Unehrliche Mitarbeiter – was tun? - Sabine Olschner

Wirtschaft und Politik Wirtschaftskriminalität
Unehrliche Mitarbeiter – was tun?
Das Verschwinden von Kugelschreibern aus dem Materialbestand mag ja noch
harmlos sein. Sobald es allerdings um Geldbeträge oder Waren in grösserem Umfang geht,
besteht dringend Handlungsbedarf.
Vor Wirtschaftskriminalität ist keiner
gefeit – kleine und mittelständische
Unternehmen ebenso wenig wie Grosskonzerne.
Der Schaden, welcher der Schweizer
Wirtschaft durch kriminelle Delikte entsteht,
wird nach dem «Bericht der inneren
Sicherheit der Schweiz» aus dem Jahre
2003 auf zwei bis vier Prozent des
Bruttoinlandsproduktes geschätzt. Dies
entspricht mehr als acht Milliarden
Schweizer Franken. Keine Peanuts also,
die den Unternehmern Jahr für Jahr verloren
gehen. Dabei trifft es bei weitem
nicht immer nur «die anderen», wie eine
Vielzahl von Firmeninhabern glaubt.
Wirtschaftskriminalität ist ein Risiko, das
viele unterschätzen – und oft sitzt der
Verursacher in den eigenen Reihen: In
84 Prozent aller Fälle sind laut einer Studie
der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
KPMG Schweiz die Täter in der Belegschaft
zu finden.
Bestechung und Korruption vor
Datendiebstahl
Schecks werden gefälscht, Forschungsergebnisse
an Wettbewerber verkauft, Kundendaten
bei Ausscheiden eines Mitarbeiters
entwendet ... Die Liste der
Straftaten, die von den eigenen Mitarbeitern
begangen werden und ein Unternehmen
schwer schädigen können, ist
lang. Am häufigsten kommt es laut
KPMG Forensic, die sich mit dem Thema
Wirtschaftskriminalität befassen, zu
Betrugsdelikten, wie der Veruntreuung
von Unternehmenswerten oder der Fälschung
von Unternehmensergebnissen.
An zweiter Stelle stehen Bestechung und
Korruption, gefolgt von Datendiebstahl
und der Verletzung von Urheberrechten.
«In kleineren Unternehmen geht es meist
um Unterschlagung von Geld», so die
Erfahrung von Anne van Heerden, Leiter
der KPMG-Abteilung Forensic Schweiz.
«Im Einkauf oder in der Buchhaltung ist
meist nur eine Person tätig, die nicht –
wie in grösseren Unternehmen via Funk-
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tionentrennung – von einem Kollegen
oder einem Team kontrolliert wird. Die
Möglichkeit zu betrügen, ist bei solchen
Strukturen grösser.»
Kontrollsysteme einführen
Vor allem für Inhaber kleiner und mittelständischer
Unternehmen ist es daher
besonders wichtig, Schwachstellenanalysen
für ihre Firma zu erstellen: Wo liegen
die grössten Risiken? Inwiefern beeinflussen
Unternehmenskultur und Organisationsstruktur
das Betrugsrisiko? Welche
Kontrollsysteme können eingeführt
werden, um Betrügereien zu minimieren?
Welche Kommunikationswege gibt
es für die Mitarbeiter, um einen Verdacht
zu äussern, und wie kann das Management
diesem Verdacht effektiv auf den
Grund gehen?
«Es ist Aufgabe der Unternehmensführung,
sich zu überlegen, welche Anreize
im Betriebsalltag gegeben sind,
sich falsch zu verhalten», so Professor Josef
Wieland, Leiter des Konstanz Instituts
für Wertemanagement, im Unternehmermagazin
ProFirma. «Das können
Abrechnungsprozesse sein, die nicht
kontrolliert werden, oder Provisionssysteme,
die falsches Verhalten der Mitarbeiter
belohnen.» Denn Gelegenheit
macht bekanntlich Diebe. «Die wenigsten
Täter handeln aus einer Notsituation
heraus», ist auch die Erfahrung von Anne
van Heerden. «Vielmehr sind es zum
grossen Teil Bereicherungstäter, die nach
Anerkennung streben oder ihre Frustration
– zum Beispiel weil sie bei einer
Beförderung übergangen worden sind –
an der Firma auslassen.» KPMG Forensic
empfiehlt in diesem Zusammenhang,
einen Notfallplan, den so genannten
Fraud Response Plan, und einen Verhaltenskodex
im Unternehmen einzuführen,
der sich mit unehrlichem und unredlichem
Verhalten auseinandersetzt
und allen Mitarbeitern kommuniziert
wird. Kriminalität darf nicht zum Tabuthema
gemacht werden.
Ehrlichkeit demonstrieren
Wichtig ist auch, dass der Firmeninhaber
seinen Mitarbeitern ein ehrliches Verhalten
vorlebt: «Wer als Chef ständig seine
Gattin auf Geschäftsreisen mitnimmt, regelmässig
seinen Garten von Mitarbeitern
bestellen lässt und nur in teuren Hotels
absteigt, darf sich nicht wundern, wenn
Mitarbeiter ebenfalls eine ,grosszügige‘
Haltung gegenüber dem Firmeneigentum
einnehmen», so Josef Wieland. Ein
nettes Betriebsklima, gute Kundenbeziehungen
und ein – vermeintlich – sicheres
EDV-System sind eben noch kein Garant
für die Ehrlichkeit der Mitarbeiter.
Prävention beginnt schon bei der
Auswahl der Mitarbeiter. Bevor ein neuer
Kollege eingestellt wird, sollte die Personalabteilung
seinen Hintergrund überprüfen:
Eine einfache Google-Recherche
im Internet bringt manchmal unerwartete
Informationen an den Tag. Referenzen,
die in der Bewerbung genannt sind, sollte
man auch nutzen – nämlich um weitere
Auskunftspersonen zu finden, die der
Kandidat nicht genannt hat. Erneut Mitarbeiter
zu rekrutieren, wenn sich herausstellt,
dass sich hinter dem neuen Kollegen
ein schwarzes Schaf verborgen hat, ist
teurer, als von vornherein bei der Personalauswahl
Vorsicht walten zu lassen.
Der vertrauliche Umgang mit Passwörtern
sollte ebenso zur Selbstverständlichkeit
werden wie die Wahrung von
Geschäftsgeheimnissen. Plaudern Mitarbeiter
auf dem Nachhauseweg in der
Bahn über Interna aus ihrem Unternehmen,
können Informationen schnell in
falsche Hände geraten. Spesenabrechnungen
enthalten gern auch mal private
Ausgaben – daher muss die Buchhaltung
ein gutes Auge haben und die Abrechnungen
streng kontrollieren. Auch bei
neuen Lieferanten sollte sichergestellt
sein, dass sie nicht über persönliche Beziehungen
ausgewählt wurden, sondern
über ein ordentliches Ausschreibungsverfahren.
Denn, wer garantiert dem Firmenchef,
dass der Lieferant und sein
Mitarbeiter und Firmeninhaber sollten aufmerksam werden, wenn sich ein Kollege auffällig verhält.
Wirtschaftskriminalität Wirtschaft und Politik
Freund im Unternehmen nichts Kriminelles
im Schilde führen – oder dass sich
hinter dem Lieferanten vielleicht sogar
eine Unterfirma des eigenen Mitarbeiters
verbirgt?
Aufschluss über Missverhältnisse im
Unternehmen können auch Gespräche
mit ausscheidenden Mitarbeitern geben.
Eventuell kommen dadurch wichtige Informationen
ans Licht, von dem der Unternehmer
bisher nichts geahnt hat: Fehlverhalten
von Kollegen, schlechtes
Arbeitsklima in einer Abteilung oder
Unregelmässigkeiten, die sich der Mitarbeiter
zuvor nicht zu melden getraut hat.
Alle Branchen betroffen
Dass Wirtschaftskriminalität ein Problem
über alle Branchen hinweg ist,
zeigt eine Umfrage der PricewaterhouseCoopers
Forensic Services. Demnach
ist der Gross- und Einzelhandel am
häufigsten betroffen, gefolgt von Unternehmen,
die in der Finanzdienstleistung
tätig sind. Wo Waren- und Geldtransaktionen
an der Tagesordnung sind, scheint
die Versuchung der Mitarbeiter, sich zu
bereichern, besonders gross. Auch Produktions-,
Technologie- und Dienstleistunternehmen
sind häufig Opfer von
Wirtschaftskriminalität – in der Schweiz
allerdings weniger als im weltweiten
Durchschnitt, wie die Pricewaterhouse-
Coopers-Studie herausfand.
Der finanzielle Verlust, den ein Unternehmen
durch kriminelle Delikte erleidet,
ist jedoch nur das eine. Das andere
ist der Imageschaden, der durch solche
Delikte entsteht und ein Unternehmen
unter Umständen in noch viel grösserem
Ausmass belasten kann. Wenn es
sich erst einmal unter den Kunden herumgesprochen
hat, dass in einer Firma
nicht alles mit rechten Dingen zugeht,
ist es unter Umständen bis zum Ende
des Geschäftsverhältnisses nicht mehr
weit. Der gute Ruf ist schnell dahin,
ebenso wie die Arbeitsmoral der Mitarbeiter,
die an ihrem Arbeitgeber und
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Wirtschaft und Politik Wirtschaftskriminalität
Die Liste der Straftaten, die von den eigenen Mitarbeitern begangen werden und ein Unternehmen schwer
schädigen können, ist lang.
vielleicht auch an sich selbst zweifeln,
weil sie den Verstoss nicht früher erkannt
haben. Alles zusammen kann ein kleineres
Unternehmen schnell an die Grenzen
seiner Belastbarkeit bringen.
Was tun, wenn der Verdacht aufkommt,
dass ein Mitarbeiter betrügerisch
gehandelt hat? «Der Unternehmer sollte
nicht versuchen, selber Beweismittel zu
suchen, sondern sofort professionelle
Hilfe holen», rät Anne van Heerden. Das
können zum Beispiel Forensic-Spezialisten
sein, die sich mit IT auskennen, oder
die Polizei. Wichtig ist, dass weder der
Verdächtige noch sonst jemand die Computer
des Unternehmens berührt, weil
allein das Speichern oder das Herunterfahren
bereits Daten verändern und damit
Beweismittel zerstören kann. Vollmachten
von Verdächtigen sollten
widerrufen werden. Entlassungen sollte
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man jedoch nicht vorschnell ohne rechtliche
und taktische Beratung vornehmen.
Darüber hinaus müssten Unternehmen,
bei denen ein grösserer Betrug ans Tageslicht
kommt, damit rechnen, dass Medien
Interesse an dem Fall zeigen, so van
Heerden. Daher sollte die Koordination
der internen und externen Kommunikation
über eine einzige Stelle laufen, um
das Unternehmen durch negative Berichterstattung
nicht noch weiter in
Schwierigkeiten zu bringen.
Kein Unternehmer muss nun seinen
Mitarbeitern gegenüber übertriebenes
Misstrauen an den Tag legen. Aber sensibel
dafür zu sein, dass man grundsätzlich
zum Opfer von Wirtschaftskriminalität
werden könnte, und ein paar vernünftige
Präventionsmassnahmen helfen bereits,
das Betrugsrisiko im Unternehmen möglichst
niedrig zu halten. |
Achtung, Betrugsrisiko!
Auch wenn es keine hundertprozentige
Sicherheit gibt, einen Schaden zu verhin-
dern, sollten Mitarbeiter und Firmeninhaber
aufmerksam werden, wenn sich ein
Kollege auffällig verhält.
Folgende Verhaltensweisen definiert
KPMG Forensic als «Red Flags», bei
denen Vorsicht geboten ist:
• Ein Mitarbeiter geht wenig oder nie in
den Urlaub und macht unverhältnis-
mässig viele Überstunden.
• Ein Kollege neigt zu Alkohol, Drogen
oder Spielsucht.
• Ein Mitarbeiter führt einen auffällig
hohen Lebensstandard im Verhältnis zu
seinem Lohn oder Gehalt.
• Die Leistungen eines Mitarbeiters sin-
ken ohne ersichtlichen Grund.
• Zwischen Mitarbeiter und Unterneh-
mensführung kommt es zu Interessens-
konflikten.
• Akten oder Dokumentationen fehlen
oder sind unvollständig.
• Ein Mitarbeiter neigt zu ungewöhnli-
chem Ausgabeverhalten.
• In den Unterlagen gibt es unklare
Buchungen, die bei Nachfrage sofort
«korrigiert» werden.
• Kontrollen über die Aktiven der Gesell-
schaft fehlen
• Es kommt zu unerklärlichen Bestands-
zunahmen an Bargeld oder auf den
Pendenzkonten.
• Rechnungen von unbekannten Liefe-
ranten gehen ein.
• Bei der Inventur werden hohe Diffe-
renzen festgestellt.
• Kunden beschweren sich.
• Angestellte, Revisoren oder andere Per-
sonen warnen die Geschäftsleitung vor
bemerkten Unregelmässigkeiten.
• Die Dinge im Unternehmen sehen zu
gut aus, um wahr zu sein.
Autorin
Sabine Olschner