsinformationen
bringen Sie Ihre Geschäftsdokumente mit dem Design-“Baukasten“ Schritt
für Schritt in die gewünschte Form.
Schickes Design-Modul
Die verschiedenen Möglichkeiten der Vorlagengestaltung werden im Kapitel
„Büro-Eröffnung“ ausführlich vorgestellt.
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So finden Sie sich in
„WISO Mein Büro 2009“
zurecht
So finden Sie sich zurecht
Soviel Zeit muss sein: Um Ihnen die Orientierung in „WISO Mein Büro 2009“ zu
erleichtern und damit wir uns in den folgenden Kapiteln richtig verstehen, geben
wir Ihnen zunächst einen Überblick über die wichtigsten Programmelemente.
Oberflächlich betrachtet:
Die Programmbereiche
Ganz oben im Programmfenster befindet sich die
Menüleiste, über die Sie Zugriff auf sämtliche Bereiche
von „WISO Mein Büro 2009“ haben. Die fünf
wichtigsten Handlungsfelder Ihres Betriebs können
Sie aber auch über den Navigationsbereich aufrufen,
der sich am linken Fensterrand befindet und
aus drei Teilen besteht:
� der Überschrift des gerade aktiven Handlungsfelds
(„Stammdaten“, „Office“, „Vorgänge“,
„Finanzen“ oder „Auswertungen“)
� mehreren Symbolen, über die Sie die wichtigsten
Unterfunktionen der jeweiligen Rubrik
aufrufen (unter Stammdaten sind das
zum Beispiel „Kunden“, die „Lieferanten“,
„Artikel“, „Anlagenverzeichnis“ und „Meine
Firma“) sowie
� fünf Auswahl-Buttons, mit deren Hilfe Sie
zwischen Ihren Arbeitsumgebungen umschalten.
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Und das verbirgt sich hinter den einzelnen Tätigkeitsbereichen:
� „Stammdaten“: In diesem Bereich geben Sie Ihre grundlegenden Firmendaten
ein und verwalten die immer wieder genutzten Artikel-, Kunden- und
Lieferanten-Informationen sowie Ihr Betriebsvermögen.
� „Office“: Im „virtuellen“ Büro überwachen Sie Ihre Termine, schreiben und
verschicken Ihre Ausgangspost, versenden SMS und Fax-Mitteilungen und
signieren elektronische Rechnungen.
� „Vorgänge“: Im Auftragsmodul erstellen und überwachen Sie Angebote,
Rechnungen und Bestellungen.
� „Finanzen“: Hier kontrollieren Sie Ihre Kontoauszüge und Kassenbestände,
erledigen Überweisungen, Mahnungen oder Steuer-Angelegenheiten und
kontrollieren Rechnungs- und Buchhaltungslisten.
� „Auswertungen“: In Ihrer „Controlling“-Abteilung lassen Sie sich differenzierte
Berichte zur Umsatz-, Kosten- und Gewinnentwicklung zeigen.
Die grundlegende Bedienung von „WISO Mein Büro 2009“ folgt zunächst stets
demselben Muster: Sie wählen zuerst eines der fünf Handlungsfelder und dann
den gewünschten Funktionsbereich aus, in dem Sie gerade arbeiten wollen. Wenn
Sie zum Beispiel einen Brief schreiben möchten, klicken Sie auf „Office“ und dann
auf das Symbol „Briefe“. Zusätzlich zu dieser Hauptverkehrsstraße gibt es viele
pfiffige Abkürzungen und Schleichwege, um zum gleichen Ergebnis zu kommen.
Einige davon möchten wir Ihnen kurz vorstellen.
Meine Zentrale: „Office Heute“
Eine erste Vereinfachung bietet die Startseite „Office Heute“: Dort erkennen Sie
auf einen Blick,
� wie viele aktuelle Termine auf Sie warten,
� wie viele schwebende Bestellungen, Angebote, nicht gedruckte oder unbezahlte
Rechnungen in Arbeit sind,
� wie Ihr aktueller Kontostand aussieht und
� wie viele fällige Mahnungen es gibt.
Wer einen Motivationsschub braucht, kann außerdem einen Blick auf den in Euro
und Cent ausgewiesenen Tagesumsatz werfen.

So finden Sie sich zurecht
Auch wenn man das den meisten Info-Zeilen nicht auf Anhieb ansieht: Es handelt
sich um klickbare Hyperlinks, über die Sie bei Bedarf sofort in die jeweilige Arbeitsumgebung
wechseln. Probieren Sie‘s aus: Wenn Sie mit dem Mauszeiger zum
Beispiel auf „Fällige Mahnungen“ zeigen, verwandelt sich die Anzeige in einen
Link. Ein einfacher Mausklick bringt Sie zur Liste der Mahnungen.
Allgegenwärtige Kontextmenüs
Ausgesprochen praktisch sind auch die zahlreichen Arbeitserleichterungen, die
„WISO Mein Büro 2009“ seinen Anwendern bietet. Fangen wir mit dem sogenannten
Kontextmenü an, in dem je nach Arbeitsumgebung die passenden und
am häufigsten genutzten weiterführenden Funktionen zusammengefasst sind. Sie
rufen das Kontextmenü auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen
Listeneintrag klicken:
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Wenn Sie Mausliebhaber sind und nach dem schnellsten Weg zu einer bestimmten
Funktion suchen, ist ein Rechtsklick auf ein Programmelement also fast immer
eine gute Idee.
Extra-Tipp: Kontextmenü per Tastatur
Wer den Umweg über die Maus vermeiden will, kann zum Öffnen von Kontextmenüs
auch die viel zu selten genutzte Kontextmenü-Taste verwenden: Die
befindet sich auf der PC-Tastatur rechts neben der und -
Taste. Voraussetzung ist aber, dass das gewünschte Programmelement zuvor
markiert worden ist.
Karteikarten, Tastatur und Funktions-“Buttons“
In „WISO Mein Büro 2009“ werden an vielen Stellen sogenannte Karteikarten
(= Register) eingesetzt, um Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen.
Per Klick auf den „Reiter“ einer solchen Kartei- oder Registerkarte holen Sie die

So finden Sie sich zurecht
betreffende Eingabemaske in den Vordergrund und füllen sie anschließend aus.
Sie haben den Reiterwechsel beim Umschalten von der „Druckansicht“ zur „Eingabemaske“
im Rechnungs-Beispiel ja bereits ausprobiert.
Besonders praktisch: Bisherige Eingaben gehen durch einen Klick auf einen
anderen Reiter nicht verloren: Das Programm merkt sich die Änderungen automatisch!
Wenn Sie zur großen Mehrheit der Windows-Anwender gehören, benutzen Sie
Ihre Tastatur überwiegend für die Text- oder Zifferneingabe und drücken ab
und zu die - oder -Taste zum Abschließen von Dialogen. Das
Bedienen von Programmelementen hingegen erledigen die meisten Menschen per
Maus. Leider ist das in vielen Fällen ein unproduktiver Umweg: Achten Sie bei
nächster Gelegenheit einmal darauf, wie störend der wiederholte Griff zur Maus
ist und wie lang die Mauswege sind, die Sie immer wieder zurücklegen. Vor allem
bei Routinetätigkeiten kostet das ungeheuer viel Zeit.
In den meisten Fällen geht die Bedienung – zum Beispiel das Aufrufen von Eingabeformularen,
das Speichern oder das Drucken – sehr viel leichter von der Hand,
wenn man das per Tastatur erledigt.
Tolle Turbo-Tasten
Insbesondere die zwölf Sondertasten am oberen Rand der Tastatur, die vermeintlich
altmodischen Funktionstasten, fristen bei Windows-Anwendern völlig zu
Unrecht ein Schattendasein. Ein Grund dafür ist, dass niemand Lust hat, die Belegung
dieser „Turbo-Tasten“ auswendig zu lernen. Um Ihnen diese Mühe zu ersparen,
finden Sie in den Programmfenstern von „WISO Mein Büro 2009“ viele
Schaltflächen, die zusätzlich zur eigentlichen Beschriftung mit einem Funktionstasten-Symbol
versehen sind:
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Statt mit der Maus auf die Schaltfläche zu klicken, drücken Sie einfach die angezeigte
Funktionstaste auf der Tastatur. Dadurch, dass Ihnen die Tastaturabkürzungen
in „WISO Mein Büro 2009“ immer wieder vor Augen geführt werden, gehen
sie Ihnen nach und nach in Fleisch und Blut über: So können Sie zum Beispiel …
� mit einen neuen Vorgang anlegen
� mit vorhandene Belege bearbeiten oder
� mit löschen.
Je nach Aufgabenbereich kann sich die konkrete Funktion einer einzelnen Sondertaste
zwar ändern - die sinngemäße Wirkung bleibt aber auf jeden Fall erhalten.
Sie müssen also nicht befürchten, durch Drücken von ungewollt einen
Geschäftsvorgang zu löschen.

Noch mehr praktische Tastenkürzel
So finden Sie sich zurecht
Immer dort, wo Sie in „WISO Mein Büro 2009“ Texte eintippen, können Sie
mit den aus Office-Programmen bekannten Tastenkombinationen ,
oder Texte kopieren, einfügen oder ausschneiden.
Ein Beispiel: Sie markieren einen Textabschnitt in Ihrem Textprogramm mit
der Maus und drücken (das heißt: Sie halten die -Taste gedrückt
und tippen dann zusätzlich das auf der Tastatur). Wechseln Sie
nun zu „WISO Mein Büro 2009“, zum Beispiel zur Rubrik „Office“ - „Briefe“.
Dort können Sie den Text in einen vorhandenen oder noch leeren neuen Brief
einfügen. Das erledigen Sie mithilfe der Tastenkombination .
Kompletter Eingabe-Komfort …
Im Mittelpunkt der täglichen Büroarbeit steht bei den meisten Selbstständigen
und Unternehmern der Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern.
Deshalb haben wir uns bemüht, die „Produktion“ und Verwaltung
von Geschäftskorrespondenz mit „WISO Mein Büro 2009“ ganz besonders
komfortabel und zeitsparend zu gestalten.
Einheitliche Bedienung
Die Bedienung der Office-Bereiche „Briefe“, „Angebote“, „Rechnungen“ sowie
„Bestellungen“ ist weitgehend identisch. Bei der „60-Sekunden-Rechnung“
haben wir Ihnen eingangs die wichtigsten Schritte ja bereits gezeigt.
Am Beispiel der „Angebote“ werden wir Sie nun genauer mit der Handhabung
vertraut machen.
… am Beispiel „Angebot“
Viele Wege führen zum neuen Angebot: Anfangs bietet sich der Standardweg
über „Vorgänge“ - „Angebote“ - „Neu“ an. Sind in Ihrer Arbeitsumgebung erst
einmal ein paar Vorgänge angelegt, erreichen Sie das gleiche Ziel aber oft schneller
und bequemer, indem Sie ein bereits vorhandenes Angebot „Kopieren und
bearbeiten“. Aufgerufen wird diese Funktion in der Angebotsliste über oder
über das Kontextmenü bzw. den Button „Weitere Funktionen“:
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Auf diese Weise erstellt das Programm ein inhaltsgleiches Angebot - nur eben
versehen mit dem aktuellen Datum und einer neuen Angebotsnummer. Falls Sie
das Angebot an einen anderen als den ursprünglichen Kunden richten oder einzelne
Angebotspositionen ändern, hinzufügen oder löschen wollen, können Sie
das im neu angelegten Vorgang problemlos tun.

Zusätzliche „Anlage“-Möglichkeit
So finden Sie sich zurecht
Sollten Sie sich gerade im Bereich „Stammdaten“ - „Kunden“ aufhalten, können
Sie ein neues Angebot auch noch über folgende Abkürzung anlegen:
Markieren Sie in der Liste den gewünschten Kunden und klicken Sie dann auf
„Weitere Funktionen“ - „Neuer Vorgang“ - „Angebot“. Wie üblich finden Sie
diesen Befehl auch im Kontextmenü.
Ganz gleich, auf welchem Weg Sie ein neues Angebot erzeugen: „WISO Mein
Büro 2009“ lässt Ihnen in jedem Fall die Wahl, ob Sie Ihre Eingaben gleich in
der intelligenten „Druckansicht“ machen oder zur tabellarischen Eingabemaske
wechseln. In einer dritten Karteikarte stehen Ihnen darüber hinaus „erweiterte“
Eingabemöglichkeiten zur Verfügung.
Karteikarte „Druckansicht“
In der „Druckansicht“ wird das Angebot - fast - genauso angezeigt, wie es später
ausgedruckt aussehen wird:
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Am oberen Fensterrand haben Sie die Möglichkeit, unterschiedliche Gestaltungsvorlagen
für das Angebot auszuwählen. Außerdem können Sie entscheiden, ob es
mit oder ohne „Briefpapier“ ausgedruckt werden soll oder ob Sie das Briefpapier
vor dem Druck noch umgestalten möchten.
In der Druckansicht sind alle änderbaren Daten Ihres Angebotes in blauer Schrift
dargestellt. Um Daten (Adressen, Positionen, Lieferkonditionen etc.) zu ändern,
klicken Sie auf die blau hervorgehobenen Seitenelemente und passen die gewünschten
Daten an. Falls Sie eine genauere Vorstellung vom Aussehen des ausgedruckten
Angebots bekommen möchten, schalten Sie über den Button „veränderbare
Daten einfärben“ die blaue Markierung ab: Das Angebot wird dann
genauso dargestellt, wie es gedruckt aussieht.
Zur Eingabe der Kundendaten: Haben Sie den Adressaten des Angebots in Ihren
„Stammdaten“ bereits als Kunden erfasst, rufen Sie mit einem Klick auf den Link
„aus den Stammdaten wählen …“ das Dialogfenster „Kunde suchen …“ auf:
Die Kontaktdaten des gefundenen Kunden übernehmen Sie dann mit
(oder einem Klick auf „Übernehmen“) in das Dialogfenster „Adresse ändern“. Mit
brechen Sie den Auswahlvorgang ab, die Kundendaten werden dann nicht
übernommen.

So finden Sie sich zurecht
Falls Sie Ihr Angebot an einen Neukunden richten, können Sie die erforderlichen
Angaben an dieser Stelle selbstverständlich auch manuell vornehmen: Drücken
Sie oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Kunden anlegen …“. Wenn
Sie die Kontaktdaten des Interessenten am Ende Ihrer Eingaben in Ihre Kundendatenbank
übernehmen wollen, aktivieren Sie die Option „Kunden in den Stammdaten
speichern“. Diese Informationen stehen Ihnen dann künftig jederzeit per
Knopfdruck bereit.
Zu den übrigen Angebots-Bestandteilen: Sofern Ihnen die vorbereiteten Einleitungs-
oder Schlusstexte im Einzelfall nicht behagen, ändern sie auch die einfach
per Mausklick - auf die blaue Textzeile. Daraufhin erscheint zum Beispiel das
Dialogfenster „Einleitungstext“: Dort geben Sie Ihre eigene Formulierung ein, die
Sie mit Platzhaltern aus dem Menü „Variable einfügen ...“ kombinieren können.
Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der Name des Geschäftspartners oder das
aktuelle Datum einsetzen. Die Variablen werden in spitzen Klammern (< >) dargestellt
und erst bei Rückkehr in die Druckvorschau in lesbaren Text übersetzt.
Falls Sie eine eingefügte Variable löschen wollen, entfernen Sie den Text inklusive
der spitzen Klammern mit der - oder -Taste. Um die
Eingabe abzubrechen, ohne die Änderungen zu übernehmen, drücken Sie
oder klicken Sie auf „Abbrechen“. Wenn Sie das Dialogfenster „Einleitungstext“
mit (oder Mausklick auf den „OK“-Button) schließen, wird Ihr Text mitsamt
den Änderungen in das Angebot übernommen.
Auch die Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, das Datum, die Angebotsnummer
oder den Sachbearbeiter können Sie direkt in der Druckansicht
ändern: Ein einfacher Mausklick auf das betreffende Seitenelement genügt, um
das Dialogfenster „Weitere Daten ...“ zu öffnen.
Im Mittelpunkt eines Angebots stehen letztlich die Informationen zu den angebotenen
Waren und Dienstleistungen. Sämtliche Artikel, die Sie im Bereich „Stammdaten“
angelegt haben, können Sie im Handumdrehen in Ihre Angebote übernehmen:
Dazu klicken Sie in das Feld „Artikel-Nr.“ und wählen die gewünschte
Position per Doppelklick aus der „Artikelstamm“-Liste. Sofern erforderlich fügen
Sie auf diese Weise bei Bedarf nach und nach alle Einzelpositionen in Ihr Angebot
ein. Um gleich mehrere Artikel auf einen Schlag aus dem Artikelstamm zu
übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Stapel aus Artikelstamm holen ...“.
Daraufhin erscheint das erweiterte Dialogfenster „Artikelauswahl“:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Dort wählen Sie die gewünschten Waren oder Dienstleistungen, indem Sie ein
Häkchen in die Auswahlbox am Zeilenanfang setzen. Die Anzahl der einzelnen
Artikel pro Position können Sie dabei nachträglich ändern.
Tipp: Gut sortiert ist halb gefunden
Um Artikel leichter zu finden, können Sie die Spalten des Dialogfensters „Artikelauswahl“
sortieren: Dazu klicken Sie auf die Spaltenbezeichnung. Auf
diese Weise wird die Tabelle alphabetisch nach der von Ihnen ausgewählten
Spalte geordnet. Ein zweiter Mausklick auf die Spaltenbezeichnung kehrt
die Sortierreihenfolge um. Falls Ihr Artikelbestand im Laufe der Zeit immer
umfangreicher wird, lohnt es sich, Artikel-“Kategorien“ zu bilden: Durch den
„Kategorien“-Filter beschleunigen Sie die Artikelauswahl zusätzlich.
Um einen noch nicht gespeicherte Artikel von Hand zu erfassen, klicken Sie in der
„Druckansicht“ auf den Text „Hier klicken, um Artikel einzugeben“. Es erscheint
das Dialogfenster „Positionen bearbeiten ...“, in dem Sie die Positionen des Angebotes
eingeben und bearbeiten können. Wenn Sie eine bereits erfasste Position
nachträglich ändern wollen, klicken Sie sie in der Liste an.

So finden Sie sich zurecht
Alle Felder im Dialogfenster „Positionen bearbeiten“ lassen sich ändern. So können
Sie zum Beispiel Mengen und Preise korrigieren. Sobald Sie Menge oder Anzahl eines
Artikels oder auch den Listenpreis geändert haben, passt „WISO Mein Büro 2009“
eventuelle Rabatte und den resultierenden Einzel- und Gesamtpreis automatisch an.
Die Reihenfolge der einzelnen Angebotsbestandteile auf dem fertigen Schreiben
ändern Sie falls erforderlich über das Dropdown-Menü „Position bearbeiten ...“.
Außerdem löschen Sie auf diesem Weg entbehrliche Artikel und fügen leere Positionen
ein. Falls Sie einen anderen als den üblichen Listenpreis von Hand eingegeben
haben, können Sie sich zudem den Standard-Listenpreis aus dem „Artikelstamm“
anzeigen lassen:
Über den Link „Spalten definieren ...“ schließlich fügen Sie der Übersicht bei Bedarf
weitere Datenbank-Felder hinzu (zum Beispiel den Mehrwertsteuersatz): Ziehen
Sie dazu die gewünschte Spaltenbezeichnung aus dem Dialogfenster „Anpassung“
in die Übersichtstabelle. Um Spalten zu entfernen, ziehen Sie diese aus dem Hauptfenster
hinaus, indem Sie mit der Maus auf den Spaltenkopf zeigen, die linke Maustaste
festhalten und das Spaltensymbol außerhalb der Tabelle „fallen lassen“. Nachdem
Sie die Tabelle entsprechend Ihren Vorstellungen geändert haben, beenden Sie
das Dialogfenster „Anpassung“ mit einem Klick auf den Schließ-Button („x“).
Tabelleneingaben
So praktisch die multifunktionale „Druckansicht“ ist: Wenn Sie viele verschiedene
Angebotselemente eingeben oder ändern müssen, kann das Aufrufen mehrerer
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Einzeldialoge zeitraubend sein. Daher stellt Ihnen „WISO Mein Büro 2009“ zusätzlich
zur „Druckansicht“ die Karteikarten „Eingabemaske“ und „Erweitert“ zur
Verfügung. Dort sehen Sie alle editierbaren Angebotsfelder auf einen Blick und
können Ihre Eingaben in einer zusammenhängenden Tabelle machen.
� In der „Eingabemaske“ machen Sie die Kunden-, Artikelangaben, wählen
die Zahlungs- und Lieferbedingungen und ändern bei Bedarf das Datum
oder die Angebotsnummer.
� In der Karteikarte „Erweitert“ können Sie eine alternative Textvorlage auswählen,
den Einleitungs- oder Schlusstext ändern, Anmerkungen und Zusatzangaben
zum Projekt hinterlegen oder auch einen Mehrwertsteuersatz
einstellen, der von den Artikel-Stammdaten abweicht.
Das Erfassen und Bearbeiten der Informationen in den Sammel-Eingabemasken
unterscheidet sich nicht von der zuvor beschriebenen Bedienung der einzelnen
Dialogfenster in der Druckansicht.
Sind schließlich alle erforderlichen Angaben gemacht, steht Ihnen wieder die bereits
erwähnte Ausgabe-Vielfalt von „WISO Mein Büro 2009“ zur Verfügung: Sie
können Ihre Angebote wahlweise
� drucken,
� per PC oder via Internet faxen,
� über die Online-Poststelle drucken und versenden lassen,
� als E-Mail-Anhang verschicken oder auch
� im PDF-Format exportieren.
Um die Fax-Funktion nutzen zu können, müssen Sie bei der Online-Poststelle angemeldet
sein oder ein Faxmodem an Ihren Computer anschließen. Der nahtlose E-Mailversand
funktioniert nur, wenn Sie mit MS Outlook oder Outlook Express arbeiten.
Tipp: PDF-Dokument im E-Mailanhang
Falls Sie ein anderes E-Mailprogramm verwenden, erzeugen Sie ein PDF-Dokument
und versenden das anschließend per E-Mail. Sieht man einmal von
dem zusätzlichen Zwischenschritt ab, führt das zum selben Ergebnis wie die
direkte E-Mail-Übergabe.

Die Statusanzeige: Alles im Blick
So finden Sie sich zurecht
Mit dem Schreiben eines Angebotes (bzw. Rechnungen, Bestellungen etc.) ist es
bekanntlich nicht getan. Sie wollen ja auch den Überblick behalten, was aus Ihren
schwebenden Vorgängen geworden ist und wo es Handlungsbedarf gibt. Wenn
Sie in der Navigationsleiste auf „Vorgänge“ klicken und dort „Angebote“ wählen,
erscheinen im Arbeitsbereich sämtliche Angebote, die Sie erstellt haben bzw. die
in der Demodatenbank abgelegt sind. Jede Zeile steht für ein Angebot. Vor jeder
Zeile finden Sie ein farbiges Symbol, das auf Basis des bekannten Ampelschemas
den aktuellen „Status“ des Angebotes zusammenfasst:
� grün = Auftrag/Rechnung erzeugt
� gelb = Auftrag offen (in der Schwebe)
� rot = Auftrag/Rechnung unwahrscheinlich
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Wertewandel
Wichtig: Je nach Dokumenttyp unterscheidet sich die Bedeutung der Farbwerte:
Bei Rechnungen gibt es sogar sechs verschiedene Statuswerte. Unterhalb
der Listen finden Sie aber immer eine Klartext-Legende.
Wenn Sie auf „Details“ klicken, wird die Tabelle zudem in zwei Hälften zerlegt: In
der oberen Hälfte erscheint eine verkürzte Angebotsliste, in der unteren finden Sie
dafür Detailinformationen zum gerade markierten Angebot. (Ein erneuter Klick
auf „Details“ lässt den unteren Bereich bei Bedarf wieder verschwinden.)
Per Mausklick auf den Spaltenkopf der Statusanzeige sortieren Sie die Tabelle
nach dem Stand der Dinge: Auf diese Weise erkennen Sie auf Anhieb, wo Sie
als nächstes nachfassen müssen. Bei der anschließenden Kontaktaufnahme stellt
Ihnen „WISO Mein Büro 2009“ jeden nur erdenklichen Komfort zur Verfügung:
Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf einen Eintrag in der Angebotsliste)
� erzeugen Sie eine E-Mail,
� schreiben einen Blitzbrief,
� verschicken eine SMS-Kurzmitteilung oder
� lassen sich die Telefonnummer des Kunden oder Interessenten anzeigen.
Falls Ihr Computer ans Telefonnetz angeschlossen und die Windows-“Wählhilfe“
eingerichtet ist, stellen Sie bei Bedarf sogar direkt eine Telefonverbindung her!
Via Kontextmenü können Sie das betreffende Angebot übrigens auch ohne den
Umweg über die „Druckansicht“ ausdrucken, es überarbeiten, seinen Status ändern,
eine Auftragsbestätigung drucken oder es ganz bequem ohne weiteren Erfassungsaufwand
in eine Rechnung umwandeln.
Tipp: Kontext-Alternative
Wenn Sie nicht so gerne mit Kontextmenüs arbeiten, drücken Sie stattdessen
die Taste oder klicken auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen …“ unterhalb
der (Angebots-)Liste.

Tabellen durchsuchen und sortieren
So finden Sie sich zurecht
Je mehr Aufgaben Sie mit „WISO Mein Büro 2009“ erledigen, je mehr Kunden,
Lieferanten, Rechnungen oder auch Kontobewegungen Sie im Blick behalten
müssen, desto häufiger sind Sie erfahrungsgemäß auf der Suche. Das Programm
erleichtert Ihnen deshalb den zielgerichteten Zugriff auf die benötigten Informationen
und Vorgänge gleich auf verschiedene Arten:
� Oberhalb der meisten Tabellenansichten finden Sie ein Suchfeld: Geben Sie
Ihren Suchbegriff in das erste Feld ein und wählen Sie im zweiten Eingabefeld
die Spalte aus, die durchforstet werden soll. Zum Starten der Suche
drücken Sie die Eingabe-Taste ( oder ). In der Tabelle werden
daraufhin nur noch die Einträge angezeigt, die mit Ihrer Suchanfrage
übereinstimmen. Sollen wieder alle Einträge angezeigt werden, löschen Sie
den Suchbegriff und drücken erneut die -Taste.
� Per Mausklick auf die Buchstaben-Schaltflächen unterhalb des Suchbereichs
blenden Sie Teilmengen alphabetischer Namenslisten ein (also zum Beispiel
alle Kunden, deren Nachname mit „M“ beginnt). Über die Schaltfläche „Alle“
setzen Sie diesen Filter wieder außer Kraft.
� Statt eine Liste zu durchsuchen, können Sie sie auch ganz einfach sortieren:
Ein Mausklick auf eine beliebige Spaltenüberschrift ordnet die Liste nach
dem jeweiligen Datenfeld. Ein weiterer Mausklick dreht die Sortierreihenfolge
um. Auf diese Weise identifizieren Sie zum Beispiel im Handumdrehen
sämtliche Geschäftspartner aus einer bestimmten Stadt. Oder Sie erkennen
auf Kontoauszügen, wann ein bestimmter Kunde seine Rechnungen bezahlt
hat. Unter Umständen müssen Sie lediglich den Fensterausschnitt ein wenig
nach unten verschieben.
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Tabellen gruppieren, filtern und anpassen
Auf die standardmäßig
angezeigten Tabelleninhalte
von „WISO Mein
Büro 2009“ nehmen Sie
bei Bedarf ganz gezielt
Einfluss. Hinter dem
Menüpunkt „Ansicht“
verbergen sich einige
ebenso unscheinbare wie
praktische Funktionen,
mit denen Sie die Inhalte
und Darstellung der angezeigten
Tabelle an Ihren Informationsbedarf anpassen.
Auf diese Weise wählen Sie andere als die in der jeweiligen Tabelle standardmäßig
angezeigten Datenfelder, aktivieren zusätzliche Gruppierungs- und Filtermöglichkeiten
und drucken oder exportieren die aktuelle Tabellenansicht. Die wichtigsten
Funktionen im Überblick:
� Ist die Option „Gruppierungsbereich anzeigen“ aktiviert, erscheint oberhalb
der Tabelle die Zeile: „Ziehen Sie eine Spalte hierher, um nach dieser
Spalte zu gruppieren“:
Wenn Sie dieser Aufforderung folgen und beispielsweise im Kassenbuch
oder auf einem Kontoauszug die Spaltenüberschrift „Empfänger“ auf diesen

So finden Sie sich zurecht
Link ziehen (mit der Maus auf die Spaltenüberschrift zeigen, linke Maustaste
drücken und festhalten und den markierten Block auf dem Gruppierungsbereich
„fallen lassen“), dann fasst das Programm alle Zahlungsvorgänge
mit dem gleichen Empfänger zusammen:
Sie können die Liste der zusammengehörenden Transaktionen anschließend
per Mausklick auf das „Plus-“ bzw. „Minussymbol“ am linken Tabellenrand
ein- und ausblenden. Anders als beim schlichten Sortieren überblicken Sie
auf diese Weise selbst sehr lange Listen. Im Unterschied zum „Filtern“ verlieren
Sie zugleich die anderen Gruppen nicht aus den Augen.
Weitere Tipps: Durch Hinzufügen zusätzlicher Gruppierungskriterien lassen
sich bereits gruppierte Listen sogar noch weiter untergliedern. Das ist
allerdings nur bei sehr großen Datenbeständen sinnvoll. Wenn Sie zur normalen
Tabellendarstellung zurückkehren wollen, ziehen Sie das Gruppierungssymbol
per Maus an eine beliebige Stelle des Bildschirms und lassen
es dort wieder los.
� Wollen Sie in Ihren Tabellen ganz gezielt bestimmte Daten-Teilmengen anzeigen
lassen, aktivieren Sie die Option „Datenfilter anzeigen“: Die sorgt dafür,
dass neben jeder Spaltenüberschrift ein Abwärtspfeil eingeblendet wird,
über den Sie ein Drop-down-Menü öffnen können. Mit dessen Hilfe filtern
Sie die Tabellen in „WISO Mein Büro 2009“ blitzschnell per Mausklick.
Angenommen, Sie wollen auf einen Schlag alle Rechnungen eines bestimmten
Kunden sehen, dann genügen dafür zwei Mausklicks (1 x auf den
Abwärtspfeil neben Nachname, 1 x auf den Namen). Unterhalb der Tabelle
zeigt das Programm anschließend an, welcher Filter gerade aktiviert ist:
49

Kaufmännisches Wissen kompakt
50
Über die Filtereinstellung „Alle“ schalten Sie den oder die Filter wieder aus.
Selbstverständlich können Sie die Tabelle auch gleich nach mehreren Kriterien
durchforsten, zum Beispiel nach allen Einzahlungen eines einzelnen
Kunden in einem bestimmten Zeitraum. Mehr noch: Über die Schaltfläche
„Anpassen“ in der Filter-Statuszeile am unteren Tabellenrand haben Sie Zugriff
auf einen mächtigen Filterassistenten: Mit dessen Hilfe definieren Sie
komplexe Abfragen mit beliebig kombinierbaren Bedingungen über sämtliche
Datenbankfelder.
� In den Tabellenansichten von „WISO Mein Büro 2009“ wird der Übersichtlichkeit
halber immer nur ein Teil der verfügbaren Datenbankfelder angezeigt.
Über die Ansichts-Option „Spalten definieren“ öffnen Sie das Dialogfenster
„Anpassung“: Darin sind alle zurzeit ausgeblendeten Datenbankfelder
aufgelistet. Sie brauchen die benötigte Zusatzspalte nur noch per Maus
an die gewünschte Position im Spaltenkopf zu ziehen und abzulegen:

So finden Sie sich zurecht
Entbehrliche Spalten entfernen Sie, indem Sie auf die Spaltenüberschrift
zeigen, die linke Maustaste festhalten und das Symbol an einer beliebigen
Stelle des Bildschirms einfach fallen lassen.
� Falls Ihnen die standardmäßigen Datenanalysen nicht ausreichen oder Sie
Ihre Tabelleninhalte lieber mit MS Excel oder einem anderen Kalkulations-
oder Datenbankprogramm weiterverarbeiten möchten, speichern Sie Ihre
Daten im „.xls“-, „.txt“- oder „xml“-Format ab („Tabelle exportieren“)
oder übergeben sie sogar ganz ohne Umwege direkt an Excel („Tabelle in
MS Excel bearbeiten“):
Probieren Sie es aus: Einfacher, schneller und flexibler geht der Datenaustausch
nicht!
51

Kaufmännisches Wissen kompakt
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Tabellen auswerten und dauerhaft speichern
Nachteil punktueller Datenanalysen: Die sortierten, gruppierten oder gefilterten
Ansichten gehen nach der Rückkehr zur normalen Tabellenansicht wieder verloren.
Das ist bei den multifunktionalen „Tabellen-Auswertungen“ anders: Dort können
Sie Ihre Abfrage-Definitionen unter einer Bezeichnung Ihrer Wahl abspeichern
und so bei Bedarf später jederzeit wieder neu aufrufen. Und so gehen Sie vor:
� Klicken Sie im Arbeitsbereich „Auswertungen“ - „Tabellen-Auswertungen“
auf die Schaltfläche „ Neu“.
� Geben Sie der neuen Auswertung eine aussagekräftige Bezeichnung, damit
Sie sich später an deren Inhalt und Einsatzzweck erinnern.
� Wählen Sie die zugrundeliegende Datenquelle: Zur Verfügung stehen die
Datenbestände „Kunden“, „Lieferanten“, „Artikel“, „Briefe“, „Angebote“,
„Aufträge“, „Lieferscheine“, „Rechnungen“, „Bestellungen“ und „Zahlungszuordnungen“.
� Daraufhin öffnet sich ein multifunktionales Dialogfenster in dem Sie Ihre
Abfragekriterien auf ganz unterschiedlichen Wegen festlegen können:
Die „Spaltenliste“, den „Auto-Datenfilter“ (das sind die Abwärtspfeile neben
den Spaltenüberschriften), den „Gruppierungsbereich“ sowie die Plus- und
Minussymbole vor den einzelnen Gliederungsebenen sind Ihnen ja schon

So finden Sie sich zurecht
von den Tabellenansichten vertraut: Mit diesen Instrumenten sorgen Sie dafür,
dass die gewünschten Inhalte aus den zugrundeliegenden Datenquellen
herausgesucht, zusammengefasst und in der gewünschten Form am Bildschirm
angezeigt werden. In unserem Beispiel sind sämtliche Datensätze
zunächst einmal nach Kundenkategorien gegliedert.
� Das Drop-down-Menü „Schnellauswahl“ erleichtert Ihnen das Ein- und
Ausblenden bestimmter Tabellenspalten: Setzen bzw. entfernen Sie die
Häkchen einfach vor den gewünschten oder entbehrlichen Inhalten. Damit
sparen Sie sich den Umweg über das „Ziehen und Ablegen“ aus der Spalten-
Auswahlliste.
� Das gilt auch für die Auswahl von Filterkriterien über den „Gliederungsbereich“
(„Ziehen Sie die Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren“):
Statt die Spaltenüberschrift per Maus in den Gliederungsbereich zu befördern,
nutzen Sie alternativ das Drop-down-Menü „Schnellgruppieren“.
� Die Breite der einzelnen Spalten können Sie ganz nach Belieben verändern,
indem Sie auf die Trennlinie zwischen den Spaltenköpfen klicken,
die Maustaste festhalten und die Begrenzung nach links oder rechts ziehen.
Auch auf die Spaltenreihenfolge haben Sie Einfluss: Sie zeigen mit der
Maus auf die Überschrift der Spalte, die Sie verschieben möchten, halten die
Maustaste gedrückt, ziehen die Spalte an die gewünschte Stelle und lassen
sie dort fallen.
� Mithilfe des „Spezialfilters“ schließlich definieren Sie bei Bedarf komplexe
Abfragen der verschiedenen Datenbanken mit frei kombinierbaren
Bedingungen.
� Sobald Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben, lassen Sie sich eine
„Seitenvorschau“ (= Druckvorschau) anzeigen.
Praxistipp: Auf die äußere Form Ihrer Auswertungen können Sie auf
den ersten Blick nur in begrenztem Maß Einfluss nehmen (z. B. Seitenränder,
Überschrift, Seitennummerierung). Wenn Sie jedoch mit der rechten
Maustaste in die Seitenvorschau klicken und im folgenden Kontextmenü
die Funktion „Gestalten“ aufrufen, starten Sie den mächtigen „Reportgenerator“:
Mit dessen Hilfe verpassen Sie Ihren Berichte haargenau das gewünschte
Erscheinungsbild an:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
54
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Reportgenerator um ein Profiwerkzeug
handelt: Am besten lassen Sie sich von einem Experten bei der
Formatierung eigener Druckvorlagen für Ihre Tabellen-Auswertungen unterstützen!
� Falls Sie Ihre Auswertungen ohne Reportgenerator optisch weiter verfeinern
wollen, exportieren Sie die Ergebnistabelle stattdessen nach MS Excel oder
in ein anderes Datenformat (XML oder TXT).
Anschließend lassen Sie sich Ihre Kundenliste in der Seitenvorschau anzeigen,
nehmen falls erforderlich Anpassungen und Korrekturen vor, bringen Ihre Tabellen-Auswertung
schließlich zu Papier oder speichern Sie in elektronischer Form.

Praxistipp: Tabellen-Auswertungen „klonen“
So finden Sie sich zurecht
Statt sie von Grund auf neu zu definieren, werden Sie neue Berichte in bestimmten
Fällen auf Basis bereits vorhandener Tabellen-Auswertungen erstellen
wollen. Damit die Einstellungen der eigenhändig erstellten Ursprungsversion
erhalten bleiben, können Sie die überarbeitete Version unter einer eigenen Bezeichnung
sichern. Sobald Sie eine vorhandene Tabellen-Auswertung öffnen,
legen Sie mithilfe der Schaltfläche „

Kaufmännisches Wissen kompakt
56
Das vereinfacht und beschleunigt den sonst oft mühsamen Abgleich von Auswertungen
und Einzelbuchungen erheblich. Interaktive Berichte und Formulare finden
Sie nicht nur bei den Rechnungs- und Buchhaltungslisten, sondern auch in
� den Steuerformularen (Umsatzsteuer-Voranmeldungen,
Umsatzsteuererklärungen, Einnahmenüberschussrechnung) und
� den detaillierten Auswertungen über Kosten-, Erlös- und
Verwendungsarten.
Probieren Sie‘s aus: Wenn Sie in einer Berichtsansicht wissen wollen, wie sich
eine bestimmte Position zusammensetzt, klicken Sie versuchsweise einfach auf
die betreffende Zeile. So sorgen Sie mit minimalem Aufwand für ein Höchstmaß
an Transparenz.
Ich freu‘ mich auf „Mein Büro“!
Haben Sie sich einen ersten Eindruck von der bequemen Ein- und Ausgabe und den
wichtigsten Verwaltungsfunktionen gemacht? Dann ist es Zeit, Ihre ganz persönliche
Firmen- und Büro-Umgebung von „WISO Mein Büro 2009“ einzurichten.

Büro-Eröffnung:
„Meine Firma“
Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
Nachdem Sie sich einen ersten Eindruck von „WISO Mein Büro 2009“ verschafft
haben, möchten wir Ihnen nun zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsumgebung an die Besonderheiten
Ihres eigenen Betriebes anpassen. In vielen Fällen ist das eine Sache
von ein paar Minuten. Mithilfe eines „Ersteinrichtungs-Assistenten“ nehmen Sie
Schritt für Schritt die wichtigsten Grundeinstellungen vor. Sie rufen das Dialogfenster
über „Mein Büro“ - „Meine Firma“ auf:
Neben Ihrem Firmennamen, der Rechtsform Ihres Unternehmens, der Anschrift
und den Telekommunikationsdaten geben Sie hier Ihre Steuernummern und das
zuständige Finanzamt ein:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Die fett hervorgehobenen Feldbezeichnungen kennzeichnen die Pflichteingaben.
Die Steuerangaben sind nur dann erforderlich, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig
sind oder Ihre Steuererklärungen mithilfe von „WISO Mein Büro 2009“ direkt ans
Finanzamt übertragen wollen.
Im nächsten Schritt tragen Sie die Daten Ihres Bankkontos ein. Das hat den Vorteil,
dass Sie die Eingaben in „WISO Mein Büro 2009“ mit den Bewegungen auf Ihrem Girokonto
abgleichen können. Dabei haben Sie genau genommen drei Möglichkeiten:
� Entweder Sie führen ein Offline-Konto (das heißt, dass Sie die einzelnen
Positionen Ihrer Kontoauszüge von Hand eingeben).
� Oder aber Sie nutzen das eingebaute Online-Banking-Modul von „WISO
Mein Büro 2009“. Dafür benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung sowie
ein Bankkonto, das für den HBCI-/PIN-TAN-/Chipkarten-Betrieb freigeschaltet
ist. In dem Fall holt das Programm auf Knopfdruck Ihre elektronischen
Kontoauszüge ab. So können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben im
Handumdrehen mit Ihren offenen Rechnungen, Mahnungen oder Bestellungen
abgleichen und sie gleich in die passenden Steuerkategorien einsortieren.
Dadurch reduziert sich der nervige Buchhaltungsaufwand auf ein Minimum.

Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
� Sie haben aber auch die Möglichkeit, auf den Kontenabgleich ganz zu
verzichten: Kleinunternehmen und Freiberufler, die unter die vereinfachten
Buchführungsvorschriften fallen („Einnahmenüberschussrechnung“),
müssen Ihre Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich nicht mit den dazu
gehörigen Bewegungen auf dem Bankkonto abstimmen.
Kein Muss!
Wenn Sie auf Ihre Kontoangaben und das Führen eines Kassenbuchs verzichten,
können Sie mit „WISO Mein Büro 2009“ trotzdem gut arbeiten: Sämtliche
Finanzbewegungen werden dann auf einem automatisch eingerichteten „Verrechnungskonto“
geführt, über das Sie dem Finanzamt keine Rechenschaft
schuldig sind.
Möchten Sie hingegen die Vorteile des manuellen oder automatischen Kontoabgleichs
nutzen, geben Sie im zweiten Schritt des „Einrichtungs-Assistenten“ Ihre
Bankdaten ein:
Keine Sorge> Falls Sie bei der „Ersteinrichtung“ die eine oder andere Eingabe
noch nicht gemacht haben, können Sie das später jederzeit über den Menüpunkt
„Stammdaten“ - „Meine Firma“ nachholen.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Die Stammdaten-Erfassung
Den Stammdaten-Bereich „Meine Firma“ wollen wir uns auch gleich etwas näher
anschauen. Denn dort befinden sich weitere Konfigurationsmöglichkeiten, die Ihnen
früher oder später gute Dienste leisten werden:
� Unter „Firmendaten“ ändern oder ergänzen Sie die Firmen-, Konto- und
Finanzamtsangaben, die Sie bei der Ersteinrichtung gemacht haben.
� Unter „Einstellungen“ finden Sie gleich drei Eingabebereiche: In den
„Grundeinstellungen“ wählen Sie die wichtigsten Einheiten, Zahlungsbedingungen
und Rechenverfahren aus, die „WISO Mein Büro 2009“ in Ihrem
Fall standardmäßig nutzen soll.
Unter „Kalender“ passen Sie Farben und Beschriftungen für Kalendereinträge
an Ihren betrieblichen Bedarf an. In den „Steuer-Einstellungen“ legen Sie
fest, ob Ihre Produkte oder Dienstleistungen dem normalen Umsatzsteuer-

Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
satz von 19 % oder dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegen - oder
aber gar keine Umsatzsteuer anfällt (0 %). Wichtig: Die hier voreingestellten
Steuersätze stellen immer nur einen Vorschlag des Programms dar: Wer üblicherweise
19 Prozent in Rechnung stellt, kann im Einzelfall trotzdem ohne
Weiteres 7 Prozent auswählen oder Leistungen für ausgewählte Kunden auf
0 % setzen (zum Beispiel bei Auslandskunden).
Sofern Sie als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer ganz von der Umsatzsteuer
befreit sind und das bei der Ersteinrichtung noch nicht eingetragen
haben, können Sie das an dieser Stelle ebenfalls festlegen. Falls Sie Fahrzeuge
aus dem Betriebsvermögen privat nutzen, legen Sie in den „Steuer-Einstellungen“
außerdem fest, wie hoch der private Nutzungsanteil ist.
Schließlich, aber nicht zuletzt entscheiden Sie an dieser Stelle, welche „Art
der steuerlichen Verbuchung“ (= Kontenrahmen) Sie nutzen wollen:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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3 Buchführungs-Varianten
Die Basisversion von „WISO Mein Büro 2009“ eignet sich für Betriebe,
die nur die „vereinfachten Buchführungsvorschriften“ beachten müssen
(„EÜR-Rechner“). Je nach buchhalterischen Vorkenntnissen und Art der
Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater stellt Ihnen die Software drei
unterschiedlich differenzierte Buchungsverfahren zur Verfügung:
� Bei „Variante 1“ verzichten Sie ganz auf eine Kategorisierung Ihrer
Geschäftsvorgänge: Sie übergeben Ihre Buchungen in chronologischer
Reihenfolge, aber ohne sachliche Ordnung an Ihren Steuerberater.
Der sorgt für die „Kontierung“ der Belege, stellt Ihnen
Auswertungen zur Verfügung und erledigt die Steuererklärungen
und Voranmeldungen für Sie.
� „Variante 2“ orientiert sich am amtlichen Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung.
Sie kommen mit rund 20 Buchungs-
Kategorien aus und Sie sparen sich den Umweg über einen komplizierten
„Standardkontenrahmen“: Dieses Verfahren eignet sich
besonders für Freiberufler und Unternehmer, die Buchführung und
Steuererklärungen ganz alleine oder nur mit punktueller Unterstützung
eines Beraters erledigen wollen.
� „Variante 3“ schließlich basiert auf dem umfangreichen DATEV-
“Kontenrahmen SKR03“: Bei annähernd 500 Konten schöpfen Sie
damit buchhalterisch aus dem Vollen. Wenn Sie sich für diese Variante
entscheiden, sollten Sie über Buchführungs-Grundkenntnisse
verfügen und notfalls auf die Unterstützung eines Steuerberaters
zurückgreifen können.
Wenn Sie unsicher sind, welche Variante für Sie optimal ist, sprechen
Sie mit Ihrem Steuerberater oder lassen Sie sich von einem kaufmännisch
erfahrenen Kollegen unterstützen.
Und gleich noch ein Tipp für Buchhaltungs-Experten: Neben der Basisversion
von „WISO Mein Büro 2009“ gibt es zwei erweiterte Versionen für
größere Unternehmen und anspruchsvolle Anwender: Sowohl die „Professional-Version“
als auch die „Mittelstands-Edition“ unterstützen die
„Soll-Versteuerung“. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Kapiteln „Das
Profi-Büro“ und „Das Mittelstands-Büro“ am Ende dieses Handbuchs.

Zurück zum „Einstellungen“-Dialog:
Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
� Die „Nummernkreise“ sind dann für Sie interessant, wenn Sie für Ihre
Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummern andere Startwerte als die Zahl
„1“ festlegen wollen. Auch Ihre Rechnungs-, Angebots- und Bestell-Nummern
passen Sie hier an die Belange Ihres Betriebes an.
� Bei den „Ausgabeoptionen“ wählen Sie aus, welche der programmeigenen
oder selbst erstellten Textbausteine Sie standardmäßig verwenden wollen.
� Ausgesprochen praktisch sind die „Individuellen Felder“: Mit deren Hilfe
ergänzen Sie ausgewählte Stammdaten-Tabellen um jeweils bis zu fünf
Felder Ihrer Wahl: Angenommen, Sie wünschen sich die zusätzliche Spalte
„Geburtstag“ in Ihrer Kundenverwaltung, dann erweitern Sie die Rechnungs-
Datenbank an dieser Stelle einfach um das gewünschte Feld: Setzen Sie
unter „Individuelle Felder (Kunden)“ ein Häkchen vor „Feld Kunden 1“ und
geben Sie dem neuen Feld den gewünschten Namen (hier: „Geburtstag“):
Künftig können Sie in der Kundenkartei auf der Karteikarte „Individuelle
Felder“ die Geburtstage Ihrer Geschäftspartner eintragen.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Machen Sie sich an dieser Stelle aber noch nicht zu viel Mühe: Solche Feinheiten
können Sie später jederzeit problemlos nachholen. Sie wissen ja jetzt, wo Sie die
Basis-Einstellungen finden.
Einzelkämpfer oder Team?
„WISO Mein Büro 2009“ eignet sich für selbstständige Einzelkämpfer ebenso gut
wie für kleine Unternehmen mit einigen Mitarbeitern. Netzwerkfähig ist zwar erst
die „Mittelstands-Edition“. Doch auch die Basisversion kann aber bereits abwechselnd
von verschiedenen Anwendern genutzt werden: Die eingebaute Benutzerverwaltung
sorgt dafür, dass nur autorisierte Anwender Zugriff auf die Firmendaten
haben. Außerdem verhindern Sie, dass nach innen oder außen Missverständnisse
darüber entstehen, wer welchen Vorgang bearbeitet und zu verantworten hat.
Darüber hinaus unterscheiden Sie zwischen „Administratoren“ und „Sachbearbeitern“:
Mitarbeiter, denen Administratorenrechte fehlen, haben keinen Zugriff
auf die Benutzerdaten. Außerdem können ihre Rechte noch weiter eingeschränkt
werden: So verhindern Sie zum Beispiel, dass der neugierige Praktikant sich Ihre
Steuererklärungen und die Auswertungen zur Ertrags- und Kostenlage zu Gemüte
führt oder versehentlich weitreichende Änderungen an den Artikelstammdaten
und Grundeinstellungen vornimmt.
Über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Mitarbeiter“ rufen Sie die Mitarbeiterverwaltung
auf. Dort überschreiben Sie unseren „Hans Mustermann“ zunächst
einmal mit Ihrem eigenen Namen und den von Ihnen gewünschten Zugangsdaten.
Sie können den Standard-“Operator“ vorläufig aber auch beibehalten und sich
selbst als zusätzlichen Administrator einrichten:

Unterschrift: Ja oder nein?
Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
Ein paar Bemerkungen zur Unterschrift: Ob Sie eine Unterschrifts-Grafik in Ihre
Geschäftsdokumente einbinden oder nicht, ist Geschmackssache und hängt
nicht zuletzt von der Zahl ausgehender Schreiben ab. Im Allgemeinen ist die
handschriftliche Unterschrift aber vorzuziehen. Die elektronische Unterschrift
ist nicht mehr als ein Zusatzangebot von „WISO Mein Büro 2009“. Sie können
an dieser Stelle also problemlos darauf verzichten, eine Grafik einzubinden.
Abgesehen davon: An der rechtlichen Verbindlichkeit einer Rechnung ändert
sich selbst dann nicht, wenn die Unterschrift ganz fehlt. Ihr Kunde muss auch
dann zahlen, wenn Sie einmal vergessen zu unterschreiben oder immer darauf
verzichten.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Zurück zur Mitarbeiter-Verwaltung: Bei einer Aushilfskraft sähen die Einstellungen
zum Beispiel so aus:
Nachdem Sie Ihre Änderungen mit „OK“ gespeichert, das Programm beendet und
wieder neu gestartet haben, vollziehen Sie
über den Menüpunkt „Mein Büro“ - „Benutzer
wechseln“ jederzeit einen Schichtwechsel.
Sobald sie sich angemeldet haben, können
sowohl Sachbearbeiter als auch Administratoren
eigenhändig ein anderes Passwort festlegen.
Das geschieht über den Menüpunkt
„Extras“ - „Kennwort ändern“:
Scheidet der Praktikant aus dem Betrieb aus,
haben Sie als Chef selbstverständlich trotzdem
die Möglichkeit, das Mitarbeiterkonto
im Administratorenbereich zu ändern oder
zu löschen.

Briefpapier gestalten
Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
Um möglichst schnell mit den Basisfunktionen von „WISO Mein Büro 2009“ arbeiten
zu können, werden Sie im nächsten Schritt vermutlich das „Briefpapier“ an
die Besonderheiten Ihres Betriebes anpassen wollen. Sie rufen das Design-Modul
aus der „Druckansicht“ jedes beliebigen Dokuments auf (indem Sie auf den Link
„Briefpapier gestalten“ klicken) oder aber direkt über den Menüpunkt „Extras“ -
„Briefpapier gestalten“:
Die Hauptfunktion dieses Gestaltungsbereichs besteht darin, mit wenigen Mausklicks
professionelle und optisch ansprechende Geschäftsdokumente zu erzeugen.
Druck auf fertige Briefbögen
Sofern Sie mit vorbereiteten „Kopfbögen“ arbeiten, auf denen bereits Ihr Logo,
Ihre Namens- und Adressangaben, Bankverbindungen und vielleicht sogar
die Absenderzeile eingedruckt sind, stellen Sie in der „Layout-Auswahl“
einfach das „Layout 1: ohne Briefkopf“ ein. Das Programm druckt oder exportiert
dann nur die benötigten Texte und Daten des einzelnen Vorgangs und
lässt die übrigen Teile des Blattes ganz leer oder füllt nur einzelne Elemente
ein (z. B. einen zusätzlichen Fußtext).
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Darüber hinaus stellt „WISO Mein Büro 2009“ Ihnen sechs vorbereitete Seitenaufteilungen
bereit, bei denen Sie jeweils entscheiden können, welche Seitenelemente
wo positioniert werden:
� Layout 2 und 3 arbeiten ohne separates Firmenlogo: Hier werden Ihre Firmenbezeichnung
und Ihre Anschrift im Briefkopf zentriert oder rechts als
Text ausgegeben.
� Die Layouts 4 bis 7 unterscheiden sich in der Größe und Anordnung des
Logos und Textes.
� Für besonders anspruchsvolle Anwender, die Wert auf millimetergenaue
Positionierung zusätzlicher Seitenelemente legen, gibt es das Extra-“Layout
für erweiterte Bearbeitung“.
Fangen wir mit den Standard-Layouts an: Je nach Vorauswahl haben Sie auf die
Inhalte folgender Seitenelemente Einfluss:
� „Firmenname und Slogan“: Diese Angaben machen Sie dann, wenn Sie auf
den Einsatz eines Logos verzichten.
� „Anschrift“: Hier definieren Sie Ihren Firmen-Adressblock oben rechts auf der
Seite, zu dem auch Telefon-, Faxnummer etc. gehören. Hier können Sie aber
auch andere Eingaben machen, beispielsweise E-Mail- oder Internetadressen.
� „Logo“: Sie fügen Ihr Geschäfts-Signet als Grafik wahlweise im „JPG“- oder
„BMP“-Format ein. Um eine ordentliche Druckqualität zu erzielen, sollte die
Grafik keinesfalls kleiner als der gewünschte Ausdruck sein und eine Auflösung
von mindestens 300 DPI haben. Falls die Grafik in der Bildschirmansicht
im Einzelfall nicht optimal dargestellt wird, ist das kein Beinbruch:
Die Qualität des Ausdrucks ist in der Regel trotzdem einwandfrei.
� „Absenderzeile“ sowie „Fußtexte“: Die Inhalte dieser Seitenbereiche werden
standardmäßig aus den „Firmendaten“ in „Meine Firma“ übernommen. Sie
können die Texte aber ganz nach Belieben an Ihre Vorstellungen anpassen.
Brauchen Sie diese Elemente im Ausdruck nicht, entfernen Sie die Häkchen
vor den „Zusatzoptionen“ am unteren Fensterrand. Dort können Sie auch
die obligatorischen „Falzmarken“ abschalten.

Geschützte Felder
Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
„WISO Mein Büro 2009“ übernimmt die Inhalte einiger Seitenelemente ursprünglich
aus den unter „Meine Firma“ vorgenommenen Grundeinstellungen.
Wenn Sie an Ihren Stammdaten nachträglich etwas ändern, hat das aber
keine Auswirkungen auf den Briefvordruck! Dadurch ist Ihre gestalterische
Feinarbeit gegen unfreiwilliges Überschreiben geschützt. Umgekehrt müssen
Sie zum Beispiel bei einem Umzug Ihre Änderungen nicht nur unter „Meine
Firma“ vornehmen, sondern zusätzlich noch einmal im Design-Modul.
Im Bereich „Inhalte“ schließlich legen Sie den Zeichensatz (die „Hauptschriftart“)
fest und nehmen Einfluss auf die Anzeige und die Beschriftung einzelner Spalten,
die auf Ihren Angeboten, Rechnungen etc. auftauchen sollen:
Manche Standardangaben auf Angeboten oder Rechnungen sind in bestimmten
Betrieben oder Branchen nicht erforderlich. Die Angabe einer „Artikelnummer“
könnte bei Klienten eines Management-Coachs oder bei Kunden eines Designers
sogar für Verwunderung sorgen. Ebenfalls entbehrlich, manchmal sogar missverständlich
ist in vielen Kleinbetrieben die Erwähnung eines „Sachbearbeiters“:
Auch dieses Feld können Sie daher bei Bedarf ausblenden. Darüber hinaus haben
Sie Einfluss auf die Spaltenbeschriftung: So sorgen Sie zum Beispiel dafür, dass
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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die Spalte „Artikelbeschreibung“ auf Ihren Ausdrucken die Bezeichnung „Leistung“
bekommt oder der „Gesamtpreis“ als Überschrift „Honorar“ erscheint.
Nachdem Sie das auf Ihr Büro hin angepasste Briefpapier mit „OK“ gespeichert
haben, wird es automatisch zur Grundlage all Ihrer Geschäftsbriefe.
Flexibilität auf Knopfdruck
Falls Sie in manchen Fällen auf vorbereitete Geschäftspapiere zurückgreifen,
in anderen hingegen lieber auf leeres Papier drucken wollen, stellt das
überhaupt kein Problem dar: In der Druckansicht sorgen Sie über den Button
„mit/ohne Briefpapier“ dafür, dass mal die eine, mal die andere Ausgabeart
eingestellt wird. Auf diese Weise sind Sie für die allermeisten Einsatzzwecke
bestens gerüstet.
Erweitertes Layout-Design
Sofern Sie mit dem ebenso komfortablen wie eleganten und flexiblen „Baukastenlösungen“
von „WISO Mein Büro 2009“ nicht 100-prozentig zufrieden sind,
haben Sie zwei Möglichkeiten:
� Variante 1: Sie gestalten mit einem externen Grafikprogramm einen kompletten
Seitenkopf mit Logo und Adressblock in der von Ihnen gewünschten
Form und speichern ihn im BMP- oder JPG-Format. Diese Grafik binden Sie
dann mithilfe des Briefpapier-Designers über die Layout-Auswahl „Firmenlogo
über gesamte Briefkopfleiste“ in Ihre Druckvorlage ein.
� Variante 2: Sie wählen den etwas schwierigeren Weg über das manuelle
„Layout für erweiterte Bearbeitung“. Nachdem Sie diese Gestaltungs-Option
aktiviert haben, erscheint am unteren Rand des Briefgestalter-Dialogs
die Schaltfläche „ Erweiterte Bearbeitung“: Damit öffnen Sie ein
multifunktionales Designmodul, in dem Sie (fast) alle gestalterischen Freiheiten
haben:

Büro-Eröffnung: „Meine Firma“
Mit dessen Hilfe nehmen Sie auf die Größe und Lage der einzelnen Elemente
millimetergenau Einfluss. Zwei Lineale und die standardmäßig eingeblendeten
Rasterpunkte erleichtern die Ausrichtung. Dem Raster können Sie über „Ansicht“
- „Rastereigenschaften“ sogar magnetische Kräfte verleihen: Auf diese Weise sorgen
Sie dafür, dass verschiedene Elemente automatisch gleich ausgerichtet sind.
Zum Einfügen neuer Elemente ...
� klicken Sie in der Symbolleiste auf den gewünschten Typ (z. B. Text, Grafik
oder Linien) und
� ziehen mit der Maus an der passenden Position der Seite ein Viereck auf.
� Anschließend bestimmen Sie dessen Inhalt und genaues Erscheinungsbild
(wie Zeichensatz, Farbe oder Ausrichtung).
Sie können sogar fertig formatierte Rich-Text-Dokumente in Ihr Layout einbinden.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Sämtliche Elemente lassen sich nachträglich in Größe und Lage verändern, indem
Sie sie per Mausklick markieren und dann per „Ziehen & Ablegen“ an der gewünschten
Stelle platzieren oder ihre Abmessungen über die „Anfass“-Punkte an
der Umrandung beeinflussen. Auch den Transparenz-Modus passen Sie bei Bedarf
an Ihre Vorstellungen an. Unterschiedliche Elemente können Sie „zusammenhalten“
und gemeinsam ausrichten. Die meisten Funktionen des erweiterten Design-
Moduls erreichen Sie über dessen vielseitiges Kontextmenü.
Genügen Ihnen die beschriebenen Gestaltungsmöglichkeiten nicht? Noch viel
mehr Flexibilität bietet Ihnen der mächtige „Vorlagen Designer“, der zusammen
mit der „Pro-Version“ und der „Mittelstands-Edition“ von „Mein Büro 2009“
ausgeliefert wird. Mit dessen Hilfe passen Sie nicht nur die äußere Form Ihrer
Korrespondenz-Vorlagen haargenau an die Erfordernisse Ihres Unternehmens an:
Sie bestimmen darüber hinaus, welche Inhalte in Angebote, Auftragsbestätigungen,
Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Bestellungen, Briefe und anderen,
selbst erstellten Vorlagen eingefügt werden sollen. Sogar Berechnungen auf Basis
vorhandener Feldinhalte sind möglich. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Kapiteln
„Das Profi-Büro“ und „Das Mittelstands-Büro“ am Ende dieses Handbuchs.
Make or buy?
Die äußere Form von Geschäftsbriefen ist zweifellos eine der wichtigsten Visitenkarte
jedes Unternehmens. Wenn Sie Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild
legen, sich aber mit den bewährten Standard-Vorlagen aus „WISO
Mein Büro 2009“ nicht anfreunden können, sollten Sie nicht allzu viel Zeit auf
eine „Heimwerker“-Lösung verwenden: Lassen Sie sich lieber von einem Profi
unterstützen. Fachmännisch gestaltete und gedruckte Briefbögen kosten
längst nicht mehr die Welt!
Tipp: Wenn Sie bei Ihren Vordrucken auf nachträglich leicht ergänzbare Seitenelemente
verzichten (wie etwa die Absenderzeile im Adressfenster), können
Sie mit einem fertigen „Kopfbogen“ auch andere Einsatzbereiche abdecken
als nur den einseitigen Standard-Geschäftsbrief.

12 erste Schritte: Im Schnelldurchgang
vom Werbebrief zur Steuererklärung
12 erste Schritte
Nachdem Sie die Grundeinstellungen vorgenommen und Ihr persönliches Briefpapier
fertig „layoutet“ haben, möchten wir Ihnen anhand eines zusammenhängenden
Geschäftsvorgangs die wichtigsten Einsatzmöglichkeiten der Basisversion
von „WISO Mein Büro 2009“ einmal ganz praktisch vor Augen führen. Da die
zuvor neu angelegte Firmen-Datenbank noch gänzlich unberührt ist, lässt sich
die enge Verzahnung der verschiedenen Programm-Module ganz besonders gut
nachvollziehen.
Der erste Brief
Angenommen, die erste Amtshandlung in Ihrem neuen „Computer-Büro“ besteht darin,
einen Werbebrief an die Firma Müller-Lüdenscheidt zu schicken: Dann rufen Sie
„Office“ - „Briefe“ auf und klicken auf „Neu“ (oder drücken ). Ein Mausklick
auf den blau hervorgehobenen Link im Anschriftsfeld öffnet den Adressdialog:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Da Sie bislang noch keine Kunden-Stammdaten erfasst haben, müssen Sie die
Angaben zwar manuell vornehmen - Sie werden dabei vom Programm aber nach
Kräften unterstützt: Sobald Sie zum Beispiel die Postleitzahl eingetragen haben,
wird sofort der dazu gehörige Ort vorgeschlagen.
Viel wichtiger noch: Indem Sie ein Häkchen vor die Option „in den Stammdaten
speichern“ setzen, übernimmt „WISO Mein Büro 2009“ Ihre Eingaben automatisch
in Ihre Kunden-Datenbank (bzw. die Lieferanten-Datenbank, falls Sie an einen
Lieferanten schreiben). Wenn Sie über die Adressdaten hinaus „weitere Daten ...“
eingeben wollen, klicken Sie auf den gleichnamigen Link. Dann öffnet sich die
komplette Eingabemaske der Kundenkartei:

12 erste Schritte
Mit „OK“ bestätigen Sie Ihre Eingaben und geben nun nur noch die Betreffzeile
und den eigentlichen Text Ihres Anschreibens ein. Um die Formatierung
und Platzierung der einzelnen Seitenelemente brauchen Sie sich ja nicht mehr
zu kümmern:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Komfortable Textgestaltung
Bei der Gestaltung Ihrer Korrespondenz im Register „Eingabemaske“ stehen
Ihnen alle wichtigen Formatierungsmöglichkeiten eines modernen Textprogramms
zur Verfügung. Die Symbolleiste des eingebauten RTF-Editors ermöglicht
zum Beispiel ...
� die Auswahl von Art, Größe und Farbe des Zeichensatzes,
� Hervorhebungen, Aufzählungen und Nummerierungen oder auch
� flexible Einrückungen und Zeilenausrichtungen.
Außerdem können Sie mithilfe des Textprogramms „Suchen“ und „Ersetzen“
und ganz bequem Symbole und Sonderzeichen einfügen. Falls Sie mit Briefvorlagen
arbeiten, haben Sie obendrein die Möglichkeit, sich durch Variablen
(= Platzhalter für Datenbankfelder) sowie Bedingungen viel Eingabeaufwand
zu sparen. Einzelheiten entnehmen Sie dem Abschnitt „Textbausteine“ unter
„Mein Büro 2009 von A bis Z“.
Praxistipp: Sofern Ihnen die Bedeutung eines einzelnen Funktionssymbols
nicht aus anderen Programmen bekannt ist, zeigen Sie einfach mit dem Mauszeiger
darauf (zunächst ohne zu klicken): Kurz darauf öffnet sich eine kleine
„Sprechblase“, in der die Funktion und die dazugehörige Tastenkombination
angezeigt werden.

Die erste Kundin
12 erste Schritte
Der fertige Brief taucht anschließend nicht nur in der zuvor leeren Briefliste auf:
Ein kurzer Kontrollblick in die „Stammdaten“ – „Kunden“ zeigt außerdem, dass
dort ebenfalls bereits ein erster Eintrag vorhanden ist:
Der erste Termin
Damit Sie den wichtigen Nachfass-Anruf auch ja nicht vergessen, legen Sie in
Ihrem „Office“ - „Kalender“ einen Telefontermin an:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
78
Die erste Dokumentenmappe
Zum gewünschten Zeitpunkt
werden Sie von „WISO Mein
Büro 2009“ automa tisch an
Ihr Vorhaben erinnert:
Da das Telefonat mit der potenziellen
Kundin erfolgreich
war, notieren Sie sich den vereinbarten
Besuchstermin und
hinterlegen außerdem die gesammelten
Informationen in
den Kunden-“Stammdaten“.
Dahinter verbirgt sich nämlich viel mehr als „nur“ eine schlichte Adressverwaltung.
Im neu angelegten Datensatz der Firma Müller-Lüdenscheidt findet sich auf
der Karteikarte „Adresse“ zunächst einmal das Freitext-Feld „Anmerkungen“, das
sich als schlichtes Kontakt-Logbuch verwenden lässt:

12 erste Schritte
So praktisch ein solcher „Raum für Notizen“ sein mag: Früher oder später stößt
man an seine Grenzen. Wer viele kundenbezogene Unterlagen im Blick behalten
muss, kann sie daher im speziellen Register „Dokumente“ verwalten. Dabei handelt
es sich um ein ebenso einfaches wie nützliches Sammelbecken für Informationen
aller Art und Formate, die nicht mit „WISO Mein Büro 2009“ erstellt worden
sind. In diesem Bereich können Sie
� kundenbezogene Dokumente importieren,
� beliebige Texte, Tabellen und Multimediadateien anlegen und
� sogar Papierbelege einscannen!
Wenn die Zahl der externen Dokumente im Laufe der Zeit wächst und die Übersicht
in der Dokumentenmappe verloren geht, können Sie zudem „Ordner“ anlegen
und das Material auf diese Weise zusätzlich sortieren:
Die Handhabung unterscheidet sich kaum vom Windows-Arbeitsplatz. Was kein
Zufall ist: Denn die Dateien werden nicht einer separaten Datenbank verwaltet.
„WISO Mein Büro 2009“ bietet Ihnen an dieser Stelle vielmehr einen ausgesprochen
sinnvollen und bequemen Zugriff auf das ganz normale Dateisystem Ihrer
Festplatte. Dadurch befüllen Sie Ihr Dokumentenarchiv bei Bedarf sogar per
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Kaufmännisches Wissen kompakt
80
„Ziehen & Ablegen“. Und das geht so: Sie markieren ein an anderer Stelle vorhandenes
Dokument (zum Beispiel auf dem Windows-Arbeitsplatz oder in Ihrem
E-Mailprogramm), halten die linke Maustaste gedrückt und lassen die Datei im
Fenster „Dokumente“ fallen. Probieren Sie‘s einfach einmal aus! Durch die praktische
Dokumentenablage ersetzt „WISO Mein Büro 2009“ also nicht nur mehrere
Office- und Businessprogramme: Es erspart Ihnen auch das ständige Stöbern in
den Dateiverzeichnissen Ihrer Festplatte. Endlich finden sich alle Kunden- und
Auftragsdaten an einer zentralen Stelle.
Das erste Angebot
Zurück zu unserem betrieblichen Schnelldurchlauf: Das Verkaufsgespräch mit
Frau Müller-Lüdenscheidt war erfolgreich. Sie möchte ein schriftliches Angebot.
Nach Rückkehr in Ihr Büro rufen Sie das Angebotsmodul von „WISO Mein Büro
2009“ auf: Die beim ersten Schreiben erfasste Anschrift der neuen Kundin können
Sie bereits aus den Kunden-Stammdaten übernehmen. Die anzubietende Leistung
(„Einrichtung und Anpassung des CMS Typo3“) findet sich in der noch leeren
Artikelliste hingegen nicht. Also geben Sie ihn in der Positionstabelle manuell
ein, nachdem Sie in der Angebots-Druckansicht der Anweisung „Hier klicken um
Artikel einzugeben“ gefolgt sind:

Übernahme in die Artikel-Stammdaten
12 erste Schritte
Wenn Sie genau diese Leistung in Zukunft häufiger erbringen wollen, können
Sie sie aber auch gleich vor Ort in den Artikelstamm übernehmen: Dazu klicken
Sie auf die Schaltfläche „Stapel aus dem Artikelstamm holen“ und wechseln
dort über in die Artikel-Eingabemaske.
Nachdem Sie Ihr erstes Angebot ausgedruckt haben, finden Sie es in der Angebotsliste
wieder. Ein paar Tage später ruft Frau Müller-Lüdenscheidt an und teilt
Ihnen mit, dass sie das Angebot nach reiflicher Überlegung nur annehmen kann,
wenn es nicht mehr als 1.000 Euro kostet. Nach kurzer Verhandlung verständigen
Sie sich über einen Neukundenrabatt von 10 Prozent auf den ursprünglichen Angebotsbetrag.
Der Vollständigkeit halber schicken Sie Ihrer Kundin das entsprechend
geänderte Angebotsschreiben noch einmal zu:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Die erste Auftragsbestätigung
Ihr verbessertes Angebot nimmt Frau Müller-Lüdenscheidt schließlich telefonisch
an. Um auf Nummer Sicher zu gehen, machen Sie aus dem Angebot gleich noch
eine Auftragsbestätigung: Klicken Sie dazu in der Angebotsliste mit der rechten
Maustaste auf das Angebot und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Auftragsbestätigung
anzeigen“:

12 erste Schritte
Bitte beachten Sie: Das automatisch erzeugte Bestätigungsschreiben ist bis auf
die geänderte Überschrift („Auftragsbestätigung“) identisch mit der letzten Fassung
Ihres Angebots. Bei Bedarf öffnen Sie das Angebot vor dem Umwandeln
in eine Auftragsbestätigung noch einmal und passen auch den Einleitungs- und
Schlusstext inhaltlich an (z. B. „... wir danken Ihnen für Ihren Auftrag, den wir
hiermit gern bestätigen: ...“). Sie können für diesen Zweck unter „Stammdaten“ -
„Textbausteine u. Vorlagen“ sogar einen separaten Textbaustein anlegen.
Tipp: Erweiterte Auftragsverwaltung
In der Basisversion von „WISO Mein Büro 2009“ dienen Auftragsbestätigungen
lediglich dem Zweck, ein Bestätigungsschreiben ausdrucken und verschicken
zu können. Die Auftragsverwaltung der Pro- und Mittelstandsversion enthält
darüber hinaus separate Überwachungsfunktionen. Einzelheiten entnehmen
Sie bitte dem Kapitel „Das Profi-Büro“ bzw. „Das Mittelstands-Büro“ am Ende
dieses Handbuchs.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Die erste Rechnung
Nachdem Sie den Auftrag erledigt haben, wandeln Sie Ihr Angebot im Handumdrehen
in eine Rechnung um: Zu diesem Zweck markieren Sie den in der Angebotsliste
als „offen“ gekennzeichneten Vorgang und rufen über das Kontextmenü oder
die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ den Befehl „ Rechnung erstellen“ auf:

12 erste Schritte
Daraufhin wird das Angebot mit der Kennzeichnung „Auftrag generiert“ versehen
und zugleich die fertige Rechnung angezeigt. Sie brauchen sie nur noch auszudrucken
und per Post, via Online-Poststelle, E-Mail oder Fax zu verschicken:
Der erste Lieferschein
Auf Grundlage der Rechnung wiederum erzeugen Sie bei Bedarf per Mausklick
den dazu gehörigen Lieferschein. In vielen Fällen, wie dem unseres Dienstleistungs-Beispiels,
ist der Versand von Lieferscheinen zwar entbehrlich. Wer jedoch
Waren verschickt oder zum Kunden mitbringt, wird die mühelose Lieferschein-
Produktion zu schätzen wissen: Unter „Vorgänge“ - „Rechnungen“ markieren Sie
den betreffenden Vorgang in der Rechnungsliste und lassen sich über das Kontextmenü
die „Lieferschein Seitenvorschau“ anzeigen oder bringen das Dokument
über „Lieferschein drucken“ ohne Umwege direkt zu Papier:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Inhaltlich ist der Lieferschein mit der Rechnung weitgehend identisch, sogar die
Nummerierung ist gleich. Lediglich die entbehrlichen kaufmännischen Angaben
wie Preise, Mehrwertsteuer sowie die Zahlungs- und Lieferbedingungen fehlen.

Die erste Mahnung
12 erste Schritte
Hat Frau Müller-Lüdenscheidt Ihre Rechnung bis zum vereinbarten Termin noch
nicht bezahlt, bekommt der Vorgang den Status „Zahlung überfällig“. Nach einer
Frist von weiteren sieben Tagen legt „WISO Mein Büro 2009“ automatisch eine
Zahlungserinnerung an: Der Vorgang wird dann mit einem roten Ausrufezeichen
versehen und taucht außer in der Rechnungsliste in einer gesonderten Überwachungsliste
unter „Finanzen“ - „Mahnungen“ auf:
Sie können sich die Zahlungserinnerung über das Kontextmenü oder die Schaltfläche
„Weitere Funktionen“ am Bildschirm anzeigen lassen („Seitenvorschau“)
oder gleich drucken. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich im Terminkalender
an die fällige Zahlung erinnern zu lassen. In die „Offene-Posten-Liste“ im
Menü „Finanzen“ wird der Vorgang ebenfalls automatisch eingetragen.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Ob Sie die von „WISO Mein Büro 2009“ automatisch angelegten „Mahnungen“
drucken, per Fax oder E-Mail verschicken oder aber die automatisch erzeugte
Mahnung nur zum Anlass nehmen, Ihren Kunden telefonisch, mit einer informellen
E-Mail oder einem persönlichen Brief an die Zahlung zu erinnern, bleibt ganz
Ihnen überlassen. Über das Kontextmenü und die Schaltfläche „ Weitere
Funktionen“ in der Mahnliste stehen Ihnen jedenfalls sämtliche Kommunikationskanäle
auf Mausklick zur Verfügung. Welches im Einzelfall der beste Weg ist,
können nur Sie selbst entscheiden: Das hängt von der Branche, dem Auftragsvolumen,
den bisherigen Erfahrungen mit dem jeweiligen Kunden und eventuellen
Folgeaufträgen sowie dem eigenen „Stil“ ab.
Die vom Programm vorgegebenen Zahlungsbedingungen, Mahnfristen und Textbausteine
können Sie bei jedem einzelnen Rechnungs- bzw. Mahn-Vorgang manuell
beeinflussen. Falls Sie die Voreinstellungen dauerhaft verändern wollen,
erledigen Sie das im Menü „Stammdaten“ – „Zahlungsbedingungen“:

12 erste Schritte
Es geht aber auch ohne: Falls Sie keine Erinnerungen an fällige Mahnungen benötigen,
setzen Sie einfach ein Häkchen vor die Option „Mahnwesen deaktivieren“.
Die erste Kundenüberweisung
Trifft die Überweisung der Firma Müller-Lüdenscheidt endlich ein, setzen Sie die
Rechnung auf „vollständig bezahlt“. Am schnellsten und einfachsten erreichen
Sie diese Funktion über das Kontextmenü der Rechnungsliste (Rechtsklick auf die
offene Rechnung) oder direkt die Funktionstaste .
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Kaufmännisches Wissen kompakt
90
Im anschließenden Dialog haben Sie dann die Möglichkeit anzugeben, auf welchem
Konto die Zahlung eingegangen ist:
Solange Sie noch kein Online-
Banking betreiben, ist das die
bequemste Art, Ihre Einnahmen
automatisch auf Ihren Kontoauszug
zu übernehmen. Da die
Zuordnung über das Rechnungs-
Modul erfolgt, ist für „WISO Mein
Büro 2009“ klar, dass es sich um
eine „Zah lung vom Kunden“ handelt. Wenn Sie unter „Finanzen“ - „Zahlungen
Bank/Kasse“ auf das Banksymbol klicken, finden Sie dort den „automatisch erfassten“
Beleg:

Erledigt!
12 erste Schritte
Sobald Sie einer Rechnung den Status „vollständig bezahlt“ zugewiesen
haben, betrachtet „WISO Mein Büro 2009“ den gesamten Vorgang als abgeschlossen:
Die Eintragungen in der Liste der Mahnungen und der „Offenen
Posten“ sowie die dazugehörigen Terminerinnerungen werden dadurch automatisch
entfernt.
Die erste Umsatzsteuer-Voranmeldung
Die komfortable Buchungsautomatik von „WISO Mein Büro 2009“ sorgt in diesem
Fall dafür, dass der abgeschlossene Geschäftsvorgang ohne einen einzigen
Buchungsvorgang den richtigen Buchführungskategorien und Steuerformular-
Feldern zugeordnet wird! Wenn Sie in „Finanzen“ die „Steuerauswertungen“ aufrufen,
können Sie das überprüfen.
Die erste Hürde ist bekanntlich die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung.
Angenommen, in unserem Beispielbetrieb hat es im Voranmeldezeitraum
nur diesen einen Geschäftsvorgang gegeben, dann tauchen der vereinnahmte
Nettobetrag und der Umsatzsteueranteil auf dem Meldeformular fürs
Finanzamt auf:
� Sie klicken auf den Formular-Vordruck,
� drücken „ Neue Voranmeldung“,
� wählen das Buchungsjahr und den Anmeldezeitraum und
� sorgen mit „ Ausführen“ dafür, dass der Finanzamtsvordruck mit den
richtigen Zahlen gefüllt wird:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Die erste Überschussrechnung
Auch wenn es nach ein, zwei Monaten für den „Jahresabschluss“ in Form der
Einnahmeüberschussrechnung noch viel zu früh ist: Sie können die Spur des Müller-Lüdenscheidt-Umsatzes
bereits bis hinein in die steuerliche Gewinnermittlung
verfolgen: Per Mausklick auf das Formular „Einnahmen-Überschussrechnung“ im
Bereich „Finanzen“ - „Steuervordrucke“ lassen Sie Ihren Jahresabschluss probehalber
„Aus Buchungen ermitteln“:

Amtlicher Formular-Anachronismus
12 erste Schritte
Bitte beachten Sie: Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die endgültigen
EÜR-Formulare immer erst zu Beginn des Folgejahres. Das Formular für
das Jahr 2008 erscheint also voraussichtlich im Januar 2009, das Formular
für 2009 erst im Januar 2010. Sobald die amtlichen Vordrucke verfügbar sind,
werden sie mit dem nächsten Online-Update automatisch in Ihre Version von
„WISO Mein Büro“ eingepflegt. Bis dahin wird die EÜR des laufenden Jahres
übergangsweise auf dem Vorjahres-Formular ausgegeben.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Übrigens: Wenn Sie sich im Alltag einen schnellen Überblick über Ihren laufenden
Einnahmenüberschuss verschaffen wollen, müssen Sie nicht den Umweg über das
komplizierte Steuerformular nehmen: Bei den „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“
im Bereich „Finanzen“ finden Sie im Register „Einnahmen-Überschuss-
Rechnung“ eine für interne Zwecke weitaus besser geeignete Auswertung:
Zur Erinnerung: Sowohl das Steuerformular als auch die Liste sind interaktiv:
Per Mausklick können Sie sich die hinter den zusammenfassenden Zeilen verbergenden
Einzelbuchungen anzeigen lassen!

Steuer-Tipp: Kongeniales WISO Sparbuch
12 erste Schritte
Mithilfe von „WISO Mein Büro 2009“ erledigen Sie sämtliche betrieblichen
Steuerpflichten - insbesondere die Umsatzsteuervoranmeldung und die jährliche
Umsatzsteuererklärung. Außerdem ermitteln Sie den Einnahmenüberschuss,
den Sie bei der privaten Einkommensteuererklärung angeben müssen.
Am schnellsten und einfachsten erstellen Sie Ihre
persönliche Steuererklärung mit dem WISO
Sparbuch (www.wiso-sparbuch.de). Und das
nicht nur, weil das „Sparbuch“ seit 20 Jahren die
Nr. 1 im Bereich Steuer-Software ist: Die beiden
WISO-Programme ergänzen sich optimal:
� Die fertige „Anlage EÜR“ drucken Sie mit
„WISO Mein Büro 2009“ aus (unter „Finanzen“
- „Steuervordrucke“ - „Einnahmen-
Überschussrechnung“).
� Im WISO Sparbuch brauchen Sie unter „Ein
künfte aus selbstständiger Arbeit“ bzw. „Einkünfte aus Gewerbebetrieb“
dann bloß noch Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie den Endbetrag
Ihres Gewinnes (oder Verlustes) einzutragen.
� Nachdem Sie Ihre übrigen Angaben zur privaten Einkommensteuer gemacht
haben, wählen Sie im komfortablen Sparbuch-“Abgabe-Assistent“
die Abgabeart „Abgabe per Elster (ohne Signatur)“:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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� Auf diese Weise wird Ihre Steuererklärung schnell und sicher an den Finanzamtsserver
übermittelt und Sie brauchen nur noch die einfache „komprimierte
Steuererklärung“ zu Papier zu bringen. Die Kurzfassung kann
auf normales DINA4-Papier gedruckt werden - der Ärger mit Mantelbögen
und zig verschiedenen Anlagen gehört damit der Vergangenheit an.
� Hinzu kommt: Sie müssen so gut wie keine Einzelbelege mehr ans Finanzamt
schicken: Lediglich Ihre Spendenbescheinigungen und die
Nachweise über Kapitalerträge sind unverzichtbar. Alle übrigen Belege
- zum Beispiel die über Werbungskosten, Sonderausgaben oder sonstige
Belastungen - bleiben bei Ihnen zuhause! Sie müssen später nur in
Zweifelsfällen vorgelegt werden.
Die Mini-Steuererklärung des „WISO Sparbuchs“ schicken Sie zusammen mit
der „Anlage EÜR“ von „WISO Mein Büro“ per Post ans Finanzamt - fertig.
Zwischen-Fazit
Ausgehend vom ersten Kundenkontakt über das Angebot, die Auftragsbestätigung
und Rechnungserstellung, die Zahlungsüberwachung und das Mahnwesen bis hin
zur Bezahlung und der Übernahme der Einnahme in die fertige Steuererklärung
haben Sie sich nun bereits einen recht guten Überblick über die Einsatzbereiche
und den Praxisnutzen von „WISO Mein Büro 2009“ verschafft.
Damit sind Sie bestens gerüstet für die nun folgenden Detailbeschreibungen der
einzelnen Programmfunktionen von „A“ wie „Abschreibung“ bis „Z“ wie „Zusammenfassende
Meldung“.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Mein Büro 2009 von „A“ wie
„Abschreibung“ bis „Z“ wie
„Zusammenfassende Meldung“
Abschreibung
Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern, die teurer als netto 150 Euro (bis
2007: 410 Euro) sind, dürfen Sie im Jahr des Kaufs nicht in voller Höhe als Betriebsausgabe
von Ihren Einnahmen abziehen. Sofern Sie umsatzsteuerpflichtig
sind, können Sie immerhin die im Kaufpreis enthaltene � Mehrwertsteuer komplett
als „Vorsteuer“ abziehen. Nur den Wertverlust Ihrer Anschaffungen dürfen
Sie nach und nach „von der Steuer absetzen“. Diesen Vorgang nennt man „Abschreibung“
oder „Absetzung für Abnutzung“ (AfA).
Neue Abschreibungskategorien
Seit dem Geschäftsjahr 2008 gibt es drei verschiedene Abschreibungskategorien:
� Klassische Abschreibung: Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
mit einem Netto-Anschaffungspreis von mehr als 1.000 Euro müssen
über die Nutzungsdauer hinweg in gleich bleibenden Jahresbeträgen (=
linear) abgeschrieben werden. Die degressive Abschreibung wurde ganz
abgeschafft. Da der Verbleib im Betrieb je nach Branche und Art der Anlage
unterschiedlich ist, haben die Finanzämter die „betriebsgewöhnliche
Nutzungsdauer“ in detaillierten AfA-Tabellen festgeschrieben: Demnach
wird zum Beispiel ein Computer normalerweise über drei Jahre abgeschrieben,
ein Pkw über sechs Jahre.
� GWG-Sammelposten: Alle Anschaffungen mit einem Netto-Kaufpreis
zwischen 150 Euro und 1.000 Euro müssen ab 2008 jahresweise zu einem
einheitlichen Sammelposten zusammengefasst werden. Unabhängig
von der Nutzungsdauer der einzelnen Pool-Bestandteile wird der Gesamtwert
des Sammelpostens pauschal über fünf Jahre abgeschrieben
werden – pro Jahr also mit 20 Prozent der Anschaffungskosten.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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� Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)/Verbrauchsgüter (bis 150
Euro): Alle selbstständig nutzbaren Anschaffungen mit einem Nettokaufpreis
von bis zu 150 Euro dürfen Sie sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe
buchen.
Und so erledigen Sie mithilfe von „WISO Mein Büro 2009“ die konventionellen
Abschreibungen (Nettokaufpreis über 1.000 Euro):
� Im ersten Schritt ordnen Sie Ihre Anschaffung im Bereich � „Zahlungen
Bank/Kasse“ der richtigen � Buchungskategorie zu („Einkauf von Anlagevermögen“):
� In zweiten Schritt tragen Sie Ihre Neuanschaffung ins � „Anlagenverzeichnis“
ein: Per Mausklick auf die Schaltfläche „Anlagengut zuordnen“ öffnen Sie das
Verzeichnis Ihres Betriebsvermögens und ergänzen dort nach einem weiteren
Mausklick auf „Neues Anlagengut definieren“ die noch fehlenden Angaben:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Das Anschaffungsdatum und den Nettopreis übernimmt das Programm automatisch
aus Ihrer Einkaufsbuchung. Bitte achten Sie daher darauf, dass der richtige
Steuerschlüssel eingestellt ist. Anderenfalls rechnet „WISO Mein Büro 2009“ mit
einem falschen Nettowert!
Sie müssen darüber hinaus nur noch die Nutzungsdauer, die Art des Anlagengutes
und die Abschreibungskategorie auswählen. Falls Sie die „betriebsgewöhnliche
Nutzungsdauer“ im Einzelfall nicht kennen, öffnen Sie per Mausklick auf die drei
Punkte hinter der Jahresangabe die „AfA-Tabelle für allgemeine Wirtschaftsgüter“.
Mithilfe einer Suchfunktion werden Sie den vom Finanzamt üblicherweise
akzeptierten Zeitraum dort schnell finden.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Vorsicht bei nachträglichen Änderungen
Sie können neue Wirtschaftsgüter auch unabhängig vom Zahlungsvorgang
anlegen: In dem Fall rufen Sie das Anlagenverzeichnis über den Menüpunkt
„Stammdaten“ auf. Bitte beachten Sie, dass nachträgliche Buchungs-Korrekturen
am zugrundeliegenden Zahlungsvorgang nicht zu einer automatischen
Änderung im Anlagenverzeichnis führen: Sind Korrekturen erforderlich, müssen
sie an beiden Stellen vorgenommen werden!
Das war‘s auch schon: Auf Grundlage Ihrer Eingaben nimmt „WISO Mein Büro
2009“ die erforderlichen Abschreibungs-Buchungen am Jahresende automatisch
vor. Und nicht nur das: Die Werte werden auch in der Zukunft Jahr für Jahr in die
Einnahmenüberschussrechnung übernommen, ohne dass Sie eine einzige manuelle
Buchung vornehmen müssen!
Übrigens: Falls gewünscht oder erforderlich, können Sie die Buchungen über die
Schaltfläche „ Abschreibungsdetails“ noch bis ins Detail beeinflussen: Auf
diese Weise lassen sich zum Beispiel Sonderabschreibungen mit „WISO Mein Büro
2009“ erfassen. Für Geschäftsjahre bis einschließlich 2007 nehmen Sie an dieser
Stelle bei Bedarf auch den Wechsel zwischen linearer und degressiver Abschreibung
vor. Abschreibungs-Experten können sogar die automatisch erzeugte Abschreibungstabelle
manuell nachbearbeiten:

(Un)gleiche Jahresbeträge?
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Wenn trotz „Abschreibung in gleichen Jahresbeträgen“ in den einzelnen Jahren
unterschiedliche Werte auftauchen, so liegt das daran, dass Abschreibungen
grundsätzlich monatsgenau vorgenommen werden müssen: Ein Computer
im Wert von 1.800 Euro, der im Mai gekauft wird und über drei Jahre linear
abgeschrieben werden soll, befindet sich im ersten Jahr nur 8 von 12 Monaten
im Einsatz. Daher erkennt das Finanzamt statt 600 Euro auch nur 400 Euro (=
8/12 von 600) als Betriebsausgabe an. „WISO Mein Büro 2009“ nimmt Ihnen
diese Erbsenzählerei zum Glück ab.
� GWG-Sofortabschreibung, � Sammelposten (GWG-Pool)
Absetzung für Abnutzung
� Abschreibung, � GWG-Sofortabschreibung, � Sammelposten (GWG-Pool)
AfA, AfA-Tabelle
� Abschreibung
Aktualitäts-Garantie
Die Aktualitäts-Garantie von „WISO Mein Büro 2009“ ist ein exklusives Vorteilspaket:
Mit dem haben Sie zum Beispiel Anspruch auf telefonischen Hotline-
Support. Falls wirklich einmal ein Störungsfall vorliegt, haben Sie sogar die
Möglichkeit, mit Unterstützung eines Support-Mitarbeiters eine � Fernwartung
durchführen zu lassen. Einzelheiten finden Sie im Einleitungskapitel unter den
Überschriften „Immer auf dem neuesten Stand“ sowie „Hilfe und Support“.
Allgemeine Geschäftsentwicklung
Damit Sie jederzeit über Ihre Umsatzentwicklung im Bilde sind, gibt es im Modul
� „Auswertungen“ die Übersicht „Allgemeine Geschäftsentwicklung“: Dort erkennen
Sie auf den Tag, den Monat und das Jahr gesehen, in welchem Umfang Sie �
Rechnungen geschrieben haben. Farbige Pfeile zeigen an, in welchen Zeiträumen ein
Aufwärtstrend zu erkennen ist, wo es abwärtsging und wo das Niveau gehalten werden
konnte. Über Dropdown-Menüs am oberen Seitenrand filtern Sie den Bericht bei
Bedarf nach � Auftragsart, � Kundenkategorie, � Artikelkategorie und Ländern.
Die Vergleichszahlen für den Vorjahreszeitraum werden dabei immer mit angezeigt.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Angebot
Ein Angebot stellt juristisch gesehen Ihre „Willenserklärung“ dar, einem Kunden
Waren und/oder Dienstleistungen zu bestimmten Bedingungen verkaufen zu wollen.
Es ist Ihr Verhandlungsanteil am Zustandekommen des angestrebten Kauf-,
Dienst- oder Werkvertrags. Ein Angebot muss zwar nicht unbedingt schriftlich
erfolgen, die „Schriftform“ hat aber große Vorteile: Wer ein durchdachtes, gut
kalkuliertes und formal einwandfreies Angebot auf den Tisch legt, ist seinem Geschäftspartner
oft einen Schritt voraus. „WISO Mein Büro 2009“ sorgt dafür, dass
Sie mit geringem Aufwand solche professionellen Angebote erstellen. Im Kapitel
„WISO Mein Büro 2009: Eines für alles!“ machen wir Sie unter der Überschrift
„Eingabekomfort“ Schritt für Schritt mit dem Erstellen, Bearbeiten und Verwalten
von Angeboten vertraut.
Anlagenverzeichnis
Angefangen bei der Büro-, Werkstatt- oder Ladeneinrichtung über den Geschäftswagen
bis hin zur kompletten Produktionsanlage finden sich im Anlagenverzeichnis
all die Vermögenswerte wieder, die Sie dauerhaft in Ihrem Betrieb nutzen und
die Sie im Jahr der Anschaffung nicht komplett von der Steuer absetzen konnten:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Das „Stammdaten“-Modul „Anlagenverzeichnis“ von „WISO Mein Büro 2009“ berechnet
auch die korrekten Abschreibungs-Beträge. Die einzelnen Eingabeschritte
sind unter dem Stichwort � Abschreibungen beschrieben. Als Anlagenverzeichnis
bezeichnet man darüber hinaus die Liste, die Sie dem Finanzamt zusammen
mit Ihrer Einkommensteuererklärung zukommen lassen müssen. Auch das amtliche
„Anlageverzeichnis“ erzeugt „WISO Mein Büro 2009“ automatisch: Sie finden
die Liste auf der letzten Seite der � Einnahmenüberschussrechnung wieder:
Tipp: Komplettes Anlagenverzeichnis
Eine komplette Übersicht über das betriebliche Inventar liefert das gestaltete
„Anlagenverzeichnis“, das Sie sich über den Menüpunkt „Stammdaten“ - �
„Stammdaten-Listen“ anzeigen lassen und ausdrucken können.
Anmerkungen
In den Haupt-Eingabemasken der Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Stammdaten
steht Ihnen das Feld „Anmerkungen“ bzw. „Interne Anmerkungen“ zur Verfügung.
Dort sammeln Sie flüchtige Notizen und Kommentare. Bei Briefen, Angeboten,
Rechnungen und Bestellungen findet sich das Anmerkungsfeld in der
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Karteikarte „Erweitert“ im Bereich „Sonstiges“. Sofern vorhanden blenden Sie Ihre
Anmerkungen in der Kunden- bzw. Lieferanten-Tabelle mit der Taste ein:
Daraufhin erscheinen zunächst nur die ersten drei Zeilen des Anmerkungsfeldes.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger darauf zeigen, werden die Notizen vollständig eingeblendet.
Ein zweiter Tastendruck auf schließt die Vorschau wieder.
Besser geeignet als das Feld Anmerkungen ist für umfangreichere Informationssammlungen
die Karteikarte � Dokumente. Darüber hinaus finden Sie in der
Karteikarte „Historie“ eine automatisch erzeugte Zusammenstellung Ihrer Briefe,
Angebote und Rechnungen an Geschäftspartner. Die von „WISO Mein Büro 2009“
im Hintergrund aufgezeichnete Unternehmens-Vergangenheit ist in den � Details
der Stammdaten-Listen „Kunden“ und „Lieferanten“ untergebracht.
Ansicht
Im Menü „Ansicht“ finden Sie eine ganze Reihe nützlicher Werkzeuge, mit denen
Sie die Tabellenansichten der Bereiche „Stammdaten“, „Office“, „Vorgänge“ und
„Finanzen“ auf vielfältige Weise auswerten, verdichten und weiterverarbeiten:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
� Der Menüpunkt „Nur aktive Daten“ bzw. „Aktive und archivierte Daten
zeigen“ steht dabei lediglich in Kunden- und Artikellisten zur Verfügung:
Mit deren Hilfe reduzieren oder erweitern Sie den angezeigten Datenbestand
erheblich. Wann ein Artikel- oder Kunden-Datensatz den Archivstatus bekommen
soll, legen Sie in der jeweiligen Datenbank selbst fest. Archivierte
Artikel sind grundsätzlich nur ausgeblendet und können jederzeit wieder
reaktiviert werden.
� Ist der � „Gruppierungsbereich“ am oberen Tabellenrand eingeblendet,
können Sie die Listen nach Spalten Ihrer Wahl zusammenfassen. Dazu bewegen
Sie das gewünschte Gruppier-Kriterium per Maus auf die Anweisung
„Ziehen Sie eine Spalte hierher“.
� Über die Option „Datenfilter anzeigen“ aktivieren Sie die Dropdown-Menüs
neben den Spaltenköpfen: Auf diese Weise filtern Sie Ihre Listen blitzschnell
nach beliebigen Kriterien (z. B. alle Rechnungen eines bestimmten Kunden).
� Die aktivierte Option „Summenbereich anzeigen“ bewirkt, dass die Summen
der Betragsspalten am unteren Fensterrand eingeblendet werden.
� Über „Spalten aktivieren“ rufen Sie eine „Anpassungs“-Box auf: Mit deren
Hilfe holen Sie Tabelleninhalte in den Vordergrund, die in der Listenansicht
standardmäßig ausgeblendet sind. Ziehen Sie das benötigte Zusatzfeld bei
gedrückter linker Maustaste einfach an die gewünschte Tabellenposition.
Entbehrliche Spalten entfernen Sie umgekehrt aus der Tabelle, indem Sie
den Spaltenkopf mit der Maus aus der Tabelle ziehen und an einer beliebigen
Stelle „fallen lassen“.
� Über den unscheinbaren Menüpunkt „Ansicht drucken“ erzeugen Sie im
Handumdrehen schlichte, aber informative Sofort-Berichte: Den Inhalt Ihrer
zuvor gefilterten, sortierten oder gruppierten Korrespondenz- oder Stammdatenliste
übernehmen Sie in eine besondere � Druckvorschau. Die können
Sie bei Bedarf mit zusätzlichen Überschriften, Seitennummern und Formatierungen
versehen und anschließend zu Papier bringen:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Im Alltag sind solche Adhoc-Reports oftmals hilfreicher als die optisch ansprechenden,
aber weniger flexiblen � Auswertungen. Die praktischen �
Tabellen-Auswertungen kombinieren die Vorteile selbst definierter Datenbank-Abfragen
mit denen der fertig vorbereiteten Auswertungen von „WI-
SO Mein Büro 2009“.
Bei so viel Berichtskomfort muss man die ebenfalls im Menü „Ansicht“ untergebrachten
Übergabe- und Export-Funktionen („Tabelle in Excel bearbeiten“/„Tabelle
exportieren“ in XLS-, TXT- und XML-Dateien) nur in Ausnahmefällen in
Anspruch nehmen.
„Ansicht“ im Kontextmenü
Statt über die Menüleiste erreichen Sie sämtliche Ansichtsfunktionen auch
über das Kontextmenü der meisten Tabellen: Wenn Sie auf den Rechtspfeil
neben den Befehl „Aktuelle Tabellenansicht“ klicken, öffnet sich ein Untermenü,
in dem Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen:

Artikel
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Unter Artikel versteht „WISO Mein Büro 2009“ sämtliche Produkte und Dienstleistungen,
die Sie Ihren Kunden anbieten. Damit Sie immer wiederkehrende Artikeldetails
auf � Angeboten oder � Rechnungen nicht ständig neu von Hand eingeben
müssen, finden Sie im Stammdaten-Bereich eine eigene Artikel-Datenbank.
Neue Artikel legen Sie unter „Stammdaten“ - „Artikel“ mithilfe von an.
Wenn Sie viele ähnliche Artikel in Ihrem Sortiment haben, minimieren Sie den
Erfassungsaufwand über den Kontextmenü-Befehl „Artikel kopieren u. bearbei-
107

Kaufmännisches Wissen kompakt
108
ten“: Auf diese Weise erstellen Sie einen identischen „Klon“ des ursprünglichen
Artikels. In dem Fall brauchen Sie nur noch die neue Artikelnummer und die
abweichenden Merkmale einzugeben. So wächst Ihr Artikelstamm in kurzer Zeit
und ohne große Mühe.
Neben der Artikelnummer, der Artikelbeschreibung, dem Steuersatz und der (Mengen-)Einheit
hinterlegen Sie in der Hauptmaske bei Bedarf ein Bild sowie interne
� Anmerkungen. Auf weiteren Karteikarten ...
� ... geben Sie Ihren Listen-“Preis“ vor, den Sie je nach � Kunde und Bestellmenge
genau differenzieren können,
� ... tragen Sie den Einkaufspreis des Artikels ein, auf dessen Grundlage das
Programm später Ihren � Rohgewinn berechnen kann.
� ... lassen Sie sich die Artikel-“Statistik“ zeigen und ordnen den betreffenden
Artikel bestehenden � Artikelkategorien zu. Falls erforderlich, legen Sie
gleich neue Kategorien an.
� ... erweitern Sie Ihre Artikeldatenbank um individuelle Felder („Sonstiges“).
Außerdem verwalten Sie externe „Dokumente“, die zum jeweiligen Artikel gehören
(z. B. Datenblätter, Produktbeschreibungen oder Informationen über Bezugsquellen).

Tipp: Erfassung im Vorbeigehen
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Wenn Sie bestimmte Artikel sehr häufig einsetzen, lohnt sich der einmalige
Erfassungsaufwand unbedingt. Sie können Ihre Artikeldatenbank aber auch
quasi „im Vorbeigehen“ erweitern: Wenn Sie beim Anlegen eines Angebots
oder einer Rechnung feststellen, dass ein bestimmter Artikel noch fehlt, wechseln
Sie über die Schaltfläche „Stapel aus Artikelstamm holen“ in die erweiterte
„Artikelauswahl“, von wo aus Sie über einen „Neuen Artikel anlegen“.
Artikelkategorien
Damit das Eingeben von Artikeln in Angebots- oder Rechnungspositionen bei
größeren Sortimenten beschleunigt wird, bietet „WISO Mein Büro 2009“ die Möglichkeit,
einzelne Waren und Dienstleistungen in bestimmten „Artikelkategorien“
zusammenzufassen. Angelegt und bearbeitet werden sie unter „Stammdaten“ -
„Weitere“ - „Artikelkategorien“:
Zum Bearbeiten genügt es, in das entsprechende
Bezeichnungsfeld zu klicken:
Das lässt sich dann sofort editieren.
Artikel, die Sie aus Ihrem Sortiment genommen
haben, können Sie mit
aus der Artikelliste löschen. Falls Sie
mit den Gedanken spielen, einen derzeit
entbehrlichen Artikel später wieder
ins Angebot zu nehmen, nutzen Sie die
Funktion „inaktive Artikel archivieren“.
Inaktiv ist ein Artikel, wenn er während
eines bestimmten Zeitraums nicht mehr
in Angeboten oder Rechnungen aufgetaucht
ist. Wie lang dieser Zeitraum sein
soll, legen Sie selbst fest. Wichtig: Archivierte
Artikel sind nur ausgeblendet.
Sie lassen sich über die Funktion „Alle archivierten Artikel aktivieren“ wieder
hervorholen.
Um alle Angaben zu einem Artikel inklusive der statistischen Daten auf einen
Blick zu haben, können Sie sich ein � „Artikelstammblatt“ am Bildschirm an-
109

Kaufmännisches Wissen kompakt
110
zeigen lassen und zu Papier bringen. Eine zusammenfassende Übersicht über alle
Artikel finden Sie in den � Stammdaten-Listen.
Artikelstammblatt
Wenn Sie die wichtigsten Preise, Absatzentwicklungen und Beschreibungen eines
� Artikels zu Papier bringen wollen, etwa um sie unterwegs zur Hand zuhaben,
nutzen Sie das „Artikelstammblatt“: Auf dem finden sich auch Ihre � Anmerkungen
wieder. Im Dialogfenster „Artikel erfassen/bearbeiten“ rufen Sie die
Druckvorschau des Stammblatts über „ Artikelstammblatt drucken“ auf. In
der Tabellenansicht der Artikel-Stammdaten führt der Kontextmenü-Befehl „
Kundenstammblatt drucken“ zum gleichen Ergebnis. Sie erreichen diesen Befehl
auch über die Schaltfläche „Weitere Funktionen“.
Auftragsarten
Wenn Sie verfolgen wollen, auf welchen Wegen Kunden zu Ihnen gefunden haben,
legen Sie unter „Stammdaten“ - „Weitere“ sogenannte „Auftragsarten“ fest
(z. B. Auftrag von Kollegen, Internet-Bestellung, Messekontakt). Beim Anlegen
von Angeboten oder Rechnungen können Sie diese Zusatzinformation eintragen
und dadurch im Laufe der Zeit Rückschlüsse auf mehr oder weniger Erfolg versprechende
Vermarktungskanäle ziehen.
Ausgabeoptionen
Die Ausgabeoptionen wählen Sie im Bereich „Stammdaten“ - „Meine Firma“ aus:
Dort wählen Sie die standardmäßig verwendeten � „Druckvorlagen“ für die verschiedenen
Arten von Geschäftsbriefen aus.
Der Begriff „Ausgabeoptionen“ hat aber noch eine andere Bedeutung: Mit „Mein
Büro 2009“ können Sie Ihre Geschäftskorrespondenz auf vielen unterschiedlichen
Wegen ausgeben. Zusätzlich zum Drucker stehen Ihnen die � E-Mail- und die �
Fax-Übertragung zur Verfügung. Außerdem gibt es die praktische Möglichkeit,
Dokumente ins universelle � PDF-Format umzuwandeln.
Auswertungen
„WISO Mein Büro 2009“ stellt Ihnen im Bereich „Auswertungen“ differenzierte
Berichte zur Umsatz-, Kosten- und Gewinnentwicklung zur Verfügung. Die Reports
werden auf Basis der tagesaktuellen Zahlen Ihres Betriebs wahlweise als
Tabellenliste oder als Balken- und Tortengrafik dargestellt.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
� In den Modulen „Allg. Geschäftsentwicklung“ sowie „Rechnungsstellung“
liegt der Schwerpunkt auf der Einnahmenseite, die Sie nach Kunden und
Artikeln zusammenfassen lassen können. Außerdem gibt es Monats- und
Jahresvergleiche, die unter anderem nach Auftragsarten, Kunden- und Artikelkategorien
betrachtet werden können.
� Die „Rohgewinn“-Auswertungen sind vor allem für Händler interessant:
Das Programm ermittelt den Rohgewinn, indem die Einkaufspreise von
den erzielten Verkaufserlösen abgezogen werden. Das ist aber nur dann
möglich, wenn der � Einkaufspreis und � Verkaufspreise in den Artikel-
Stammdaten hinterlegt sind.
� Der Bereich „Ausgaben“ liefert Analysen der Kostenstruktur: Besonders
nützlich für kleine Unternehmen und Freiberufler ist hier die „Ausgaben-
Hitliste“, aus der Sie nicht nur auf Anhieb die Reihenfolge und absoluten
Zahlen der wichtigsten Kostenpositionen erkennen können: Zugleich
wird das Verhältnis der Größenordnungen offensichtlich. Eine tabellarische,
nach Steuerkategorien geordnete „Liste (der) Ausgaben“ rundet diese Auswertungs-Rubrik
ab.
111

Kaufmännisches Wissen kompakt
112
� Mit „WISO Mein Büro 2009“ können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben
nicht nur nach steuerlichen Gesichtspunkten ordnen, sondern sie auch nach
frei gewählten „Kosten- und Erlösarten“ sowie „Verwendungen“ einteilen.
Dadurch haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, den Erfolg bestimmter
Produkte, Dienstleistungen oder einzelner Projekte gesondert zu analysieren.
Dafür stehen Ihnen unter „Auswertungen“ im Modul „Kosten/Verwendungen“
neben grafischen Monats- und Jahresvergleichen und „Hitlisten“
detaillierte tabellarische Berichte über Ihre „Kosten-/Erlösarten“ sowie „Verwendungen“
zur Verfügung.
� Die flexiblen � Tabellen-Auswertungen von „WISO Mein Büro 2009“ kombinieren
die Vorteile flüchtiger Suchaufträge, Datenfilter und Gruppierungen
aus den normalen Tabellenansichten mit dem Komfort und den optischen
Gestaltungsmöglichkeiten der programmeigenen Berichte: Sie basieren auf
den Datenbanken „Kunden“, „Lieferanten“, „Artikel“, „Briefe“, „Angebote“,
„Rechnungen“, „Bestellungen“ sowie „Zahlungszuordnungen“. Ihre fertigen
Tabellen-Auswertungen können Sie abspeichern und später jederzeit wieder
aufrufen und/oder verfeinern.
Zusätzlich zu den üblichen Ausgabe-Möglichkeiten � Drucken, � Fax, � E-Mail
und � PDF-Konvertierung lassen sich die Auswertungen zur Weiterverarbeitung
nach � MS Excel exportieren.
Noch mehr „Auswertungen“
Über die Menüpunkte „Stammdaten“ und „Finanzen“ rufen Sie bei Bedarf eine
ganze Reihe weiterer interessanter Auswertungen auf: Die „Stammdaten-
Listen“ enthalten neben einem optisch ansprechend aufbereiteten � Anlagenverzeichnis
die Artikel-, Kunden- und Lieferanten-Übersichten: Die können
Sie nicht nur nach Namen und Nummern, sondern zum Beispiel auch nach
Postleitzahlen oder Ländern sortieren lassen. Die � „Offene Posten“-Listen
im Menü „Finanzen“ helfen Ihnen dabei, die ganz oder teilweise unbezahlten
Rechnungen im Blick zu behalten.
Bankkonto
Als EÜR-Unternehmer oder Freiberufler sind Sie nicht verpflichtet, die Bewegungen
auf dem Bankkonto mit ihren übrigen Geschäftsaktivitäten abzustimmen. Sie
benötigen noch nicht einmal ein separates Geschäftskonto. Falls Sie ein gemisch-

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
tes Girokonto haben, auf dem private und geschäftliche Vorgänge bunt durcheinandergehen,
müssen Sie schon gar nicht alle privaten Kontobewegungen in
„WISO Mein Büro 2009“ eingeben!
Im einfachsten Fall verzichten Sie sogar ganz auf das Einrichten eines Bankkontos
und � Kassenbuchs und lassen alle � Buchungen über das � Verrechnungskonto
laufen. Andererseits gibt es auch gute Gründe, die Umsätze eines oder mehrere
Girokonten freiwillig mit „WISO Mein Büro 2009“ zu überwachen: Erstens
behalten Sie so besser den Überblick. Und zweitens erspart Ihnen das eingebaute
Online-Modul viel nervige Tipparbeit.
Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen einem Online- und einem � Offline-
Konto. Beide Kontoarten werden im Bereich „Stammdaten“ � „Meine Firma“ in
der Rubrik „Firmendaten“ eingerichtet: Unterhalb der standardmäßig eingeblendeten
Adressdaten finden Sie den Bereich „Bankverbindungen“, den Sie über den
doppelten Abwärtspfeil einblenden. Dort lassen sich neue Konten „Einrichten“
und bestehende „Bearbeiten“:
113

Kaufmännisches Wissen kompakt
114
Bei der Auswahl von Bankname und Bankleitzahl werden Sie vom Programm
unterstützt. Über die Auswahlliste „Verarbeitung“ legen Sie fest, ob es sich um ein
Online- oder ein Offline-Konto handelt. Zwischen den beiden Kontotypen können
Sie falls erforderlich jederzeit wechseln. Sie müssen lediglich den „Bearbeiten“-
Dialog in den „Bankverbindungen“ aufrufen und die Option umstellen.
Alles zu seiner Zeit!
Wenn Sie mit dem � Online-Banking noch nicht vertraut sind, können Sie Ihr
Bankkonto also zunächst problemlos im Offline-Betrieb führen und es erst bei
passender Gelegenheit umstellen.
Belegnummer
Die Angabe von Belegnummern auf Buchführungsunterlagen ist nicht Pflicht
- erst recht keine gesonderten � Nummernkreise für Barzahlungen und Bank-
Transaktionen. Andererseits beschleunigt eine durchnummerierte Belegablage den
gezielten Zugriff auf benötigte Unterlagen ungemein. Spätestens, wenn Sie einen
drei oder vier Jahre zurückliegenden Vorgang dringend benötigen, werden Sie
Belegnummern zu schätzen wissen.
Benutzer (wechseln)
Damit die Eingaben in „WISO Mein Büro 2009“ verschiedenen Sachbearbeitern
zugeordnet werden können, gibt es unter „Stammdaten“ - „Mitarbeiter“ eine
Benutzer-Datenbank mit differenzierter Rechteverwaltung. Über den Menüpunkt
„Mein Büro“ - „Benutzer wechseln“ melden sich die verschiedenen Mitarbeiter
an. Unter „Extras“ - „Kennwort ändern“ kann jeder Benutzer ein neues Passwort
vereinbaren. Im Kapitel „Büroeröffnung“ finden Sie unter der Überschrift „Einzelkämpfer
oder Team?“ eine ausführlichere Beschreibung der Benutzerverwaltung.
Bestellung
Im Bereich „Vorgänge“ - „Bestellung“ vergeben und überwachen Sie die Aufträge
an Ihre Kunden. Die Eingabe der Lieferanten und Artikelpositionen entspricht im
Wesentlichen dem Verfahren bei � Angeboten und � Rechnungen. Ist in der
Artikeldatenbank ein Einkaufspreis hinterlegt, wird er automatisch übernommen.
Falls erforderlich kann dieser Preis aber in jedem Einzelfall verändert werden.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Über die Ampel-Symbole am Zeilenanfang sehen Sie auf Anhieb, welche Bestellungen
noch ausstehen und welche bereits ganz oder teilweise geliefert sind.
Über kennzeichnen Sie in der Bestellübersicht eine Komplettlieferung. Um
eine Teillieferung einzutragen, drücken Sie und tragen anschließend im
Dialogfenster „Lagerbewegungen …“ die Menge oder Anzahl der eingetroffenen
Artikel ein. Um eine Bestellposition zu editieren, setzen Sie ein Häkchen in die
Auswahlbox und geben anschließend den bisherigen Lieferumfang ein.
115

Kaufmännisches Wissen kompakt
116
Tipp: Einkaufs-Modul für Handelsprofis
Händler mit größeren Sortimenten und vielen einzelnen Beschaffungsvorgängen
werden die Einkaufs- und Lagermodule der Mittelstands-Edition von „WI-
SO Mein Büro 2009“ zu schätzen wissen. Die unterstützen Sie nicht nur beim
Einkaufen mit automatischen Bestellvorschlägen, sondern sorgen auch dafür,
dass Sie bei Angeboten an Ihre Kundschaft die Lagerbestände im Blick behalten
und keine falschen Versprechungen machen. Einzelheiten entnehmen
Sie den ausführlichen Beschreibungen im Kapitel „Das Mittelstandsbüro“ am
Ende dieses Handbuchs.
Brief
Ungeachtet aller neuen elektronischen Kommunikationskanäle ist das Verfassen
klassischer Geschäftsbriefe nach wie vor eine der häufigsten Tätigkeiten im Büroalltag.
„WISO Mein Büro 2009“ unterstützt Sie dabei nach Kräften: Wie Sie es
bereits von Bestellungen, Angeboten oder Rechnungen gewöhnt sind, „klicken“
Sie sich über „Office“ - „Briefe“ - „Neu“ Ihre fertige Geschäftskorrespondenz in
kürzester Zeit zusammen. Nachdem Sie einmal Ihr � Briefpapier gestaltet haben,
müssen Sie sich um Layout und Formatierungen nie wieder Gedanken machen.
Mehr noch: Zusammen mit „WISO Mein Büro 2009“ werden zahlreiche � Textbausteinen
und Vorlagen ausgeliefert, mit deren Hilfe Ihre optisch ansprechend
gestalteten Druckvorlagen obendrein schnell mit den passenden Inhalten gefüllt
werden. Ob Sie Ihre fertigen Briefe schließlich über Ihren eigenen Drucker zu
Papier bringen und ganz konventionell per Post verschicken oder über die �
Online-Poststelle auf den Weg zum Kunden bringen, bleibt Ihnen überlassen.
Briefpapier
Die äußere Form Ihrer Korrespondenz ist ein wichtiges Aushängeschild Ihres Unternehmens.
Dafür steht Ihnen unter „Extras“ - „Briefpapier gestalten“ ein eigener
Assistent zur Seite. Über einen gleichnamigen Link können Sie das Design-Modul
auch über die intelligente � „Druckansicht“ aufrufen.
Schritt für Schritt zum fertigen Briefpapier
Die einzelnen Schritte zur persönlichen Briefvorlage werden im Kapitel „Büro-
Eröffnung“ unter der Überschrift „Briefpapier gestalten“ ausführlich erläutert.

Buchung
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Mit „WISO Mein Büro 2009“ läuft die Buchführung weitgehend im Hintergrund
ab. Die Zahl separater Steuer-Buchungen ist gering – der Aufwand minimal: Die
meisten Eingaben lassen sich geradezu im Vorbeigehen erledigen. Das gilt vor
allem für das � Online-Banking: Das nimmt Ihnen den allergrößten Teil des
klassischen Buchungsaufwands ab: Schließlich werden die Namen der Empfänger
bzw. Auftraggeber, das Buchungsdatum, der Geldbetrag und meistens sogar der
Verwendungszweck mit dem elektronischen Kontoauszug frei Haus geliefert. Im
günstigsten Fall ordnen Sie nur noch die steuerliche Einnahme- bzw. Ausgabekategorie
zu und stellen ggf. die Verbindung zu einem offenen Rechnungsvorgang
her. Diese beiden Schritte erledigen Sie im Dialogfenster � „Zahlung“, das sich
per Doppelklick auf einen Zahlungsvorgang öffnet. Oft lässt sich die � Zuordnung
sogar über das Kontextmenü bewerkstelligen, ohne dass Sie eine einzige
Buchungsmaske zu öffnen brauchen!
Aber auch ohne Online-Banking müssen Sie keineswegs alles per Hand machen:
Wenn zum Beispiel die Überweisung eines Kunden eintrifft, markieren Sie den
betreffenden Vorgang in der Rechnung als „vollständig bezahlt“. Bei der Gelegenheit
fragt Sie das Programm sofort, auf welchem Konto die Gutschrift eingegangen
ist. Den Rest erledigen Sie anschließend wieder per � Zuordnung.
Für alle Zuordnungen, die sich nicht automatisieren lassen, gibt es schließlich im
Bereich „Finanzen“ - „Zahlungen Bank/Kasse“ die Schaltflächen „Neu Einnahme“
und „Neu Ausgabe“. Die übersichtliche Zahlungsmaske macht Ihnen das Erfassen
auch in dem Fall sehr einfach:
117

Kaufmännisches Wissen kompakt
118
Ob Sie zwischen baren und bargeldlosen Geschäftsvorgängen unterscheiden,
bleibt Ihnen überlassen. Falls Sie sauber trennen wollen, verzeichnen Sie Bargeldeinnahmen
und -ausgaben im � Kassenbuch und legen für die bargeldlosen
Geldflüsse ein � Bankkonto an. Sie können beide Zahlungsarten aber genauso
gut zusammen über das sogenannte � Verrechnungskonto den � steuerlichen �
Buchungskategorien zuordnen.
WISO-Tipp: Zweite Gliederungsebene
Zusätzlich zu den Steuer-Kategorien bietet Ihnen „WISO Mein Büro 2009“ die
Möglichkeit, Ihre Einnahmen und Ausgaben nach frei gewählten � „Kosten-
und Erlösarten“ sowie � „Verwendungen“ einzuteilen. Dadurch haben Sie zum
Beispiel die Möglichkeit, den Erfolg bestimmter Produkte, Dienstleistungen oder
einzelner Projekte zu analysieren. Die Zuordnung zu „Kosten- und Erlösarten“
bzw. „Verwendungen“ erledigen Sie ebenfalls in der Buchungsmaske „Zahlungen“.
Die Definition Ihrer individuellen Gliederung nehmen Sie unter „Stammdaten“
- „Weitere“ - „Kosten- und Erlösarten“ bzw. „Verwendungen“ vor.
Buchungsjournal
Wenn Sie eine Übersicht über alle manuellen und automatischen � Buchungen
benötigen, erstellen Sie die über den Menüpunkt „Finanzen“ - „Rechnungs- und
Buchhaltungslisten“. Dort finden Sie die � Karteikarte „Buchungsjournal“. Diese
Liste können Sie nach bestimmten Tagen, Monaten, Jahren und frei gewählten
Zeiträumen filtern:

Buchungskategorien
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Damit „WISO Mein Büro 2009“ am Monats-, Quartals- und/oder Jahresende ermitteln
kann ...
� wie sich Ihre Umsätze und Kosten entwickelt haben,
� wie viel Umsatzsteuer Sie ans Finanzamt abführen müssen,
� wie hoch der zu versteuernde Gewinn (oder aber auch der Verlust) ist und
� wie hoch der Wert Ihres Betriebsvermögens ist,
... wird jeder einzelne Geschäftsvorgang einer bestimmten Buchungskategorie zugeordnet.
Das geschieht in vielen Fällen automatisch, manche � Buchungen nehmen
Sie aber auch von Hand vor. In klassischen Buchhaltungsprogrammen laufen
solche „Buchungskategorien“ vielfach unter der Bezeichnung „(Sach-)Konten“.
„WISO Mein Büro 2009“ stellt Ihnen drei unterschiedlich differenzierte Kategorie-
Varianten zur Verfügung:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
120
� Bei „Variante 1“ verzichten Sie ganz auf eine Kategorisierung Ihrer Geschäftsvorgänge:
Sie übergeben Ihre Einnahmen und in chronologischer
Reihenfolge, aber ohne weitergehende sachliche Ordnung an Ihren Steuerberater.
Der sorgt dann für die „Kontierung“ der Belege, stellt Ihnen Auswertungen
zur Verfügung und erledigt die Steuererklärungen und Voranmeldungen
für Sie.
� „Variante 2“ orientiert sich am amtlichen Formular für die Einnahmen-
Überschussrechnung. Sie kommen mit rund 20 Buchungs-Kategorien aus
und Sie sparen sich den Umweg über einen komplizierten „Standardkontenrahmen“:
Dieses Verfahren eignet sich besonders für Freiberufler und
Unternehmer, die Buchführung und Steuererklärungen ganz alleine oder
nur mit punktueller Unterstützung eines Beraters erledigen wollen.
� „Variante 3“ schließlich basiert auf dem umfangreichen DATEV-
“Kontenrahmen SKR03“: Bei annähernd 500 Konten schöpfen Sie damit
buchhalterisch aus dem Vollen. Wenn Sie sich für diese Variante entscheiden,
sollten Sie über Buchführungs-Grundkenntnisse verfügen und notfalls
auf die Unterstützung eines Steuerberaters zurückgreifen können.

Achtung: Vermeiden Sie „Wechsel-Jahre“!
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Den Wechsel zwischen den drei Buchungs-Varianten nehmen Sie unter
„Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Einstellungen“ - „Steuereinstellungen“ vor.
Wichtig: Änderungen an der „Art der steuerlichen Verbuchung“ wirken sich
nicht rückwirkend auf die Zuordnung laufender Zahlungsvorgänge aus: Um
Fehler bei Auswertungen und vor allem auf Steuerformularen zu vermeiden,
sollten Sie Ihre Buchungs-Variante also nicht innerhalb eines laufenden Jahres
umstellen!
Bei den Varianten 2 und 3 gibt es jeweils vier verschiedene Typen von Buchungskategorien:
die laufenden „Einnahmen“ und „Ausgaben“ sowie die Kategorien
„Geld“ und „Vermögen“: Geld-Kategorien sind – sofern von Ihnen eingerichtet –
Ihre Girokonten und die Kasse, auf den Vermögens-Kategorien finden sich all die
Güter wieder, die ins � Anlagenverzeichnis aufgenommen werden müssen, weil
sie dauerhaft in Ihrem Betrieb genutzt werden.
Wenn sie sich für die umfangreiche „Variante 3“ entscheiden, werden in den
Buchungsmasken aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht immer alle verfügbaren
Buchungskategorien auf einmal eingeblendet. Über „Weitere“ lassen sich die
fehlenden aus einer Tabelle abrufen. Sollte die gesuchte Kategorie dort ebenfalls
nicht zu finden sein, können Sie alle verfügbaren Buchungskategorien über
„Stammdaten“ - „Buchungskategorien bearbeiten“ aufrufen und an die Besonderheiten
Ihres Büros anpassen:
Angenommen Sie haben sich eine neue „Ladeneinrichtung“ gekauft, dann öffnen
Sie die normalerweise „unsichtbare“ Kategorie „430 Ladeneinrichtung“ per Doppelklick
und verändern die Darstellungsart über das Dropdown-Menü „Anzeige in“:
121

Kaufmännisches Wissen kompakt
122
Mit „OK“ speichern Sie die neue Einstellung. Falls sich eine benötigte Buchungskategorie
auch nicht auf diesem Weg verfügbar machen lässt, haben Sie die
Möglichkeit, auf Grundlage einer vergleichbaren Buchungskategorie über „
Konto kopieren“ ein neues Konto zu erstellen. Damit die Zuweisungslogik des
Programms nicht durcheinandergerät, haben Sie dabei auf die zugrunde liegenden
Verknüpfungen mit den Steuererklärungen nicht ohne Weiteres Einfluss. Neue
Buchungskategorien sollten Sie in jedem Fall nur dann einrichten, wenn Sie über
ausreichende buchhalterische Kenntnisse verfügen. Wenden Sie sich im Zweifel
an Ihren Steuerberater oder unsere Hotline.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Erweiterte Bearbeitung der Buchungskategorien
Seit der Version „WISO Mein Büro 2009“ besteht die Möglichkeit, wesentliche
Parameter des mitgelieferten Kontenrahmens wie z.B. die Verknüpfungen zu
den Steuerformularen manuell zu ändern. Sie können ...
� Verknüpfung zu den Steuerformularen bearbeiten
� Steuerschlüssel zuordnen
� Neue Konten auf Basis Vorhandener erzeugen
� auf die Standard-Finanzbuchhaltungskonten Einfluss nehmen,
� abweichende Erlöskonten für Artikel zuordnen
Damit weniger erfahrene Anwender nicht versehentlich folgenschwere Fehler
an der internen Buchungsautomatik von „WISO Mein Büro 2009“ vornehmen,
muss die erweiterte Bearbeitung der Buchungskategorien ausdrücklich freigeschaltet
werden. Die Freischaltung erfolgt im Dialogfenster „Buchungskategorien
bearbeiten ...“, das Sie über das „Stammdaten“-Menü aufrufen. Bitte
aktivieren Sie die erweiterte Bearbeitung der Buchungskategorien nur mit Unterstützung
eines Steuerberaters oder Buchführungsprofis.
Dateiimport-Assistent
Wenn Sie mit einem � Offline-Konto arbeiten und Kontobewegungen aus einer
externen � Online-Banking-Software in „WISO Mein Büro 2009“ einbinden
wollen, dann hilft Ihnen dabei der „Dateiimport-Assistent“ für Bankkonten. Um
ihn nutzen zu können, exportieren Sie die benötigten Daten zunächst mit Ihrem
bisherigen Bankprogramm. „WISO Mein Büro“ unterstützt die Dateiformate MS
Excel, DBF, Text- und CSV-Datei. Rufen Sie anschließend Ihr Bankkonto im Bereich
„Finanzen“ auf und beginnen Sie die Datenübernahme mit „ Weitere
Funktionen“ - „Dateiimport-Assistenten starten“.
123

Kaufmännisches Wissen kompakt
124
Nachdem Sie das gewünschte Dateiformat und die Quelldatei ausgewählt haben,
klicken Sie auf „Weiter“ und ordnen die Feldbezeichnungen des bisherigen Bankprogramms
an die von „Mein Büro“. Lassen Sie sich von der langen Liste nicht abschrecken.
Genau genommen sind nur sieben Datenfelder wichtig: Das Buchungs-
und Wertstellungsdatum, der Name,
die Kontonummer und die Bankleitzahl
des Absenders/Empfängers, der
Überweisungs-Betrag sowie der Verwendungszweck.
Daten sichern,
Datensicherung
Je mehr Arbeitsabläufe Sie „WISO
Mein Büro 2009“ anvertrauen, desto
wertvoller werden die darin gespeicherten
Informationen. Aus diesem
Grund ist eine regelmäßige, bei inten-

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
siver Nutzung am besten tägliche Datensicherung unabdingbar. Zusätzlich zu Ihren
sonstigen Festplatten-Backups sollten Sie daher die Funktion „Daten sichern“
nutzen, die Sie im Menü „Extras“ finden.
Mit „WISO Mein Büro 2009“ ist Datensicherung wirklich ein Kinderspiel:
� Sie geben den gewünschten Speicherpfad an (am besten auf einem externen
Datenträger),
� legen fest, ob die unter � Dokumente verwalteten externen Dateien sowie
das separate � Rechnungsarchiv ebenfalls gesichert werden sollen und
� klicken zum Schluss auf die Schaltfläche „Datensicherung starten“.
Das Backup-Modul ist mehr als „nur“ eine einfache Datensicherung: Zusätzlich zu
den Stamm- und Vorgangsdaten werden nämlich sämtliche Programmeinstellungen
und Anpassungen (zum Beispiel das individuelle � Briefpapier) gespeichert.
Falls also einmal ein „Umzug“ auf einen anderen Computer ansteht oder eine
komplette Neuinstallation aus anderen Gründen nötig sein sollte, sind Sie in kürzester
Zeit wieder arbeitsfähig!
Daten wiederherstellen
Sollten Daten aufgrund von Bedien-,
Hard- oder Softwarefehlern
gelöscht worden oder in Unordnung
geraten sein, ermöglicht „WISO
Mein Büro 2009“ Ihnen die schnelle
Rekonstruktion Ihrer Daten und
der kompletten Arbeitsumgebung –
vorausgesetzt natürlich, Sie haben
zuvor eine � Datensicherung angelegt.
Sie finden den überlebenswichtigen
Rettungsanker unter
„Extras“ - „Daten wiederherstellen“.
Zusammen mit den Stamm- und
Vorgangsdaten werden bei Bedarf
sämtliche Programmeinstellungen
und Anpassungen (zum Beispiel
das indivi duelle � Briefpapier) rekonstruiert.
125

Kaufmännisches Wissen kompakt
126
Bei der Wiederherstellung können Sie jeweils entscheiden, ob und wenn ja, welche
Dateien, Vorlagen und Einstellungen übernommen werden sollen.
Datenbank reorganisieren
Bereits in kleinen Betrieben und Freiberufler-Büros kann die Datenmenge im Laufe
der Zeit beträchtlichen Umfang annehmen. Eine Speicherplatzoptimierung ist
im laufenden Betrieb nicht immer möglich. Um Geschwindigkeitsverlusten vorzubeugen,
sollten Sie daher von Zeit zu Zeit Ihre „Datenbank reorganisieren“. Sie
finden diese Optimierungsfunktion im Menü „Extras“. Wichtig: Machen Sie vor
jeder Datenbank-Reorganisation unbedingt eine � Datensicherung.
Datenfilter
Über das Menü � „Ansicht“ aktivieren Sie bei Bedarf die praktische Einstellung
„Datenfilter anzeigen“: Damit sorgen Sie dafür, dass neben jeder Spaltenüberschrift
ein Dropdown-Menü eingeblendet wird, über das Sie die jeweilige Tabelle
schnell und bequem filtern können. Schneller als bei beim � Suchen oder �
Sortieren greifen Sie beim Filtern zielgerichtet auf die gerade benötigte Daten-
Teilmenge zu.
Angenommen, Sie wollen auf einen Schlag alle offenen � Rechnungen oder
alle Rechnungen eines bestimmten � Kunden sehen, dann erstellen Sie den gewünschten
Bericht mit zwei Mausklicks. Über die Filtereinstellung „Alle“ schalten
Sie den Filter wieder aus. Selbstverständlich können Sie die Tabelle auch gleich
nach mehreren Kriterien durchforsten, zum Beispiel nach allen offenen Rechnungen
eines bestimmten Kunden.
Mehr noch: „WISO Mein Büro 2009“ hat ein gutes Gedächtnis: Über den Abwärtspfeil
in der Filter-Statuszeile am unteren Tabellenrand haben Sie Zugriff auf
Abfragen, die Sie in der Vergangenheit schon einmal vorgenommen haben:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Per Mausklick auf die Schaltfläche „Anpassen“ können Sie sogar komplexe „benutzerdefinierte“
Abfragen formulieren und vorhandene Filter über die Schaltfläche
„Anpassen“ nachträglich verfeinern:
127

Kaufmännisches Wissen kompakt
128
Falls Sie differenzierte Filter erzeugen, können Sie Ihr Arbeitsergebnis über den
Button „Speichern unter“ als separate Filterdatei sichern und später bei Bedarf
wieder „Öffnen“. Und damit Sie nicht den Überblick verlieren, welche Filterkriterien
gerade aktiviert sind, machen Sie die Auswahl per Mausklick auf das Schließsymbol
in der Statuszeile wieder rückgängig.
Datenimport
� Dateiimport-Assistent, � Datenimport-Assistenten
Datenimport-Assistenten
Die vielseitigen „Datenimport“-Assistenten stehen Ihnen im „Stammdaten“-Menü
zur Verfügung. Dort finden Sie
� einen „Direktimport über MS Excel“ (für Artikel- und Kunden-Daten),
� einen allgemeinen „Datenimport-Assistenten“ (für Artikel-, Kunden- und
Lieferantendaten) als auch
� eine Übernahmefunktion für Outlook-Kontakte.
Der Import von Artikeln und Kunden läuft nach demselben Schema ab: Zunächst
erzeugen Sie mit Ihrem bisherigen Verwaltungsprogramm eine Export-Datei. Welche
Struktur diese Datei haben sollte und welche Felder „WISO Mein Büro 2009“
unterstützt, können Sie einer bereitgestellten Standard-Importdatei entnehmen.
Wenn Sie den darin beschriebenen Regeln folgen, können Sie die Daten im dritten
Schritt analysieren und nach Prüfung in die Stammdatenbank von „Mein Büro“
übernehmen.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Der Outlook-Import ist bequemer,
dafür aber weniger
flexibel: Auf diese Weise
können Sie nur Daten aus
den Standard-Kontakten von
MS Outlook übernehmen.
Nachdem Sie die Funktion
„Kunden aus Outlook-Kontakten“
aufgerufen und eine
Sicherheitsabfrage bestätigt
haben, werden die Angaben
in die Kundendatenbank
übernommen. Falls Sie Informationen
aus anderen als
den Standard-Kontakten von
Outlook übernehmen oder
nur ausgewählte Geschäftspartner
importieren wollen,
empfiehlt sich der Umweg
über die Outlook-Exportfunktion Outlook („Datei“ - „Importieren/Exportieren“).
Anschließend nutzen Sie den eingangs beschriebenen allgemeinen „Import-Assistenten
für Kundendaten“.
Zugabe: Kalender-Import
Im � Kalender ist noch eine weitere Outlook-Importmöglichkeit untergebracht:
Neben den Symbolen für die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht
finden Sie die Schaltfläche „Import/Export MS Outlook“: Nach einer Sicherheitsabfrage
werden wahlweise alle Eintragungen aus dem Outlook-Standardkalender
nach „WISO Mein Büro 2009“ übernommen - oder umgekehrt in den
Outlook-Kalender eingetragen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie in
beiden Arbeitsumgebungen immer über alle anstehenden Terminen auf dem
Laufenden gehalten werden.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Dauerfristverlängerung
Normalerweise müssen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. Tag des
Folgemonats an das Finanzamt gemeldet haben. Den förmlichen „Antrag auf Dauerfristverlängerung“
gemäß § 46 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV)
können Sie direkt aus „WISO Mein Büro 2009“ heraus stellen. Sie finden den bereits
fertig vorbereiteten Vordruck im Bereich „Finanzen“ - „Steuerauswertungen“:
Sie brauchen ihn nur noch auszudrucken, zu unterschreiben und an Ihr Finanzamt
zu schicken. Sofern Sie zu monatlichen Voranmeldungen verpflichtet sind,
können Sie mithilfe dieses Formulars auch die laut § 47 UStDV vorgeschriebene
jährliche „Sondervorauszahlung“ anmelden und abrechnen.
Demodaten
Damit Sie sich sofort einen Eindruck vom Leistungsumfang und leichten Bedienbarkeit
des Programms machen können, steht Ihnen in „WISO Mein Büro 2009“
einen umfangreichen Demodaten-Bestand zur Verfügung. Auf diese Weise haben
Sie auf Anhieb die Möglichkeit, auch komplexere Praxisaufgaben durchzuspielen,
ohne zuvor zeitraubende Eingaben machen zu müssen. Die Datenbank steht Ihnen
auch dann noch zur Verfügung, wenn Sie im Stammdaten-Bereich � „Meine

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Firma“ Ihre eigene Büroeinrichtung vorgenommen und mit der Eingabe echter
Daten begonnen haben.
Über den Menüpunkt „Mein Büro“ - „Demodaten“ wechseln Sie bei Bedarf zurück
in die Testumgebung und probieren dort für Sie neue Programmfunktionen aus.
So lernen Sie das Programm nach und nach immer besser kennen, ohne dass Ihre
„operativen“ Daten Schaden leiden können. Zurück in Ihr eigenes Büro gelangen
Sie über „Mein Büro“ - „Meine Firma“.
Details
In den Tabellenansichten von „WISO Mein Büro 2009“ lässt sich über der
Fensterausschnitt „Details“ aktivieren. Über den greifen Sie blitzschnell auf die
wichtigsten Begleitinformationen zum ausgewählten Kunden, Lieferanten, Artikel
oder Geschäftsvorgang (Bestellung, Angebot, Rechnung) zu. Die Größe des Fensterausschnitts
passen Sie per Maus über den „Anfasser“ an der oberen Trennlinie
an Ihre Bedürfnisse an. Wenn Sie die „Details“-Anzeige vorübergehend nicht benötigen,
blenden Sie sie über wieder aus.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Exklusives „ Detail“
Die � Karteikarte � „Historie“, in der Sie auf einen Blick sämtliche Termine
mit diesem Kunden sowie die zeitliche Abfolge des Briefwechsels erkennen,
finden Sie sogar ausschließlich in der „Details“-Ansicht.
Alle übrigen Einzelinformationen können Sie zwar auch in der Eingabemaske des
einzelnen Datensatzes einsehen. Der konventionelle Weg zur benötigten Information
ist jedoch viel länger, umständlicher und überdies entbehrlich, wenn Sie gar
keine Eingaben machen wollen. Bei einem Kunden sehen Sie zum Beispiel auf einen
Blick, welche � Dokumente mit dem Geschäftspartner verknüpft sind, welche
und wie viele � Artikel in der Vergangenheit gekauft wurden oder wann welche
� Briefe, � Angebote oder � Rechnungen an ihn gegangen sind.
Besonders praktisch: Diese Angaben haben an dieser Stelle nicht nur rein informativen
Charakter, sondern sie lassen sich falls erforderlich gleich aktiv weiterverarbeiten.
So können Sie beispielsweise den Zahlstatus einer Rechnung direkt aus
den Kunden-“Details“ heraus verändern. Und nicht nur das: Sämtliche „weiteren
Funktionen“ der � Office-Haupttabellen (Angebote, Rechnungen etc.) stehen im
Fensterausschnitt „Details“ ebenfalls zur Verfügung. Das erspart Ihnen in vielen
Fällen den Wechsel in andere Programmbereiche und zusätzliche Suchvorgänge.
Dokumente
In den Datenbank-Eingabemasken „Kunden (Lieferanten/Artikel) erfassen und bearbeiten“
finden Sie die unscheinbare � Karteikarte „Dokumente“. Dort legen Sie
bei Bedarf bereits bestehende externe Dateien und Dokumente aller Art und Formate
ab. Selbst E-Mails und E-Mailanhänge können Sie per Maus dorthin ziehen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Texte, Tabellen und Multimediadateien neu
anzulegen. Und wer will, kann sogar Papierbelege � scannen. Bei Bedarf angelegte
Unterverzeichnisse sorgen dafür, dass Sie den Überblick behalten.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Im Kapitel „Büro-Eröffnung“ wird die Handhabung der vielseitig nutzbaren „Dokumentenmappen“
ausführlich vorgestellt.
Drucken
Bis zum papierlosen Büro ist es bekanntlich noch ein langer Weg. „WISO Mein
Büro 2009“ stellt Ihnen viele elektronische Übermittlungskanäle zur Verfügung,
das Drucken ist aber erfahrungsgemäß nach wie vor das wichtigste Ausgabemedium.
Deshalb führen viele Wege zum fertigen Ausdruck, insbesondere …
� über die � „Druckansicht“ aller Korrespondenz-Vorgänge,
� über die � „Seiten-“ bzw. „Druckvorschau“ in den Kalender- und Tabellenansichten,
� den � Kontextmenü-Befehl „Drucken“, den Sie vielfach auch über die
Schaltfläche „Weitere Funktionen“ erreichen oder - kurz und schmerzlos:
� über .
133

Kaufmännisches Wissen kompakt
134
Auch eine Stapelverarbeitung ist möglich: Wenn Sie gleich mehrere Briefe, Bestellungen,
Angebote, Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen in einer Liste
markieren und drücken, werden sie auf einen Schlag ausgedruckt.
Vorsicht: Blitzdruck!
Bitte beachten Sie: Beim Stapeldruck handelt es sich um ein echtes Turboverfahren
für Vieldrucker: Das übliche Dialogfenster „Drucken“ wird dabei nicht
eingeblendet. Um Papier-, Tinten- bzw. Tonerverschwendung zu vermeiden,
sollten Sie sich also sicher sein, dass wirklich alle markierten Dokumente bereits
druckreif sind!
Einheiten definieren
In den Dialogfenstern der Artikelverwaltung und in den Angebots- und Rechnungstabellen
stehen Ihnen normalerweise neun gängige Maß- und Mengeneinheiten
zur Verfügung. Der Standardvorschlag lautet Stück („Stk.“). Wenn
Sie die für Ihre Branche oder Ihren Geschäftsbereich typischen Bezeichnungen
dort nicht finden, können Sie die zugrunde liegende Tabelle über „Stammdaten“
- „Weitere“ - „Einheiten“ problemlos
erweitern:
Mit „ Neu“ legen Sie eine
neue Zeile an, der Sie anschließen
die gewünschte Bezeichnung
geben. Mit speichern Sie
Ihre Eingabe und legen zugleich
die nächste leere Zeile an. Entbehrliche
Einträge markieren Sie
per Mausklick und entfernen sie
dann mit „ Löschen“. Mit
„ Schließen“ beenden Sie
den Dialog endgültig. Auf die
Reihenfolge der Einheiten in den
Dialogfeldern haben Sie keinen
Einfluss: Die Einträge werden automatisch
alphabetisch sortiert.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Mit „ Neu“ legen Sie eine neue Zeile an, der Sie anschließen die gewünschte
Bezeichnung geben. Mit speichern Sie Ihre Eingabe und legen zugleich
die nächste leere Zeile an. Entbehrliche Einträge markieren Sie per Mausklick und
entfernen sie dann mit „ Löschen“. Mit „ Schließen“ beenden Sie den
Dialog endgültig. Auf die Reihenfolge der Einheiten in den Dialogfeldern haben
Sie keinen Einfluss: Die Einträge werden automatisch alphabetisch sortiert.
Einkauf
„Im Einkauf liegt der Gewinn!“, sagt eine alte Kaufmannsweisheit. Aus diesem
Grund ermöglicht „WISO Mein Büro 2009“ eine lückenlose Überwachung Ihrer
� Bestellungen. Auf der zentralen Übersichtsseite � „Office Heute“ sehen Sie in
der Rubrik „Einkauf“ auf einen Blick, bei wie vielen Bestellungen Sie noch auf die
Lieferung warten und wie viele noch ungedruckt sind:
135

Kaufmännisches Wissen kompakt
136
Einkaufspreis
Im Register „Preise“ des Artikelstamms können Sie für jeden einzelnen � Artikel
Ihres Sortiments einen Einkaufpreis hinterlegen. Auf dieser Grundlage erstellt
„WISO Mein Büro 2009“ die � Rohgewinn-Auswertungen. Einkaufsrabatte und
automatische Preis-Kalkulationen sind mit dem Einkaufspreis nicht verknüpft.
Tipp: Gestaffelte Einkaufspreise
Ab der Mittelstandsversion von „WISO Mein Büro 2009“ haben Sie die Möglichkeit,
differenzierte Einkaufspreise auf Artikelebene zu verwalten und in
Abhängigkeit von der Bestellmenge in Ihre Bestellungen zu übernehmen. Einzelheiten
entnehmen Sie im Kapitel „Das Mittelstands-Büro“ am Ende dieses
Handbuchs.
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Die Einnahmenüberschussrechnung (auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt)
wird in der Regel am Anfang eines neuen Jahres für das abgelaufene Wirtschaftsjahr
erstellt. Sie dient hauptsächlich der Gewinnermittlung und wird im
Rahmen der Einkommensteuererklärung zusammen mit der „Anlage GSE“ beim
Finanzamt eingereicht.
Die EÜR ist die „vereinfachte“ Gewinnermittlung für kleinere Unternehmen, die
bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten - und die nicht freiwillig
oder wegen der gewählten Rechtsform ins Handelsregister eingetragen sind.
Freiberufler (wie Ärzte, Rechtsanwälte oder Journalisten) kommen auf jeden Fall
in den Genuss der vereinfachten Buchführung. Vorteile: Es muss keine Bilanz
erstellt werden, die Pflicht zur Bewertung des Anlage- und Umlaufvermögens entfällt
und bei der Einkommen- und Umsatzsteuererklärung kommt es nicht auf den
Zeitpunkt der Rechnungsstellung an, sondern darauf, wann das Geld tatsächlich
auf Ihrem Konto landet. Im Kern besteht die EÜR darin,

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
� die Summe aller betrieblichen Einnahmen zu ermitteln - einschließlich Vorsteuererstattungen
des Finanzamts sowie privater Nutzungsanteile (zum
Beispiel des Geschäftswagens oder des Telefons) und davon
� die Summe aller betriebsnotwendigen Ausgaben abzuziehen (einschließlich
Abschreibungen und Umsatzsteuerzahlungen ans Finanzamt).
� Zudem verlangt der Fiskus von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von
mehr als 17.500 Euro, dass sie ihre Betriebs-Einnahmen und -Ausgaben
bestimmten Kategorien zuordnen (z. B. Personal-, Kfz- oder Raumkosten)
und sie in ein amtliches „EÜR-Formular“ eintragen.
Um zu wissen, wie der eigene Betrieb aktuell unter Gewinn-Gesichtspunkten dasteht,
ist eine EÜR aber auch im laufenden Jahr ausgesprochen sinnvoll. Und
da es einen engen Zusammenhang zur Umsatzsteuervoranmeldung gibt, müssen
umsatzsteuerpflichtige Existenzgründer faktisch sogar eine monatliche Erfolgsrechnung
erstellen.
All diese Aufgaben erledigen Sie mit „WISO Mein Büro 2009“ im besten Fall „im
Vorbeigehen“ mit wenigen Mausklicks. Im Alltag müssen Sie während der ohnehin
sinnvollen Kontrolle Ihrer Kontoauszüge Ihren einzelnen Einnahmen und
Ausgaben nur die passenden � Buchungskategorien zuweisen. Mit der praktischen
� Zuordnungs-Funktion ist das in den allermeisten Fällen eine Sache von
ein paar Sekunden.
Sogar die gefürchteten Abschreibungs-Buchungen erledigt das Programm automatisch.
Sie tragen Ihre Anschaffungen lediglich einmalig in das � Anlagenverzeichnis
ein. Am Jahresende brauchen Sie dann nur noch daran zu denken, Ihre
privaten Nutzungsanteile zu buchen.
Die eigentliche EÜR ist dann nur noch eine Sache von ein paar Minuten: Über
den Menüpunkt „Finanzen“ - „Steuervordrucke“ rufen Sie das Formular „Einnahmenüberschussrechnung“
auf und lassen die Daten dann automatisch „Aus
Buchungen ermitteln“:
137

Kaufmännisches Wissen kompakt
138
Nachdem das Programm das EÜR-Formular automatisch mit den richtigen Daten
gefüllt hat, drucken Sie es aus. Die mit „WISO Mein Büro 2009“ erzeugten
Ausdrucke werden vom Finanzamt akzeptiert. Wenn Sie trotzdem die Original-
Vordrucke verwenden wollen, können Sie den Formular-Hintergrund aber auch
ausblenden und nur die Werte zu Papier bringen. Dafür gibt es am oberen Rand
der EÜR-Vordruckausgabe ein spezielles Dropdown-Menü („mit Hintergrund“/
„ohne Hintergrund“/„nur Werte“).
Alternative Handarbeit
Falls Sie an den von „WISO Mein Büro 2009“ automatisch ermittelten Werten
nachträglich manuelle Änderungen vornehmen möchten, stellt auch das kein
Problem dar: Sie ermitteln die abweichenden Zahlen, rufen das EÜR-Formular
erneut auf und starten diesmal die Variante „Nicht aus Buchungen ermitteln“.
Nun geben Sie die endgültigen Werte direkt am Bildschirm in die passenden
Felder ein, drucken das Formular aus und reichen es zusammen mit Ihren
übrigen Steuerunterlagen beim Finanzamt ein.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Praxistipp: Wenn Sie sich im Alltag eine Übersicht über die Einnahmen und
Ausgaben des laufenden Jahres verschaffen wollen, ist die eigenwillige Systematik
des amtlichen EÜR-Formulars nur bedingt geeignet. In den � „Rechnungs-
und Buchhaltungslisten“ finden Sie daher eine Register „Einnahmen-Überschuss-
Rechnung“, hinter der sich eine nach � „Buchungskategorien“ zusammengefasste
Jahresliste aller Einnahmen und Ausgaben verbirgt. Die Ausgabe erfolgt als interaktive
Liste.
Einstellungen
Über den Menüpunkt „Extras“ - „Einstellungen“ - „Allgemein“ rufen Sie drei
Grundeinstellungs-Dialoge auf, hinter denen sich ausgesprochen nützliche Funktionen
verbergen:
� „Grundeinstellungen 1“: Hier legen Sie fest, ob beim Start von „WI-
SO Mein Büro 2009“ ein Passwort abgefragt wird und wenn nicht, wer
der Standard-Benutzer ist. Außerdem entscheiden Sie dort, mit welcher
Datenbank normalerweise gearbeitet wird. Sofern vorhanden, wählen Sie
an dieser Stelle Ihren PC-“Faxdruckertreiber“ aus. Außerdem können Sie
einstellen, dass bei jeder Rechnungs-Ausgabe (sei es als Druck, E-Mail
oder Fax) obligatorisch eine elektronische Kopie im � Rechnungsarchiv
angelegt wird.
139

Kaufmännisches Wissen kompakt
140
� „Grundeinstellungen 2“: Auf dieser Karteikarte bestimmen Sie die Anzahl
von Kopien, die bei Angeboten, Rechnungen und Bestellungen ausgedruckt
werden sollen. Das erspart Ihnen in vielen Fällen den Umweg über den
Druckdialog. Außerdem aktivieren oder deaktivieren Sie an dieser Stelle die
Erinnerungsfunktion des Kalenders und stellen die gewünschte Auflösung
und den Farbmodus des angeschlossenen Scanners ein.
� „Grundeinstellungen 3“: Hier bestimmen Sie Auflösung und Farbtiefe
der � PDF-Dokumente, die aus „WISO Mein Büro 2009“ heraus erzeugt
werden. Und Sie legen fest, welche Zeichensätze bei der PDF-Umwandlung
eingebunden werden sollen. Auflösung und Farbtiefe können dabei je nach
Verwendungszweck (z. B. Mailversand, Rechnungsarchiv oder PDF-Export)
unterschiedlich einstellen.
Elster
„WISO Mein Büro 2009“ verfügt über eine eingebaute „Elster“-Schnittstelle,
über die Sie Ihre Umsatzsteuer-Erklärungen und -Voranmeldungen direkt ans
Finanzamt übermitteln können: In der Ausgabe-Leiste am rechten Seitenrand
der „Druckansicht“ erscheint in den Umsatzsteuer-Druckansichten zusätzlich zu
den üblichen Drucker-, Fax- und E-Mailsymbolen die Schaltfläche „Elster“. Vorausgesetzt,
Ihr Computer ist ans Internet angeschlossen, genügt ein Mausklick
und schon wird die soeben erstellte Umsatzsteuermeldung an den Finanzamtsserver
übertragen.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Keine Sorge: Sie können die Finanzamts-“Connection“ zunächst einmal üben.
Erst wenn Sie das Häkchen vor der Option „Testversand“ im Menü „Extras“ - „Elsterversand“
entfernt haben, werden die echten Daten übertragen.
E-Mail
E-Mails sind aus heutigen Büros nicht mehr wegzudenken. Viele Geschäftsbriefe
werden heutzutage bereits elektronisch übermittelt. Mit „WISO Mein Büro 2009“
verbinden Sie die Vorteile klassischer Korrespondenz mit denen der modernen
Informationstechnologie, indem Sie Ihre optisch ansprechenden und mit allen Informationen
versehenen Dokumente per E-Mailanhang an Ihre Geschäftspartner
übermitteln. Dabei bedient sich das Programm des universellen � PDF-Formats.
PDF-Dateien können auf praktisch jedem Computer geöffnet werden, sie sehen
überall gleich aus und stellen keine Sicherheitsbedrohung dar.
Sofern Sie mit � MS Outlook oder Outlook Express arbeiten, verwandeln Sie Ihr
Schreiben über das E-Mailsymbol ohne Umweg in eine neue E-Mail, in der das
PDF-Dokument bereits als Dateianhang eingefügt ist:
141

Kaufmännisches Wissen kompakt
142
Wenn Sie mit einem anderen E-Mailprogramm arbeiten, erzeugen Sie zunächst
eine PDF-Datei und machen daraus anschließend manuell einen E-Mailanhang.
B2B-Hürde „elektronische Signatur“
Elektronische Rechnungen sind zweifellos eine kosten- und zeitsparende Alternative
zum Postversand. E-Mail-Rechnungen an andere Unternehmen entsprechen
allerdings nur dann den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes, wenn
Sie eine amtlich anerkannte „elektronische Signatur“ tragen. Damit ist nicht
eine eingescannte Unterschrift gemeint, sondern eine elektronische Sicherung
gegen nachträgliche Manipulationen. Um den Anspruch Ihrer Geschäftskunden
auf Vorsteuererstattung nicht zu gefährden, sollten Sie entweder ...
� weiter Papierrechnungen verschicken oder
� Ihre Rechnungen mithilfe der � Online-Poststelle elektronisch signieren.
Ersteinrichtungs-Assistent
Wenn Sie ausgehend von den „Demodaten“ zum ersten Mal die Funktion „Mein
Büro“ - „Meine Firma“ aufrufen, sehen Sie sich dem „Ersteinrichtungs-Assistenten“
gegenüber. Keine Sorge: Sie müssen hier keine lange Konfigurations-Prozedur über
sich ergehen lassen. Sie können die kurze Dialogfolge sogar jederzeit abbrechen,
ohne dass das nachteilige
Folgen hätte.
Fehlende Angaben
holen Sie bei Gelegenheit
über den
Menüpunkt „Mein
Büro“ - „Meine Firma“
nach.
Im Kapitel „Büro-
Eröffnung: ‚Meine
Firma‘“ werden die
einzelnen Schritte
auf dem Weg zur
fertigen Arbeitsumgebung
ausführlich
erläutert.

EÜR
� Einnahmenüberschussrechnung
Export
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
„WISO Mein Büro 2009“ ist keine Insellösung: Gespeicherte Daten und Auswertungen
können Sie über unterschiedliche Schnittstellen an andere Computerprogramme
weitergeben. Aufgrund der weiten Verbreitung steht dabei das � MS-
Excel-Format im Mittelpunkt, das inzwischen zu einer Art Quasistandard beim
einfachen Datenaustausch geworden ist. Außerdem gibt es an mehreren Stellen
eine direkte Übergabemöglichkeit an � MS Outlook.
Und so drehen Sie an der Export-Schraube:
� Sämtliche � „Auswertungen“, die � „Stammdaten-Listen“ sowie � „Rechnungs-
und Buchhaltungslisten“ übertragen Sie per Mausklick auf das Excel-Symbol
direkt in eine neue Excel-Tabelle.
� Alle � Tabellenansichten können Sie wahlweise direkt an MS Excel übergeben
und dort bearbeiten oder aber als XLS-, TXT- oder XML-Datei spei-
143

Kaufmännisches Wissen kompakt
144
chern. Diese zweite Alternative bietet sich vor allem dann an, wenn MS
Excel auf dem betreffenden PC nicht installiert ist oder die Datenbestände
auf einem anderen Computer weiterbearbeitet werden sollen. Sie finden die
ebenso einfache wie leistungsfähige Exportfunktion im Kontextmenü aller
Stammdaten- und Vorgangslisten unter „Aktuelle Tabellenansicht“ - „Tabelle
in MS Excel bearbeiten“ bzw. „Tabelle exportieren“.
� Den kurzen Dienstweg zu � MS Outlook gibt es nur im � Kalender und in
den Kunden- und Lieferanten-Tabellen. Zu finden ist die Funktion ebenfalls
im Kontextmenü: „ In den MS Outlook-Kontakten speichern“.
Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater schließlich ist der � „Pendelordner“
im Bereich „Finanzen“ gedacht: Mithilfe dieser Excel-Exportfunktion speichern
Sie alle laufenden Geschäftsvorgänge (Inhalte von Ausgangsrechnungen,
Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen) in einer einzigen Excel-Datei. Auf
dieser Grundlage können die Mitarbeiter Ihres Steuerberaters ohne zusätzlichen
Erfassungsaufwand Ihre Steuererklärungen, Voranmeldungen sowie betriebswirtschaftlichen
Auswertungen erstellen.
Fax
Anstatt Briefe, Bestellungen, Angebote, Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen
auszudrucken, zu falten, einzutüten, zu frankieren und zur Post zu bringen,
können Sie sie auch umstandslos per Fax verschicken. Dafür muss Ihr Computer
aber über ein Faxmodem, einen virtuellen Fax-Druckertreiber, den Anschluss an
ein Fax-Gateway oder eine vergleichbare Lösung verfügen. Die erforderlichen
Anpassungen nehmen Sie in Ihrer � Online-Poststelle oder auf der Karteikarte
„Grundeinstellungen 1“ unter � Einstellungen vor.
Fernwartung
Falls beim Einsatz von „WISO Mein Büro 2009“ Probleme auftauchen, die mit
diesem Handbuch, über die Online-Hilfe und im Online-Forum nicht zu beheben
sind, können Sie sich an die Buhl Data Hotline wenden. Wenn Sie sich für die �
„Aktualitäts-Garantie“ entschieden haben, bieten wir Ihnen sogar die Möglichkeit,
mit Unterstützung eines Support-Mitarbeiters eine Fernwartung von „WISO Mein
Büro“ durchführen zu lassen. Die Einzelheiten werden im Einleitungskapitel unter
der Überschrift „Komfortable Fernwartung“ erläutert.

Filtern
� Datenfilter
Finanzen
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Im Modul „Finanzen“ verwalten Sie Ihre � Bankkonten, stellen � Überweisungen
aus, holen per � Online-Banking Ihre elektronischen Kontoauszüge ab, führen
bei Bedarf ein � Kassenbuch, ordnen Ihre Einnahmen und Ausgaben den �
Buchungskategorien zu, drucken und verschicken die vom Programm automatisch
erstellten � Mahnungen und lassen am Monats-, Quartals- bzw. Jahresende
die � Steuervordrucke für die Einkommen- und Umsatzsteuererklärung vom
Programm erstellen. Außerdem können Sie sich hier zusammenfassende � Rechnungs-
und Buchhaltungslisten anzeigen lassen.
Der Buchhaltungsaufwand ist mit „WISO Mein Büro 2009“ minimal: Viele Vorgänge
werden ganz ohne besonderes Zutun korrekt verbucht, z. B. nur, indem Sie
eine vom Kunden beglichene Rechnung als „vollständig bezahlt“ kennzeichnen
und den Zahlungsweg angeben. Fast alle anderen „Buchungen“ erledigen Sie per
� Zuordnung: Bei Zahlungsvorgängen auf einem � Online-Konto besteht die
einzige Aufgabe darin, den noch nicht automatisch verbuchten Vorgängen die
richtige Buchungskategorie zuzuweisen. Und selbst diese Arbeit nimmt Ihnen der
� Zuordnungs-Assistent vielfach ab, indem er passende Vorschläge macht.
Gruppieren/Gruppierungsbereich
Ist die Option „Gruppierungsbereich anzeigen“ im Menü � „Ansicht“ aktiviert,
erscheint am oberhalb von „Stammdaten“-, „Office“- und „Vorgänge“-Listen die
Aufforderung „Ziehen Sie eine Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren“.
Wenn Sie das tun und zum Beispiel in der Rechnungstabelle das Gruppierkriterium
„Zahlungsstatus“ per Maus auf den Link ziehen, dann fasst das Programm
alle Rechnungen mit dem gleichen Zahlungsstatus zusammen. Sie können
die Liste der zusammengehörenden Rechnungen anschließend per Mausklick auf
das „Plus-“ bzw. „Minussymbol“ am linken Tabellenrand ein- und ausblenden:
145

Kaufmännisches Wissen kompakt
146
Anders als beim einfachen � Sortieren überblicken Sie auf diese Weise selbst
sehr lange Listen. Und im Unterschied zum � Filtern verlieren Sie zugleich die
anderen Gruppen nicht aus den Augen.
Gutschrift
Der Begriff „Gutschrift“ hat im Geschäftsleben drei sehr unterschiedliche Bedeutungen:
� Gutschrift aufs Bankkonto: Überweisungen von Kunden
� Gutschrift als Rechnungsersatz: Der Empfänger stellt die Rechnung aus.
� Gutschrift als teilweiser oder vollständiger Nachlass auf eine zuvor gestellte
Rechnung.
Wenn bei „WISO Mein Büro 2009“ von einer Gutschrift die Rede ist, dann ist damit
ausschließlich die dritte Bedeutung gemeint. Dabei hat das Gutschrift-Modul
lediglich den Zweck, aus einer bestehenden Rechnung ein inhaltlich identisches
Erstattungsdokument mit negativem Vorzeichen zu erzeugen, das Sie ausdrucken
und dem Kunden zuschicken können.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Um unerwünschte Umsatzsteuer-Fehlbuchungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen
folgendes Vorgehen: Wollen Sie einem Kunden einen nachträglichen Nachlass
auf eine Rechnung gewähren, erstellen Sie zunächst eine Gutschrift in Höhe
der Ursprungsrechnung. Den dazu gehörigen Befehl („Gutschrift zur Rechnung erstellen“)
finden Sie im Kontextmenü der Rechnungstabelle. Die fertige Gutschrift
taucht anschließend als Rechnung mit negativem Vorzeichen in der Rechnungsliste
auf. Unterm Strich neutralisieren sich dadurch die im Hintergrund ablaufenden
Buchungen.
147

Kaufmännisches Wissen kompakt
148
Anschließend erstellen Sie mithilfe des Kontextmenü-Befehls „Kopieren und Bearbeiten“
eine identische Kopie der Ursprungsrechnung – die dann unter neuer
Rechnungsnummer geführt wird: In der neuen Rechnung nehmen Sie die erforderlichen
Korrekturen von, drucken sie aus und verschicken sie zusammen mit der
Gutschrift an den Kunden. Das Verfahren klingt zunächst etwas umständlich, ist
aber wasserdicht und für alle Beteiligten die „sauberste“ Lösung.
GWG-Sofortabschreibung
Beim Abschreiben von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) im Nettowert von
bis zu 150 Euro (bis 2007: 410 Euro) gehen Sie im Prinzip genauso vor wie bei der
konventionellen Abschreibung: Sie wählen im Buchungsdialog des Zahlungsvorgangs
die Buchungskategorie „Einkauf von Anlagevermögen“. Nach dem Mausklick
auf „Neues Anlagengut definieren“ entscheiden Sie sich anschließend unter
„Art des Anlagengutes“ für „480 - Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 150 €“.
GWG- Sammelposten (Pool)
� Sammelposten (GWG-Pool)
Hilfe
„WISO Mein Büro 2009“ ist trotz seiner Funktionsvielfalt ausgesprochen einfach
zu bedienen. Erfahrungsgemäß tauchen im betrieblichen Alltag trotzdem

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
gelegentlich Aufgabenstellungen auf, die für kaufmännisch „unvorbelastete“ Anwender
eine Hürde darstellen können. Aus diesem Grund halten wir für unsere
Kunden zahlreiche Support-Angebote bereit: Angefangen bei diesem Handbuch
über das � Online-Forum bis hin zur Telefon-Hotline und � Fernwartung. Unter
der Überschrift „Hilfe und Support“ werden die verschiedenen Unterstützungsangebote
im ersten Kapitel genauer vorgestellt.
Historie
Im hektischen Alltagsgeschäft verliert man die kundenbezogenen Aktivitäten
allzu leicht aus den Augen. Da ist das lückenlose Gedächtnis von „WISO Mein
Büro 2009“ eine große Hilfe: In der Kunden- und Lieferanten-“Historie“ werden
sämtliche auf einen bestimmten Geschäftspartner bezogenen Aktivitäten im
Zeitverlauf aufgezeichnet - angefangen beim Werbebrief über den telefonischen
Erstkontakt, das Angebotsschreiben, den persönlichen Besuchstermin bis hin zu
den Rechnungen - vorausgesetzt natürlich, Sie haben die betreffenden Aktivitäten
im Programm „aktenkundig“ gemacht:
149

Kaufmännisches Wissen kompakt
150
Wenn Sie auf der Suche nach einem bestimmten Vorgang sind (z. B. einem �
Angebot), können Sie entbehrliche Eintragungen (� Rechnungen und � Briefe)
ausblenden. Sie finden die Karteikarte „Historie“ Sie in der � „Details“-Ansicht
der Kunden- und Lieferanten-Tabellen.
Import
� Datenimport-Assistenten, � Dateiimport-Assistent
Individuelle Felder
Wenn Ihnen die zahlreichen Standardfelder der Kunden-, Lieferanten-, Artikel-
und Korrespondenz-Tabellen nicht genügen, weil Sie zusätzlichen Raum für
systematisch erfasste Informationen benötigen, können Sie die insgesamt sieben
Datenbanken unter „Stammdaten“ - „Meine Firma“ um jeweils fünf „individuelle
Felder“ erweitern:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Die neu eingerichteten Eingabefelder finden sich anschließend auf der Karteikarte
„Individuelle Felder“ der betreffenden Tabelle wieder - in diesem Fall der Kundendatenbank:
Bitte beachten Sie: Die individuellen Felder haben bei „WISO Mein Büro 2009“
ausschließlich Informations-Charakter für interne Zwecke: Sie können die Feldinhalte
also nicht in die Geschäftsbriefe und Auswertungen einbinden.
Kalender
Mit der Terminverwaltung von „WISO Mein Büro 2009“ halten Sie einmalige oder
regelmäßig wiederkehrende Verabredungen sowie fällige Aufgaben fest, lassen
sie sich wahlweise in Tages-, Wochen- oder Monatsansichten zusammengefasst
anzeigen und sich darüber vom Programm rechtzeitig an die Fälligkeit erinnern.
Wenn Sie den elektronischen „Weckdienst“ nicht benötigen, können Sie ihn in
den � Grundeinstellungen aber auch deaktivieren.
Darüber hinaus ist das Modul eng mit den übrigen „Office“- und „Vorgänge“-
Bereichen verknüpft:
151

Kaufmännisches Wissen kompakt
152
� Bei Bedarf lassen Sie sich in der Kalenderansicht die erledigte Geschäftskorrespondenz
anzeigen – einschließlich der für die Erstellung benötigten Zeit.
Auf diese Weise rufen Sie zum Beispiel eine bestimmte Rechnung schneller
auf, als sie über die Rechnungs- oder Kundenliste zu suchen.
� Sie können jedem einzelnen Vorgang den dazugehörigen Geschäftspartner
zuordnen: Damit haben Sie bei Fälligkeit sofort die passenden elektronischen
Kunden- oder Lieferanten-Akten am Bildschirm – Knopfdruck genügt.
� Neben einem „allgemeinen“ Kalender hat jeder � Mitarbeiter die Möglichkeit,
einen eigenen Kalender zu führen. Wer über die entsprechenden Rechte
verfügt, kann sich die Termineintragungen anderer Benutzer am Bildschirm
anzeigen lassen. Das vereinfacht die Vereinbarung interner Termine.
� Bei Terminserien können Sie in jedem Einzelfall entscheiden, ob Sie Änderungen
an einzelnen oder allen Eintragungen vornehmen wollen.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Der Kalender ist in Optik und Handhabung sehr eng an den Outlook-Kalender angelehnt.
Darüber hinaus wird der Parallelbetrieb der beiden Produkte unterstützt:
Mithilfe der am oberen Fensterrand eingeblendeten „Import/Export“-Schaltfläche
sorgen Sie dafür, dass die Termine aus dem Outlook-Standardkalender in
die Terminansicht von „WISO Mein Büro 2009“ übernommen werden und/oder
umgekehrt. Wollen Sie importierte Termine wieder aus Ihrem Kalender entfernen,
nutzen Sie die Funktion „Alle aus MS-Outlook importierten Einträge löschen“.
Karteikarten
In „WISO Mein Büro 2009“ werden an vielen Stellen sogenannte Karteikarten
(=Registerkarten) eingesetzt, um Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung zu stellen.
Per Klick auf den „Reiter“ einer solchen Karteikarte holen Sie die betreffende
Eingabemaske in den Vordergrund und können sie anschließend ausfüllen:
Ihre Eingaben oder Aktualisierungen gehen durch einen Klick auf einen anderen
Reiter nicht verloren: Das Programm merkt sich die Änderungen automatisch.
Kasse/Kassenbuch
Mit „WISO Mein Büro 2009“ können Sie ein Kassenbuch führen, in dem Sie die
Ein- und Auszahlungen von Bargeld aufzeichnen. Vorgeschrieben ist eine solche
Kasse jedoch ebenso wenig wie ein separates geschäftliches Girokonto. Bare und
bargeldlose Vorgänge können Sie den � Buchungskategorien ebenso gut über ein
gemischtes internes � „Verrechnungskonto“ zuordnen.
Falls Sie eine Kasse führen wollen, so finden Sie das Kassenbuch im Menü „Finanzen“
- „Zahlungen Bank/Kasse“. Dort klicken Sie auf das Kassensymbol, um sich
alle bisherigen Einnahmen und Ausgaben anzeigen zu lassen. Über „ Neu
Eingabe“ bzw. „ Neu Ausgabe“ erfassen Sie neue Zahlungen:
153

Kaufmännisches Wissen kompakt
154
Im Dialogfenster „Zahlungen“ machen Sie die folgenden Angaben:
� Name des Empfängers/Auftraggebers,
� Verwendungszweck,
� Einzahlungs- oder Auszahlungsbetrag,
� � Buchungskategorie und
� bei Bedarf zusätzlich die � Kosten- und Erlösart und/oder � Verwendung.
Datum und Steuerschlüssel trägt das Programm normalerweise automatisch ein.
Diese Vorschläge können Sie aber nachträglich manuell ändern. Die Angabe einer
� Belegnummer ist durchaus sinnvoll - aber ebenfalls nicht Pflicht.
Kaufartikel
Wenn Sie wissen möchten, welche Kunden in der Vergangenheit welche � Artikel
oder Dienstleistungen bei Ihnen geordert haben, blenden Sie in der Kundenübersicht
die � „Details“ ein und werfen einen Blick auf die � Karteikarte
„Kaufartikel“. Dort finden Sie eine aussagekräftige Liste mit den gewünschten

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Informationen. Umgekehrt finden Sie in der Tabellenansicht � Artikel an dieser
Stelle die Liste der „kaufenden Kunden“.
Kennwort (ändern)
„WISO Mein Büro 2009“ kann von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Jeder
� Benutzer hat eigene Zugangsdaten, die Sie als „Administrator“ über „Stammdaten“
- „Mitarbeiter“ vergeben. Das persönliche Passwort kann jeder einzelne
Benutzer anschließend über den Menüpunkt „Extras“ - „Kennwort ändern“ beeinflussen.
Kontenliste, Kontenplan, Kontenrahmen
Wenn Sie schon einmal mit einem konventionellen Buchhaltungsprogramm gearbeitet
haben, kennen Sie bestimmt die Begriffe Kontenrahmen, Kontenplan oder
auch Kontenliste.
Je nach gewünschter � „Art der steuerlichen Verbuchung“ kann „WISO Mein
Büro 2009“ mit drei unterschiedlichen Kontenrahmen arbeiten. In den Bedienelementen
taucht dieser Fachbegriff jedoch nicht auf. Dadurch wird vermieden, dass
Verwechslungen zwischen Finanz- und Buchungskonten entstehen. Sie ordnen
Ihre Geschäftsvorgänge vielmehr sogenannten � Buchungskategorien zu.
Kontenübersicht
Dass die Buchungskategorien im Hintergrund auf „echten“ Buchhaltungskonten
verwaltet werden, merken Sie oft erst dann, wenn Sie sich am Jahresende die nach
Buchungskategorien geordnete „Kontenübersicht“ ausdrucken lassen. Sie finden
diese Liste unter � „Finanzen“ - „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“.
Anders als beim zeitlich geordneten � Buchungsjournal und der nach der Finanzamtslogik
aufgebauten � Einnahmenüberschussrechnung sind in der Kontenübersicht
sämtliche Einnahmen und Ausgaben nach den einzelnen Einnahmen-,
Ausgaben-, Geld- und Vermögenskategorien geordnet. Das ist also die kompletteste
und differenzierteste Aufstellung aller Buchungsvorgänge.
Kopieren und Bearbeiten
Über die Kontextmenüs und/oder die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ erreichen
Sie in allen � Stammdaten- und � Office-Tabellen die äußerst praktische
Funktion „Kopieren und Bearbeiten“. Mi deren Hilfe erstellen Sie einen neuen,
155

Kaufmännisches Wissen kompakt
156
identischen Datensatz unter dem aktuellen Datum, in dem Sie anschließend nur
noch die abweichenden Felder zu ändern brauchen. Das beschleunigt den Erfassungsvorgang
erheblich und erspart ihnen viel Tipparbeit.
Kosten-/Erlösart
Zusätzlich zu den steuerlichen � Buchungskategorien können Sie Ihre Einnahmen
und Ausgaben frei definierten „Kosten-/Erlösarten“ zuordnen:
Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kosten- und Erlöslage unabhängig von den
Vorgaben des Finanzamts nach betrieblichen Gesichtspunkten zu analysieren. Wie
Sie Ihre betrieblichen Kosten und Erlöse einteilen, bleibt dabei ganz Ihnen überlassen.
Die Definition Ihrer Kosten- und Erlösstruktur nehmen Sie unter „Stammdaten“
- „Weitere“ - „Kosten-/Erlösarten“ vor. Zusammenfassende Berichte erstellen
Sie später mithilfe des � „Auswertungen“-Moduls „Kosten/Verwendungen“.
Das Gegenstück zu den Kosten-/Erlösarten sind die � „Verwendungen“: In diesem
Buchungsfeld ordnen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben bei Bedarf bestimmten
Produkten, Dienstleistungen oder einzelnen Projekten zu. Deren Erfolg können
Sie später im Handumdrehen auswerten.
Kunden
Im Mittelpunkt des Geschäftslebens steht bekanntlich: „der Kunde“. Die Kundendatenbank
ist denn auch das Herzstück von „WISO Mein Büro 2009“: Nicht ganz
zufällig taucht das Symbol „Kunden“ in der Stammdaten-Navigationsleiste ganz

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
oben auf. Auf die vorhandenen Kunden-Informationen haben Sie darüber hinaus
in fast allen Programmbereichen Zugriff:
� Angefangen beim � Termin, der mit einem bestimmten Kunden verknüpft ist,
� über Geschäftsbriefe aller Art, in die Sie die Kundendaten per Mausklick
einfügen bis hin zu den
� � Auswertungen, die sich nach Kunden, � Kundenkategorien und � Kundenkategorien
filtern lassen.
In den „12 ersten Schritten“ des Kapitels „Meine Firma“ können Sie nachlesen, wie
schnell Sie die wichtigsten Informationen zu einer neuen Kundin in die Stammdaten
aufnehmen können.
Besonders praktisch ist die unscheinbare � „Details“-Ansicht in der Kundenübersicht:
Ohne dass Sie die einzelnen Datensätze eigens öffnen müssen, sehen Sie auf
einen Blick, wann zum Beispiel welche � Briefe, � Angebote oder � Rechnungen
an einen bestimmten Kunden gegangen sind, welche und wie viele � Artikel
in der Vergangenheit von ihm gekauft wurden und welche � Dokumente mit
diesem Geschäftspartner verknüpft sind.
Allgemeine Kontaktverwaltung
In die Kundendatenbank können Sie selbstverständlich auch die Kontaktdaten
von Interessenten und sonstigen Geschäftspartnern aufnehmen. Nur für
� Lieferanten gibt es ein gesondertes Programmmodul.
Kundenkategorie
Wenn Sie Ihre Kundschaft nach bestimmten Merkmalen zusammenfassen wollen,
ordnen Sie ihr in der Karteikarte „Statistik“ sogenannte Kundenkategorien
zu. Vorbereitet ist eine Einteilung nach Wichtigkeit (Kategorien „A“-, „B“- und
„C“-Kunden). Diese unverbindlichen Vorschläge des Programms können Sie über
den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Weitere“ - „Kundenkategorien“ aber ganz nach
Belieben ändern und/oder erweitern.
Kundenstammblatt
Wenn Sie die wichtigsten Kontakt- und Umsatzinformationen eines � Kunden zu
Papier bringen wollen, etwa um sie bei einem Besuch zur Hand zu haben, nutzen
157

Kaufmännisches Wissen kompakt
158
Sie das „Kundenstammblatt“. Auf dem finden Sie auch Ihre � Anmerkungen
wieder. Aufgerufen wird die Stammblatt-Druckvorschau im Dialogfenster „Kunden
erfassen/bearbeiten“ über die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ - „Kundenstammblatt
drucken“. In der Kundenübersicht erreichen Sie die gleiche Funktion
über den Kontextmenü-Befehl „ Kundenstammblatt drucken“, der sich hinter
der Schaltfläche „Weitere Funktionen“ verbirgt.
Landkartenanzeige
„WISO Mein Büro 2009“ zeigt Ihnen die Standorte Ihrer Geschäftspartner auf
den Online-Karten von KlickTel und GoogleMaps. Alternativ zur einfachen Kartendarstellung
können Sie sich auch für den � Routenplaner entscheiden. Den
von Ihnen bevorzugten Kartendienst stellen Sie unter „Extras“ - „Einstellungen“
- „Landkartenanzeige/Routenplaner“ ein. In der Liste der „Beispiel-Einstellungen“
wählen Sie den von Ihnen bevorzugten Dienstleister und klicken dann auf „Beispiel
übernehmen“:
Sie können nicht nur zwischen unterschiedlichen Diensten wählen, sondern bei
Bedarf auch deren Internetadresse und die jeweiligen Abfrage-Parameter beeinflussen.
Außerdem legen Sie an dieser Stelle fest, ob das Kartenmaterial in einem

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Programmfenster von „WISO Mein Büro 2009“ oder in Ihrem Webbrowser geöffnet
werden soll. Die eigentliche Kartenanzeige öffnen Sie anschließend über das
Kontextmenü Ihrer Kunden- und Lieferanten-Listen. Dort finden Sie den Eintrag
„Adresse in ... Landkarte anzeigen“:
Die weitere Handhabung des Kartenmaterials ist in der Regel selbsterklärend:
Welche Schritte nötig sind, um zum Beispiel Ausschnittvergrößerungen vorzunehmen,
die Darstellungsart zu verändern oder eine Karte zu drucken, jedoch
davon ab, für welchen Kartendienst Sie sich entschieden haben.
Bitte beachten Sie: Falls Sie die Landkartenanzeige mit den Demodaten testen,
erhalten Sie in den meisten Fällen eine Fehlermeldung, weil die Anschriften des
159

Kaufmännisches Wissen kompakt
160
Spielmaterials fiktiv sind. Mit echten Daten funktionieren die Kartendienste einwandfrei.
Probieren Sie‘s aus.
Lieferanten
Die Lieferanten-Datenbank bietet grundsätzlich die gleichen Datenverwaltungs-
Möglichkeiten wie die für � Kunden. Was für Kunden � Angebote, � Rechnungen
und � Mahnungen sind, gilt bei Lieferanten für � Bestellungen und � Überweisungen.
Sie können in der Lieferanten-Datenbank selbstverständlich auch die
Kontaktdaten von Dienstleistern und sonstigen Kooperationspartnern speichern.
Lieferantenstammblatt
vgl. � Kundenstammblatt
Lieferbedingungen
Beim Ausstellen von Rechnungen greifen Sie bei Bedarf auf vordefinierte Lieferbedingungen
zu, wie zum Beispiel „frei Haus“ oder „ab Werk“. Sie können die Bezeichnungen
der vorgegebenen Lieferkonditionen und die auf den Begleitpapieren
ausgedruckten Texte unter „Stammdaten“ - „Lieferbedingungen“ nach Belieben
ändern und/oder erweitern.
Lieferschein
Wenn die Lieferung an einen anderen Empfänger geht oder zu einem anderen
Zeitpunkt erfolgt als der Rechnungsversand, ist ein zusätzlicher Lieferschein sinnvoll.
In vielen Branchen erwarten Kunden grundsätzlich zusätzlich zur Rechnung
einen Warenbegleitschein. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das bis auf die
Positions- und Rechnungsbeträge, die Steuerangaben und Zahlungsbedingungen
mit den Rechnungsangaben übereinstimmt. Mit „WISO Mein Büro 2009“ erstellen

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Sie Ihre Warenbegleitpapiere im Handumdrehen: Inhaltliche Grundlage ist die
fertige Rechnung. Im Kontextmenü der Rechnungsübersicht finden Sie den Befehl
„Lieferschein Seitenvorschau“:
Lieferscheine werden automatisch erzeugt und lassen sich nicht bearbeiten. Mit
der Wahl der gewünschten Ausgabeoption (Druck, Fax, E-Mail, PDF) ist die Erstellung
des Lieferscheins abgeschlossen. Wenn der „Umweg“ über die Vorschau
nicht erforderlich ist, schicken Sie Ihren Lieferschein mit dem Kontextmenü-Befehl
„Lieferschein drucken“ direkt auf den Drucker.
Mehr Liefer-Komfort
Ab der Pro-Version bietet „WISO Mein Büro 2009“ mehr Unterstützung beim
Zusammenstellen von Lieferungen und bei der Ausgabe von Lieferscheinen:
Dort haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, Teil- und Sammellieferungen sowie
die dazugehörigen Komplett-, Teil- und Sammelrechnungen zu erzeugen.
Eine Beschreibung dieser Zusatzfunktionen finden Sie im Kapitel „Das Profi-
Büro“ am Ende dieses Handbuchs.
161

Kaufmännisches Wissen kompakt
162
Mahngebühren
� Mahnungen schreiben ist nicht nur ärgerlich, sondern kostet obendrein Zeit
und Geld. An diesem Aufwand dürfen Sie Ihre säumigen Kunden in gewissem
Umfang beteiligen: In den Stammdaten „Meine Firma“ sind unter „Einstellungen“
- „Grundeinstellungen“ steigende Mahngebührensätze voreingestellt: Angefangen
bei 5 Euro für die „Stufe 1“ (= � Zahlungserinnerung) erhöhen sich die Gebühren
in 5-Euro-Schritten auf bis zu 20 Euro. Falls diese Werte Ihren Geschäftsgepflogenheiten
nicht entsprechen, können Sie sie im Menü „Stammdaten“ - „Meine
Firma“ - „Einstellungen“ nach Belieben an Ihre Vorstellungen anpassen - oder
in bestimmten Mahnstufen auch ganz darauf verzichten. In vielen Branchen gelten
2,50 Euro pro Mahnung als üblich. Mahngebühren für Zahlungserinnerungen
empfinden viele Kunden als unhöflich.
Mahnung
� Zahlungserinnerungen und Mahnungen gehören zu den kaufmännischen Gepflogenheiten,
die sinnvoll und üblich, aber rechtlich nicht mehr in jedem Fall
erforderlich sind. Ob Sie zuerst eine Zahlungserinnerung und dann noch ein, zwei
oder drei „richtige“ Mahnungen an Ihre Kundschaft schicken, steht Ihnen völlig
frei. Laut Gesetz ist gerät der „Schuldner einer Geldforderung“ grundsätzlich spätestens
(!) „30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ in Verzug. Dann
können Sie theoretisch sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Da die drei bis vier klassischen Mahnstufen in vielen Branchen noch zum guten
Ton gehören, werden sie im Mahn-Modul von „WISO Mein Büro 2009“ selbstverständlich
unterstützt. Standardmäßig funktioniert das so:
� Sofort nach Ablauf des vereinbarten � Zahlungsziels (also z. B. 30 Tage
nach dem Rechnungsdatum) wird eine Rechnung in der Rechnungsübersicht
mit einem roten Punkt als „überfällig“ gekennzeichnet.
� Weitere sieben Tage später ist eine „Mahnung fällig“. Die wird – inklusive
Mahngebühren – automatisch vom Programm erzeugt und unter „Finanzen“
- „Mahnungen“ abgelegt. In der ersten Mahnstufe handelt es sich noch
um eine � „Zahlungserinnerung“.
� Hat ein � offener Posten nach weiteren sieben Tagen noch nicht die Kennzeichnung
„vollständig bezahlt“, ist die erste Mahnung fällig, weitere sieben
Tage später folgt die zweite und schließlich die „letzte Mahnung“.

Mahnstufen anpassen
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Unter „Stammdaten“ � „Zahlungsbedingungen“ passen Sie die Voreinstellungen
des Programms ganz genau an Ihren persönlichen „Mahnstil“ an.
Ob Sie die Erinnerungsschreiben aus der Übersicht „Mahnungen“ heraus per Doppelklick
öffnen und drucken oder per Fax oder E-Mail verschicken oder aber die
automatisch erzeugte Mahnung nur zum Anlass nehmen, Ihren Kunden telefonisch
oder per E-Mail an die Zahlung zu erinnern, bleibt ganz Ihnen überlassen. Über
das Kontextmenü bzw. die Schaltfläche „Weitere Funktionen“ stehen Ihnen in der
Mahnliste jedenfalls alle Kommunikationskanäle auf Mausklick zur Verfügung:
Beim Drucken werden Sie gefragt, die Mahnstufe erhöht werden soll. Sie können
das aber auch manuell über das Kontextmenü oder die Schaltfläche „Weitere
Funktionen“ erledigen, indem Sie über den Befehl „Mahnstatus“ das Dialogfenster
„Mahnhistory“ öffnen. Dort können Sie auch festlegen, dass eine offene Rechnung
nicht mehr gemahnt werden soll.
163

Kaufmännisches Wissen kompakt
164
Manuelle Buchungen
Die Steuerbuchführung erledigen Sie mit „WISO Mein Büro 2009“ größtenteils
im Vorbeigehen. Die meisten Geschäftsvorgänge können Sie den richtigen � Buchungskategorien
per Mausklick zuordnen. Wer mit der klassischen doppelten
Buchführung vertraut ist, kann aber auch „Manuelle Buchungen“ eingeben. Sie
finden den Experten-Dialog im Menü „Finanzen“ - „Manuelle Buchungen“. Per
Mausklick auf die Schaltfläche „ Neu“ legen Sie eine neue Buchung an:
Mehrwertsteuer
� Umsatzsteuer
Meine Firma
In Stammdaten-Dialog „Meine Firma“ geben Sie die Adress- und Kontaktdaten
Ihres Unternehmens ein und nehmen die wichtigsten Voreinstellungen vor. Im
Kapitel „Büro-Eröffnung: Meine Firma“ wird dieser Teil der „Stammdaten-Erfassung“
ausführlich vorgestellt.

Mitarbeiter
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
„WISO Mein Büro 2009“ kann abwechselnd von mehreren Mitarbeitern genutzt
werden. Bei Bedarf vergeben Sie für jeden � Benutzer eigene Zugangsdaten.
Im Kapitel „Büroeröffnung“ finden Sie unter der Überschrift „Einzelkämpfer oder
Team?“ eine ausführliche Beschreibung der � Benutzerverwaltung.
MS Excel
� Datenimport-Assistent, � Export, � Pendelordner
MS Outlook
� Datenimport-Assistent, � Export, � Kalender
NetViewer
� Fernwartung
Nummernkreise
Die Nummernkreise sind dann für Sie interessant, wenn Sie für Ihre Kunden-,
Lieferanten- oder Artikelnummern andere Startwerte als die Zahl „1“ festlegen
wollen. Das erledigen Sie bei Bedarf im Stammdaten-Dialog � „Meine Firma“.
Auch das Format Ihrer Rechnungs-, Angebots- und Bestellnummern passen Sie
hier an Ihre Wüsche an.
Offene Posten
Gedruckte Rechnungen gelten bis zur vollständigen Bezahlung als „Offene Posten“.
Mit „WISO Mein Büro 2009“ haben Sie Ihre Forderungen jederzeit im Blick:
� Für den schnellen Überblick eignet sich am besten die Rechnungs-Übersicht:
Dort sehen Sie anhand der farbigen � Statusanzeige auf Anhieb, welche
Forderungen noch offen sind. Wenn bei längeren Listen der Überblick verloren
zu gehen droht, � sortieren, � filtern oder � gruppieren Sie die Liste
nach dem Zahlstatus.
� Falls Sie optisch ansprechend aufbereitete Berichte benötigen (zum Beispiel
in Vorbereitung auf ein Bank-Gespräch), sind Sie mit den „Offene Posten-
Listen“ aus dem Menü � „Finanzen“ besser bedient: Dort können Sie sich
fertig formatierte Berichte nach unterschiedlichen Gesichtspunkten sortiert
anzeigen lassen.
165

Kaufmännisches Wissen kompakt
166
Die Offene-Posten-Listen helfen Ihnen dabei, die ganz oder teilweise unbezahlten
Rechnungen im Blick zu behalten. Die „OP“-Auswertungen sind aussagekräftiger
als die schlichten „Statusanzeigen“ in der Rechnungsliste: Denn Sie erkennen nicht
nur auf Anhieb, welche Einzelvorgänge offen und in welcher Mahnstufe sie sind.
Sie können Ihre Außenstände auch nach Kunden sortieren und zusammenfassen.
Besser als noch so ansehnliche OP-Listen sind selbstverständlich bezahlte �
Rechnungen. Das Programm unterstützt Sie daher konsequent bei der � Zuordnung
eingehender Kundenzahlungen zu offenen Posten: Sobald Sie im �
Kassenbuch oder auf einem � Bankkonto die Zahlung eines � Kunden den �
Buchungskategorien zuordnen, erscheint am unteren Fensterrand die zusätzliche
Schaltfläche „Rechnung/Kundenkonto suchen“. In dem meisten Fällen liefert das
Programm sogar einen Zuordnungsvorschlag, an den Sie selbstverständlich nicht
gebunden sind:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Im anschließenden Dialogfenster werden die offenen Rechnungen bzw. Kunden
angezeigt, an die Sie noch Forderungen haben. Besonders praktisch ist dabei die
standardmäßige Eingrenzung auf Rechnungen, deren Betrag in etwa mit der eingegangenen
Zahlung übereinstimmt (+/- 10 Prozent). So werden Sie meistens auf
Anhieb fündig. Wenn nicht, heben Sie diese Eingrenzung einfach auf.
Office
Im Office-Bereich überwachen Sie Ihre � Termine und schreiben Ihre � Briefe,
� Angebote, � Rechnungen und � Bestellungen.
Office Heute
Auf der Startseite „Office Heute“ erkennen Sie auf einen Blick,
� wie viele aktuelle � Termine auf Sie warten,
� wie viele schwebende � Angebote, nicht gedruckte oder unbezahlte �
Rechnungen in Arbeit sind („Verkauf“),
� wie viele offene und nicht gedruckte � Bestellungen vorliegen („Einkauf“),
� wie Ihre aktuellen Kontostände sind und
� wie viele fällige � Mahnungen es gibt.
167

Kaufmännisches Wissen kompakt
168
Außerdem können Sie dort jederzeit Ihren aktuellen Tagesumsatz auf Euro und
Cent genau ablesen. Per Mausklick auf die einzelnen Zeilen wechseln Sie direkt in
die gewünschte Arbeitsumgebung.
Offline-Konto
Wenn Sie (noch) kein Online-Banking-Konto führen, geben Sie die Zahlungsbewegungen
auf Ihren Bank-Kontoauszügen bei Bedarf per Hand ein. Auch dabei nimmt
Ihnen „WISO Mein Büro 2009“ viel Arbeit ab: Wenn beispielsweise eine Kundenüberweisung
eintrifft, dann reicht es, den Vorgang in der Rechnungsliste zu markieren
und über das Kontextmenü als „vollständig bezahlt“ zu kennzeichnen und
anschließend das � Bankkonto bzw. das � Kassenbuch auszuwählen, auf dem die
Zahlung eingegangen ist. Daraufhin erscheint die Buchung wie von Geisterhand auf
dem betreffenden Geldkonto. Im Buchungstext finden Sie in dem Fall den Hinweis
„Zahlung automatisch erfasst“. Sofern erforderlich können Sie an diesen Automatik-Buchungen
nachträgliche Änderungen vornehmen. Manuelle und (halb-)automatische
Bank-Buchungen sind grundsätzlich nur auf Offline-Konten möglich.
Anfangsbestand buchen
Damit Sie Ihre laufenden Kontoauszüge mit dem Kontostand in „WISO Mein
Büro 2009“ vergleichen können, reicht es nicht, nur die laufenden Ein- und
Auszahlungen zu verbuchen. Sie müssen Ihrem Offline-Konto einmalig den
richtigen Anfangsbestand zuweisen. Das gelingt zum Glück ganz ohne komplizierte
„Saldenvorträge“: Bei einem positiven Kontostand legen Sie einfach
eine neue Einnahme-Buchung in dieser Höhe an. Ist das Konto im Minus, buchen
Sie eine neue Ausgabe. Als Auftraggeber geben Sie dabei sich selbst an
und als Verwendungszweck zum Beispiel „Anfangsbestand Girokonto“:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Schließlich wählen Sie als Buchungskategorie „Keine“ - und schon hat Ihr Offline-Bankkonto
den richtigen Anfangssaldo. Mit solchen steuerlich neutralen
Buchungen können Sie übrigens auch private Ein- und Auszahlungen mitlaufen
lassen (Kategorie: „nicht betriebsrelevant“). Der Kontostand in „Mein Büro
2009“ stimmt auf diese Weise immer mit Ihren Kontoauszügen überein.
Falls erforderlich besteht die Möglichkeit, ein Online-Konto zu einem Offline-Konto
zu machen und umgekehrt. Den Online-Status eines Bankkontos ändern Sie unter
„Stammdaten“ - „Meine Firma“ im Bereich „Firmendaten“ unter „Bankverbindungen“.
Wenn der ausgeblendet ist, klappen Sie ihn per Mausklick auf den doppelten
Abwärtspfeil auf. Über die Schaltfläche „Bearbeiten“ öffnen Sie das Dialogfenster
„Einrichten Bankverbindung“. Dort schalten Sie im Feld „Verarbeitung“ zwischen
„Offline (manuell bebuchtes Konto)“ und „Online, Serveranfrage“ um.
Online-Banking
Unter dem Stichwort � Bankkonto können Sie nachlesen, wie Sie im Handumdrehen
ein Bankkonto einrichten. Soll es sich um ein Online-Konto handeln, tragen
Sie im Einrichtungs-Assistenten zusätzlich zu Bankbezeichnung, Kontonummer
und Kontoinhaber Ihre Zugangsdaten (z. B. Benutzerkennung oder KundenID) ein.
Nachdem Sie auf Anforderung Ihre PIN eingeben oder Ihre Diskette/Chipkarte ins
Lesegerät eingelegt haben, baut „WISO Mein Büro 2009“ sofort die erste Verbindung
zum Bankserver auf:
Sobald der Verbindungsaufbau geklappt hat, wechseln Sie in den Bereich „Finanzen“
- „Zahlungen Bank/Kasse“ und wählen dort das neue Girokonto aus.
Per Mausklick auf „ Umsätze abrufen“ holen Sie Ihren ersten elektronischen
Kontoauszug ab. Mithilfe der � Zuordnungs-Funktion können Sie die Vorgänge
nun ganz bequem und mit minimalem Tippaufwand Ihren � Buchungskategorien
zuweisen.
169

Kaufmännisches Wissen kompakt
170
90-Tage-Limit überwinden
Viele Geldinstitute übergeben bei neu eingerichteten Online-Konten lediglich
die Zahlungsvorgänge der letzten drei Monate. Falls Sie bisher mit einer anderen
Online-Banking-Software gearbeitet haben, können Sie deren Datenbestände
nach „WISO Mein Büro 2009“ übernehmen. Dafür gibt es einen speziellen
� Dateiimport-Assistenten.
Online-Forum
Antworten auf technische und kaufmännische Fragen rund um den Alltagseinsatz
von „WISO Mein Büro 2009“ bekommen Sie im Online-Forum. Dort finden Sie
auch viele Praxistipps. Den Link zum Online-Forum finden Sie im � „Hilfe“-
Menü. Im Einstiegskapitel dieses Handbuchs werden unter der Überschrift „Hilfe
und Support“ weitere Unterstützungsangebote genauer vorgestellt.
Online-Hilfe (FAQ)
Die Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Einsatz von „WISO Mein Büro
2009“ haben unsere Experten in der FAQ-Sammlung „HelpdeskOnline“ veröffentlicht.
Sie erreichen die Schritt-für-Schritt-Beschreibungen über den Menü-Punkt
„Hilfe“ - „Online-Hilfe (FAQ)“. Im Einstiegskapitel dieses Handbuchs werden unter
der Überschrift „Hilfe und Support“ weitere Unterstützungsangebote vorgestellt.
Online-Poststelle
„WISO Mein Büro 2009“ macht Ihrer Geschäftskorrespondenz Beine: Im „Office“-
Bereich finden Sie die innovative „Online-Poststelle“, mit deren Hilfe Sie Ihre
Geschäftspost ganz bequem via Internet zu versenden:
� Das Programm enthält eine Schnittstelle zum Online-Service iofactory/myebilling.de,
der Ihnen auf Wunsch das Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren
und die Einlieferung Ihrer Papierkorrespondenz bei der Post abnimmt!
Ob Sie Ihre Schreiben als normale Briefe oder mit speziellen Einschreibe-
Optionen verschicken, bleibt dabei Ihnen überlassen. Neben dem ein- oder
beidseitigen Schwarz-Weiß-Druck sind auch farbige Ausdrucke möglich.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
� Zusätzlich zu den üblichen Portokosten fallen dafür nur vergleichsweise
geringe Gebühren an: Einen einseitigen Standard-Geschäftsbrief bringen
Sie zum Beispiel schon ab 0,25 Euro (plus 0,55 Euro Porto) auf den Weg
zum Kunden!
� Günstige SMS- und Fax-Sendungen sind ebenfalls möglich.
Weiteres Highlight: Bei Bedarf lassen Sie Ihre elektronischen Rechnungen in der
Online-Poststelle digital signieren. Vorteil: Bei Geschäftskunden ist dadurch der Vorsteuerabzug
gesichert und es kann später keine Probleme mit dem Finanzamt geben.
Um Ihre virtuelle Poststelle nutzen zu können, melden Sie sich per Mausklick auf
den blau hinterlegten Link „registrieren Sie sich jetzt“ beim Hamburger Versand-
Dienstleister „IO Factory“ an . Nachdem Sie Ihre Registrierung per E-Mail bestätigt
haben, klicken Sie in „WISO Mein Büro 2009“ unter „Office“ - „Online-Poststelle“
auf die Schaltfläche „ Einstellungen Online-Poststelle“ und tragen Ihren Benutzernamen
und das Passwort ein:
Außerdem legen Sie dort fest, ob Sie den Dienst zum Versenden von SMS- und Fax-
Nachrichten verwenden wollen. Anschließend lassen sich die vielseitigen Funktionen
des innovativen Nachrichtenversands auf drei verschiedenen Wegen nutzen:
171

Kaufmännisches Wissen kompakt
172
� Direkt aus Ihrer Online-Poststelle im „Office“-Bereich heraus verschicken
Sie beliebige MS-Word-, OpenOffice- und PDF-Dokumente als Briefe und
Faxsendungen. Außerdem versenden Sie von dort aus bei Bedarf SMS-Kurznachrichten.
Auf der Übersichtsseite Ihrer Poststelle finden Sie außerdem eine
Versand-Statistik sowie ein Journal, in dem Sie auf einen Blick erkennen,
wann Sie welche Nachricht an Ihre Geschäftspartner geschickt haben.
� In der Druckansicht aller Korrespondenz-Vorgänge (Briefe, Bestellungen,
Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Mahnungen) finden Sie auf der
rechten Seite das zusätzliche Symbol „Versand Online-Post“: Per Mausklick
öffnen Sie ein übersichtliches Dialogfenster, in dem Sie die Druck- und
Versandoptionen festlegen und das betreffende Dokument an Ihre Online-
Poststelle übermitteln:
Fax-Sendungen via Internet verschicken Sie aus der Druckvorschau heraus
per Mausklick auf das „Fax ...“-Symbol. Falls Sie bei Rechnungen den E-
Mailversand bevorzugen, können Sie entscheiden, ob das im E-Mailanhang
verschickte PDF-Dokument elektronisch signiert werden soll oder nicht. Bei
der elektronischen Signatur haben Sie die Wahl zwischen den Dienstleistern
IO Factory und Ximantix.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
� SMS-Mitteilungen verschicken am einfachsten über Ihre Kunden- und Lieferantentabellen:
Dazu klicken Sie in der Liste mit der rechten Maustaste
auf den gewünschten Geschäftspartner, wählen über den Kontextmenü-
Punkt „SMS schicken (Kundenname)“ die gespeicherte Mobilfunknummer,
geben in dem sich öffnenden Textfeld Ihre Nachricht ein und schicken die
SMS mit „OK“ ab:
Online-Update
Durch regelmäßige Programmaktualisierungen halten Sie „WISO Mein Büro 2009“
immer auf dem neuesten technischen und rechtlichen Stand. Wenn Sie unter „Hilfe“
auf „Online-Update“ klicken, stellt „WISO Mein Büro 2009“ eine Internetverbindung
her und lädt die neueste Version vom Buhl Data Server. Voraussetzung
dafür ist aber, dass Ihre Version des Programms registriert ist. Holen Sie die Produktregistrierung
bitte gegebenenfalls nach: Sie starten den Registrierungs-Assistenten
über den Menüpunkt „Hilfe“ - „Programm registrieren“.
PDF
Das weitverbreitete PDF-Format eignet sich wesentlich besser zur Übermittlung
von Geschäftsdokumenten per E-Mail oder Internet-Download als Word-, Excel-
oder Open-Office-Dateien: PDF-Dokumente werden auf praktisch jedem Compu-
173

Kaufmännisches Wissen kompakt
174
ter originalgetreu angezeigt und stellen keine Sicherheitsbedrohung für den Empfänger
dar. Mit „WISO Mein Büro 2009“ ist das Erstellen und Verschicken von
PDF-Briefen, -Rechnungen oder -Mahnungen blitzschnell erledigt: In sämtlichen
Druckansichten können Sie alternativ zum � Druck oder � Fax die PDF-Ausgabe
wählen. Über das ebenfalls obligatorische � E-Mail-Symbol übergeben Sie das
PDF-Dokument sogar direkt an Ihr E-Mailprogramm.
Pendelordner
Den Pendelordner ist für die reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater
gedacht: Mit dessen Hilfe speichern Sie sämtliche laufenden Geschäftsvorgänge (Inhalte
von Ausgangsrechnungen, laufende Ein- und Auszahlungen sowie Abschreibungen)
in einer einzigen Excel-Tabelle. Auf dieser Grundlage kann Ihr Steuerberater
Steuer-Voranmeldungen und -Erklärungen sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen
erstellen. Sie finden die komfortable Exportfunktion im Bereich „Finanzen“:
Nachdem Sie den gewünschten Zeitraum und den erforderlichen Datenumfang
festgelegt haben, wird eine Liste angezeigt, die Sie als Excel-Datei speichern und
sogar in einem Aufwasch als Anhang einer E-Mail an Ihren Steuerberater verschicken
können:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Bitte beachten Sie, dass sich � Abschreibungen auf Ihr Betriebsvermögen nur
dann in der Tabelle wiederfinden, wenn das Ende des Auswertungszeitraums bis
zum 31. Dezember des betreffenden Jahres reicht.
Preise
Mit „WISO Mein Büro 2009“ können Sie den � Einkaufspreis und die bei Bedarf
gestaffelten � Verkaufspreise Ihrer Artikel verwalten.
Rabatt
Preisnachlässe lassen sich mit „WISO Mein Büro 2009“ auf zweierlei Arten eingeben:
Entweder Sie tragen in der Rabatt-Spalte von Angebots- oder Rechnungstabellen
einen prozentualen Einzelfall-Rabatt ein. Oder aber Sie hinterlegen in den
Artikel-Stammdaten kunden- bzw. mengenabhängige � Preise. Beide Rabattsysteme
können Sie problemlos miteinander kombinieren.
175

Kaufmännisches Wissen kompakt
176
Wichtig: Die Rabattspalte wird auf � Angeboten, � Auftragsbestätigungen,
� Rechnungen und � Gutschriften nur dann eingeblendet, wenn tatsächlich ein
Rabatt eingetragen worden ist.
Alternative: Differezierte Preislisten
Eine Alternative zu artikel- und kundenbezogenen Preisnachlässen sind unterschiedliche
Preislisten. Mit der Mittelstands-Edition von „WISO Mein Büro
2009“ können Sie beliebig viele Preislisten verwalten. Eine Beschreibung der
Zusatzfunktionen finden Sie im Kapitel „Das Mittelstands-Büro“ am Ende dieses
Handbuchs.

Rechnung
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Die Rechnung ist der Dreh- und Angelpunkt Ihrer Auftragsverwaltung. In „WISO
Mein Büro 2009“ führen viele Wege zu einer neuen Rechnung:
� Über die Schaltfläche „ Neu“ in der Rechnungsliste („Vorgänge“ -
„Rechnungen“),
� aus einem zuvor erstellten � Angebot und/oder
� über den Befehl „Kopieren und Bearbeiten“ im Kontextmenü einer vorhandenen
Rechnung: Damit erstellen Sie eine bis auf das Datum und die
Rechnungsnummer identische Kopie einer vorhergehenden Rechnung. Ihre
bisherigen Rechnungen finden Sie sowohl in der Rechnungsübersicht
im „Vorgänge“-Bereich als auch im Fensterausschnitt � Details unter �
„Stammdaten“ - „Kunden“.
In jedem Fall öffnet sich das Dialogfenster „Rechnung erfassen/bearbeiten“. Ihre
Eingaben machen Sie wahlweise in Tabellenform oder in der intelligenten �
„Druckansicht“:
177

Kaufmännisches Wissen kompakt
178
Zwischen den verschiedenen Darstellungen wechseln Sie per Mausklick auf die
� Karteikarten „Druckansicht“ bzw. „Eingabemaske“. Auf der Karteikarte „Erweitert“
finden Sie Datensatzfelder, deren Inhalte seltener erfasst oder geändert
werden müssen, wie zum Beispiel die Einleitungs- und Schlusstexte oder auch die
� individuellen Felder.
Die Eingabe, Anzeige und Bearbeitung von Rechnungen ist weitgehend identisch
mit der Handhabung der drei übrigen Korrespondenz-Typen � Brief, � Bestellung
und � Angebot. Im Kapitel „WISO Mein Büro 2009: Eines für alles!“ wird
das Prinzip unter der Überschrift „Kompletter Eingabe-Komfort“ am Beispiel eines
neuen Angebotes ausführlich vorgestellt.
Zugabe: Datum der Lieferung oder Leistung
Wer Rechnungen an vorsteuerabzugsberechtigte Geschäftskunden schreibt,
muss seit 2007 neben dem Rechnungsdatum auch den Zeitpunkt der Lieferung
bzw. Leistung angeben. Die wichtigsten Praxistipps zum Thema:
� Da es sich um eine Bestimmung aus dem Umsatzsteuergesetz handelt,
reichen grundsätzlich monatsgenaue Angaben aus (z. B. „Lieferung im
März 2009.“).
� Sind Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungsdatum identisch, sind
Sie mit einem entsprechenden Hinweis im Einleitungs- oder Schlusstext
der Rechnung auf der sicheren Seite (z. B. „Das Lieferdatum stimmt mit
dem Rechnungsdatum überein.“).
� Falls Sie separate Lieferscheine verschicken, können Sie im Einleitungs-
oder Schlusstext der Rechnung darauf verweisen: Damit werden die Angaben
auf den Lieferscheinen zum Bestandteil der Rechnung.
� Wurden einzelne Rechnungspositionen in unterschiedlichen Monaten
geliefert, tragen Sie das jeweilige Liefer- oder Leistungsdatum am besten
in den Artikelbeschreibungen (Positionstexten) ein.

Rechnungsarchiv
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Falls Sie ein komplettes elektronisches Archiv aller Ausgangsrechnungen benötigen,
ganz gleich auf welchem Weg Sie die einzelnen Rechnungen verschickt
haben, aktivieren Sie die Option „Rechnungsarchiv“ auf der Karteikarte „Grundeinstellungen
1“. Sie erreichen dieses Dialogfenster über den Menüpunkt „Extras“
- „Einstellungen“ - „Allgemein“. Das Programm legt daraufhin bei jeder Rechnungsausgabe
obligatorisch eine � PDF-Kopie im Archivordner ab. Sie finden
den Ablageordner im Programmordner von „WISO Mein Büro 2009“ im Unterverzeichnis
„Archiv“.
Rechnungs- und Buchhaltungslisten
Die im Modul „Finanzen“ untergebrachten „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“
sind vor allem am Monats-, Quartals- und Jahresende wichtig. Zur Verfügung
stehen Ihnen:
� nach unterschiedlichen Kriterien sortierbare Monatslisten von „Ausgangsrechnungen“.
� ein „Buchungsjournal“: Das ist die chronologische geordnete Liste aller gebuchten
Geschäftsvorgänge für einen frei wählbaren Zeitraum.
� eine „Kontenübersicht“: Das sind die nach � „Buchungskategorien“ sortierten
einzelnen Geschäftsvorgänge in einem frei wählbaren Zeitraum.
� eine „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“: Dahinter verbirgt sich eine nach
� „Buchungskategorien“ zusammengefasste Liste aller Einnahmen und
Ausgaben. Anders als die Einnahme-Überschussrechnung in den „Steuer-
Auswertungen“ werden die Werte nicht in das amtliche Formular eingetragen:
Die Ausgabe erfolgt in Listenform. Sie kann nach Jahren, Monaten und
tagesgenau nach frei gewählten Zeiträumen differenziert werden.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Tipp: Listiger Listen-Komfort
Die schlichte Listenanzeige hat es in diesem Fall aber in sich: Per Mausklick
auf einzelne Zeilen öffnen Sie bei Bedarf eine Übersicht der sich dahinter verbergenden
Einzelvorgänge:
Dadurch stellen Sie zum Beispiel im Handumdrehen fest, ob die Zuordnungen
zu einer bestimmten Kategorie korrekt sind. Sie finden diese Funktion auch in
anderen Auswertungen und Formularen. Im Kapitel „WISO Mein Büro 2009:
Eines für alles!“ wird die äußerst praktische Zusatzfunktion unter der Überschrift
„Interaktive Listen“ etwas genauer vorgestellt.
Rechnungsstellung
� Auswertungen
Register/Reiter
� Karteikarte

Rohgewinn
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
In der � „Artikel“-Datenbank finden Sie im Register „Preise“ ein Eingabefeld für
den Einkaufspreis jedes einzelnen Artikels. Sofern Sie diese Information hinterlegen,
kann „WISO Mein Büro 2009“ auf Basis der erzielten Verkaufspreise Ihren
Rohgewinn ermitteln. Im Bereich „Auswertungen“ - „Rohgewinn“ lassen Sie sich
bei Bedarf grafische und tabellarische Berichte im Zeitvergleich sowie unterschieden
nach Artikel-(-kategorien) und Kunden(-kategorien) anzeigen.
Routenplaner
„WISO Mein Büro 2009“ ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf das Online-
Kartenmaterial von GoogleMaps, KlickTel und ViaMichelin. Auf diese Weise
finden Sie auch ohne teure Navigationsgeräte problemlos den Weg zu Ihren
Geschäftspartnern. Alternativ zum Routenplan können Sie die Standorte Ihrer
Kontakte auch in einer einfachen � Landkartenanzeige ausgeben lassen. Unter
„Extras“ - „Einstellungen“ - „Landkartenanzeige/Routenplaner“ markieren Sie
den von Ihnen bevorzugten Dienstleister in der Liste der „Beispiel-Einstellungen“
und klicken anschließend auf „Beispiel übernehmen“:
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Sie können nicht nur zwischen unterschiedlichen Diensten wählen, sondern bei
Bedarf auch deren Internetadresse und die jeweiligen Abfrage-Parameter beeinflussen.
Außerdem legen Sie an dieser Stelle fest, ob der Routenplan im Programmfenster
von „WISO Mein Büro 2009“ oder in Ihrem Webbrowser geöffnet
werden soll. Die eigentliche Wegbeschreibung öffnen Sie anschließend über das
Kontextmenü Ihrer Kunden- und Lieferanten-Listen. Dort finden Sie den Eintrag
„Adresse in ... Landkarte anzeigen“:
Die weitere Handhabung des Routenplaners ist in der Regel selbsterklärend: Die
erforderlichen Schritte hängen allerdings davon ab, für welchen Provider Sie sich
entschieden haben.

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Bitte beachten Sie: Falls Sie den eingebauten Routenplaner mit den Demodaten
testen, erhalten Sie in den meisten Fällen eine Fehlermeldung, weil die Anschriften
des Spielmaterials fiktiv sind. Mit echten Daten funktionieren die Routenplaner
jedoch einwandfrei: Probieren Sie‘s aus!
Sachbearbeiter
„WISO Mein Büro 2009“ merkt sich, welcher � Benutzer den jeweiligen Vorgang
bearbeitet hat. Der Name des „Sachbearbeiters“ wird standardmäßig im Kopfbereich
Ihrer Geschäftsbriefe ausgedruckt. Sollte diese Angabe in Ihrem Fall nicht
erforderlich oder gar missverständlich sein, können Sie das Feld „Sachbearbeiter“
über das Modul � „Briefpapier gestalten“ ausblenden. Sie finden die Sachbearbeiter-Option
im Bereich „Inhalte“:
Sachkonto
� Buchungskategorie
183

Kaufmännisches Wissen kompakt
184
Sammelposten (GWG-Pool)
Beim Abschreiben der neuen Sammelposten (selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter
des Anlagevermögens im Wert zwischen 150 und 1.000 Euro) gehen Sie
im Prinzip genauso vor wie bei der konventionellen Abschreibung: Sie wählen
im Buchungsdialog des Zahlungsvorgangs die Buchungskategorie „Einkauf von
Anlagevermögen“. Nach dem Mausklick auf „Neues Anlagengut definieren“ entscheiden
Sie sich anschließend unter „Art des Anlagengutes“ für „485 - Geringwertige
Wirtschaftsgüter 150 € bis 1000 € (Pool) ab 2008“:
Scannen
In den Kunden-, Lieferanten- und Artikel-Eingabemasken finden Sie auf der Karteikarte
� Dokumente ein unscheinbares, aber ausgesprochen nützliches Scan-Modul:
Vorausgesetzt, an Ihren Computer ist ein Scanner angeschlossen, verwandeln Sie
auf diese Weise „Papiere“ aller Art in elektronische Dokumente. Ob Sie dabei den
Weg über das Dialogfenster Ihres Scanners nehmen („Dialog zum scannen öffnen“)
oder sich für „Direkt scannen“ entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. „WISO
Mein Büro 2009“ speichert Scans im vielseitigen und schlanken PNG-Format.

Sortieren
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Sämtliche Stammdaten-Tabellen lassen sich per Mausklick auf die Spaltenüberschrift
nach der betreffenden Spalte sortieren. Die normalerweise chronologisch
geordnete Rechnungsliste sortieren Sie auf diese Weise zum Beispiel blitzschnell
nach dem Zahlungsstatus. Über den � Gruppierungsbereich und die � Filter
lassen sich die Tabellen von Gruppierungsbereich „WISO Mein Büro 2009“ bei
Bedarf sogar noch aussagekräftiger ordnen und gliedern. Wenn Ihnen auch das
noch nicht genügt, stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten des � Exports zur
Verfügung, mit denen Sie das Zahlenmaterial zum Beispiel blitzschnell nach �
MS Excel weiterreichen, um es dort weiter auszuwerten.
Spalten definieren
Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden nicht alle Vorgangs- und Stammdaten
in den Tabellenansichten automatisch angezeigt. Fehlende Felder holen Sie
über den Menüpunkt � „Ansicht“ - „Spalten definieren“ in den Vordergrund:
Dazu markieren Sie in der Auswahlbox „Anpassung“ die gewünschte Spalte und
ziehen sie bei gedrückter linker Maustaste an die passende Stelle der Tabelle.
Auch Ihre „individuellen Felder“ können Sie auf diese Weise sichtbar machen.
Auf das Erscheinungsbild von Geschäftsbriefen hat die Aufnahme zusätzlicher
Spalten in die Tabellenansicht keinen Einfluss: Welche Spalten in Briefen unter
welcher Bezeichnung angezeigt werden sollen, legen Sie im Bereich „Inhalte“ des
� Briefpapier-Gestalters fest. Sie erreichen das Design-Modul über den Menüpunkt
„Extras“ - „Briefpapier gestalten“.
Spalten einblenden
� Briefpapier
Spaltenbreite
Die Aussagekraft von Tabellen hängt nicht zuletzt von den auf den ersten Blick
sichtbaren Inhalten der einzelnen Spalten ab. Bei den Tabellendarstellungen
von „WISO Mein Büro 2009“ können Sie daher nicht nur die benötigten �
Spalten definieren, sondern auch deren Breite wahlweise automatisch bestimmen
lassen und/oder die Breite per Maus eigenhändig auf Ihre Informationsbedürfnisse
hin anpassen.
Die „optimale“ Breite stellen Sie per Doppelklick auf die linke oder rechte Spaltenbegrenzung
ein. Sie können aber auch beliebige andere Abmessungen erzeugen,
185

Kaufmännisches Wissen kompakt
186
indem Sie das Begrenzungs-Symbol mit der linken Maustaste festhalten und die
gewünschte Breite durch Ziehen nach links oder rechts einstellen.
Splittbuchung
Die weit überwiegende Anzahl von Zahlungsvorgängen lässt sich im Handumdrehen
der passenden � Buchungskategorie zuordnen. In manchen Fällen setzt sich
eine Einnahme oder Ausgabe aber auch aus mehreren verschiedenen Positionen
zusammen. Denken Sie nur an den per EC-Karte bezahlten Tankstellenbeleg, auf
dem zusätzlich zum Benzin noch ein Schokoriegel auftaucht, der nun einmal keine
Betriebsausgabe darstellt.
Für solche Fälle stellt das Dialogfenster „Zahlungen“ in der Kategorien-Liste den
Auswahlpunkt „Splittbuchungen“ bereit: Angenommen von den 57 Euro des
Tankstellenbelegs entfallen 56 Euro auf Benzin und 1 Euro auf den Schokoriegel,
dann legen Sie im Splittbereich über die Schaltfläche „Neu“ zwei verschiedene
neue (Teil-)Ausgaben an: Den Bruttobetrag von 56 Euro ordnen Sie den Kfz-Kosten
zu, den einen privaten Euro der neutralen Kategorie „nicht betriebsrelevant“:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Ausgaben müssen im Splittbereich grundsätzlich mit negativem Vorzeichen
kenntlich gemacht werden. Achten Sie außerdem bitte darauf, dass die vorgeschlagenen
Steuersätze auf den jeweiligen Einzelfall zutreffen.
Stammdaten
Im Bereich Stammdaten finden Sie die zentralen Datenbestände Ihres Unternehmens,
geordnet nach ...
� Ihren eigenen Unternehmens-Informationen und Programmeinstellungen
(� „Meine Firma“, � „Anlagenverzeichnis“, � „Zahlungsbedingungen“,
� „Lieferbedingungen“ oder auch � Textbausteine und Vorlagen“),
� Ihren Geschäftspartnern (� Kunden, � Lieferanten und � Mitarbeitern) und
� Ihren � „Artikeln“ (das sind die einzelnen Waren und Dienstleistungen
Ihres Sortiments).
Mit den meisten dieser Eingabebereiche haben Sie nur bei der anfänglichen Programmeinrichtung
oder am Jahresende zu tun. Eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft
spielen hingegen die � Tabellenansichten der Kunden-, Artikel- und
Lieferanten-Bestände.
Stammdaten-Listen
Über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Stammdaten-Listen“ können Sie sich die
wichtigsten Inhalte Ihrer Kunden-, Lieferanten- und Artikeldatenbanken sowie
das � Anlagenverzeichnis in optisch ansprechender und gut lesbarer Form anzeigen
und ausdrucken lassen.
Statistik
Wenn Sie Angaben über den Absatz und den Umsatz einzelner Kunden bzw. Artikel
oder auch die Zahl der Bestellvorgänge, den Bestellwert und die Pünktlichkeit
Ihrer Lieferanten benötigen, sollten Sie in den Eingabemasken Ihrer � Stammdaten
einmal einen Blick auf die � Karteikarte „Statistik“ werfen: Dort finden Sie
die genannten Informationen in komprimierter Form.
Statusanzeige
In vielen � „Office“- und � „Vorgänge“-Tabellen und � Details-Ansichten finden
Sie am linken Zeilenrand farbige Symbole, die Auskunft geben über den aktuellen
Status von Angeboten, Rechnungen und Bestellungen. Die an die Ampel-
187

Kaufmännisches Wissen kompakt
188
farben angelehnte Symbolik erschließt sich in vielen Fällen auf den ersten Blick.
Außerdem können Sie die Bedeutung der Markierungen am unteren Seitenrand
im Klartext ablesen.
Steuernummer
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind und Rechnungen an Geschäftskunden schicken,
müssen Sie Ihre persönliche Steuernummer oder Ihre � Umsatzsteueridentifikationsnummer
auf Ihre Rechnung drucken. Ansonsten ist der Vorsteuerabzug
Ihrer Kunden gefährdet. Eingetragen werden diese Angaben im Menü „Stammdaten“
- „Meine Firma“ - „Firmendaten“.
Steuer-Auswertungen
Mit „WISO Mein Büro 2009“ drucken Sie formgerechte � Einnahmenüberschussrechnungen
und � Umsatzsteuererklärungen direkt auf die amtlichen Formulare.
Falls erforderlich können Sie außerdem Ihren Antrag auf � „Dauerfristverlängerung“
sowie � die „Zusammenfassende Meldungen“ über innergemeinschaftliche
Warenlieferungen oder Dreiecksgeschäfte zu Papier bringen. Ihre � Umsatzsteuervoranmeldungen
übermitteln Sie mithilfe der eingebauten � Elster-Schnittstelle
direkt an den Online-Server des Finanzamts. Sie finden die Steuer-Auswertungen
im Bereich „Finanzen“. Dort steht Ihnen auch der praktische � Pendelordner zur
Verfügung, mit dessen Hilfe Sie im Handumdrehen Ihre elektronischen Buchungsunterlagen
an Ihren Steuerberater übermitteln.
Suche(n)
Über das Lupen-Symbol am rechten oberen Rand von Stammdaten-Tabellen blenden
Sie das Eingabefeld „Suchen nach“ ein. Über das Dropdown-Menü „In Spalte“
legen Sie fest, welcher Bereich des Datenbestands durchforstet werden soll.
Tabellenansichten
� Ansicht
Tabellen-Auswertungen
Die flexiblen Tabellen-Auswertungen von „WISO Mein Büro 2009“ kombinieren
die Vorteile flüchtiger Suchaufträge, Datenfilter und Gruppierungen aus den normalen
Tabellenansichten mit dem Komfort und den optischen Gestaltungsmöglichkeiten
der programmeigenen Listen, Berichte und Auswertungen. Sie finden

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
die Tabellen-Auswertungen im Arbeitsbereich „Auswertungen“. Sie basieren auf
den Datenbanken „Kunden“, „Lieferanten“, „Artikel“, „Briefe“, „Angebote“ sowie
„Zahlungszuordnungen.
Sowohl die Abfragedefinitionen als auch die Seitengestaltung Ihrer selbst erstellten
Tabellen-Auswertungen können Sie abspeichern und bei späterem Bedarf erneut
aufrufen. Im Abschnitt „Oberflächlich betrachtet“ werden die Grundlagen der
vielseitig verwendbaren Tabellen-Auswertungen unter der Überschrift „Tabellen
auswerten und dauerhaft speichern!“ ausführlich vorgestellt.
Termin
� Kalender
Textbausteine
Zusammen mit „WISO Mein Büro 2009“ werden zahlreiche Textbausteine und
Vorlagen ausgeliefert, mit deren Hilfe Ihre optisch ansprechend gestalteten Druckvorlagen
schnell mit den passenden Inhalten gefüllt werden:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
190
Mit Ausnahme von Lieferscheinen und Mahnungen können Sie die so erzeugten
Geschäftsbriefe problemlos von Hand nacharbeiten. Falls Sie die Textvorschläge
von „WISO Mein Büro 2009“ inhaltlich oder stilistisch auf Ihren eigenen Bedarf
zuschneiden, zusätzliche anlegen oder vorhandene zum Standard-Vorschlag
machen wollen, wählen Sie den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Textbausteine
und Vorlagen“.
Die vorhandenen Vorlagen sind auf die � Karteikarten „Angebote“, „Rechnungen“,
„Mahnungen“, „Briefe“ und „Bestellungen“ verteilt. Zudem finden Sie in
diesem Dialogfenster die � Karteikarte „Anschriftformate“: Darin sind fünf unterschiedliche
DIN-Formate hinterlegt, die in den Anschriftfeldern sämtlicher Geschäftsbriefe
zur Verfügung stehen.
Sobald Sie den Cursor in das Feld „Einleitungstext“ bzw. „Schlusstext“ stellen,
erkennen Sie, dass Sie dort nicht nur schlichten Text eingeben können, sondern
Zugriff auf die Inhalte ausgewählter Datenbankfelder haben („Variablen“) sowie
„Bedingungen“ für die Wahl bestimmter Textelemente vorgeben können. Auf diese
Weise können Sie komplexe Brief-Bausätze basteln, die je nach Adressat zur
passenden Leseransprache führt.

Überweisung
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Falls Sie ein � Online-Banking-Konto eingerichtet haben, können Sie selbstverständlich
auch Ihre bargeldlosen Bezahlvorgänge mit „WISO Mein Büro 2009“
abwickeln. Dafür steht unter „Finanzen“ der separate Programmbereich „Überweisung“
zur Verfügung:
Die Handhabung ist wesentlich einfacher und schneller als das Ausfüllen eines
Papierbelegs - und bietet darüber hinaus zwei nützliche Zusatzfunktionen:
� Im Feld „Kategorien“ ordnen Sie gleich eine � Buchungskategorie zu - und
erledigen so mit ein, zwei Mausklicks alle erforderlichen Buchführungsaufgaben,
die mit diesem Vorgang verbunden sind!
� Wenn es sich um eine Überweisung handelt, die so oder so ähnlich häufiger
vorkommt, setzen Sie ein Häkchen vor die Option „Daten als Vorlage speichern“.
Wenn Sie die nächste Überweisung an denselben „Begünstigten“
ausfüllen, rufen Sie die gespeicherten Angaben über den Link „aus Vorlage
191

Kaufmännisches Wissen kompakt
192
übernehmen“ ab. Sie brauchen dann nur noch den Betrag einzugeben und
ggf. den Buchungstext zu aktualisieren.
Lastschriften als Inkasso-Turbo
Abbuchungsaufträge und Einzugsermächtigungen beschleunigen den Ausgleich
� „Offener Posten“ erheblich. Ab der Pro-Version verfügt „WISO Mein Büro 2009“
daher über ein Lastschrift-Modul. Die Beschreibung dieser praktischen Zusatzfunktionen
finden Sie im Kapitel „Das Profi-Büro“ am Ende dieses Handbuchs.
Umsatz
� Allgemeine Geschäftsentwicklung
Umsätze abrufen
� Online-Banking
Umsatzsteuer
Umsatzsteuer ist die unter Juristen und Kaufleuten übliche Bezeichnung für die
Mehrwertsteuer. Anders als ein Verbraucher braucht sich ein umsatzsteuerpflichtiger
Unternehmer bei seinen betrieblichen Einkäufen keine Gedanken um den
Mehrwertsteuer-Anteil zu machen: Er zieht ihn als sogenannte Vorsteuer von
seinen eigenen Umsatzsteuer-Einnahmen ab. Bei Licht betrachtet nehmen Sie als
Unternehmer oder Freiberufler dem Finanzamt damit also „nur“ die Arbeit des
Steuereintreibens ab. Getragen wird die Steuerlast letztlich immer von den Endverbrauchern.
Die Arbeit haben jedoch Sie damit: Einmal pro Monat oder Vierteljahr
verlangt der Fiskus von Ihnen eine � Umsatzsteuervoranmeldung.
Umsatzsteuererklärung
Am Ende des Jahres erstellen Sie auf Basis der Umsatzsteuervoranmeldungen des
laufenden Jahres eine abschließende Jahres-Umsatzsteuererklärung. Die reichen
Sie im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung zusammen mit Ihrer � Einnahmenüberschussrechnung
und dem � Anlagenverzeichnis beim Finanzamt ein.
Mit „WISO Mein Büro 2009“ drucken Sie Ihre jährliche Umsatzsteuererklärung
ganz bequem auf das amtliche Formular. Sie finden den Vordruck im Bereich
„Finanzen“ unter den „Steuer-Auswertungen“:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Sie wählen lediglich das Buchungsjahr und lassen dann die erforderlichen Daten
„aus Buchungen ermitteln“. Falls Sie die Formularfelder ausnahmsweise manuell
ausfüllen möchten, steht Ihnen alternativ die Option „Nicht aus Buchungen ermitteln“
zur Verfügung. Nachdem Sie den ausgefüllten Vordruck am Bildschirm
überprüft haben, können Sie Ihre Steuererklärung drucken und ans Finanzamt
schicken. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Steuererklärung über die eingebaute
Elster-Schnittstelle online an den Finanzamtsserver zu übermitteln. Dafür
benötigten Sie eine Internetverbindung.
Umsatzsteueridentifikationsnummer
Die Umsatzsteueridentnummer war ursprünglich nur für grenzüberschreitende
Geschäfte innerhalb der EU gedacht. Inzwischen leistet sie aber auch Unternehmern
gute Dienste, die gar nichts mit Auslandskunden oder -lieferanten zu tun
haben: Die Kennung stellt nämlich einen vollwertigen Ersatz für die finanzamtsbezogene
Steuernummer dar. Diese Steuernummer ist bei vielen Freiberuflern und
Kleinunternehmern identisch mit der persönlichen Steuernummer. Deren Veröffentlichung
ist für diese Personengruppe unter Datenschutzgesichtspunkten also
nicht unbedingt empfehlenswert.
193

Kaufmännisches Wissen kompakt
194
Bei „WISO Mein Büro 2009“ geben Sie die beiden Steuernummern unter
„Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Firmendaten“ ein. Welche Steuernummer auf
Ihre Geschäftsbriefe gedruckt werden soll, legen Sie im fest, wenn Sie Ihr �
Briefpapier gestalten.
Umsatzsteuervoranmeldung
Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung teilen Sie dem Finanzamt mit,
� wie hoch im vorangegangenen Monat bzw. Vierteljahr Ihre Umsatzsteuereinnahmen
waren und
� wie viel Vorsteuern Sie bezahlt haben.
Die ermittelte Differenz stellt die Umsatzsteuer-Zahllast dar, die Sie unaufgefordert
ans Finanzamt überweisen müssen. Da die eingenommene Umsatzsteuer in
Ihren Umsatzerlösen und die bezahlte in Ihren Betriebsausgaben enthalten sind,
hängen die Buchungen für die Umsatzsteuermeldung ganz eng mit der
� Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zusammen, die Sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung
vorlegen müssen. Obwohl die EÜR erst am Jahresende
fällig ist, muss sie von umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen also ständig auf
dem Laufenden gehalten werden.
Zum Glück erledigen Sie mit „WISO Mein Büro 2009“ all das in einem Aufwasch:
Während Sie eine Einnahme oder Ausgabe auf Ihrem � Bankkonto, im �
Kassenbuch oder auch in der Rechnungs-Übersicht einer � Buchungskategorie
zuordnen, legen Sie nämlich gleichzeitig den Steuersatz fest. Das geschieht normalerweise
sogar automatisch. Sie sollten beim � Zuordnen nur darauf achten,
ob der voreingestellte Steuersatz im Einzelfall auch genauso auf der Rechnung
ausgewiesen ist. Durch einen einzigen Buchungsvorgang teilen Sie „WISO Mein
Büro 2009“ mit, welcher Teil einer Zahlung für die Einkommensteuer wichtig ist
und welcher für die Umsatzsteuer:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Wenn die nächste Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, rufen Sie das Formular
über den Menüpunkt � „Finanzen“ � „Steuervordrucke“ auf. Nachdem das Programm
den Vordruck automatisch mit den ermittelten Daten gefüllt hat, drucken
Sie ihn aus - oder schicken die Daten gleich per � Elster-Schnittstelle auf elektronischem
Weg ans Finanzamt.
Meldung = Zahlung!
Nicht vergessen: Zugleich mit der Voranmeldung ist die Differenz aus eingenommener
und gezahlter Umsatzsteuer (die sogenannte Umsatzsteuer-Zahllast)
fällig. Sofern das Finanzamt keine Einzugsermächtigung für Ihr Bankkonto
hat, müssen Sie ohne weitere Aufforderung eine � Überweisung auf den
Weg bringen. Falls Sie ausnahmsweise mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer
eingenommen haben, bekommen Sie Ihr Guthaben (den Umsatzsteuer-“Überhang“)
dafür aber umgekehrt auch anstandslos erstattet.
Unternehmer-Wiki
Das „Unternehmer-Wiki“ ist ein freies Lexikon für Unternehmer, Freiberufler, Angestellte
mit Nebenerwerb, Gründer, Geschäftsführer, Kaufleute und alle anderen
Interessierten. Initiator ist die Buhl Data Service GmbH, die auch die technische
Infrastruktur für dieses Projekt bereitstellt. Die Artikel werden von freien Autoren
verfasst. Gute Autorinnen und Autoren, die ihr Praxis-Wissen mit anderen teilen
möchten, sind jederzeit willkommen. Sie finden das Büro-Lexikon im Internet
unter http://www.unternehmerwiki.net/.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Verkauf
� Office Heute
Verkaufspreise
Mit „WISO Mein Büro 2009“ können Sie Ihre Verkaufspreise bequem nach Kunden
und/oder Abnahmemengen differenzieren. Damit Sie das nicht von Fall zu Fall beim
Anlegen von Angeboten oder Rechnungen per Hand erledigen müssen, gibt es in
den Artikel-Stammdaten die � Karteikarte „Preise“: Dort legen Sie die „Verkaufspreise
für diesen Artikel“ fest: Vorbereitet ist immer ein Stückpreis für alle Kunden.
Über die Schaltfläche „Neue Zeile einfügen“ ergänzen Sie zusätzliche Kriterien. So
legen Sie Sonderpreise für bestimmte Kunden oder Abnahmemengen fest:
Wichtig: Sofern die allgemeinen Mengenrabatte günstiger sind als die Einzelkundenpreise,
müssen Sie bei den betreffenden Kunden gesonderte Mengenrabatte
einrichten.

Verrechnungskonto
Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Mit „WISO Mein Büro 2009“ können Sie ein � Kassenbuch und � Bankkonten
führen - müssen es aber nicht. Wenn Sie ohne echte „Finanzkonten“ arbeiten
wollen, benötigt das Programm für seine interne Logik ein virtuelles Konto. Diese
Funktion übernimmt das Verrechnungskonto. Sie finden es im Bereich � Finanzen.
Die � Zuordnung von � Buchungskategorien funktioniert genauso wie
beim � Kassenbuch oder einem � Offline-Konto.
Vorgänge
Im Arbeitsbereich „Vorgänge“ erstellen, bearbeiten und überwachen Sie � Angebote,
� Rechnungen und � Bestellungen.
Verwendung
Sie können Ihre Einnahmen und Ausgaben nicht nur den steuerlichen � Buchungskategorien
sowie � „Kosten- und Erlösarten“ zuordnen, sondern auch
„Verwendungen“ zuweisen:
Damit ordnen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben bei Bedarf bestimmten Produkten,
Dienstleistungen oder einzelnen Projekten zu. Deren Erfolg können Sie sich jederzeit
unter „Auswertungen“ - „Kosten/Verwendungen“ detailliert anzeigen lassen.
Vorlagen
� Textbausteine
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Vorsteuer
� Umsatzsteuer
Zahlungen Bank/Kasse
Die Bewegungen auf Ihren Geldkonten überwachen Sie im Bereich � „Finanzen“
- „Zahlungen Bank/Kasse“. Falls Sie kein � Bankkonto oder � Kassenbuch eingerichtet
haben, werden die Buchungsvorgänge auf dem � Verrechnungskonto
aufgezeichnet.
Zahlungsbedingungen
Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie ein komplettes vierstufiges Mahnverfahren
durchlaufen. Unter „Stammdaten“ - „Zahlungsbedingungen“ passen Sie die
Voreinstellungen des Programms ganz genau an Ihren persönlichen Mahnstil an:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Auch die Textbausteine der einzelnen Mahnstufen können Sie an Ihre eigenen
Vorstellungen anpassen: Per Mausklick auf den gleichnamigen Link öffnen Sie
die Karteikarte „Mahnungen“ im Textbaustein-Editor.
Zahlungserinnerung
Jede Mahnung ist eine Zahlungserinnerung – und umgekehrt. Die Mahnung vor
der „1. Mahnung“ heißt unter Kaufleuten traditionell „Zahlungserinnerung“. Von
rechtlicher Bedeutung ist jedoch weder die Bezeichnung noch die Anzahl der
einzelnen Mahnstufen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter dem Stichwort �
Mahnung.
Zuordnen
Eine ganz besonders schnelle und bequeme Art der Buchführung ermöglicht „WISO
Mein Büro 2009“ mit dem Kontextmenü-Befehl „Zuordnen“: Ein Rechtsklick
auf einen Zahlungsvorgang eines Geldkontos genügt und schon können Sie die
passende � Buchungskategorie zuweisen. Dabei sind nur die Untermenüs aktiv,
die auf den jeweiligen Vorgang zutreffen:
199

Kaufmännisches Wissen kompakt
200
Sollte die richtige Buchung auf diesem direkten Weg nicht möglich sein, öffnen
Sie das Dialogfenster „Zahlung“ per Doppelklick auf den Listeneintrag und nehmen
die Zuordnung in der Kategorien-Liste vor. Falls Sie beim Zuordnen eine
Buchungskategorie vermissen, klicken Sie auf „Weitere“ am unteren Ende der
Kategorien-Liste.
Zuordnungen korrigieren
Falls Sie feststellen, dass Ihnen bei einer Zuordnung ein Fehler unterlaufen ist,
stellt auch das keinen Beinbruch dar: Sie öffnen den betreffenden Zahlungsvorgang,
wählen in der Kategorien-Liste die richtige � Buchungskategorie und
schließen die „Umbuchung“ per Mausklick auf „ OK“ ab. Stornobuchungen
und ähnliche buchhalterische Feinheiten kennt „WISO Mein Büro 2009“
nicht. Die erwartet das Finanzamt bei der � Einnahmenüberschussrechnung
aber auch gar nicht. Warum also umständlich, wenn es auch einfach geht!?
Einen wichtigen Sonderfall beim Zuordnen stellen die � Abschreibungen dar: Angenommen,
Sie kaufen ein neues Notebook. Unter „Finanzen“ taucht der Bezahlvorgang
dann als Ausgabe auf Ihrem � Bankkonto oder im � Kassenbuch auf. Da Sie
den Kaufpreis im laufenden Jahr nur teilweise als Betriebsausgabe geltend machen
dürfen, können Sie ihn nicht kurzerhand einer Ausgabenkategorie zuordnen. Stattdessen
wählen Sie den Eintrag „Einkauf von Anlagenvermögen“ in der Kategorien-
Liste. Daraufhin wird die Schaltfläche „Anlage zuordnen“ eingeblendet, über die Sie
Ihr Anlagenverzeichnis öffnen und das „neue Anlagengut definieren“ können:

Mein Büro 2009 von „A“ bis „Z“
Unter dem Stichwort � „Abschreibungen“ wird das Buchen neuer Vermögensbestandteile
Schritt für Schritt erklärt.
Zuordnungs-Assistent
Der Zuordnungs-Assistent beschleunigt das „Buchen“ mehrerer Zahlvorgänge
hintereinander weg. Bei einem Online-Konto bietet der Assistent seine Dienste
sogar ganz von selbst an: Sobald die Funktion „Umsätze abrufen“ abgeschlossen
ist, öffnet sich automatisch das Dialogfenster „Zahlung“. Darin ist bereits der erste
noch nicht zugeordnete Zahlungsvorgang geöffnet. Außerdem findet sich in vielen
Fällen bereits ein Vorschlag für eine passende � Buchungskategorie:
Wenn Sie den Vorschlag übernehmen wollen, klicken Sie auf „ Nächster“
und schon können Sie den folgenden Vorgang zuordnen: Einfacher und schneller
geht Buchführung wirklich nicht!
Fehlt ein Zuordnungs-Vorschlag oder passt er nicht auf den Vorgang, klicken Sie
auf die Schaltfläche „Vorschlag verwerfen“ und wählen die richtige Buchungskategorie
aus der üblichen Kategorien-Liste. Auch diese Prozedur ist im Handumdrehen
erledigt. Sie können den Zuordnungs-Assistenten jederzeit abbrechen und
ihn bei nächster Gelegenheit über das Kontextmenü, die Schaltfläche „Weitere
Funktionen“ oder wieder aufrufen und Ihre Buchungen fortsetzen.
Zusammenfassende Meldung
Falls Sie Waren ins EU-Ausland exportieren, müssen Sie beim Bundeszentralamt
für Steuern bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Quartals eine „Zusammenfassende
Meldung“ abgeben. Auf dem amtlichen Formular machen Sie Angaben über die
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Umsatzsteueridentifikationsnummern Ihrer Geschäftspartner, die erzielten Umsätze
und eventuelle „Dreiecksgeschäfte“. Sie finden den Vordruck unter „Finanzen“
- „Steuer-Auswertungen“:

Das Profi-Büro
Das Profi-Büro
Das Leistungsspektrum von „Mein Büro 2009“ ist auf die Praxis von kleinen Unternehmen,
Selbstständigen und Freiberuflern zugeschnitten, die keine oder nur
geringe kaufmännische Kenntnisse haben. Mit „WISO Mein
Büro 2009 Professional“ bieten wir erfahrenen Anwendern
eine Programmversion mit einem deutlich erweiterten
Funktionsumfang. Mit dessen Hilfe erledigen Sie anspruchsvolle
betriebliche Herausforderungen und lösen knifflige
Buchungsfragen. Falls Sie sich nachträglich für die Pro-
Version entscheiden, wird der Kaufpreis der Basisversion in
voller Höhe angerechnet.
Die wichtigsten Zusatzfunktionen im Überblick: „WISO Mein Büro 2009 Professional“
...
� ... ist mandantenfähig und ermöglicht so die getrennte Verwaltung von bis
zu drei eigenständigen Unternehmen, Betrieben oder Filialen,
� ... stellt eine erweiterte Auftragsverwaltung zur Verfügung mit separaten
Auftragsbestätigungen, Überwachung von Lieferterminen, Teil- und Sammelrechnungen
etc.,
� ... verwaltet Kundenrabatte und Kundenlimits,
� ... lässt artikelbezogene Rabattsperren zu,
� ... unterscheidet zwischen Rechnungs- und Lieferadressen von Kunden,
� ... unterstützt die „Soll-Versteuerung“,
� ... enthält eine konfigurierbare Datev-Schnittstelle für die reibungslose Zusammenarbeit
mit Ihrem Steuerberater und zur zielgerichteten Datenübergabe
an eine externe Finanzbuchhaltung,
� ... ermöglicht das Zusammenfassen mehrerer Kunden zu einem übergeordneten
„Debitorenkonto“,
� ... erlaubt die Überwachung mehrerer Online-Konten,
� ... erlaubt Lastschriften und
� ... enthält ein praktisches „Zeitplan“-Modul, mit dessen Hilfe Sie auch bei
größeren Projekten den Überblick über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige
Abhängigkeit der anfallenden Aufgaben behalten.
203

Kaufmännisches Wissen kompakt
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Abgerundet wird der erweiterte Funktionsumfang durch deutlich mehr Flexibilität
bei der Dokumenten-Gestaltung: Der mächtige „Vorlagen-Designer“ lässt Ihnen
völlige freie Hand – sowohl bei der äußeren Form als auch den Inhalten Ihrer
Geschäftsdokumente.
Nahtloser Umstieg
Wenn Sie bereits mit der Basisversion von „WISO Mein Büro 2009“ gearbeitet
haben, übernehmen Sie Ihre Datenbestände mit wenigen Mausklicks:
� Entweder Sie lassen sich schon während des Installationsvorgangs vom
„Setup-Assistenten“ Schritt für Schritt bei der Übernahme Ihrer bisherigen
Daten unterstützen.
� Oder Sie erstellen in der Basisversion eine komplette Datensicherung
(inklusive aller Einstellungen und gespeicherten Dokumente) und
übernehmen Ihre bisherigen Daten anschließend über den Menüpunkt
„Extras“ - „Daten wiederherstellen ...“ in die Pro-Version.

Das Profi-Büro
Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche
Die Systemvoraussetzungen und die Installation
von „WISO Mein Büro 2009 Professional“ sind
grundsätzlich identisch mit denen der Basisversion.
Auch bei der Bedienung gibt es kaum Unterschiede.
Mit einer kleinen Ausnahme in der
Menüleiste und der Navigationsleiste: Gegenüber
der Basisversion ist der Arbeitsbereich „Vorgänge“
erweitert worden.
Zusätzlich zu den Vorgangsarten „Angebote“,
„Rechnungen“ und „Bestellungen“ finden sich in
der erweiterten Auftragsverwaltung die Module
„Aufträge“ und „Lieferscheine“.
Geringfügige Änderungen in der Navigation gibt
es darüber hinaus an folgenden Stellen des Programms:
� Im „Office“-Bereich finden Sie das zusätzliche
„Zeitplan“-Modul.
� Der Menüpunkt „Finanzen“ ist um die Funktion
� „Fibu-Export“ erweitert worden.
� Der Wechsel zwischen verschiedenen Datenbeständen
erfolgt über den zusätzlichen
Menüpunkt „Mein Büro Professional“ - �
„Mandant“.
Im Menüpunkt „Extras“ - „Einstellungen“ finden
Sie die zusätzlichen Einträge � „Vorlagen-Designer“
und � „Finanzbuchhaltung“.
Auf alle anderen Zusatzfunktionen greifen Sie direkt
aus den Dialog-Fenstern und Kontextmenüs
zu, die Sie bereits aus der Basisversion kennen.
205

Kaufmännisches Wissen kompakt
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Profi-Funktionen „von A bis V“
Profi-Funktionen „von A bis V“
Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen die zusätzlichen Leistungsmerkmale von
„WISO Mein Büro 2009 Professional“ in lexikalischer Form vor. Alle übrigen Programmfunktionen
sind im Kapitel „Mein Büro 2009 von „A“ wie „Abschreibung“
bis „Z“ wie „Zuordnungs-Assistent““ des allgemeinen Bedienbuchs beschrieben.
Auftrag/Aufträge .................................................................................208
Ausländische Kunden ........................................................................210
Datev-Schnittstelle .............................................................................211
Debitorenkonto ..................................................................................213
Fibu-Export ........................................................................................213
Komplettrechnung .............................................................................215
Kundenlimit ........................................................................................215
Kundenrabatt .....................................................................................217
Lastschriften .......................................................................................217
Mandanten/Mandantenverwaltung ....................................................221
Netto-Rechnung .................................................................................221
Online-Konten ....................................................................................223
Rabattsperre ......................................................................................224
Sammel-Lieferschein .........................................................................224
Sammel-Rechnung ............................................................................224
Soll-Versteuerung ...............................................................................224
Teil-Lieferschein .................................................................................226
Teil-Rechnung ....................................................................................226
Teil-/Sammellieferschein ....................................................................226
Teil-/Sammelrechnung .......................................................................229
Vorlagen-Designer .............................................................................231
Zeitplan ..............................................................................................234
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Auftrag/Aufträge
Zusätzlich zu den schlichten „Auftragsbestätigungen“ der Basisversion verfügt
„WISO Mein Büro Professional 2009“ über die Möglichkeit, eigenständige Aufträge
zu erstellen und deren Erledigung zu überwachen. Sie können wählen, ob Sie
Aufträge aus bereits vorliegenden Angeboten erzeugen oder Aufträge komplett
neu erstellen, ohne dass zuvor ein Angebot abgegeben worden ist.
Für die Umwandlung eines bestehenden Angebots ...
� ... wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Vorgänge“ - „Angebote“,
� ... markieren das Ausgangs-Angebot und
� ... rufen die Funktion „in Auftrag umwandeln“ auf:
Sie finden den Befehl im Kontextmenü oder starten ihn über die Schaltfläche
„ Weitere Funktionen“. Nachdem Sie die anschließende Sicherheitsabfrage
bestätigt haben, wird der erzeugte Vorgang umgehend in der Druck- oder Maskenansicht
„Aufträge erfassen/bearbeiten“ angezeigt:

Profi-Funktionen „von A bis V“
Sofern Sie mit dem Kunden Abweichungen gegenüber dem zugrunde liegenden
Angebot vereinbart haben, ändern oder löschen Sie die betreffenden Positionen
oder fügen neue ein. Per Mausklick auf „OK“ schließen Sie das Anlegen des Vorgangs
ab.
Der neue Auftrag erscheint daraufhin unter einer separaten Auftragsnummer in
der Vorgangsliste Ihrer „Aufträge“. Dort erkennen Sie anhand der Ampelsymbole,
ob der Auftrag
� noch „nicht geliefert“ (rot),
� „teilweise geliefert“ (gelb) oder
� bereits „komplett geliefert“ (grün) ist.
Sobald der Auftrag abgearbeitet ist, erzeugen Sie mithilfe des Befehls „ Lieferschein/Rechnung
erstellen...“ den dazu gehörigen Lieferschein und/oder gleich
die Rechnung:
209

Kaufmännisches Wissen kompakt
210
Dabei lässt Ihnen „WISO Mein Büro 2009 Professional“ die Wahl,
� ... ob Sie eine schlichte „1:1-Verarbeitung“ wünschen (also alle Auftragspositionen
auf einen Schlag liefern und abrechnen) oder
� ... ob Sie sich für � „Teil-/Sammel-Lieferscheine“ und � „Teil-/Sammel-
Rechnungen“ entscheiden: In dem Fall können Sie einzelne Auftrags-Positionen
vorläufig aus Lieferungen und Rechnungen ausklammern und/oder
Positionen aus anderen Aufträgen hinzufügen.
Ausländische Kunden
Falls Sie Kunden im Ausland haben, denen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung
stellen müssen, öffnen Sie deren Datensätze unter „Stammdaten“ - „Kunden“,
wechseln zum Register „Konditionen“ und aktivieren dort die Option „Dieser Kunde
bekommt eine � „Netto-Rechnung“.

Datev-Schnittstelle
Profi-Funktionen „von A bis V“
Bevor Sie einen � „FiBu-Export“ über die „Datev-Schnittstelle“ vornehmen, müssen
Sie ein paar grundlegende Parameter einstellen. Sie finden den Eingabe-Dialog
unter „Extras“ - „Einstellungen“ - „Finanzbuchhaltung“ - „Datev-Einstellungen“:
Die erforderlichen Informationen, insbesondere die Berater- und Mandantennummer,
lassen Sie sich zuvor von Ihrem Steuerberater geben. Damit Unbefugte während
der Übermittlung an den Steuerberater keinen Zugriff auf die sensiblen Daten
haben, sollten Sie Ihre Exportdateien
mit einem Passwort verschlüsseln:
Über diese Grundeinstellungen
hinaus legen Sie - am besten mit
Unterstützung Ihres Steuerberaters
- fest, welche Standardkonten
beim � „Fibu-Export“
berücksichtigt werden sollen.
Alternativ zum DATEV-Format
können Sie das Export-Format
der „Diamant/2 Finanzbuchhaltung“
auswählen.
211

Kaufmännisches Wissen kompakt
212
Tipp: Standard- Fibu-Konten editieren
„WISO Mein Büro 2009 Professional“ basiert auf dem Standardkontenrahmen
„SKR03“. Je nach Art der Weiterverarbeitung kann es erforderlich sein, die
unter „Stammdaten“ - „Standard-Fibu-Konten“ voreingestellten Debitoren-,
Erlös-, Skonto-, Gebühren- und Privat-Konten anzupassen:
Bitte beachten Sie: Unsachgemäße Änderungen an den Standardkonten können
zu gravierenden Fehlern bei Ihren Jahresabschlüsse und Steuererklärungen
führen. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater oder Buchführungshelfer.

Debitorenkonto
Profi-Funktionen „von A bis V“
„WISO Mein Büro 2009“ verwaltet offene Posten und Kundenzahlungen im Hintergrund
auf sogenannten Debitorenkonten (= „Schuldnerkonten“). Normalerweise
müssen Sie sich um die buchhalterischen Feinheiten des Forderungsmanagements
nicht kümmern. Falls Ihre externe Finanzbuchhaltungs-Software die Angabe ganz
bestimmter Debitorenkonten erwartet oder es im Einzelfall erforderlich sein sollte,
mehrere verschiedene Auftraggeber einem einzelnen Debitorenkonto zuzuordnen
(etwa weil Lieferungen oder Leistungen für mehrere verschiedene Filialen mit der
Unternehmenszentrale abgerechnet werden), dann können Sie das richtige Konto
unter „Stammdaten“ - „Kunden“ auf Kundenebene im Register „Konditionen“
einstellen:
Auf die von „WISO Mein Büro 2009 Professional“ verwaltete Kundennummer hat
diese Einstellung keine Auswirkungen.
Fibu-Export
Wenn Sie die mit „WISO Mein Büro 2009 Professional“ gebuchten Zahlungsvorgänge,
Ausgangsrechnungen und sonstigen Buchungen an Ihren Steuerberater
weiterleiten oder Ihre Datenbestände eigenhändig mithilfe einer externen
Finanzbuchhaltungs-Software weiterverarbeiten möchten, steht Ihnen im Menü
„Finanzen“ ein flexibles „FiBu-Export“-Modul zur Verfügung:
213

Kaufmännisches Wissen kompakt
214
Standardmäßig nutzen Sie dabei das � DATEV-Format. Falls nötig können Sie
sich aber auch für das Export-Format der „Diamant/2 Finanzbuchhaltung“ entscheiden.
Nachdem Sie den gewünschten Zeitraum und den Umfang der benötigten
Daten festgelegt haben, speichert „WISO Mein Büro 2009 Professional“
die Exportdateien im Ordner „FiBuExport“ des Programmverzeichnisses. Von dort
aus können Sie die Dateien zur Weitergabe an Ihren Steuerberater oder Buchführungshelfer
auf einen Datenträger kopieren oder sie eigenhändig in Ihre Finanzbuchführung
übernehmen.
Nicht ohne (m)ein Passwort!
Sofern Sie im Feld „E-Mail-Empfänger“ die E-Mailadresse Ihres Steuerberaters
oder Buchhalters angeben, fügt das Programm die erzeugten Exportdateien
sogar gleich als Dateianhang in eine neue E-Mail ein. Falls Sie sich entscheiden,
Ihre gesammelten Finanzdaten per E-Mail zu übermitteln, sollten Sie in
den Grundeinstellungen der � DATEV-Schnittstelle zuvor unbedingt ein Passwort
festlegen. Teilen Sie dem Empfänger das Passwort auf keinen Fall per
E-Mail mit, sondern am besten persönlich, per Post oder Telefon.

Komplettrechnung
Profi-Funktionen „von A bis V“
Wenn der Umfang Ihrer Lieferungen hin und wieder vom zugrunde liegenden
Auftrag abweicht, und/oder wenn Sie Positionen aus unterschiedlichen Aufträgen
zusammenfassen möchten, erstellen und drucken Sie mit „WISO Mein Büro 2009
Professional“ im Handumdrehen � „Teil-/Sammellieferungen“. Bei den auf diese
Weise erzeugten Lieferscheinen haben Sie wiederum die Möglichkeit, unterschiedlich
umfangreiche Rechnungen zu erstellen („� Teil-/Sammelrechnungen“).
Über die Funktion „Komplettrechnung“ fasst das Programm hingegen alle Positionen
aus unterschiedlichen Aufträgen und Lieferscheinen in einer übergreifenden
Rechnung zusammen:
Kundenlimit
So erfreulich Groß- und Folgeaufträge sein mögen: Sie bergen auch Gefahren.
Das gilt vor allem dann, wenn vorherige Vorgänge noch nicht abgerechnet sind.
Sofern das Zahlungsverhalten eines Kunden in der Vergangenheit zu wünschen
übrig ließ oder Sie Ihr Risiko aus anderen Gründen begrenzen möchten, können
Sie unter „Stammdaten“ - „Kunden“ im Register „Konditionen“ ein „Limit für offene
Rechnungsbeträge“ vorgeben:
215

Kaufmännisches Wissen kompakt
216
Das Kundenlimit hat reinen Informations-Charakter: Damit Sie in der Alltagshektik
beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen oder Rechnungen
an die Obergrenze erinnert werden, blendet „WISO Mein Büro 2009 Professional“
beim Anlegen neuer � Aufträge und Rechnungen das noch „verbleibende
Kundenlimit“ ein. Ist das Limit bereits überschritten, werden Sie durch einen rot
blinkenden Warnhinweis („Überschreiten Kundenlimit ... Euro“) darauf aufmerksam
gemacht. Es ist Ihnen selbstverständlich unbenommen, sich im Einzelfall
sehenden Auges über diese Warnung hinwegzusetzen.
Druckansicht ohne Warnhinweise
Die Anzeige erscheint nur in der Tabellenansicht neuer Vorgänge (das heißt
im Register „Eingabemaske“). Die Druckansicht enthält keinen Hinweis auf
drohende Überschreitungen.

Kundenrabatt
Profi-Funktionen „von A bis V“
Zusätzlich zu den Rabatten in der Artikelverwaltung und der manuellen Eingabe
von Nachlässen bei einzelnen Aufträgen, können Sie mit „WISO Mein Büro 2009
Professional“ auch prozentuale Kundenrabatte festlegen. Sie nehmen die passenden
Einstellungen bei jedem einzelnen Kunden unter „Stammdaten“ - „Kunden“
im Register „Konditionen“ vor:
Der im Feld „Voreingestellter Rabatt“ eingetragene Prozentsatz wird bei neuen
Aufträgen vom Programm automatisch eingetragen. Sie können ihn aber nachträglich
problemlos anpassen. Kundenrabatte gelten grundsätzlich für das gesamte
Sortiment - es sei denn, Sie haben bei bestimmten Artikeln eine � „Rabattsperre“
verhängt.
Lastschriften
Lieferungen auf Rechnung sind gut – Lastschriften sind besser: Wenn Sie Ihre
Kunden davon überzeugen, Ihnen eine schriftliche Einzugsermächtigung oder
einen Abbuchungsauftrag zu erteilen, können Sie mit „WISO Mein Büro 2009
Professional“ ganz bequem Lastschriften erstellen und anschließend per Online-
Banking oder als gedruckte Liste an Ihre Bank übermitteln.
217

Kaufmännisches Wissen kompakt
218
Voraussetzung dafür ist, dass Sie unter „Stammdaten“ - „Zahlungsbedingungen“
im Register „Lastschriftverfahren“ mindestens einen Eintrag mit Lastschrift-Zahlungskonditionen
anlegen. Dazu gehören neben einer frei gewählten Bezeichnung
im Feld „Name der Zahlungsbedingung/-art“ ...
� die Frist zwischen Rechnungsdatum und Lastschrift-Erstellung,
� die Höhe von Bankgebühren bei Rücklastschriften,
� die Anzahl erneuter Lastschrift-Versuche bei Rücklastschriften,
� die Wartezeit bis zu einem erneuten Versuch sowie
� der Standardtext für die „Verwendungszweck“-Zeilen auf dem
Lastschrift-Auftrag.
Außerdem legen Sie an dieser Stelle die Informationstexte über die Lastschrift-
Konditionen fest, wie sie auf Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen
auftauchen sollen.
Neben dieser Grundeinstellung müssen Sie die einzelnen Kundenkonten für die
Zahlung per Lastschrift vorbereiten. Dazu tragen Sie unter „Stammdaten“ - „Kunden“
im Register „Konditionen“ die Bankverbindung des Kunden ein:

Profi-Funktionen „von A bis V“
Neben der Bankverbindung halten Sie hier den Zeitpunkt der Einzugsermächtigung
fest, wählen das gewünschte Lastschriftverfahren und entscheiden außerdem,
ob die „automatische Verarbeitung“ per Online-Banking gewünscht ist:
Pro Kunde sind grundsätzlich mehrere Bankverbindungen möglich. Damit Lastschriften
automatisch erstellt werden können, müssen Sie aber immer eine davon
als „Standard-Bankverbindung“ auswählen.
Sofern Sie beim Erstellen einer Rechnung die Zahlungsart „Lastschrift“ auswählen
und beim betreffenden Kunden eine Standard-Bankverbindung eingetragen ist,
erzeugt „WISO Mein Büro 2009 Professional“ im Anschluss an den Rechnungsdruck
automatisch einen Lastschriftauftrag. Sie finden die „offenen Lastschriften“
im Arbeitsbereich „Finanzen“ unter „Lastschriften und Überweisungen“:
219

Kaufmännisches Wissen kompakt
220
„WISO Mein Büro 2009 Professional“ kennt zwei Ausgabe-Alternativen:
� „elektronisch“ (dargestellt durch ein weiß-grünes Pfeilsymbol): Ihre Lastschriften,
Abbuchungsaufträge und Überweisungen werden in dem Fall per
Online-Banking übermittelt. Voraussetzung: Bei der Bankverbindung des
Kunden ist die Option „automatische Verarbeitung (Online)“ aktiviert.
� „Ausdruck“ (dargestellt durch ein Druckersymbol): In diesem Fall erstellen
Sie Lastschrift-Listen auf Papier, die Sie zur Weiterverarbeitung bei Ihrer
Bank einreichen.
Liegt der anhand der Lastschrift-Zahlungskonditionen automatisch errechnete
Zahlungstermin noch in der Zukunft, fehlt das Häkchen vor der betreffenden
Eintragung. Sofern gewünscht, können Sie die Option ausnahmsweise vorzeitig
aktivieren. Möchten Sie den zu einer bestimmten Lastschrift gehörenden Vorgang
überprüfen, öffnen Sie das Rechnungsfenster blitzschnell per Doppelklick auf den
jeweiligen Eintrag.
Sind alle fälligen Lastschriften erstellt, stoßen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche
„Verarbeiten“ die Übermittlung der Daten an Ihr Kreditinstitut an. Durch
Änderung des „Auftraggeber-Kontos“ können Sie die gewünschte Verarbeitungsweise
bei Bedarf noch nachträglich ändern:
Ein Mausklick auf die Schaltfläche „Ausführen“ schließlich sorgt dafür, dass
die Lastschrift- und Abbuchungsaufträge an Ihre Bank oder Sparkasse übertragen
werden.

Problemlose Retourkutschen
Profi-Funktionen „von A bis V“
Lastschriften erleichtern das Inkasso ungemein: Eine 100-prozentige Zahlungssicherheit
gibt es aber auch hier nicht. Denken Sie nur an fehlerhafte
Kontoangaben, fehlende Deckung oder einen möglichen Widerspruch des
Zahlungspflichtigen. „WISO Mein Büro 2009 Professional“ erleichtert Ihnen daher
auch den Umgang mit „Rücklastschriften“ und anderen Sonderfällen. Die
Einstellung der Wartezeit bei zum nächsten Einzugsversuch sowie die Höhe
der automatisch aufgeschlagenen Bankgebühren nehmen Sie unter „Stammdaten“
- „Zahlungsbedingungen“ im Register „Lastschriftverfahren“ vor.
Mandanten/Mandantenverwaltung
„WISO Mein Büro 2009 Professional“ ist mandantenfähig: Sie können die Daten
von maximal drei verschiedenen
Unternehmen oder auch Filialen
des gleichen Unternehmens
völlig unabhängig voneinander
verwalten. Die erforderlichen
Einstellungen nahmen Sie im
Menü „Mein Büro Professional“
- „Mandantenverwaltung“ vor.
Die dort angelegten Mandanten
1 bis 3 finden Sie anschließend
in der Mandantenauswahl
wieder.
Netto-Rechnung
Wenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer oder Freiberufler bestimmten
Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen, aktivieren Sie die Option
„Dieser Kunde bekommt eine Netto-Rechnung“. Sie finden diese Einstellung im
Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Kunden“ im Register „Konditionen“ des betreffenden
Kunden:
221

Kaufmännisches Wissen kompakt
222
Sofern es sich um „Lieferungen und Leistungen im innergemeinschaftlichen Verkehr“
handelt, geben Sie an dieser Stelle außerdem die „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“
Ihres Kunden ein.
Tipp: Steuernummern-Check
Bevor Sie eine umsatzsteuerfreie Rechnung ausstellen, Sie sind gesetzlich
verpflichtet, die Gültigkeit der Identifikationsnummer Ihres Geschäftspartners
zu überprüfen. Bei bestehender Internetverbindung erledigen Sie das per
Mausklick auf den Button „Prüfen“ direkt aus „WISO Mein Büro 2009 Professional“
heraus:

Profi-Funktionen „von A bis V“
Besonders praktisch: Netto-Rechnungen an Kunden mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
werden mit „WISO Mein Büro 2009 Professional“
automatisch in die nächste � „Zusammenfassende Meldung“ übernommen. Auf
diese Weise erspart die Pro-Version Exporteuren und grenzüberschreitend tätigen
Dienstleistern bei der vierteljährlichen Statistik-Bürokratie viel Arbeit.
Achtung: Keine Kleinunternehmer-Regelung
Verwechseln Sie die Option „Netto-Rechnung“ bitte nicht mit der „Kleinunternehmer-Regelung“:
Falls die für Sie infrage kommt, aktivieren Sie vielmehr
die Option „Umsatzsteuer befreit“ im Arbeitsbereich „Stammdaten“ - Meine
Firma“ - „Einstellungen“ - „Steuer-Einstellungen“:
Online-Konten
„WISO Mein Büro 2009 Professional“ bietet Ihnen die Möglichkeit, mehr als ein
Online-Konto zu verwalten: Im Menü „Stammdaten“ - „Meine Firma“ - „Firmendaten“
- „Bankverbindungen“ richten Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Einrichten“
zusätzliche Konten ein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie im anschließenden
Dialog die Voreinstellung im Feld „Verarbeitung“ von „Offline (Manuell be-
223

Kaufmännisches Wissen kompakt
224
buchtes Konto)“ auf „Online (Serveranfrage)“ umstellen. Auf diese Weise machen
Sie auch ein bereits existierendes Offline-Konto reif fürs Online-Banking.
Rabattsperre
Falls Sie mit � Kundenrabatten arbeiten, können Sie ausgewählte Teile Ihres
Sortiments vor ungewollten Zahlungsnachlässen schützen: Zu diesem Zweck setzen
Sie ein Häkchen vor die Option „Artikel ist nicht rabattfähig“. Sie finden die
Rabattsperre im Register „Sonstiges“ unter „Stammdaten“ - „Artikel“.
Sammel-Lieferschein
� Teil-/Sammellieferschein
Sammel-Rechnung
� Teil-/Sammelrechnung
Soll-Versteuerung
„WISO Mein Büro 2009“ unterstützt standardmäßig die Berechnung der Umsatzsteuer
„nach vereinnahmten Entgelten“: Bei dieser auch „Ist-Versteuerung“ genannten
Abrechnungsart finden Umsatzsteuer-Einnahmen erst dann Eingang in
die Voranmeldung, wenn die Zahlung des Kunden tatsächlich auf Ihrem Konto
eingegangen ist. Freiberufler kommen unabhängig von ihrem Jahresumsatz in
den Genuss dieser Steuererleichterung. Bei gewerblichen Unternehmen ist das anders:
Lag der Gesamtumsatz im vorangegangen Kalenderjahr über 250.000 Euro
(neue Bundesländer bis Ende 2009: 500.000 Euro), muss die Umsatzsteuer „nach
vereinbarten Entgelten“ berechnet werden. Die Umsatzsteuer wird dann bereits
beim Ausstellen der Rechnung als Einnahme behandelt.

Profi-Funktionen „von A bis V“
Sollte dieser Fall auf Sie zutreffen, können Sie Ihre Umsatzsteuer-Abrechnungen
mit „WISO Mein Büro 2009 Professional“ auf die „Soll-Versteuerung“ umstellen.
Sie finden den Umschalter unter „Stammdaten“ - „Standard-Fibu-Konten“:
Indem Sie das standardmäßig gesetzte Häkchen vor der Option „Ist-Versteuerung“
entfernen, werden Sie im Handumdrehen zum „Soll-Versteuerer“.
225

Kaufmännisches Wissen kompakt
226
Umstellung beim Jahreswechsel
Wichtig: Die Umstellung der Versteuerungsart sollten Sie nur zu Beginn eines
Wirtschaftsjahres vornehmen. Anderenfalls kann es zu Fehlern bei der automatischen
Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie den jährlichen
Einkommen- und Umsatzsteuererklärungen kommen. Wenn Sie die Aufforderung
des Finanzamts zum Umstieg auf die Soll-Versteuerung bekommen,
haben Sie normalerweise damit bis zum Beginn des folgenden Jahres Zeit.
Klären Sie das Verfahren unbedingt mit Ihrem Steuerberater und/oder direkt
mit dem Finanzamt.
Teil-Lieferschein
� Teil-/Sammellieferschein
Teil-Rechnung
� Teil-/Sammelrechnung
Teil-/Sammellieferschein
Bei Aufträgen mit mehreren Positionen ergeben sich manchmal unterschiedliche
Liefertermine. In solchen Fällen erstellen Sie mit „WISO Mein Büro 2009 Professional“
problemlos Teil-Lieferscheine (und darauf basierende Teil-Rechnungen).
Der Auftrag wird daraufhin automatisch als „teilweise geliefert“ gekennzeichnet.
Wenn sich in Ihrer Auftragsverwaltung umgekehrt mehrere offene Vorgänge eines
bestimmten Kunden befinden, können Sie die Lieferungen aller oder ausgewählter
Positionen ganz einfach zu Sammel-Lieferungen zusammenfassen. Teil-
und Sammellieferungen und -rechnungen sind also bequem kombinierbar. Die
Funktion beschleunigt die Auftrags-Abwicklung und erleichtert Ihnen und Ihren
Kunden die Arbeit beträchtlich.
Das Vorgehen ist in jedem Fall gleich. Unter „Vorgänge“ - „Aufträge“ markieren
Sie den betreffenden Auftrag und wählen den Kontext-Menübefehl „ Lieferschein/Rechnung
erstellen“.

Tipp: Angebot als alternative Startbasis
Profi-Funktionen „von A bis V“
Falls Sie noch keinen Auftrag angelegt haben, können Sie die Funktion Teil-/
Sammellieferscheine auch direkt von jedem Angebot aus starten. Dann legt
das Programm im Hintergrund automatisch den dazugehörigen Auftrag an.
Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Option „Teil-/Sammellieferschein“
erstellen:
Der anschließende Dialog „Lieferscheinerstellung“ ist zweigeteilt:
� Im oberen Teil wählen Sie die lieferbaren Positionen des ausgewählten Auftrags,
indem Sie ein Häkchen vor die betreffenden Positionen setzen und falls
erforderlich die abweichende Lieferanzahl oder -menge festlegen. Mithilfe
der Abwärtspfeile übernehmen Sie die gewünschten Positionen in den Lieferschein.
Das doppelte Pfeilsymbol befördert auf einen Schlag sämtliche Positionen
in den Lieferschein. In dem Fall können Sie sich das vorherige Abhaken
der einzelnen Positionen sparen. Über das Auswahlfeld „Auftragsnummer“
wechseln Sie den angezeigten Auftrag. Zur Auswahl stehen sämtliche noch
nicht vollständig abgewickelten Aufträge des betreffenden Kunden.
� Im unteren Teil der des Fensters sehen Sie die sich daraus ergebenden Positionen
des Sammel-Lieferscheins. Indem Sie dort ein Häkchen vor bestimmten
Positionen setzen, können Sie sie mithilfe der Aufwärts-Pfeilsymbole
wieder aus der Lieferung entfernen:
227

Kaufmännisches Wissen kompakt
228
Falls erforderlich ändern Sie außerdem nachträglich die standardmäßig aus den
Kunden-Stammdaten übernommene Lieferanschrift. Über die Schaltfläche „
Seitenvorschau“ lassen Sie sich den fertigen Lieferschein in der üblichen Druck- oder
Maskenansicht anzeigen. Mit „ Drucken“ bringen Sie ihn gleich zu Papier.
Zu guter Letzt haben Sie dann auch noch die Wahl, eine � „Komplettrechnung“
über alle Positionen dieses Lieferscheins oder eine � „Teil-/Sammelrechnung“ zu
erstellen, in der Sie die abzurechnenden Positionen manuell auswählen.

Tipp: Ausgangspunkt Kunden-Verwaltung
Profi-Funktionen „von A bis V“
Statt über offene Angebote oder Aufträge in der Vorgangsverwaltung können
Sie Lieferscheine und Rechnungen aller Art auch über den Arbeitsbereich
„Stammdaten“ - „Kunden“ anlegen: Wenn Sie dort die „Details“-Ansicht aktivieren
und eine der Registerkarten „Angebote“, „Aufträge“ oder „Lieferscheine“
auswählen, stehen Ihnen im Kontextmenü (und den „erweiterten Funktionen“)
die entsprechenden Befehle zur Verfügung:
Teil-/Sammelrechnung
Nachdem Sie einen � Teil-/Sammellieferschein erstellt haben, erzeugen Sie im
nächsten Schritt bei Bedarf gleich die dazugehörige Rechnung. Dabei haben Sie
die Wahl zwischen einer � Komplettrechnung und einer Teil-/Sammelrechnung:
Analog zur „Teil-/Sammellieferung“ fassen Sie hier die offenen Positionen aller
noch nicht abgerechneten Aufträge eines Kunden zu einer einzigen Rechnung
zusammen. Gleichzeitig behalten Sie den Überblick, welche Auftragspositionen
noch nicht geliefert und/oder noch nicht abgerechnet sind.
229

Kaufmännisches Wissen kompakt
230
Sie rufen den Befehl „Teil-/Sammelrechnung“ im Arbeitsbereich „Lieferscheine“
über das Kontextmenü eines markierten Lieferscheins oder über die Schaltfläche
„ Weitere Funktionen“ auf. Sie können die Funktion aber auch direkt über
das Dialogfenster „Teil-/Sammellieferungen“ starten: Dort finden Sie am unteren
Fensterrand eine gleichlautende Schaltfläche.
Die Handhabung des Eingabe-Dialogs „Rechnungserstellung“ entspricht weitgehend
der Lieferscheinerstellung: Statt zwischen verschiedenen Aufträgen wählen
Sie bei der Rechnungserstellung im oberen Bereich zwischen verschiedenen Lieferscheinen.
Im unteren Fensterbereich finden Sie nicht den Inhalt des Lieferscheins,
sondern die zu erzeugende Rechnung. Die Positionsauswahl per Markierung und
Mausklick auf die Pfeilsymbole funktioniert auf die gleiche Weise:
Über die Schaltfläche „ Seitenvorschau“ lassen Sie sich Ihre fertige Teil-
oder Sammelrechnung in der üblichen Druck- oder Maskenansicht anzeigen. Mit
„ Drucken“ bringen Sie Ihre neue Rechnung gleich zu Papier.

Tipp: Ausgangspunkt Kunden-Verwaltung
Profi-Funktionen „von A bis V“
Statt über offene Lieferscheine können Sie Ihre Teil-, Sammel- und Komplettrechnungen
auch über den Arbeitsbereich „Stammdaten“ - „Kunden“ anlegen:
Wenn Sie „Details“-Ansicht aktivieren und dort die Registerkarte „Lieferschein“
auswählen, stehen Ihnen im Kontextmenü (und über die Schaltfläche
„ Weitere Funktionen“) die Befehle „Komplettrechnung“ sowie „Teil-/
Sammelrechnung“ zur Verfügung:
Vorlagen-Designer
Mithilfe des eingebauten „Vorlagen-Designers“ passen Sie die zusammen mit
„WISO Mein Büro 2009 Professional“ gelieferten Dokumentvorlagen bei Bedarf
ganz genau an Ihre Vorstellungen und die Besonderheiten Ihres Betriebs an - vom
einfachen Geschäftsbrief über Angebote und Auftragsbestätigungen bis hin zu
Rechnungen, Lieferscheinen und Mahnungen. Während Sie mit dem komfortablen
„Briefpapier-Gestalter“ nur Einfluss auf das Layout und die Standard-Informationen
im Kopf- und Fußbereich von Geschäftsbriefen nehmen, sind die Änderungsmöglichkeiten
beim Vorlagen-Designer praktisch unbegrenzt. Sie finden das
mächtige Design-Modul im Menü „Extras“:
231

Kaufmännisches Wissen kompakt
232
Versuch macht klug!
Der Funktionsumfang des Vorlagen-Designers ist riesig. Bevor Sie Änderungen
an den mitgelieferten Dokumentvorlagen vornehmen, sollten Sie unbedingt
ausgiebige Tests mit „Neuen Vorlagen“ unternehmen. Das gilt vor allem
dann, wenn Sie bislang noch keine Erfahrung mit dem Erzeugen solcher
Datenbank-“Reports“ haben. Sie können Testdateien in beliebiger Zahl auf
Grundlage bestehender Standard-Dokumente anlegen:

Profi-Funktionen „von A bis V“
Keine Sorge: Falls Sie bei Ihren Experimenten aus Versehen doch einmal eine
der Programmvorlagen durcheinanderbringen, ist das auch kein Beinbruch.
Per Mausklick auf die Funktion „Ausgewählte Vorlage wiederherstellen“ kehren
Sie jederzeit wieder zum Ursprungszustand zurück.
Text- und Grafikelemente aller Art lassen sich mit dem Vorlagen-Designer an
jeder beliebigen Stelle der Seite platzieren. Die Inhalte können Sie dabei fest
vorgeben oder durch Einfügen von „Variablen“ mit den Inhalten Ihrer Firmen-
Datenbank (z. B. Kundennamen, Adressen oder Vorgangsinformationen) oder mit
Systemvariablen füllen (z. B. Datums- und Zeitangaben, Dateinamen oder Seitenzahlen).
Selbst Rechenoperationen sind möglich. Die Seitenansicht „Entwurf“
besteht neben den Titel-, Kopf- und Fußbereichen aus ...
� ... dem „Gruppenkopf“ (dorthin gehören zum Beispiel die Spaltenüberschriften
von Angebots- oder Rechnungs-Positionen)
� ... dem „Detailbereich“ (hier befinden sich üblicherweise die Inhalte der einzelnen
Vorgangs-Positionen) und
� ... dem „Gruppenfuß“ (in dem oft die Summen-Zeilen, Angaben zur Mehrwertsteuer
und Zahlungsbedingungen untergebracht werden).
In allen Bereichen können unterschiedliche Elemente wie z. B. Grafiken oder Textfelder
frei platziert werden. Dabei haben Sie in jedem Fall die Wahl, ob Sie feste
Inhalte vorgeben oder die einzelnen Felder mit den Inhalten aus der Datenbank
dynamisch füllen lassen:
233

Kaufmännisches Wissen kompakt
234
In der der angezeigten Bildschirmansicht eines Rechnungsentwurfs aus den Demodaten
ist zum Beispiel der Begriff „Sachbearbeiter/in“ als unveränderlicher
Text vorgegeben, während sich hinter „Steffen Peter“ in Wirklichkeit die Variable
„M_EMPLOYEE_NAMECOMPLETE“ (= vollständiger Mitarbeitername) verbirgt.
Mithilfe der linken Symbolleiste fügen Sie statische Feld-Inhalte ein, mit der rechten
dynamische: Nachdem Sie zum Beispiel auf das linke Textsymbol („A“) geklickt
haben, legen Sie durch einen zweiten Mausklick in die Entwurfsansicht fest,
an welcher Stelle der Seite das Element eingefügt werden soll. Den gewünschten
Text geben Sie anschließend im Eingabefeld oben links unterhalb der Symbolleiste
ein. Arbeiten Sie hingegen mit den Datenbank-Variablen (z. B. dem Textsymbol
„A“ aus der rechten Symbolleiste), finden Sie statt des Eingabefeldes links oben
unterhalb der Symbolleiste ein Auswahlmenü. Mit dessen Hilfe wählen Sie das
gewünschte Datenbankfeld aus.
Tipp: Kopieren statt einfügen
Anstatt neue Elemente einzufügen, können Sie vorhandene auch markieren
(= anklicken) und über „Bearbeiten“ - „Kopieren“ (= STRG+C) sowie „Bearbeiten“
- „Einfügen“ (= STRG+V) duplizieren und dann per Ziehen und Ablegen
mit der Maus an die gewünschte Stelle verschieben.
Unabhängig davon, ob es sich um neue oder kopierte, statische oder dynamische
Inhalte handelt, lassen sich die Eigenschaften der meisten Elemente in Farbe, Größe
oder Position verändern. Durch Linien und geometrischen Formen gliedern Sie
Ihre Dokumentvorlagen darüber hinaus ganz nach Belieben. Mithilfe der Registerkarte
„Vorschau“ schließlich können Sie sich jederzeit anzeigen lassen, welche
Auswirkungen Ihre Eingaben auf die Darstellung Ihres Dokuments haben.
Alle Variablen auf einen Blick
Eine vollständige Liste aller Datenbankfelder finden Sie im Anhang zu diesem
Bedienbuch.
Zeitplan
Zusätzlich zur allgemeinen Termin- und Aufgabenverwaltung steht Ihnen in der
Professional-Version von „WISO Mein Büro 2009“ ein „Zeitplan“-Modul zur Ver-

Profi-Funktionen „von A bis V“
fügung: Mit dessen Hilfe behalten Sie auch bei größeren Projekten den Überblick
über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige Abhängigkeit der anfallenden
Aufgaben. Sie finden den Zeitplan im Arbeitsbereich „Office“:
Die Plan-Ansicht unterscheidet zwischen:
� „Zeitplänen“ (Sie können mehrere verschiedene Projekte separat planen
oder auch ein Großprojekt in mehrere kleine Häppchen aufteilen),
� „Objekten“ (das sind die einzelnen Zeitplan-Zeilen, in denen sachlich zusammenhängende
und zeitlich aufeinander folgende Aufgaben nacheinander
angezeigt werden),
� „Belegungen“ (das sind die einzelnen Aufgaben, die Sie den übergeordneten
Objekten bei Bedarf zuordnen) sowie
� „Sonderzeiten“ (das sind zum Beispiel Messe- oder Urlaubszeiten).
Einen neuen Zeitplan legen Sie per Mausklick auf die „Zeitplan“-Schaltfläche an,
die Sie unter der Überschrift „Zeitpläne“ finden. Auf dem gleichen Weg wechseln
Sie zwischen bereits bestehenden Plänen. Neue Objekte erstellen Sie, indem Sie
doppelt auf bereits vorhandene Objekte klicken. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster
„Zeitplan definieren“: Im leeren Feld unterhalb der Spaltenüberschrift
„Bezeichnung“ geben Sie die den Namen Ihres neuen Objekts ein (z. B. „Entwurf
Plakate“). Auf die Reihenfolge der Zeitplanzeilen nehmen Sie bei Bedarf über die
Schaltflächen „aufwärts“/„abwärts“ sowie „Alphabetisch sortieren“ Einfluss:
235

Kaufmännisches Wissen kompakt
236
Nachdem Sie die vorläufige Objekt-Definition mit „OK“ abgeschlossen haben,
landen Sie wieder in der Plan-Ansicht. Über die Schaltfläche „ Neue Belegung
...“ tragen Sie anschließend die Details der einzelnen Aufgaben ein, insbesondere
...
� die Zuordnung zum übergeordneten Objekt
� die Aufgaben-Beschreibung,
� den Anfangs- und Endzeitpunkt sowie
� die Text- und Balkenfarbe für die Anzeige in der Zeitplan-Ansicht:

Profi-Funktionen „von A bis V“
Sie können sich die Eingabe sogar noch einfacher machen: Indem Sie im Übersichtsplan
mit gedrückter linker Maustaste den Zeitraum markieren, der für die
Erledigung der Aufgabe erforderlich ist, öffnen Sie das Belegungs-Fenster gleich
mit den richtigen Anfangs- und Enddaten-
Ebenfalls per Maus definieren Sie bei Bedarf die „Sonderzeiten“: Streichen Sie bei
gedrückter linker Maustaste über den gewünschten Zeitraum in der Zeile „Sonderzeiten“
- und schon öffnet sich eine Eingabemaske, in der Anfangs- und Endtermine
bereits eingetragen sind. Sie brauchen nur noch die Bezeichnung und,
sofern gewünscht, eine Beschreibung der Sonderzeit einzutragen und die Balken-
Farbe im Zeitplan festzulegen:
237

Kaufmännisches Wissen kompakt
238
Tipp: Wenn Ihnen die „Ziehtechnik“ mit der linken Maustaste unvertraut ist,
klicken Sie mit der rechten Maustaste in die „Sonderzeiten“-Zeile und öffnen die
gleiche Eingabemaske über die Schaltfläche „Neue Sonderzeit“.

Das Mittelstands-Büro
Das Mittelstands-Büro
Das Leistungsspektrum von „Mein Büro 2009“ ist auf die Bedürfnisse von kleinen
Unternehmern, Selbstständigen und Freiberuflern zugeschnitten.
Mit „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ bieten
wir erfahrenen Anwendern eine Programmversion mit einem
deutlich erweiterten Funktionsumfang. Falls Sie sich
nachträglich für die Mittelstands-Edition entscheiden, wird
der Kaufpreis der Basis- bzw. Pro-Version in voller Höhe
angerechnet.
Die wichtigsten Zusatzfunktionen gegenüber der Pro-Version im Überblick: „WISO
Mein Büro 2009 Mittelstand“ ...
� ... ist netzwerkfähig: Das Programm kann gleichzeitig von bis zu drei Anwendern
an unterschiedlichen Arbeitsplätzen genutzt werden (z. B. Lager,
Vertrieb und Buchhaltung),
� ... hat eine erweiterte Mandantenverwaltung, mit deren Hilfe Sie die Geschäftsvorgänge
von bis zu neun eigenständigen Unternehmen, Betrieben
oder Filialen unabhängig voneinander erfassen und auswerten,
� ... unterstützt den Verkauf durch beliebig viele � Preislisten mit eingebauter
� Preisänderungs-Automatik,
� ... ermöglicht � Abo-Rechnungen für regelmäßig wiederkehrende Lieferungen
und Leistungen (zum Beispiel Service-Verträge),
� ... beschleunigt den Einkauf durch automatische � Bestellvorschläge und
� ... stellt eine komplette � Lagerverwaltung zur Verfügung - inklusive �
Inventur(listen), � Bewertung von � Lagerbeständen sowie einfacher Buchung
von Wareneingängen und anderen � Lagerbewegungen.
239

Kaufmännisches Wissen kompakt
240
Nahtloser Umstieg
Wenn Sie bereits mit der Basis- oder Pro-Version von „WISO Mein Büro 2009“
gearbeitet haben, übernehmen Sie Ihre Datenbestände mit wenigen Mausklicks
in die Mittelstands-Edition:
� Entweder Sie lassen sich bereits während des Installationsvorgangs vom
„Setup-Assistenten“ Schritt für Schritt bei der Übernahme Ihrer bisherigen
Daten unterstützen.
� Oder Sie erstellen in der Basis-/Pro-Version eine komplette Datensicherung
(inklusive aller Einstellungen und gespeicherten Dokumente) und
übernehmen Ihre bisherigen Daten anschließend über den Menüpunkt
„Extras“ - „Daten wiederherstellen ...“ in die Mittelstands-Version.

Das Mittelstands-Büro
Oberflächlich betrachtet: Die Programmbereiche
Die Systemvoraussetzungen und die Installation
von „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ sind
weitgehend identisch mit denen der Pro-Version.
Da das Programm netzwerkfähig ist, können
Sie während des Setup-Prozesses allerdings entscheiden,
ob Sie ...
� ... eine „Vollständige Installation“ wünschen
(Einrichtung sowohl des zentralen Servers
als auch eines einzelnen Arbeitsplatzes),
� ... „Nur Arbeitplatz-Dateien“ aufspielen
wollen oder
� ... eine „Einzelplatz-Installation“ (ohne
Netzwerkunterstützung) bevorzugen.
Verständigungsprobleme
im Netz
Falls Ihr Netzwerk durch eine „Firewall“ geschützt
ist, kann es beim Mehrplatz-Einsatz
von „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ zu
Zugriffs-Problemen zwischen Ihrem zentralen
„Server“-PC und den einzelnen Arbeitsplätzen
(„Clients“) kommen. Ob es sich bei
der Firewall um eine Hardware- oder eine
Softwarelösung handelt, ist dabei nicht
von Belang. Damit es nicht zu Netzwerk-
Konflikten kommt, müssen Sie die Firewall
entweder deaktivieren oder anpassen. Ist
der Parallelbetrieb gewünscht, schalten Sie
bitte mithilfe der Firewall-Einstellungen die
Ports 5143 und 5144 frei.
241

Kaufmännisches Wissen kompakt
242
Bei der Bedienung gibt es im Vergleich zur Pro-Version von „WISO Mein Büro
2009“ kaum Unterschiede. Mit einer geringfügigen Ausnahme in der Menüleiste
und der Navigationsleiste am linken Fensterrand: Denn aus den fünf Arbeitsbereichen
der Pro-Version sind in der Mittelstands-Edition sechs geworden:
� „Stammdaten“,
� „Office“,
� „Verkauf“ (neu),
� „Einkauf“ (neu),
� „Finanzen“ und
� „Auswertungen“.
Die „Vorgänge“ sind im Vergleich zur Pro-Version erweitert und auf die Bereiche
„Verkauf“ (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und „Abo-Rechnungen“)
sowie „Einkauf“ („Bestellvorschläge“, Bestellungen und „Lagerbestände“)
aufgeteilt. Alle anderen Zusatzfunktionen erreichen Sie direkt aus den (erweiterten)
Dialog-Fenstern und Kontextmenüs, die Sie bereits aus der Basis- und Pro-
Version kennen.

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
Mittelstands-Funktionen
„von A bis V“
Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen die zusätzlichen Leistungsmerkmale
von „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand kurzgefasst in lexikalischer Form vor.
Die Beschreibung aller übrigen Funktionen finden Sie im in den Bedienteilen der
Basis- und Professional-Version.
Abo-Rechnung ..................................................................................244
Bestände aktualisieren/Bestände erfassen .......................................245
Bestellvorschläge ..............................................................................246
Bewertung .........................................................................................247
Bewirtschaftungsart ...........................................................................249
Einkauf ...............................................................................................249
Inventur .............................................................................................250
Kundenauftrags-Steuerung ...............................................................250
Lagerbestände ...................................................................................251
Lagerbestandsführung ......................................................................252
Lagerbewegungen ............................................................................253
Lagerort ..............................................................................................254
Lagerübersicht ...................................................................................254
Lieferantenpreise ...............................................................................255
Massenänderungen durchführen ......................................................256
Preise bearbeiten ...............................................................................256
Preislisten ...........................................................................................256
Preisänderungs-Automatik ................................................................258
Standard-Lieferant .............................................................................260
Tabellenbearbeitung der Artikelpreise ...............................................261
Verkauf ...............................................................................................262
243

Kaufmännisches Wissen kompakt
244
Abo-Rechnung
Sind Sie es leid, Rechnungen an Stammkunden Monat für Monat, Quartal für
Quartal immer wieder neu anzulegen? Zwar können Sie bereits mithilfe der Standard-Funktion
„Kopieren und bearbeiten“ auf Basis vergangener Vorgänge ganz
bequem identische Rechnungen anlegen, die dann unter neuer Rechnungsnummer
und geändertem Ausstellungsdatum geführt werden. Die komfortablen „Abo-
Rechnungen“ von „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ machen das Abrechnen
regelmäßig wiederkehrender Aufträge aber noch viel bequemer: Auf einer bereits
vorhandenen oder einer einmalig neu erzeugten Rechnung legen Sie das tag- und
monatsgenaue Abo-Intervall fest und geben - falls erforderlich - den Endzeitpunkt
der vereinbarten Vertragslaufzeit vor:
In der Liste der „Abo-Rechnungen“ werden Ihnen daraufhin alle „fälligen Rechnungen“
rot gekennzeichnet angezeigt. Von dort aus wandeln Sie die Rechnungsdokumente
auf einen Schlag in Einzelrechnungen um. Dafür steht Ihnen die unter
„ Weitere Funktionen“ der Befehl „Alle fälligen Rechnungen erzeugen“ zur
Verfügung. Alternativ können Sie mithilfe der Funktion „Nächste Rechnung erzeugen
und bearbeiten“ die einzelnen Vorgänge aber auch Schritt für Schritt nach
vorheriger Überprüfung auslösen.

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
Bestände aktualisieren/Bestände erfassen
Geht bei Bestellungen und dem anschließenden Wareneingang alles glatt, brauchen
Sie sich um die Aktualisierung Ihrer � „Lagerbestände“ keine Gedanken zu
machen: Sobald Sie eine Bestellung als komplett oder teilweise geliefert kennzeichnen,
erhöht „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ die Lagerbestände der betroffenen
Artikel automatisch. Umgekehrt führen Verkäufe dazu, dass der Bestand nach
unten angepasst wird. Trotzdem kommt es in der Praxis erfahrungsgemäß von Zeit
zu Zeit zu Abweichungen zwischen dem tatsächlichen Lagerbestand und den in der
Artikel- und Lagerverwaltung angezeigten Informationen - Stichwort: Schwund.
In solchen Fällen passen Sie die „Buchwerte“ problemlos an die betriebliche Realität
an. Dabei hilft Ihnen die interaktive � Lagerübersicht, die Sie über den Befehl
„ Bestände aktualisieren“ im Bereich „Einkauf“ - „Lagerbestände“ aufrufen.
Änderungen in der Lagerübersicht werden als „Listenkorrektur“ in den � „Lagerbewegungen“
registriert.
Korrekturen einzelner Artikelbestände können Sie aber auch in der Registerkarte
„Einkauf/Lager“ in den Artikel-Stammdaten vornehmen: Per Mausklick auf die
Schaltfläche „Aktuellen Bestand erfassen“ rufen Sie die Eingabemaske „Lagerbestand“
auf und geben dort die richtige Anzahl vorhandener Einheiten ein:
Derartige Änderungen werden vom Programm in den � „Lagerbewegungen“ als
„Einzelkorrektur“ registriert.
245

Kaufmännisches Wissen kompakt
246
Bestellvorschläge
Wenn Sie im Rahmen einer Auftrags-
oder Rechnungsstellung einen
Artikel verplanen, gibt Ihnen
„WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“
automatische Einkaufshinweise.
Stimmen Sie der Abfrage zu, werden
„Bestellvorschläge“ angelegt und im
Bereich „Einkauf“ gespeichert. Diese
Vorschläge wandeln Sie anschließend im Handumdrehen in Bestellungen um:
Voraussetzung für die Ausgabe von Bestellvorschlägen ist jedoch, dass es sich um
einen „disponierten“ Artikel handelt: Unter „Stammdaten“ - „Artikel“ besteht im
Register „Einkauf/Lager“ die Möglichkeit, eine � „Bewirtschaftungsart“ festzulegen.
Je nach Art des Artikels können Sie zwischen der einfachen � „Kundenauftrags-Steuerung“
und der differenzierten � „Lagerbestandsführung“ wählen:

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
Bestellvorschläge werden auch dann erzeugt, wenn Sie Änderungen an den �
Lagerbeständen vornehmen oder die Artikel-Vorgaben ändern (indem Sie z. B.
beim Bearbeiten eines Artikels dessen Mindestbestand erhöhen). Je nach Ausgangspunkt
der Aktualisierung werden Bestellvorschläge für alle Artikel oder nur
einzelne Artikel erzeugt.
Tipp: Bestellbündelung
Sofern Sie bei den betroffenen Artikeln einen � Standard-Lieferanten angegeben
haben, wird dieser automatisch bei den Bestellvorschlägen berücksichtigt.
Ergeben sich aus unterschiedlichen Arbeitszusammenhängen mehrere
Bestellvorschläge für denselben Lieferanten, schlägt „WISO Mein Büro 2009
Mittelstand“ Ihnen beim Umwandeln in die endgültige Bestellung unaufgefordert
vor, diese Positionen zusammenzufassen.
Bewertung
„WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ hilft Ihnen dabei, Ihre � Lagerbestände zu
bewerten: Im Bereich „Einkauf“ - „Lagerbestände“ steht Ihnen im Kontextmenü
und über die Schaltfläche „ Weitere Funktionen“ der Befehl „ Bewerten“
zur Verfügung. Der öffnet das Dialogfenster „Lagerbestand bewerten“:
Dort hinterlegen Sie Anmerkungen zum Bewertungsvorgang und legen fest, welchen
Preis das Programm bei der Bewertung zugrunde legen soll. Sie können
zwischen fünf verschiedenen Bewertungsverfahren wählen:
247

Kaufmännisches Wissen kompakt
248
� den durchschnittlichen Einkaufspreis Ihrer laufenden Bestellungen,
� den Einkaufspreis Ihrer letzten Bestellungen,
� den niedrigsten Einkaufspreis,
� den durchschnittlichen Einkaufspreis des Artikelstamms oder
� den im Artikelstamm manuell eingetragenen Einkaufspreis für die Rohgewinnermittlung
.
Kann das Programm einem bestimmten Artikel mangels Bestellvorgängen keine
Bewertungsgrundlage zuordnen, wird ersatzweise der manuell eingetragene
Einkaufspreis aus dem Artikelstamm zugrunde gelegt. Indem Sie auf „Bewertung
anzeigen“ klicken, lassen Sie sich die zusammenfassende „Bestandsauswertung“
anzeigen:
Über eine „Vorlagen“-Auswahl lassen sich unterschiedlich detaillierte Auswertungen
abrufen. Die fertigen Berichte können Sie wie üblich drucken und/oder im
Excel- oder PDF-Format speichern und verschicken.

Bewirtschaftungsart
Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
„WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ unterscheidet in der Artikel-, Lager- und
Bestellverwaltung zwischen drei verschiedenen Bewirtschaftungsarten:
� keine Disposition (diese Option ist voreingestellt),
� � Kundenauftrags-Steuerung und
� � Lagerbestandsführung.
Sie können die Bewirtschaftungsart unter „Stammdaten“ - „Artikel“ im Register
„Einkauf/Lager“ für jeden einzelnen Artikel separat einstellen. In Abhängigkeit
von dieser Vorgabe erzeugt oder unterbindet das Programm � Bestellvorschläge.
Einkauf
Im Arbeitsbereich „Einkauf“ finden Sie die Module � Bestellvorschläge, Bestellungen
und � Lagerbestände. Dreh- und Angelpunkt der Einkaufs-Unterstützung
durch „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ ist jedoch die Registerkarte „Einkauf/
Lager“ unter „Stammdaten“ - „Artikel“: Sie können für jeden einzelnen Artikel ...
� ... die � Bewirtschaftungsart festlegen,
� ... den kalkulatorischen Einkaufswert für die Rohgewinn-Ermittlung
definieren,
� ... einen oder mehrere Lieferanten zuordnen und sogar
� ... gestaffelte � Lieferantenpreise hinterlegen.
Dadurch kann „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ beim Anlegen neuer Bestellungen
immer gleich den richtigen Lieferanten und den Beschaffungspreis eintragen.
Falls erforderlich lassen sich diese Standardvorgaben selbstverständlich in
jedem Einzelfall manuell ändern.
Hat Ihr Standard-Lieferant die benötigte Ware einmal nicht am Lager, entscheiden
Sie sich beim Umwandeln von Bestellvorschlägen in Bestellungen einfach per
Mausklick für den zweitbesten Zulieferer. Den Befehl „Lieferant wählen“ rufen Sie
über das Kontextmenü eines Bestellvorschlags oder die Funktion „ Weitere
Funktionen“ auf:
249

Kaufmännisches Wissen kompakt
250
Inventur
Das Inventur-Modul von „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ unterstützt Sie
bei der jährlichen Überprüfung und Korrektur Ihrer Lagerbestände. Im Bereich
„Einkauf“ - „Lagerbestände“ rufen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „
Weitere Funktionen“ den Befehl „ Inventurliste“ auf. Darin sind sämtliche
Artikel aufgeführt, bei denen die Option � Lagerbestandsführung aktiviert ist -
einschließlich
� Artikelbeschreibung
� Lagerort und
� Soll-Beständen.
Nachdem Sie die Checkliste ausgedruckt haben, brauchen Sie während der „körperlichen“
Überprüfung nur noch die Ist-Bestände einzutragen. Festgestellte Abweichungen
geben Sie anschließend mithilfe der Funktion � „Bestände aktualisieren“
in der � Lagerübersicht ein.
Kundenauftrags-Steuerung
Anders als die � Bewirtschaftungsart � Lagerbestandsführung kümmert sich
„kundenauftragsgesteuerte“ Einkaufsunterstützung nicht um vorhandene Lagerbestände:
Sobald ein neuer Auftrag oder eine neue Rechnung angelegt wird, in
der ein disponierter Artikel auftaucht, löst „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
einen Bestellvorschlag aus. Die kundenauftragsgesteuerte Disposition ist also optimal
für „Just-in-Time“-Lieferungen.
Lagerbestände
Die Übersicht über sämtliche Artikel, bei denen die � Bewirtschaftungsart �
Lagerbestandsführung aktiviert ist, finden Sie im Bereich „Einkauf“ unter „Lagerbestände“.
Dort erkennen Sie auf einen Blick zu jedem disponierten Artikel ...
� den derzeitigen Lagerbestand,
� den Lagerort,
� den Einkaufspreis,
� den Mindestbestand,
� die Zahl reservierter Einheiten (für bereits angelegte Vorgänge) sowie
� die Zahl bereits bestellter Einheiten:
251

Kaufmännisches Wissen kompakt
252
Aus dieser Übersicht heraus können Sie bei Bedarf die „nötigen Bestellvorschläge
erzeugen“, � „Inventurlisten“ ausdrucken, � „Bestände aktualisieren“ und Ihre
Lagerbestände � „Bewerten“. Sie rufen diese Befehle über die Schaltfläche „
Weitere Funktionen“ auf.
Lagerbestandsführung
„WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ überprüft für Sie bei jedem neuen Kundenauftrag,
ob der Lagerbestand der georderten Artikel am geplanten Liefertermin
ausreicht. Wenn nicht, löst das Programm � Bestellvorschläge aus. Dabei wird
sogar die durchschnittliche Wiederbeschaffungsdauer berücksichtigt. Voraussetzung
ist jedoch, dass Sie bei den betroffenen Artikeln zuvor die � Bewirtschaftungsart
� Lagerbestandsführung aktiviert haben. Die Anzahl der benötigten Artikel
wird dabei folgendermaßen errechnet:
� aktueller Lagerbestand
� minus Anzahl bereits für andere Aufträge/Rechnungen reservierter Artikel
� plus Anzahl bereits bestellter Artikel.
Darüber hinaus wird der Mindest-Lagerbestand berücksichtigt: Erst wenn unter Berücksichtigung
aller Aufträge die Zahl der am Liefertermin benötigten Artikel den
eingegebenen Mindestbestand unterschreitet, wird ein Bestellvorschlag erzeugt.
Bei der Lagerüberwachung unterstützt Sie das Programm auf vielfältige Weise:
Für den genauen Überblick über vergangene und künftige Bestandsveränderungen
sorgen die „Optionen bei Lagerbestandsführung“, die Sie auf der Registerkarte
„Einkauf/Lager“ im Artikelstamm finden: Dort lassen Sie sich per Mausklick alle �
„Lagerbewegungen“, „offenen Aufträge“ und „offenen Bestellungen“ anzeigen:

Lagerbewegungen
Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
Sowohl die Zugänge einzelner Artikel ins Lager als auch deren Entnahmen können
Sie sich jederzeit über die Schaltfläche „Lagerbewegungen“ im Register „Einkauf/Lager“
des Artikelstamms anzeigen lassen.
253

Kaufmännisches Wissen kompakt
254
Falls erforderlich machen Sie über den Button „Neu“ Angaben über zusätzliche
Bestandsveränderungen. Warenentnahmen kennzeichnen Sie dabei mit einem negativen
Vorzeichen. Anders als bei der Funktion � „Bestände ändern“ haben Sie
die Möglichkeit, Angaben über den Zeitpunkt der Lagerbewegung zu machen und
Anmerkungen zur Ursache der Bestandsveränderung einzutragen.
Lagerort
Je größer das Sortiment wird, desto schwieriger ist es, einzelne Artikel im Lager wiederzufinden.
Aus diesem Grund können Sie unter „Stammdaten“ - „Artikel“ auf der
Registerkarte „Einkauf/Lager“ zu jedem einzelnen Artikel einen „Lagerort“ festlegen:
Lagerübersicht
Bei Vorräten klaffen Wunsch und Wirklichkeit leider manchmal auseinander:
Wenn Sie im Zuge einer Inventur oder bei anderen Anlässen feststellen, dass
die unter � Lagerbestände angezeigte Anzahl disponierter Artikel nicht mit den
tatsächlichen Inhalten Ihrer Regale übereinstimmt, passen Sie die Bestände der
Artikelverwaltung im Handumdrehen an die Realität an: Sie finden den Befehl
„ Bestände aktualisieren“ im Kontextmenü des Arbeitsbereichs „Einkauf“ -
„Lagerbestände“. Daraufhin öffnet sich die interaktive Tabelle „Lagerübersicht“:
Wenn Sie mit der Maus in die Spalte „Neuer Bestand“ klicken, können Sie die
tatsächliche Anzahl der Artikel-Einheiten direkt in die Liste eintragen:

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
Nachdem Sie alle erforderlichen Änderungen gemacht haben, sorgen Sie per
Mausklick auf den Button „ Bestand aktualisieren“ dafür, dass die Lagerverwaltung
von „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ wieder mit der Wirklichkeit
übereinstimmt. Die so vorgenommenen Änderungen werden in den � Lagerbewegungen
als „Listenkorrekturen“ geführt.
Tipp: Bestellautomatik
Sofern Sie das wünschen, erzeugt das Programm im Anschluss an Änderungen
der Lagerbestände gleich die sich daraus ergebenden � Bestellvorschläge.
Lieferantenpreise
In der Registerkarte „Einkauf/Lager“ des Artikelstamms ...
� ... verwalten Sie entweder den globalen Einkaufspreis des betreffenden Artikels
(den „Einkaufspreiswert für Kalkulation und Rohgewinnermittlung“) oder Sie
� ... hinterlegen differenzierte Beschaffungspreise, bei denen Sie nach Bezugsquellen
sowie Abnahmemengen unterscheiden. Zudem können Sie für
denselben Artikel je nach Lieferanten verschiedene Artikelnummern und/
oder Artikelbezeichnungen vorgeben.
255

Kaufmännisches Wissen kompakt
256
Über die Schaltfläche „Lieferanten zuordnen“ öffnen Sie den Eingabe-Dialog „Lieferanten
für diesen Artikel“:
Mit „ Neue Zuordnung“ übernehmen Sie ausgewählte Geschäftspartner in
die Liste Ihrer „Lieferanten für diesen Artikel“ und tragen die jeweils zutreffenden
Angaben in die einzelnen Felder ein. Nachdem Sie Ihre Eingaben abgeschlossen
haben, klicken Sie auf „OK“ und wählen Ihren � Standard-Lieferanten aus.
Massenänderungen durchführen
� Preisänderungs-Automatik
Preise bearbeiten
� „Tabellenbearbeitung der Artikelpreise“
Preislisten
Mit „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ führen Sie bei Bedarf mehrere Verkaufs-
Preislisten: Je nach Vertriebsweg und Kunden können Sie so ganz bequem unterschiedliche
Konditionen vorgeben. Über den Menüpunkt „Stammdaten“ - „Weitere“
- „Preislisten“ legen Sie neue Listen an:

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
An dieser Stelle geben Sie zunächst aber nur die Bezeichnung neuer Preislisten
vor. Mit Inhalt gefüllt werden sie ...
� ... entweder nach und nach über Registerkarte „Preise“ in der
Artikelverwaltung ...
257

Kaufmännisches Wissen kompakt
258
� ... über die � „Tabellenbearbeitung der Artikelpreise“ oder
� ... auf einen Schlag mithilfe der � „Preisänderungs-Automatik“.
Von dort aus können Sie bei Bedarf auch weitere „Neue Preislisten“ anlegen. Welche
Preise Sie welchem Ihrer Geschäftspartner einräumen, legen Sie schließlich unter
„Stammdaten“ - „Kunden“ fest: Im Register „Konditionen“ des Kundenstamms
finden Sie die Option „Für diesen Kunden gelten die Preise aus der Preisliste“:
Sobald Sie einen neuen Auftrag oder gleich eine neue Rechnung an den betreffenden
Kunden erstellen, greift „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“ automatisch
auf die betreffende Preisliste zu.
Preisänderungs-Automatik
Wenn Ihr Artikelstamm im Laufe der Zeit wächst und Sie noch dazu mehrere unterschiedliche
� Preislisten führen, kann das Erfassen und spätere Aktualisieren
von Verkaufskonditionen zu einer zeitintensiven Angelegenheit werden. Zwar beschleunigt
die praktische Schnelleingabe-Tabelle die Eingabe neuer Preise bereits

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
beträchtlich - mit der komfortablen Preisänderungs-Automatik von „WISO Mein
Büro 2009 Mittelstand“ wird die Sache aber noch weitaus komfortabler.
Wenn Sie „Massenänderungen durchführen“ wollen, klicken Sie auf die gleichnamige
Schaltfläche in der Tabelle „Preise bearbeiten“, die Sie über „Stammdaten“ - „Artikel“
- „ Weitere Funktionen“ - „Tabellenbearbeitung der Artikelpreise“ aufrufen:
Per Massenänderung lassen sich ...
� ... Preise von einer „Quell-Preisliste“ zu einer „Ziel-Preisliste“ 1:1 kopieren
(wobei Sie die Wahl haben, einzelne bereits vorhandene Artikelpreise zu
erhalten oder zu überschreiben) sowie
� ... Preise ausgewählter Preislisten prozentual erhöhen oder senken.
Ob sich Ihre Änderungen dabei auf alle oder nur die zuvor ausgewählten Zeilen der
jeweiligen Preislisten beziehen sollen, legen Sie selbst fest. Außerdem haben Sie
die Möglichkeit, die Umstellungen auf bestimmte Artikelgruppen zu beschränken.
259

Kaufmännisches Wissen kompakt
260
Standard-Lieferant
Im Artikelstamm legen Sie bei Bedarf fest, bei welchem Geschäftspartner Sie den
betreffenden Artikel beziehen. Das hat den Vorteil, dass das Programm beim Umwandeln
der automatischen � Bestellvorschläge gleich die gewünschte Bezugsquelle
in die endgültige Bestellung übernimmt. Sofern vorhanden werden sogar
die dazugehörigen � Lieferantenpreise eingetragen: Bequemer geht‘s nicht.
Um einen „Standard-Lieferanten“ festzulegen, öffnen Sie den betreffenden Artikel
im Bereich „Stammdaten“ - „Artikel“ und wechseln dann zum Register „Einkauf/
Lager“. Zunächst einmal wählen Sie über die Schaltfläche „Lieferanten zuordnen“
eine oder mehrere geeignete Bezugsquellen aus Ihrer Lieferantenliste aus und
geben deren Preise und Artikelinformationen vor. Alternativ besteht die Möglichkeit,
neue Verkäufer zu erfassen. Nachdem Sie die Lieferanten-Zuordnung
mit „OK“ abgeschlossen haben, wählen Sie in der Liste „Standard-Lieferant“ den
richtigen Eintrag aus:

Mittelstands-Funktionen „von A bis V“
Tabellenbearbeitung der Artikelpreise
Die Verkaufspreise Ihrer Artikel geben Sie üblicherweise unter „Stammdaten“ -
„Artikel“ im Register „Preise“ ein. Da Sie mit „WISO Mein Büro 2009 Mittelstand“
mehrere unterschiedliche � Preislisten verwalten können, kann das Festlegen
oder Ändern der Verkaufskonditionen auf diesem Weg auf Dauer aber sehr zeitraubend
sein. Das gilt vor allem dann, wenn Sie bei einem wachsenden Sortiment
auf einen Schlag die Verkaufskonditionen sehr vieler Artikel erfassen oder anpassen
möchten.
Aus diesem Grund bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit einer „Tabellenbearbeitung
der Artikelpreise“. Sie starten die komfortable Schnell-Eingabemaske
über die Schaltfläche „ Weitere Funktionen“ im Bereich „Stammdaten“
- „Artikel“:
Jede einzelne der angezeigten Preis-Zellen können Sie blitzschnell editieren: Klicken
Sie den betreffenden Einzelpreis einfach an und geben den gewünschten
neuen Preis ein.
261

Kaufmännisches Wissen kompakt
262
Achtung: Speichern nicht vergessen!
Anders als Sie das von den sonstigen Eingabe-Dialogen in „WISO Mein Büro
2009“ gewöhnt sind, werden Ihre Änderungen nicht sofort wirksam: Ein Zähler
am rechten oberen Fensterrand zeigt Ihnen zunächst nur, wie viele Einzelkorrekturen
Sie bislang vorgenommen haben. Erst ein Mausklick auf „
Preise speichern“ sichert Ihre Änderungen dauerhaft.
Noch bequemer wird das Erfassen und Ändern von Verkaufspreisen über die �
Preisänderungs-Automatik, die Sie über die Schaltfläche „ Massenänderungen
durchführen“ aufrufen.
Verkauf
Im Arbeitsbereich „Verkauf“ finden Sie die Standard-Vorgangsarten „Angebote“,
„Aufträge“, „Lieferscheine“, „Rechnungen“ sowie � Abo-Rechnungen. Unterstützt
werden Sie bei Ihren Vertriebsanstrengungen außerdem durch zahlreiche
Automatikfunktionen in der Kunden-, Artikel- und Lagerverwaltung:
� Da das Programm die Arbeit mit mehreren � Preislisten ermöglicht, gewähren
Sie Ihren Kunden unterschiedliche Konditionen, ohne im Einzelfall
komplizierte Rabattstaffeln bemühen zu müssen.
� Ein Blick auf die im Hintergrund laufend aktualisierten � Lagerbestände
sorgt dafür, dass Sie Ihren Kunden keine unhaltbaren Lieferversprechen
machen.
� Automatisch erzeugte � Bestellvorschläge schließlich sorgen dafür, dass
Sie eingegangene Lieferverpflichtungen auch einhalten können.

Fazit
Im Kapitel „Eines für alles!“ haben wir „Business ohne Bilanzbuchhalter“ versprochen:
Wir haben angekündigt, dass es mit „WISO Mein Büro 2009“ endlich eine
„kaufmännische Lösung für Nicht-Kaufleute“ gibt. Nun haben Sie Erfahrungen
mit dem Programm gesammelt und vielleicht sogar Ihre erste Steuererklärungen
gemacht. Haben wir zu viel versprochen? Mit welchen unerwarteten Hürden
haben Sie gekämpft? Lassen Sie uns an Ihren Erfahrungen teilhaben – auf dass
„WISO Mein Büro 2010“ noch einfacher und komfortabler für Sie wird.
Fazit
263

Kaufmännisches Wissen kompakt
264

Anhang
Liste der Datenbankfelder
Vorgangskopfbezogene Felder
M_ADDRESS Anrede
M_ADDRESSCOMPLETE Formatierte Adresse
M_BANKCODE Bankleitzahl
M_BANKNAME Name des Kreditinstituts
M_C_INDIVIDUAL1-5 Zusätzliche Felder für Kunden 1-5
M_CASHDISCDAYS Zahlungsziel Skonto in Tagen
M_CASHDISCDAYS Zahlungsziel Skonto in Tagen
M_CASHDISCPERC Skonto in Prozent
M_CITY Ort
M_CONTACT_ADDRESS Anrede Kontaktperson
M_CONTACT_EMAIL E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
M_CONTACT_FAX Fax des Ansprechpartners
M_CONTACT_MOBIL Handynummer des Ansprechpartners
M_CONTACT_NAME1 Nachname Kontaktperson
M_CONTACT_NAME2 Vorname Kontaktperson
M_CONTACT_PHONE1 Telefon 1 des Ansprechpartners
M_CONTACT_PHONE2 Telefon 2 des Ansprechpartners
M_CONTACT_TITLE Titel Kontaktperson
M_COUNTRY Länderkennzeichen
M_COUNTRYC Ländercode
M_CURRENCY Währung
M_CUSTACCNAM Name der Bankverbindung des Kunden
M_CUSTACCNO Kontonummer des Kunden
M_CUSTNO Kundennummer (Bei Bestellungen die
Kundennummer der eigenen Firma beim
Lieferanten)
M_CUSTNOTES Anmerkungen zum Kunden (nicht verwendet)
M_DATE Datum
Anhang
265

Kaufmännisches Wissen kompakt
266
Vorgangskopfbezogene Felder
M_DEBITDATE Datum der Einzugsermächtigung
M_DEBITONCE Einzug einmalig
M_DEBITORNO Debitoren-Nr.
M_DELCONDITION Lieferkondition
M_DELCONDITIONLABEL Bezeichnung der Lieferbedingung
M_DELDATE Liefertermin (gesamter Vorgang)
M_EMAIL E-Mail
M_EMPLOYEE_ADDRESS Anrede des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_DEPARTMENT Abteilung des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_EMAIL E-Mail Adresse des Mitarbeiters/
Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_EMPLPOS Position des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
im Betrieb
M_EMPLOYEE_FAX Die Fax-Nr. des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_NAME1 Nachname des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_NAME2 Vorname des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_NAMECOMPLETE Name Komplett des Mitarbeiters/
Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_OTHERS Sonstige Angaben zum Mitarbeiter/
Sachbearbeiter
M_EMPLOYEE_PHONE Telefonnummer des Mitarbeiters/
Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_SIGNATURE Unterschrift des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
M_EMPLOYEE_TITLE Titel des Mitarbeiters/Sachbearbeiters
M_ESRACCOUNT momentan ohne Verwendung
M_ESRACCOUNTNAME momentan ohne Verwendung
M_ESRBANKNAME1 momentan ohne Verwendung
M_ESRBANKNAME2 momentan ohne Verwendung
M_ESRCODE momentan ohne Verwendung
M_ESRREFERENCE momentan ohne Verwendung
M_FAX Fax
M_ID Vorgangsnummer (z.B. Angebotsnummer)

Vorgangskopfbezogene Felder
M_INDIVIDUAL1-5 Individuelle Felder des Vorgangs
M_LETTERADDRESS Briefanrede (nicht verwendet)
M_NAME1 Nachname bzw. Firmenname
M_NAME2 Vorname
M_NAME3 Namenszusatz
M_NOTES Interne Anmerkungen
M_ORDERCATEGORY Auftragsart
M_ORDERCATEGORYID Nummer der Auftragsart
M_PAYCONDITION Zahlungskondition
M_PAYCONDITIONLABEL Bezeichnung der Zahlungsbedingung
M_PAYDAYS Zahlungsziel rein netto in Tagen
M_PHONE1 Telefon 1
M_PHONE2 Telefon 2
M_STREET Straße
M_TEXT1 Einleitungstext
M_TEXT2 Schlusstext
M_TITLE Titel
M_TOTALGROSS Bruttogesamtbetrag
M_TOTALNET Nettogesamtbetrag
M_VAT1 Mehrwertsteuersatz1-Betrag
M_VAT1PERC Mehrwertsteuersatz1
M_VAT2 Mehrwertsteuersatz2-Betrag
M_VAT2PERC Mehrwertsteuersatz2
M_VATID Mehrwertsteuercode
M_ZIPCODE Postleitzahl
Anhang
267

Kaufmännisches Wissen kompakt
268
Positionsbezogene Felder
P_A_INDIVIDUAL1-5 Individuelle Felder der Positionen/Artikel 1-5
P_ADDINFO01 Zusatzinformationen (beim Mahnwesen:
Fälligkeitsdatum der Rechnung)
P_ADDINFO02 Zusatzinformationen (beim Mahnwesen:
Mahnstufe)
P_ADDINFO03 Zusatzinformationen
P_ADDINFO04 Zusatzinformationen
P_ADDINFO05 Zusatzinformationen
P_ADDINFO06 Zusatzinformationen
P_AMOUNT Berechnete Anzahl der Preiseinheiten
(s. Preisbezug)
P_ART_PICTURE Bild zum Artikel in der entsprechenden
Position
P_ARTCATEGORY Artikelkategorie
P_ARTDESCR Artikelbeschreibung
P_ARTNO Artikelnummer
P_BANKCHARGE Bankgebühr bei Rückbuchung von
Lastschriften
P_CUSTARTNO Artikelnummer des Kunden
P_CUSTORDDATE Bestelldatum des Kunden
P_CUSTORDERNO Bestell-Nr./Referenznummer des Kunden
P_DELDATE Liefertermin (Position)
P_DELDATE_DESIRED Das geplante Lieferdatum, das bei der
Auftragserstellung angegeben werden kann.
Nicht das tatsächliche Datum an dem die
Position geliefert wurde. Hauptsächlich für
Kunden, die ohne Lieferscheine arbeiten.
P_DELIVERYKIND Status der Lieferscheinposition
(nur Lieferscheine)
„T“ bei Teillieferung
„R“ bei Restlieferung
„V“ bei Volllieferung

Positionsbezogene Felder
Anhang
P_DELIVERYKIND_ORDER für Lieferscheine: V=Voll, T=Teil,
R=Restlieferung
P_DELNO Lieferscheinnummer (Position)
P_DISCOUNT abhängig von der Preisart des Vorgangs
entweder Bruttobetrag des Rabatts oder
Nettobetrag des Rabatts
P_DISCOUNTGROSS Bruttobetrag des Rabatts
P_DISCOUNTNET Nettobetrag des Rabatts
P_DISCOUNTPERC Rabatt in %
P_INPUTAMOUNT Eingegebene Stückzahl des Artikels
(s. Preisbezug)
P_INPUTVALUE1-5 Felder mit den Mengenangaben für die Berechnung
der Preiseinheiten (s. Preisbezug)
P_ORDERCATEGORY Auftragsart
P_ORDERNO Auftragsnummer
P_POSID Positionsnummer innerhalb des Vorgangs
(z.B. im Auftrag)
P_PRICE abhängig von der Preisart des Vorgangs
entweder Einzelpreis brutto (rabatierter
Listenpreis brutto) oder Einzelpreis netto
(rabatierter Listenpreis netto)
P_PRICEGROSS Einzelpreis brutto
(rabatierter Listenpreis brutto)
P_PRICEGROSS_WOD Listenpreis brutto (nicht rabatiert)
P_PRICENET Einzelpreis netto
(rabatierter Listenpreis netto)
P_PRICENET_WOD Listenpreis netto (nicht rabatiert)
P_PROJECTNOTES Angaben zum Projekt
P_REMINDAMOUNT Mahngebühren
P_REVISIONNO Revisions-Nr. des Artikels
P_SUPPLIERARTNO Artikelnummer des Lieferanten
269

Kaufmännisches Wissen kompakt
270
Positionsbezogene Felder
P_TOTAL abhängig von der Preisart des Vorgangs
entweder rabatierter Bruttogesamtpreis
oder rabatierter Nettogesamtpreis
P_TOTALDISCOUNT abhängig von der Preisart des Vorgangs
entweder Bruttogesamtbetrag des Rabatts
oder Nettogesamtbetrag des Rabatts
P_TOTALDISCOUNTGROSS Bruttogesamtbetrag des Rabatts
P_TOTALDISCOUNTNET Nettogesamtbetrag des Rabatts
P_TOTALGROSS Bruttogesamtpreis rabatiert
P_TOTALGROSS_WOD Bruttogesamtpreis nicht rabatiert
P_TOTALNET Nettogesamtpreis rabatiert
P_TOTALNET_WOD Nettogesamtpreis nicht rabatiert
P_UNIT Einheit der entsprechenden Position
P_VATPERC Mwst. in %
P_VOLUMESINGLE Volumen in m³ pro Stück
P_VOLUMETOTAL Gesamtvolumen der Position in m³
P_WEIGHTSINGLE Gewicht in kg pro Stück
P_WEIGHTTOTAL Gesamtgewicht der Position in kg
PT_ID Positionsart
PT_TITLE Überschrift Positionsart
PT_TOTALGROSS Bruttosumme je Positionsart
PT_TOTALNET Nettosumme je Positionsart

Erfolg braucht Know-how
Teil 2
Ratgeber der ZDF-Wirtschaftsredaktion
271

Kaufmännisches Wissen kompakt
272

Haben Sie noch eine
Rechnung offen?
Haben Sie noch eine Rechnung offen?
Fragt man Selbstständige, Freiberufler, Handwerker etc. nach ihrer Lieblingsbeschäftigung,
so bekommt man neben den Hinweisen auf ihre Haupttätigkeiten
oft die Antwort: „Rechnungen schreiben!“ Nicht zu unrecht. Das Schreiben einer
Rechnung folgt in der Regel nach Abschluss einer ausgeführten Tätigkeit, seltener
nach Abschluss eines Vertrages, eines Auftrags oder Ähnliches. Aber mal eben
so mit der Hand oder der Maschine auf ein Stück Papier geschrieben – Stempel
für den Kopf, Endsumme groß darunter –, das geht heute nicht mehr. Damit eine
Rechnung vom Finanzamt als vorsteuerabzugsfähig anerkannt wird, müssen bestimmte
Voraussetzungen erfüllt sein.
Eine Rechnung besteht in der Regel aus drei Teilen:
� Rechnungskopf
� Rechnungskern
� Rechnungsfuß
Im Rechnungskopf sind im Allgemeinen
folgende Informationen enthalten:
� Absenderanschrift
� Empfängeranschrift
� Datum der Bestellung
� Eigene Auftragsnummer
� Datum der Rechnung
� Rechnungsnummer
Der Rechnungskern enthält:
� Positionsnummern
� Bezeichnung der Leistung oder der Ware
� Stückzahl oder sonstige Mengenbezeichnung (z. B. Stunden)
� Einzel-, Gesamt- und Endpreis
� Zahlungsbedingungen
273

Kaufmännisches Wissen kompakt
274
Im Rechnungsfuß sind dann noch
ergänzende Angaben zu finden wie:
� Bankverbindung(en)
� Rechtliche Hinweise, wie: Handelsregisternummer, Steuernummer, eingetragene
Geschäftsführer usw.
Das Steuerrecht legt übrigens genau fest, was eine Rechnung ist (§ 14 Abs. 1
UStG): In diesem Sinne ist eine Rechnung eine Urkunde, mit der ein Unternehmer,
oder in seinem Auftrag ein Dritter, über die Lieferung oder sonstige Leistung
gegenüber dem Leistungsempfänger abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde
im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Im Klartext: Jede Rechnung, Quittung, Abrechnung,
Gutschrift, Frachtbrief usw. kann im Sinne des Umsatzsteuergesetzes
eine Rechnung sein.
Ein Unterschied besteht noch zwischen Rechnungen an Unternehmer und an
Nichtunternehmer. Für Letztere – also Privatpersonen – gibt es keine Formvorschrift.
Jeder Kassenbon, jede „handgeschriebene“ Zahlungsaufstellung kann als
Rechnung fungieren. So gesehen reicht also auch handgeschriebener Schmierzettel
eines Handwerkers aus. Soll allerdings diese Rechnung bei der Steuererklärung
genutzt werden, weil die Wohnung vermietet wird und Mieteinnahmen erzielt
werden, so muss eine vollständige Rechnung verlangt werden. Das darf kein
Handwerksbetrieb verweigern, ganz abgesehen davon, dass der Handwerker diese
Schmierzettel natürlich mit allen nötigen Details bei sich verbuchen und in die
Steuerberechnungen mit einbeziehen muss. Es besteht ein Rechtsanspruch auf die
Ausstellung einer Rechnung mit allen wesentlichen Details (etwa dem Ausweisen
der Steuer), die bei den Zivilgerichten eingeklagt werden kann.
Die Rechnung kann auch als Telefax, Teletext, Telex, Datenträgeraustausch (etwa
per Diskette) oder Datenfernübertragung rechtswirksam ausgetauscht werden.
Voraussetzung ist allerdings immer, dass der Empfänger über die nötige Empfangseinrichtung
verfügt. Das Fax an den Nachbarn oder an eine öffentliche Einrichtung
(etwa bei der Post) muss nicht akzeptiert werden.
Für Rechnungen an Unternehmer schreibt das
Umsatzsteuergesetz folgende Angaben vor:
� Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers
� Namen und Anschrift des leistenden Empfängers
� Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder
die Art und der Umfang der sonstigen Leistung

� Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
Haben Sie noch eine Rechnung offen?
� Entgelt für die Lieferung oder der sonstigen Leistung
� auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag
Die Angabe des Lieferdatums wurde von vielen nicht so genau genommen, z. B.
bei Dienstleistungen. Das geht nun nicht mehr. Mit dem Jahressteuergesetz 2007
hat die große Koalition den Paragrafen 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 6 UStG neu gefasst.
Eine Rechnung muss zusätzlich enthalten:
„… den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes
5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines teils des
entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem
Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.“
Um ein Lieferdatum kommt also keiner mehr herum. Allerdings kann man sich
behelfen, indem man die Formulierung „Wenn nichts anderes angegeben ist, ist
das Rechnungsdatum auch das Lieferdatum“ auf die Rechnung schreibt.
Es ist zulässig, für die Bezeichnung der Waren oder Leistungen Schlüsselzahlen zu
verwenden, wenn diese aus anderen Unterlagen eindeutig zu bestimmen sind. Artikelnummern
reichen aus, wenn es einen Katalog oder eine Preisliste gibt, die zu
den Artikelnummern alle anderen nötigen Informationen liefern. Diese Unterlagen
müssen aber sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung
vorhanden sein (§ 31 Abs. 3 UStDV).
WISO Tipp
Bei der Bezeichnung sollten Sie pingelig sein. Ist sie nicht eindeutig oder gar
irreführend, ist Ärger mit dem Finanzamt angesagt. Bei falscher Bezeichnung
der gelieferten Ware oder Leistung müssen Sie unter Umständen als Rechnungssteller
zwar selbst die darauf entfallende Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)
an das Finanzamt abführen, der Rechnungsempfänger dagegen darf sie
nicht mehr Steuer mindernd abziehen. Also bekommen Sie dann auch noch
Ärger mit Ihrem Kunden. Also: Aufpassen!
Es ist nicht nötig, für jeden einzelnen Posten die Umsatzsteuer auszuweisen. Das
genügt einmal am Ende der Rechnung. Liegen unterschiedliche Steuersätze vor,
so muss auch der Steuerbetrag differenziert ausgewiesen werden – aber ebenfalls
nicht pro Position, sondern am Ende der Rechnung. Andersherum kann aber
dann auf die getrennte Aufführung der verschiedenen Steuerbeträge am Ende der
275

Kaufmännisches Wissen kompakt
276
Rechnung verzichtet werden, wenn pro Position der jeweils richtige Steuersatz
ersichtlich ist (§ 2 UStDV).
Eine weitere Erleichterung gibt es, wenn bereits im Lieferschein alle nötigen Angaben
enthalten sind und die Rechnung eindeutig auf diesen Lieferschein verweist
(der natürlich dem Empfänger auch ausgehändigt worden sein muss). Dann kann
nach § 31 Abs. 1 UStDV auf die sonst in der Rechnung verbindlichen Informationen
verzichtet werden. In der Praxis sicher ein eher seltener Fall.
Wurde die Steuer falsch in der Rechnung ausgewiesen, so hat auch das Konsequenzen
für den Aussteller. Wenn sie zu niedrig ausgewiesen ist, so schuldet der Aussteller
dem Finanzamt die Differenz zum richtigen Steuerbetrag. Der Empfänger
braucht diese nicht zu bezahlen – weder an das Finanzamt noch an den Aussteller.
Für den Aussteller bedeutet dies also eine Gewinnschmälerung. Wurde die Steuer
zu hoch ausgewiesen, so muss diese ebenfalls an das Finanzamt abgeführt werden.
Der Empfänger kann sich den Betrag von seiner Steuerschuld abziehen. Der Aussteller
kann dann allerdings von einer Berichtigungsmöglichkeit (§ 14 Abs. 2 UStG)
Gebrauch machen. Aber auch das ist mit Umständen und Ärger verbunden.
WISO Tipp
Bei Kleinbetragsrechnungen, das heißt Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag
von 150 Euro einschließlich Umsatzsteuer, ist eine vereinfachte Rechnungserteilung
(§ 33 UStG) möglich. Hier müssen zur Vornahme des Vorsteuerabzugs
nur Angaben über den leistenden Unternehmer, über die Menge und
handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands beziehungsweise über
Art und Umfang der sonstigen Leistung sowie über den maßgeblichen Steuersatz
(etwa „MwSt 19 %“) gemacht werden. Das Entgelt und der Steuerbetrag
können dann in einer Summe ausgewiesen werden.
Wurde bei einem Dienst- oder Werkvertrag kein Preis vereinbart und besteht für
die erbrachten Leistungen auch keine behördlich festgesetzte Taxe, so kann der
Gläubiger die übliche Vergütung fordern (§ 612 II BGB und § 632 II BGB). Erst
die Rechnung legt in solchen Fällen die Forderung der Höhe nach fest und hat so
„rechtsbegründenden Charakter“. Sie stellt damit eine „rechtsgeschäftliche Willenserklärung“
dar. Klartext: Was da drinsteht, gilt.
Durch eine Rechnung wird allerdings weder der Schuldner in Verzug gesetzt noch
wird die Verjährung damit unterbrochen. Wurden erst in der Rechnung die Allgemeinen
Geschäftsbedingungen aufgeführt, so sind sie in der Regel unwirksam,

Haben Sie noch eine Rechnung offen?
weil der Gläubiger (in der Regel der Rechnungsaussteller) den bereits geschlossenen
Vertrag nicht nachträglich einseitig ändern kann. Der Gläubiger kann jedoch
auf der Rechnung seinen Eigentumsvorbehalt bis zu deren Bezahlung erklären,
wenn er die Rechnung spätestens zugleich mit der Ware übergibt.
Achtung! Stellen Sie in der Regel die Rechnung erst nach Lieferung der Ware
oder Ausführung der Leistung zu, so regeln Sie den Eigentumsvorbehalt in den
Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Sie dem Kunden vorher – am besten mit
der Auftragsbestätigung – übergeben.
Werden regelmäßig Beiträge für die gleiche Leistung überwiesen - bei Dienstleistungen
keine Seltenheit - so muss nicht jedes Mal eine Rechnung ausgestellt werden.
Hier können auch Zahlungsbelege als Rechnung angesehen werden, wenn
die nach § 14 Abs.1 UStG nötigen Informationen auf der der Zahlung zugrunde
liegenden Urkunde (beispielsweise im Dienstleistungsvertrag) festgehalten und
klar zu ersehen sind.
Wenn Sie Ihre Rechnungen mit WISO Mein Büro 2009 ausstellen, so brauchen
Sie sich über die rechtlichen Konsequenzen keine Gedanken zu machen. Es sind
alle nötigen Angaben enthalten und auch die Steuer wird richtig errechnet – es
sei denn, Sie haben bei der Artikelanlage einen Fehler gemacht. Ein guter Grund,
nach der Anlage die Eingaben – möglichst von dritter Hand – noch einmal zu
kontrollieren.
277

Kaufmännisches Wissen kompakt
278

Gut kalkuliert ist der
halbe Gewinn
Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn
Die Preisfindung ist eines der interessantesten Kapitel der Betriebswirtschaftslehre.
Jedem Kaufmann ist es erlaubt, einen angemessenen Gewinn aufzuschlagen,
schrieb Luca Pacioli in seiner Abhandlung zur Buchhaltung vor gut 500 Jahren.
Dieser Gewinn wird auch benötigt, denn womit sichert der Unternehmer das Unternehmen
für die Zukunft ab und/oder deckt sonst seinen Lebensunterhalt? Wie
ist dieser Gewinn aber zu errechnen und was heißt angemessen?
In der Praxis gibt es unterschiedliche Modelle der Kalkulation, jeweils bezogen
auf die Art des Unternehmens. In Kleinbetrieben und bei Einzelunternehmern
hat sich die „Daumen-Kalkulation“ eingebürgert. Das mag in Zeiten des Aufschwungs
und in Nischenmärkten eine Zeit lang möglich sein – auf Dauer wird
der Markt hier aber korrigierend eingreifen. Willkürliche Preisbestimmung ist nur
selten möglich. Wenn aber der Preisfindung enge Grenzen gesetzt sind, so muss
genau geschaut werden, dass mit dem Preis nicht der Untergang des Unternehmens
festgelegt wird. Jedes Produkt und jede Dienstleistung muss nicht nur die
direkten und indirekten Kosten decken, sondern auch noch den schon erwähnten,
unbedingt nötigen Gewinn hereinbringen.
Kalkulieren, aber wie?
Die einfachste Kalkulationsmethode ist die einfache Zuschlagskalkulation: Es wird
der Einkaufspreis festgelegt und darauf ein Aufschlag gerechnet, der prozentual
vorgeben wird.
Wenn man Spielraum hat und die Kosten im Blick, ist das eine einfache und
brauchbare Variante. Sie sollten aber zwei Dinge grundsätzlich beachten:
1. Berücksichtigen Sie nicht nur den Einkaufspreis, sondern auch die Bezugskosten
(Frachtbetrag, Liefergebühren, Versandversicherungen etc.).
2. Kalkulieren Sie für den niedrigsten VK-Preis mit dem Prozentwert, der unbedingt
nötig ist, um Ihre Kosten zu decken. Wollen Sie zusätzlich noch
Rabatt und Skonto gewähren, so sind diese Abzüge noch hinzuzurechnen.
Mit diesen Vorsichtsmaßnahmen und Regeln laufen Sie nicht Gefahr, Ihr Unternehmen
zu gefährden. Stellen Sie aber fest, dass die dadurch erzielten Preise
nicht am Markt durchsetzbar sind, so sollten Sie zu anderen Kalkulationsmethoden
greifen.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
280
Die Kalkulationsmethode für Fertigungsbetriebe (und durchaus auch für Handwerksbetriebe)
ist eine differenziertere Zuschlagskalkulation.
Euro
1. Fertigungsmaterial 3,57
2. Materialgemeinkosten 4,46
3. Materialkosten 8,03
4. Fertigungslöhne 4,77
5. Fertigungsgemeinkosten 7,16
6. Sondereinzelkosten der Fertigung 1,33
7. Fertigungskosten (4. + 5. + 6.) 13,26
8. Herstellkosten (3. + 7.) 21,29
9. Verwaltungs- und Vertriebskosten 5,32
10. Selbstkosten (8. + 9.) 26,61
11. Gewinn 9,31
12. Barverkaufspreis (10. + 11.) 35,92
Die Zuschlagskalkulation geht von prozentualen oder absoluten Zuschlägen aus.
Diese Art Kalkulation ist allerdings nur möglich, wenn eine ausreichende Kostendifferenzierung
über eine aussagefähige Kostenrechnung vorliegt. Über einen Betriebsabrechnungsbogen
(BAB) werden die verschiedenen Kosten und Zuschlagssätze
ermittelt.
Eine einfachere Variante ist die Divisionskalkulation. Sie trennt Einzel- und Gemeinkosten
und wird vor allem bei Unternehmen mit Massenfertigung ähnlicher
Produkte benutzt, bei denen die Kostenstellen gleichmäßig beansprucht werden.
Erzeugt Ihr Unternehmen nur ein Produkt (oder wenige gleichartige), so können
Sie die einstufige Divisionskalkulation anwenden. Die mehrstufige Divisionskalkulation
dagegen ist wichtig für den Fall, dass nicht alle Produkte abgesetzt werden
können. Die Lagerbestände dürfen nicht mit Vertriebskosten belastet werden,
da sie ja noch nicht verkauft wurden. Deshalb werden die Kosten in Herstell- und
Vertriebskosten je Kostenträger aufgeteilt. Das Prinzip ist folgendes:
Selbstkosten je Kostenträger =
Herstellkosten Herstellkosten
+
Herstellmenge Absatzmenge

Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn
Die Divisionskalkulation ist also eine brauchbare Methode bei Massenfertigung
weniger Produkte:
Stück Euro
1. Herstellkosten 520.000,00
2. Vertriebskosten 85.000,00
3. Hergestellte Einheiten 5.000
4. Abgesetzte Einheiten 4.200
5. Stückkosten Herstellung (1. / 3.) 104,00
6. Stückkosten Vertrieb (2. / 4.) 20,24
7. Gesamtkosten je Stück 124,24
In der Handelskalkulation ist der Bruttoeinkaufspreis die Grundlage der Kalkulation.
Alle weiteren Kosten sowie der Gewinn werden zugeschlagen (ähnlich der Zuschlagskalkulation).
Es sollte also auch hier möglichst nichts übersehen werden.
% Euro
1. (Brutto-)Einkaufspreis 45,00
2. Lieferantenrabatt 5,0 2,25
3. Zieleinkaufspreis 42,75
4. Lieferantenskonto 2,0 0,86
5. Einkaufskosten 4,17
6. Bareinkaufspreis 46,07
7. Bezugskosten 3,50
8. Bezugspreis (Einstandspreis) 49,57
9. Handlungskostenzuschlag 115,0 57,00
10. Selbstkosten 106,56
11. Gewinnzuschlag 17,5 18,65
12. Barverkaufspreis 125,21
13. Kundenskonto 3,0 3,76
14. Zielverkaufspreis 128,97
15. Kundenrabatt 3,0 3,87
16. Verkaufspreis 132,84
281

Kaufmännisches Wissen kompakt
282
WISO Tipp
Kommt die Handelskalkulation für Sie infrage, so sollten Sie Ihre Produkte
nach der vorgegebenen Struktur durchrechnen. Sind die Produkte relativ einheitlich
und unterscheidet sich Ihr Gewinnzuschlag bei den einzelnen Produkten
nicht sehr, so können Sie auch einen Gesamtzuschlag errechnen und
den Prozentwert unter Zuschlag eintragen. Achten Sie dann aber darauf, dass
der Verkaufspreis dadurch ermittelt wird, damit Skonto und Rabatt nicht den
Gewinn schmälern oder sogar zunichte machen.
Es gibt noch eine Reihe anderer Kalkulationsmethoden: beispielsweise die Äquivalenzziffernkalkulation
oder die Maschinenstundensatzrechnung. Je genauer Sie
sich mit dem Thema Preisfindung auseinandersetzen, umso besser wird es Ihrem
Unternehmen bekommen. Eine Frage wird sich Ihnen vielleicht schon aufgedrängt
haben. Wenn WISO Mein Büro 2009 nicht kalkuliert, wie dann? Mit dem
Stift und dem Taschenrechner? Das mag bei wenigen Produkten gehen. Sollten
Sie aber zahlreiche Artikel zu kalkulieren haben, so greifen Sie besser zu einer
gängigen Tabellenkalkulation. Es muss nicht das Flaggschiff Excel sein. Möglicherweise
wurde Microsoft Works mit Ihrem Computer geliefert. Dessen Tabellenkalkulationsmodul
reicht durchaus für diese Zwecke. Oder Sie haben sich das
kostenlose OpenOffice beschafft. Hier reicht die Tabellenkalkulation fast an die
Leistungsfähigkeit von Excel heran. Auch auf diese Weise erleichtert Ihnen die
EDV also die tägliche Arbeit.
Preise nennen, aber richtig
In der Auszeichnung von Waren mit Preisen, ganz gleich ob im Schaufenster, in einem
Katalog, einer Preisliste oder einem Angebot, besteht keine Freiheit hinsichtlich
einer Bruttopreisauszeichnung (mit Mehrwertsteuer) oder Nettopreisauszeichnung
(ohne Mehrwertsteuer). Durch die Preisauszeichnungsverordnung vom 18.September
1969, die am 1. Januar 1970 in Kraft getreten und 1985 neu gefasst wurde, ist
das Wahlrecht in der Preisauszeichnung aufgehoben. Nur bei Angeboten, die sich
ausschließlich an berufliche oder gewerbliche Verbraucher wenden, können Nettopreise
zur Auszeichnung benutzt werden. Zielt ein Angebot auf gewerbliche und
private Verbraucher, ist die Nettoauszeichnung ebenfalls unzulässig.
Für die Kundennummer die Debitorennummer zu nutzen, ist selbst dann sinnvoll,
wenn Sie die Buchführung nicht selbst erledigen, sondern an den Steuerberater
abgegeben. Sie finden Ihre Kunden auf den Konten unter der gleichen Nummer

Gut kalkuliert ist der halbe Gewinn
wieder und Verwechslungen können nicht vorkommen. Haben Sie bereits aus
der Vergangenheit ein anderes Kundennummernsystem, so können Sie bei der
Stammdatenanlage die vorgegebenen Nummern überschreiben – sollten aber zumindest
einmal kurz darüber nachdenken, ob eine Änderung nicht sinnvoll ist.
Normalerweise gilt für Unternehmen die Soll-Versteuerung, das heißt, die Umsatzsteuer
wir mit der Rechnungsstellung fällig. Kleine Unternehmen (abhängig
vom Umsatz) und Freiberufler können in Sonderfällen die Ist-Versteuerung wählen.
Dabei wird die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang abgeführt. Bei WISO
Mein Büro 2009 ist die Ist-Versteuerung Grundlage der einfachen Buchführung
(Einnahmen-Überschuss-Rechnung).
283

Kaufmännisches Wissen kompakt
284

Reden Sie drüber!
Reden Sie drüber!
Stellen Sie sich einmal vor, Sie haben ein Produkt entwickelt, das – ihrer Meinung
nach – die Menschheit braucht, ja, auf das jeder geradezu gewartet hat. Sie produzieren
es, legen es ins Lager und warten auf Kunden und darauf, dass Sie reich werden.
Es kommen aber keine Kunden, niemand will das Produkt und anstatt reich
werden Sie bettelarm, da alle Investitionen vergebens waren und das Unternehmen
letztendlich mit Schulden zugrunde ging. Irgendwann sitzen Sie in einer Fußgängerzone
und bitten mit einem großen Pappschild um Almosen. Ein mitleidiger Passant
spricht mit Ihnen und Sie erzählen von Ihrem verunglückten Projekt. Erstaunt
ruft der Passant daraufhin aus: „Das Produkt haben Sie entwickelt? ... Das suche
ich schon so lange!“ Ein anderer Passant, der stehen geblieben ist, bemerkt abfällig:
„Ich wusste, dass es dieses Produkt gab – aber es war zu teuer.“ „Und ich wollte es
bestellen“, sagt daraufhin ein Dritter, „aber die Lieferzeiten waren mir zu lang.“
Das liest sich wie ein Albtraum? Eine Fantasie – vielleicht. Aber sie zeigt deutlich,
worum es geht. Sie können noch so tolle Produkte haben, noch so unverzichtbare
Dienstleistungen anbieten – die Kunden müssen sie wollen oder brauchen, sie
müssen auch wissen, dass es sie gibt und wo sie zu haben sind. Diese Kunst nennt
man Marketing.
Einführung in das Marketing
Marketing, als Begriff in den 20er-Jahren des vorigen Jahrhunderts in den USA
„erfunden“ und erst seit Mitte der 50er-Jahre auch in Europa langsam eingeführt,
umfasst alle Maßnahmen zu einer erfolgreichen Vermarktung eines Produkts oder
einer Dienstleistung. Dazu gehört eine Reihe von Aktionen: Zunächst die Fragen,
welche Produkte die Kunden wollen (Marktforschung), wie groß die Zahl der Kunden
sein kann (Kundenpotenzial) und wie viel sie bereit wären, für das Produkt auszugeben
(Preispolitik). Dann die Frage nach Produktion und Vertrieb – also: Wie
viele Mitarbeiter und welche Maschinen sind nötig, wie lange dauern Entwicklung
und Fertigung und auf welchem Weg kommt das Produkt in den Markt? Schließlich:
Was muss ich in Design, Werbung und Public Relations stecken, um ein Image
aufzubauen? Und immer wieder sogenannte „Audits“: Habe ich mit meinen Maßnahmen
erreicht, was geplant war, lassen sich die Mittel erfolgreicher einsetzen,
können Aufwand und Kosten gesenkt und damit der Gewinn gesteigert werden?
Im Mittelpunkt der auf aktuelle und potenzielle Absatzmärkte ausgerichteten Unternehmensaktivitäten
steht die dauerhafte Befriedigung von Kundenbedürfnissen
– das lesen Sie als erstes Kapitel in jedem Buch zum Thema Betriebswirtschafts-
285

Kaufmännisches Wissen kompakt
286
lehre. Der Trend des modernen Marketings verlagert sich in den letzten Jahren
deutlich von der Produkt- zu einer Kundenorientierung – er steht im Mittelpunkt
aller Überlegungen.
Bis hierhin die Marketingtheorie, die nicht weiter vertieft werden soll. Die Ausführungen
dienten nur zur Verdeutlichung der Tatsache, dass ein Produkt sich selten
von allein verkauft. Sie müssen sich beispielsweise um die Präsentation Ihrer
Produkte kümmern. Aber Werbung allein macht es auch nicht. Immer stärker ist
es nötig, sich um die Kunden zu bemühen – um deren Wünsche zu erfahren. Das
ist gar nicht so einfach, besonders, wenn man viele Kunden hat. Hier hilft unter
Umständen eine A-B-C-Analyse der Kunden indirekt weiter. Von allen Kunden
machen oft wenige den großen Umsatz, während die Masse nur einen kleinen
Anteil daran hat. A-B-C bedeutet hier, sie kümmern sich bevorzugt um die Hauptkunden
(A und B).
Allerdings können Ihnen dann auch „potenzielle“ neue Hauptkunden entgehen.
Richten Sie also durchaus immer wieder einmal den Blick auf die Kunden, die nur
so am Rande mitlaufen (C). Welcher könnte so aktiviert werden, dass er in das
Feld der Hauptkunden aufrückt?
Wenn es Ihnen gelingt, Ihre Kunden immer wieder auf sich aufmerksam zu machen,
und dafür zu sorgen, dass das Interesse an Ihren Produkten wach gehalten
wird, brauchen Sie sich über abnehmenden Umsatz kaum Gedanken zu machen.
Hier zahlt sich jede Kundenanalyse aus. Die Angebote und Anschreiben an Ihre
A-Kunden dürfen durchaus anders aussehen als die an Ihre C-Kunden. Es macht
ja keinen Sinn, diejenigen, die nur gelegentlich und wenig bestellen, mit einem
„Schnäppchen“-Angebot zu verwöhnen, bei dem Sie kaum noch Gewinn erwirtschaften.
Bei A-Kunden dagegen, die regelmäßig zu den üblichen Preisen bestellen,
fällt mal etwas weniger Spanne kaum ins Gewicht. Oder: Eine Aktion mit
besonderen Konditionen, die einen bestimmten Bestellwert erzielen soll, macht
wiederum bei A-Kunden, die ohnehin diese Größenordnung erreichen, keinen
Sinn. Dagegen könnten Sie C-Kunden durchaus damit ködern, sie in Zukunft bei
den Bestellungen bevorzugt zu berücksichtigen. Da solche Aussendungen auch
Kosten verursachen, sollten sie so effektiv wie möglich „gefahren“ werden.
� Der Kunde hat den Auftrag erteilt und die Waren sind im Lager herausgesucht
worden. Jetzt müssen sie noch zum Kunden kommen. Der Versand
wird aktiv. Da gibt es einiges zu regeln:
� Die Waren müssen korrekt und sicher verpackt werden.
� Der günstigste und/oder beste Versandweg muss bestimmt werden.

� Die Sendung muss auf den Weg gebracht und ...
Reden Sie drüber!
� ... unter Umständen auf dem Weg zum Kunden überwacht werden.
� Bei all dem sind die Versandkosten zu erfassen – sei es, um sie dem Kunden
in Rechnung zu stellen oder nur den Überblick zu behalten.
WISO Mein Büro 2009 erlaubt es Ihnen, viele dieser Aufgaben zu organisieren.
Und über die integrierten Funktionen zum Schriftverkehr erledigen Sie alle kommunikativen
schriftlichen Aufgaben bequemer als mit einer einfachen Textverarbeitung
oder Schreibmaschine.
CD, CI, C ... was ist das?
Sobald man mit Fachleuten aus der Marketingbranche spricht – oder mit selbst
ernannten Marketingkennern am Stammtisch – tauchen die Begriffe Corporate
Identity (CI) und Corporate Design (CD) immer wieder auf. Soll man dieses Gerede
also ignorieren? Nicht ganz!
Der Begriff Corporate Identity bezeichnet den Zusammenhang zwischen Unternehmensverhalten
und -kommunikation und den daraus resultierenden Auftritt in
der Öffentlichkeit. Wünschenswert ist es, dass dieses Erscheinungsbild positiv und
unverwechselbar ist, sodass der Kunde Produkte und Mitarbeiter des Unternehmens
mit diesem Image sofort, am besten unterbewusst in Verbindung bringt.
Corporate Identity ist der Überbegriff. Alle anderen verwandten Begriffe sind ihm
unterzuordnen: So versteht man das vom Unternehmen schlüssig dargestellte
Selbstverständnis, das sich aus dem Verhalten (Corporate Behaviour), dem Erscheinungsbild
(Corporate Design und Corporate Image) und der Kommunikation
(Corporate Communications) des Unternehmens ergibt.
Ziel ist es, das Unternehmen unverwechselbar zumachen. Im besten Fall wird der
Kunde dadurch stärker gebunden („meine Marke“).
Kann sich auch ein kleines Unternehmen solch einen Image-Luxus leisten? Unbedingt
– es ist aber herunterzubrechen von aller Schönrednerei auf ganz praktische
Maßnahmen:
Wichtig ist zu allererst eine einheitliche Firmenkultur. Dazu gehört auch, dass
dem Kunden das gleiche Verhalten gegenübertritt, egal ob der Chef sich um ihn
kümmert oder ein Mitarbeiter. Das ist natürlich leichter, wenn der Unternehmer
einen kooperativen Führungsstil pflegt und nicht so sehr das Fürstentum im Kleinen.
Dazu gehört auch, den Kunden ernst zu nehmen, selbst wenn dieser sich mal
287

Kaufmännisches Wissen kompakt
288
schlecht benimmt. „Der Kunde ist König” heißt nicht, dass er sich alles erlauben
kann. Aber es heißt auf jeden Fall, dass man ihm mit der entsprechenden Hochachtung
entgegen kommt. Kunden, die ihre „Königsposition“ ausnutzen (etwa
diejenigen, die sich um die Zahlung drücken oder unberechtigte Preisnachlässe
herausschlagen wollen), fallen schnell auf und können ausgesondert werden. So
manch eine Unmutsäußerung – ernst genommen und angeschaut – kann aber zu
einer verbesserten Handlungsweise führen; mal zu einer Produktverbesserung,
mal zu einer Organisationsoptimierung und ein anderes Mal zu einer Verbesserung
der betriebseigenen Logistik.
Das Erscheinungsbild ist ein weiteres Mosaiksteinchen zu einem passenden Corporate
Identity. Werden die Lieferscheine und Rechnungen auf Blankopapier mit
einem alten Nadeldrucker punktiert, dessen Farbband schon ganz leer ist, sagt
das viel aus – aber nicht unbedingt etwas Positives. Ebenso wenig ist aber das
selbst gezeichnete Logo, mit dem Tintenstrahldrucker in eine Ecke des Formulars
gequetscht, eine anziehende Augenweide.
WISO Tipp
Suchen Sie sich einen Grafiker, mit dem Sie über Ihr Unternehmen sprechen
können. Der versucht, die Grundidee des Unternehmens in einem passenden,
möglichst einfachen Logo umzusetzen. Es kann einfarbig sein (das spart beispielsweise
Druckkosten), sollte aber in jedem Fall mit wenigen, am besten
zwei Farben auskommen – Ihren Firmenfarben, die später Ihren Auftritt prägen.
Mit diesem Logo gestalten Sie Ihre Papiere: Lassen Sie es auf Blankopapier
drucken (ein WISO-Tipp: auch als Wasserzeichen schwach erkennbar im
Hintergrund). Nach und nach können Sie dieses Logo auf Ihren Autos (Pkws
und Lkws) und am Eingang Ihres Unternehmens unterbringen. Ihre Produktverpackungen
werfen Sie nicht gleich weg, aber bei dem nächsten Neudruck
kommt auch das neue Logo drauf (und die Verpackungen werden in Ihren
Firmenfarben gestaltet). Vielleicht nehmen Sie dies auch als Chance für eine
Überholung des gesamten Designs. Nach und nach erhalten Sie so ein einheitliches
Bild bei Ihren Kunden und in der Öffentlichkeit. Das wirkt zwar nicht
stark, wie eine gezielte Aktion, in der alles auf einmal umgestellt wird, aber es
ist preiswerter und die Nachhaltigkeit und Wirkung kommt auch so zustande.

Papier, das nur mit dem Logo bedruckt ist, nützt auf vielfache Weise:
Reden Sie drüber!
� Zunächst können Sie eine große Auflage drucken lassen – es ist ja kein Risiko
dabei. Ändern sich Faktoren, die auf Briefen und Rechnungen vermerkt
werden müssten (etwa ein neuer Geschäftsführer oder eine neue Anschrift,
weil Ihr Unternehmen umgezogen ist), so muss das Papier nicht weggeworfen
werden: Sie ändern einfach die Einstellungen im Computer. Der Preis
pro Blatt wird dadurch um ein Erhebliches günstiger ausfallen.
� Dann haben Sie ein Blatt für alles: Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine,
Rechnungen, Bestellungen, Preislisten, Dokumentationen usw.
können auf einer einheitlichen Vorlage geschrieben werden. Das spart zum
Beispiel auch einen Drucker mit verschiedenen Papierkassetten.
� Auch Aktionszettel lassen sich damit entwerfen (im Einzelhandel für das
Schaufenster oder die Verteilung, im Großhandel für den Versand an die
Kunden). Sie sparen sich den Druckereiauftrag, denn dieses Papier können
Sie über die EDV oder auch über den Kopierer bedrucken.
WISO Tipp
Lassen Sie sich das Logo von Ihrem Grafiker auch in digitaler Form geben.
Sie können es dann außerdem noch in selbst entworfenen Broschüren und
– ganz wichtig – im Internet benutzen. Wenn Sie Ihre ersten Schritte im eCommerce
machen, werden Sie froh sein, dass Sie Ihr Logo gleich „griff und einsatzbereit“
haben.
289

Kaufmännisches Wissen kompakt
290

Organisation ist alles
Organisation ist alles
Spätestens, wenn die elektronische Datenverarbeitung in einem Betrieb eingeführt
wird, zeigt sich, ob die vorhandene Organisation für die strukturierte Bearbeitung
von Vorgängen tauglich ist. Natürlich braucht es keinen Computer, um eine
passende Organisation einzuführen, aber dieser macht schnell deutlich, wenn sie
nicht passend ist.
Was heißt denn nun aber „passende Betriebsorganisation“? Das lässt sich anhand
weniger Bedingungen schnell festlegen:
1. Die Betriebsorganisation orientiert sich am Gesamtziel des Unternehmens
und unterstützt die daran ausgerichtete Strategie.
2. Sie ist so flexibel, dass sie die Führung und die Steuerung des Unternehmens
ermöglicht.
3. Sie sorgt für Kontinuität im Unternehmen.
4. Sie macht das Unternehmen übersichtlich und zeigt Zuständigkeiten an.
5. Sie unterstützt die Wirtschaftlichkeit und die Effizienz des Unternehmens.
6. Sie ist gerecht und kann von allen Mitarbeitern akzeptiert werden.
Anhand dieser „Checkliste“ können Sie prüfen, ob Ihre Betriebsorganisation passt.
Können Sie nach gründlicher Prüfung den Leitsätzen zustimmen, dürfte es nicht
schwer sein, die EDV-Lösung in Ihren Betrieb zu integrieren. Manche Abläufe
werden trotzdem anzupassen oder zu ändern sein – das ist aber in der Regel recht
unproblematisch.
Man unterscheidet im Allgemeinen zwischen Aufbau- und Ablauforganisation.
Die Aufbauorganisation befasst sich mit der Entscheidungs- und Verantwortungsstruktur
des Unternehmens. Sie zeigt die Funktionsgliederung an und die Über-
und Unterstellungsverhältnisse von Aufgaben, macht die Abteilungs- und Ressortstruktur
deutlich und erlaubt die Darstellung einer vertikalen Betriebsstruktur.
Ob der Fahrer Schmitt dem Leiter der Abteilungen Lager und Logistik oder aber
dem Chef unterstellt ist, wird erst deutlich wenn hierzu eindeutige Regeln und
Zuordnungen getroffen wurden. Ist das nicht geklärt, so können die Bedingungen
3, 4 und 6 nicht positiv beantwortet werden.
Bei der Ablauforganisation wird das Prinzip der Arbeitsteilung in unserer Gesellschaft
besonders deutlich. Man beschreibt sie am besten auch mit der Frage „wer
macht was wann wo?“ Kommen die Rechnungen gleich nach dem Öffnen der Post
in den Einkauf zur Rechnungskontrolle oder erst zum Chef auf den Tisch? Gibt
291

Kaufmännisches Wissen kompakt
292
es Regelungen dazu, gehören diese zur Ablauforganisation. Gibt es keine, können
die Vorgaben 2 bis 5 nicht positiv in diesem Unternehmen bewertet werden.
Und was hat das alles mit der Datenverarbeitung zu tun? Sehr viel! Nehmen wir
einen Auftrag, der direkt vom Verkaufssachbearbeiter angenommen wird. Er
schreibt die Auftragsbestätigung und erstellt – soweit der Kunde nicht widerspricht
– den Lieferschein und die Rechnung. Letztere geht in die Buchhaltung, wo auf die
termingerechte Zahlung der Rechnung geachtet und der Kunde notfalls gemahnt
wird. Übernimmt der Chef einen Kunden und holt einen Auftrag herein, so sollte
dieser möglichst in den gleichen Ablauf münden. Bleibt der vor Ort beim Kunden
geholte handschriftliche Auftrag aber erst noch eine Weile im Auto des Chefs liegen
und landet schließlich in einem Stapel Papiere bei der Sekretärin, die diesen
Stapel nach und nach abarbeitet und den Auftrag irgendwann beim Verkaufssachbearbeiter
abliefert, so besteht die Gefahr, dass er nicht termingerecht ausgeführt
wird. Hier ist die Ablauforganisation zumindest nicht ausreichend geklärt.
Die kleinste Organisationseinheit im Betrieb ist die „Stelle“. Diese Einheit zu
definieren, ist ein wichtiger Schritt zur Klärung der Betriebsorganisation. Eine
Beschreibung dieser Funktion beinhaltet, wer an dieser Stelle für die Aufgaben
verantwortlich ist. Dabei ist aber zu beachten, dass eine Stelle allein noch keine
Arbeit verrichtet und dass sie für Menschen eingerichtet werden muss. Mehrere
Stellen lassen sich Abteilungen (oder Gruppen, in speziellen Fällen Projekten)
zuordnen und bringen diese in eine für das Unternehmen passende Hierarchie.
An der daran entstehenden Struktur (Aufbauorganisation) kann man die wesentlichen
Abläufe darstellen und prüfen. Ergibt sich dann, dass für einen wichtigen
Ablaufschritt zwei Stellen in verschiedenen Abteilungen berührt werden, muss
man sich darüber Gedanken machen, ob die Struktur stimmt oder die Abläufe neu
geregelt werden müssen.
Das Ganze ist zu abstrakt?
Also ein Beispiel aus dem richtigen Leben: Ein Mitarbeiter eines kleinen, regionalen
Lebensmittelgroßhandels ist mit dem Verkauf der Frischwaren betraut. Immer
wieder wird er aber von Kunden mit Wünschen nach Produkten konfrontiert, die
nicht am Lager und auch nicht im Sortiment sind. Da muss er mit der Mitarbeiterin
aus dem Einkauf korrespondieren, die in der Lage wäre, diese Kundenwünsche
durch eine passende Ergänzung des Angebots zu befriedigen. Wenn sie das aber
nicht darf, weil erst der Chef einbezogen werden muss, so erschwert dies den kundenorientierten
Verkauf in der anderen Abteilung. Es gibt nicht nur eine Lösung
für das Problem. Zwei denkbare Ansätze sind:

Organisation ist alles
� Beide Mitarbeiter bekommen die Kompetenz (vielleicht in einem speziell definierten
Rahmen), solche Geschäfte schnell und unkompliziert abzuwickeln.
� Es wird eine eigene Abteilung gebildet (beispielsweise die Abteilung
„Frisch“), die sowohl Einkauf als auch Verkauf zusammenfasst.
In beiden Fällen profitiert der Kunde – und langfristig auch das Unternehmen,
denn zufriedene Kunden bleiben gern dem Unternehmen treu.
Diese Beispiele zeigen aber auch, dass Organisationen lebende Gebilde sind. Nichts
bleibt ewig gleich. Wird ein Unternehmensbereich derart umgestaltet, müssen parallel
auch immer die Abläufe untersucht werden. Wie ändert sich der Durchlauf
der Belege durch den Betrieb, wenn plötzlich zwei vorher getrennte Bereiche zusammengefasst
wurden? Wer ist jetzt dafür verantwortlich, dass die Unterlage in
der Buchhaltung landet (beziehungsweise die Übergabe der Daten per EDV an die
Buchhaltung gemacht wird)? und so weiter.
WISO Tipp
Auch wenn gelegentlich behauptet wird, es sei nicht mehr zeitgemäß: Machen
Sie ein Organigramm, besser sogar zwei – eines für die Aufbauorganisation
und das andere für die betrieblichen Abläufe. Dadurch werden Entscheidungsstränge
und Zuständigkeiten klar und wichtige Reihenfolgen festgelegt.
Lassen sie trotzdem „Raum“, um in besonderen Situationen noch flexibel reagieren
zu können. So können auch untergeordnete oder auf Zeit festgelegte
Organigramme hilfreich sein, die etwa ein bestimmtes Projekt oder eine Aufgabe
strukturell beschreiben.
Generell muss man davon ausgehen, dass sich Unternehmen und die Organisation
verändern. Eine Firma kurz nach der Gründung erfordert eine andere Organisation
als nach zwanzigjähriger Betriebsdauer. Man spricht bei einem neuen Unternehmen
von der Pionierphase, die erst einmal bewältigt werden muss. Es geht zunächst darum,
Ideen zu verwirklichen und sich den Anforderungen, die auf das neue Gebilde
zukommen, flexibel zu stellen. Improvisation und schnelle Reaktion sind gefragt und
nicht selten auch unkonventionelles Vorgehen. Danach kommt (manchmal früher,
manchmal später) die Organisationsphase. Wenn das Unternehmen erfolgreich ist und
wächst, wird die Notwendigkeit, alles zu organisieren und zu strukturieren, deutlich
und steht bald im Vordergrund. Betriebswirtschaftliche Überlegungen stehen dann
oft an erster Stelle und drängen nicht selten den Menschen etwas in den Hintergrund.
In der folgenden Phase tritt dann wieder eine Veränderung ein. Das Unternehmen ist
293

Kaufmännisches Wissen kompakt
294
gefestigt und muss nicht mehr um jede „Handbreit“ kämpfen. Organisation und Rentabilität
verlieren zwar nicht mehr an Bedeutung, treten aber doch etwas beiseite. Die
Menschen, die das Unternehmen ausmachen, werden in ihrer Individualität stärker
berücksichtigt und (wenn die Entwicklung positiv verläuft) geschätzt.
Nicht immer verläuft die Entwicklung in diesen Schritten. Unternehmen und Organisationen
neigen dazu zu erstarren. Abteilungen werden zu umkämpften Fürstentümern
und Stillstand ist die Folge. Stillstand in einem sich wandelnden Markt
ist aber immer Rückschritt.
Der Computer – oder genereller die elektronische Datenverarbeitung (EDV) – wird
immer wieder als der eigentliche Feind des Menschen in der Arbeitswelt dargestellt.
Die Fiktion von „Geisterhallen“, in denen Computer und Maschinen den Waren- und
Belegfluss steuern, ist zwar an manchen Stellen wahr geworden, hat aber den Menschen
nicht arbeitslos gemacht und degradiert. Gerade andersherum: Die Aufgaben
des Menschen haben sich verändert und von ihm eine Anpassung verlangt, die er
allerdings nicht immer leisten konnte. Die Fiktion vom papierlosen Büro wird ebenso
oft und beharrlich geäußert und tatsächlich gibt es auch hierzu Ansätze. Verwirklicht
worden sind sie aber noch nicht in letzter Konsequenz, weil dabei meistens übersehen
wird, dass der Mensch ein wesentlicher Faktor in jeder Organisationsstruktur
ist. Nimmt man ihn heraus, hat das eine ähnliche Wirkung, als würde man dem
Menschen das Blut ablassen mit dem Hinweis, dann wären Verletzungen nicht mehr
so problematisch. Der Mensch funktioniert eben nur mit Blut und jede Organisation
funktioniert nur mit (oder besser: durch) Menschen. Damit muss der Traum vom
papierlosen Büro nicht ausgeträumt sein. Man muss sich lediglich Gedanken darüber
machen, was anstelle des Papiers die Kommunikation zwischen Menschen regelt.
WISO Tipp
Auch wenn Sie noch keine 100, sondern erste wenige Mitarbeiter haben: Schrei-
ben Sie ein Mitarbeiterhandbuch – wie Pflaster in Ihrer Betriebsapotheke kann
es manche Wunde schützen und so auf Dauer schließen helfen. Es gibt Ihnen
nicht nur die Möglichkeit, allen die „Kultur“ und die Ziele des Unternehmens
zu erklären, es schafft die Grundlagen für Erwartungen an Mitarbeiter und formuliert
Lösungen, die jede Firma braucht: von der Arbeitszeit über das Thema
Krankmeldung bis zum Urlaub. Obwohl ein Mitarbeiterhandbuch kein Vertrag
ist, stellt es doch Regeln für das Miteinander in einem Unternehmen auf. Es
sollte deshalb von einem erfahrenen Arbeitsrechtler gegengelesen und (falls
vorhanden) nicht ohne den Betriebsrat aufgestellt werden.

Computer! Wie einführen?
Computer! Wie einführen?
Um die Einführung eines EDV-Systems wird normalerweise immer ein großer
Wirbel gemacht. Mit Recht! Denn wenn über elektronische Datenverarbeitung das
erledigt werden soll, was vorher von Hand gemacht wurde, dann muss gut überlegt
werden, wie Abläufe und Strukturen zu organisieren sind.
Werden nur drei Computer miteinander vernetzt, um gemeinsam bestimmte Anwendungen
zu nutzen (etwa Verkauf, Einkauf, Lager), so ist trotzdem eine vorbereitende
Analyse der Unternehmensstruktur zu machen und es sind Abläufe und
organisatorische Gegebenheiten zu überdenken und anzupassen. Das geht nicht
ohne Fachmann. Es gibt kaum eine Situation, wo so etwas direkt aus dem Unternehmen
heraus selbst sinnvoll bewältigt werden kann.
Wo es nur darum geht, eine vorhandene Situation zu rationalisieren, ohne dass
zunächst die Organisation wesentlich geändert werden soll, dann kann das auch
mal nach dem Do-it-yourself-Verfahren geübt werden. WISO Mein Büro 2009
ist ein Beispiel für eine Anwendung, die mit etwas Vorbereitung auch ohne Hilfe
eines Fachmanns eingesetzt werden kann (aber nicht muss).
Was man auf jeden Fall benötigt:
� grundlegende PC-Kenntnisse (Umgang mit Windows sollte geübt sein)
� einen ausreichend leistungsfähigen PC (siehe dazu den Abschnitt weiter vorn)
� Zeit zur Vorbereitung und Einführung
Als Empfehlung für die Einführung einer Auftragsverwaltung mit WISO Mein
Büro 2009 auf einem Einzelplatz PC gilt:
� Vorhandene Organisationssysteme aufschreiben und überdenken (zum Beispiel
Kunden- und Artikelnummernvergabe). Gibt es keine solchen Systeme, werden
sie bei der Installation von WISO Mein Büro 2009 gleich mit eingerichtet.
� Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten sollen und keine PC-Erfahrung
haben, rechtzeitig vorher auf eine Schulung schicken oder im Haus eine
Schulung organisieren.
� Mit allen Betroffenen (Lagerleiter, Einkaufs- und Verkaufsmitarbeiter,
Buchhalter/in) ein gemeinsames Gespräch führen und über die jeweiligen
Schnittstellen reden.
295

Kaufmännisches Wissen kompakt
296
� Das Programm zu einem sinnvollen Stichtag einführen (Geschäftsjahresanfang,
Quartalsanfang, Monatsanfang).
� Die Mitarbeiter am PC arbeiten lassen, die die Aufgaben vorher auch schon
erledigt haben, es sei denn, es sprechen gewichtige Gründe dagegen (es wäre
beispielsweise an der Zeit, den 78-jährigen Buchhalter auf sein Altenteil
zu schicken und Platz für eine jüngere Kraft zu machen).
Momentan ist das so genannte WLAN (Wireless LAN = drahtloses Netzwerk) in
aller Munde. Gemeint ist eine Computervernetzung über Funk. Die verfügbaren
Standards arbeiten schon ganz zufriedenstellend und die benötigte Hardware kostet
nicht mehr die Welt. Allerdings sollten Sie es sich gut überlegen, wenn Sie
Ihren Betrieb derart vernetzen wollen. Wenn nicht handfeste Gründe dafür sprechen
(z. B. Verkabelung ist in bestimmten Bereichen nicht möglich), dann sollten
Sie doch eher für ein kabelgebundenes Netzwerk optieren. Abgesehen davon, dass
die Komponenten dafür kostengünstiger sind, arbeitet solch ein Netzwerk immer
noch schneller und zuverlässiger als jedes Funknetzwerk. Störungen treten so gut
wie nicht auf und Abbrüche bei Übertragungen größerer Datenmengen über das
Netzwerk sind auch nicht zu befürchten. Auch die Sicherheit ist größer, denn das
„Abhören“ der Funkwellen ist ja im Kabelnetzwerk nicht möglich.
Eine Alternative bieten auch „Netzwerke über das Stromnetz“. Überall dort, wo
eine Verkabelung nicht möglich und ein Funknetzwerk zu unsicher ist, bietet
diese Art der Vernetzung eine brauchbare Alternative. Verschiedene Hersteller
bieten Adapter an. Die Firma Devolo (www.devolo.de) hat dabei eine gewisse Vorreiterstellung
und bezeichnet derartige Netzwerke als dLan. Ein weiterer Anbieter
ist Netgear (www.netgear.de), der in diesem Zusammenhang von Powerline-Netzwerken
spricht. Das Ankoppeln eines solchen Netzwerks mit einem kabelgebundenen
oder Funk-Netzwerk ist ohne Probleme möglich. Nachteilig ist der geringere
Datendurchsatz, der in kleineren Netzwerken aber kaum ins Gewicht fällt.

Was heißt eigentlich
„Buchhaltung”?
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Dass Buchhaltung etwas für Überpenible, für Beamte und Erbsenzähler, das bekommt
man allenthalben zu hören, wenn dies Thema in Gesprächen angerissen
wird. Selbst in Kreisen von Unternehmensverantwortlichen halten sich penetrant
drei Vorurteile:
� Dass Buchhaltung nur für das Finanzamt geführt werden muss,
� dass Buchhaltung und Jahresabschluss für den eigentlichen Betriebsablauf
nicht so wichtig sind (allenfalls noch für die Bank),
� dass es – außer für steuerliche Zwecke – keine gesetzlichen Regelungen für
die Buchhaltung gibt.
Für wen werden Bücher geführt?
Diese Vorurteile treffen sämtlich nicht zu! Selbstverständlich gibt es gesetzliche
Regelungen und sie gehen weit über die steuerlichen Aspekte hinaus. Buchhaltung
ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung (unabhängig von
der Größe des Unternehmens) und sie wird auch nicht für das Finanzamt und die
Bank, sondern primär für den Unternehmer selbst geführt. Dass es für den Staat
und die Banken wichtig ist, dass ein Geschäftsmann Bücher führt und diese zur
Einsicht vorlegt, zeigt allerdings, dass ihr ein hoher Stellenwert beigemessen wird;
in dem einen Fall, um eine korrekte Grundlage für die Besteuerung zu haben in
dem anderen Fall, um zu sehen, ob sich die Kreditvergabe für das Unternehmen
überhaupt lohnt.
Dabei ist das Bedürfnis, Aufzeichnungen über geschäftliche Vorgänge zu machen,
so alt, wie es schriftliche Chroniken gibt. Keilschriftdokumente und ägyptische
Papyri belegen, dass Menschen über Verkäufe, Waren- und Geldbewegungen
Aufzeichnungen geführt haben und das sicherlich nicht, um damit literarischen
Ansprüchen zu genügen. Auch im privaten Bereich ist das Bedürfnis, Überblick
über Geld- und Vermögensvorgänge zu bekommen, nicht zu übersehen. Selbst
der Wirtschaft so fern stehende Menschen wie zum Beispiel Künstler können als
Beispiel dienen. Eduard Mörike etwa hat Aufzeichnungen über Einnahmen und
Ausgaben geführt und Hermann Hesse ebenfalls.
Der Buchhalter beziehungsweise die Buchhalterin ist heute eine spezialisierte Fachkraft
im kaufmännischen Umfeld, die eine verantwortungsvolle und vielseitige Tä-
297

Kaufmännisches Wissen kompakt
298
tigkeit ausübt. Grundlage ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung und die
kontinuierliche Fortbildung, die bis zur Bilanzbuchhalterprüfung führen kann.
Kurz gesagt ist Buchhaltung ein System, Einnahmen und Ausgaben so zu führen,
dass ein Überblick über die augenblickliche Vermögenslage sowie über die Ertragssituation
Auskunft gegeben werden kann. Außerdem lassen sich Geldbewegungen
in der Buchhaltung lückenlos verfolgen.
WISO Tipp
WISO Mein Büro 2009 unterstützt nicht die doppelte Buchhaltung, sondern die
einfache, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Es ist aber nicht verkehrt,
sich mit den Grundlagen der doppelten Buchführung auseinanderzusetzen.
Zum einen wird damit die Arbeit mit der einfachen Buchhaltung erleichtert, da
einige Elemente der doppelten Buchhaltung darin enthalten sind. Zum anderen
wird ein möglicher Umstieg auf die doppelte Buchhaltung erleichtert. Vor
allem wissen Sie dann auch, wann Sie umstellen müssen.
Wer hat die Buchhaltung „erfunden“?
So alt das Bemühen um geschäftliche Aufzeichnungen also ist, unsere heutige
Form der „doppelten Buchführung“ wurde im Italien der Renaissance entwickelt.
Die Führung von Konten kann bereits für das 13. Jahrhundert nachgewiesen werden,
Hauptbücher von 1340 fand man beispielsweise in Genua. Das Jahr 1494
ist allerdings insofern für die Buchführung bedeutend, als in diesem Jahr der
Franziskanermönch Luca Pacioli ein Sammelwerk zur Darstellung der gesamten
Mathematik veröffentlichte und in diesem eine Abhandlung über die Buchführung
enthalten war. Diese Abhandlung war nicht nur ein systematischer Überblick
über das System der doppelten Buchführung, sondern gleichzeitig eine praktische
Anleitung für Kaufleute.
Luca Pacioli begründet dieses Kapitel folgendermaßen:
Pacioli sagt: Damit die verehrten Untertanen des erlauchten und großmütigen
Herzogs von Urbino einen vollständigen Begriff der ganzen Ordnung des
Handels bekommen ... entschloss ich mich ... noch diese besondere, höchst notwendige
Abhandlung zu verfassen ... Damit beabsichtige ich, ihnen ausreichende
und genügende Anweisungen zur ordnungsmäßigen Führung aller ihrer Konten
und Bücher zu geben.

Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Bis heute haben sich die von Pacioli aufgezeichneten Grundlagen der doppelten
Buchführung nicht geändert. Und manchmal vermisst man in Lehrbüchern
unserer Tage die Deutlichkeit und Prägnanz in der Darstellung der grundlegenden
Prinzipien.
Pacioli begründet auch gleich zu Anfang, warum Buchhaltung für alle, die Handel
treiben, so enorm wichtig ist:
Die dritte und letzte notwendige Sache ist, dass man mit schöner Ordnung alle
seine Geschäfte in gebührender Weise einträgt, damit man in aller Kürze von
jedem Kenntnis haben kann, sowohl von den Schulden als auch von den Guthaben,
denn auf anderes erstreckt sich der Handel nicht. Dieser Teil ist ihnen sehr
nützlich, weil es unmöglich sein würde, ihre Geschäfte anders zu leiten, als ohne
die gebührende Ordnung der Buchungen, und ohne irgendeine Ruhe wäre ihr Geist
immer in großer Sorge.
Natürlich hat bis heute eine Spezialisierung stattgefunden. Unsere heutige Buchhaltung
ist vielfältiger geworden und nur als Teil des „betrieblichen Rechnungswesens“
anzusehen. Diese Spezialisierung erfordert auch, dass die Buchhaltung
professionell – das heißt von Spezialisten – ausgeführt wird. Kaufleute, die keine
Buchhalter sind oder haben, geben diese Aufgabe deshalb gern an ihren Steuerberater
ab. Trotzdem sollte jeder Kaufmann Buchhaltung verstehen und in den
Grundlagen erfassen können.
Alles, was Recht ist
Ein eigenes Gesetz zur Buchführungspflicht gibt es nicht. Allerdings finden sich in
einigen Gesetzbüchern Abschnitte und Paragrafen, welche die Pflicht zur Führung
von Büchern eindeutig regeln. Das trifft insbesondere zu auf
� Das Handelsgesetzbuch (HGB)
� Die Abgabenordnung (AO)
� Das Umsatzsteuergesetz (UStG)
� Das Gewerbesteuergesetz (GewStG)
� Das Einkommensteuergesetz (EStG) und
� Das Körpersteuergesetz (KStG)
Die wesentlichsten Vorschriften zur Führung von Büchern finden sich im Handelsgesetzbuch
(HGB).
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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§ 238 Abs. 1 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte
und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass
sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über
die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle
müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
Die wichtigsten Merkmale, die sich daraus ableiten lassen sind:
� Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen
� und zwar nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
� Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit die Buchführung
verstehen können.
� Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen „zeitlich“ eingeordnet werden.
Am 22.6.1998 wurde das Handelsrecht in Wesentlichen Teilen reformiert. Eine
auch für die Buchführung wichtige Änderung betrifft die Kaufmannseigenschaft.
Gab es bisher in einem komplizierten System den Muss- und Sollkaufmann sowie
den Voll- und Minderkaufmann, so kennt das neue Recht nur noch den Kaufmann
(Istkaufmann und Kannkaufmann).
§ 1 HGB
(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.
(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen
nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb
nicht erfordert.
§ 2 HGB
Ein gewerbliches Unternehmen, dessen Gewerbebetrieb nicht schon nach § 1 Abs.
2 Handelsgewerbe ist, gilt als Handelsgewerbe im Sinne dieses Gesetzbuchs, wenn
die Firma des Unternehmens in das Handelsregister eingetragen ist ...
§ 5 HGB
Ist eine Firma im Handelsregister eingetragen, so kann gegenüber demjenigen,
welcher sich auf die Eintragung beruft, nicht geltend gemacht werden, dass das
unter der Firma betriebene Gewerbe kein Handelsgewerbe sei.

Verkürzt kann gesagt werden:
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
� Kaufmann ist jeder, dessen Betrieb einen in kaufmännischer Weise organisierten
Geschäftsbetrieb erfordert.
� Nichtkaufmann ist der nicht in das Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende,
dessen Betrieb eine kaufmännische Betriebsführung nicht erfordert.
Alle Kaufleute sind verpflichtet, Bücher zu führen; lediglich Nichtkaufleuten ist
dies also erlassen. Erfüllt allerdings ein Nichtkaufmann eine der folgenden Bedingungen,
so muss auch er Aufzeichnungen in Form der Buchführung erstellen:
� Mehr als 500.000 Euro Umsatz jährlich (350.000 vor dem 1.1.2007)
� Gewinn von mehr als 30.000 Euro jährlich
Auch Freiberufler sind von der Buchführungspflicht befreit. Sie müssen dem Finanzamt
gegenüber die Erlöse nur in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
vorlegen, welche die jährlichen Betriebserlösen die Betriebsausgaben gegenüberstellt.
Dies kann in Form eines Kassenbuchs oder einer speziellen Überschussrechnung
geschehen (AO § 140 f.). Dieses Verfahren wird auch vereinfachte Gewinnermittlung
genannt.
Bei einer freiberuflichen Tätigkeit handelt es sich um eine wissenschaftliche,
schriftstellerische, künstlerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit oder
um einen der namentlich im Gesetz aufgeführten „Katalogberufe“. Dazu gehören
zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten und Journalisten.
Zwei Begriffe treten Ihnen immer wieder entgegen (zu Beginn dieses Buches wurden
sie schon eingeführt): Soll- und Ist-Versteuerung.
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung fällig,
bei der Ist-Versteuerung mit dem Zahlungseingang.
Nicht nur für Penible:
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Das HGB weist in § 238 Abs.1 auf die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“
hin. Nun ist es leider nicht so, dass diese „Grundsätze“ irgendwo zusammenhängend
in einem Gesetz niedergeschrieben sind. Vielmehr haben sie sich
aus der Praxis und der Rechtsprechung ergeben und ihren Niederschlag in vielen
handels- und steuerrechtlichen Vorschriften gefunden. Das Wesentliche davon
findet man allerdings auch im Handelsgesetzbuch .
301

Kaufmännisches Wissen kompakt
302
§ 239 HGB
(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen
hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden
Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall
deren Bedeutung eindeutig festliegen.
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen
müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert
werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche
Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss
lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch
in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt
werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten
Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen ...
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
� Führung der Bücher in einer „verständlichen“ Sprache.
� Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Erfassung der
Geschäftsvorfälle.
� Eintragungen dürfen nicht „unleserlich“ gemacht werden.
§ 242 HGB
(1) Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss
eines jeden Geschäftsjahrs einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner
Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen ...
(2) Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der
Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrechnung)
aufzustellen.
(3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.

Grundsätze dieses Paragrafen ist:
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
� Der Kaufmann muss eine Eröffnungsbilanz bei Beginn und weiter jährlich
zum Abschluss eine Bilanz erstellen.
� Aufwendungen und Erträge sind in einer Gewinn- und Verlustrechnung
zum Ende des Geschäftsjahres aufzustellen.
§ 243 HGB
(1) Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
aufzustellen.
(2) Er muss klar und übersichtlich sein.
(3) Der Jahresabschluss ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang
entsprechenden Zeit aufzustellen.
Zusammengefasst sagt dieser Paragraph:
� Grundlage des Jahresabschlusses sind die Grundsätze ordnungsmäßiger
Buchführung (GoB)
� Er muss klar und übersichtlich sein
� sowei zeitgerechte aufgestellt werden.
§ 246 HGB
(1) Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten,
Aufwendungen und Erträge zu enthalten, soweit gesetzlich
nichts anderes bestimmt ist ...
(2) Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite, Aufwendungen nicht
mit Erträgen, Grundstücksrechte nicht mit Grundstückslasten verrechnet werden.
Grundsätze dieses Paragrafen sind:
� Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung müssen vollständig sein
� Verrechnungsverbot.
Der Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung kann schwer
wiegende Folgen haben. Das reicht von der Schätzung der Besteuerungsgrundlage
durch die Finanzämter – was wahrscheinlich zu einer ungünstigeren Besteuerungsgrundlage
führt – bis hin zu Strafverfahren mit Geld- und Freiheitsstrafen. Dies vor
303

Kaufmännisches Wissen kompakt
304
allem dann, wenn Jahresabschlüsse verfälscht wurden oder im Insolvenzfall die
Verschleierung der betrieblichen Finanzsituation nachgewiesen werden kann.
Welche Buchhaltungssysteme gibt es?
Sprechen wir heute von Buchführung, so ist immer die „doppelte Buchführung“
gemeint. Das bedeutet nicht, dass die Buchführung doppelt gemacht werden muss.
Dieses System zeichnet sich vor allem dadurch aus,
� dass eine Buchung immer aus einer „Doppelbuchung“ besteht: einmal auf der
Sollseite eines Kontos und einmal auf der Habenseite eines anderen Kontos,
� sowie aus einer doppelten Gewinnermittlung: Betriebsvermögensvergleich
am Anfang und Ende des Geschäftsjahres (Bilanz) und die Aufstellung der
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) am Ende des Geschäftsjahres.
Es gibt noch ein zweites System: Die einfache Buchführung beziehungsweise
Gewinnermittlung, die etwa in Form eines Kassenbuches oder einer Einnahme-
Überschussrechnung geführt wird, weist je Vorgang nur eine Buchung auf. Mit der
Überschussrechnung legen Sie dem Finanzamt über Ihre Einkunftssituation Rechenschaft
ab, wenn Sie von der doppelten Buchführung befreit sind. Diese Form der
Buchhaltung unterscheidet sich von jener nicht nur durch die einfache Buchung je
Vorgang, sondern auch noch durch die zeitliche Zuordnung der Geschäftsvorfälle:
� Bei der doppelten Buchführung werden die Geschäftsvorfälle nach ihrer
Zugehörigkeit zu einer zeitlichen Periode gebucht. Wird etwa im Dezember
schon die Miete für den Januar des folgenden Jahres gezahlt, so wird diese
Zahlung für das laufende Jahr im Jahresabschluss nicht berücksichtigt (man
sagt dann, es wird „abgegrenzt“).
� Bei der Überschussrechnung zählt der Zahlungszeitraum. In diesem Fall
würde die vorzeitige Mietzahlung den Überschuss mindern.
WISO Tipp
Da die doppelte Buchführung aussagekräftiger ist, als die einfache Buchführung
in Form einer Überschussrechnung, empfiehlt sich auch dort die Führung
einer doppelten Buchführung, wo zeitaktuelle Informationen über den
Geschäftsverlauf nötig sind, eine gesetzliche Anforderung aber eigentlich
noch nicht gegeben ist. Hinzu kommt, dass Verluste aus vergangenen Jahren
oder aus der Wertminderung von Geschäftsanteilen nur geltend gemacht werden
können, wenn bilanziert wird.

Das Ganze und die Teile:
Das betriebliche Rechnungswesen
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Buchführung wird heute oft in einem Zusammenhang genannt, den man „betriebliches
Rechnungswesen“ nennt. Dieses soll ein möglichst exaktes Abbild des
gesamten Unternehmensgeschehens liefern, sozusagen „ausrechnen“. Es sollen
also nicht nur die Vermögensverhältnisse dargestellt werden, sondern lückenlos
alle Vorgänge aufgezeichnet werden, die den Unternehmenserfolg bestimmen. Mit
dieser Aufzeichnung allein ist es aber nicht getan. Das Rechnungswesen soll die
Informationen auch „auswerten“ und damit zur „Überwachung“ der betrieblichen
Prozesse beitragen. Da die Überwachung alleine aber wiederum nicht ausreicht, ist
„Steuerung“ des Unternehmens angesagt und damit wird der Rahmen des Rechnungswesens
in Richtung Unternehmensleitung auch schon gesprengt.
Im Einzelnen besteht das betriebliche Rechnungswesen
aus folgenden Komponenten:
Die Geschäfts- und Finanzbuchhaltung ist allerdings ein ganz wesentlicher Teil
des betrieblichen Rechnungswesens. Hier werden alle Bestände und Bestandsveränderungen
der Vermögens- und Kapitalteile des Unternehmens erfasst sowie
der Werteverbrauch und -zuwachs aufgezeichnet. In der Summe ergibt diese
Aufzeichnung den – positiven oder negativen – Erfolg des Unternehmens, der in
der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung dokumentiert wird. Diese Aufzeichnungen
sind immer zeitbezogen (für einen Monat, ein Quartal, ein Jahr und
so weiter), man spricht deshalb auch von einer Zeitrechnung.
Ergänzt wird die Finanzbuchhaltung durch die Kosten- und Leistungsrechnung
(man spricht auch manchmal von einer Betriebsbuchhaltung). Hier wird nur der
Teil der betrieblichen Vorgänge erfasst, der zur Erfüllung der eigentlichen betrieblichen
Tätigkeit nötig ist. Sämtliche Kosten werden neu in einer Kostenstellenrechnung
auf alle betrieblichen Kostenstellen verteilt und anschließend in der
Kostenträgerrechnung stückbezogen über die Kalkulation und zeitbezogen in einer
Erfolgsrechnung genutzt.
Die Betriebsstatistik wertet die Zahlen der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und
Leistungsrechnung aus und ergänzt diese gegebenenfalls durch Daten des allgemeinen
Markt- und Wirtschaftsgeschehens. In der Planungsrechnung wird dann
versucht, in einer Vorschaurechnung eine Orientierung für die künftige Unternehmensentwicklung
zu geben und damit die Entscheidungsfindung für alle betrieblichen
Bereiche zu erleichtern.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Das Controlling wertet dann alle vorliegenden Informationen aus und erstellt
daraus ein betriebliches Kontroll- und Steuerungssystem, das führungsrelevante
Informationen liefern soll.
Das alles hört sich zunächst so an, als gelte es nur für große Unternehmen. Was
soll ein Handwerker oder ein Kleinbetrieb mit Kosten- und Leistungsrechnung,
Betriebsstatistik oder Planungsrechnung anfangen?
Betrachtet man es aber genauer, so ergibt sich ein anderes Bild. Die Geschäftsbuchhaltung
gehört ja auf jeden Fall zu einem Unternehmen. Eine Kalkulation
wird auch jeder vornehmen: der Handwerker, der Händler und auch der Dienstleister.
In die Kalkulation sollten aber möglichst Daten einfließen, die sehr eng
mit der Realität verbunden sind. Fiktive, nur angenommene Werte in einer Kalkulation
können bewirken, dass der Unternehmenserfolg negativ ist, das heißt, es
kommt nicht das herein, was an Kosten und Aufwendungen herausgeht. Andererseits
kann es aber auch zu unrealistischen Preisen führen, die am Markt nicht
akzeptiert werden. Damit sind wir bei der Kostenträger-Stückrechnung und der
Feststellung, dass eine Kosten- und Leistungsrechnung, zumindest in einer einfachen
Form, zu fast jedem Unternehmen gehört.
Dass jeder Unternehmer den Betriebserfolg betrachtet und zu beurteilen versucht,
ist selbstverständlich. Die Daten liefert die Buchhaltung, wenn sie zeitgemäß und
im Sinne der Gesetzgebung geführt wird. Alles Zusätzliche erhöht die Sicherheit
der Beurteilung. Daten der zugehörigen Branche helfen, den eigenen Betrieb in
den Rahmen vergleichbarer anderer Betriebe einzuordnen. Ein gewisses Maß an
Vorausschau, an Planung, hilft ebenfalls, den Betrieb auch durch schwierige Zeiten
zu bringen.
In diesem Zusammenhang ist es interessant, auf eine Anmerkung von Luca Pacioli,
dem wir die erste Aufzeichnung der doppelten Buchführung verdanken, zu schauen.
Darin fasst er knapp den Zweck des kaufmännischen Handelns zusammen:
Man muss zuerst voraussetzen und sich vorstellen, dass jeder Handelnde durch
einen Zweck geleitet wird, und um diesen gebührend erreichen zu können, jede
Anstrengung in seinem Vorgehen zu machen habe. Das Ziel eines jeden Kaufmannes
ist die Erwerbung eines erlaubten und angemessenen Gewinns für seinen
Unterhalt.

Die Bücher der Buchhaltung
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Da die Buchführung heute weitgehend über die EDV erledigt wird, wird leider oft
übersehen, dass die Buchführung eigentlich aus verschiedenen „Büchern“ besteht.
Bei einem Begleitbuch zu einer Buchhaltungssoftware mag es ketzerisch klingen:
Wir empfehlen aber trotzdem jedem, der sich mit der Buchhaltung vertraut macht,
sich solche handgeschriebenen Buchhaltungen einmal anzusehen. Möglicherweise
gibt es im eigenen Umfeld einen Kleinbetrieb, der die Bücher noch so führt oder
noch aufbewahrt hat aus Zeiten, wo diese mit der Hand geführt wurden.
Eine andere Variante, sich der „Buchhaltung im wörtlichen Sinne“ anzunähern,
ist, im Schreibwarengeschäft Vordrucke für Journal und Hauptbuch zu erstehen
und die ersten Übungen mit der Hand durchzuführen. In einer Zeit, in der immer
nach dem Vorteil einer Handlungsweise gefragt wird, darf die Begründung für
diese Empfehlung natürlich nicht fehlen: Das Verständnis für die Zusammenhänge
in der so genannten „Blackbox“ bei der elektronischen Buchhaltung wird
wesentlich erleichtert.
Als Erstes ist das Grundbuch oder Journal zu nennen, in das die laufenden Geschäftsvorfälle
in zeitlicher Reihenfolge eingetragen werden. Hier finden sich außerdem
� Eröffnungsbuchungen
� vorbereitende Abschlussbuchungen
� Abschlussbuchungen
Pacioli sagt: „Das zweite übliche Geschäftsbuch wird Journal genannt, auf
dem, wie schon gesagt, dasselbe Zeichen, wie auf dem Memorial anzubringen ist und
dessen Blätter zu nummerieren sind ... Im Journal kannst Du (da es Dein Geheimbuch
ist) ausführlich berichten und alles buchen, was Du an Mobilien und Immobilien
besitzest ... Aber die Posten des besagten Journals muss man zierlicher formen
und einschreiben, wobei man weder zu ausführlich noch zu kurz sein darf ...“
Das Journal ist also wichtig, um die Geschäftsvorfälle zeitlich einordnen zu können.
Durch die Angabe der Belegnummer ist eine Rückverfolgung zum Originalbeleg
jederzeit schnell möglich. Außerdem wird durch ein fortlaufend geführtes
Journal die Lückenlosigkeit der Buchhaltung gewährleistet. Wesentliche Anforderungen
des HGB sind durch ein sauber geführtes Journal schon mal erfüllt.
Allerdings ist es schwierig, aus dem fortlaufenden Journal den Stand des Vermögens
und der Schulden zu ersehen. Deshalb wird ein Hauptbuch geführt, das alle
Konten enthält, von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz.
307

Kaufmännisches Wissen kompakt
308
Pacioli sagt: „Hast du ordnungsmäßig alle Deine Posten in das Journal eingetragen,
so ziehe sie dann aus diesem und übertrage sie in das dritte Buch, das Hauptbuch,
das man gewöhnlich mit doppelt soviel Blättern, wie das Journal anlegt ...“
Im Hauptbuch finden wir die Konten mit ihrer Soll- und Haben-Einteilung, die
jederzeit den gewünschten Überblick gewährleisten. Dabei gilt, dass diese Einteilung
auch bei einer EDV-gestützten Buchhaltung noch vorhanden ist, selbst wenn
die Bücher nicht in der Form geführt wurden, wie es übrigens schon bei Luca Pacioli
beschrieben ist und es bei uns noch bis vor gar nicht so langer Zeit in vielen
Kleinbetrieben Realität war.
Und noch etwas ist beim Hauptbuch wichtig: Hier ist die Kontrolle der gesamten
Buchhaltung möglich, indem die Soll- und Habenposten addiert werden. Besteht
keine Übereinstimmung, so ist die Buchhaltung fehlerhaft.
Pacioli sagt: „Die Bilanz des Hauptbuches muss gleich sein, das heißt, die
Summe soll gleich sein, ich sage weder Debitoren noch Kreditoren, sondern die
Summe des Habens muss gleich sein der Summe des Solls. Ist das nicht der Fall,
so ist ein Fehler im Buch.“
Außerdem gibt es noch eine Reihe von Nebenbüchern.
Die wichtigsten sind:
� Lagerbuchhaltung
� Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
� Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
� Wechselbuch
In der Lagerbuchhaltung werden Aufzeichnungen über Bestände, Zugänge und
Abgänge der einzelnen Waren geführt. Die zeitraubende Bestandsaufnahme (Inventur)
kann durch die sorgfältige Führung einer Lagerbuchhaltung rationalisiert
werden oder gar ganz entfallen (etwa bei der permanenten Inventur, die das ganze
Jahr über stichprobenweise durchgeführt wird, und zwar so, dass einmal im Jahr
alle Artikel durchgeprüft wurden).
Bei der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, auch Offene-Posten-Buchhaltung
genannt, handelt es sich um die Auflistung der Verbindlichkeiten (Kreditoren = Lieferanten)
und Forderungen (Debitoren = Kunden), die noch nicht ausgeglichen sind.
Hierbei werden keine echten Buchhaltungs-Konten geführt, sondern nur einzelne
Positionen aus den Konten übernommen. Bei Ausgleich einer Position durch Zahlung
verschwindet der Posten. Es stehen also nur „offene Posten“ in diesen Listen.

Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
In der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung
eines Betriebes geführt. Mit der Buchhaltung findet dann meist monatlich
ein Abgleich der summierten Positionen statt.
Das Wechselbuch ist heute noch in vielen Betrieben üblich. Hier werden Besitz-
und Schuldwechsel aufgeführt und verwaltet. Es korrespondiert mit den entsprechenden
Konten der Buchhaltung, enthält aber mehr Informationen als dort aufgenommen
werden können.
Eine zweiseitige Angelegenheit: Das Konto
Der Begriff Konto ist heute jedem geläufig. Zumeist ist damit das Bankkonto gemeint,
das durchaus verschiedene Zustände haben kann (es ist ein positiver Geldbetrag
darauf vermerkt, es ist nichts drauf oder es ist sogar ein negativer Geldbetrag
eingetragen, das heißt es werden Schulden gegenüber der Bank ausgewiesen).
Wenn irgendjemand etwas angestellt hat, sagt man auch umgangssprachlich:
„Das geht auf sein Konto!“ Hier wurde dann ein negativer Eindruck „verbucht“.
Tatsächlich stammt dieser Begriff aus dem italienischen (conto = Rechnung).
Mit dem Konto ist es in der doppelten Buchführung wie im richtigen Leben: Es
hat zwei Seiten! In Anlehnung an die italienische „Urbedeutung“ können wir sagen:
Es wird eine zweiseitige Rechnung geführt. Auf die eine Seite kommen zum
Beispiel die Einnahmen, auf die andere Seite die Ausgaben. Für die linke Seite hat
sich im Deutschen die Bedeutung SOLL eingebürgert, für die rechte Seite HABEN.
Wir können aber nicht grundsätzlich der Soll- und der Haben-Seite eine Bedeutung
zuweisen. Das wird im Laufe dieses Buches noch herausgestellt werden.
SOLL und HABEN auf einem Konto sind zunächst für den Buchhalter Platzhalter,
denen erst mit der Art des Kontos eine bestimmte Bedeutung zufällt.
WISO Tipp
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich das zu merken, benutzen Sie eine
„Eselsbrücke“: Links ist die Seite mit dem „L“, also „SOLL“.
Im Gegensatz zum Konto ist der Kontokorrent eine laufende Rechnung in Listenform
(ital. Conto corrente = laufende Rechnung). Diese Form ist aus den Bankkontoauszügen
gut bekannt. Die Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung für
Freiberufler und andere Nicht-Buchführungspflichtige wird ebenfalls oft noch in
dieser Form geführt. Besser ist es aber, auch diese vereinfachte Buchführung schon
309

Kaufmännisches Wissen kompakt
310
mit Konten zu führen. Das erleichtert nicht nur die Übersicht sondern einen Übergang
zur doppelten Buchführung, wenn das einmal notwendig werden sollte.
Bestandsaufnahme: Inventar und Inventur
Fängt man eine neue Sache an, ist es gut, zuvor eine Bestandsaufnahme zu machen.
Dadurch wird nicht nur die Ausgangssituation klar und deutlich beschrieben,
sondern auch schnell erkannt, was aus der Vergangenheit noch zu bewältigen
ist. Dies gilt ganz besonders für den Neubeginn einer geschäftlichen Tätigkeit und
für das Ende einer Geschäftsperiode (meistens des Geschäftsjahres). Handelsrecht
und Steuerrecht schreiben es dem Kaufmann vor, wann er eine solche Bestandsaufnahme
vorzunehmen hat.
§ 240 HGB
(1) Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke,
seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine
sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der
einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben.
(2) Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein solches Inventar
aufzustellen. Die Dauer des Geschäftsjahres darf zwölf Monate nicht überschreiten.
Die Aufstellung des Inventars ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen
Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu bewirken.
Weitere Vorschriften finden sich in: § 140 und § 141 Abs. 1 der Abgabenordnung
(AO). Zusammengefasst bedeutet dies:
� Das Inventar ist bei der Gründung oder Übernahme eines Unternehmens,
� am Schluss eines jeden Geschäftsjahres und
� bei der Auflösung oder Veräußerung des Unternehmens aufzustellen.
In dieser Bestandsaufnahme geht es vor allem darum, Vermögen und Schulden
des Unternehmens festzustellen. Dies geschieht durch eine mengen- und wertmäßige
Bestandsaufnahme, die Inventur. Die Aufzeichnung dieser Bestandsaufnahme
nennt man Inventar. Dieser Begriff entstammt wieder dem Lateinischen (inventarium
= Verzeichnis des Vorgefundenen). Enthalten ist in diesem Verzeichnis nicht
nur der Wert, sondern auch Art und Menge der Vermögensgegenstände.

Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Alles was man zählen kann: Die Inventur
Im ursprünglichen Sinne versteht man unter einer Inventur immer die körperliche
Inventur, das heißt, es wird gezählt, was da ist. Möglich ist dies vor allem für alle
materiellen Gegenstände wie Maschinen, Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung,
Warenbestände und so weiter.
Was nicht gezählt werden kann, sind alle nichtkörperlichen Gegenstände. Dazu
gehören Bankguthaben und -schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten. Hier
findet dann eine Buchinventur statt. Die Werte können auf Grund von Belegen
(Kontoauszügen, Aufzeichnungen) ermittelt werden.
In der Praxis hat heute die Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens beim Geschäftsjahreswechsel
die größte Bedeutung. Klassischer Fall ist die Stichtagsinventur.
An einem bestimmten Termin (der übrigens auch über mehrere Tage gehen
kann, wenn gewährleistet ist, dass keine sonstige Geschäftstätigkeit diesen
Vorgang beeinträchtigen kann) wird eine komplette mengenmäßige Bestandsaufnahme
vorgenommen. Termin ist in der Regel der tatsächliche Jahresabschluss
(zum Beispiel der 31.12.). Man kann von diesem Termin jedoch auch geringfügig
abweichen. Eine Frist von 10 Tagen vor oder nach diesem Abschlussstichtag wird
im Allgemeinen toleriert. Zugänge und Abgänge in diesem Zeitraum müssen allerdings
dokumentiert sein und in die Inventur eingerechnet werden.
Diese Art der Bestandsaufnahme ist aber oft arbeitsintensiv und aufwendig. Deshalb
gibt es einige Vereinfachungsverfahren, die eine betriebsindividuelle Vorgehensweise
ermöglichen:
§ 241 Abs. 1 – Die Stichprobeninventur
(1) Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand der Vermögensgegenstände
nach Art, Menge und Wert auch mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer
Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden ...
Die Stichprobeninventur ermittelt den Warenbestand also auf Grund anerkannter
mathematisch statistischer Verfahren durch Stichproben, die allerdings körperlich
aufgenommen werden müssen.
§ 241 Abs. 2 – Die permanente Inventur
(2) Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Geschäftsjahres bedarf
es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen
Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmä-
311

Kaufmännisches Wissen kompakt
312
ßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dass der
Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die
körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.
Die permanente Inventur ermöglicht eine Bestandsaufnahme ohne eine körperliche
Gesamtaufnahme am Abschlussstichtag. Der Bestand wird dann aus einer laufend
und aktuell geführten Lagerkartei (heutzutage meist EDV-gestützt) übernommen.
Wichtig ist, dass im Laufe des Geschäftsjahres jeder Artikel einmal durch körperliche
Bestandsaufnahme geprüft wurde. Richtig angewandt ist die permanente Inventur
ein sehr rationelles Inventurverfahren. Die Inventur findet quasi nebenher
das ganze Jahr über statt.
§ 241 Abs. 3 – Die verlegte Inventur
(3) In dem Inventar für den Schluss eines Geschäftsjahres brauchen Vermögensgegenstände
nicht verzeichnet zu werden, wenn
1. der Kaufmann ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme
oder auf Grund eines nach Absatz 2 zulässigen anderen Verfahrens ... in
einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen Tag innerhalb der
letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss
des Geschäftsjahres aufgestellt ist, und
2. auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines ... entsprechenden
Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, dass
der am Schluss des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegenstände
für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.
Die verlegte Inventur ermöglicht eine Abweichung vom Abschlussstichtag von bis
zu 3 Monaten vor oder 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag. Dabei können auch
die verschiedenen Vermögensgruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten aufgenommen
werden. Eine „wertmäßige“ Fortschreibung zum Abschlussstichtag ist
aber zwingend erforderlich.
Moderne Warenwirtschaftssysteme erleichtern die Inventuraufgaben heute ungemein.
Das beginnt mit dem Ausdruck von Zähllisten, die bei guter Lagerorganisation
bereits so ausgedruckt werden, dass nicht jeder Artikel neu gesucht werden
muss, sondern alles nach der Reihe kommt. Und mittels moderner Technik (Nutzung
von EAN-Strichcode und Lesegeräten) kann die Zählaufgabe weitgehend
automatisiert werden.

WISO Tipp
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Auch wenn Sie nur eine Überschussrechnung führen, so empfehlen wir Ihnen
die regelmäßige Durchführung einer Inventur und die Aufstellung eines
Inventars. So dokumentieren Sie dem Finanzamt gegenüber auch besser die
Gültigkeit Ihrer Abschreibungslisten.
Der Reihe nach: Die Aufstellung eines Inventars
Die Aufzeichnung eines Inventars kann nicht irgendwie auf einem Zettel erfolgen.
Auch die Art und Weise der Aufzeichnung ist nicht beliebig. Schließlich
soll die Aufstellung die Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden ja einen
Überblick verschaffen und Aussagen über das tatsächliche Kapital ermöglichen.
Ungeordnete oder beliebige Listen helfen da kaum.
Heute haben sich folgende Regeln durchgesetzt:
Das Inventar ist dreigeteilt in:
A) Vermögen
B) Schulden
C) Reinvermögen oder Eigenkapital
Das Vermögen ist geordnet nach der Flüssigkeit.
1. Zunächst kommt das langfristig genutzte Vermögen wie Grundstücke, Gebäude,
Maschinen, Fahrzeuge, Geschäftsausstattung und so weiter. Man
spricht auch vom Anlagevermögen.
2. Dann kommt das Vermögen, das nur relativ kurzfristig im Unternehmen
verweilt: Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertige und fertige
Erzeugnisse, Forderungen und alle Geldmittel (Bar-, Bank- und Postgiroguthaben).
Man spricht auch vom Umlaufvermögen.
Die Schulden werden nach der Fälligkeit geordnet:
1. An erster Stelle stehen hier die langfristigen Schulden (Hypotheken-, Darlehnsschulden).
2. Dann kommen die kurzfristigen Schulden (Lieferantenschulden, kurzfristige
Bankschulden und so weiter).
313

Kaufmännisches Wissen kompakt
314
Das Eigenkapital (der Reinerlös oder Festkapital) ergibt sich aus der einfachen
Subtraktion der beiden vorangegangenen Gruppen. Wenn man vom Vermögen
die Schulden abzieht, bleibt das Eigenkapital übrig.
Bleibt nichts übrig oder ist das Eigenkapital gar negativ, so sind die Schulden
größer als das Vermögen. Dies ist in jedem Unternehmen eine kritische Situation,
zumindest dann, wenn sie über einen längeren Zeitraum anhält.
Bereits mit dem Inventar kann eine einfache Erfolgsrechnung durchgeführt werden,
und zwar durch einen so genannten Betriebsvermögensvergleich. Dazu wird
vom Eigenkapital des aktuellen Inventars das Eigenkapital des vorangegangenen
Inventars abgezogen. Die Differenz ergibt den Gewinn (falls der Betrag positiv ist)
oder einen Verlust (bei einem negativen Ergebnis).
Das Einkommensteuergesetz (EStG) fasst die Definition, was Gewinn und Betriebsvermögen
ist und wer dieses zu ermitteln hat genau in den Paragrafen 4 und 5.
§ 4 EStG
(1) Gewinn ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss
des Wirtschaftsjahres und dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen
Wirtschaftsjahres, vermehrt um den Wert der Entnahmen und vermindert um
den Wert der Einlagen ...
§ 5 EStG
(1) Bei Gewerbetreibenden, die auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet
sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, oder die ohne
eine solche Verpflichtung Bücher führen und regelmäßig Abschlüsse machen, ist
für den Schluss des Wirtschaftsjahrs das Betriebsvermögen anzusetzen (§ 4 Abs.
1 Satz 1), das nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
auszuweisen ist ...

Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Beispiel:
Inventar der Maschinenfabrik Schneider & Söhne, Stuttgart, zum 31. Dez. 200x
A Vermögen € €
I Anlagevermögen
1. Bebaute Grundstücke, Hauptstr. 77 340.000,00
2. Gebäude, Hauptstr. 77 2.917.000,00
3. Maschinen lt. Anlagenverz. 1 395.300,00
4. Fuhrpark lt. Anlagenverz. 2 215.200,00
5. Betriebs- und Geschäftsausstattung lt. Anlagenverz. 3 117.200,00
II Umlaufvermögen
1. Rohstoffe lt. Inventurliste 1 125.340,00
2. Hilfsstoffe lt. Inventurliste 2 35.207,00
3. Unfertige Erzeugnisse lt. Inventurliste 3 19.201,00
4. Fertigerzeugnisse lt. Inventurliste 4 490.709,00 670.457,00
5. Forderungen an Kunden, lt. OP-Aufst. 1 376.720,00
6. Bankguthaben
Raiffeisenbank Stuttgart 13.303,00
Südwestbank Stuttgart 27.007,00 40.310,00
Summe des Vermögens 5.072.187,00
B. Schulden € €
I Langfristige Schulden
1. Hypothek Südwestbank Stuttgart 2.130.000,00
2. Darlehn Südwestbank Stuttgart 907.000,00
3. Darlehn Raiffeisenbank Stuttgart 85.000,00 3.122.000,00
II Kurzfristige Schulden
1. Kontokorrent Deutsche Bank, Stuttgart 257.300,00
2. Verbindlichkeiten an Lieferanten lt. OP-Aufstellung 2 877.350,00 1.134.650,00
Summe der Schulden 4.256.650,00
C. Ermittlung des Eigenkapitals € €
Summe des Vermögens 5.072.187,00
– Summe der Schulden 4.256.650,00
= Eigenkapital (Reinvermögen) 815.537,00
315

Kaufmännisches Wissen kompakt
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WISO Tipp
Die Inventarerstellung wird kaum von einem Buchhaltungsprogramm übernommen.
Meist lassen sich aber aus den Programmmodulen (zum Beispiel
der Anlagenbuchhaltung) wesentliche Details für die Inventur herausholen. Mit
einer Tabellenkalkulation bringen Sie die Inventur in eine ansprechende Form.
Bilanz – die Waagschale des Unternehmens
Wenn jemand sagt, dass eine Bilanz zu ziehen sei, so bedeutet das meist, sich darüber
klar zu werden, wie die augenblickliche Situation gerade ist. Dabei werden
alle positiven den negativen Gegebenheiten gegenübergestellt und gegeneinander
„abgewogen“. Wiegt die positive Seite schwerer, so ist das ein gutes Zeichen. Ist die
Situation andersherum, so ist meist Anlass zur Veränderung gegeben. Die „Waage“
ist deshalb nicht nur als bildhafter Vergleich zu sehen; der Begriff selbst kommt tatsächlich
aus dem Italienischen und bedeutet bilancia = Gleichgewicht der Waage.
Die Bilanz in der Buchhaltung hat eine ähnliche Funktion. Anders als beim Inventar,
in der alles untereinander angeordnet wird, werden Vermögen und Schulden
in der Bilanz einander gegenübergestellt. Besteht eine Differenz (der Buchhalter
sagt dazu „Saldo“) auf der Seite der Schulden, so ist Aktivkapital (das heißt Eigenkapital)
vorhanden. Findet sich der Saldo auf der Seite des Vermögens, so ist
Passivkapital (das heißt Verlust) entstanden. Wem dies nicht sofort deutlich wird,
behelfe sich wieder mit einem bildhaften Vergleich: Differenz bedeutet ja, es ist
„weniger“ auf der Waagschale. Weniger auf der Waagschale „Vermögen“ muss
demnach bedeuten, das Vermögen reicht nicht aus, um die Schulden zu decken.
Umgekehrt ist es natürlich besser.
Die linke Seite der Bilanz wird als Aktiva, die rechte Seite der Bilanz als Passiva
bezeichnet. Die formelle Gliederung einer Bilanz ist im Handelsgesetzbuch festgelegt.
Ebenso wie beim Inventar werden die Vermögenswerte nach ihrer Flüssigkeit
und die Kapitalpositionen nach ihrer Verfügbarkeit (der Fälligkeit) geordnet.
§ 266 HGB
(1) Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen. Dabei haben große und mittelgroße
Kapitalgesellschaften ... auf der Aktivseite die in Absatz 2 und auf der Passivseite
die in Absatz 3 bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebenen Reihenfolge
auszuweisen. Kleine Kapitalgesellschaften ... brauchen nur eine verkürz-

Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
te Bilanz aufzustellen, in die nur die in den Absätzen 2 und 3 mit Buchstaben und
römischen Zahlen bezeichneten Posten gesondert und in der vorgeschriebenen
Reihenfolge aufgenommen werden.
In § 266 HGB (2) + (3) ist die Struktur genau vorgegeben. Hier die leicht angepasste
Gliederung für die Bilanz. Zunächst für die Aktivseite:
A. Anlagevermögen:
I. Immaterielle Vermögensgegenstände:
1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte;
2. Geschäfts- oder Firmenwert;
3. geleistete Anzahlungen.
II. Sachanlagen:
1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten;
2. technische Anlagen und Maschinen;
3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung;
4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau.
III. Finanzanlagen:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen;
3. Beteiligungen;
4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein
Beteiligungsverhältnis besteht;
5. Wertpapiere des Anlagevermögens;
6. sonstige Ausleihungen.
B. Umlaufvermögen:
I. Vorräte:
1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe;
2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen;
3. fertige Erzeugnisse und Waren;
4. geleistete Anzahlungen.
317

Kaufmännisches Wissen kompakt
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II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände:
1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen;
2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen;
3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein
Beteiligungsverhältnis besteht;
4. sonstige Vermögensgegenstände.
III. Wertpapiere:
1. Anteile an verbundenen Unternehmen;
2. eigene Anteile;
3. sonstige Wertpapiere.
IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben,
Guthaben bei Kreditinstituten.
C. Rechnungsabgrenzungsposten
Die Passivseite sollte folgendermaßen aufgebaut sein:
A. Eigenkapital:
I. Gezeichnetes Kapital;
II. Kapitalrücklagen;
III. Gewinnrücklagen:
IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag;
V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag.
B. Rückstellungen:
1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen;
2. Steuerrückstellungen;
3. sonstige Rückstellungen.

C. Verbindlichkeiten:
2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten;
3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen;
4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen;
Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel;
6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen;
8. sonstige Verbindlichkeiten,
D. Rechnungsabgrenzungsposten.
Das Handelsgesetzbuch schreibt die Form der Bilanz also sehr genau vor:
� Die Bilanz ist in Kontoform aufzustellen
� Eine bestimmte Gliederung ist einzuhalten
Kleine Kapitalgesellschaften können aber eine vereinfachte Gliederung wählen:
Dabei fallen die Positionen der 3. Gliederungsstufe heraus (also alles, was hinter
arabischen Zahlen aufgeführt ist). Was sind aber kleine Kapitalgesellschaften?
§ 267 HGB Abs. 1
Kleine Kapitalgesellschaften sind solche, die mindestens zwei der drei nachstehenden
Merkmale nicht überschreiten:
1. Fünf Millionen dreihundertzehntausend Deutsche Mark Bilanzsumme nach
Abzug eines auf der Aktivseite ausgewiesenen Fehlbetrags ...
2. zweiundvierzig Millionen vierhundertachtzigtausend Deutsche Mark Umsatzerlöse
in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag.
3. Im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer.
Vereinfacht bedeutet das:
� 5.310.000 DM Bilanzsumme (gegebenenfalls reduziert um den Verlust)
� 42.480.000 DM Umsatzerlöse des Abschlussgeschäftsjahres
� 50 Arbeitnehmer beschäftigt im Jahresdurchschnitt.
319

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Die Bezeichnungen Aktiva und Passiva (auch: Aktivseite und Passivseite) können
Sie durchaus wörtlich nehmen: Die Aktivseite enthält Informationen darüber, wie
die Mittel angelegt wurden (wie investiert wurde). Noch etwas deutlicher: was mit
den zur Verfügung stehenden Mitteln „aktiv“ gemacht wurde. Die Passivseite gibt
Auskunft darüber, wo die Mittel herkommen (wie finanziert wurde), oder anders
gesagt: wer jetzt „passiv“ über dieses Mittel verfügt.
Bei genauerem Hinsehen werden Sie feststellen, dass die Bilanz nichts anderes
ist als ein kurz gefasstes und anders aufgegliedertes Inventar, dessen Erstellung
ebenfalls vom Gesetzgeber verlangt wird. Sie unterscheidet sich aber dadurch,
dass im Inventar Mengen, Einzelwerte und Gesamtwerte aufgeführt werden. In der
Bilanz genügt die Aufführung der Gesamtwerte der einzelnen Positionen.
Für die Erstellung der Bilanz gelten einige Grundsätze:
� Der Grundsatz der Bilanzwahrheit besagt, dass man weder etwas weglassen
noch etwas hinzufügen darf.
� Der Grundsatz der Bilanzklarheit bedeutet, dass die Bilanz übersichtlich
sein und Menschen mit Sachverstand einen Einblick in die Vermögensverhältnisse
des Unternehmens geben muss.
� Der Grundsatz der Bilanzkontinuität drückt aus, dass die verschiedenen
Bilanzen eines Unternehmens einander in Aufbau und Inhalt entsprechen
müssen.
Außerdem sind ständig gleiche Bewertungsgrundsätze zu benutzen, d.h. es kann
nicht jedes Jahr beliebig gewechselt werden. Der Gestaltungsspielraum bei der
Erstellung einer Bilanz ist also nicht allzu groß. Handels- und steuerrechtliche
Vorschriften sind immer zu berücksichtigen.
Ein wichtiger formaler Anspruch an eine Bilanz ist, dass sie immer vom Unternehmer
unterzeichnet sein muss!
§ 245 HGB
Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen.
Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle
zu unterzeichnen.

Was heißt eigentlich „Buchhaltung”?
Die Bilanz ist Ausgangspunkt einer Buchführung (Eröffnungsbilanz) und Endpunkt
einer Buchführung (Schlussbilanz). Sie wird zur Bestandsklärung auch in
kürzeren Zeiträumen, (etwa als Monats- oder Quartalsbilanz) erstellt oder für bestimmte
Zwecke weiterentwickelt (so zum Beispiel die Bewegungsbilanz, um die
Zahlungsströme zwischen zwei Bilanzzeitpunkten zu ermitteln).
WISO Tipp
Beachten Sie aber, dass der einfache Ausdruck der Bilanz zum Jahresende
noch nicht unbedingt die sinnvoll richtige Bilanz für den Jahresabschluss ist.
Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater und nehmen Sie Abschlussbuchungen
erst nach seinen Vorgaben vor!
Wie lange müssen alle Unterlagen
aufbewahrt werden?
Dass Unterlagen der Buchhaltung nicht einfach vernichtet werden können, müsste
auch ohne gesetzliche Regelung jedem deutlich sein. Einmal ist ja jeder Unternehmer
trotz positiver Ausrichtung auf die Zukunft auch auf Daten der Vergangenheit
angewiesen. Zum anderen interessiert sich auch das Finanzamt für diese
Aufzeichnungen, um bei Bedarf eine Prüfung vornehmen zu können, die feststellt,
ob Steuererklärungen korrekt abgegeben wurden. Die Aufbewahrungsfrist
ist allerdings begrenzt. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich wieder im
Handelsgesetzbuch (HGB):
§ 257 HGB
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte,
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte ...
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern
(Buchungsbelege).
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen
in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem
die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die
Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt,
der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg
entstanden ist.
Dieser Paragraf regelt deutlich:
� 10 Jahre sind Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse und so weiter, sowie die
Buchungsbelege
� 6 Jahre Geschäftsbriefe (der Gesetzgeber spricht von „Handelsbriefen“) beziehungsweise
deren Kopien aufzuheben.
Dabei ist darauf zu achten, dass das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist, nicht
mitgezählt wird.
In mittleren und großen Unternehmen mit erheblichem Beleganfall kann es sinnvoll
sein, nicht die Belege selbst, sondern eine Kopie mittels Mikrofilm oder einem
anderen Datenträger aufzubewahren. Hierzu ist ebenfalls im Handelsgesetzbuch
etwas zu finden (§ 257 HGB).
Bilanzen und Jahresabschlüsse dürfen nicht ausschließlich auf einem Datenträger
aufbewahrt werden. Auch das Original ist zehn Jahre lang vorzuhalten. Für
den Rest der Buchhaltungsunterlagen gilt, dass ein Gerät zur jederzeitigen Sichtbarmachung
der Belegkopien vorhanden ist. Die Aufbewahrung auf sonstigen
Datenträgern (Diskette, Festplatte, Magnetband, CD-ROM) ist zwar theoretisch
möglich, scheitert momentan aber noch an der Sicherheit bei langfristiger Aufbewahrung.
Kein (magnetischer und optischer) Datenträger kann bisher die Daten
über die vorgeschriebene Zeit (6 beziehungsweise 10 Jahre) mit absoluter Sicherheit
aufbewahren.

Was ist ein Beleg?
Was ist ein Beleg?
In der Buchhaltung werden die Vorgänge des Unternehmens in Zahlen erfasst und
abgebildet. Aus ihnen ergibt sich der Zustand des Unternehmens in Vermögen
und Schulden (statisch: Bilanz) und die Ertragslage des Unternehmens in Gewinn
und Verlust (periodenbezogen: Gewinn- und Verlustrechnung). All diesen Vorgängen
liegen Belege zugrunde. Oder anders gesagt: Alles, was Auswirkungen
hat, spiegelt sich in einem Beleg wieder. Auf Grund dieser Belege wird gebucht.
Einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet deshalb:
Keine Buchung ohne Beleg
Belege entstehen im Geschäftsalltag. Sie gelangen von außen (als Fremdbeleg)
und innen (als Eigenbeleg) in die Buchhaltung. Fremdbelege sind zum Beispiel:
Eingangsrechnungen und Gutschriften von Lieferanten, Kontoauszüge der Banken,
Quittungen, Postbelege. Beispiele für Eigenbelege sind: Kopien von Ausgangsrechnungen,
Lohn- und Gehaltslisten, Materialentnahmescheine, Spesenabrechnungen,
selbst ausgestellte Quittungen und so weiter. Fehlt für irgendeinen
Vorgang ein Beleg, so kann ein Ersatzbeleg erstellt werden, der neben Datum,
Grund und Höhe der Einnahme oder Ausgabe möglichst auch einen Hinweis auf
den Grund für die Ausstellung des Ersatzbelegs angibt.
WISO Tipp
Es gibt zahlreiche Situationen, in denen ein Beleg nicht zu erbringen ist – sei
es an der Parkuhr, in der Telefonzelle und durchaus auch einmal im Geschäft,
in dem Sie von der Bedienung unfreundlich angeschaut werden, weil hinter
Ihnen eine Reihe anderer Kunden wartet. Dann nehmen Sie den Kassenbon
für die belegten Brötchen mit und machen daraus einen Eigenbeleg, in dem
Sie die nötigen Angaben ergänzen. Oder – wenn Sie gar nichts an „Beleg“
haben – machen Sie Ihre Angaben auf einem weißen Blatt Papier. Am besten
ist es, wenn Sie einen solchen „Eigenbeleg“ dann auch noch von einem
Zeugen mit abzeichnen lassen. Vorsteuerabzug mit solch einem Beleg ist
allerdings nicht möglich.
323

Kaufmännisches Wissen kompakt
324
Vom Beleg zur Buchung
Ein Beleg ist also immer der Ausgangspunkt für eine Buchung in der Buchhaltung.
Deshalb ist es wichtig, diesem die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken.
Der Weg des Belegs durch die Buchhaltung ist in der Regel folgender:
� Der Beleg wird zunächst geprüft, sowohl sachlich als auch rechnerisch.
� Dann werden die Belege für die Buchung vorbereitet. Sie erhalten eine fortlaufende
Nummer und die Kontierung. Das heißt, der Buchungssatz wird
auf dem Beleg vermerkt in Form der Kontennummern.
� Oft werden die Belege noch sortiert (zum Beispiel nach dem Buchungsvorgang,
dem Ablagesystem).
� Nun werden die Belege gebucht. Um eine eindeutige Zuordnung zwischen
Beleg und Buchung zu erzeugen, wird mindestens die Belegnummer und die
Belegart bei der Buchung angegeben.
� Anschließend werden die Belege mit einem Buchungsvermerk versehen und
abgelegt.
Eine übersichtliche Belegablage ist Grundvoraussetzung für eine ordnungsmäßige
Buchführung.
EDV und Buchhaltung
Buchhaltung wird heute weitgehend mithilfe der EDV geführt. Die Vorteile liegen
auf der Hand:
� Der Computer übernimmt aufwendige Zuordnungsaufgaben schneller und
sicherer als der Mensch.
� Abschlüsse erledigt der Computer ebenfalls schneller und genauer, da es
sich um systematisierbare Aufgaben handelt.
� Auswertungen können fast beliebig aus dem vorhandenen Zahlenmaterial
und mit wenig Aufwand erstellt werden.
� Vorgänge können wiederholt werden. Sind Buchungen für einen Abschluss
vergessen worden, so können diese eingegeben und der Abschluss wiederholt
werden, ohne dass viel Aufwand betrieben werden muss.
Es lassen sich aber auch Nachteile der EDV-Buchführung ausmachen. Der Wesentlichste
ist, dass es sich um ein Blackbox-System handelt. Der Anwender sieht

Was ist ein Beleg?
nicht mehr, wie es drinnen aussieht. Auch Fachwissen ist nur noch begrenzt für
die Buchungserfassung nötig. Man braucht sich ja nur vom Programm leiten lassen,
und die Buchhaltung „geschieht wie von selbst“. Das ist aber ein Trugschluss!
Das Programm nimmt lediglich die Routinearbeiten und das Verbuchen ab. Was
aber auf den Konten steht, wird nach wie vor von den buchenden Personen bestimmt.
Auf gediegene Grundkenntnisse der doppelten Buchführung ist deshalb
auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht zu verzichten.
Auch der Gesetzgeber trägt dem Trend zur EDV-Buchführung Rechnung und hat
die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Speicherbuchführung“ (GoS) erlassen. Diese
Grundsätze sind vom „Ausschuss für wirtschaftliche Verwaltung in Wirtschaft
und öffentlicher Hand e.V. (AWV), Eschborn“ unter Mitwirkung einer Arbeitsgruppe
„Speicherbuchführung“ der obersten Finanzbehörden des Bundes und der
Länder ausgearbeitet worden. Einige wesentliche Auszüge daraus werden in den
folgenden Texten aufgeführt.
Zunächst gilt für die Anwendung der GoS:
Anwendung der GoS
I. Rechtsgrundlage, Wesen und Anwendungsbereich
Nach § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung 1977 (AO) können die nach steuerlichen
Vorschriften zu führenden Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf
Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich
des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
(GoB) entspricht ...
II. Belegaufbereitung und Belegfunktion.
Bei ADV -Buchführung kann durch Programm sichergestellt werden, dass alle
Vorgänge vergleichbarer Ausgangslage einheitlich verarbeitet werden. Es ist in
einem solchen Fall nicht erforderlich, die Verarbeitung jedes einzelnen Vorgangs
zu belegen, sondern es genügt, wenn der Nachweis für dieselbe Kategorie von
Buchungsvorfällen nur einmal geführt wird ...
Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung
des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht
beeinträchtigen.
III. Buchung
Eine „verarbeitungsfähige Speicherung“ eines Geschäftsvorfalls ... ist gegeben,
wenn nach der Organisation und Technik der jeweiligen Buchführung alle Voraus-
325

Kaufmännisches Wissen kompakt
326
setzungen für die endgültige Verarbeitung der Angaben über den Geschäftsvorfall,
insbesondere auch für seine sach- und personenkontenmäßige Verbuchung,
vorliegen und die Daten außerdem gegen eine unbefugte oder unkontrollierbare
Veränderung gesichert sind ...
IV. Dokumentation und Prüfbarkeit
Für jedes ADV-Verfahren ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation).
Unter einer Dokumentation ist im Zusammenhang mit ADV-Buchführungen
eine Sammlung von Unterlagen zu verstehen, die sicherstellen soll, dass
solche Buchführungen innerhalb angemessener Zeit prüfbar sind ...
Daraus ergibt sich, dass nicht irgendwie mit dem Computer Buchführung gemacht
werden kann. Wer sich ein Buchführungsprogramm „bastelt“ – sei es durch direkte
Programmierung oder über eine Anwendung wie eine Tabellenkalkulation
– hat zunächst eine ausreichende Dokumentation darüber zu erstellen. Nur dann
erkennt das Finanzamt diese Buchhaltungssoftware an. Bei Kauf eines Buchhaltungsprogramms
ist darauf zu achten, dass es den GoB/GoS entspricht. Bei der
WISO Buchhaltung ist dies der Fall.
Auch wenn es sich im Text zur Anwendung der GoS so anhört: Auf Belege kann
auch bei einer EDV-Buchhaltung nicht verzichtet werden. Nur bei standardisierten
Buchungsvorgängen kann auf „traditionelle“ Belege dann verzichtet werden,
wenn über das Verfahren eine Dokumentation vorliegt, die belegt, dass der „Dauerbeleg“
den GoB entspricht.
GoS (in Auszügen)
1. Einleitung
1.0 Die elektronische Datenverarbeitung (EDV) löst zunehmend die alten Buchführungstechniken
ab. So können die Handelsbücher, Bücher und die sonst erforderlichen
Aufzeichnungen mithilfe der Speichertechnik der EDV geführt werden
(Speicherbuchführung). ...
1.2 Die Speicherbuchführung besteht darin, dass die Buchungen auf maschinell
lesbaren Datenträgern aufgezeichnet (gespeichert) und bei Bedarf für den jeweils
benötigten Zweck einzeln oder kumulativ (verdichtet) lesbar gemacht werden. Die
Buchungen müssen insbesondere einzeln und geordnet nach Konten und diese
fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlusspositionen
dargestellt werden können. Sie müssen jederzeit in angemessener Frist lesbar
gemacht werden können ...

Was ist ein Beleg?
1.3 Für die Speicherbuchführung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
in gleicher Weise wie für andere Techniken der Buchführung ...
2. Belegaufbereitung und Belegfunktion
2.0 Buchungen müssen auch bei der Speicherbuchhaltung durch Einzel-, Sammel-
oder Dauerbelege (Eigen-, Fremdbelege) nachgewiesen werden.
2.1 Die Belege sind so aufzubereiten, dass eine ordnungsmäßige Verarbeitung in
der Speicherbuchführung möglich ist und die sachliche und zeitliche Zuordnung
der Geschäftsvorfälle nachgeprüft werden kann ...
3. Buchung
3.0 Geschäftsvorfälle sind ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip
zeitgerecht erfasst und mit Zuordnungsmerkmalen (Kontenfunktion)
und Identifizierungsmerkmalen (Belegfunktion) auf einem Datenträger ... verarbeitungsfähig
gespeichert sind. Die Vollständigkeit und die formale Richtigkeit
der Datenerfassung müssen gewährleistet sein.
3.1 Wird eine Buchung verändert, so muss ihr ursprünglicher Inhalt feststellbar
bleiben, zum Beispiel durch Protokolle (Fehlerlisten) über durchgeführte Änderungen.
Diese Änderungsnachweise sind aufzubewahren.
3.2 Werden Daten vor dem Abschluss der Buchungen, zum Beispiel wegen offenbarer
Unrichtigkeit geändert, braucht der ursprüngliche Inhalt nicht feststellbar
zu sein.
4. Kontrolle und Abstimmung
4.0 Die Vollständigkeit der auf Datenträgern aufgezeichneten Buchungen sind
durch geeignete organisatorische Vorkehrungen, zum Beispiel durch programmierte
und/oder andere Kontrollen, sicherzustellen. Für Aufzeichnungen über
Kontrollen und Abstimmungen gelten, soweit sie Buch- oder Belegfunktion erfüllen,
die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
5. Datensicherung
5.0 Der Buchführungspflichtige ist während der Aufbewahrungsfristen für die
sichere und dauerhafte Speicherung der Daten verantwortlich; er hat sie vor Verfälschung
zu schützen ...
6. Dokumentation und Prüfbarkeit
6.0 Die Speicherbuchführung muss wie jede Buchführung von einem sachverständigen
Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit prüfbar sein.
327

Kaufmännisches Wissen kompakt
328
Bei genauer Betrachtung dieser Grundsätze zeigt sich, dass auch bei der Buchführung
mittels EDV nicht auf Grundsätzliches verzichtet werden kann. Das Programm
mag einiges an Arbeit abnehmen. Fehler können aber auch hier nicht
einfach ungeschehen gemacht werden.
An dieser Stelle bietet die EDV-Buchführung aber eine erhebliche und erlaubte
Erleichterung: Buchen ist nämlich auf zwei Arten möglich: im Dialog und als
Stapel. Im ersten Fall fragt das Programm über eine Erfassungsmaske oder so
genannte Dialogbox alle benötigten Details für eine Buchung (Konten, Belegnummer,
Belegtext, Beträge) ab und führt anschließend die Buchung aus. Jetzt
gilt 3.1 der GoS: Eine Veränderung dieser Buchung ist „undokumentiert“ nicht
mehr möglich.
Diese Art der Dialogbuchung bietet sich deshalb nur bei Einzelbuchungen und
größtmöglicher Sicherheit, dass keine Fehler im Buchungssatz enthalten sind, an.
Andernfalls – und das trifft sicherlich auf die meisten Buchungsvorgänge im Alltag
zu – wählt man die Stapelbuchung. Hierbei werden alle anliegenden Buchungen
ebenfalls über eine Erfassungsmaske oder Dialogbox erfasst. Diese werden
dann aber nicht gleich verbucht, sondern in einem Stapel abgelegt. Es ist jetzt
möglich, jede Buchung noch einmal zu prüfen und zu kontrollieren. Das kann am
Bildschirm passieren oder auch auf einem Ausdruck des Stapels. Innerhalb dieses
Stapels ist jede Korrektur „undokumentiert“ möglich (3.2 der GoS), zum Beispiel
auch das Löschen kompletter Buchungssätze.
Die Art und Weise, wie zwischen Stapel und Dialog gewechselt wird, beziehungsweise
wie Stapelbuchungen in die eigentliche Buchhaltung übernommen werden,
ist von Programm zu Programm unterschiedlich. Bei der WISO Mein Büro 2009
buchen Sie zunächst immer im Stapel.
Der Buchungssatz – Grundlage jeder Buchung
Im Verlauf dieses Buches wurde bereits mehrfach vom „Buchungssatz“ gesprochen.
Es ist längst fällig, diesen Begriff zu erläutern. Vereinfacht gesagt ist ein Buchungssatz
eine Anweisung, auf welchen Konten – und auf welcher Kontoseite – bei einem
Geschäftsvorgang gebucht werden soll. Jedem Geschäftsvorgang liegt ein Beleg
zugrunde und von jeder Buchung wird ein Buchungssatz gebildet. Für den erfahrenen
Buchhalter in der Praxis besteht der Buchungssatz in einer Eintragung der
Konten auf dem Beleg (oder in eine Buchungsliste), der anschließend manuell oder
per EDV ins Journal aufgenommen wird. Während des Erlernens (im Selbststudium
oder in Lehrgängen und Schulen) werden die Buchungssätze ausformuliert.

Ein einfacher Buchungssatz hat immer die Form:
SOLL an HABEN, Betrag.
Solch ein Buchungssatz könnte sein:
Kasse an Bank, 2.000 Euro.
Was ist ein Beleg?
Für den Buchhalter bedeutet dies: 2.000 Euro in die Kasse gelegt (Buchung auf
der Soll-Seite des Kontos), die zuvor von der Bank abgehoben wurden (Buchung
auf der Habenseite des Kontos). Der zugrunde liegende Beleg ist in der Regel der
Kontoauszug der Bank.
„Moment!“ werden Sie vielleicht sagen. „Wieso steht der Betrag bei der Kasse
im Soll und bei der Bank im Haben? In die Kasse haben wir doch gerade etwas
hineingelegt und bei der Bank weggenommen? Auf dem Kontoauszug der Bank
erscheinen doch alle negativen Buchungen (also, wenn wir etwas abheben) im
Soll und wenn etwas hinzukommt im Haben!“
Von diesem Vergleich müssen Sie sich zunächst befreien. Was wie auf den Konten
innerhalb einer Buchführung gebucht wird, hängt davon ab, welche Konten angesprochen
werden. Die Seiten der Bilanz heißen nicht SOLL und HABEN, wie bei
den einzelnen Konten, sondern AKTIVA und PASSIVA. Entsprechend heißen die
Konten, die aus der Aktivseite der Bilanz entwickelt werden, Aktivkonten. Bei den
Aktivkonten stehen im Soll grundsätzlich der Anfangsbestand und die Zugänge.
Im Haben werden die Abgänge eingetragen und der Endbestand ermittelt. Da
Kasse und Bank beides Aktivkonten sind (die Bank zumindest in diesem Beispiel),
müssen die Einträge entsprechend dem obigen Buchungssatz behandelt werden.
Zugänge kommen bei der Kasse ins Soll (wir haben ja etwas hineingelegt) und
Abgänge bei der Bank ins haben (wir haben ja Geld dort weggeholt).
Die Kasse ist „Schuldner“ der Bank. Sie hat von dieser den Geldbetrag bekommen.
Entsprechend findet eine Eintragung im Soll bei der Kasse und im Haben bei der
Bank (sie ist „Gläubiger“) statt.
Für alles den richtigen Rahmen finden:
Konten und Klassen
Was ein Konto ist, wurde in einem vorangegangenen Kapitel bereits knapp erläutert.
Die Ausführungen zum „Buchungssatz“ machen aber bereits deutlich, dass es
ein differenzierteres Bild der Konten in der Buchhaltung gibt.
Die Bilanz muss vor Beginn der eigentlichen Geschäftstätigkeit in Konten aufgelöst
werden, ganz gleich, ob bei Beginn der Geschäftstätigkeit überhaupt oder zu
329

Kaufmännisches Wissen kompakt
330
Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Aus dieser Auflösung resultieren bereits zwei
Arten von Konten: die Aktivkonten – die im vorangegangenen Abschnitt zum
Buchungssatz bereits erläutert wurden – und die Passivkonten. Diese Aktiv- und
Passivkonten werden auch Bestandskonten genannt, da auf ihnen die Bestände
des Unternehmens enthalten sind (also alles das, was im Inventar erwähnt wird).
Darüber hinaus gibt es aber auch noch die Erfolgskonten, auf denen die Buchungen
erfasst werden, die erfolgsrelevant sind. Durch den Abschluss dieser Konten
werden damit die eigentlichen Unternehmenserfolge sichtbar. Man bucht hier also
die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens. Sind die Erträge größer als
die Aufwendungen, ergibt sich ein Gewinn. Sind die Aufwendungen größer als
die Erträge, so ergibt sich ein Verlust. Die Zusammenfassung aller Erfolgskonten
findet (beim Monats- und Jahresabschluss) in der Gewinn- und Verlustrechnung
(der so genannten GuV-Rechnung) statt.
Um die Buchhaltung möglichst einheitlich zu gestalten, wurden so genannte Kontenrahmen
definiert, welche die verschiedenen Kontenarten in Gruppen (den so
genannten Kontenklassen) zusammenfassen und nummerieren. Es gibt eine ganze
Reihe Kontenrahmen für die verschiedenen Wirtschaftszweige wie Einzelhandel,
Großhandel, Industrie, Banken und so weiter. Diese Kontenrahmen sind allerdings
so weit generalisiert, dass jeder Betrieb sich daraus einen individuellen Rahmen
zusammensetzen kann.
Grundsätzlich ist es auch möglich, einen eigenen Kontenrahmen zudefinieren, da
ein bestimmter Rahmen ja nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Allerdings muss
man dabei aufpassen, dass folgende gesetzliche Vorschrift eingehalten wird.
§ 238 HGB Abs. 1
... Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen
Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle
und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann ...
Eine weite Verbreitung haben heute die standardisierten Kontenrahmen der DATEV
(SKR 01, SKR 02, SKR 03 und SKR 04) gefunden. Diese Kontenrahmen sind weniger
auf Branchen als auf Unternehmensformen ausgerichtet: SKR 01 für kleine
Personengesellschaften, SKR 02 für kleine Kapitalgesellschaften. SKR 03 und SKR
04 sind wesentlich stärker untergliedert und erfüllen so eher die Erfordernisse des
Bilanzrichtliniengesetzes vom 19.12.1985. Davon abgeleitet werden eine Reihe
von branchenorientierten Kontenrahmen angeboten, die ebenfalls durch die DA-
TEV standardisiert sind.

Was ist ein Beleg?
Der vereinfachte Kontenrahmen, der in WISO Mein Büro 2009 enthalten ist, basiert
auf dem SKR 03 und dürfte für die meisten Fälle, in denen eine Überschussrechnung
geführt werden muss, ausreichen. Sie finden Ihn im Anhang. Der vollständige
SKR 03 kann aber ebenfalls ausgewählt werden.
WISO Tipp
Wenn Sie die Buchhaltung von Ihrem Steuerberater machen lassen, dann
können Sie ganz auf eine steuerliche Buchung verzichten. Es werden nur die
Belege erfasst und diese dem Steuerberater unkontiert zur Verfügung gestellt.
Die Buchungen werden automatisch als Einnahme oder Ausgabe klassifiziert
und nur bezahlte Rechnungen müssen zugewiesen werden. Für den Steuerberater
lässt sich eine Liste mit den Belegen erzeugen.
In diesem Buch beziehen wir uns auf den SKR 03, die Beispiele sind aber über die
Kontenbezeichnungen auf alle anderen Kontenrahmen übertragbar.
Jetzt aber mal genau: Die Kontenklassen im Detail
Der DATEV Kontenrahmen SKR 03 ist nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut
und gilt als branchenübergreifender Standard..
� Die Klasse 0 enthält die Anlage- und Kapitalkonten.
� Die Klasse 1 enthält die Finanz- und Privatkonten.
� Die Klasse 2 enthält die Abgrenzungskonten.
� Die Klasse 3 enthält die Wareneingangs- und Bestandskonten
� Die Klasse 4 enthält die betrieblichen Aufwendungen.
� Die Klasse 5 und 6 enthalten keine vorgegebenen Konten und können so
für Kostenstellen genutzt werden..
� Die Klasse 7 enthält die betrieblichen Erzeugnisse..
� Die Klasse 8 enthält die Erlöskonten.
� Die Klasse 9 enthält die Vortrags- und Abschlusskonten.
Die Abweichung bei den unterschiedlichen Kontenrahmen (SKR, IKR, GKR) ist
für das Verstehen der doppelten Buchführung beziehungsweise die praktische Tätigkeit
des Buchhalters nicht von Bedeutung. Wer sich in einem Kontenrahmen
zurechtfindet, kann das ohne große Umstellung auch in jedem anderen. Dass man
331

Kaufmännisches Wissen kompakt
332
sich in solch einem Fall an neue Nummern und Bezeichnungen gewöhnen muss
und von daher im Ablauf zunächst etwas behindert ist, ändert aber nichts an der
identischen Systematik. Die Schwierigkeiten liegen eher darin, dass der Einzelhandels-Buchhalter
mit ganz anderen Buchungsproblemen beschäftigt ist (stärkere
Fixierung auf das Kassengeschäft) als der Buchhalter in einem Industriebetrieb
(Verbuchung der industriellen Leistungserstellung).

Buchen auf Bestandskonten
Zuerst das, was Bestand hat:
Buchen auf Bestandskonten
Ist die Eröffnungsbilanz in Konten aufgelöst, so kann gebucht werden. Beim Buchen
handelt es sich um das Erfassen der laufenden Geschäftsvorfälle. Dabei werden
die Bestandskonten insofern verändert, dass immer zwei Konten gleichzeitig
berührt werden, und zwar (mindestens) einmal auf der Soll- und einmal auf der
Haben-Seite eines Kontos. Ist eine Buchungsperiode beendet (Monat, Quartal,
Jahr) oder soll ein Zwischenabschluss erstellt werden, so werden die Konten abgeschlossen
und in die Schlussbilanz übertragen.
Als Beispiel soll der Vorgang dienen, der bereits zur Erläuterung des Buchungssatzes
herhalten musste: Von der Bank wurde ein Geldbetrag abgehoben und in
die Kasse gelegt.
Der Buchungssatz lautet:
Kasse (Soll) an Bank (Haben) 1.000 Euro
Auf den Konten tragen Sie – in der gleichen Reihenfolge: erst Soll, dann Haben
– diese Vorgänge entsprechend ein, im Programm fügen Sie die Werte in die
dafür vorgesehenen Eingabefelder ein. Ein kurzer Verweis auf das Gegenkonto
und ein Vermerk über den Buchungsgrund erleichtern die Übersicht und die
Suche nach Fehlern.
Pacioli sagt: „Nachdem wir dies zu Deiner Belehrung gesagt haben, werden
wir nun den ersten Posten der Kasse im Soll und dann denjenigen des Kapitals im
Haben in Ihrem Hauptbuch eintragen ...“
Buchen ist also gar nicht so schwierig. Haben Sie das Prinzip einmal begriffen,
konzentrieren Sie sich fast ausschließlich auf die Frage „Wohin?“, das heißt, welche
Konten werden berührt. Natürlich gibt es verzwickte Buchungsprobleme, die
nicht mehr mit einer einfachen Buchung gelöst werden können. Wenn das Prinzip
solcher einfachen Buchungen einmal verstanden ist, muss in den komplizierten
Fällen nur noch das „Problem an sich“ gelöst werden.
Vor der Buchung stellen Sie sich drei systematische Fragen:
� Welche Konten müssen für diesen Fall benutzt werden?
� Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
� Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
333

Kaufmännisches Wissen kompakt
334
Schließen wir an das vorangegangene Beispiel an und führen es weiter: Gebucht
wurde die Transaktion, dass Geld von der Bank geholt und in die Kasse gelegt
wurde. Nun kommt der Paketdienst und bringt die Sendung eines Lieferanten, die
per Nachnahme zu zahlen ist (500 Euro).
1. Frage: Welche Konten müssen in diesem Fall benutzt werden?
Ganz sicher wieder die Kasse, denn aus ihr wurde der Paketbote bezahlt. Bei der
Lieferung handelt es sich um Waren, die anschließend ins Lager gelegt werden.
Wir können also dafür ein Warenkonto benutzen.
2. Auf welchem Konto liegt ein Zugang, auf welchem ein Abgang vor?
Deutlich ist, dass bei den Waren ein Zugang vorliegt. Hier kann also im Soll
gebucht werden. Die Kasse wurde um den entsprechenden Betrag reduziert. Es
handelt sich also um einen Abgang und damit um eine Haben-Buchung.
3. Werden Aktiv- oder Passivkonten oder gar beide benutzt?
Kasse und Warenkonten sind Aktiv-Konten. Was das für eine Bedeutung für die
Bilanz hat, werden Sie einige Seiten später kennenlernen.
Der Buchungssatz lautet also:
Warenkonto (Soll) an Kasse (Haben) 500 Euro
Steuern im Unternehmen und in der Buchhaltung
Bisher wurden bei allen Erläuterungen und Erklärungen die Steuern weitgehend
ausgeklammert (außer bei den Personalbuchungen). Im Alltag eines jeden Unternehmens
– und damit auch in der Buchhaltung – spielen die Steuern eine nicht
unwesentliche Rolle. Vor allem die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) kommt in den
meisten Geschäftsvorfällen vor. Die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung gehört
zum Alltag (und die Handhabung zum Handwerkszeug) eines jeden Buchhalters.
Hinzu kommen die Unternehmenssteuern, die jedes Unternehmen, abhängig
von der Rechtsform, einmal oder mehrmals im Jahr betreffen.
Interessieren soll aber in diesem Buch nicht die gängige Steuerpraxis einschließlich
Vermeidungsstrategien. Für diesen Zweck gibt es spezielle Fachliteratur und
Steuerberater. Allein, was für die Buchungspraxis wichtig ist, wird in den folgenden
Abschnitten aufgeführt.
Bis zum Jahresende 2006 galt ein Steuersatz von 16 %. Zum 1.1.2007 fand eine
Anhebung auf 19 % statt (der verminderte Steuersatz von 7 % blieb). Weitere Änderungen
im Umsatzsteuergesetz fanden zu diesem Termin nicht statt.

Buchen auf Bestandskonten
Auch die Steuern sind keine Erfindung unserer Zeit. Luca Pacioli musste sich
mit diesem Problem in seiner Abhandlung über die Buchhaltung ebenfalls
beschäftigen.
„Wenn Du mit solchen Ämtern [Finanzämtern] Konto führen willst, so wirst Du die
Verwaltung der Staatsschulden zum Schuldner von allen Arten Kapital zu soundsoviel
Prozent machen, indem Du die Stadtbezirke nennst, wo sie angelegt sind ...“
Was heißt eigentlich Umsatzsteuer?
Die heutige Form der Umsatzsteuer gibt es seit dem 1. Januar 1967. Vorher wurde
ein kumulatives Bruttoumsatzsteuersystem genutzt, an das sich heute kaum noch
jemand erinnert. Das Prinzip der heute benutzten Umsatz“ver“steuerung beruht
darauf, dass auf jeder Produktions- oder Handelsstufe der Wert besteuert wird,
der dem Produkt durch Weiterverarbeitung oder Weiterveräußerung zugeführt
wird, den das Produkt also mehr wert wird. Daher auch die Bezeichnung Mehrwertsteuer.
Das klingt kompliziert, wird aber durch einen einfachen Trick geregelt: Jeder darf
von seiner Umsatzsteuerschuld, die sich aus den Umsatzerlösen ermittelt, den
Teil der Steuer, den er selbst im Zusammenhang seiner betrieblichen Tätigkeit
entrichtet hat (Steuer auf Rohstoffe, Betriebsstoffe, Fertigprodukte, Handelsware
usw. – daher auch Vorsteuer), von der Steuerschuld abziehen.
Ein einfaches Beispiel kann dieses Prinzip anschaulich verdeutlichen:
Vorgang Netto-Rechn. Betr. (Euro) Umsatzsteuer (Euro)
Verkaufserlöse netto 45.000,00
darauf entfallen 19 % USt 8.550,00
Einkauf Handelswaren 27.500,00
darauf entfallen 19 % VSt 5.225,00
Sonstige Kostenrechnungen 2.800,00
darauf entfallen 19 % VSt 532,00
Sonstige Kostenrechnungen 1.250,00
darauf entfallen 7 % VSt 87,50
Vorsteuer gesamt 5.844,50
Umsatzsteuerschuld:
USt - VSt 2.705,50
335

Kaufmännisches Wissen kompakt
336
Auf diese Weise entrichtet jede Produktions- oder Handelsstufe nur die Steuer auf
den dort entstandenen „Mehrwert“. Der Letzte in der Kette – der Verbraucher –
entrichtet keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Er verbraucht das Produkt (auf
irgendeine Weise) und schafft keinen „Mehrwert“ mehr. Dafür zahlt er allerdings
den Bruttobetrag; die Steuer wurde für ihn bereits auf den Produktions- und Handelsstufen
vorher an das Finanzamt entrichtet.
Für den Unternehmer ist die Umsatzsteuer somit kostenneutral. Es handelt sich um
eine Verbrauchssteuer, die der Letzte in der Kette, der Verbraucher, zahlen muss.
Es ist unerheblich, ob Sie Bücher führen (doppelte Buchführung) oder eine Überschussrechnung
(vereinfachte Buchführung) erstellen müssen. Ob Sie zum Vorsteuerabzug
berechtigt sind, regelt das Umsatzsteuergesetz.

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Die gesetzlichen Regelungen
der Umsatzsteuer
Niedergelegt sind die gesetzlichen Bestimmungen im umfangreichen Umsatzsteuergesetz
(UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
WISO Tipp
So einfach das Prinzip erklärt werden kann, so kompliziert ist diese Regelung
in der Praxis. Jeder, der eine unternehmerische Tätigkeit – sei es freiberuflich
oder gewerblich – aufnehmen will, sollte sich zumindest in den Grundzügen
damit beschäftigen. Eine ausführliche Beratung durch den Steuerberater oder
das Finanzamt ist nicht der schlechteste Weg dafür.
Das Gesetz definiert als Erstes, was „steuerbare Umsätze“ überhaupt sind:
§ 1, Abs. 1 UStG – Steuerbare Umsätze
(1) Der Umsatzsteuer unterliegen die folgenden Umsätze:
1. Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland
gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt ...
2. Der Eigenverbrauch im Inland ...
3. Die Lieferungen und sonstigen Leistungen, die Körperschaften und Personenvereinigungen
... im Rahmen ihres Unternehmens an ihre Anteilseigner,
Gesellschafter, Mitglieder, Teilhaber oder diesen nahe stehenden Personen
ausführen, für die Leistungsempfänger kein Entgelt aufwenden,
4. Die Einfuhr von Gegenständen aus dem Drittlandsgebiet in das Inland ...
5. Der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland gegen Entgelt.
Der Fall 1 ist klar. Wo ein Unternehmen Leistungen erbringt, fällt Umsatzsteuer
an. Dabei ist es noch nicht einmal wesentlich, ob der Unternehmer im Inland eine
Betriebsstätte unterhält oder die Rechnung erstellt. Das ist ganz besonders wichtig
für diejenigen, die zwar im Inland tätig werden wollen, aus steuerlichen Gründen
aber den Firmensitz im Ausland planen. An der Mehrwertsteuer kommen sie dadurch
nicht vorbei.
Was „Inland“ ist, hat der Gesetzgeber aber noch genauer definiert, als sich das der
Laie vorstellen kann:
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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§ 1 Abs. 2
Inland im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland
mit Ausnahme des Gebiets von Büsingen, der Insel Helgoland, der Freihäfen, der
Gewässer und Watten zwischen der Hoheitsgrenze und der jeweiligen Strandlinie
sowie der deutschen Schiffe und der deutschen Luftfahrzeuge in Gebieten, die zu
keinem Zollgebiet gehören. Ausland im Sinne dieses Gesetzes ist das Gebiet, das
danach nicht Inland ist. Wird ein Umsatz im Inland ausgeführt, so kommt es für
die Besteuerung nicht darauf an, ob der Unternehmer deutscher Staatsangehöriger
ist, seinen Wohnsitz oder Sitz im Inland hat, im Inland eine Betriebsstätte unterhält,
die Rechnung erteilt oder die Zahlung empfängt.
Aber auch der Fall 2 darf nicht übersehen werden: Wenn ein Unternehmen selbst
Leistungen verbraucht – für Zwecke, die nicht im Unternehmen selbst, sondern
außerhalb liegen –, ist Umsatzsteuer fällig. Ebenso ist es mit Fall 3. Geschenke
und Zuwendungen an Personen, die dem Unternehmen mehr oder weniger nahe
stehen, unterliegen der Umsatzsteuer. Auch die Einfuhr von Waren unterliegt der
Umsatzsteuer. Allerdings gibt es hierfür eine besondere Form der Umsatzsteuer
mit der Bezeichnung Einfuhrumsatzsteuer.
Etwas komplizierter ist es mit Punkt 5, dem innergemeinschaftlichen Erwerb. Deshalb
ist er gleich in einem Folgeparagrafen (§ 1a UStG) speziell geregelt:
§ 1 Abs. 2a
Das Gemeinschaftsgebiet im Sinne dieses Gesetzes umfasst das Inland im Sinne des
Absatzes 2 Satz 1 und die Gebiete der übrigen Mitgliedstaaten der Europäischen
Gemeinschaft, die nach dem Gemeinschaftsrecht als Inland dieser Mitgliedstaaten
gelten (übriges Gemeinschaftsgebiet). Das Fürstentum Monaco gilt als Gebiet der
Französischen Republik; die Insel Man gilt als Gebiet des Vereinigten Königreichs
Großbritannien und Nordirland. Drittlandsgebiet im Sinne dieses Gesetzes ist das
Gebiet, das nicht Gemeinschaftsgebiet ist.
§ 1a UStG
(1) Ein innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt liegt vor, wenn die folgenden
Voraussetzungen erfüllt sind:
1. Ein Gegenstand gelangt bei einer Lieferung an den Abnehmer (Erwerber)
aus dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaates
...

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
(2) Als innergemeinschaftlicher Erwerb gegen Entgelt gilt
2. Das Verbringen eines Gegenstandes des Unternehmens aus dem übrigen
Gemeinschaftsgebiet in das Inland durch einen Unternehmer zu seiner
Verfügung ...
Es geht also um die steuerlichen Regelungen bei Bezug von Waren aus EG-Ländern.
In den meisten Ländern gibt es ähnliche Umsatzsteuergesetze und -regelungen wie
bei uns. Wird Ware ausgeführt (also bei uns eingeführt), so unterliegt sie nicht der
Umsatzsteuer des Landes, das exportiert. Dafür wird aber bei der Einfuhr die Umsatzsteuer
des eigenen Landes fällig. Dies ist Fall 4 – die Einfuhrumsatzsteuer.
Einige Begriffe aus dem ersten Paragrafen des UStG bedürfen noch einer näheren
Definition. So die Begriffe „Unternehmer“, „Unternehmen“, „Lieferung“, „sonstige
Leistung“.
§ 2 UStG
(1) Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig
ausübt. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit
des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit
zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt
oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.
(3) Die juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind nur im Rahmen ihrer
Betriebe gewerblicher Art ... und ihrer land- oder forstwirtschaftlichen Betriebe
gewerblich oder beruflich tätig ...
WISO Tipp
Es gibt hier also kaum Tricks, dem Finanzamt und der Umsatzbesteuerung zu
entkommen. Zwar ist es möglich, sich in einigen Ausnahmefällen von der Umsatzsteuer
befreien zu lassen, doch sind die Grenzen hier sehr eng gesetzt.
Die wichtigsten Steuerbefreiungen sind:
� Ausfuhrlieferungen
� Lohnveredlungen für ausländische Auftraggeber
� Umsätze im Geld- und Kapitalverkehr
339

Kaufmännisches Wissen kompakt
340
� Grundstücksumsätze
� Vermietungs- und Verpachtungsumsätze
� Umsätze im medizinischen Bereich
Auch der Kleinunternehmer kann unter bestimmten Umständen auf die Abführung
von Umsatzsteuer verzichten.
§ 19 UStG
1) Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird
von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten
ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich
der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro
nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich
nicht übersteigen wird. ...
(2) Der Unternehmer kann dem Finanzamt bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung
(§ 18 Abs. 3 und 4) erklären, dass er auf die Anwendung des Absatzes
1 verzichtet. ...
WISO Tipp
Da bei einer Befreiung eine Verrechnung mit der selbst gezahlten Vorsteuer
nicht mehr möglich ist, sollten Sie genau überlegen, ob Sie von der Befreiung
tatsächlich Gebrauch machen wollen. Nachrechnen kann sich lohnen!
Die Begriffe „Lieferungen“ und „sonstige Leistungen“ sind sicherlich schon beim
Studium eines Kontenrahmens im Zusammenhang mit den Konten Forderungen
und Verbindlichkeiten aufgefallen. Was der Gesetzgeber darunter versteht, beschreibt
der § 3 UStG.
§ 3 UStG
(1) Lieferungen eines Unternehmers sind Leistungen, durch die er oder in seinem
Auftrag ein Dritter den Abnehmer oder in dessen Auftrag einen Dritten befähigt,
im eigenen Namen über einen Gegenstand zu verfügen (Verschaffung der Verfügungsmacht).
(6) Wird der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder einen
vom Lieferer oder vom Abnehmer beauftragten Dritten befördert oder versen-

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
det, gilt die Lieferung dort als ausgeführt, wo die Beförderung oder Versendung
an den Abnehmer oder in dessen Auftrag an einen Dritten beginnt ...
(7) Sonstige Leistungen sind Leistungen, die keine Lieferungen sind. Sie können
auch in einem Unterlassen oder im Dulden einer Handlung oder eines Zustandes
bestehen ...
Diese Auszüge aus dem umfangreichen § 2 des UStG belegen sehr deutlich, dass
der Gesetzgeber versucht, möglichst weitgehend alles, was ein Umsatz sein könnte,
zu erfassen.
Auch der „Ort der sonstigen Leistung“ ist ein wichtiger Faktor innerhalb der Umsatzsteuerregelungen:
§ 3a UStG
(1) Eine sonstige Leistung wird ... an dem Ort ausgeführt, von dem aus der Unternehmer
sein Unternehmen betreibt. Wird die sonstige Leistung von einer Betriebsstätte
ausgeführt, so gilt die Betriebsstätte als der Ort der sonstigen Leistung.
Unternehmer sind verpflichtet, innerhalb einer bestimmten Frist die Steuer zu
berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Das Finanzamt spricht von einem
Voranmeldungszeitraum. Dieser beträgt in der Regel einen Monat, in Ausnahmefällen
ein Vierteljahr. Die Meldefrist beträgt 10 Tage.
§ 18 UStG
(1) Der Unternehmer hat bis zum 10. Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums
eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben,
in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu
berechnen hat ... Die Vorauszahlung ist am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums
fällig.
(2) Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Beträgt die Steuer für das
vorangegangene Kalenderjahr mehr als 6.136 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum.
Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht
mehr als 512 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung
zur Abgabe der Voranmeldung und Entrichtung der Vorauszahlungen befreien ...
341

Kaufmännisches Wissen kompakt
342
WISO Tipp
Von den Finanzämtern wird inzwischen keine Überziehung mehr toleriert.
Spätestens am 10. müssen also das Formular und die Zahlung beim Finanzamt
eingegangen sein. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie keine Einzugsermächtigung
erteilt haben! Es drohen Ihnen sonst Verzugszinsen oder sogar
Strafgebühren. Mit dem Banking-Modul in WISO Mein Büro können Sie Ihren
Zahlungsverkehr fristgerecht organisieren.
Die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann um einen Monat verlängert
werden. Der Gesetzgeber nennt dies Dauerfristverlängerung. Für Betriebe
oder Personen, die nur quartalsweise zur Abgabe verpflichtet sind, lohnt sich das
ganz besonders dann, wenn keine Sondervorauszahlungen nötig sind. Für alle
anderen gilt, dass bei einer Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung zu
Beginn des Kalenderjahres zu leisten ist, die 1/11 der Summe der Vorauszahlungen
des vorangegangenen Kalenderjahres entspricht.
§ 46 UStDV
Das Finanzamt hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Abgabe der
Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen ... um einen Monat
zu verlängern ...
§ 47 UStDV
(1) Die Fristverlängerung ist bei einem Unternehmer, der die Voranmeldungen
monatlich abzugeben hat, unter der Auflage zu gewähren, dass dieser eine Sondervorauszahlung
auf die Steuer eines jeden Kalenderjahres entrichtet. Die Sondervorauszahlung
beträgt ein Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene
Kalenderjahr.
§ 48 UStDV
(2) Der Unternehmer hat die Fristverlängerung für die Abgabe der Voranmeldung
bis zu dem Zeitpunkt zu beantragen, an dem die Voranmeldung, für die die
Fristverlängerung erstmals gelten soll, nach § 18 Abs.1, 2 und 2a des Gesetzes
abzugeben ist.
Außer den Voranmeldungen muss einmal im Jahr eine Jahreserklärung (Umsatzsteuererklärung)
abgegeben werden.

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
§ 3 UStG
Der Unternehmer hat für das Kalenderjahr oder für den kürzeren Besteuerungszeitraum
eine Steuererklärung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben,
in der er die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss, der sich zu seinen
Gunsten ergibt... selbst zu berechnen hat (Steueranmeldung) ... Die Steueranmeldung
muss vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben sein.
Formulare werden allerdings bei den Finanzämtern nicht mehr gern gesehen. Offiziell
ist es ab Januar 2005 Pflicht, die Umsatzsteuervoranmeldung online vorzunehmen.
Die Finanzämter stellen dafür die Software ElsterFormular bereit, die das
Ausfüllen der Formulare am Bildschirm und das anschließende Versenden an Ihre
Finanzbehörde ermöglicht.
WISO Tipp
Als Anwender von WISO Mein Büro 2009 benötigen Sie Elsterformular nicht.
Das Programm erlaubt Ihnen das Erstellen und Versenden der Umsatzsteuererklärung
direkt aus der laufenden Anwendung, weil ein „Elster-Modul“ bereits
integriert ist.
Den „diebischen Vogel“ des Finanzamts benötigen Sie als Anwender der WISO-
Software zwar nicht, ausführliche Informationen darüber wollen wir Ihnen trotzdem
nicht vorenthalten, denn es gibt auch noch andere Steuerarten außer der
Umsatzsteuer, die über ELSTER erledigt werden können bzw. müssen.
Gar nicht diebisch: Elster
Neu ist die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung nicht mehr als Ausdruck
auf Papier, sondern als verschlüsselte Datei per Internet an das Rechenzentrum
des Finanzamtes zu schicken, längst nicht mehr. Das Verfahren an sich – 1999
für jedermann freigegeben – nennt sich Elektronische Steuererklärung. Es wurde
zunächst für die Abgabe der Einkommensteuer konzipiert. Der Marktführer unter
den Steuerprogrammen für den PC, das WISO-Sparbuch, war das erste Programm,
das diesen komfortablen und vorteilhaften Weg ermöglichte. Schon im ersten
Jahr machten mehr als 20.000 Steuerzahler davon Gebrauch.
Einziger Wermuttropfen: Weil das Gesetz auf der Einkommensteuererklärung eine
Unterschrift verlangt und in den meisten Fällen auch die Steuerkarte vorgelegt
werden muss, war es bisher notwendig, neben der Datenübertragung per Internet
343

Kaufmännisches Wissen kompakt
344
auch noch einen speziellen Ausdruck zu unterschreiben und ihn mit der Steuerkarte
– und eventuell weiteren Unterlagen – an das Finanzamt zu schicken.
Auch das nähert sich dem endgültigen Ende: In absehbarer Zeit wird die komplette
Steuererklärung online möglich sein. Voraussetzung war die Einführung
der elektronischen (also papierlosen) Steuerkarte für alle Arbeitnehmer und eine
digitale Signatur (das Finanzamt muss ja sicher sein, dass nicht ein Fremder Ihre
Steuererklärung abgibt).
Bei der Umsatzsteuervoranmeldung ist das anders: Auf ihr ist eine Unterschrift
nicht zwingend nötig. Deshalb wurde das Verfahren inzwischen ausgeweitet –
die WISO-Buchhaltung war wieder einmal eines der ersten Programme, die die
elektronische Umsatzsteuervoranmeldung nutzen konnten: Statt einen Ausdruck
per Post oder Boten (und rechtzeitig) an das Finanzamt zu schicken, konnte der
Anwender seine Anmeldung per Internet direkt an das Rechenzentrum seines Finanzamtes
übermitteln. Ein spezieller Ausdruck ist auch hier möglich, dient aber
nur der Kontrolle – und für die eigene Ablage.
Seit 1. Januar 2005 ist die elektronische Abgabe der Umsatzsteuer Pflicht für alle
– auch Kleingewerbetreibende, Freiberufler, Ich-AGs und andere müssen ihre Voranmeldungen
jetzt auf elektronischem Wege abliefern. Für Härtefälle gab’s eine
dreimonatige Übergangsfrist, in der „… auf Antrag“ noch Papier akzeptiert wurde.
Auch das ist längst vorbei und nur noch in ganz wenigen Sonderfällen und nach
zäher Einzelabstimmung mit dem Finanzamt, kann man von der zwangsweisen
Vorschrift der elektronischen Übermittlung (vorübergehend) befreit werden.
Das Verfahren hat mehrere Vorteile: Buchstäblich noch in letzter Minute kann
die Voranmeldung abgegeben werden – die Datenübertragung „drückt“ der verschlüsselt
übertragenen Datei einen elektronischen Stempel auf, der für die Fristwahrung
maßgeblich ist. Also kann man auch noch kurz vor Mitternacht dafür
sorgen, dass keine Säumniszuschläge fällig werden (auf dem Postwege ist dieses
Risiko nicht immer ganz auszuschalten). Außerdem kommt zu viel bezahlte Vorsteuer
schnell zurück: In vielen Fällen entfällt eine förmliche Prüfung und der
Finanzamtscomputer veranlasst postwendend die Auszahlung. Im besten Fall hat
man schon zwei Tage nach Abgabe der Voranmeldung sein Geld auf dem Konto.
Technische Voraussetzung zur Datenübermittlung ist natürlich ein PC mit Internetzugang.

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Um die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch abgeben zu können, waren ursprünglich
allerdings auch noch einige Vorbereitungen nötig: Als „Datenlieferer“
musste man einmalig einen Antrag auf Zulassung zur Datenübermittlung gemäß
§ 8 Steueranmeldungs-Datenübermittlungs-Verordnung (StADÜV) ausfüllen.
Zwingend erforderlich war es auch, neben der gültigen Genehmigungsnummer
(des Programms) auch den Namen des eingesetzten Softwareproduktes anzugeben!
Und neben diesem Antrag musste jeder – ebenfalls einmalig – eine Teilnahmeerklärung
beim Finanzamt abgeben. Darin versicherte man, dass die Unterlagen
und Angaben, die für die Datenübermittlung erforderlich sind, nach bestem
Wissen und Gewissen vollständig und richtig zur Verfügung gestellt werden, die
übermittelten Daten überprüft und eine berichtigte Steueranmeldung abgegeben
wird, wenn eine „Unrichtigkeit“ festgestellt würde. Außerdem verpflichtete man
sich, die übermittelten Daten aufzubewahren.
Auch das ist längst passé, spätestens seit der Verpflichtung für jeden Anmelder,
den elektronischen Weg zu wählen.
In der Praxis müssen Sie sich um das meiste davon gar nicht kümmern – das tut
die WISO Mein Büro. Wichtig ist, dass Sie wenigstens den Kontrollausdruck aufheben,
falls die Daten auf Ihrem PC mal verloren gehen ...
Und jedes Mal, wenn Sie eine Anmeldung abgeben wollen, ist eine weitere kleine
„Hürde“ zu überwinden: Das so genannte „Elster-Modul“, das Ihre Daten aus dem
Buchhaltungsprogramm zusammenstellt und an den Finanzamts-Zentralrechner
schickt, muss von der neuesten Version sein. Diese Software wird von der Finanzverwaltung
selbst programmiert und den Programmherstellern kostenlos
zur Verfügung gestellt. Um sicherzustellen, dass nicht versehentlich veraltete
(und möglicherweise fehlerhafte oder überholte) Programmteile verwendet werden,
wird die auf Ihrem PC vorhandene Version online überprüft, ob sie noch
aktuell ist und gegebenenfalls aktualisiert. Folge: Da Sie in der Regel einmal im
Vierteljahr oder im Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, müssen Sie
möglicherweise jedes Mal vor der Übertragung Ihrer eigenen Daten erst noch
das neueste Modul von „Elster“ beziehungsweise Teile davon vom Rechner der
Finanzverwaltung downloaden und aktivieren. Die WISO Mein Büro macht das
automatisch, aber ...
345

Kaufmännisches Wissen kompakt
346
WISO Tipp
Die dafür notwendige Zeit (je nach verwendeter Übertragungstechnik unterschiedlich)
sollten Sie einkalkulieren – vor allem dann, wenn Sie die Anmeldung
„auf den letzten Drücker“ abgeben. Im schlechtesten Fall könnte nämlich
genau die für das Downloaden benötigte Zeit dazu führen, dass Sie die
Abgabefrist überschreiten. Also lieber nicht erst zwei Minuten vor Mitternacht
damit anfangen!
Wie sicher ist das Verfahren?
Um die Jahreswende 2004/2005, als vielen Firmen zum ersten Mal klar wurde,
dass sie bald kein Papier mehr abgeben durften, machten Horrormeldungen
die Runde, dass Elster Unternehmen in den Ruin treiben könnte. Selbst der renommierte
Branchenverband BITKOM e.V. ließ sich vor den Karren spannen und
warnte öffentlich: „Damit wird dem Schindluder Tür und Tor geöffnet“. Den Unternehmen
in Deutschland wurde gar geraten, ihre Einzugsermächtigungen für
Steuerzahlungen bei den Finanzämtern zu kündigen. Dran war an allem nichts,
dahinter steckten womöglich gigantische Interessen. Erst nach WISO-Recherchen,
die alle Vorwürfe widerlegten, zog BITKOM kleinlaut zurück.
Nicht beliebt aber im Kommen: die elektronische Signatur
In zwei Punkten hatten die Kritiker allerdings auch nicht ganz Unrecht: Sie bemängelten,
dass die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten Anwendungen
nur Computer aus der Windowswelt kannten, folglich beispielsweise
Apple-User keine Chance hatten, ihre Steueranmeldungen papierlos abzugeben.
Und: dass eine Authentifizierung, etwa durch eine digitale Signatur, letztlich doch
besser wäre.
Beidem hat die Finanzverwaltung durch das so genannte Elster-Portal Rechnung
getragen: wer keine vernünftige Softwarelösung für seinen Macintosh-Rechner
findet, kann seine Anmeldungen online über das Portal der Finanzbehörden abgeben.
Und zum Thema digitale Signatur haben sich die Elster-Programmierer
eine pfiffige eigene, vor allem aber für den Anwender kostenlose Lösung einfallen
lassen: ELSTERonline

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Die drei Möglichkeiten der digitalen Signatur.
Natürlich: wer schon eine digitale Signaturkarte besitzt, kann auch die anmelden
und damit jetzt seine Steueranmeldungen und -erklärungen elektronisch „unterschreiben“,
das Verfahren heißt ELSTERPlus. Einem inzwischen von einem
großen Sicherheitsunternehmen entwickelten USB-Stick ELSTERSpezial, der das
digitale Zertifikat fest eingegossen hat, geben Fachleute dagegen nur wenig Chancen
auf dem Markt. Grund: Der USB-Stecker soll nur für steuerliche Anwendungen
nutzbar sein, für andere Signaturen müsste der Käufer also ein zweites Mal
investieren. Verständlich, dass sich zunächst kein Vermarkter fand, der das Risiko
eingehen wollte, zehntausende solcher Sticks auf Lager zu legen und womöglich
auf ihnen sitzen zu bleiben.
347

Kaufmännisches Wissen kompakt
348
Für die Masse der Steuerzahler wird wohl die dritte Variante, das so genannte
ELSTERBasis, die interessanteste sein. Der Anwender meldet sich mit seinen persönlichen
Daten und seiner eigenen Steuernummer am Portal an.
Wenn Steuernummer und Geburtsdatum übereinstimmen, kann’s losgehen.
Stimmen die Daten mit den im System der Finanzverwaltung hinterlegten überein,
erhält er daraufhin per E-Mail einen Teil und per Brief – an die zu der Steuernummer
passende Adresse – den zweiten Teil der Aktivierungsdaten. Nur wer über
beide „Schlüssel“ verfügt kann folglich den Zugang aktivieren und ein vorläufiges
Zertifikat erzeugen.

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Die Aktivierungsdaten bestehen aus zwei Teilen.
Mit diesem vorläufigen Zertifikat kann er sich dann auf seine persönliche Seite
im Portal einloggen und erhält erst von dort wieder automatisch das endgültige
Zertifikat überspielt, das auf seiner Festplatte abgelegt wird. Und mit diesem Softwareschlüssel
auf seinem PC kann er sich künftig in sein Konto bei ELSTERonline
einloggen, wo bevorstehende Aufgaben aufgelistet werden – etwa die Anmeldung
von Umsatz- oder der Lohnsteuer – aber auch Mitteilungen des Finanzamts im
eigenen Postfach landen. Voraussetzung aber und weitere Sicherheit: er hat auch
noch die richtige PIN dazu eingegeben.
WISO Tipp
Mit intelligenten Programmen – wie etwa WISO Büro, WISO Kaufmann oder
WISO Sparbuch – muss der Anwender aber gar nicht erst das Portal der Finanzbehörden
ansteuern. Er kann mit dem Softkey dann direkt aus der jeweiligen
Anwendung digital signieren.
349

Kaufmännisches Wissen kompakt
350
Über das private Steuerkonto lassen sich alle Aufgaben regeln.
Das Verfahren ist sicherheitstechnisch klug durchdacht und hat vor allem einen
Vorteil: es kostet nichts. Einziges Problem: bei Computerproblemen, etwa einen
Festplattencrash, oder bei einem Wechsel des Rechnersystems könnte das gespeicherte
Zertifikat verloren gehen. Deshalb:
WISO Tipp
Kopieren Sie sich Ihr Zertifikat zur Sicherheit ein- oder zweimal, beispielsweise
auf eine CD-ROM und bewahren Sie die an einem sicheren Ort auf. Im Ernstfall
können Sie dann auf einer neuen Festplatte mit der Kopie weiterarbeiten.
So weit zu den Grundlagen und gesetzlichen, beziehungsweise datentechnischen
Regelungen von Lohn- und Umsatzsteuer. Sie genügen, um die buchungspraktischen
Grundsätze in den folgenden Abschnitten zu verstehen.

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Wie die Umsatzsteuer gebucht wird
Da die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, sollte der gewissenhafte
Buchhalter Konten für diese Steuer einrichten und sie aus allen Belegen
„herausrechnen“. In der Regel werden die Bruttopreise (inkl. Mehrwertsteuer) angegeben
(zwingend vorgeschrieben laut Preisauszeichnungsverordnung vom 18.
September 1969, neu gefasst am 14. März 1985). In Angeboten an gewerbliche
Kunden können aber auch Nettopreise (exkl. Mehrwertsteuer) angegeben werden.
Hier ist immer auf die entsprechenden Zahlungsbedingungen zu schauen.
Zu berücksichtigen ist auch, dass es im Wesentlichen drei Steuersätze in der Bundesrepublik
Deutschland gibt (in anderen Staaten ist das unterschiedlich geregelt),
wenn man von einigen zusätzlichen Sonderfällen einmal absieht:
� Der allgemeine Steuersatz von zurzeit 19 %. Dieser Steuersatz gilt im Wesentlichen
für Lieferungen und Leistungen, Eigenverbrauch und Einfuhren.
� Der ermäßigte Steuersatz von zurzeit 7 %. Er ist hauptsächlich auf bestimmte
Gegenstände bezogen (zum Beispiel Lebensmittel, Bücher, Holz, Vieh-
und Pflanzenzucht, Tierzucht, künstlerische Leistungen).
� Die Steuerbefreiung von 0 %.
Wie wird nun die Steuer ermittelt, wenn sie nicht gesondert ausgewiesen ist?
� Bei Nettobeträgen: Betrag * 19/100 = Umsatzsteuer (19 %), Betrag * 7/100 =
Umsatzsteuer (7 %).
� Bei Bruttobeträgen: Betrag/119 * 19 = Umsatzsteuer (19 %), Betrag/107 * 7
= Umsatzsteuer (7 %).
Zwei Beispiele verdeutlichen diese Berechnungsmethoden:
1. Lieferung eines Buches über 55,89 Euro netto:
55,89 * 7 / 100 = 3,91 Euro (USt.)
Der Bruttobetrag beträgt: 55,89 + 3,91 = 59,80 Euro.
2. Warenlieferung über 2500,00 Euro brutto:
2500 /119 * 19 = 399,16 Euro (USt)
Der Nettobetrag beträgt: 2500,00 – 399,16 = 1800,84 Euro.
351

Kaufmännisches Wissen kompakt
352
Eigentlich könnte man alle Umsatzsteuerbuchungen (Vorsteuer und Mehrwertsteuer)
über ein Konto laufen lassen. Am Ende käme schon das korrekte Ergebnis
– die Zahllast an das Finanzamt – heraus (soweit keine Fehler bei den Buchungen
gemacht wurden). Die Übersicht wäre dadurch doch sehr erschwert und die
Fehlersuche im Bedarfsfall recht schwierig. Außerdem verlangt das Finanzamt in
den amtlichen Formularen den getrennten Ausweis der Steuerbeträge, sodass eine
getrennte Verbuchung unumgänglich ist.
Es wird in der Buchhaltung sowohl ein Konto für die Vorsteuer als auch für die
Umsatzsteuer eingerichtet. Das Vorsteuerkonto schließt man dann über das Umsatzsteuerkonto
ab und ermittelt so die Zahllast.
Die Buchung für einen Wareneingang sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer
folgendermaßen aus:
3400 Wareneinkauf 4.000 Euro und
1576 Anrechenbare Vorsteuer 19 % 760 Euro
an 3310 Verbindlichkeiten 4.760 Euro
Die Buchung für einen Warenverkauf sieht unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer
folgendermaßen aus:
1200 Forderungen 10.115 Euro
an 8400 Umsatzerlöse 8.500 Euro und
1776 Umsatzsteuer 19 % 1.615 Euro
Abgeschlossen wird:
1776 Umsatzsteuer 19 % 760 Euro
an 1576 Anrechenbare Vorsteuer 19 % 760 Euro
Der Saldo, der sich auf dem Konto 1776 Umsatzsteuer beim Abschluss ergibt, ist
die Zahllast an das Finanzamt.
Diese Form der Umsatzsteuerverbuchung wird auch als Nettoverfahren bezeichnet.
Das Bruttoverfahren verzichtet auf eine Einzelberechnung der Umsatzsteuer. Hier
werden alle Beträge brutto auf den entsprechenden Konten verbucht und erst zum
Ende des Voranmeldungszeitraums aus den Konten herausgezogen. Dies ist nur
sinnvoll bei kleineren Betrieben mit wenigen Rechnungen beziehungsweise im Einzelhandel
dort, wo die Umsatzsteuer noch nicht gesondert herausgerechnet wird.

Die gesetzlichen Regelungen der Umsatzsteuer
Umsatzsteuer ist natürlich nicht nur bei Warenbuchungen zu berücksichtigen. Jede
Rechnung, die in einem Unternehmen geschrieben wird (Ausgangsrechnungen)
oder hereinkommt (Eingangsrechnungen), ist auf Umsatzsteuer hin zu prüfen.
Zahlungen an das Finanzamt sind relativ zügig zu leisten. Nicht ganz so zügig
geht der umgekehrte Weg. In beiden Fällen kann es vorkommen, dass zu einem
Abschlusszeitpunkt (Monats-, Quartals-, Jahresende) eine Zahllast an das Finanzamt
noch offen steht oder vom Finanzamt noch Zahlungsüberhänge zu erwarten
sind. Dann wird die Zahllast an das Finanzamt über sonstige Verbindlichkeiten,
der Zahlungsüberhang über sonstige Forderungen in der Bilanz abgeschlossen.
Die Verbuchung der Zahllast auf sonstige Verbindlichkeiten nennt man auch Passivierung
(nach der Passivseite der Bilanz, auf der hier gebucht wird), die Verbuchung
des Überhangs auf sonstige Forderungen nennt man auch Aktivierung
(nach der Aktivseite der Bilanz).
Eine spezielle Kontierung für die Umsatzsteuer muss bei WISO Mein Büro 2009
nicht vorgenommen werden. Bei der Buchungseingabe muss aber vermerkt werden,
um welchen Steuersatz es sich handelt (bei der „Standardbuchung“ kann das
für jeden Satz permanent vergeben werden).
Die vorgegebenen Steuersätze sind bereits festen Konten zugeordnet. Über Bearbeiten
- Parameter - Sonstige - Umsatzsteuer können diese Zuordnungen angepasst
werden. Dazu ist nur der jeweilige Steuersatz durch Doppelklick auszuwählen.
Im folgenden Dialog kann auf der Registerkarte FiBu die Kontenzuordnung
geändert werden.
Beim Buchen kann der passende Umsatzsteuersatz - wenn er nicht sowieso schon
richtig vorgegeben wurde - aus einer Liste auswählen. Die vorgegebene Kontenzuordnung
wird dabei natürlich berücksichtigt.
Eine Abgrenzung der gezahlten oder nicht gezahlten Umsatzsteuer am Ende einer
Periode muss nicht mehr durch Umbuchungen erfolgen, da WISO Mein Büro 2009
dies automatisch berücksichtigt.
Auch das noch: Sonstige Unternehmenssteuern
Jedes Unternehmen muss sich mit einer Vielzahl von Steuern auseinander setzen.
Die Umsatzsteuer ist die gängigste neben den Einkommenssteuern. Man unterscheidet
grundsätzlich in:
353

Kaufmännisches Wissen kompakt
354
� Aktivierungspflichtige Steuern (zum Beispiel Grunderwerbssteuer).
� Aufwandsteuern (u. a. Gewerbesteuer, Kfz-Steuer, Wechselsteuer)
� Personensteuern (Einkommen- und Kirchensteuer, Vermögenssteuer, Körperschaftssteuer).
Aktivierungspflichtige Steuern werden über die Bilanz abgeschlossen zum Beispiel
die Grunderwerbssteuer wird folgendermaßen gebucht:
0065 Grundstücke an 1200 Bank
Aufwandsteuern sind Aufwendungen des Unternehmens, die den Gewinn mindern
(oder den Verlust vergrößern). Sie sind erfolgsbeeinflussend und daher auch
auf Erfolgskonten zu buchen und über die Gewinn- und Verlustrechnung abzuschließen.
Die Kfz-Steuer wird folgendermaßen verbucht:
4510 Kfz-Steuer an 1200 Bank
Bei den Personensteuern ist das nicht so einfach festzulegen. Sie betreffen die Person
des Unternehmers und werden über das Privatkonto abgeschlossen. Deswegen
werden sie auch Privatsteuern genannt. Die Buchung der Einkommensteuer für
den Unternehmer lautet:
1800 Privatkonto an 1200 Bank
Kapitalgesellschaften (wie die AG oder GmbH) zahlen keine Einkommensteuer, dafür
aber Körperschaftssteuer. Da bei Kapitalgesellschaften kein Kapitalkonto vorhanden
ist, wird über ein besonderes Abgrenzungskonto zwischengebucht. Auch
hier findet dann ein Abschluss über die Gewinn- und Verlustrechnung statt.
Die Vermögenssteuer kann sowohl bei Personen- als auch bei Kapitalgesellschaften
anfallen. Entsprechend wird dann auch gebucht: im ersten Fall über das Privatkonto,
im zweiten Fall über das Zwischenkonto.
Zusammenfassend kann gesagt werden:
� Aktivierungspflichtige Steuern sind kein Aufwand, sondern Anschaffungsnebenkosten.
Sie erhöhen den Wert einer Sache.
� Aufwandsteuern gehen in die Kalkulation der Erzeugnisse ein. Sie mindern
den Gewinn, andererseits aber auch den Aufwand an Personensteuern.
Personensteuern dürfen nicht den steuerpflichtigen Gewinn mindern. Sie sind
„aus dem Gewinn“ zu zahlen.

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Nix doppelt gemoppelt:
Die Einnahmen-
Ausgaben-Rechnung
Vereinfachte Buchführung für wen?
Für bestimmte Berufsgruppen und bei kleinen Unternehmen, die bestimmte Grenzwerte
nicht übersteigen, kann eine vereinfachte Buchführung – die so genannte
Einnahmen-Überschuss-Rechnung geführt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür
gibt das Einkommensteuergesetz (EStG):
§ 4 EStG
(3) Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet
sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine
Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss
der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierbei scheiden Betriebseinnahmen
und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung
eines Anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten). Die
Vorschriften über die Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung sind
zu befolgen. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für nicht abnutzbare
Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind erst im Zeitpunkt der Veräußerung
oder Entnahme dieser Wirtschaftsgüter als Betriebsausgaben zu berücksichtigen.
Die nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind unter Angabe
des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der Anschaffungs- oder Herstellungskoten
oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu
führende Verzeichnisse aufzunehmen.
Der Gewinn wird demnach nach einer einfachen Formel ermittelt:
Betriebseinnahmen
- Betriebsausgaben
= Gewinn
355

Kaufmännisches Wissen kompakt
356
Trotzdem ist noch auf weitere Details Rücksicht zu nehmen:
� Es gibt so genannte „durchlaufende Posten“, das heißt Einnahmen und Ausgaben,
die in Rechnung und für „Andere“ gemacht werden.
� Güter des Anlagevermögens dürfen nicht bei Anschaffung mit dem vollen
Wert berücksichtigt werden, sondern sind entsprechend ihrer Nutzungsdauer
abzuschreiben (Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung).
� Nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter werden erst bei Veräußerung abgesetzt.
Außerdem ist ein detailliertes Verzeichnis darüber zu führen.
Weiterhin gilt:
§ 11 EStG
(1) Einnahmen sind innerhalb des Kalenderjahres bezogen, in dem sie dem Steuerpflichtigen
zugeflossen sind. Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die dem
Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des
Kalenderjahrs, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen sind, gelten als in
diesem Kalenderjahr bezogen ...
(2) Ausgaben sind für das Kalenderjahr abzusetzen, in dem sie geleistet worden sind.
Für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben gilt Absatz 1 Satz 2 entsprechend ...
Dieser Paragraf beschreibt wohl einen der wesentlichsten Unterschiede zur doppelten
Buchführung:
� Bei einem Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG muss der Gewinn
periodengerecht ermittelt werden, das heißt, das Einnahmen und Ausgaben
der Periode zugerechnet werden müssen, zu der sie gehören. Eine
Zahlung im alten Jahr, die aber in das Neue gehört, muss entsprechend abgegrenzt
werden, ebenso die Ausgabe im folgenden Jahr, die aber eigentlich
noch das laufende Jahr betrifft.
� Bei einer Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zählt das Prinzip der
Vereinnahmung und Verausgabung. Nur das, was in einer Periode eingenommen
oder ausgegeben wurde, wird ihr auch zugerechnet. Eine kleine
Einschränkung gibt der § 11 EStG aber doch: ... kurze Zeit vor Beginn oder
kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres ... müssen die Einnahmen
und Ausgaben noch der sie betreffenden Periode zugeordnet werden. Nur
was ist mit „kurze Zeit“ gemeint? Eine genaue Definition fehlt zwar im

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Gesetz, doch kann man davon ausgehen, dass ein Zehn-Tage-Zeitraum den
Spielraum ausreichend kennzeichnet.
Beispiel:
1. Zahlen Sie die Miete für den Januar des folgenden Jahres bereits am 28. Dezember,
so können Sie diese Ausgabe nicht mehr dem alten Jahr zurechnen.
2. Bekommen Sie ein regelmäßiges Honorar statt am 28. Dezember erst am 3.
Januar des folgenden Jahres auf Ihr Konto gebucht, so müssen Sie es noch
in das alte Jahr hineinnehmen.
WISO Tipp
Abgesehen von den zwanzig Tagen um den Jahreswechsel herum bietet die
Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine praktische Möglichkeit, die Steuern
zu beeinflussen: Haben Sie bereits zu viel Gewinn im laufenden Jahr gemacht,
so schreiben Sie die letzten Rechnungen einfach erst im Januar oder realisieren
Sie Ausgaben, die erst für das nächste Jahr geplant sind, so weit, wie das
möglich ist, noch im alten Jahr (keine laufenden Ausgaben!).
Konnten Sie über Einnahmen verfügen, haben Sie diese aber nicht abgerufen, so
gilt der Betrag trotzdem als zugeflossen und muss in der zugehörigen Periode zugeordnet
werden. Das gilt vor allem dann, wenn Ihnen etwa ein Honoraranspruch
mitgeteilt und zum Abruf gestellt wurde. Das gilt aber nicht, wenn der Anlass zur
Zahlung – die Rechnungsstellung – von Ihnen noch nicht geschaffen wurde.
Unterschiede zur doppelten Buchführung
Weitere Unterschiede zwischen doppelter Buchführung (Betriebsvermögensvergleich)
und Überschussrechnung sind:
Doppelte Buchführung Überschussrechnung
Bilanz und GuV-Rechnung sind aufzustellen Keine Bilanz und GuV Rechnung nötig
Kassenbuch muss geführt werden Auf ein Kassenbuch kann verzichtet werden
Inventur Keine Inventur nötig
Aufzeichnung nach den Grundsätzen
ordnungsmäßiger Buchführung (Dopik)
zwingend
Einfache Aufzeichnungen
357

Kaufmännisches Wissen kompakt
358
Allerdings darf der Begriff „Einfache Aufzeichnung“ nicht in dem Sinne missverstanden
werden, dass Aufzeichnungen nach Gutdünken möglich sind. Auch hier
sind Betriebseinnahmen und vor allem Betriebsausgaben so aufzuzeichnen, dass
ein sachverständiger Dritter sie leicht und vollständig überprüfen kann. Eine fortlaufende
Aufzeichnung unter Angabe des Datums und des Verwendungszwecks
ist unumgänglich.
WISO Tipp
Eine so genannte „Schuhkarton-Buchhaltung“ – also das Sammeln von Belegen
in Kartons oder ähnlichen Behältnissen – mag für einen kurzen Zeitraum
durchaus mal möglich sein. Auf Dauer empfiehlt sich aber eine „ordentliche“
Ablage, beispielsweise in Aktenordnern: Dort werden die Unterlagen der Reihe
nach (etwa nach Datum) abgeheftet. Kassenstreifen, Parkquittungen und
ähnlich kleine Belege werden am besten auf DIN-A4-Blätter geklebt. Eine
Nummerierung ist nicht unbedingt nötig, kann aber hilfreich sein, wenn Sie
mit der Nummerierung im Buchungsjournal korrespondiert.
Dass ein Kassenbuch nicht geführt werden muss, ist in den Fällen, wo kaum
Barein- und Barauszahlungen stattfinden eine echte Erleichterung. Dort aber, wo
ständig Kassenbewegungen stattfinden, ist dies auch bei einer Überschussrechnung
dringend anzuraten.
Ebenso kann auf eine Anlagenbuchführung schon deshalb nicht verzichtet werden,
weil das Finanzamt diese in ihren Vordrucken verlangt.
Durch die Form der Gewinnermittlung durch Einnahme-Überschussrechnung ist
schon bedingt, dass Privatentnahmen und -einlagen nicht unbedingt aufgezeichnet
werden müssen. Ausgenommen sind davon die Barentnahmen und Bareinlagen
(im Kassenbericht aufzuzeichnen) und die Sachentnahmen.
Die Umsatzsteuer in der Überschussrechnung
Ein besonderes Augenmerk muss auf die Umsatzsteuer bei der Überschussrechnung
gerichtet werden. Die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge aus den erzielten
Erlösen gehören mit zu den Betriebseinnahmen und stellen keinen durchlaufenden
Posten dar. Andererseits liegen zum Zeitpunkt der Zahlung an das Finanzamt
wiederum Betriebsausgaben vor. Die dafür gezahlte Vorsteuer ist ein Ausgabeposten
in der Überschussrechnung. Im Ergebnis bleibt als Gewinn der Nettoerlös. Da
auch eine Umsatzsteuervoranmeldung stattfinden muss, falls keine Befreiung vor-

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
liegt, kommt man also bei einer Einnahme-Überschussrechnung nicht um genaue
Aufzeichnungen und gesplittete Buchungen, die eine getrennte Steuererfassungen
ermöglichen, umhin.
Zu beachten ist die Umsatzsteuer auch bei Entnahmen aus dem Unternehmen.
Beispiel: Sie entnehmen einen PC samt Zubehör (Drucker, Modem, Monitor)
zu einem Gebrauchtwert von 2.200 Euro (netto). Da Sie beim Kauf des PC
Vorsteuerabzug in Anspruch genommen haben, muss für diese Entnahme jetzt
wieder Umsatzsteuer abgeführt werden. In unserem Beispiel sind das 418 Euro.
Als Betriebseinnahme sind 2.618 Euro zu erfassen. Hätten Sie den PC allerdings
gebraucht von Privat gekauft und keinen Vorsteuerabzug geltend gemacht, dann
würde die Privatentnahme auch nicht zu einer Umsatzversteuerung führen.
Grenzenlose Freiheit?
Die Form der Überschussrechnung
Die Ausführungen in den vorangegangenen Abschnitten deuten schon darauf hin,
dass nicht irgendwie in zwei Schuhkartons (einer für Ausgaben, einer für Einnahmen)
die Überschussrechnung geführt werden kann. Um eine Form zu gewährleisten,
die jedem „sachverständigen Dritten“ einen Einblick in die Einnahmen-
Überschuss-Rechnung ermöglicht, gibt es zwei Empfehlungen:
1. Haben Sie ein geringes Belegaufkommen, sodass wenige Aufzeichnungen
anfallen, dann wählen Sie die Form eines amerikanischen Journals. Sie
können dafür Formblätter im Schreibwarenhandel kaufen oder diese adäquat
in einer Tabellenkalkulation (Lotus 1-2-3 oder Excel) umsetzen.
Die Vorteile sind:
� wenig Kosten für die Aufzeichnung (falls Sie dafür nicht extra einen PC
und/oder eine Tabellenkalkulation kaufen müssen)
� wenig zeitlicher Aufwand, weil die überschaubaren Aufzeichnungen
schnell erstellt sind
Die Nachteile sind:
� dass Sie alle Auswertungen per Hand erstellen und errechnen müssen und
� dass Sie bei zunehmendem Geschäftserfolg (und damit auch zunehmenden
Buchungsvorgängen) schnell an die Grenzen kommen.
359

Kaufmännisches Wissen kompakt
360
2. Gehen Sie schon von einem größeren Anfall an Buchungsvorgängen aus
und steht möglicherweise sogar irgendwann der Wechsel zur doppelten
Buchführung an (auch wenn das erst in ein paar Jahren realisiert wird),
lohnt sich der Einsatz einer Software für die Überschussrechnung. Diese
bieten heute fast so viel Komfort wie richtige Buchführungsprogramme.
Lediglich in den Auswertungen unterscheiden Sie sich.
Die Vorteile sind:
� dass Ihnen umfangreiche Auswertungen per Menüaufruf zur Verfügung
gestellt werden
� dass Sie bereits mit einer Buchungstechnik (auch hierbei sind zwei Konten
anzugeben, ein Geldkonto und ein Einnahmen- oder Ausgabenkonto)
vertraut gemacht werden, die später bei einer doppelten Buchhaltung
sowieso angewandt werden muss.
Die Nachteile sind:
� dass der Buchungsaufwand höher ist und Sie sich mit der Software erst
noch vertraut machen müssen.
Allerdings schreibt das Finanzamt inzwischen vor, in welcher Form die Überschussrechnung
bei den Steuererklärungen abgegeben werden muss. Ganz gleich,
wie Sie die laufende Überschussrechnung führen, die abschließende Fassung am
Jahresende muss der Finanzamtsvorgabe entsprechen. Bei WISO Mein Büro 2009
haben Sie damit keine Probleme, die richtige Form ist gegeben.
Heute so, morgen so?
Wechsel der Gewinnermittlungsart
Freiberufler können unbegrenzt lange bei der Überschussrechnung bleiben. Eine
Verpflichtung zum Wechsel gibt es auch bei steigenden Einnahmen nicht. Andererseits
ist aber ein freiwilliger Wechsel durchaus möglich.
Entwickelt sich die Praxis eines Freiberuflers durch einen fachfremden Partner
zu einem Gewerbebetrieb, kann aus steuerrechtlichen Gründen die Verpflichtung
zur Bilanzierung gegeben sein. Ganz sicher ist das der Fall, wenn die in § 141 AO
(= Abgabenordnung) genannten Grenzen überschritten werden.
§ 141 AO
(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen
der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze ... von mehr als 260.000
Euro im Kalenderjahr oder
2. Selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem
Wirtschaftswert ... von mehr als 20.500 Euro oder
3. Einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 25.000 Euro im Wirtschaftsjahr
oder
4. Einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 25.000 Euro im
Kalenderjahr gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb
Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse
zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt ....
(2) Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahres an zu erfüllen,
das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf
den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. Die Verpflichtung endet mit dem
Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde
feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen.
Damit unterliegen gewerbliche Unternehmen sowie Land- und Forstwirte, die
einen der Grenzwerte überschreiten, der steuerrechtlichen Buchführungspflicht,
Freiberufler jedoch nicht.
Wird der Betrieb oder die Praxis veräußert, so ist zwingend zum Betriebsvermögensvergleich,
also zur doppelten Buchführung zu wechseln. Der Veräußerungsgewinn
muss auf Basis der zu erstellenden Eröffnungsbilanz ermittelt werden.
Wird der Gewinn vom Finanzamt geschätzt, so wird diese Schätzung nach den
Grundsätzen von § 4 Abs. 1 EStG vorgenommen. Somit liegt auch in solch einem
Fall ein Wechsel der Gewinnermittlung – sozusagen zwangsweise – vor.
Bei einem Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur doppelten
Buchführung sind zwei Schritte zu vollziehen:
1. Es ist eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Unter Umständen bedeutet dies
auch die vorherige Inventur. Dabei sind die allgemeinen Bilanzierungsgrundsätze
zu berücksichtigen.
2. Es ist eine Gewinnkorrektur nötig, da jetzt eine andere zeitliche Zuordnung
der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgt.
Wird der Vorgang in der anderen Richtung vollzogen (also von der doppelten
Buchführung zur Einnahme-Überschuss-Rechnung) so ist analog zu verfahren.
361

Kaufmännisches Wissen kompakt
362

Abschluss und Ergebnisrechnung
Zum Ende kommen: Abschluss
und Ergebnisrechnung
Es wurde in den vorangegangenen Kapiteln immer wieder Bezug genommen auf
den Jahresabschluss und die dazu nötige Schlussbilanz sowie die zu erstellende
Gewinn- und Verlustrechnung. Dass vor diesem Abschluss aber eine Reihe notwendiger
Arbeiten vorgenommen werden muss, wurde bisher unterschlagen. Die
Probleme, mit denen wir uns jetzt noch beschäftigen müssen, sind:
� Abschreibungen
� Zeitliche Abgrenzungen
� Rückstellungen
� Bewertung
� Gewinnverwendung
Einige dieser Aufgaben müssen nicht unbedingt erst vor dem eigentlichen Jahresabschluss
erledigt, sondern können in den Buchungsalltag integriert werden
(zum Beispiel Abschreibungen). Das hat den Vorteil, dass der Aufwand für den
Abschluss verringert und die Ergebnisaussage zu jedem möglichen Zeitpunkt
„genauer“ wird.
Nichts bleibt, wie es war: Abschreibungen
„Das hat der ja längst abgeschrieben!“ ist eine eher negativ gefärbte Bemerkung,
die man immer wieder in bestimmten Situationen zu hören bekommt, wenn über
Unternehmen und das zugehörige Anlagevermögen gesprochen wird. Manchmal
wird auch süffisant behauptet, jemand „schreibt seine Freundin von der Steuer
ab“, das hat dann mit Buchführung weniger zu tun.
Wenn wir im Zusammenhang mit der Buchhaltung (und auch der Überschussrechnung)
von Abschreibungen reden, meinen wir in der Regel die „Abschreibung
auf Sachanlagen“ und die „Abschreibungen auf Forderungen“. Mit den Abschreibung
auf Sachanlagen (AfA) beschäftigen wir uns an dieser Stelle ausführlicher.
Sachanlagen sind in der Bilanz im Anlagevermögen erfasst. Nun gibt es zwei
Arten von Anlagevermögen, die auch unterschiedlich betrachtet werden müssen:
� Sachanlagen mit zeitlich nicht begrenzter Nutzung (Grund und Boden,
Finanzanlagen)
� Sachanlagen mit zeitlich begrenzter Nutzung (abnutzbare Anlagegüter)
363

Kaufmännisches Wissen kompakt
364
Für die erste Gruppe gibt es keine regelmäßige Abschreibung. Hier tritt eher eine
„Bewertungsproblematik“ auf, die ebenfalls später betrachtet werden soll. Uns
interessiert in diesem Kapitel eigentlich nur die zweite Gruppe, bei der eine regelmäßige
Abschreibung (planmäßige Abschreibung) vorgenommen wird.
§ 253 HGB
(2) Bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt
ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten um planmäßige Abschreibungen
zu vermindern. Der Plan muss die Anschaffungs- oder Herstellungskosten
auf die Geschäftsjahre verteilen, in denen der Vermögensgegenstand voraussichtlich
genutzt werden kann. Ohne Rücksicht darauf, ob ihre Nutzung zeitlich begrenzt
ist, können bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens außerplanmäßige
Abschreibungen vorgenommen werden, um die Vermögensgegenstände mit dem
niedrigeren Wert anzusetzen, der ihnen am Abschlussstichtag beizulegen ist; sie
sind vorzunehmen bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung.
Ein Teil der Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens unterliegt also der Abnutzung.
Durch ständigen Gebrauch tritt eine Wertminderung ein. Diese Wertminderung
ist in der Buchhaltung zu erfassen. Normalerweise tritt die Wertminderung
planmäßig und regelmäßig ein. Es kann aber auch zu einer außerordentlichen Abnutzung
kommen. Wird ein Pkw für den Außendienst ständig genutzt, so verliert
er im Laufe der Zeit und je nach Einsatz an Wert. Diese Abnutzung kann durch
regelmäßige Abschreibung gleicher Beträge oder aber auch durch Abschreibung
abhängig von der Nutzung (zum Beispiel der km-Leistung) erfasst werden. Da die
Lebensdauer eines Pkws nicht unbegrenzt ist und einigermaßen genau angegeben
werden kann, ist es nicht schwer, in diesem Fall einen regelmäßigen Abschreibungsmodus
zu finden. Findet ein Unfall statt, bei dem der Pkw geschädigt oder
gar zerstört wird, so findet auch eine größere Wertminderung als normalerweise
statt. Diese kann durch eine Sonderabschreibung ebenfalls erfasst werden.
WISO Tipp
Welche Güter in welchen Zeiträumen abgeschrieben werden dürfen, regelt
eine amtliche Tabelle (siehe Anhang), von der im Normalfall nicht abgewichen
werden kann. Beachten Sie, dass sich diese amtlichen AfA-Tabellen häufig ändern.
Im Zweifel lohnt es, beim Finanzamt nachzufragen oder sich die gerade
gültige Tabelle im Buchhandel zu besorgen.

Abschluss und Ergebnisrechnung
Die Abschreibungen werden als Aufwand erfasst und in der Gewinn- und Verlustrechnung
gebucht. Als Gegenbuchung findet eine Wertminderung in der Bilanz statt.
WISO Tipp
Nicht übersehen werden darf die Sonder- und Ansparabschreibung für kleine
und mittlere Betriebe, die für geplante größere Investitionen vorgenommen
werden kann. Im Zusammenhang mit der Unternehmenssteuerreform 2008
wurde der zulässige Höchstbetrag auf 200.000 Euro angehoben. Selbstständige,
die mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung arbeiten, können dies
allerdings nur nutzen, wenn kein Gewinn von mehr als 100.000 Euro erwirtschaftet
wird. Eine weitere Grenze ist das Betriebsvermögen, das nicht über
235.000 Euro betragen darf.
Beispiel: Ein neuer Firmen-Pkw, 19.800 Euro (brutto) wird am 15. Juli angeschafft.
Die voraussichtliche Nutzungsdauer beträgt fünf Jahre.
Zunächst wird die Anschaffung gebucht:
0320 Pkw, 16.638,66 Euro
und 1576 Vorsteuer 19 %, 3.161,34 Euro
an 1200 Bank, 19.800,00 Euro
Abgeschrieben werden soll dieser Pkw also über einen Zeitraum von fünf Jahren.
Wir nehmen die lineare Abschreibung (Abschreibung in gleichbleibenden
Beträgen). Das macht für ein Jahr: 17.068,97 Euro / 5 = 3.413,79 Euro, und damit
gleichbleibend 20 %. Da der Pkw erst in der zweiten Jahreshälfte angeschafft
wurde, wird im ersten Jahr auch nur eine „halbe Abschreibungsrate“ gebucht:
1.706,89 Euro.
Der Buchungssatz zum 31. Dezember lautet:
6220 Abschreibungen auf Sachanlagen, 1.706,89 Euro
an 0320 Pkw, 1.706,89 Euro
Das Konto Abschreibungen wird über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen.
Damit geht der Abschreibungsbetrag in das Ergebnis ein. Das Konto
Fuhrpark wird um den Abschreibungsbetrag reduziert und das Anlagevermögen
(und damit auch die Bilanzsumme) somit entsprechend verringert.
365

Kaufmännisches Wissen kompakt
366
WISO Tipp
Für eine korrekte Bilanzerstellung (und auch für die Überschussrechnung)
reicht es aus, am Jahresende alle Abschreibungen einmal zu buchen. Will man
aber das Jahr über monats- oder quartalsweise Ergebnisrechnungen haben,
die eine aussagefähige Information über den Unternehmenserfolg geben, so
sollte die Abschreibung auch monats- oder quartalsweise gebucht werden.
Da die Abschreibungsbeträge sich selten ständig ändern, ist das auch mit
wenig Aufwand machbar. Wird eine EDV-Buchführung mit integrierter oder
verbundener Anlagenbuchhaltung geführt, ist das noch einfacher, weil die Abschreibungen
auf Menübefehl durchgeführt und verbucht werden.
Die im Beispiel benutzte lineare Abschreibung ist zwar die gängigste Form der
Abschreibung, aber nicht die einzig mögliche. An weiteren Abschreibungsarten
gibt es:
� die geometrisch degressive Abschreibung (Abschreibung in fallenden
Beträgen)
� die arithmetisch degressive (oder digitale) Abschreibung (Abschreibung
in fallenden Beträgen)
� die progressive Abschreibung (Abschreibung in steigenden Beträgen)
� die Leistungsabschreibung (Abschreibung nach Leistungseinheiten)
Zunächst ist festzuhalten, dass die digitale und die progressive Abschreibung nach
unserem Steuerrecht nicht zulässig sind.
§ 7 EStG
Bei beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens kann der Steuerpflichtige
statt der Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen die Absetzung
für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen bemessen. Die Absetzung für Abnutzung
in fallenden Jahresbeträgen kann nach einem unveränderlichen Hundertsatz
vom jeweiligen Buchwert (Restwert) vorgenommen werden; der dabei anzuwendende
Hundertsatz darf höchstens das Dreifache des bei der Absetzung für Abnutzung
in gleichen Jahresbeträgen in betracht kommenden Hundertsatzes betragen
und 30 vom Hundert nicht übersteigen ...

Abschluss und Ergebnisrechnung
Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen zur
Absetzung für Abnutzung in gleichen Jahresbeträgen ist zulässig. In diesem Fall
bemisst sich die Absetzung für Abnutzung vom Zeitpunkt des Übergangs an nach
dem dann noch vorhandenen Restwert und der Restnutzungsdauer des einzelnen
Wirtschaftsguts. Der Übergang von der Absetzung für Abnutzung in gleichen
Jahresbeträgen zur Absetzung für Abnutzung in fallenden Jahresbeträgen ist
nicht zulässig.
Bei der linearen Abschreibung gehen wir von einem Abschreibungsbetrag aus,
der nach einem gleichbleibenden Prozentsatz vom Anschaffungswert berechnet
wurde. Bei der degressiven Abschreibung haben wir ebenfalls einen Prozentsatz,
der sich nicht verändert. Berechnet wird der Betrag aber vom jeweiligen Restwert.
Würde der Pkw aus dem letzten Beispiel degressiv abgeschrieben mit einem jährlichen
Satz von 20 %, so sähe das im ersten Jahr so aus:
Anschaffungswert: 17.068,97 Euro
./. Abschreibung 1. Jahr
(1/2 Abschreibungsbetrag)
1.706,89 Euro
Restbuchwert 31.12. 15.362,08 Euro
Die Abschreibung im zweiten Jahr wird nun nicht vom Anschaffungswert, sondern
vom Restwert berechnet. 20 % von 15.362,08 Euro sind: 3.072,42 Euro:
Restbuchwert 1.1. 15.362,08 Euro
./. Abschreibung 2. Jahr 3.072,42 Euro
Restbuchwert 31.12. 12.289,66 Euro
Diese Methode führt nie zu einem Restwert von Null, selbst wenn der Abschreibungssatz
erhöht wird (etwa auf 25 %). Mehr als 30 % kann als Abschreibung
sowieso nicht gewählt werden, wie das Zitat aus dem Einkommensteuergesetz belegt.
Wird das Anlagegut irgendwann unbrauchbar, ausgemustert, verkauft oder
zerstört, dann wird der vorhandene Restbuchwert ausgebucht.
Beispiel: Ein vier Jahre alter Pkw hat einen Restbuchwert von 5.000 Euro. Wie
ist zu buchen, wenn:
1. Der Pkw zu einem Preis von 3.500 Euro verkauft wird,
2. der Pkw zu einem Preis von 6.000 Euro verkauft wird,
3. der Pkw einen Totalschaden hat und keine Vollkaskoversicherung besteht?
367

Kaufmännisches Wissen kompakt
368
Die Buchungssätze lauten wie folgt:
1. Zunächst wird der Verkauf gebucht:
1200 Bank 4.165,00 Euro
an 0320 Pkw, 3.500,00 Euro und
an 1776 Umsatzsteuer 19 %, 665,00 Euro.
Anschließend findet eine Wertberichtigung statt. Auf dem Pkw-Konto steht der
Pkw ja noch mit 1.500 Euro, obwohl er gar nicht mehr vorhanden ist.
2000 Außerordentliche Aufwendungen, 1.500,00 Euro
an 0320 Pkw, 1.500,00 Euro
2. 1200 Bank, 7.140,00 Euro
an 0320 Pkw, 5.000,00 Euro und
an 2500 Außerordentliche Erträge, 1.000,00 Euro und
an 1776 Umsatzsteuer, 1.140,00 Euro
Eine Wertberichtigung muss in diesem Fall nicht stattfinden, dafür aber ein außerordentlicher
Ertrag gebucht werden.
3. 2000 Außerordentlicher Aufwand, 5.000,00 Euro
0320 Pkw, 5.000,00 Euro
Zu erwähnen ist noch die Leistungsabschreibung. Sie findet überall dort Einsatz,
wo eine Leistung gemessen werden kann und diese Leistung auch der Maßstab für
eine Abnutzung oder Wertminderung des Anlagegutes ist. Als Beispiel mag ein
Lkw dienen, der für den betrieblichen Gütertransport eingesetzt wird. Hier kann
die Abschreibung nach km-Leistung bemessen sein. Geht man von einer Gesamtkm-Leistung
von 750.000 km aus, so kann am Jahresende die Abschreibung nach
gefahrenen Kilometern festgelegt werden. Sind am Ende des ersten Jahres beispielsweise
102.055 km mit dem Lkw gefahren worden, so ergibt sich folgende
Rechnung bei einem Anschaffungswert von 485.000 Euro:
485.000 / 750.000 * 102.055 = 65.995,56 Euro

Abschluss und Ergebnisrechnung
Der Vorteil bei dieser Methode ist, dass der tatsächliche Wertverbrauch und der
buchhalterische Wertverbrauch viel näher beieinander liegen als bei den anderen
Abschreibungsarten. Bei der Buchung ergeben sich keine Eigenheiten.
Sofortabschreibung bei geringwertigen Wirtschaftsgütern
Eine Besonderheit sind die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG).
Bisher konnte man diese bis zu einem Betrag von 410 Euro sofort und direkt
abschreiben. Das hat sich nun mit der Unternehmenssteuerreform 2008 ebenfalls
geändert.
§ 6 EStG
(2) Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten … von abnutzbaren beweglichen
Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig
sind, sind im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts
oder der Eröffnung des Betriebs in voller Höhe als Betriebsausgaben
abzusetzen, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um
einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag (§ 9b Abs. 1 … für das einzelne Wirtschaftsgut
150 Euro nicht übersteigen. Ein Wirtschaftsgut ist einer selbständigen
Nutzung nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur
zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden
kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch
aufeinander abgestimmt sind. Das gilt auch, wenn das Wirtschaftsgut aus
dem betrieblichen Nutzungszusammenhang gelöst und in einen anderen betrieblichen
Nutzungszusammenhang eingefügt werden kann.
Wenn der Anschaffungsbetrag also 150 Euro (netto, also ohne Mehrwertsteuer)
nicht überschreitet, besteht nach § 6 EStG so genannte Bewertungsfreiheit. Dann
darf der volle Betrag sofort komplett, also innerhalb eines Jahres, abgeschrieben
werden, auch wenn die voraussichtliche Nutzungsdauer länger ist. Zu beachten
ist allerdings dabei, dass es sich um ein Wirtschaftsgut handelt, das selbstständig
genutzt werden kann. Bei einem Drucker ist das zum Beispiel nicht möglich, da
dieser ja ohne den PC nicht arbeiten kann.
369

Kaufmännisches Wissen kompakt
370
WISO Tipp
Wenn Sie anstelle eines normalen Druckers ein Kombigerät gekauft haben,
das auch allein stehend als Fax und/oder Kopierer eingesetzt werden kann,
können sie es im Jahr der Anschaffung gleich voll abschreiben. Sie dürfen
es dann allerdings – zumindest offiziell – nicht als Drucker oder Scanner mit
benutzen.
Poolabschreibung (Sammelpostenbildung)
Anlagegüter, die zwischen 150 Euro und 1000 Euro (netto) liegen, müssen zu
Sammelposten zusammengefasst und über 5 Jahre abgeschrieben werden. Was
sich hier so unkompliziert und einfach anhört, hat aber einen Haken. Scheidet
ein Wirtschaftsgut innerhalb der 5 Jahre aus, so ist keine Sonderabschreibung
möglich. Kaufen Sie etwa ein Notebook für 750 Euro und scheidet es nach 3 Jahre
wegen eines Defektes aus dem Betriebsvermögen aus, so müssen Sie es noch zwei
Jahre lang mitführen, obwohl es gar nicht mehr existiert.
Abschreibung des Umlaufvermögens
Auch das Umlaufvermögen kann „abgeschrieben“ werden. Und zwar dann, wenn
eine Beteiligung nicht mehr ihren Wert hat (das Unternehmen macht Verluste
oder es droht sogar der Konkurs), oder wenn für eine Forderung angenommen
wird, dass sie vollständig oder zum Teil ausfallen wird oder wenn für Warenbestände
nicht mehr der normale Erlös erzielt werden kann (Ware ist verdorben oder
beschädigt). In solchen Fällen muss dann auch hier abgeschrieben werden.
§ 253 HGB
Bei Vermögensgegenständen des Umlaufvermögens sind Abschreibungen vorzunehmen,
um diese mit einem niedrigeren Wert anzusetzen, der sich aus einem Börsen-
oder Marktpreis am Abschlussstichtag ergibt. Ist ein Börsen- oder Marktpreis
nicht festzustellen und übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten den
Wert, der den Vermögensgegenständen am Abschlussstichtag beizulegen ist, so ist
auf diesen Wert abzuschreiben. Außerdem dürfen Abschreibungen vorgenommen
werden, soweit dies aus vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendig sind,
um zu verhindern, dass in der nächsten Zukunft der Wertansatz dieser Vermögensgegenstände
auf Grund von Wertschwankungen geändert werden muss.

Abschluss und Ergebnisrechnung
Zeitfallen in der Buchhaltung: Die Abgrenzung
Einsteiger in das Gebiet der Buchführung haben manche komplexen Probleme der
doppelten Buchführung noch nicht im Blick. Erst bei näherer Betrachtung tauchen
diese auf. So wird vielen erst deutlich, dass Buchführung immer zeitbezogen ist,
wenn sie sich konkret damit auseinandersetzen. Es reicht nicht, einen Vorgang irgendwie
gebucht zu haben, der Vorgang muss auch in einem richtigen Zusammenhang
stehen. Damit kommen wir zu der Problematik der zeitlichen Abgrenzungen.
Bei der Überschussrechnung haben Sie diese Probleme übrigens nicht! Hier gilt als
Zeitprinzip immer das Sichtbarwerden des Geldvorgangs (Ist-Versteuerung).
Ein wichtiger zeitlicher Rahmen ist das Geschäftsjahr. Dieser hält sozusagen die
gesamte Buchhaltung zusammen. Am Ende des Geschäftsjahres steht der Jahresabschluss,
der mit seiner Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung gleichzeitig
wieder den Start für das neue bildet. Quartale und Monate sind weitere zeitliche
Rahmen innerhalb des Geschäftsjahres. Soll die Buchhaltung aussagefähig
sein, so müssen alle Vorfälle auf diesen Rahmen abgestimmt sein. Dass dies nicht
immer leicht ist, zeigt das folgende Beispiel:
Beispiel:
� Am 1.Juni wird die Kfz-Steuer (450 Euro) für „ein“ ganzes Jahr bezahlt.
� Am 15.1. bekommen wir die Darlehenszinsen (375 Euro) für das letzte Quartal
des vorangegangenen Jahres.
In beiden Fällen gerät bei einer normalen Buchung der zeitliche Rahmen durcheinander.
Im ersten Fall zahlen wir im laufenden Geschäftsjahr mehr als dafür eigentlich
anfällt. Wir haben für das folgende Geschäftsjahr bereits für fünf Monate
Kfz-Steuer vorausgezahlt. Im zweiten Beispiel fallen Erträge an, die in das vorangegangene
Geschäftsjahr gehören. Wird in beiden Fällen nichts unternommen,
treten Verfälschungen des tatsächlichen Jahresergebnisses auf.
Deshalb muss im ersten Fall ein halbes Jahr Steuer herausgerechnet und vom eigentlichen
Betriebsergebnis „abgegrenzt“ werden. Im zweiten Fall muss im alten
Jahr noch eine Buchung erfolgen, obwohl die Zahlung noch nicht erfolgt ist. Im
ersten Beispiel liegen eine Zahlung und ein Aufwand vor, die nicht nur das laufende
Geschäftsjahr betreffen, sondern auch schon das folgende. Im zweiten Fall
haben wir einen Ertrag, aber noch keine Zahlung im alten Geschäftsjahr.
371

Kaufmännisches Wissen kompakt
372
Damit haben wir zwei verschiedene Vorfälle erfasst, die uns eine Differenzierung
der zeitlichen Abgrenzungen ermöglichen:
� Einnahmen und Ausgaben erfolgen im „alten Jahr“ – also vor dem Bilanzstichtag,
der Ertrag oder der Aufwand liegen aber eigentlich im „folgenden
Jahr“ – nach dem Bilanzstichtag. Hier spricht man von „Sonstigen Forderungen“
oder „Sonstigen Verbindlichkeiten“.
� Ist es genau umgekehrt – Ausgaben und Einnahmen liegen im alten Jahr
(vor dem Bilanzstichtag), so müssen diese Vorgänge per „Rechnungsabgrenzung“
in der Bilanz ergebnisneutral untergestellt werden. Je nachdem,
ob die Aktiv- oder die Passivseite betroffen ist, spricht man von „aktiver
Rechnungsabgrenzung“ oder „passiver Rechnungsabgrenzung“.
Beispiel: Für die erste Variante, Kfz-Steuer für Januar bis Juli des folgenden
Jahres wurde bereits bezahlt, muss eine aktive Rechnungsabgrenzung vorgenommen
werden. Der Buchungssatz lautet:
4510 Kfz-Steuer 455,00 Euro
an 1200 Bank, 450,00 Euro
1900 Aktive Rechnungsabgrenzung, 187,50 Euro
an 4510 Kfz-Steuer, 187,50 Euro
Im neuen Jahr wird dann diese Forderung gegen das Konto Kfz-Steuer aufgelöst:
4510 Kfz-Steuer, 187,50 Euro
an 1900 Aktive Rechnungsabgrenzung
Im zweiten Fall liegt eine „Sonstige Forderung“ vor. Uns stehen Zinsen für einen
Zeitraum im alten Jahr zu. Das Geld kommt aber erst im neuen Jahr. Die Buchungssätze
lauten:
1220 „Sonstige Forderungen“ 375,00 Euro
an 7100 Zinserträge 375,00 Euro
Schlussbilanz an 1220 „Sonstige Forderungen“ 375,00 Euro
Das Konto „Sonstige Forderungen“ wird über die Eröffnungsbilanz im neuen Jahr
aufgelöst und bei Zahlung wird gebucht:
1200 Bank an 1220 Sonstige Forderungen, 375,00 Euro.

Abschluss und Ergebnisrechnung
Das genaue Prüfen von Vorgängen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abzugrenzen
sind, ist eine wichtige Aufgabe für den Buchhalter (und/oder Steuerberater)
beim Jahresabschluss. Auch monatlich oder quartalsweise sollten wichtige Posten
abgegrenzt werden, wenn das Monats- oder Quartalsergebnis einigermaßen aussagefähig
sein soll.
Die hohe Kante: Rückstellungen
Nehmen wir einmal an, Sie haben einen Autounfall verschuldet. Die Sachkosten
des Schadens des Unfallgegners übernimmt die Kfz-Versicherung. Den eigenen
Schaden trägt die Kaskoversicherung ebenfalls. Sie haben aber ein Strafverfahren
abzuwarten. Aufgrund der Rechtslage müssen Sie mit einer Strafe rechnen. Sie
können sagen: „Vielleicht geht es ja gut.“ Sicher ist das aber nicht. Das Beste wird
sein, dass Sie sich für den negativen Fall schon etwas Geld beiseite legen. Dann
machen Sie eine Rückstellung.
Es gibt viele Fälle, in denen eine solche private Rückstellung von Geldmitteln
sinnvoll ist. Auch der Unternehmer muss bei der Bilanzerstellung an Rückstellungen
denken. Das schreibt sogar der Gesetzgeber vor.
§ 249 HGB
(1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste
aus schwebenden Geschäften zu bilden. Ferner sind Rückstellungen zu bilden für:
1. Im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im
folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung,
die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden.
2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.
Rückstellungen dürfen für unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung auch
gebildet werden, wenn die Instandhaltung nach Ablauf der Frist nach Satz 2 Nr.
1 innerhalb des Geschäftsjahres nachgeholt werden.
(2) Rückstellungen dürfen außerdem für ihrer Eigenart nach genau umschriebene,
dem Geschäftsjahr oder einem früheren Geschäftsjahr zuzuordnende Aufwendungen
gebildet werden, die am Abschlussstichtag wahrscheinlich oder sicher, aber
hinsichtlich ihrer Höhe oder des Zeitpunkts ihres Eintritts unbestimmt sind.
(3) Für andere als die in den Absätzen 1 und 2 bezeichneten Zwecke dürfen Rückstellungen
nicht gebildet werden. Rückstellungen dürfen nur aufgelöst werden,
soweit der Grund hierfür entfallen ist.
373

Kaufmännisches Wissen kompakt
374
Demnach gibt es zwei Arten von Rückstellungen:
� Rückstellungen mit bestehenden Verpflichtungen Dritten gegenüber. Das können
zum Beispiel Steuerrückstellungen oder Prozesskostenrückstellungen sein.
� Rückstellungen ohne bestehende Verpflichtung Dritten gegenüber – die
Rückstellungen sind in der Höhe und auch hinsichtlich des Empfängers
nicht bekannt (etwa Garantierückstellungen).
Nach § 249 Abs.1 HGB besteht also eine Passivierungspflicht für die aufgeführten
Rückstellungen, das heißt, sie müssen auch in der Bilanz erscheinen (natürlich auf
der Passivseite). Es gibt aber auch Rückstellungen, die man bilden „darf“ (ebenfalls
§ 249 Abs.1 HGB, letzter Satz), zum Beispiel für Instandhaltungsaufwendungen.
Ein Passivierungswahlrecht besteht auch bei solchen Rückstellungen, die
Aufwendungen für das alte Geschäftsjahr betreffen. (§ 249 Abs.2 HGB). Anders
als bei den „Sonstigen Verbindlichkeiten“ stehen Sachverhalt und/oder Betrag
nicht so eindeutig fest.
Sobald der Grund für die Bildung entfällt oder der erwartete Fall eintritt, sind die
Rückstellungen aufzulösen. Idealerweise werden die Buchungen von Rückstellungen
erst am Jahresende vorgenommen. Erst beim Ablauf des alten Jahres ist ja
klar, dass in diesem Geschäftsjahr der Fall, für den die Rückstellung bestimmt ist,
nicht mehr eintritt.
Beispiel: Eine Lohnsteuerprüfung des Finanzamtes hat im Dezember stattgefunden.
Das Ergebnis der Prüfung lässt eine Nachzahlung in Höhe von 1.500
Euro erwarten. Zulasten des Kontos Gesetzliche Soziale Aufwendungen ist eine
Rückstellung in die Bilanz aufzunehmen.
4130 Gesetzliche Soziale Aufwendungen, 1.500,00 Euro
an 3070 Sonstige Rückstellungen, 1.500,00 Euro
Die Gesetzlichen Sozialen Aufwendungen fließen über die Gewinn- und Verlustrechnung
in das Ergebnis ein, die Rückstellungen werden über die Schlussbilanz
abgeschlossen.
Im neuen Jahr wird die Bilanz wieder in Konten aufgelöst. Folgt beispielsweise am
12. Februar dann der Steuerbescheid über 1.200 Euro, so wird wie folgt gebucht:
3070 Sonstige Rückstellungen, 1.500,00 Euro
an 1200 Bank, 1.200,00 Euro
und an 2500 außerordentliche Erträge, 300,00 Euro

Abschluss und Ergebnisrechnung
Die tatsächliche Steuerschuld war also niedriger. Wäre sie höher ausgefallen, etwa
1.800 Euro, so müsste folgendermaßen gebucht werden:
3070 Sonstige Rückstellungen, 1.500,00 Euro
und 2000 Außerordentliche Aufwendungen, 300,00 Euro
an 1200 Bank, 1.800,00 Euro
Was ist was (noch) wert? Bewertungen in der Bilanz
Die Bilanz wurde bereits in einem vorangegangenen Kapitel – zusammen mit der
Inventur – besprochen. Das Thema Bewertungen kam in einigen Abschnitten bereits
einige Male zur Sprache. Im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss muss
es aber noch einmal aufgegriffen werden.
Folgende Fragen zeigen exemplarisch, welche Überlegungen beim Jahresabschluss
angestellt werden müssen:
� Die Artikel am Lager stammen aus unterschiedlichen Lieferungen, die zu
unterschiedlichen Preisen bezogen wurden. Welchen Preis nimmt man für
die Bewertung des Lagerbestandes an?
� Wie werden Wertpapiere und Devisen behandelt? Welcher Kurs ist hier anzunehmen?
� Es gibt Kunden, die schon lange nicht mehr zahlen. Bei einigen läuft
möglicherweise schon das Mahnverfahren. Wie sind diese Forderungen zu
bewerten?
Für Luca Pacioli war das vor 500 Jahren noch verhältnismäßig einfach:
„Alle Juwelen und Waren, die Dir eigen gehören und die Du erworben hast, oder
die Dir durch Testament zurückgelassen oder Dir geschenkt wurden, müssen, eins
von dem anderen gesondert, in barem Gelde geschätzt werden ...
Alle Immobilien, die Du besitzt und die Dein Eigentum sind, z. B. Häuser, Liegenschaften,
Läden, hast Du, wie z.B. besagtes Haus, zum Schuldner zu machen und
den Wert nach Deinem Gutdünken in barem Gelde zu schätzen ...“
Das HGB gibt in den Paragrafen 252 – 256 Bewertungsvorschriften. Einige Stellen
daraus wurden bereits zitiert. Eine vollständige Wiedergabe macht wenig Sinn,
dafür aber eine Zusammenfassung der wichtigsten Regeln:
375

Kaufmännisches Wissen kompakt
376
� Die Eröffnungsbilanz des neuen Jahres und die Schlussbilanz müssen übereinstimmen.
� Bei der Bewertung ist von der Fortführung der Unternehmenstätigkeit auszugehen
(wenn nicht eindeutig etwas anderes abzusehen oder beschlossen ist).
� Alle Vermögensgegenstände müssen „einzeln“ bewertet werden.
� Es muss vorsichtig bewertet werden. Alle am Abschlussstichtag bekannten
oder entstandenen Risiken sind in die Bewertung einzubeziehen.
� Gewinne dürfen nur berücksichtigt werden, wenn sie am Abschlussstichtag
realisiert sind.
� Aufwendungen und Erträge sind unabhängig von den Zeitpunkten der
entsprechenden Zahlungen zu berücksichtigen (siehe dazu den Abschnitt
„Zeitliche Abgrenzungen“ in diesem Kapitel).
� Einmal angewandte Bewertungsmethoden müssen auch in Zukunft beibehalten
werden.
Bei der Bewertung selbst sind darüber hinaus verschiedenen „Prinzipien“ zu
beachten:
� Das strenge Niederstwertprinzip: Die Bewertung zum niedrigsten Wert ist
zwingend vorgeschrieben. Dies gilt für das Umlaufvermögen.
� Das gemilderte Niederstwertprinzip: Es wird grundsätzlich wie beim strengen
Niederstwertprinzip gehandhabt. Eine vorübergehende und nicht nachhaltige
Wertminderung muss aber nicht berücksichtigt werden. Dies gilt für
das Anlagevermögen.
� Das Höchstwertprinzip: Gilt für die Passivseite der Bilanz und bezieht sich
wesentlich auf die Schulden.
Das richtige Ende finden: Abschlusstechnik
Wer Buchführung in der Schule oder in Kursen erlernen durfte, hat sicher noch
die Erinnerung daran, dass bei umfangreichen Übungsaufgaben der Abschluss mit
viel Aufwand verbunden war. Es mussten Striche gezogen, Salden ermittelt und
über Zwischenkonten auf die Gewinn- und Verlustrechnung und in die Schlussbilanz
abgeschlossen werden. Und wenn man Glück hatte, ging es auch noch auf.

Abschluss und Ergebnisrechnung
Pacioli sagt: „Nachdem man diese Dinge gut gemerkt hat, muss man jetzt
die Art angeben, wie man von einem Buch in das andre überträgt, wenn man das
Buch zu wechseln wünscht, weil es voll geschrieben ist oder weil ein neues Jahr
beginnt, wie es in berühmten Orten Sitte ist, welche die großen Kaufleute jedes
Jahr, besonders für neue Jahreszahlen, immer beobachten.
Dieser Vorgang, zusammen mit den folgenden, heißt die Bilanz des Buches. Willst
Du dies befolgen, so ist größte Sorgfalt notwendig ...“
Diejenigen, die noch die Buchhaltung ohne Computer gepflegt haben, mussten
einen ähnlich hohen Aufwand treiben, um einen Abschluss durchzuführen. Heute
ist das mit dem Computer einfacher. Es ist – alle vorbereitenden Abschlussarbeiten
als durchgeführt vorausgesetzt! – nur ein Menübefehl aufzurufen und wenig
später ist der Abschluss durchgeführt.
Gerade weil der eigentliche Abschluss nun sehr leicht durchzuführen ist, sollte
viel Sorgfalt auf die vorbereitenden Arbeiten verwandt werden. Grundsätzlich ist
folgendes Vorgehen beim Jahresabschluss anzuraten:
1. Buchen aller vorhandenen Belege.
2. Prüfen, ob noch Belege zu erwarten sind (notfalls anfordern oder Ersatzbelege
erstellen und buchen)..
3. Anlagenbuchhaltung aktualisieren und Abschreibungen buchen (falls dies
nicht schon während des Jahres laufend passiert ist).
4. Geschäftsvorfälle auf zeitliche Abgrenzungen prüfen.
5. Rückstellungen bilden wo nötig.
6. Den Abschluss durchführen (probehalber).
7. Mit dem Steuerberater diesen Abschluss durchsprechen und prüfen.
8. Abschließende Buchungen vornehmen.
9. Den endgültigen Abschluss durchführen.
WISO Tipp
Insbesondere, wenn Sie mit einem DATEV-Kontenrahmen buchen und nicht
selbst sehr solide Buchhaltungs- und Jahresabschlusskenntnisse haben, führen
Sie den Abschluss nur bis Schritt 7 durch und überlassen Sie alles Weitere
Ihrem Steuerberater. Wenn Sie unsicher sind, übergeben Sie ihm eine Diskette
mit Ihren Buchhaltungsdaten schon nach Schritt 3 oder 4.
377

Kaufmännisches Wissen kompakt
378

Kommunikation
Kommunikation
Nichts ist für Sie als Unternehmer wichtiger, als mit allen Geschäftspartnern stimmig
zu kommunizieren. Wer sich versteckt und seine Produkte nicht zeigt, kann
keine Geschäfte machen. Kommunikation ist mehr als nur das Gespräch am Telefon.
Schriftwechsel und Internet spielen im heutigen Geschäftsleben eine nicht
zu vernachlässigende Rolle. Was ist aber nun gute Kommunikation? Gibt‘s dafür
Regeln oder Verhaltensnormen?
Tatsächlich gibt es sie, die Berater, die Kommunikationsschulung betreiben. Aber
aufgepasst: nicht selten handelt es sich dabei um eine sehr zweckgerichtete Kommunikation,
etwa als Verkaufsschulung. Das soll hier nicht negativ bewertet werden,
in diesem Kapitel aber außen vor bleiben. Uns interessiert der normale Kontakt
mit Kunden, Lieferanten und den Mitarbeitern.
Der richtige Ton
Oftmals ist vom „guten Ton“ die Rede. Das erscheint mir etwas einseitig. Den „richtigen
Ton“ zu treffen ist sicherlich eine Kunst und allzu oft auch abhängig von der
eigenen Disposition. Jeder Mitarbeiter und jeder Geschäftspartner wird ihnen aber
einen Ausrutscher in einer für Sie ungünstigen Situation durchgehen lassen, wenn
er oder sie von Ihnen ansonsten eine angemessene Kommunikation kennen gelernt
haben – was aber nicht heißen soll, dass Sie es mit den „Ausrutschern“ allzu leicht
nehmen. Die besten sind noch die, die man sich verkneifen konnte.
Im Gespräch sollten Sie Ihrem Gegenüber
� sachlich und objektiv
� nicht herablassend oder abwertend
� weder zu leise noch zu laut begegnen.
Das hört sich banal an - ist es aber nicht. Wichtig ist auch die Konzentration auf
den Gesprächspartner. Wenn Sie sich während des Gesprächs abwenden, suchend
umblicken, in den Hosentaschen nach etwas undefinierbarem kramen, das Mobiltelefon
hervorholen und nachschauen ob SMS eingegangen sind - dann zeigen
Sie dem Gegenüber deutlich, dass Sie ihn nicht ernst nehmen und an einem Gespräch
nicht interessiert sind. So verhält man sich nicht? sagen Sie. Dann schauen
Sie sich in den nächsten Tagen einmal aufmerksam ihre Mitmenschen an. Manche
nehmen diese Handlungsweisen schon gar nicht mehr wahr und sind sehr überrascht,
wenn man sie darauf hin anspricht.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
380
Zur Kommunikation gehört auch das Auftreten selbst: Wie sie sich kleiden, wie
das Unternehmen ausgestaltet ist, mit welchem Briefpapier sie daher kommen
und wie Ihre Website aussieht. Keinesfalls muss alles edel und teuer aussehen;
der Porsche macht nicht immer einen guten Eindruck. Der Gesamteindruck muss
aber stimmig rüberkommen und dem Geschäftspartner einen Eindruck von Ihrem
speziellen Unternehmen vermitteln.
Der richtige Stil bei E-Mail und Briefen
Über den richtigen Stil in Briefen gibt es dicke Bücher. Und vor allem gibt es
Programme, die Textbausteine und Musterbriefe zur Verfügung stellen für den
Umgang miteinander. So hilfreich das manchmal sein kann – stellen Sie sich
einmal diese Situation vor:
� Sie schreiben einen Musterbrief an einen Geschäftspartner.
� Sie bekommen als Antwort ebenso einen Musterbrief zurück.
Und das geht dann immer so hin und her. Vielleicht wird der Grund des Schriftwechsels
durch diese Musterbriefe ausreichend dargestellt. Einen persönlichen
Eindruck bekommen weder Sie noch Ihr Partner beim Schriftwechsel.
Schauen Sie sich Musterbriefe ruhig an - als Muster. Erstellen Sie dann aber lieber
Ihren eigenen Brief und bestimmen Sie selbst, wie weit Sie sich an das Muster
anlehnen und wo sie es verlassen.
An ein paar Regeln sollten Sie sich aber halten:
� Bleiben Sie sachlich (möglichst ohne formell zu werden).
� Halten Sie sich im äußeren Briefaufbau an die DIN-Regeln.
� Verzichten Sie nicht auf die Anrede.
� Schreiben Sie mit ausreichend großer Schrift (mindestens 10 Punkt, besser
12 Punkt) aber nicht in Riesenlettern.
� Vermeiden Sie Fettschrift und ganze Sätze und Wörter in Großbuchstaben
(es sei denn, um eine Marke oder einen Begriff korrekt wieder zu geben).
Beschimpfen Sie auch niemanden in einem Brief oder E-Mail. Wenn es Grund für
Ärger gibt, so verzichten Sie auf die schriftliche Darstellung desselben. Beschweren
Sie sich direkt (ohne ausfällig zu werden) oder schlagen Sie den Rechtsweg
ein. Boshafte und beleidigende Briefe helfen Ihnen nicht weiter und schaffen Ihnen
einen schlechten Ruf.

Kommunikation
Gleiches gilt übrigens auch weitgehend für E-Mails. Hier haben sich sogar bestimmte
Regeln - man spricht von der Netiquette - etabliert. Es führt zu weit, dies
hier auszubreiten. Halten Sie sich an die oben genannten Hinweise, dann fahren
Sie schon mal nicht schlecht.
Zusätzlich sind in der E-Mail Kommunikation folgende Regeln ganz hilfreich:
� E-Mail ist spontane Kommunikation. Sie kann direkt erfolgen, sollte aber
trotzdem ein Mindestmaß an Verständlichkeit aufweisen. Für die meisten E-
Mail-Programme ist eine Rechtschreibprüfung kein Fremdwort mehr. Nutzen
Sie diese.
� Trotz aller Spontanität – lesen Sie das Mail vor dem Abschicken mindestens
ein zweites Mal. Kann es so stehen bleiben? Nach meiner Erfahrung gibt es
immer noch etwas zu verbessern.
� E-Mails sollten nicht zu lang werden. Spontanität bedingt Kürze. Sind
lange Ausführungen nötig, so suchen Sie das Gespräch oder schreiben Sie
einen Brief.
Es ist nicht schwer, den richtigen Ton in der Kommunikation mit anderen Menschen
zu treffen. Man muss sich nur immer wieder ein wenig beobachten und
dadurch den Umgang mit anderen nicht zu Standardfloskeln verkommen lassen.
Exkurs: DIN-Norm für einen Geschäftsbrief
Die Gestaltung von Geschäftsbriefen regelt das Deutsche Institut für Normung
(DIN) in DIN 5008 (inhaltlicher Aufbau) und DIN 676 (Gestaltung der Druckseite).
Der Grundaufbau eines Geschäftsbriefes besteht aus vier Bereichen:
� Kopfbereich
� Anschriftzone
� Briefkörper (Betreff, Anrede, Text, Gruß)
� Fußbereich
Der Kopfbereich enthält die Absenderangaben (evtl. ein Logo der Firma). Auf den
ersten Blick sieht der Empfänger so, wer ihm diesen Brief schickt.
In der Anschriftenzone ist nicht nur die Anschrift des Empfängers enthalten, sondern
darüber in einer Zeile auch noch einmal der Absender. In einem Fensterbriefumschlag
sind so auf einen Blick Absender und Empfänger zu sehen.
381

Kaufmännisches Wissen kompakt
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Der Briefkörper enthält den eigentlichen Brief und zusätzlich nötige weitere Informationen
wie etwa den Betreff des Briefes.
Im Fußbereich können dann sonstig wichtige Informationen untergebracht werden
(etwa Bankverbindung, Handelsregistereintrag, Verbandszugehörigkeiten usw.).
Die vier Bereiche eines Geschäftsbriefes sind deutlich zu erkennen.
Mit WISO Mein Büro 2009 brauchen Sie sich um die unterschiedlichen Bereiche
keine Gedanken machen. Sie geben alles in das vorgegebene Formular ein, und
das Programm setzt Ihnen alles richtig auf den Briefbogen.

Kommunikation
In WISO Mein Büro 2009 erfassen Sie Ihre Geschäftsbriefe in einer Eingabemaske.
Die richtige Gestaltung des Briefes übernimmt das Programm.
Kommunikation in aller Öffentlichkeit:
Öffentlichkeitsarbeit
Neben der Kommunikation mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern muss jedes
Unternehmen für eine gewisse „öffentliche Kommunikation“ sorgen. Vielleicht
meinen Sie, diese so genannte Öffentlichkeitsarbeit ist nur etwas für große Unternehmen.
Weit gefehlt! Selbst bei diesen Wirtschaftsboliden wird dieses Thema
oft nicht entsprechend gewürdigt. Wenn man nach der Prämisse handelt: An die
Öffentlichkeit tritt man nur in Krisenzeiten, hat man eigentlich schon verloren.
Jeder Unternehmer hat mit einem gewissen öffentlichen Interesse zu rechnen,
ganz gleich, ob es nur die regionale Öffentlichkeit ist (z. B. bei einem Handwerkermeister
oder einer kleinen Brauerei mir lediglich regionaler Bedeutung), die Öffentlichkeit
des Landes, in dem man lebt (etwa bei einem kleinen Versandhandel)
383

Kaufmännisches Wissen kompakt
384
oder die Öffentlichkeit der ganzen Welt (z. B. bei einem Hersteller von Bauteilen,
die weltweit in unterschiedlichen Maschinen eingesetzt werden) betrifft.
Für diese Öffentlichkeitsarbeit gibt es auch einen speziellen Begriff: Public Relations
(gern mit der Abkürzung PR benutzt).
Aufgaben und Anforderungen der PR
Öffentlichkeitsarbeit soll dafür sorgen, dass ein wirklichkeitsgetreues Bild des Unternehmens
und seiner Aufgaben in der Öffentlichkeit besteht. Das soll verhindern,
dass in Krisen eine verzerrte, geschäftsschädigende Darstellung des Unternehmens
verbreitet wird. Auf diese Weise werden Konflikte gemildert und Spannungen
schneller abgebaut.
Aber die Ausrichtung sollte nicht nur mit Blick auf mögliche Krisen erfolgen.
Auch ohne Krisen ist ein positives öffentliches Bild des Unternehmens nur förderlich.
Deshalb sollte Öffentlichkeitsarbeit aktiv betrieben werden. Informationen
sollten rechtzeitig und in einheitlicher Darstellung nach außen gegeben werden.
Das bedingt eine Abstimmung der Aussagen innerhalb des Unternehmens.
Wenn der Chef bei einem Interview der Regionalzeitung verkündet, dass sein
Unternehmen, um Arbeitsplätze in der Region zu erhalten und Konkurrenzfähig
zu bleiben, auch Abstriche an der Qualität hinnehmen wird, auch wenn das mittelfristig
Arbeitsplätze kosten wird und der Betriebsleiter dem Redakteur des IHK-
Magazins sagt, dass höchste Qualität in der Fertigung auch weiterhin angesagt ist,
dann ist das öffentliche Bild des Unternehmens ganz schnell in eine Schieflage
geraten – mal ganz abgesehen von der Tatsache, dass so etwas auch das Klima im
Unternehmen verschlechtert. Sowohl die eine als auch die andere Aussage können
für sich allein stehen und bringen nicht automatisch ein positives Bild des Unternehmens
ins Wanken. Aber gleichzeitig geäußert, widersprechen Sie sich und
untergraben die Glaubwürdigkeit des Unternehmens (und des Unternehmers!).
Ich habe dieses Beispiel gewählt, um zu zeigen, dass Öffentlichkeitsarbeit nichts
mit Schönfärberei zu tun haben muss. Sie sollte problemorientiert sein und diese
Probleme auch möglichst zeitnah offen ansprechen. Wenn die Probleme erst von
außen angesprochen wurden (Medien, Betriebsrat), dann ist es für eine aktive PR
meist zu spät.
Ebenso muss auf Kontinuität geachtet werden. Regelmäßige Infos, wer es sich
leisten kann auch Anzeigen, Pressekonferenzen (bei Kleinunternehmen ist das
vielleicht nur der Besuch in der Redaktion des Lokalblattes zweimal im Jahr),

Kommunikation
Tag der offenen Tür, um die Bevölkerung etwas näher an das Unternehmen zu
bringen, Besuch von regionalen Verbrauchermessen und so weiter. Das sollte alles
mit Blick auf eine langfristige Entwicklung gemacht werden. Liegt solch eine
Ausrichtung (im günstigsten Fall schriftlich) vor, dann ist es auch leicht zu entscheiden,
einmal nicht an einer Veranstaltung teilzunehmen oder einen Journalisten
abzusagen, da die Abwägung – „nützt es dem formulierten Ziel“ – schnell
beantwortet ist.
Die häufigsten Argumente gegen eine sinnvolle Öffentlichkeitsarbeit sind in der
Regel: Zeit und Geld fehlen. Und warum soll man überhaupt als Einzelkämpfer
oder Kleinunternehmer solche „aufwändigen Spielchen“ treiben?
Jeder Unternehmer – ob allein, einer Handvoll Mitarbeiter – oder jedes Unternehmen
(ob lokal oder weltweit vertreten) muss sich mit den unterschiedlichsten
Schnittstellen auseinandersetzen. Man lebt nicht allein und man zieht seinen Unternehmenserfolg
nicht aus der eigenen Tasche, sondern daraus, dass Produkte
und/oder Dienstleistungen erzeugt und angeboten werden, aus denen andere
(Menschen, Unternehmen) Nutzen ziehen möchten. Diese „Anderen“ nehmen an
der Kommunikation teil, sonst kommt es nicht zum Geschäftsabschluss. Jede negative
Regung an der Öffentlichkeit wirkt sich negativ auf dieses Geschäft aus.
Und genau deshalb sollten Sie sich um diese Öffentlichkeit bemühen. Selbstverständlich
in Ihrem Rahmen und mit Ihren Mitteln. Zeit und Geld sind in diesem
Kontext immer vorhanden – insbesondere dann, wenn Sie diese Form der Kommunikation
ernst nehmen.
Von Preisen und Stundensätzen –
Dienstleistungskalkulation für Einsteiger
Der Markt bestimmt den Preis! Diese marktwirtschaftliche Binsenweisheit führt
oft dazu, alles zu akzeptieren, was einem entgegenkommt. Es führt auch oft dazu,
weiter eine Daumenkalkulation zu machen nach dem Motto, man wisse aus Erfahrung,
was man nehmen muss. Das Thema Handels- oder Industriekalkulation
wurde in diesem Handbuch bereits vorgeführt und soll hier nicht weiter ausgebreitet
werden.
Problematischer ist die Kalkulation von Dienstleistungen. Hier ist vor allem der
Einsatz der persönlichen Arbeitskraft (und Zeit) zu berücksichtigen. Wie geht man
da nun vor? Orientiert sich beispielsweise ein Berater von Klein- und Mittelbetrieben
an den Beratersätzen, die gerüchteweise von den großen Beratungsfirmen
angesetzt werden und zumeist vierstellige Tagessätze beinhalten?
385

Kaufmännisches Wissen kompakt
386
Gehen wir die Sache doch einmal von einer anderen Seite an: Martin Mühlheim war
als Angestellter eines mittelständischen Unternehmens in der Marketingabteilung
tätig. In dieser Zeit hat er 3.900 Euro brutto verdient. Auf dem Konto landeten davon
noch etwa 2300 Euro. Diesen Betrag bekam er 13 mal im Jahr und damit standen
ihm rund 30.000 Euro zur Verfügung, um seinen Lebensunterhalt zu bestreiten.
Davon hatte er sogar einen nicht unerheblichen Betrag gespart und sich dann als
Marketingberater für kleine und mittlere Unternehmen selbstständig zu machen.
Wie kalkuliert er nun seine Dienstleistung? Mit Blick auf seine frühere Tätigkeit
und dem Wunsch sich nicht zu verschlechtern, rechnet Martin Mühlheim die
30.000 Euro auf 220 Arbeitstage um: Das ergibt einen Tagessatz von 136,36 Euro
und einen Stundensatz von 17,04 Euro. Setzt er diese Sätze für seine freiberufliche
Tätigkeit an, ist er zwar unschlagbar Konkurrenzfähig, sicherlich aber bald
finanziell am Ende. Warum?
Berücksichtigt wurden dabei nicht die Sozialversicherungen und die Steuern. Das
leuchtet Martin Müllermann sofort ein und er korrigiert die Rechnung insofern,
als er jetzt die Bruttobeträge zur Berechnung ansetzt: 50.700 / 220 = 230,45 Euro/Tag
bzw. 28,81 Euro/Stunde. Das ist schon ein deutlicher Unterschied, aber
auch damit erreicht er nicht das angestrebte Ziel. Unberücksichtigt dabei ist, dass
der frühere Arbeitgeber ja die Hälfte der Sozialversicherungen für ihn gezahlt
hat. Also müssen noch einmal ca. 20 % aufgerechnet werden. So ergibt sich ein
Bruttobetrag von 60.840 Euro, daraus ein Tagessatz von 276,55 Euro und ein
Stundensatz von 34,57 Euro. Theoretisch ist Martin Müllermann damit auf der
sicheren Seite.
Es gibt aber doch noch einiges, was zu bedenken ist. So geht etwa diese Kalkulation
davon aus, dass Martin Müllermann seine Beratungstätigkeit wirklich Tag
für Tag durchführt. Von solch einer Situation können Berater nur träumen und sie
ist in Wirklichkeit auch gar nicht sinnvoll. Unberücksichtigt bleibt, dass Zeit für
Aquise nötig ist, d. h. unbezahlter Aufwand für das Hereinholen von Aufträgen
benötigt wird. Außerdem sind Weiterbildung, Krankheitszeiten, Urlaub – der Freiberuflern
ja von keinem Kunden bezahlt wird – und einfach auftragsfreie Zeiten
zu berücksichtigen. Wenn nicht bestimmte Verhältnisse vorliegen (z. B. langfristige
Verträge, Auftragsgarantien), ist es besser, nur von der Hälfte der bezahlten
Arbeitstage auszugehen. Damit verdoppelt sich der Tagessatz auf 553,10 Euro und
der Stundensatz auf 69,14 Euro.
Martin Müllermann hat aber auch Kosten. Er hat ein kleines Büro angemietet,
sein erspartes Geld in Büroausstattung, Computer, PKW investiert und wird bei

Kommunikation
guter Auslastung sicher auch fremde Hilfe (z. B. stundenweise eine Sekretärin,
Steuerberater für die Buchhaltung) zu Hilfe nehmen müssen. Soll weiterhin von
einer nicht schlechteren Situation als während der Angestelltentätigkeit ausgegangen
werden, so muss auf die Abrechnungssätze noch ein Aufschlag erfolgen.
Der hängt natürlich von den Kosten und Investitionen ab, er wird aber sicherlich
nicht unter 10 %, eher bei 15 - 20 % liegen müssen. Gehen wir bei dieser Beispielrechnung
einmal von 15 % aus, dann liegt der Tagessatz nun bei 636,07 Euro und
der Stundensatz bei 79,51 Euro. So pauschal sollte man allerdings nur zu Beginn
einer freiberuflichen Tätigkeit kalkulieren. Besser ist es, die Kosten detailliert zu
erfassen und entsprechend umzurechnen.
Als Angestellter hatte Martin Mühlheim eine gewisse Garantie auf seinen Arbeitsplatz
und die Auszahlung seines Gehaltes. Die Kündigungsfrist betrug 3 Monate
und danach standen ihm noch für längere Zeit (wenn auch verringerte) Einkommen
als Arbeitslosengeld zur Verfügung. Diese Sicherheit hat er als Freiberufler
nicht. Deshalb müssen Rücklagen kalkuliert werden für den Fall, dass Einnahmen
ausfallen oder sogar die Tätigkeit aufgegeben werden muss.
WISO Tipp
Seit dem 1.2.2006 gibt es auch eine Möglichkeit für Freiberufler, eine freiwillige
Arbeitslosenversicherung abzuschließen (§ 28a SGB III). Die Beiträge betragen
(Stand 2008) 20,50 Euro (West) und 17,33 Euro (Ost) und sind damit
erfreulich niedrig. Jeder sollte sich möglichst vor Beginn der Selbstständigkeit
bei der Agentur für Arbeit über die Details (die sich ja laufend ändern können)
informieren.
Wie das nun alles im Preis kalkuliert werden kann, das hängt nun tatsächlich vom
Markt ab. Wenn vergleichbare Berater bei der anvisierten Zielgruppe für 80 Euro
die Stunde arbeiten, dann hat Martin Mühlheim so gut wie keinen Spielraum, es
sei denn, er hat ein Alleinstellungsmerkmal, das ihn von der Konkurrenz abhebt.
Liegt die übliche Stundensatzforderung anderer Berater bei 100 Euro, so kann
Martin Mühlheim überlegen, wieweit er an diese Grenz herangeht. Empfehlenswert
ist es, sich nicht durch den Preis zu stark von der Konkurrenz abzusetzen.
Das kann unter Umständen bedeuten, dass man selbst dazu beiträgt, die Preisspirale
nach unten zu drehen. Besser ist es, nur geringfügig drunter zu bleiben,
besser sogar, gleichzuziehen und zu versuchen, sich über Qualität, Leistung oder
Nischenangebote zu platzieren.
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Kaufmännisches Wissen kompakt
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Es ist auch nicht verkehrt, unterschiedliche Preise für verschiedene Zielgruppen zu
machen. Martin Mühlheim könnte z. B. kleinen Handwerksbetrieben einen Stundensatz
von 85 Euro anbieten und für Betriebe ab 40 Mitarbeitern den Stundensatz
auf 100 Euro zu fixieren. Das muss nicht unbedingt an die große Glocke gehängt
werden, kann aber durchaus kommuniziert werden, wenn es zur Sprache kommt.
Soweit die Kalkulation der eigenen Arbeitszeit. Vergessen Sie nicht Fahrtkosten,
Reisekosten (Übernachtung etc.) evtl. Materialkosten (z. B. wenn Sie als EDV-
Dienstleister auch Reparaturen durchführen) und Rücklagen für künftige Investitionen
(der Computer ist irgendwann zu ersetzen, das Auto fährt nicht ewig und
muss bei überregionaler Tätigkeit schneller ersetzt werden, als bei Einsatz nur in
einer begrenzten Region).
Büroorganisation für Anfänger
Das wichtigste Teil in einem Büro ist der Papierkorb. Lachen Sie nicht! Das ist
ernst gemeint. Wir neigen dazu, viel zu viel, viel zu lange aufzuheben. Natürlich
gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die betreffen aber Dokumente wie
Rechnungen, Belege, Buchhaltungsauswertungen wie Kontenblätter usw. Untersuchen
Sie aber einmal, was an Papier so täglich über Ihren Schreibtisch flattert,
Sie werden erstaunt sein. Das Beste ist, jedes neu eintreffende Stück Papier sofort
und ohne Umwege zu überprüfen und an Hand der folgenden Fragen den weiteren
Lebensweg des Dokuments zu bestimmen:
� Handelt es sich um ein buchhaltungsrelevantes Dokument?
Ja: Sofort bearbeiten oder in die Buchhaltungsablage legen, die regelmäßig
abgearbeitet werden muss.
Nein: Weitere Fragen anwenden.
� Kann es weitergegeben werden?
Ja: Sofort dafür sorgen, dass es vom Schreibtisch verschwindet (In einen
Briefumschlag stecken, frankieren und in die Post; In eine Mappe, die bei
nächster Gelegenheit weitergegeben wird etc.)
Nein: Weitere Fragen anwenden.
� Kann es gleich bearbeitet werden?
Ja: Ohne Aufschub bearbeiten und in Post oder Ablage weiterleiten.
Nein: Weitere Fragen anwenden.

� Kann (und soll) es abgelegt werden?
Ja: In Ordner heften, einscannen oder sonst wie archivieren.:
Nein: Ab damit in den Papierkorb.
Kommunikation
Auf diese Weise halten Sie nicht nur Ihren Schreibtisch frei und übersichtlich
sondern dämmen auch die Papierflut in ihrem Büro ein. Wenn es einen Weg in
Richtung „papierloses Büro“ gibt, dann muss er auf jeden Fall von dieser Seite aus
angegangen werden.
Wie Sie sonst Ihr Büro organisieren, das wollen wir hier nicht vorwegnehmen. Es
gibt spezielle Bücher, die sich damit befassen. Es gibt Berater, die sich mit nichts
anderem beschäftigen, als der Einrichtung „fremder“ Büros. Das Beste, was Sie
tun können, ist zu überlegen, was Sie für ihre tägliche Arbeit im Büro benötigen.
Zweckmäßigkeit sollte oberste Leitlinie sein und nicht „Sparsamkeit“ oder „Design“,
auch wenn beides durchaus seine Berechtigung hat und hier nicht abgewertet
werden soll.
Datensicherung
Ein unterschätztes Thema ist die Datensicherung. Wenn Sie sich erst einmal auf
die elektronische Verarbeitung Ihrer Daten eingelassen haben, dann ist der Verlust
dieser Daten keine Kleinigkeit. Und die Problematik steigt von Tag zu Tag. Einmal
im Monat eine Datensicherung durchführen heißt: 29 Tage mit einem Risiko
leben, das sich ständig vergrößert.
Wiso Mein Büro bringt ein einfaches Datensicherungstool gleich mit.
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WISO Mein Büro 2009 bringt Ihnen über Extras – Daten sichern ... eine Option,
die Ihnen einiges abnimmt. Sie können alle im Programm erstellten und aktualisierten
Daten mit einem Befehl sichern – und bei Bedarf mit einem anderen Wiederherstellen.
Allerdings hat die Sache einen Haken. Wollen Sie z. B. als Datensicherungsmedium
eine wiederbeschreibbare CD benutzen (CD-RW), so streikt das
Programm. Brennen kann das Programm nicht. Sie müssen also an andere Stelle
sichern und dann davon mit einem Brennprogramm eine Kopie erstellen.
Dabei bietet sich folgendes Vorgehen an:
� Für jeden Wochentag von Montag bis Donnerstag gibt es eine eigene CD-RW.
In der folgenden Woche werden die Sicherungen einfach überschrieben. Damit
kann bei Datenverlust immer auf die Sicherung des vorherigen Tages zurückgegriffen
werden. Mehr als die Arbeit eines Tages geht so nicht verloren.
� Für jeden Freitag benutzen Sie eine eigene CD-RW. Die nimmt dann die
Wochensicherung auf. Zusätzlich zu jeder Tagessicherung haben Sie damit
auch immer eine Wochensicherung. Am Freitag wird nicht die CD-RW
der Vorwoche überschrieben, sondern eine neue CD-RW genommen. Fünf
brauchen Sie insgesamt, weil manche Monate fünf Freitage vorweisen können.
Im Folgemonat beginnen Sie wieder mit der ersten.
Wenn Sie wollen, können Sie auch noch eine Monatssicherung anlegen. Das
erscheint mir aber angesichts des bereits beschriebenen Sicherungskonzepts als
nicht wirklich nötig. Was wollen Sie mit der Januar-Sicherung machen, wenn
im August etwas kaputt geht? Nehmen wir an, es ist ein Mittwoch, an dem der
Schaden auftritt. Greifen Sie zur Dienstagssicherung. Ist die auch kaputt (etwa
durch Virenbefall), so können Sie auf den Montag zurückgreifen, auf den Freitag
zuvor, auf den vorhergehenden Donnerstag und wenn das alles nicht reicht, auf
den vorherigen Freitag. Der Januar ist dann völlig uninteressant. Interessanter ist
dann schon eher die Sicherung zum Jahresende.
Die Sicherung auf CD-RW ist die billigste Lösung. Zwar sind die CD-RWs nicht
beliebig lange nutzbar (wechseln Sie die CD-RWs jährlich), aber sie kosten auch
nicht viel. Immer preiswerter werden auch die wiederbeschreibbaren DVDs, die
eine größere Datenmenge fassen können (4 Gbyte anstatt 600 MByte). Auch andere
Medien sind denkbar. Bänder sind eigentlich veraltet und umständlich zu
bedienen. Wechselmedien wie ZIP, JAZ und Nachfolgetypen könnten in Frage
kommen, wenn entsprechende Laufwerke vorhanden sind. Empfehlenswert ist
eine externe Festplatte nur zur Datensicherung. Da die Preise für externe Speichermedien
ständig fallen, sollten Sie dieser Variante wenn möglich den Vorzug

Kommunikation
geben. Auch ein USB-Stick ist als Sicherungsmedium einsetzbar. Die Problematik
liegt dann aber darin, das Sie bei wirklich konsequenter Sicherung eine Reihe
USB-Sticks benötigen (s. o.) was sehr teuer werden kann. Egal, was Sie wählen,
richten Sie sich ein Backup-System ein, an dass Sie sich immer halten.
Wollen Sie nicht nur die Daten von WISO Mein Büro regelmäßig sichern, sondern
auch von anderen (für Sie wichtigen) Daten, dann benötigen Sie ein spezielles
Backup-Programm, mit dem Sie die Sicherungen möglichst automatisch durchführen
lassen. Solche Programme müssen Sie erwerben – oder aus dem Fundus
von Windows XP ziehen. In der Professional-Version wird das Backup-Programm
gleich mitinstalliert. In der Home-Version fehlt es aber zunächst. Suchen Sie jedoch
auf der Installations-CD, so finden Sie das Programm ntbackup, können es
installieren und nutzen.
Sie finden das Windows-Backup auf der Installations-CD von Windows XP Home
im Ordner VALUEADD/MSFT/NTBACKUP.
Sie starten die Installation von NTBackup über einen Doppelklick auf NTBACKUP.
MSI. Nach Abschluss der Installation finden Sie das Programm über Start – Programme
– Zubehör – Systemprogramme. Es heißt dort schlicht und einfach: Sicherung.
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Sie können festlegen, was Sie sichern wollen.
Einen Haken hat allerdings die Verwendung von NTBACKUP unter Windows-XP
Home. Das direkte Brennen einer Sicherung aus dem Programm ist auch hier nicht
möglich. Das muss dann in einem zweiten Schritt mit einem speziellen Brennprogramm
erfolgen.

Kommunikation
Individuelle Sicherungseinstellungen sind auch hier möglich – die automatische
Sicherung aller relevanten Daten – im Assistenten im Schritt zuvor angeboten –
sollte für die regelmäßigen Sicherungen aber vorgezogen werden.
Windows Vista bringt für alle Versionen bereits eine Datensicherungsoption mit
(Sichern und Wiederherstellen).
393

Kaufmännisches Wissen kompakt
394

Von Viren, Würmern
und Trojanern
Von Viren, Würmern und Trojanern
Sie haben sich für ein praktikables und zeitnahes Datensicherungssystem entschieden
und führen dies auch konsequent durch? Prima, dann sind Sie schon mal
ein gutes Stück auf der sicheren Seite. Aber eben noch nicht komplett. Datenverlust
kann Ihnen auch noch von anderer Seite drohen. Deshalb zunächst einmal ein
kleiner Rundblick über die Gefahren, die in einer medienorientierten, vernetzten
(Computer-)Welt heute drohen.
Was sind elektronische Viren und Würmer?
Computerviren sind die am weitesten verbreiteten und bekanntesten Schädlinge in
Computer- und Netzwerksystemen. Es handelt sich dabei um kleine Programme, die
meist in andere Programme und Dateien integriert werden. Sie werden erst aktiv,
wenn ihre „Wirte“ geöffnet werden. Manche dieser Viren sind einfach nur ärgerlich.
Viele aber richten Schaden an, der vom Verlust einzelner Dateien bis hin zur totalen
Zerstörung des vorhandenen Systems und der damit gespeicherten Daten reicht.
Viren sind sehr vielfältig. Einige haben sich auf den Bootsektor spezialisiert, der
beeinflusst und manipuliert wird, sodass bereits beim Start der Virus aktiv werden
und Schaden anrichten kann. Andere nutzen die Makrosprache moderner Betriebssysteme
(z. B. VBScript bei Windows) oder Internet-Browser (z. B. Javascript)
sowie Anwendungsprogramme (z. B. VBA bei Microsoft Office), um einen Virus
zu programmieren. So kann der Virus beim Start der häufig genutzten Anwendung
(Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder E-Mail-Programm) – meist unbemerkt
– gestartet werden. Die unterschiedlichen Virenarten aufzulisten ist an
dieser Stelle nicht nötig, da es für den praktischen Schutz nichts bringt.
Seit wann gibt es Computerviren
Computerviren gibt es seit mehr als fünfundzwanzig Jahren. Der erste Virus, der
eine gewisse Verbreitung fand, war Elk Cloner für den Apple II (ca. 1981/82). Den
Begriff selbst schuf Fred Cohen von Digital Equipment Corporation (DEC) im Jahre
1983. Der Brain-Virus, ein speicherresistenter Bootsektor-Virus verbreitete sich
auf PCs ab 1986. Er kam aus Pakistan von der Firma Brain Computer Services und
war eigentlich nicht als Virus vorgesehen, sondern als Schutz vor Raubkopien.
Deshalb war auch die vollständige Adresse des Herstellers im Virus enthalten –
mit Telefonnummer.
395

Kaufmännisches Wissen kompakt
396
Mit der Expansion des Internets seit Anfang der neunziger Jahre nahm auch die Verbreitung
der Viren zu. Und auch die kriminelle Ausrichtung vieler Virus-Entwickler
wurde immer deutlicher. Manche nutzten die Viren für Erpressungsversuche, das
Auslesen von Informationen nach Kennwörtern und Kreditkartennummer etc.
Manche Viren werden böswillig losgelassen, manche sind einfach nur ein Versehen.
So legte 1988 der damals 23-jährige Informatikstudent Robert Morris jr. mit
einem Virus, der einen Programmfehler enthielt, mehrere tausend Computer von
militärischen und wissenschaftlichen Einrichtungen lahm. Er wurde wegen Verletzung
des Datenschutzes zu drei Jahren auf Bewährung verurteilt. Er musste 400
Stunden Sozialarbeit ableisten und eine Geldstrafe in Höhe von 10.000 US$ zahlen,
sowie zusätzlich die Kosten seines Verfahrens tragen. Nicht nur in den USA
wird ziemlich rigoros mit absichtlichen und unabsichtlichen Virenproduzenten
verfahren. Der deutsche Schüler, der Anfang des Jahres 2004 den Wurm „Sasser“
losgelassen hatte, wurde recht bald ermittelt und festgenommen.
Damit wurde bereits eine weitere Variante der Computerschädlinge erwähnt: Würmer.
Diese benötigen keinen Wirt und reproduzieren sich über Netzwerkfunktionen.
Was kann man tun?
Viren sind leicht herzustellen. Im Internet kursieren Virengeneratoren, mit denen
auch Laien Virenprogramme erzeugen können. Entsprechend sprunghaft steigt
die Zahl der verbreiteten Viren und Virenvarianten. Auch der Privatanwender
muss sich inzwischen gründlich und regelmäßig vor dieser Plage schützen.
Die sicherste Methode ist, keinen anderen an den PC zu lassen, nur offiziell erworbene
Originalsoftware zu verwenden und keinen Internetzugang – auch nicht
für E-Mail – zuzulassen. Auf diese Weise einen Virus zu bekommen ist fast ausgeschlossen.
Allerdings sind auch schon Viren über seriöse Datenträger verbreitet
worden, weil es beim Hersteller irgendeine undichte Stelle gegeben hat. Dieses
Abschotten ist deshalb wenig sinnvoll, da man ja auch auf die neuen Kommunikationsformen
(E-Mail, Internet) kaum noch verzichten will und soll. Deshalb muss
auf andere Weise Vorsorge getroffen werden. Der Einsatz eines Antivirenprogramms,
das regelmäßig aktualisiert wird, ist dabei die wichtigste Voraussetzung.
Antivirenprogramme versuchen an zwei Stellen anzusetzen: Einmal wird versucht,
den Befall eines Systems (Computer und/oder Netzwerk) durch vorzeitiges
Erkennen zu verhindern, z. B. durch eine laufende Überwachung.

Von Viren, Würmern und Trojanern
Außerdem kann mit diesen speziellen Anwendungen ein System (Hauptspeicher,
Datenträger) nach Viren durchsucht werden. Viele erkannte Viren lassen sich so
nachträglich noch entfernen.
Hier eine kleine Checkliste, die Ihnen einige Sicherheitsvorkehrung aufzeigt:
� Besorgen Sie sich ein Antivirenprogramm. Welches ist fast egal, aber aktualisieren
Sie es regelmäßig (wenigstens alle zwei bis vier Wochen, wenn Sie
eine DSL-Anschluss haben: laufend!).
� Verwenden Sie keinen Datenträger ungeprüft, dessen Herkunft Sie nicht
kennen. Disketten und andere Datenträger (auch CD-ROM) sollten vor der
erstmaligen Benutzung von einem Antivirenprogramm gescannt werden.
� Arbeiten Sie grundsätzlich nicht mit Raubkopien. Sie sind nicht selten Ausgangspunkt
für einen Virenbefall.
� Schränken Sie den Nutzerkreis an Ihrem PC auf wenige möglichst bekannte
Personen (Familie, Mitarbeiter etc.) ein.
� Wenn Sie regelmäßig im Internet surfen, lassen Sie auch ohne auffälliges
Verhalten Ihres Computers regelmäßig das Antivirenprogramm Ihr System
prüfen (wenn es nicht sowieso ständig aktiv ist).
� Führen Sie nur Skriptprogramme aus, von denen Sie wissen, welche Aufgaben
diese haben. Im Zweifel unterbinden Sie die Ausführung – notfalls
durch totales Abschalten des Computers.
� Schützen Sie Ihr System durch eine Firewall (aktivieren Sie mindestens die
Windows XP interne Firewall).
Was es sonst noch gibt
Computer-Würmer haben wir ja bereits angesprochen. Aber damit ist das Ende der
Bedrohungen über den Computer noch nicht erreicht.
Hacker
Hacker sind Computeranwender, die in fremde Netzwerke und Computer eindringen
und Informationen oder Rechenzeit stehlen oder Schaden im System anrichten.
Dabei reicht die Motivation vom Aufzeigen von Sicherheitsproblemen (z.B.
durch Hacker des Hamburger Chaos Computer Clubs) bis zur politischen und/oder
wirtschaftlichen Spionage.
397

Kaufmännisches Wissen kompakt
398
Berühmt (oder besser berüchtigt) geworden ist der Hacker Kevin Mitnick, dem es gelang,
zur VAX-Entwicklungsgruppe von Digital Equipment (DEC) vorzudringen und
die Systemsoftware VMS im Quellcode zu stehlen. Ende 1988 wurde er erstmals verhaftet,
im Januar 1999 stand er erneut vor Gericht und wurde verurteilt. Inzwischen
ist er entlassen und macht als Sicherheitsberater und Buchautor von sich reden. (Hafner,
Markoff: Kevin Mitnick, der Hacker, Düsseldorf 1995, ISBN 3-612-26126-5).
Ein anderer, dokumentierter Fall ist der deutsche Hacker Karl Koch, der (zusammen
mit anderen) in amerikanische Systeme eingedrungen ist und wirtschaftliche,
wissenschaftliche und militärische Geheimnisse an den KGB verkauft hat. Er
wurde von einem amerikanischen Astronomen enttarnt und beging mit 23 Jahren
Selbstmord. Über sein Leben ist sogar ein Film gedreht worden. (Stoll, Clifford:
Das Kuckucksei, Frankfurt 1989, ISBN 3-596-13984-8).
Privatanwender sind selten einem direkten Hackerangriff ausgesetzt. Gleichwohl
darf diese Gefahr aber nicht bagatellisiert werden. Gerade durch die Zunahme von
kleinen, privaten Wireless LAN Netzwerken (Funknetzwerken) ist das Aufspüren
dieser, meist ungesicherten Netzwerke zum Sport geworden. Manch einer steht
dann vor der fremden Haustür mit seinem PKW und einem Notebook und surft
auf Kosten der privaten Netzwerkbetreiber im Internet. Kleinbetriebe – insbesondere
der Technologiebranchen – sollten sich auf jeden Fall vor unberechtigtem
Eindringen in ihr System von außen schützen – durch eine gute Firewall, durch
Verschlüsselung Ihres Funknetzwerkes (mindestens WEP, besser WAP) und durch
Begrenzung der zugelassenen Computer (z. B. über MAC-Adresse oder direkte Zuweisung
von TCP/IP-Adressen).
Hoaxe
Computerviren sind so populär, dass das Auftauchen eines neuen Virentyps von
der Presse aufmerksam verfolgt und kommentiert wird. Die Folge sind auch diverse
Warnungen über E-Mails. Dabei hat sich eine Unsitte verbreitet, die selbst
kein Virus ist, trotzdem aber zu Störungen in Netzwerken führen kann, die so
genannten Hoaxe.
Unbekannte warnen vor bestimmten (manchmal aktuellen) Viren und der totalen
Zerstörung des Rechners. Im Betreff der E-Mail findet sich oft ein „Achtung Virus“
oder „Virenwarnung“ oder ähnliche Bemerkungen. Es ist außerdem die Aufforderung
im E-Mail-Text enthalten, diese Mail an möglichst viele andere Empfänger
zu versenden. Für den einzelnen Rechner besteht keine Gefahr. Aber Netzwerke
können ausgebremst werden, manchmal sogar zusammenbrechen, wenn durch
den E-Mail-Verkehr die Netzlast für kurze Zeit extrem zunimmt.

Von Viren, Würmern und Trojanern
Ärgerlich sind solche E-Mails auf jeden Fall, da sie nicht die Warnung von Anwendern
bezwecken, sondern pure Panik schüren. Am besten werden diese Mails
gelöscht. Da vor Viren sowieso in der Öffentlichkeit gewarnt wird und ständig
aktualisierte Antivirenprogramme einen recht guten Schutz darstellen, sind solche
Mitteilungen eigentlich nicht nötig. Meistens warnen sie noch nicht einmal vor
sehr aktuellen Viren.
Wenn Sie regelmäßige Informationen über aktuelle Viren erhalten wollen, dann
schauen Sie auf der Homepage des Herstellers Ihres Virenscanners nach. Manche
bieten ein E-Mail-Abo zu diesem Thema an, dass Sie aber aktiv abonnieren müssen.
Von allein verschickt das keiner.
Woran erkennt man ein Hoax? Grundsätzlich kann man sagen, dass eine Warnung
vor Viren im Stil eines Ketten-E-Mails eigentlich schon fragwürdig ist. Untersuchen
Sie außerdem folgende Merkmale:
� Steht im Betreff „Virus-Warnung“ oder etwas Ähnliches?
� Ist die Aufforderung enthalten, die E-Mail an möglichst viele weiteren Empfänger
zu senden?
� Wird die Wirkung des Virus übertrieben dargestellt, manchmal sogar vor
Hardwareschäden gewarnt, etwas, was ein Virus gar nicht kann?
� Wird als Quelle eine bekannte Firma oder Organisation angegeben? Dies
dient dazu, die Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Die Firmen wissen in der Regel
nichts davon und haben auch keine derartige Warnung herausgegeben
(zumindest nicht als Ketten-E-Mail).
� Sind die Aktualitätsangaben ungenau? Etwa „gestern“ oder „Samstag“!
Auf gar keinen Fall sollten Sie irgendetwas tun, was in solch einer Mitteilung
steht, etwa eine bestimmte Datei löschen oder an eine E-Mail-Adresse weitersenden
(angeblich zu Dokumentationszwecken).
Spyware
Spyware ist eine Spionagesoftware, ähnlich wie Adware- oder Bannerware. Sie
wird aber meist durch Personen, die Zugang zum System haben, installiert. Diese
Programmspione suchen Versionsnummern, Rechner- und Benutzerdaten, komprimieren
diese und senden sie bei einer bestehenden Internetverbindung an den
jeweiligen Hersteller dieser Spyware.
399

Kaufmännisches Wissen kompakt
400
Da diese Programme oft als .DLL-Dateien im System versteckt sind, ist es nicht
leicht, sie zu orten. Allerdings gibt es inzwischen spezielle Anwendungen, die
diese Spionage-Software auffinden und auf Wunsch beseitigen.
Eine Anwendung für die Suche nach Spyware und Adware ist Ad-aware, die in
einer Freeware-Variante kostenlos zu beziehen ist und für die es inzwischen auch
deutsche Sprachdateien gibt.
Trojaner
Computerviren, die als Trojaner bezeichnet werden, sollen oft unbemerkt Daten
über den infizierten Benutzer sammeln und weitergeben. Über das Internet ist das
gar nicht so schwierig. Trojaner werden nicht so schnell bemerkt, da sie keinen
offensichtlichen Schaden anrichten, sondern im Geheimen arbeiten.
Beliebte Informationen, die Trojaner ausspähen sollen, sind Kreditkartennummern,
Passwörter aber auch das Benutzerverhalten, das sich unseriöse Firmen
gern zunutze machen.
Durch Antivirenprogramme können manche Trojaner aufgespürt werden. Besser
ist es aber, Vorsorge zu treffen und keine sensiblen Daten zu speichern. Außerdem
sind so genannte Antispionageprogramme hilfreich, die alles überwachen, was
unbemerkt etwas heraus senden will und dieses dann anzeigt.
Trojanervarianten sind u. a.:
� FTP-Trojaner: Diese installieren unbemerkt einen FTP-Server auf dem Computer
des Anwenders. Über diesen kann sich der Hacker einwählen und sowohl
Dateien herunter- als auch heraufladen. Bei einer Flatrate fällt das kaum auf.
� Mail-Trojaner: Diese Art von Trojaner protokolliert alle Eingaben auf dem
Computer (online und offline) und versendet sie schließlich als E-Mail.
� Remote-Access-Trojaner: Dies sind die gefährlichsten Trojaner. Sie ermöglichen
dem Hacker die vollständige Kontrolle über den Computer, sodass er
aus der Ferne gesteuert werden kann.
Der sicherste Schutz vor Trojanern ist eine Firewall. Zusätzlich kann spezielle Software
eingesetzt werden, die regelmäßig ein System auf bekannte Trojaner scannt.
Würmer
Als Würmer bezeichnet man Programme, die sich selbst reproduzieren können
und Computer-Systeme gezielt manipulieren. Sie werden bevorzugt als E-Mail-
Anhang verschickt und aktivieren sich nach dem Öffnen. Sie lesen dann z. B.

Von Viren, Würmern und Trojanern
das Adressbuch von Outlook/Outlook Express aus und verschicken sich an alle
dort gespeicherten Adressen wieder selbst. Manche Würmer haben darüber hinaus
noch eine zweite Funktion, nämlich innerhalb des befallenen Systems irgendetwas
zu zerstören.
Folgen von Wurmbefall sind (u. a.):
� überlastete Mailserver (nicht selten auch der kurzzeitige Zusammenbruch
derselben)
� Datenverlust beim Empfänger
� Ausfall von Arbeitszeit durch Ausfall vom Server, langsamere Systeme, Datenwiederherstellung
etc. und ...
� ... damit verbunden auch finanzielle Ausfälle.
Zwei bekannt gewordene Würmer sind der „I love you“ und der „Anna-
Kournikowa“-Wurm, beide in der Skriptsprache VBScript geschrieben. Der Erste
der beiden verbreitete sich nicht nur, sondern löschte auch MP3-Dateien auf dem
Computer des Empfängers.
Eine neuere Variante sind getarnte Würmer. So ist ein Wurm bekannt geworden,
der sich als ZIP-Datei tarnt. Versucht der Anwender diese Datei „auszupacken“,
bekommt er eine Fehlermeldung mit Hinweis auf ein gestörtes Archiv. Im Hintergrund
wurde aber der Wurm gestartet und ist aktiv.
Phishing
Eine gefährliche Sache ist das so genannte Phishing. Dabei wird dem Anwender im
Internet vorgegaukelt, eine bestimmte Webseite aufgerufen zu haben – z. B. die der
eigenen Bank. Dabei sieht das nur so aus. Tatsächlich wurde umgeleitet auf eine
fremde Homepage. Werden nun PIN und TAN-Nummern (oder anderweitige Passwörter)
eingegeben, so gelangen diese in die Hände fremder Personen, die versuchen,
diese Informationen zu Ihren Zwecken zu nutzen – natürlich zu Ihrem Schaden.
Diese Gefahr ist inzwischen so verbreitet, dass Microsoft für das neue Windows
Vista eine Phishing Schutz vorgesehen hat. Besser verlassen Sie sich aber nicht
darauf, sondern beugen selbst vor:
� Rufen Sie wichtige Seiten (z. B. die Ihrer Bank) immer selber und direkt auf
und klicken Sie auf keinen Link, der Ihnen per Mail mitgeteilt wurde (Banken
machen das z. B. nicht).
401

Kaufmännisches Wissen kompakt
402
� Benutzen Sie das iTAN-Verfahren, bei dem jeweils eine bestimmte TAN-
Nummer bei jeder Transaktion angefordert wird.
� Speichern Sie niemals die TAN-Nummern in Ihrem Computer ab, auch wenn
dass Ihre Banking-Software ermöglicht.
Was tun?
Investieren Sie auf jeden Fall in ein Antivirenprogramm und sorgen Sie für regelmäßige
Aktualisierungen (online). Aktivieren Sie die Windows-Firewall (oder eine
andere) auch dann, wenn Sie eine Hardwarefirewall (z. B. in einem Router) haben.
Seien Sie kritisch bei Aufforderungen in E-Mails, irgendetwas zu unternehmen
(auf einen Link klicken oder eine anhängende Datei zu öffnen). Machen Sie das
nur, wenn Sie den Absender gut kennen und sicher sind, das alles seine Ordnung
hat. Schützen Sie Ihr Funknetzwerk durch Verschlüsselung und richten Sie
am besten einen wirksamen Spam-Filter ein um möglichst wenig unangeforderte
Mails zu erhalten. Meistens bietet Ihr Internetprovider schon einen entsprechenden
Schutz an, der so manches auf seinem Server abfängt und gar nicht erst auf
Ihren Computer lässt.

Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis
Symbole
1:1-Verarbeitung .................................................................................................................210
A
Abbuchungsauftrag ...........................................................................................................217
A-B-C-Analyse ....................................................................................................................286
Abgabenordnung .......................................................................................................310, 360
Abgrenzungen ...................................................................................................................371
Ablauforganisation .............................................................................................................291
Abo-Rechnung ...................................................................................................................244
Abschluss ...........................................................................................................................377
Abschreibung .........................................................................................................97, 98, 200
degressive ...............................................................................................................97, 100
Abschreibungsdetails ........................................................................................................100
Abschreibungstabelle ........................................................................................................100
Absenderzeile ................................................................................................................67, 68
Absetzung für Abnutzung ............................................................................................97, 101
Adhoc-Reports ...................................................................................................................106
Administrator ..........................................................................................................64, 66, 155
Administratorenrechte..........................................................................................................64
Adressdialog ........................................................................................................................73
Adresse in ... Landkarte anzeigen .............................................................................159, 182
AfA-Tabelle .....................................................................................................................97, 99
Aktiva ..................................................................................................................................316
Aktive und archivierte Daten zeigen ..................................................................................105
Aktivierung ...........................................................................................................................15
Aktivkapital .........................................................................................................................316
Aktivkonten .........................................................................................................................329
Aktivseite ............................................................................................................................320
Aktualisierung ......................................................................................................................16
Aktualitäts-Garantie ........................................................................................16, 17, 101, 144
Aktuelle Tabellenansicht ....................................................................................................106
Alle fälligen Rechnungen erzeugen ...................................................................................244
Allgemeine Geschäftsbedingungen ..................................................................................277
Allgemeine Geschäftsentwicklung ....................................................................................101
Ampelschema ......................................................................................................................45
amtlichen Formulare ..........................................................................................................188
Anfangsbestand .................................................................................................................168
Angebot ..........................................................................................37, 80, 102, 103, 134, 208
Angebotsliste .......................................................................................................................81
Angebotsnummer ................................................................................................................41
Anlagenbuchführung .........................................................................................................358
Anlagengut zuordnen ..........................................................................................................98
Anlagenverzeichnis ..............................................................................98, 100, 102, 103, 137
Anlagevermögen ................................................................................................................356
Anlage zuordnen ................................................................................................................200
Anmerkungen.......................................................................................................78, 103, 158
403

Kaufmännisches Wissen kompakt
404
Anpassung ...................................................................................................................43, 185
Anschaffungsbetrag ...........................................................................................................369
Anschaffungsdatum .............................................................................................................99
Anschaffungskosten ............................................................................................................97
Anschrift ...............................................................................................................................68
Ansicht........................................................................................................104, 106, 145, 185
Ansicht drucken .................................................................................................................105
Ansparabschreibung .........................................................................................................365
Antivirenprogramm ............................................................................................................402
Antivirenprogramme ..........................................................................................................396
AO ......................................................................................................................................310
Äquivalenzziffernkalkulation ..............................................................................................282
Arbeitsbereiche ..................................................................................................................205
Arbeitsteilung .....................................................................................................................291
Arbeitsumgebung ................................................................................................................57
Archiv ...........................................................................................................................28, 179
Archivstatus ........................................................................................................................105
Art der steuerlichen Verbuchung .................................................................................61, 121
Artikel ...........................................................................................................41, 107, 136, 224
Artikelauswahl ......................................................................................................................41
Artikelbeschreibung ...................................................................................................108, 250
Artikelbeschreibungen .......................................................................................................178
Artikelbezeichnung ............................................................................................................255
Artikel-Datenbank...............................................................................................................107
Artikel ist nicht rabattfähig..................................................................................................224
Artikelkategorien ..................................................................................................42, 101, 109
Artikel kopieren u. bearbeiten ............................................................................................107
Artikelnummer ............................................................................................................108, 255
Artikelstamm ..........................................................................................41, 81, 108, 136, 260
Artikelstammblatt ...............................................................................................................110
Artikel-Stammdaten .....................................................................................................81, 111
Artikelverwaltung ................................................................................................................134
Aufbauorganisation ............................................................................................................291
Aufbewahrungsfrist ....................................................................................................321, 388
Auflösung ...........................................................................................................................140
Aufträge ......................................................................................................................208, 226
erfassen/bearbeiten ......................................................................................................208
Auftraggeber-Konto ............................................................................................................220
Auftrag generiert ..................................................................................................................85
Auftragsart ..........................................................................................................................101
Auftragsarten ......................................................................................................................110
Auftragsbestätigung .................................................................................................46, 82, 83
Auftragsnummer ................................................................................................................227
Auftragsverwaltung ......................................................................................................83, 177
Aufwandsteuern .................................................................................................................354
Aufzählungen .......................................................................................................................76
aus Buchungen ermitteln .....................................................................................92, 137, 193
Ausführen ...........................................................................................................................220
Ausgabe auf Drucker .........................................................................................................220
Ausgaben ...........................................................................................................................111
Ausgaben-Hitliste ...............................................................................................................111
Ausgabeoptionen .........................................................................................................63, 110

Stichwortverzeichnis
Ausgangsrechnungen ...............................................................................................174, 179
Ausgewählte Vorlage wiederherstellen..............................................................................233
Auslandskunden ..........................................................................................................61, 210
Auswertungen ............................................32, 52, 53, 56, 101, 106, 110, 112, 156, 181, 197
Auto-Datenfilter ....................................................................................................................52
automatisch erfasst ..............................................................................................................90
automatische Verarbeitung ................................................................................................219
automatische Verarbeitung (Online) ..................................................................................220
B
Backup-Programm .............................................................................................................391
Balkengrafik .......................................................................................................................110
Bankdaten ............................................................................................................................59
Bankkonto ............................................................................................58, 112, 123, 168, 169
Bankleitzahl ........................................................................................................................114
Bankname ..........................................................................................................................114
Bankserver .........................................................................................................................169
Bankverbindung ...........................................................................................................17, 114
Bankverbindungen .....................................................................................................113, 169
Bargeld ...............................................................................................................................153
Bedingungen..................................................................................................................50, 53
Beispiel-Einstellungen .......................................................................................................181
Beispiel übernehmen .................................................................................................158, 181
Beleg ..................................................................................................................................324
Belegablage ...............................................................................................................114, 324
Belege ................................................................................................................................323
Belegnummer.............................................................................................................114, 154
Benutzer ...............................................................................................................15, 114, 183
benutzerdefinierte Abfrage ................................................................................................127
Benutzerverwaltung .....................................................................................................64, 114
Benutzer wechseln ...............................................................................................................66
Berichte ..........................................................................................................................53, 55
Berichtsansicht .....................................................................................................................56
Beschaffungspreise ...........................................................................................................255
Bestand aktualisieren .........................................................................................................255
Bestände aktualisieren .......................................................................................245, 250, 254
Bestände erfassen .............................................................................................................245
Bestandsauswertung .........................................................................................................248
Bestandskonten .................................................................................................................333
Bestandsveränderung........................................................................................................254
Bestätigungsschreiben ........................................................................................................83
Bestellautomatik .................................................................................................................255
Bestellmenge .....................................................................................................................108
Bestellung ..........................................................................................................114, 246, 249
Bestellungen ..............................................................................................................103, 135
Bestellvorgänge .................................................................................................................187
Bestellvorschlag .........................................................................116, 246, 249, 251, 252, 260
Bestellwert ..........................................................................................................................187
Betreffzeile ............................................................................................................................75
Betriebsabrechnungsbogen ..............................................................................................280
Betriebsbuchhaltung ..........................................................................................................305
405

Kaufmännisches Wissen kompakt
406
Betriebserfolg .....................................................................................................................306
betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ............................................................................97, 99
Betriebsorganisation ..........................................................................................................291
Betriebsstatistik ..................................................................................................................305
Betriebssystem ....................................................................................................................15
Betriebsvermögen ........................................................................................................61, 119
Betriebsvermögensvergleich .....................................................................................356, 357
Bewertung ..................................................................................................................247, 376
Bewertung anzeigen ..........................................................................................................248
Bewertungen ......................................................................................................................375
Bewertungsgrundsätze ......................................................................................................320
Bewertungsverfahren .........................................................................................................247
Bewirtschaftungsart ...........................................................................................246, 249, 252
Bezugskosten ....................................................................................................................279
Bezugsquellen ...................................................................................................................255
BGB ....................................................................................................................................276
Bilanz ..........................................................................................................316, 319, 329, 375
Grundsätze ....................................................................................................................320
Bilanzierungsgrundsätze ...................................................................................................361
Bilanzklarheit ......................................................................................................................320
Bilanzkontinuität .................................................................................................................320
Bilanzwahrheit ....................................................................................................................320
blaue Schrift .........................................................................................................................40
Brief ..................................................................................46, 73, 88, 103, 116, 170, 380, 382
Briefbögen ............................................................................................................................67
Briefpapier ..................................................................................................29, 40, 67, 70, 116
Briefpapier gestalten ............................................................................................67, 116, 185
Briefpapier-Gestalter ..........................................................................................................231
Briefvorlage ........................................................................................................................116
Buchen ...............................................................................................................................333
Buchführung ................................................................................................................62, 117
doppelte ................................................................................................298, 299, 304, 361
einfache .................................................................................................................304, 355
ordnungsmäßige ...........................................................................................................324
Buchführungskategorien .....................................................................................................91
Buchführungspflicht ...................................................................................................299, 301
Buchführungs-Varianten ......................................................................................................62
Buchhalter ..........................................................................................................................297
Buchhaltung .......................................................................................................297, 298, 324
Buchinventur ......................................................................................................................311
Buchung .....................................................................................................................117, 324
Buchungsautomatik ...........................................................................................................123
Buchungsjahr .....................................................................................................................193
Buchungsjournal ........................................................................................................118, 179
Buchungskategorien ..................................................................................................119, 123
Buchungskategorien bearbeiten ...............................................................................121, 123
Buchungssatz ............................................................................................324, 328, 329, 333
Buchungsvermerk ..............................................................................................................324
Bundeszentralamt für Steuern ...........................................................................................201

Stichwortverzeichnis
C
Chipkarte ......................................................................................................................58, 169
Computerviren ...................................................................................................................395
Corporate Identity ..............................................................................................................287
CSV-Datei ...........................................................................................................................123
D
Dateiimport-Assistent .................................................................................................123, 128
Dateisystem..........................................................................................................................79
Daten als Vorlage speichern ..............................................................................................191
Datenanalyse .................................................................................................................51, 52
Datenaustausch ...................................................................................................................51
Datenbankfelder ...........................................................................................................50, 234
Datenbank reorganisieren .................................................................................................126
Datenfilter ...................................................................................................................126, 188
Datenfilter anzeigen .............................................................................................49, 105, 126
Datenformat .........................................................................................................................54
Datenimport .......................................................................................................................128
Datenimport-Assistent ........................................................................................................128
Datenquelle ....................................................................................................................52, 53
Daten sichern .....................................................................................................................124
Datensicherung ..........................................................................................................124, 389
Daten-Teilmengen ................................................................................................................49
Datenübernahme ...............................................................................................................123
Datenverarbeitung .....................................................................................................292, 295
Daten wiederherstellen ......................................................................................................125
DATEV ..........................................................................................................62, 120, 211, 330
DATEV-Format ............................................................................................................211, 214
DATEV-Kontenrahmen .......................................................................................................377
Datev-Schnittstelle .............................................................................................................211
DATEV-Schnittstelle............................................................................................................214
Dauerfristverlängerung ......................................................................................130, 188, 342
Debitorenbuchhaltung .......................................................................................................308
Debitorenkonto ..................................................................................................................213
Debitorennummer ..............................................................................................................282
Demodaten ........................................................................................................130, 159, 183
Demo-Datenbank .................................................................................................................25
Design-Modul .............................................................................................29, 67, 70, 72, 116
Detailbereich ......................................................................................................................233
Details...................................................................46, 104, 131, 132, 150, 154, 157, 229, 231
Dialogbuchung ..................................................................................................................328
Diamant/2 Finanzbuchhaltung ...................................................................................211, 214
Dienstleistungen ................................................................................................................385
DIN .....................................................................................................................................381
Direktimport über MS Excel ...............................................................................................128
Diskette ..............................................................................................................................169
Disposition .........................................................................................................................249
Divisionskalkulation ...........................................................................................................280
Dokumente .....................................................................................79, 80, 104, 108, 132, 184
importieren ......................................................................................................................79
Dokumentenablage .............................................................................................................80
407

Kaufmännisches Wissen kompakt
408
Dokumentenarchiv ...............................................................................................................79
Dokumentenmappe .....................................................................................................78, 133
Dokumentvorlagen.....................................................................................................231, 232
Drop-down-Menü ...........................................................................................................49, 53
Druckansicht ......................................................................26, 27, 39, 67, 133, 140, 172, 177
Drucken ..............................................................................................................................133
Druckvorlagen ............................................................................................................110, 189
Druckvorschau .....................................................................................................41, 105, 110
E
EDV ....................................................................................................................................324
EDV-Buchführung ......................................................................................................324, 328
Eigenbeleg .........................................................................................................................323
Eigenkapital ...............................................................................................................314, 315
Eigentumsvorbehalt ...........................................................................................................277
Eingabemaske .........................................................................................................27, 44, 74
Einheiten ......................................................................................................................60, 134
Einheiten definieren ...........................................................................................................134
Einkauf .......................................................................................................................135, 249
Einkauf/Lager .....................................................................245, 246, 249, 252, 253, 255, 260
Einkaufs-Modul ..................................................................................................................116
Einkaufspreis ..............................................................................108, 111, 136, 181, 248, 255
Einkauf von Anlagenvermögen............................................................................98, 148, 200
Einkommensteuergesetz ...................................................................................................314
Einleitungs- oder Schlusstexte ............................................................................................41
Einleitungstext ......................................................................................................41, 178, 190
Einnahmenüberschussrechnung .................55, 56, 59, 92, 94, 95, 100, 103, 120, 136, 137,
139, 179, 188, 298, 355, 357, 359, 361
Einrichten Bankverbindung ...............................................................................................169
Einrichtungs-Assistent .........................................................................................................59
Einsatzmöglichkeiten ...........................................................................................................24
einscannen ...........................................................................................................................79
Einschreiben ......................................................................................................................170
Einstellungen .......................................................................................................60, 139, 179
Einzahlungen .......................................................................................................................50
Einzelbuchung .....................................................................................................................56
Einzugsermächtigung ........................................................................................................217
elektronische Ausgabe ......................................................................................................220
elektronischen Rechnungen ..............................................................................................171
elektronische Signatur ...............................................................................................171, 172
Elektronische Steuererklärung ..........................................................................................343
Elster ..........................................................................................................................140, 193
Elster-Modul .......................................................................................................................345
Elsterversand .....................................................................................................................141
E-Mail ...................................................................................28, 44, 46, 85, 88, 141, 163, 380
E-Mailanhang ...............................................................................................................44, 141
Empfänger............................................................................................................................49
Entwurf ...............................................................................................................................233
Entwurfsansicht ..................................................................................................................234
Erfolgskonten .....................................................................................................................330
Erinnerungen .....................................................................................................................140

Stichwortverzeichnis
Eröffnungsbilanz ........................................................................................................321, 361
Ersatzbeleg ........................................................................................................................323
Ersteinrichtungs-Assistent ...........................................................................................57, 142
EStG ...........................................................................................................................314, 355
EÜR ....................................................................................................................................136
EÜR-Formular ..............................................................................................................62, 138
Excel-Tabelle ......................................................................................................................174
Export .................................................................................................................................143
Extras .................................................................................114, 116, 125, 126, 139, 179, 231
F
Fahrzeuge ............................................................................................................................61
Falzmarken ...........................................................................................................................68
Farbmodus .........................................................................................................................140
Farbwerte .............................................................................................................................46
Fax ............................................................................................28, 44, 88, 144, 163, 171, 172
Fax-Druckertreiber .............................................................................................................144
Fax-Gateway ......................................................................................................................144
Faxmodem ...................................................................................................................44, 144
Fensterausschnitt .................................................................................................................47
Fernsteuerung ......................................................................................................................18
Fernwartung .................................................................................................................18, 144
Festplatte ..............................................................................................................................79
Festplattenspeicher ..............................................................................................................15
Fibu-Export .........................................................................................................205, 211, 213
Filter ................................................................................................................................47, 50
Filter anpassen .....................................................................................................................50
Filterassistent .......................................................................................................................50
Filtern ...................................................................................................................................49
Finanzamt ...............................................................................................57, 58, 138, 200, 226
Finanzbuchhaltung ....................................................................................................211, 305
Finanzen ................................................................32, 87, 91, 92, 94, 95, 104, 118, 130, 137,
145, 153, 155, 169, 174, 179, 188, 191, 195, 198
Firewall ...............................................................................................................................402
Firmendaten .........................................................................................................60, 113, 169
Firmenkultur .......................................................................................................................287
Firmenname und Slogan .....................................................................................................68
Forderungen ..............................................................................................................165, 167
Formatierung ........................................................................................................................76
Formen ...............................................................................................................................234
Formular ...............................................................................................................................55
Freiberufler .........................................................................................................................301
Freischalten ..........................................................................................................................17
Fremdbeleg ........................................................................................................................323
Funktionstasten ....................................................................................................................35
Funktionsumfang .........................................................................................................21, 204
Fußtexte ................................................................................................................................68
409

Kaufmännisches Wissen kompakt
410
G
gerichtliche Mahnverfahren ...............................................................................................162
Geringwertige Wirtschaftsgüter ...................................................................................98, 369
Geschäftsbrief ............................................................................................................116, 381
Geschäftsbuchhaltung .......................................................................................................306
Geschäftskorrespondenz .....................................................................................................37
Geschäftspapiere .................................................................................................................70
Geschäftsvorfälle ...............................................................................................................333
Gestalten ..............................................................................................................................53
Gewerbesteuer ...................................................................................................................354
Gewinn ...............................................................................................................119, 279, 355
Gewinnermittlung .........................................................................................................92, 136
vereinfachte ...................................................................................................................301
Gewinnkorrektur.................................................................................................................361
Girokonto .............................................................................................................58, 153, 169
GKR ....................................................................................................................................331
Gliederung ...............................................................................................................................
vereinfachte ...................................................................................................................319
Gliederungsbereich .............................................................................................................53
GoB ....................................................................................................................................326
GoogleMaps...............................................................................................................158, 181
GoS ....................................................................................................................325, 326, 328
Grafik ....................................................................................................................................68
Grafikkarte ............................................................................................................................15
Grundeinstellungen .....................................................................................................60, 139
Grunderwerbssteuer ..........................................................................................................354
Gruppenfuß ........................................................................................................................233
Gruppenkopf ......................................................................................................................233
Gruppieren .................................................................................................................145, 188
Gruppierungsbereich .....................................................................................48, 52, 105, 145
Gutschrift ....................................................................................................................146, 274
GuV-Rechnung ...................................................................................................................330
GWG .............................................................................................................................98, 369
GWG-Pool ..........................................................................................................................184
GWG-Sofortabschreibung .................................................................................................148
H
Haben .........................................................................................................................309, 329
Hacker ................................................................................................................................397
Hackerangriff ......................................................................................................................398
Handelsgesetzbuch ...................................................................................................319, 321
Handelskalkulation.............................................................................................................281
Handelsrecht ..............................................................................................................300, 310
Handelsregister ..................................................................................................................300
Händler ...............................................................................................................................111
Hard- und Software-Ausstattung .........................................................................................15
Hauptbuch .........................................................................................................................307
Hauptschriftart ......................................................................................................................69
Hauptspeicher ......................................................................................................................15
HBCI .....................................................................................................................................58
HelpdeskOnline .................................................................................................................170

Stichwortverzeichnis
Hervorhebung ......................................................................................................................76
HGB ....................................................................................................299, 301, 310, 321, 375
Hier klicken um Artikel einzugeben .....................................................................................80
Hilfe und Support .................................................................................................17, 148, 170
Historie ...............................................................................................................104, 132, 149
Hoaxe .................................................................................................................................398
Höchstwertprinzip ..............................................................................................................376
Hotline ..................................................................................................................17, 101, 144
Hyperlinks ............................................................................................................................33
I
Identifikationsnummer .......................................................................................................222
IKR ......................................................................................................................................331
Import/Export MS Outlook .................................................................................................129
inaktive Artikel archivieren .................................................................................................109
in Auftrag umwandeln ........................................................................................................208
Individuelle Felder ................................................................................................63, 150, 185
Inhalte ...................................................................................................................................69
Inkasso ...............................................................................................................................221
Installation ............................................................................................................................15
Installationsassistent ............................................................................................................15
Installieren ............................................................................................................................15
Intenet-Zugang .....................................................................................................................15
Interaktive Listen ..........................................................................................................94, 180
Interne Anmerkungen ........................................................................................................103
Internet .....................................................................................................................15, 16, 17
Inventar ..............................................................................................................310, 313, 316
Inventur ......................................................................................250, 254, 308, 310, 312, 375
permanente ...................................................................................................................312
Inventurliste ................................................................................................................250, 252
IO Factory ...................................................................................................................171, 172
Istkaufmann ........................................................................................................................300
Ist-Versteuerung .................................................................................224, 225, 283, 301, 371
J
Jahresabschluss ........................................................................................................297, 303
Journal ...............................................................................................................................307
Journal (Online-Poststelle) .................................................................................................172
K
Kalender .................................................................................................60, 77, 129, 140, 151
Kalender-Import .................................................................................................................129
Kalkulation ..........................................................................................................279, 305, 385
Kannkaufmann ...................................................................................................................300
Karteikarten ..................................................................................................................34, 153
Karten .................................................................................................................................158
Kasse ..................................................................................................................................153
Kassenbuch .........................................................................................48, 153, 168, 301, 358
Katalogberufe .....................................................................................................................301
411

Kaufmännisches Wissen kompakt
412
Kaufartikel ..........................................................................................................................154
kaufenden Kunden .............................................................................................................155
Kaufmann ...........................................................................................................299, 300, 301
Kaufmannseigenschaft ......................................................................................................300
Kennwort ............................................................................................................................155
Kennwort ändern ..........................................................................................................66, 114
Kleine Kapitalgesellschaften ..............................................................................................319
Kleinunternehmer .........................................................................................................61, 223
KlickTel .......................................................................................................................158, 181
Kommentare .......................................................................................................................103
Kommunikation ..........................................................................................................379, 383
Komplettlieferung ...............................................................................................................115
Komplettrechnung .....................................................................................215, 228, 229, 231
Kontaktverwaltung .............................................................................................................157
Konten ................................................................................................................308, 329, 330
Kontenklassen ....................................................................................................................330
Kontenliste..........................................................................................................................155
Kontenplan .........................................................................................................................155
Kontenrahmen........................................................................................61, 62, 123, 155, 330
Kontenübersicht .........................................................................................................155, 179
Kontextmenü ..........................................................................................33, 53, 106, 159, 182
Kontextmenü-Taste...............................................................................................................34
Kontierung ............................................................................................................................62
Konto ..................................................................................................................................309
Kontoauszug ....................................................................................................48, 58, 90, 117
Kontobewegung ...................................................................................................................47
Konto kopieren ...................................................................................................................122
Kontokorrent ......................................................................................................................309
Kopfbögen ...........................................................................................................................67
Kopf- und Fußbereich ........................................................................................................231
Kopien ................................................................................................................................140
Kopieren und Bearbeiten .............................................................................37, 155, 177, 244
Körperschaftssteuer ...........................................................................................................354
Kosten ........................................................................................................................119, 280
Kostenrechnung .................................................................................................................280
Kostenstellen ......................................................................................................................280
Kostenstellenrechnung ......................................................................................................305
Kostenträgerrechnung .......................................................................................................305
Kosten- und Erlösarten ......................................................................................112, 118, 156
Kosten- und Leistungsrechnung .......................................................................................305
Kosten/Verwendungen .......................................................................................112, 156, 197
Kreditorenbuchhaltung ......................................................................................................308
Krisen .................................................................................................................................384
Kunden ...............................................................................................................156, 229, 231
Kundenauftrags-Steuerung................................................................................246, 249, 250
Kunden aus Outlook-Kontakten .........................................................................................129
Kundendaten ..................................................................................................................17, 40
Kundendatenbank................................................................................................41, 129, 156
Kundendienst .......................................................................................................................17
Kunden in den Stammdaten speichern ...............................................................................74
Kundenkartei ........................................................................................................................74
Kundenkategorie ........................................................................................................101, 157

Stichwortverzeichnis
Kundenlimit ................................................................................................................215, 216
Kundennummer ...........................................................................................................17, 282
Kundenrabatt .............................................................................................................217, 224
Kundenstammblatt .............................................................................................................157
Kunden-Stammdaten ...........................................................................................................74
Kundenverwaltung ...............................................................................................................63
L
Lagerbestand .............................................................................116, 245, 249, 250, 251, 254
Lagerbestand bewerten .....................................................................................................247
Lagerbestandsführung.......................................................................246, 249, 250, 251, 252
Lagerbewegungen .............................................................................................245, 252, 253
Lagerbuchhaltung ..............................................................................................................308
Lagermodul ........................................................................................................................116
Lagerort ......................................................................................................................250, 254
Lagerübersicht ...................................................................................................................254
Lagerüberwachung ............................................................................................................252
Landkartenanzeige ............................................................................................................158
Lastschrift ...........................................................................................................................219
Lastschriftauftrag................................................................................................................219
Lastschriften ...............................................................................................................192, 217
Lastschriften und Überweisungen .....................................................................................219
Lastschriftverfahren ............................................................................................................218
Lastschrift-Zahlungskonditionen .......................................................................................220
Laufwerk ...............................................................................................................................15
Layout.............................................................................................................................68, 71
erweitertes .......................................................................................................................70
Layout-Auswahl ....................................................................................................................67
Layout für erweiterte Bearbeitung .................................................................................68, 70
Leistungsdatum .................................................................................................................178
letzte Mahnung ..................................................................................................................162
Lieferanten .................................................................................................................160, 249
Lieferanten für diesen Artikel .............................................................................................256
Lieferantenpreise ...............................................................................................249, 255, 260
Lieferantenstammblatt .......................................................................................................160
Lieferanten zuordnen .................................................................................................256, 260
Lieferant wählen .................................................................................................................249
Lieferbedingungen .......................................................................................................41, 160
Lieferdatum ........................................................................................................................275
Lieferschein ..........................................................................................85, 160, 209, 230, 276
Lieferschein drucken ............................................................................................................85
Lieferscheinerstellung ........................................................................................................230
Lieferschein/Rechnung erstellen ...............................................................................209, 226
Liefertermine ......................................................................................................................226
Limit für offene Rechnungsbeträge ...................................................................................215
Lineal ....................................................................................................................................71
Linien ..................................................................................................................................234
Listen ....................................................................................................................................55
Listenkorrektur ...........................................................................................................245, 255
Listenpreis ............................................................................................................................43
Live-Update ..........................................................................................................................16
413

Kaufmännisches Wissen kompakt
414
Lizenzvertrag ........................................................................................................................15
Logo .......................................................................................................................67, 68, 289
Lohnsteuerprüfung ............................................................................................................374
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung .........................................................................................309
M
Mahnfristen ..........................................................................................................................88
Mahngebühren ...................................................................................................................162
Mahnhistory .......................................................................................................................163
Mahnliste ..............................................................................................................................88
Mahnstatus .........................................................................................................................163
Mahnstufen ........................................................................................................................162
Mahnstufen anpassen........................................................................................................163
Mahnung ................................................................................................................87, 88, 162
fällig ...............................................................................................................................162
überfällig ........................................................................................................................162
Mahnungen ..................................................................................................................91, 199
Mahnverfahren ...................................................................................................................198
Mahnwesen deaktivieren .....................................................................................................89
Mandant .............................................................................................................................205
Mandanten .........................................................................................................................221
Mandantennummer............................................................................................................211
Mandantenverwaltung .......................................................................................................221
Manuelle Buchungen .........................................................................................................164
Marketing ...........................................................................................................................285
Marktforschung ..................................................................................................................285
Maschinenstundensatzrechnung ......................................................................................282
Massenänderung ...............................................................................................................256
Massenänderungen durchführen ..............................................................................259, 262
Maß- und Mengeneinheiten ...............................................................................................134
Mehrwertsteuer ..................................................................................................164, 192, 335
Mein Büro 2009 Mittelstand .................................................................................................23
Mein Büro 2009 Professional ...............................................................................................23
Meine Firma .............................................................................57, 60, 69, 142, 150, 164, 169
Mindestbestand .................................................................................................................247
Mindest-Lagerbestand .......................................................................................................252
Mitarbeiter ....................................................................................................64, 114, 155, 165
Mitarbeiterhandbuch ..........................................................................................................294
Mitarbeiterverwaltung ..........................................................................................................64
Mittelstands-Büro ...........................................................................................................72, 83
Mittelstands-Edition .......................................................................................23, 64, 116, 176
MS Excel ................................................................................................51, 54, 123, 143, 165
MS Outlook ........................................................................................128, 141, 143, 144, 165
MS Word ......................................................................................................................15, 172
Musterbriefe .......................................................................................................................380
N
Namenslisten .......................................................................................................................47
Navigationsbereich ..............................................................................................................31
Netiquette ...........................................................................................................................381

Stichwortverzeichnis
Netto-Rechnung .................................................................................................210, 221, 223
Nettoverfahren ...................................................................................................................352
Netviewer .............................................................................................................................18
Netzwerk ......................................................................................................................64, 296
Neuen Artikel anlegen ........................................................................................................109
Neuen Vorlage ...................................................................................................................232
Neue Preislisten .................................................................................................................258
Neues Anlagengut definieren ......................................................................................98, 148
Neukunden ...........................................................................................................................41
Neukundenrabatt .................................................................................................................81
Nicht aus Buchungen ermitteln .................................................................................138, 193
Nichtkaufmann ...................................................................................................................301
Niederstwertprinzip ............................................................................................................376
Notizen ...............................................................................................................................103
Nummerierung .....................................................................................................................76
Nummernkreise ............................................................................................................63, 165
Nur aktive Daten.................................................................................................................105
Nutzungsanteil .........................................................................................................................
privater...........................................................................................................................137
Nutzungsdauer ....................................................................................................................97
O
offene Lastschriften ............................................................................................................219
Offenen Posten ....................................................................................................................91
Offene Posten ....................................................................................................................165
Offene-Posten-Liste ......................................................................................................87, 166
Öffentlichkeitsarbeit ...........................................................................................................384
Office ........................................................................32, 73, 77, 104, 145, 151, 155, 167, 170
Office Heute .........................................................................................................32, 135, 167
Offline-Konto ................................................................................................58, 114, 168, 224
Onlinebanking ......................................................................................................................58
Online-Banking ..............................................................................................15, 90, 117, 169
Online-FAQ ...........................................................................................................................17
Online-Forum ...............................................................................................................17, 170
Online-Hilfe (FAQ) ..............................................................................................................170
Online-Konto ..............................................................................................................114, 223
Online-Poststelle ..................................................................................................44, 170, 172
Online-Status......................................................................................................................169
Online-Update ..............................................................................................................17, 173
Online-Verbindung ...............................................................................................................16
OpenOffice .........................................................................................................................172
Operator ...............................................................................................................................64
Ordner ..................................................................................................................................79
Organigramm .....................................................................................................................293
Organisation .......................................................................................................................291
Organisationseinheit ..........................................................................................................292
Organisationsphase ...........................................................................................................293
Outlook .................................................................................................................................44
Outlook Express ...........................................................................................................44, 141
Outlook-Import ...................................................................................................................129
415

Kaufmännisches Wissen kompakt
416
P
Pacioli, Luca .......................................................................................................................298
Passiva ...............................................................................................................................316
Passivierungspflicht ...........................................................................................................374
Passivkapital ......................................................................................................................316
Passivseite..........................................................................................................................320
Passwort ...............................................................................................66, 114, 139, 211, 214
PDF.........................................................................................................................28, 44, 173
PDF-Dokumente .........................................................................................................140, 172
Pendelordner .............................................................................................................144, 174
Personensteuern ................................................................................................................354
Phishing .............................................................................................................................401
PIN ......................................................................................................................................169
PIN-TAN ................................................................................................................................58
Pionierphase ......................................................................................................................293
Pool ..............................................................................................................................97, 184
Portokosten ........................................................................................................................171
Positionstabelle ....................................................................................................................80
Positionstexten ...................................................................................................................178
Postleitzahl .....................................................................................................................17, 74
Preisänderungs-Automatik ........................................................................................258, 262
Preisauszeichnung .............................................................................................................282
Preisauszeichnungsverordnung ........................................................................................282
Preise .........................................................................................................136, 181, 196, 261
Preise bearbeiten .......................................................................................................256, 259
Preise speichern ................................................................................................................262
Preislisten ...................................................................................................176, 256, 258, 261
Preisnachlass .....................................................................................................................175
privater Nutzungsanteil ........................................................................................................61
Privatsteuern ......................................................................................................................354
Profi-Büro ...............................................................................................................72, 83, 161
Programmaktualisierungen .................................................................................................17
Programmbereiche ..............................................................................................................31
Programmelemente .............................................................................................................31
Pro-Version .................................................................................................................192, 203
Prozessor .............................................................................................................................15
Public Relations .................................................................................................................384
Q
Quittung .............................................................................................................................274
R
Rabatt ...........................................................................................................................43, 175
Rabattsperre...............................................................................................................217, 224
Rabattsysteme ...................................................................................................................175
Raster ...................................................................................................................................71
Rechnung .........................................................26, 84, 85, 103, 134, 177, 209, 273, 274, 276
elektronische .................................................................................................................172
erfassen/bearbeiten ......................................................................................................177
erstellen ...........................................................................................................................84

Stichwortverzeichnis
Rechnungsabgrenzung ...........................................................................................................
aktiv ...............................................................................................................................372
passiv ............................................................................................................................372
Rechnungsarchiv .......................................................................................................139, 179
Rechnungsaussteller .........................................................................................................277
Rechnungsdatum...............................................................................................................178
Rechnungserstellung .........................................................................................................230
Rechnungsfuß ....................................................................................................................274
Rechnungskopf ..................................................................................................................273
Rechnungsliste ....................................................................................................................89
Rechnungsstellung ....................................................................................................111, 180
Rechnungs- und Buchhaltungslisten ............................................55, 94, 118, 139, 155, 179
Rechnungswesen ....................................................................................................................
betriebliches ..........................................................................................................299, 305
Rechteverwaltung ..............................................................................................................114
Rechtschreibprüfung .........................................................................................................381
Rechtsform ...................................................................................................................57, 136
Register ................................................................................................................................34
Registerkarten ....................................................................................................................153
Reiter ............................................................................................................................34, 153
Reportgenerator .............................................................................................................53, 54
Reports ...............................................................................................................................110
Rich-Text-Dokumente ...........................................................................................................71
Rohgewinn .........................................................................................................111, 136, 181
Routenplaner ......................................................................................................................181
RTF-Editor ............................................................................................................................76
Rücklastschrift ....................................................................................................................221
Rückstellung ......................................................................................................................373
S
Sachbearbeiter ...........................................................................................41, 64, 66, 69, 183
Sammel-Lieferschein .................................................................................................224, 227
Sammel-Lieferungen ..........................................................................................................226
Sammelposten .....................................................................................................97, 184, 370
Sammel-Rechnung ............................................................................................................224
Säumniszuschläge .............................................................................................................344
Scannen .....................................................................................................................132, 184
Scanner ..............................................................................................................................140
Schlussbilanz .............................................................................................................321, 376
Schlusstext .................................................................................................................178, 190
Schnellauswahl ....................................................................................................................53
Schnelleingabe ..................................................................................................................258
Schnellgruppieren ................................................................................................................53
Schnellstartleiste ..................................................................................................................15
Schriftverkehr .......................................................................................................................37
Schriftwechsel ....................................................................................................................380
Schulden ............................................................................................................................313
Schwund ............................................................................................................................245
Seitenaufteilungen ...............................................................................................................68
Seitenkopf ............................................................................................................................70
Seitennummerierung ...........................................................................................................53
417

Kaufmännisches Wissen kompakt
418
Seitenränder .........................................................................................................................53
Seitenvorschau ........................................................................................................53, 54, 87
Serienbrief ............................................................................................................................15
SKR ....................................................................................................................................331
SKR 01 ...............................................................................................................................330
SKR 02 ...............................................................................................................................330
SKR 03 .................................................................................................................62, 120, 330
SKR 04 ...............................................................................................................................330
SMS ............................................................................................................................171, 173
Soll .............................................................................................................................309, 329
Soll-Bestand .......................................................................................................................250
Soll-Versteuerung .................................................................................62, 224, 225, 283, 301
Sonderabschreibungen .....................................................................................................100
Sondertaste ..........................................................................................................................36
Sonstige Forderungen .......................................................................................................372
Sonstige Verbindlichkeiten ................................................................................................372
Sortieren .................................................................................................................47, 49, 185
Sortierreihenfolge ...........................................................................................................42, 47
Sortiment ............................................................................................................................261
Spalten aktivieren ...............................................................................................................105
Spalten anpassen ................................................................................................................50
Spaltenbeschriftung .............................................................................................................69
Spaltenbreite ......................................................................................................................185
Spalten definieren ........................................................................................................50, 185
Spalten einblenden ............................................................................................................185
Spaltenkopf ....................................................................................................................46, 50
Spaltenliste ...........................................................................................................................52
Spaltenreihenfolge ...............................................................................................................53
Spaltenüberschrift ....................................................................................................47, 49, 53
Spam-Filter .........................................................................................................................402
Speicherbuchführung ........................................................................................................325
Speicherpfad ......................................................................................................................125
Speicherplatz .......................................................................................................................15
Spezialfilter ...........................................................................................................................53
Spionagesoftware ..............................................................................................................399
Splittbuchung .....................................................................................................................186
Spyware .............................................................................................................................399
StADÜV ..............................................................................................................................345
Stammdaten .............. 32, 41, 60, 69, 100, 103, 104, 110, 114, 128, 134, 145, 155, 187, 198
Stammdaten-Erfassung .....................................................................................................164
Stammdaten – Kunden ........................................................................................................77
Stammdaten-Listen ....................................................................................................103, 187
Stammdaten-Tabellen ..........................................................................................................63
Stammdaten – Zahlungsbedingungen ................................................................................88
Standard-Bankverbindung .................................................................................................219
Standardkontenrahmen .......................................................................................................62
Standard-Lieferant .....................................................................................247, 249, 256, 260
Standort ..............................................................................................................................181
Stapel aus Artikelstamm holen ....................................................................................81, 109
Stapelbuchung ...................................................................................................................328
Stapelverarbeitung .............................................................................................................134
statischer Feld-Inhalt ..........................................................................................................234

Stichwortverzeichnis
Statistik .......................................................................................................................157, 187
Status ...........................................................................................................................45, 187
Statusanzeige ......................................................................................................45, 166, 187
Statuszeile ............................................................................................................................50
Stelle...................................................................................................................................292
Steuerauswertungen ............................................................................91, 130, 188, 192, 202
Steuerbefreiungen .............................................................................................................339
Steuerberater .......................................................................62, 122, 144, 174, 211, 214, 226
Steuer-Einstellungen ............................................................................................60, 121, 223
Steuererklärung .................................................................................................................360
Steuerformulare .............................................................................................................56, 91
Steuerkategorien ................................................................................................................111
Steuern ...............................................................................................................................334
Steuernummer .............................................................................................................57, 188
Steuerrecht .........................................................................................................................310
Steuersatz ....................................................................................61, 108, 187, 194, 334, 351
Steuerschlüssel ............................................................................................................99, 154
Steuervordrucke.............................................................................................92, 95, 137, 195
Stichprobeninventur ...........................................................................................................311
Stichtagsinventur ...............................................................................................................311
Stornobuchungen ..............................................................................................................200
Suchbegriff ...........................................................................................................................47
Suche ...........................................................................................................................47, 188
Summenbereich anzeigen .................................................................................................105
Support ..........................................................................................................................16, 17
Systemvariable ...................................................................................................................233
Systemvoraussetzungen .....................................................................................................15
T
Tabelle exportieren .......................................................................................................51, 106
Tabelle in Excel bearbeiten ................................................................................................106
Tabellen ..........................................................................................................................48, 49
Tabellenansicht ............................................................................47, 48, 50, 52, 53, 104, 188
Tabellen-Auswertungen ...................................................................................52, 54, 55, 188
Tabellenbearbeitung der Artikelpreise ...............................................................258, 259, 261
Tabelleneingabe ...................................................................................................................43
Tabellenkalkulation.............................................................................................................282
Tabellenspalte ......................................................................................................................53
Tagesumsatz ......................................................................................................................168
Tastatur .................................................................................................................................35
Tastenkombination ...............................................................................................................76
Tastenkürzel .........................................................................................................................37
Team .....................................................................................................................................64
Teil-Lieferschein .................................................................................................................226
Teillieferung ........................................................................................................................115
Teil-Rechnung ....................................................................................................................226
Teil-/Sammellieferschein ............................................................................................210, 226
Teil-/Sammellieferungen ....................................................................................................215
Teil-/Sammelrechnung .......................................................................................215, 229, 231
Telefonat .........................................................................................................................46, 78
Termin ...........................................................................................................................77, 189
419

Kaufmännisches Wissen kompakt
420
Terminerinnerungen .............................................................................................................91
Terminkalender.....................................................................................................................87
Terminserien .......................................................................................................................152
Terminverwaltung ...............................................................................................................151
Test-Datenbank ....................................................................................................................25
Testversand ........................................................................................................................141
Textbausteine ...........................................................................................63, 83, 88, 189, 380
Textbausteine u. Vorlagen ....................................................................................................83
Textgestaltung ......................................................................................................................76
Textprogramm ......................................................................................................................76
Tortengrafik ........................................................................................................................110
Transparenz-Modus .............................................................................................................72
Trojaner ..............................................................................................................................400
U
Überschreiten Kundenlimit ................................................................................................216
Überschussrechnung ..........................................................................................................92
Überweisung ................................................................................................................89, 191
Umlaufvermögen................................................................................................................370
Umsatz ...............................................................................................................119, 187, 192
Umsätze abrufen ........................................................................................................192, 201
Umsatzsteuer ...............................................61, 119, 192, 275, 301, 334, 335, 350, 351, 358
Umsatzsteuer befreit ..........................................................................................................223
Umsatzsteuerbuchungen ..................................................................................................352
Umsatzsteuererklärung ................................................................................56, 140, 188, 192
Umsatzsteuergesetz ..........................................................................................................337
Umsatzsteueridentifikationsnummer .........................................................188, 193, 202, 222
Umsatzsteuersatz .................................................................................................................60
Umsatzsteuer-Voranmeldung ................................................56, 91, 140, 192, 194, 343, 344
unsichtbare Kategorie ........................................................................................................121
Unternehmenssteuerreform ...............................................................................................369
Unternehmer-Wiki ..............................................................................................................195
Unterschrift ...........................................................................................................................65
elektronische ...................................................................................................................65
Updates ................................................................................................................................17
UStDV .........................................................................................................................276, 337
UStG ...........................................................................................................................274, 276
V
Variable ..................................................................................................41, 76, 190, 233, 234
Verarbeiten .........................................................................................................................220
Verarbeitung .......................................................................................................114, 169, 223
verbleibende Kundenlimit ..................................................................................................216
Vereinfachungsverfahren ...................................................................................................311
Verkauf .......................................................................................................................196, 262
Verkaufserlöse ....................................................................................................................111
Verkaufspreise....................................................................................................111, 175, 196
Verknüpfung .........................................................................................................................15
Verlust.................................................................................................................................119
Vermögen ...........................................................................................................................313

Stichwortverzeichnis
Vermögenssteuer ...............................................................................................................354
Verrechnungskonto ..............................................................................................59, 153, 197
Versand Online-Post ..........................................................................................................172
Vertragsverlängerung ..........................................................................................................16
Verwendung .......................................................................................................118, 156, 197
Verzug ................................................................................................................................162
ViaMichelin .........................................................................................................................181
Viren ...........................................................................................................................395, 396
virtuelle Poststelle ..............................................................................................................171
Vista ......................................................................................................................................15
voll bezahlt .........................................................................................................................168
vollständig bezahlt .........................................................................................89, 91, 117, 162
Voranmeldezeitraum ............................................................................................................91
Voreingestellter Rabatt .......................................................................................................217
Vorgänge ............................................................................................................................197
Vorlagen .............................................................................................................189, 197, 248
Vorlagen-Designer .......................................................................................72, 204, 231, 233
Vorschlag verwerfen ..........................................................................................................201
Vorsteuer ............................................................................................................192, 198, 344
Vorsteuerabzug ..................................................................................................................188
Vorzeichen .........................................................................................................................187
W
Warenbegleitschein ...........................................................................................................160
Warenbuchungen ..............................................................................................................353
Warenentnahme .................................................................................................................254
Webbrowser ...............................................................................................................159, 182
Wechselbuch .....................................................................................................................309
Wegbeschreibung ..............................................................................................................182
Werbebrief ............................................................................................................................73
Wiederbeschaffungsdauer .................................................................................................252
Windows ...............................................................................................................................15
Windows-Arbeitsplatz ..........................................................................................................79
Wireless LAN ......................................................................................................................296
WISO Mein Büro 2009 Mittelstand .....................................................................................239
WISO Mein Büro 2009 Professional ..................................................................................203
WLAN .................................................................................................................................296
Würmer ...............................................................................................................................400
X
Ximantix ..............................................................................................................................172
Z
Zahllast .......................................................................................................................194, 353
Zahlung ..............................................................................................................................200
Zahlung automatisch erfasst .............................................................................................168
Zahlungen ..................................................................................................................154, 186
Zahlungen Bank/Kasse ......................................................................................153, 169, 198
Zahlungsbedingungen.....................................................................................41, 60, 88, 198
421

Kaufmännisches Wissen kompakt
422
Zahlungserinnerung .............................................................................................87, 162, 199
Zahlungsvorgänge ...............................................................................................................49
Zahlung überfällig ................................................................................................................87
Zeichensatz ..........................................................................................................................76
Ziehen Sie eine Spalte hierher .............................................................................53, 105, 145
Ziehen und Ablegen.......................................................................................................53, 80
Zielordner .............................................................................................................................15
Zugangsdaten ............................................................................................................165, 169
Zuordnen ............................................................................................................................199
Zuordnung .................................................................................................................137, 145
Zuordnungen korrigieren ...................................................................................................200
Zuordnungs-Assistent ........................................................................................................201
Zusammenfassende Meldungen .......................................................................188, 201, 223
Zusatzfunktionen ................................................................................................................205
Zusatzoptionen ....................................................................................................................68
Zuschlagskalkulation .........................................................................................................280
Zuschlagssätze ..................................................................................................................280