ABACUS Toolkit - Itera

A B A C U S 

H A N D B U C H 

ABACUS Toolkit 

2011 

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Inhaltsverzeichnis 


Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 

Systemvoraussetzungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 

Verzeichnisstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 

ABACUS Menü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 

Passwortkontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 

AbaMenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 

Applikationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 

Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 

Inca Mail Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 

Servicemanager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 

Benutzeradministration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 

Archiv-/Dossier-/Druckeradministration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 

Suche und Job Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 

Aktivierung und Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 

SaaS Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 

Diverse Konfigurationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 

Spezialprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 

AbaMonitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 

Mandantenprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 

Archivprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 

Übersetzungsprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 

Datenbankprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 

AbaTools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 

AbaPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 

AbaScan Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 

AbaView Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 

Benachrichtigungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 

Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 

Organizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 

Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 

Korrespondenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 

E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 

Kalender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 

Dossiers/Archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 

Dossiersuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 

Archiv / Dossiermanager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 

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Datenbanksuche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 

System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 

Gestartete Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 

Verlauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 

Handbücher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 

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Einleitung 

Einleitung 

Das AbaMenü ermöglicht Ihnen den schnellen Zugriff auf alle nützlichen Tools rund um die ABACUS-Programme. 

Von selbstdefinierbaren Favoriten über Verwaltungs-, Konfigurations-, Messaging- und Organizing-Funktionen bis 

hin zur vollintegrierten Dossiersuche und Verlaufsaufzeichnung. 

Die übersichtliche Gliederung in die programmübergreifenden Teilbereiche macht das AbaMenü zum optimalen 

Ausgangspunkt für ein effizientes und transparentes Arbeitsumfeld. 

Es eröffnet auf einen Blick das gesamte ABACUS Toolkit, das neben den installierten Applikationen zur Verfügung 

steht. Das breite Möglichkeitsspektrum des ABACUS Toolkit wird in diesem Handbuch aufgerollt, ausgelegt und in 

den Arbeitsablauf integriert. 

Merkmale 

• Schnellzugriff auf das gesamte ABACUS Toolkit über AbaMenü 

• Transparenz durch programmübergreifende Hilfetools 

• Zentrale Schaltzentrale des ABACUS 

• Innovatives, internetbasiertes Messagingsystem 

• Zentrale Erfassung und Archivierung von Originaldokumenten 

• Benutzereinstellungen 

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Systemvoraussetzungen 

Systemvoraussetzungen 

Die Systemvoraussetzungen sind in den entsprechenden Dokumenten der Hardwarevoraussetzungen und Installationsbeschriebe 

festgehalten welche auf der Homepage www.abacus.ch heruntergeladen werden können. 

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Verzeichnisstruktur 


Bei der Installation des ABACUS Tool-Kit werden folgende Verzeichnisse im Pfad \abac erstellt. Bei dieser Auflistung 

werden nur die wichtigsten Verzeichnisse aufgeführt und erklärt. Keinesfalls dürfen aber Verzeichnisse gelöscht 

oder unbenannt werden. 

Die eigentlichen ausführbaren Programmdateien des ATK werden im Pfad \abac\df installiert. 

\abavision 

Beinhaltet die benötigten Dateien für den Betrieb von AbaVision. Es handelt sich dabei um Vorlagen sowie Installations- 

und Deinstallationsroutinen für die Excel Add-ins. 

\books 

In diesem Verzeichnis befinden sich alle verfügbaren Handbücher der ABACUS-Applikationen. Diese Handbücher 

sind im PDF Format und können im ABACUS Menü oder mit einem im System installierten PDF-Viewer gelesen 

werden. 

\db 

Dieses Verzeichnis beinhaltet alle Mandanten-Daten und zentralen Datenbanken. 

\df 

In diesem Verzeichnis befinden sich sämtliche Applikationen und die ausführbaren Programmdateien. 

\doc 

Dieses Verzeichnis beinhaltet Musterbriefe für die Adressverwaltung. 

\export 

Userspezifische Ablage für PDF Reports welche mittels der Funktion Ablegen aus der Ansicht gespeichert wurden. 

\help 

In diesem Verzeichnis befinden sich die Hilfe Dateien der verschiedenen Applikationen. Diese können in der Online-Hilfe 

des ABACUS gelesen werden. 

\http_root 

In diesem Verzeichnis befinden sich alle vom und für den WebClient benötigten Dateien. 

\java 

\jre 

In diesen Verzeichnissen befinden sich für Java Programme relevante Dateien. 

\kd 

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Dieses Verzeichnis beinhaltet Mandanten Dateien. 

\kse 

Beinhaltet die von AbaSearch erstellten Indices. 

\keyview 

Beinhaltet den in den ABACUS Programmen integrierten Viewer. 

\log 

Dieses Verzeichnis wird für die Log Dateien der einzelnen Dienste benötigt. 

\out 

Standard Output Verzeichnis für Exporte aus ABACUS. 

\pvsw 

Dieses Verzeichnis wird nur erstellt, wenn als Datenbank Pervasive gewählt wird. Es enthält nach der Installation 

verschiedene Pervasive Hilfsprogramme. 

\setup 

Bei einer Serverinstallation wird in diesem Verzeichnis der Client Setup gespeichert. Aus diesem Directory kann bei 

Bedarf der Setup für die einzelnen Arbeitsstationen gestartet werden. Auch andere Installationsdateien befinden 

sich in diesem Verzeichnis. 

\sioux 

Dieses Verzeichnis wird vom AbaSioux-Dienst zwingend benötigt. 

\styles 

In dieses Verzeichnis werden die Druckerstyles Vorgaben installiert. Diese Styles werden für die Definition im Menü 

Seiten einrichten in der neuen ABACUS Windows Druckersteuerung benötigt. 

\system 

Eins Verzeichnis für systeminterne Dateien. 

\tmp 

\tmp_server 

Wird innerhalb des Betriebssystems keine Set TMP Variable gesetzt, wird dieses Verzeichnis für die temporären 

ABACUS Dateien verwendet. Dieses Verzeichnis darf aber auf keinen Fall gelöscht werden. 

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ABACUS Menü 


Das ABACUS Menü ist der Ausgangspunkt für die Arbeit mit ABACUS. Es ist die Plattform, von der aus alle Applikationen 

und Programme gestartet werden. Gleichzeitig ist es aber auch die Schaltzentrale, von der aus das 

gesamte ABACUS verwaltet wird: 

Im Folgenden werden die verschiedenen Elemente des ABACUS Menüs beschrieben. 

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Passwortkontrolle 


Passwortkontrolle 

Direkt nach dem Start von ABACUS öffnet sich das User-Login mit der Passwortkontrolle: 

Hier kann ein Benutzername und das dazugehörige Passwort eingegeben werden. Der zuletzt verwendete Benutzername 

wird dabei automatisch ins Benutzerfeld eingetragen. 

Nach der Installation des ABACUS können Sie sich mit den folgenden Standardzugriffsdaten anmelden: 

Benutzer: Administrator 

Passwort: eli 

Es wird empfohlen, diese Daten schnellstmöglich zu ändern, um die Sicherheit der Installation zu gewährleisten. 

Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, den Benutzernamen aus einer Liste auszuwählen. Er muss immer 

manuell eingetragen werden. 

Mit dem Button "Ändern..." kann das Passwort geändert werden. 

Passwort ändern 

In diesem Feld muss zuerst das alte Passwort eingegeben werden. Dann kann das gewünschte neue Passwort 

eingegeben und bestätigt werden. Fortan kann sich der Benutzer nur noch mit dem neuen Passwort anmelden. 

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AbaMenü 


AbaMenü 

Catalog 

Das Menü präsentiert sich hauptsächlich in 3 vertikalen Teilen. Sowohl der linke als auch der rechte Teil können 

wahlweise ausgeblendet werden. Insgesamt bestehen die folgenden Teile: 

Das AbaMenü und die Menüstruktur wurden in seinem Erscheinungsbild dem Windows7-Explorer angepasst. Das 

AbaMenü wurde bewusst auf Einfachheit ausgelegt. Damit es nicht überladen wirkt, werden immer nur jene Elemente 

und Menüs angezeigt, auf die der aktuelle Benutzer auch wirklich Zugriff hat. 

Es werden nun die einzelnen Bereiche näher beschrieben. 

Catalog 

Der Catalog kontrolliert den Inhalt des Hauptfensters. Hier werden sämtlich Programme, Menüpunkte, und Funktionen 

nach Thema gegliedert gezeigt. Er enthält die folgenden Einträge: 

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AbaMenü 

Catalog 

Kategorie Funktion 

Favoriten Hier erscheinen die Programme, welche zu den Favoriten hinzugefügt wurden. Sie 

können dann direkt aus dieser Kategorie gestartet werden. Menüpunkte können mittels 

der rechten Maustaste oder mit der Tastenkombination C + d hinzugefügt 

werden. 

Programme In dieser Kategorie befinden sich vier Ansichten für das Hauptfenster: 

• Applikationen: Hier wird eine Übersicht über alle vorhandenen ABACUS-Applikationen 

angezeigt. Sobald eine Applikation ausgewählt wird erscheint im 

Hauptfenster eine Liste mit allen Programmen dieser Applikation 

• Administration: Diese Ansicht enthält verschiedene Dienstprogramme die Unterstützung 

für administrative Funktionen im ABACUS bieten. 

• Spezialprogramme: Diese Ansicht enthält Dienstprogramme, die es erlauben, 

Spezialfunktionen wahrzunehmen. 

• AbaTools: Hier werden Programme aufgeführt, die ABACUS um zusätzliche 

Funktionen erweitern oder wichtige Dienste übernehmen. 

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AbaMenü 

Hauptfenster 

Wird mit Rollen gearbeitet, wird der Punkt "Applikationen" durch "Rollen" ersetzt; der 

Benutzer kann dann damit die Menüs für die ihm zugewiesenen Benutzerrollen auswählen 

und im Hauptfenster anzeigen lassen. 

Organizer Die Einträge in dieser Kategorie starten verschiedene Programme, die zur Kommunikation 

innerhalb des ABACUS-Umfeldes und gegen aussen dienen. 

Dossiers/Archive Hier können der Archiv/Dossiermanager, der der Konfiguration und Verwaltung der 

Dossiers und Archive dient, sowie Suchmasken für die Volltextsuche in Dossiers und 

Archiven im Hauptfenster angezeigt werden. 

Datenbank Dies blendet eine Suchmaske ein, die das Suchen in den ABACUS-Datenbanken 

über SearchSets erlaubt. 

System Mit den Einträgen hier kann im Hauptfenster entweder eine Liste aller geöffneten Programme 

oder eine Verlaufsaufzeichnung aller während der laufenden Session geöffneten 

Programme angezeigt werden. 

Handbücher Erlaubt das Sichten und das Durchsuchen aller installierten ABACUS-Handbücher. 

Favoriten 

Um ein Programm zu den Favoriten hinzuzufügen wird das Kontextmenü (rechte Maustaste) des entsprechenden 

Programms verwendet. Sobald dort der Befehl "zu Favoriten hinzufügen" oder C + d ausgewählt wird, erscheint 

das Programm in der Liste der Favoriten. Alternativ kann ein Programm oder ein Ordner direkt aus dem Hauptbereich 

des ABACUS Menüs per Drag & Drop in die Favoriten gezogen werden. 

Ein Programm in den Favoriten kann nun durch einen Klick direkt aus dem Catalog gestartet werden. Weitere 

Gestaltungsmöglichkeiten für die Favoriten befinden sich in den Optionen des ABACUS Menüs. 

Die Einträge in der Kategorie "Favoriten" haben wiederum ein Kontextmenü (rechte Maustaste). Es enthält die 

folgenden Befehle: 

Befehl Funktion 

Löschen Dieser Befehl entfernt den ausgewählten Eintrag ohne weitere Bestätigung aus der 

Favoritenliste. Natürlich bleibt das Programm in seiner Kategorie im ABACUS Menü 

bestehen. 

Umbenennen Dies öffnet ein Eingabefeld in dem der Eintrag neu benannt werden kann. 

Bearbeiten Dies öffnet die Optionen des ABACUS Menüs auf der Seite "Favoritenverwaltung". 

Weitere Informationen zu den Optionen des ABACUS Menüs finden sich auf der entsprechenden 

Seite dieses Handbuches. 

Hauptfenster 

Das Hauptfenster ist der tatsächliche Arbeitsbereich des ABACUS Menüs. Es enthält jeweils den im Catalog ausgewählten 

Inhalt. 

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AbaMenü 

Hauptfenster 

Die Inhalte des Hauptbereiches werden in den jeweiligen Kapiteln dieser Hilfe näher erklärt. Wenn allerdings im 

Hauptbereich die Menüstruktur einer Applikation oder des ABACUS Toolkits angezeigt wird, bestehen überall die 

gleichen Einträge im Kontextmenü: 

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AbaMenü 

Hauptfenster 

Eintrag Funktion 

Programmname Dieser erste Eintrag des Kontextmenüs entspricht immer dem Namen der aktuell ausgewählten 

Menüposition, auf das die (programmspezifischen) Aktionen des Kontextmenüs 

Bezug nehmen. Er löst keine Aktion aus, sondern dient lediglich zu Informationszwecken. 

Alle aufklappen Dieser Befehl klappt alle Äste des Hierarchiebaumes, der im Hauptfenster angezeigt 

wird, aus. 

Alle zuklappen Dieser Befehl klappt alle Äste des Hierarchiebaumes, der im Hauptfenster angezeigt 

wird, zu. 

Programm beenden Falls das aktuelle Programm gestartet ist, wird es durch diesen Befehl beendet. Dies 

hat die gleiche Auswirkung wie der Befehl "Beenden" im Programm selbst. Falls im 

Programm noch ungespeicherte Änderungen bestehen, erscheint ein Dialogfeld mit 

der Abfrage ob gespeichert werden soll. 

zu Favoriten hinzufügen Dieser Eintrag fügt das Programm in die Kategorie "Favoriten" im Catalog ein. 

Mandant wechseln Dieser Eintrag blendet die Mandantenauswahl ein, damit ein anderer Mandant ausgewählt 

werden kann. Nach dem Mandantenwechsel wird wieder die gleiche Ansicht 

des Hauptfensters hergestellt (sofern dies mit dem neuen Mandant möglich ist). 

Mandant eröffnen Dieser Befehl öffnet das Programm "Mandant eröffnen", das sich auch bei den Spezialprogrammen 

befindet. Weitere Informationen hierzu finden sich auf der Hilfeseite 

dieses Programms. 

AbaPilot Dieser Befehl öffnet das Programm "AbaPilot", das sich auch unter "AbaTools" befindet. 

Weitere Informationen hierzu finden sich auf der Hilfeseite dieses Programms. 

AbaSysInfo Dieser Eintrag zeigt Informationen zum System an, auf dem ABACUS läuft. Weitere 

Informationen hierzu folgen unter "AbaTools" 

Versionen Dieser Befehl zeigt an, welche Versionsnummern die installierten ABACUS-Applikationen 

haben. Weitere Informationen hierzu folgen unter "AbaTools" 

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AbaMenü 

Schnellstartleiste 

Optionen Dieser Eintrag öffnet die Optionen des ABACUS Menü. Weitere Informationen dazu 

finden Sie auf der entsprechenden Hilfeseite. 

Navigationsleiste 

Die Navigationsleiste dient der Navigation im ABACUS Menü. Sie zeigt den aktuell verwendeten Mandanten und 

Pfad durch die Applikationsauswahl an. Sie ist also hierarchisch aufgebaut und auf jeder Stufe kann ein kontextsensitives 

Menü geöffnet werden: 

Sie enthält die folgenden Elemente: 

Element Funktion 

Zurück Dieser Button kehrt zur vorherigen Ansicht zurück. 

Vor Dieser Button stellt eine mit "Zurück" verlassene Ansicht wieder her. 

Mandantenauswahl Diese Schaltfläche öffnet die Mandantenauswahl im Hauptfenster. Diese enthält eine 

Liste mit allen eröffneten Mandanten. Die Liste zeigt für jeden Mandanten die eröffneten 

Applikationen an. Alternativ zeigt der Pfeil hinter dieser Schaltfläche eine Liste 

aller Mandanten (ausser dem aktuellen Mandanten) an, mit der der Mandant gewechselt 

werden kann. Beim ersten Start des ABACUS muss ein Mandant ausgewählt 

werden; danach wird jeweils der beim letzten Beenden des Programms ausgewählte 

Mandant wieder ausgewählt, wenn ABACUS gestartet wird. 

In der Mandantenauswahl ist es möglich, per Texteingabe entweder des Mandantennamens 

oder der Mandantennummer, direkt auf einen Mandanten zu springen und 

ihn auszuwählen. Über die Schaltfläche "Drucken" kann eine Übersicht über alle Mandanten 

und die darin eröffneten Applikationen angezeigt und ausgedruckt werden. 

Mandant Diese Schaltfläche, die dem Namen des aktuell ausgewählten Mandanten entspricht, 

zeigt im Hauptfenster die Übersicht über alle installierten Applikationen an. Alternativ 

können die Applikationen auch über den Pfeil hinter der Schaltfläche ausgewählt 

werden. 

Pfad Sobald eine Applikation gewählt wurde wird für die Applikation und die darin geöffneten 

Ordner je ein Pfad-Button in der Navigationsleiste erstellt. Dabei kann durch einen 

Klick auf einen Button auf eine höhere Hierarchiestufe zurückgekehrt werden. Die 

Pfeile hinter den einzelnen Buttons zeigen jeweils den Inhalt des Ordners an. Am 

Schluss dieser Hierarchiestufe steht das geöffnete Programm. 


Die Schnellstartleiste ist eine zusätzliche, individuell gestaltbare Menüzeile, die beliebige ABACUS-Programme 

beinhalten kann. Jeder Benutzer kann sich seine Menüpositionen, die er häufig starten muss, einfügen. Sollen neue 

Menüpositionen zu einer Schnellstartleiste hinzugefügt werden, kann im Suchfeld die entsprechende Menüposition 

mittels Volltextsuche gefunden und mit @ in der Leiste gespeichert werden. Diese Programme lassen sich direkt 

starten mittels eines Klicks auf den entsprechenden Eintrag. Um Auswertungen direkt aus der Schnellstartleiste 

auszuführen, klickt man auf den Eintrag während C gedrückt gehalten wird. 

Pro Programm können mehrere Schnellstartleisten definiert werden, die unterschiedliche Einträge umfassen. Dazu 

kann via Kontextmenü die Konfiguration der Schnellstartleisten gestartet werden. 

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Im AbaMenü 


AbaMenü 


Die Schnellstartleiste des ABACUS Menüs befindet sich direkt unter der Navigationsleiste: 


Suche Dies ist ein Eingabefeld, das das sofortige Starten aller installierten Programme erlaubt. 

Dabei kann mit dem Namen oder der Nummer des Programms gearbeitet werden. 

Als Beispiele seien die folgenden Eingaben aufgeführt: 

Dossier / Archiv / Search 

Set 

Eingabe: "K11"+ E 

Dies öffnet sofort das Programm "Fakturen Erfassen / Korrigieren" der Kreditorenbuchhaltung, 

da die Programmnummer einzigartig ist. 

Eingabe: "Buchen"+ E 

Dies zeigt eine Liste an mit allen Programmen, die "Buchen" im Namen enthalten. Es 

wird nicht automatisch ein Programm gestartet, da es beispielsweise die Programme 

"F11 - Buchen" und "V11 - Buchen" (und viele weitere die "buchen" im Namen enthalten) 

gibt. 

Eingabe: "stamm"+ E 

Dies zeigt alle Programme an, die "stamm" oder "Stamm" im Namen enthalten, also 

beispielsweise "F21 - Kontenstamm" und "F511 - Stammdaten" und "I21 - Anlagenstammdaten" 

Eingabe: "Gemein"+ E 

Dies öffnet automatisch Programm "F46 - Gemeinkostenarten", da es das einzige 

Programm des ABACUS ist, das "Gemein" im Namen enthält. 

Eingabe: "Budgetsa"+ E 

Dies öffnet das Programm "F24 - Konten-/Budgetsaldi", da es das einzige Programm 

des ABACUS ist, das "Budgetsa" im Namen enthält. 

Eingabe: "A11" + @ 

Dies fügt das Programm "A11 - Adressen bearbeiten" in die Favoriten im Catalog ein. 

Je nach Kontext, der im Catalog ausgewählt ist, kann dieses Feld jedoch auch für die 

Eingabe eines beispielsweise in den Dossiers zu suchenden Begriffs dienen. Weitere 

Hinweise hierzu finden Sie auf den Hilfeseiten zum entsprechenden Context. 

Dieses Feld erscheint je nach dem Kontext, der im Catalog ausgewählt wurde. Beispielsweise 

erscheint die Combobox "Dossier", wenn im Catalog die Dossiersuche 

ausgewählt ist. Weitere Informationen finden Sie auf den Hilfeseiten zum entsprechenden 

Kontext. 

Catalog anzeigen Dieser Button blendet die Anzeige des Catalogs ein und aus. Weitere Informationen 

zum Catalog finden Sie im entsprechenden Kapitel dieser Hilfe. 

Messaging Panel anzeigen Dieser Button blendet die Anzeige des Catalogs ein und aus. Weitere Informationen 

zum Messaging Panel finden Sie im nächsten Kapitel dieser Hilfe. 

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In den Programmen 


AbaMenü 


In den einzelnen Programmen gibt es die Schnellstartleiste ebenfalls. Sie kann dabei mit dem Button einund 

ausgeblendet werden. Sie kann auch Verbindungen auf andere Programme beinhalten: 

Um ein Programm in die Schnellstartleiste einzufügen, kann die Programmnummer ins Suchfeld eingegeben und 

@ gedrückt werden, oder es kann die Schnellstart-Konfiguration verwendet werden. 

Hinweis 

Anders als in den Programmmasken kann die Schnellstartleiste im ABACUS Menü nicht einund ausgeblendet 

werden. 

In den Programmen besitzt die Schnellstartleiste auch ein Kontextmenü: 


Bearbeiten Dieser Eintrag öffnet die Schnellstart-Konfiguration. Weitere Informationen dazu folgen 

weiter unten. 

Löschen Dieser Befehl löscht ein Element, das in die Schnellstartleiste eingefügt wurde. 

Dabei besitzt jedes Programm seine eigenen Schnellstartleisten; es ist nicht möglich, eine Schnellstartleiste für 

mehrere Programme zu verwenden. Um eine Verbindung auf ein anderes Programm in die Schnellstartleiste einzufügen 

kann die Schnellstart-Konfiguration verwendet werden: 

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AbaMenü 



Schnellstartleisten In diesem Auswahlfeld werden alle verfügbaren Schnellstartleisten für dieses Programm 

aufgeführt. Standardmässig gibt es nur die Schnellstartleiste "Schnellstartleiste". 

Neue Schnellstartleiste Dieser Button fügt eine neue Schnellstartleiste ein. Dabei kann ein Name und ein 

Sichtbarkeitsbereich für die neue Schnellstartleiste eingegeben werden. 

Schnellstartleiste löschen Dieser Button entfernt die aktuell ausgewählte Schnellstartleiste. 

Sichtbarkeit Dieses Feld gibt an, ob die aktuelle Schnellstartleiste für alle Benutzer oder nur für 

den aktuellen Benutzer sichtbar sein soll. 

Schnellstarteinträge In diesem Bereich werden alle Elemente aufgeführt, die sich in der Schnellstartleiste 

befinden. 

Nach oben verschieben Dieser Button verschiebt das aktuell ausgewählte Schnellstartleisten-Element in der 

Liste nach oben, und dementsprechend in der Schnellstartleiste (auf der Programmmaske) 

nach links. 

Nach unten verschieben Dieser Button verschiebt das aktuell ausgewählte Schnellstartleisten-Element in der 

Liste nach unten, und dementsprechend in der Schnellstartleiste (auf der Programmmaske) 

nach rechts. 

Löschen Diese Schaltfläche löscht das aktuell ausgewählte Schnellstartleisten-Element. 

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Messaging Panel 

Neuen Ordner erstellen Dieser Button erstellt einen neuen Ordner. Es erscheint ein Feld, in dem der Ordner 

benannt werden kann. 

Programm ID oder Name Hier kann wie gewohnt ein Programm ausgewählt werden. Sobald aber die Auswahl 

bestätigt wird, wird das Programm nicht gestartet sondern es wird in die Schnellstartleiste 

eingefügt. 

Programm ID Dieses Feld zeigt den Programmnamen des aktuell ausgewählten Eintrages an. 

Name Hier wird der Name angezeigt, den der aktuell ausgewählte Eintrag in der Schnellstartleiste 

hat. Dieser Eintrag ist auch verfügbar, wenn ein Ordner oder die Schnellstartleiste 

selbst ausgewählt sind; entsprechend werden dann diese umbenannt. 

Schliesse laufendes Programm 

Wenn diese Checkbox aktiviert wird, wird das laufende Programm geschlossen, sobald 

der aktuell ausgewählte Eintrag aus der Schnellstartleiste verwendet wird, um 

ein neues Programm zu starten. 

Vorgabe Hier kann angegeben werden, welche Vorgabe beim Start des neuen Programms 

automatisch geladen werden soll. 

Falls für ein Programm mehrere Schnellstartleisten bestehen erscheint ganz links ein Auswahlmenü, mit dem zwischen 

den verschiedenen Leisten gewechselt werden kann. 

Messaging Panel 

Das Messaging Panel zeigt die Inbox des ABACUS-Internen Messaging an. Es kann über den entsprechenden 

Button in der Schnellstartleiste einund ausgeblendet werden. 

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Optionen 


Neue Nachricht Dieser Button erstellt eine neue Nachricht. Weitere Informationen hierzu finden sich 

weiter unten. 

Neue Aufgabe Diese Schaltfläche erstellt und verschickt eine neue Aufgabe. Weitere Informationen 

hierzu finden sich weiter unten. 

Nachricht löschen Dies löscht die ausgewählte Nachricht. 

Antworten Dies sendet eine Nachricht an den Absender der ausgewählten Nachricht. 

Allen Antworten Dies sendet eine Nachricht an den Absender und die Empfänger der ausgewählten 

Nachricht. 

Weiterleiten Dieser Button leitet die Nachricht an einen anzugebenden Empfänger weiter. 

Aufgabe annehmen Mit diesem Button kann eine zugewiesene Aufgabe angenommen werden. 

Aufgabe auf Erledigt setzen 

Mit dieser Schaltfläche wird die Aufgabe geschlossen und als erledigt markiert. Es 

wird eine Nachricht erstellt, die dem Ersteller der Aufgabe zugeschickt werden kann 

um ihn von der Erledigung in Kenntnis zu setzen. 

Aufgabe ablehnen Dies weist eine Aufgabe zurück. Dabei wird eine Nachricht erstellt, die den Aufgabensteller 

über die Ablehnung informiert. 

Anzeige Die Aufgaben werden nach Fälligkeitstermin sortiert angezeigt. In diesem Feld kann 

ausgewählt werden, ob die Aufgaben eines einzelnen Datums in einer einzigen Liste 

angezeigt werden sollen, oder ob ABACUS eine weitere unterteilung nach Typ der 

Aufgabe vornehmen soll (zum Beispiel ist eine Aktivität der Adressen ein anderer Typ 

Aufgabe als ein aufzulösender Konflikt in der E-Mail Integration). 

Nachrichtenbereich Hier werden alle eingegangenen Aufgaben und Nachrichten sortiert nach Datum angezeigt. 

Vorschaubereich In diesem Bereich wird der Inhalt der Ausgewählten Nachricht oder Aufgabe angezeigt. 

Statusicons Diese Icons zeigen an, wie viele ungelesene Nachrichten bzw. Aufgaben sich in der 

Inbox befinden. Sie sind auch sichtbar wenn das Messaging Panel ausgeblendet ist. 

Optionen 

Die Optionen werden aus dem Kontextmenü gestartet und enthalten verschiedene zentrale Einstellungen des ABA- 

CUS. 

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Optionen 


Mandant Wenn diese Checkbox aktiviert wird, wird bei jedem ABACUS-Startvorgang nach dem 

zu verwendenden Mandanten gefragt. Andernfalls wird der zuletzt aktive Mandant 

automatisch verwendet. 

Löschen Diese Schaltfläche setzt alle benutzerspezifischen Einstellungen für ULC-Programme 

des aktuellen Benutzers (beispielsweise Fenstergrösse, und -Position) auf die 

Standardeinstellungen zurück. Dabei werden nur Einstellungen von Programmen gelöscht, 

die nicht gestartet sind. 

Favoriten 

Auf diesen Einstellungen kann der Bereich "Favoriten" des Catalogs konfiguriert werden. 

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Optionen 


Nach oben verschieben Dieser Button verschiebt das ausgewählte Element in der Favoritenliste nach oben. 

Dabei werden Programme nur innerhalb ihrer Liste verschoben, und Listen nur in 

Relation zu den anderen Listen. Die oberste Liste kann nicht verschoben werden; sie 

stellt die gesamte Favoritenliste dar. Die anderen Listen erscheinen als Ordnereintrag 

in der Favoritenliste. 

Nach unten verschieben Dieser Button verschiebt das ausgewählte Element in der Favoritenliste nach unten. 

Dabei werden Programme nur innerhalb ihrer Liste verschoben, und listen nur in Relation 

zu den anderen Listen. Die oberste Liste kann nicht verschoben werden; sie 

stellt die gesamte Favoritenliste dar. Die anderen Listen erscheinen als Ordnereintrag 

in der Favoritenliste. 

Löschen Diese Schaltfläche löscht das ausgewählte Element. Listen werden dabei mitsamt 

der darin enthaltenen Programme entfernt. 

Bearbeiten Dieser Button öffnet ein Fenster, in dem der Name des ausgewählten Elements verändert 

werden kann. Dabei wird natürlich nur der Name des Eintrages in der Favoritenliste 

verändert, der Name des eigentlichen Programms bleibt sich gleich. Für Programme 

kann in diesem Fenster auch die Checkbox "Autostart" aktiviert werden. Sobald 

diese Checkbox aktiviert ist wird das entsprechende Programm bei jedem Start 

von ABACUS automatisch geöffnet. 

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AbaMenü 

Optionen 

Neue Liste erstellen Dies fügt eine neue Liste ein. Programme die sich in einer Liste befinden werden im 

Hauptbereich des ABACUS Menüs angezeigt, sobald die Liste in der Favoritenliste 

ausgewählt wird. Die Liste verhält sich also wie ein Ordner. 

Programm ID oder Name Hier kann - analog zum Suchfeld der Schnellstartleiste - eine Programmnummer oder 

ein Programmname eingegeben werden. Das ausgewählte Programm wird jedoch 

nicht gestartet, sondern in die aktuell ausgewählte Liste eingefügt. 

Bezeichnung Hier wird der Name angezeigt, den das ausgewählte Element in der Favoritenliste 

hat. Um ihn zu verändern, kann die Schaltfläche "Bearbeiten" betätigt werden. 

Autostart Hier wird angezeigt, ob das ausgewählte Programm bei jedem Start von ABACUS automatisch 

geöffnet werden kann. Um diese Checkbox zu verändern, kann die Schaltfläche 

"Bearbeiten" betätigt werden. 

Schriftbild 

Auf dieser Seite kann ausgewählt werden, wie die Schrift in ABACUS auszusehen hat: 

Es können dabei die folgenden Schriftbilder ausgewählt werden: 

Schriftbild Beschreibung 

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Optionen 

Normal Dies zeigt die Schrift in der Standardgrösse des ABACUS an, nämlich in Tahoma 

11Pkt. 

Medium Dies zeigt die Schrift grösser an, nämlich in Tahoma fett 13 Pkt. 

Large Dies zeigt die Schrift noch grösser an, in Tahoma fett 16 Pkt. 

ExtraLarge Dies zeigt die Schrift am grössten an, nämlich in Tahoma fett 17 Pkt. 

Hinweis 

Die Änderungen des Schriftbildes werden erst wirksam, wenn ABACUS neu gestartet wird. 

Farbeinstellungen 

Auf dieser Seite können die Farben der ABACUS-Tabellen bestimmt werden. 

Einstellung Beschreibung 

Gridlinien Horizontal Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden in den Tabellen horizontale Trennlinien 

zwischen den einzelnen Zeilen dargestellt, ansonsten wird eine weisse Trennlinie 

eingefügt. 

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Optionen 

Gridlinien Vertikal Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden in den Tabellen vertikale Trennlinien zwischen 

den einzelnen Spalten dargestellt, ansonsten wird eine weisse Trennlinie eingefügt. 

Gridlinien Farbe Diese Farbe wird für die Trennlinien verwendet. 

Zebra Farbe Dies ist die Farbe die als Hintergrund für die farbigen Zeilen verwendet wird. 

Grid Hintergrund Dies ist die Farbe des Grid-Hintergrundes. Sie ist in den Zeilen sichtbar, die nicht die 

Zebra-Farbe als Hintergrund haben und im Bereich der Tabelle, der nicht gefüllt ist. 

Selektion Hintergrund Dies ist die Farbe, die als Hintergrund für die aktuell ausgewählte Zeile genommen 

wird. 

Selektion Hintergrund ohne 

Fokus 

Dies ist die Farbe, die die aktuell ausgewählte Zeile hat, wenn das Fenster nicht im 

Vordergrund ist. 

Kopfzeile Hintergrund Diese Farbe ist der Hintergrund der Kopfzeile der Tabelle, in der die Spaltentitel stehen. 

Grid Textfarbe Dies ist die Schriftfarbe für Text in der Tabelle 

Kopfzeile Textfarbe Dies ist die Schriftfarbe für Text in der Kopfzeile 

Selektion Textfarbe Dies ist die Schriftfarbe für Text in der ausgewählten Zeile. Wenn das Fenster im 

Hintergrund ist, wird auch hier die Grid Textfarbe verwendet. 

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Reporteinstellungen 


AbaMenü 

Optionen 

Auf dieser Seite stehen auf dem Tab "Kopf / Fuss" die folgenden Einstellungen zur Verfügung, um mit ABACUS erstellte 

Reports zu konfigurieren: 


Spaltentitel nicht schattieren 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden die Spaltentitel des Reports ohne Hintergrundschattierung 

ausgegeben. 

Vertikale Linien Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden im Report vertikale Trennlinien zwischen 

den einzelnen Spalten dargestellt, ansonsten wird keine Trennlinie eingefügt. 

Mandantennummer ausgeben 

Diese Checkbox bewirkt, dass die Nummer des Mandanten, für den der Report erstellt 

wurde, in der Kopfzeile des Reports ausgegeben wird. 

Benutzernamen ausgeben Diese Checkbox bewirkt, dass der Benutzername des Benutzers, der den Report 

erstellt, jeweils in der Fusszeile erscheint. 

Druckzeit ausgeben Diese Checkbox bewirkt, dass in der Fusszeile des Reports die Zeit der Erstellung 

angegeben wird. 

Druckdatum ausgeben Diese Checkbox bewirkt, dass in der Fusszeile des Reports das Datum der Erstellung 

angegeben wird. 

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Programminformationen 

ausgeben 


AbaMenü 

Optionen 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden Informationen über ABACUS und das jeweilige 

Programm mit auf den Report genommen. 

Vorgabennamen ausgeben Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird der Name der Vorgabe ausgegeben, nach der 

der Report erstellt wurde. Dies ist beispielsweise für betriebsinterne Reporte praktisch, 

damit die Vorlage schnell wiedergefunden wird. 

"EOR" auf letzter Seite 

ausgeben 

Seitennummerierung 

durchgehend 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird auf der letzten Seite eine "End of Report" 

Markierung angebracht um die vollständige Ausgabe des Reports anzuzeigen. 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden alle Seiten des Reports durchgehend nummeriert. 

Ansonsten wird bei jedem Teil neu mit der Nummerierung begonnen. 

Reportfuss unterdrücken Diese Checkbox bewirkt, dass der Report ohne Fusszeile ausgegeben wird. 

Reporteinstellungen ausgeben 

Trenner nach Detail ausgeben 

Diese Checkbox bewirkt, dass die Einstellungen mit auf den Report genommen werden. 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird eine Trennmarkierung nach jedem Detail ausgegeben. 

Auf dem Tab "Logo" bestehen unter der Vorschau des Logos die folgenden Einstellungen: 

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AbaMenü 

Optionen 


Logo verwenden Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird das Logo auf den Reports verwendet. 

Logo In diesem Feld kann der Pfad zu einem eigenen Firmenlogo ausgewählt werden. 

Nur auf erster Seite Diese Checkbox bewirkt, dass das Logo nur auf der ersten Seite des Reports erscheint. 

Dies ist insbesondere bei grossen Logos nützlich, um auf den folgenden Seiten 

Platz zu sparen. 

Logo skalieren Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird die Grösse des Logos automatisch skaliert. 

Die folgenden Felder sind dann deaktiviert. 

Position Hier kann ausgewählt werden, ob das Logo linksbündig, mittig oder rechtsbündig auf 

der Seite ausgerichtet werden soll. 

Höhe Hier wird die Höhe des Logos eingegeben, wenn es nicht skaliert wird. Das Seitenverhältnis 

bleibt dabei erhalten. Die Höhe kann sich zwischen 0 und 5 bewegen. 

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PDF-Optionen 


AbaMenü 

Optionen 


Keine Schriftarten im PDF 

einbetten 

Diese Schriftarten im PDF 

einbetten 

Diese Option ist standardmässig aktiv. Sie bewirkt, dass PDF-Dateien, die mit ABA- 

CUS erstellt werden keine Schriftsätze enthalten. 

Diese Option bewirkt, dass in der Liste darunter die einzubindenden Schriftarten ausgewählt 

werden können. Diese werden dann in der PDF-Datei eingebettet, so dass 

sie auf jeder Maschine bei der Ansicht zur Verfügung stehen. 

Suchen In dieses Feld kann ein Teil des Namens einer Schriftart eingegeben werden, um 

diese in der Liste schneller zu finden. 

Schriftart hinzufügen Mit diesem Button kann eine neue "künstliche" Schriftart hinzugefügt werden. Diese 

Schriften werden direkt in das PDF-File eingebettet. 

Schriftart entfernen Mit diesem Button kann eine selbst hinzugefügte "künstliche" Schriftart wieder aus 

der Liste entfernt werden. 

PDF-Grössenwarnung Sobald eine zu erstellende PDF-Datei die hier angezeigte Grösse überschreitet, wird 

ABACUS eine Meldung ausgeben um den Benutzer darüber zu informieren. 

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Sicherheitseinstellungen 


AbaMenü 

Optionen 

Diese Seite ist nur auf dem Server verfügbar. Sie enthält die folgenden Einstellungen: 


Ablaufzeit der Passwörter Definiert die Anzahl Tage, während der ein Passwort verwendet werden kann, bevor 

die ABACUS Benutzerverwaltung den Benutzer auffordert, das Passwort zu ändern. 

Diese Option wirkt sich global auf alle Benutzerkonten aus, welche den Parameter 

"Passwort läuft nie ab" in der Benutzerdefinition nicht aktiv haben. 

Maximale Anzahl erfolgloser 

Anmeldeversuche 

In diesem Feld kann bestimmt werden, wieviele Passwort-Falscheingaben sich 

ein Benutzer leisten kann bevor sein Login gesperrt wird. Nach der Sperrung kann 

der Benutzer in der Benutzerverwaltung wieder entsperrt werden. 

Minimale Passwortlänge Hier kann eingestellt werden, wie viele Zeichen die Passwörter der Benutzer mindestens 

enthalten müssen. 

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Applikationen 

Applikationen 

Wenn dieser Eintrag des Catalog aufgerufen wird, wird eine Übersicht über alle für den aktuellen Mandanten eröffneten 

Applikationen angezeigt: 

Ein Klick auf eine dieser Applikationen führt zur Programmliste dieser Applikation. Für weitere Informationen zu 

den einzelnen Applikationen konsultieren Sie bitte das Handbuch der entsprechenden Applikation. 

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Administration 


Unter Administration finden Sie sämtliche administrative Programme, wie die Benutzerverwaltung, den Applikationszugriff, 

Archiv-/Dossier-/Druckeradministration. 

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Inca Mail Administration 


Inca Mail Administration 

Dieses Programm erlaubt die Eingabe der Adresse und des Passwortes für IncaMail: 

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Servicemanager 



Dieses Programm erlaubt die Verwaltung und die manuelle Kontrolle der verschiedenen ABACUS-Dienste. Im laufenden 

Betrieb dürfen die meisten dieser Dienste aber nur dann gestoppt, gestartet oder verändert werden, wenn 

sich kein Benutzer im ABACUS befindet und keine aktiven Jobs gestartet sind. 

Dabei besitzt das Programm die folgenden Kontrollelemente: 

Menüs und Navigationsleiste 

Die Navigationsleiste umfasst die folgenden Buttons: 

Button Funktion 

Start Dieser Button startet den ausgewählten Dienst. Er ist nur aktiviert wenn die Seite 

"Dienste" ausgewählt ist. 

Stop Dieser Button beendet den ausgewählten Dienst. Er ist nur aktiviert wenn die Seite 

"Dienste" ausgewählt ist. 

Registrieren Diese Schaltfläche trägt den ausgewählten Dienst in die Liste der verwendeten (und 

automatisch zu startenden) Dienste ein. Sie ist nur aktiviert wenn die Seite "Dienste" 

ausgewählt ist. 

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Standard registrieren Dies setzt die Auswahl der registrierten Services auf den Standard zurück. Der Button 

ist nur aktiviert wenn die Seite "Dienste" ausgewählt ist. 

De-Registrieren Diese Schaltfläche trägt den ausgewählten Dienst aus der Liste der verwendeten 

Dienste aus. Sie ist nur aktiviert wenn die Seite "Dienste" ausgewählt ist. 

Aktualisieren Diese Schaltfläche lädt die Liste mit den Services neu um Änderungen zu berücksichtigen, 

die sich ergeben haben seit das Programm gestartet wurde. Sie ist nur aktiviert 

wenn die Seite "Dienste" ausgewählt ist. 

LoadBalancing Konfiguration 

Einstellungen 

Dieser Button startet den LoadBalancing Assistenten. Er ist immer aktiviert. Weitere 

Informationen hierzu finden sich weiter unten in diesem Abschnitt. 

Auf dieser Seite kann ein Benutzername und ein Passwort eingegeben werden, die für die Dienste verwendet 

werden, wenn nicht das Systemkonto verwendet wird. Ob ein Dienst effektiv das hier eingegebene Konto oder das 

Systemkonto verwendet wird auf der Seite "Dienste" bestimmt. Zur Zeit sollte lediglich der Printspooler über ein 

eigenes Benutzerkonto beziehungsweise das ABACUS-Dienst-Konto betrieben werden. 

Dienste 

Auf dieser Seite werden alle Dienste aufgelistet. Dabei wird im Hilfebereich rechts jeweils eine Beschreibung des 

ausgewählten Dienstes angezeigt. 

Die Liste der Dienste ist organisiert in drei Spalten. Die erste Spalte zeigt den Namen des Dienstes an. Die zweite 

Spalte zeigt an, ob der Dienst im Augenblick unregistriert, gestoppt, am starten oder gestartet ist. In der Dritten Spalte 

wird angezeigt, über welches Benutzerkonto der Dienst läuft. Dies kann für den aktuell ausgewählten Dienst separat 

im Bereich unter der Service-Liste geändert werden. Standardmässig wird hier das Systemkonto des Systems auf 

dem der Server läuft verwendet, was normalerweise so belassen werden kann. 

Ports 

Diese Seite enthält ebenfalls eine Auflistung aller Dienste. Dabei werden für jeden Dienst der Name des Ports sowie 

der Standardport aufgelistet. In der vierten Spalte kann der Standardport durch Doppelklick geändert werden. Mit 

der Schaltfläche "Alle Ports auf Default zurücksetzen" werden automatisch für alle Dienste wieder die Standardports 

verwendet. 

Hinweis 

Wenn ein Port geändert wird, muss der entsprechende Dienst und gegebenenfalls abhängige Dienste neu 

gestartet werden. Falls die Abhängigkeiten unbekannt sind empfiehlt es sich, alle Dienste neu zu starten. 

Eine Änderung dieser Standardports sollte nur erfolgen, wenn bestimmte Ports systemseitig schon in Verwendung 

sind oder aus anderen Gründen nicht verwendet werden können. 

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Dieser Assistent hilft beim Konfigurieren des LoadBalancing für ABACUS. Dabei kann die gesamte Rechnungslast 

der ABACUS-Dienste auf mehrere Prozesse und mehrere Server verteilt werden. Auf der ersten Seite kann der 

LoadBalancing Modus ausgewählt werden. Es stehen drei Modi zur Auswahl: 

• "Kein Loadbalancing": Dies ist die Standardeinstellung für ABACUS. Es wird nur ein einzelner physischer 

Server verwendet, und für jeden ABACUS-Dienst wird nur ein Prozess gestartet. 

• "Alle Dienste auf einem einzigen physikalischen Server": ABACUS wird auf nur einem Server ausgeführt. Es 

können aber für zu bestimmende Dienste mehrere Prozesse gestartet werden. Dies bedeutet, dass diese 

Dienste einen grösseren Anteil an der Prozessorleistung erhalten können. 

• "Dienste auf mehrere physische Server verteilen": ABACUS Services werden auf verschiedenen Servern 

ausgeführt. Dabei kann angegeben werden, wie viele Prozesse pro Dienst erzeugt werden sollen, und auf 

welchem Server die einzelnen Dienste laufen sollen. 

Im Folgenden wird der Ablauf des Assistenten für alle drei Modi beschrieben. 

Kein Loadbalancing 

In diesem Modus erscheint direkt nach der ersten Seite die Übersicht. Der Assistent muss mit dieser Einstellung 

nur ausgeführt werden, wenn das LoadBalancing abgeschaltet werden soll, denn standardmässig ist es bereits 

deaktiviert und der Assistent muss gar nicht gestartet werden, wenn man es nicht verwenden will. 

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Hier werden die getroffenen Einstellungen (in diesem Modus wurden keine speziellen Einstellungen getroffen) nochmals 

rekapituliert. Sobald die Schaltfläche "Einstellungen aktivieren" betätigt wird, werden alle Dienste neu gestartet. 

Während diesem Vorgang sollten alle Benutzer abgemeldet sein, damit es nicht zu Datenverlusten kommt. 

Alle Dienste auf einem einzigen physikalischen Server 

In diesem Modus erscheint eine Seite, auf der bestimmt werden kann, von welchem Dienst wie viele Instanzen 

(separate Prozesse in die sich die Aufgaben teilen) gestartet werden sollen: 

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Diese Prozesse werden alle auf dem Server ausgeführt, auf dem ABACUS installiert ist. Durch die Aufspaltung 

kann erreicht werden, dass die den aufgespaltenen Prozessen zugewiesenen Aufgaben schneller erfüllt werden, 

da ihnen insgesamt mehr Prozessorzeit zugeteilt wird. 

Auf der nächsten Seite erscheint die Übersicht über die getroffenen Einstellungen, wo diese bestätigt werden können. 

Dienste auf mehrere physikalische Server verteilen 

Auf der ersten Seite muss eine Liste aller Server angegeben werden, auf denen ABACUS laufen soll. Dabei ist der 

Hauptserver der ABACUS Applicationsserver. 

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Falls der Hauptserver ein Cluster ist, muss die gleichnamige Checkbox gesetzt werden und die Adressen des 

Hauptservers angegeben werden. Als Adresse kann der Computername verwendet werden. 

Unter "Neben-Server" werden die Adressen aller anderen Server aufgelistet, auf denen ABACUS laufen soll. 

Auf der nächsten Seite muss für jeden Dienst angegeben werden, wie viele Instanzen davon gestartet werden. Für 

die Hauptdienste werden dabei fix zwei Instanzen gestartet. 

Nun können alle Instanzen aller Dienste auf die zuvor eingegebenen Server verteilt werden: 

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Unter "Verfügbare Dienste" werden alle Instanzen aller Dienste aufgelistet. Daneben werden alle eingegebenen 

Server aufgelistet. Die Dienste können nun per Drag & Drop auf die Server verteilt werden. Über den Button "Standard 

Dienste automatisch verteilen" können sie automatisch verteilt werden. Der Button "Alle verteilten Dienste entfernen" 

setzt die gesamte bereits getätigte Verteilung zurück, die Links unter jedem Serverfenster nur die Verteilung 

für den jeweiligen Servern. 

Zuletzt erscheint wieder die Übersicht über die getätigten Einstellungen, wo diese bestätigt werden können. 

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Benutzeradministration 



Benutzerverwaltung 

Diese Programmgruppe dient der Verwaltung der Benutzer des ABACUS und der ihnen zustehenden Rechte. Die 

ABACUS Benutzerverwaltung ermöglicht die Sicherheitsbedürfnisse einer einfachen sowie auch einer grösseren, 

komplexeren Organisation abzudecken. 


In der Benutzerverwaltung können Benutzer erstellt und bearbeitet werden. 

Die Benutzerverwaltung ist in mehrere Fensterbereiche gegliedert. Im Hierarchiefenster links oben sind die entsprechenden 

Benutzerkategorien, die Benutzer oder die Rollen ersichtlich. Im Bereich der Benutzer- / Kategorien-Info 

rechts oben werden die Informationen des jeweiligen gewählten Benutzer oder der aktuellen Benutzerkategorie 

aufgelistet. Im Optionenfenster links unten können abhängig vom aktiven Objekt die Definitionen der Kategorien, 

der Benutzer oder der Rollen bearbeitet werden. Im Übersichts-Fenster rechts unten kann wahlweise die Zugriffsübersicht 

oder die Kategorienübersicht eingeblendet werden. Die Zugriffsübersicht listet beispielsweise auf, über 

welche Zugriffsrechte auf Applikationen und Menüpositionen der gewählte Benutzer verfügt und welche Rolle(n) 

dem Benutzer zugeordnet sind. 

Durch die Integration der Rollendefinition und der Menükonfiguration direkt in die Benutzerverwaltung wird ein einfacheres 

Erstellen der Benutzer ermöglicht. Als effiziente Variante für die Erstellung von Benutzern, von Kategorien 

oder von Rollen steht zudem eine neuer Erfassungs-Wizard zur Verfügung, der später beschrieben wird. 

Die Navigationsleiste enthält die folgenden Befehle: 

Button Auswirkung 

Neu Dieser Button startet den Erfassungs-Assistenten zur Erfassung eines neuen Benutzers. 

Über das Listenzeichen neben dem Button kann auch der Assistent zur Erfas- 

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sung einer neuen Benutzerkategorie, einer neuen Rolle, oder eines neuen Workflowportal-Benutzers 

gestartet werden. 

Aktualisieren Dies lädt die Ansicht neu, um Änderungen widerzuspiegeln, die sich in der Zwischenzeit 

ergeben haben. 

Speichern Dieser Button speichert die Änderungen, die am ausgewählten Element vorgenommen 

worden sind. Wenn keine Änderungen vorliegen ist er deaktiviert. 

Einstellungen Hiermit können die Einstellungen der Benutzerverwaltung aufgerufen werden. Dabei 

handelt es sich auf einem ersten Tab um die gleichen Einstellungen, die schon oben 

unter "Optionen" beschrieben wurden. Auf einem zweiten Tab kann definiert werden, 

wie lange die Logdateien der Benutzerverwaltung aufbewahrt werden sollen. 

Loganzeige Mit diesem Button können die Logs der Benutzerverwaltung eingesehen werden. Die 

Logeinträge können sich dabei nach Datum und Zeit des geloggten Ereignisses sortieren 

lassen, und der Button "Speichern" exportiert den Log. 

Menükonfiguration Dieser Button startet den Menüset Editor. Er beim entsprechenden Eintrag des ABA- 

CUS Menüs beschrieben. 

AbaSearch Administration Dieser Button startet den Searchset Editor. Er beim entsprechenden Eintrag des ABA- 

CUS Menüs beschrieben. 

Hierarchie 

In diesem Bereich gibt es folgende Elemente: 

Element Beschreibung 

Benutzerkategorien anzeigen 

Diese Schaltfläche filtert die Anzeige der Benutzerkategorien im Hierarchiebereich. 

Standardmässig werden die Benutzerkategorien angezeigt. 

Benutzer anzeigen Diese Schaltfläche filtert die Anzeige der Benutzer im Hierarchiebereich. Standardmässig 

werden die Benutzer angezeigt. 

Workflowportal-Benutzer 

anzeigen 

Diese Schaltfläche filtert die Anzeige der Workflowportal-Benutzer im Hierarchiebereich. 

Standardmässig werden die Workflowportal-Benutzer angezeigt. 

Rollen anzeigen Diese Schaltfläche filtert die Anzeige der Rollen im Hierarchiebereich. Standardmässig 

werden die Rollen angezeigt. 

Workflow Rollen anzeigen. Diese Schaltfläche filtert die Anzeige der Workflow Rollen im Hierarchiebereich. Standardmässig 

werden die Workflow Rollen angezeigt. 

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Im Kontextmenü bestehen die folgenden Einträge: 


Benutzer kopieren Dies kopiert das ausgewählte Benutzer-Objekt in die Zwischenablage, wobei es in 

der Benutzerliste bleibt. So kann ein Benutzer in zwei oder mehr Kategorien eingefügt 

werden. Wird ein Benutzer in mehrere Kategorien kopiert, so erbt er das Recht 

aller Kategorien, in denen er sich befindet. Diese Rechte werden somit kumuliert. 

Benutzer ausschneiden Dies kopiert das ausgewählte Benutzer-Objekt in die Zwischenablage, wobei es aus 

der Benutzerliste entfernt wird. So kann ein Benutzer von einer Kategorie in eine 

andere verschoben werden. 

Benutzer einfügen Dieser Befehl fügt das sich in der Zwischenablage befindliche Benutzer-Objekt in die 

Benutzerliste ein. 

Neuer Benutzer Dieser Eintrag startet den Erfassungs-Assistenten zur Erfassung eines neuen Benutzers. 

Neue Benutzerkategorie Dieser Eintrag startet den Erfassungs-Assistenten zur Erfassung einer neuen Benutzerkategorie. 

Neue Rolle Dieser Befehl startet den Erfassungs-Assistenten zur Erfassung einer neuen Rolle. 

Neuer Workflowportal-Benutzer 

Dieser Befehl startet den Erfassungs-Assistenten zur Erfassung eines neuen Workflowportal-Benutzers. 

Löschen Dieser Eintrag entfernt das aktuell ausgewählte Element inklusive Unterelementen 

aus der Hierarchie. 

Dass die Benutzer, Kategorien und Rollen in diesem Fenster hierarchisch angeordnet sind bedeutet, dass eine 

untergeordnete Benutzerkategorie höchstens die Rechte der übergeordneten Kategorie besitzt. Die untergeordnete 

Kategorie kann über die gleichen oder eingeschränkte Rechte verfügen, sie hat aber nie mehr Rechte als die 

übergeordnete Kategorie. Diese inverse Vererbung der Rechte an "höhere“ Instanzen ermöglicht eine vereinfachte 

Verwaltung der Benutzerrechte. Werden einem bestimmten "Ast“ des Baumes bestimmte Rechte entzogen, so 

verlieren automatisch auch alle untergeordneten Äste diese Rechte. 

In der Praxis besitzen längst nicht alle Anwender der ABACUS Software hochkomplexe Benutzerstrukturen, wie sie 

hier theoretisch erstellt werden könnten. ABACUS kommt vielmehr auch mit einer ganz einfachen Struktur aus. Es 

ist durchaus möglich und sogar empfehlenswert zu Beginn alle Benutzer unter einem einzigen Ast zu eröffnen und 

erst später bei Bedarf eine komplexere Struktur aufzubauen. Es ist möglich, einzelne Benutzer oder auch ganze 

Äste per Drag & Drop zu verschieben und so den "Baum“ mit den Benutzerrechten jederzeit umzuformen. 

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Da jeder Benutzer in mehreren Kategorien und mehreren Rollen zugeteilt sein kann, werden alle Rechte, die ein 

Mitarbeiter in verschiedenen Benutzerkategorien oder -rollen besitzt, automatisch "addiert" und dem Mitarbeiter 

jeweils zur Verfügung gestellt. Somit kann ein Mitarbeiter durch Zuweisung zu mehreren Benutzerkategorien immer 

nur Rechte hinzu gewinnen, nie aber Rechte verlieren. In ABACUS System gibt es keine Beschränkung, in wie 

vielen Benutzerkategorien ein Mitarbeiter gleichzeitig tätig und somit auch zugeordnet sein kann. 

Hinweis 

Grundsätzlich muss betont werden, dass die Zugriffsrechte im ABACUS immer auf der Stufe der Benutzerkategorie 

vergeben werden sollten und nicht dem einzelnen Benutzer direkt. Der Grund dafür ist die Stellvertreterfunktion, 

bei der mehrere Benutzer dieselben Rechte besitzen müssen und die Rechte meist nicht den einzelnen 

Personen selber, sondern der Funktion, welche die Personen in der Unternehmung erfüllen, zugeteilt 

werden. So kann, wenn beispielsweise ein Personalwechsel stattfindet oder Aufgaben neu verteilt werden, 

dies im ABACUS viel eleganter nachgeführt werden indem bestehende Benutzer einfach in neue Kategorien 

umgeteilt werden anstatt die Rechte direkt beim Benutzer abändern zu müssen. Letztlich dient dies auch der 

Sicherheit der Installation, da es weniger wahrscheinlich ist, dass sich bei der Vergabe von Benutzerrechten 

Fehler einschleichen, wenn dies nur einmal und auf abstrakte Weise getan werden muss und nicht bei jeder 

Veränderung. 

Benutzer- /Kategorien-Info 


Applikationsbutton Dieser Button schaltet die Anzeige des Applikationszugriffs ein und aus. Standardmässig 

ist die Anzeige des Applikationszugriffs deaktiviert. 

Suchfeld In dieses Feld kann ein Suchbegriff eingegeben werden. Die Tabelle wird dann nur 

Benutzer anzeigen, die den Suchbegriff entweder im Kurznamen oder im vollen Namen 

enthalten. 

Kurzname Diese Spalte enthält die Kurznamen aller Benutzer. 

Voller Name Diese Spalte enthält die vollen Namen der Benutzer. 

ID In dieser Spalte werden die Benutzer-ID-Nummern aufgelistet. 

E-Mail Hier werden die E-Mail Adressen angezeigt, die für die Benutzer definiert sind. 

Applikationen Wenn die Ansicht des Applikationszugriffs aktiviert ist, folgen der Spalte "Kurzname" 

die Applikationsspalten. Dabei besteht pro Applikation eine Spalte. Der Spaltentitel 

enthält jeweils die Namen der Applikation und eine Anzeige, für wie viele Benutzer 

diese Applikation freigeschaltet ist. Danach folgt eine Anzeige, für wie viele Benutzer 

die Applikation nach der installierten Lizenz maximal freigeschaltet werden darf. Darunter 

folgen Checkboxen, die für alle Benutzer angeben, auf welche Applikationen 

er Zugriff hat. 

Das Kontextmenü dieses Bereichs enthält nur den Befehl "Löschen", der den angeklickten Benutzer löscht. 

Optionenfenster 

In diesem Bereich können die meisten Einstellungen getätigt werden. Abhängig von der Selektion in der Hierarchie 

enthält er verschiedene Tabs mit verschiedenen Einstellungen. 

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Benutzer 




Im Tab "Allgemein" können die allgemeinen Benutzerdaten und -klassen eingegeben werden. Es bestehen die 

folgenden Elemente: 


ID Dieses Feld zeigt die ID des Benutzers an. Sie wird bei der Erstellung festgelegt. 

Kurzname Dieses Feld zeigt den Kurznamen des Benutzers an, der ebenfalls bei der Erstellung 

festgelegt wird. 

Voller Name Hier wird der volle Name des Benutzers angezeigt, der ebenfalls bei der Erstellung 

festgelegt werden kann. 

Grundsprache Hier kann die Grundsprache (Deutsch, Englisch, Französisch) des Benutzers ausgewählt 

werden. Dies ist die Sprache, die zur Anwendung kommt, wenn keine erweiterte 

Sprache verfügbar ist. 

Erweiterte Sprache Hier wird die erweiterte Sprache des Benutzers ausgewählt. Es bestehen viele erweiterte 

Sprachen. Wann immer möglich, wird für den Benutzer die erweiterte Sprache 

zur Anzeige verwendet, wo keine erweiterte Sprache vorhanden ist die Grundsprache. 

E-Mail In diesem Feld kann die Mailadresse des Benutzers eingegeben werden. Sie ist unabhängig 

von der im Tab E-Mail Konten" definierten Mailadresse. 

Formatierungen bearbeiten 

Wenn diese Checkbox aktiviert wird, können in den Feldern "Dezimalseparator" und 

"Tausendertrennzeichen" eigene Zeichen eingegeben werden; ansonsten werden die 

Standardzeichen verwendet. 

Dezimalseparator Dieses Eingabefeld ist nur aktiv, wenn die Checkbox "Formatierungen bearbeiten" 

gesetzt ist. Es erlaubt die Eingabe eines vom Standard abweichenden Dezimalseparators. 

Tausendertrennzeichen Dieses Eingabefeld ist nur aktiv, wenn die Checkbox "Formatierungen bearbeiten" 

gesetzt ist. Es erlaubt die Eingabe eines vom Standard abweichenden Tausendertrennzeichens. 

Datumsformat Hier kann definiert werden, wie Daten für den Benutzer formatiert werden sollen. 

Darunter stehen diese Allgemeinen Benutzerklassen zur Auswahl: 

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Allgemeine Benutzerklasse 




Beschreibung 

Administrator Höchste Prioritätsstufe, besitzt Zugriff auf alle Programme und Funktionen. Es kann 

im System immer nur einen Administrator geben, der die "Oberherrschaft" führt. Er 

sollte aber nur für Administrationsfunktionen verwendet werden und nicht zum täglichen 

Betrieb. Dafür sollte immer ein Benutzer der Klasse "Supervisor" oder "Benutzer" 

erstellt werden. 

Supervisor Besitzt alle Zugriffsrechte auf jene Applikationen, die ihm vom Administrator freigegeben 

werden. 

Benutzer Übliche Benutzerkategorie. Darf keine Mandanten eröffnen. 

Mandant-Supervisor Darf Mandanten eröffnen. 

Report Supervisor Darf AbaView-Reports definieren. 

Archiv-Supervisor Darf Archive und Dossiers anlegen und verwalten. 

Vorgaben-Supervisor Darf allgemeine und private Vorgaben definieren und verändern. 

Workflow-Supervisor Darf Ablaufprozesse (Workflows) erstellen, editieren oder löschen. 

Internet-Benutzer Benutzer darf über eine Internet Verbindung auf entsprechend definierte ABACUS 

Programme zugreifen. Diese Berechtigung bedeutet, also dass der Benutzer aus 

dem Internet heraus auf ABACUS zugreifen darf. Damit der Benutzer die Funkionen 

des ABACUS die einen Internetzugang benötigen und aus ABACUS auf das 

Internet zugreifen nutzen kann, muss er kein Internet-Benutzer sein. 

AbaAgent-Benutzer (keine Funktion mehr) 

Anonymer Benutzer Benutzer, welcher unter "Angemeldete Benutzer" nicht sichtbar ist. Diese Option ist 

nur mit einer speziellen Lizenz möglich. 

Workflowportal-Benutzer Benutzt das Workflow Portal. 

Cash-Manager Der Cash Manager Benutzer ist dazu berechtigt, das Cash Management zu starten 

resp. zu benutzen. Nur der Administrator und der CM Benutzer können dies tun. 

SaaS-Benutzer AbaWeb Treuhand-Benutzer. 

Visumsbenutzer Dieser Benutzer kann das Kreditorenprogramm 121 „Inbox“ öffnen und Belege visieren. 

(Auch ohne Kreditoren-Zugriff). 

Visumsbenutzer2 Dieser Benutzer kann das Kreditorenprogramm 121 „Inbox“ öffnen und Belege visieren 

und bearbeiten. (Auch ohne Kreditoren-Zugriff). 

AbaMonitor-Benutzer Kann den AbaMonitor für System-überwachungsaufgaben benutzen. 

ViewOnly-Benutzer Benutzer der nichts aus dem ABACUS Programm exportieren, speichern oder 

drucken kann. 

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Im Tab "Login" können die Anmeldeinformationen für die Benutzer festgelegt werden: 


Automatischer Login Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird beim Start des ABACUS dieser Benutzer automatisch 

angemeldet. Dies funktioniert nur, wenn der Windows-User und der ABA- 

CUS-Benutzer den gleichen Namen haben. 

Passwort mit der nächsten 

Anmeldung ändern 

Passwort nicht veränderbar 

Hinweis 

Wollen Sie diesen Autologin beim Start unterbrechen, starten Sie den ABA- 

CUS Explorer bei gedrückter C-Taste. Mit dieser Tastenkombination wird das 

Passwort für diesen einen Start abgefragt. 

Diese Checkbox bestimmt, ob der Benutzer sein Passwort ändern muss, sobald er 

sich das nächste Mal anmeldet. Sie wird automatisch gesetzt, wenn der Benutzer neu 

erstellt wird. Es ist auch nützlich, diese Checkbox zu setzen, wenn der Benutzer sein 

Passwort vergessen hat und vom Administrator ein neues Standardpasswort erhalten 

hat. 

Diese Checkbox bestimmt, ob der Benutzer sein Passwort ändern darf. Wenn sie gesetzt 

ist, ist die entsprechende Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm deaktiviert. 

Die Checkbox "Passwort mit der nächsten Anmeldung ändern wird zwingend deaktiviert, 

sobald diese Checkbox gesetzt ist, und die Checkbox "Passwort läuft nicht ab" 

wird zwingend aktiviert. 

Passwort läuft nicht ab Wenn diese Checkbox aktiviert ist, muss der Benutzer sein Passwort nicht nach einer 

bestimmten Zeit ändern. Diese Definition verhindert das Ablaufen eines Passwortes 

für diesen Benutzer und überschreibt die Einstellung, die in "Ablaufzeit der 

Passwörter" in den globalen Optionen im Tab "Sicherheit" definiert werden kann. 

Weitere Informationen dazu finden sich auf der Seite "Optionen" im Kapitel "AbaMenü" 

in dieser Hilfe. 

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Benutzerkonto inaktiv Wenn diese Checkbox gesetzt ist, kann man sich nicht mit diesem Benutzerkonto 

anmelden. Beispielsweise wird diese Checkbox automatisch gesetzt, sobald das 

Passwort dreimal falsch eingegeben wurde. Sie kann auch manuell gesetzt werden, 

wenn ein Benutzer zum Beispiel für längere Zeit abwesend ist. 

Nur mit Token einloggen Diese Checkbox bestimmt, ob der Benutzer sich nur anmelden kann, wenn er das 

unter "Suisse ID / Zertifikat" angegebene USB-Token in Besitz hat. 

Passwort In diesem Feld wird ein Platzhalter für das Passwort angezeigt. 

Passwort ändern Sobald dieser Button betätigt wurde, kann ins Feld "Passwort" ein neues Passwort 

für den Benutzer eingegeben werden. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn der 

Benutzer sein Passwort vergessen hat, oder um für einen neu erstellten Benutzer das 

Standardpasswort "eli" in ein anderes Passwort abzuändern. Danach empfiehlt sich, 

die Option "Passwort mit der nächsten Anmeldung ändern" zu aktivieren. 

Suisse ID Über diese Felder können die entsprechenden Zertifikate zugewiesen werden. Diese 

Zertifikate werden für den Betrieb über Web benötigt. Die hier einzugebenden Informationen 

entnehmen Sie bitte dem Zertifikat selbst. 

Zertifikatsaussteller Über diese Felder können die entsprechenden Zertifikate zugewiesen werden. Diese 



Zertifikatssubjekt Über diese Felder können die entsprechenden Zertifikate zugewiesen werden. Diese 



Löschen Mit diesem Button werden die dem Benutzer zugewiesenen Zertifikats-Informationen 

von diesem entfernt. 

Zuweisen Mit diesem Button werden die eingegebenen Zertifikats-Informationen dem Benutzer 

zugewiesen. 

Abonnements Zeigt die entsprechenden Abonnemente an, welche dem SaaS-User auf dem Aba- 

Login WebPortal zugewiesen wurden. 

Registrieren Registriert den SaaS-User auf dem AbaLogin WebPortal (Damit Abonnemente zugewiesen 

werden können.) 

Im Tab "Rollen" stehen alle definierten Rollen zur Auswahl. Durch setzen der entsprechenden Checkbox kann 

ein Benutzer in eine Rolle eingeteilt werden. Der Benutzer kann dann zwischen den ihm zugewiesenen Rollen im 

AbaMenü wechseln, ohne dazu ABACUS verlassen zu müssen. 

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Die Buttons mit der gesetzten und der nicht gesetzten Checkbox direkt über der Liste wählen alle aufgeführten 

Rollen an beziehungsweise ab. 

Im Tab "Benutzerklassen" kann der Benutzer auf die gleiche Weise in die mandantenspezifischen Benutzerklassen 

eingeteilt werden. 

Dabei werden in der Liste links die verschiedenen Mandanten angezeigt und rechts die verfügbaren Benutzerklassen. 

Auf dem Tab "Benutzeradresse" kann der Benutzer mit einer ABACUS-Adresse verknüpft werden. 


Mandant In dieses Feld kommt der Mandant, zu dem die Adresse des Benutzers gehört. 

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Adress-Nr. Hier kann eine Adresse ausgewählt werden. Diese muss zuvor in der Applikation 

Adressmanagement erfasst worden sein. 

Name Dieses Feld enthält den Namen, der in der ausgewählten Adresse gespeichert ist. 

Kurzname Dieses Feld enthält den Kurznamen der ausgewählten Adresse. 

Auf dem Tab "Diverses" kann, wenn die ABACUS Installation mit Dach- und Sublizenzen betrieben wird (Rechenzentrum), 

definiert werden auf welche Sublizenz dem Benutzer ein Zugriff erlaubt ist. 

Auf dem Tab "Applikationszugriff" werden alle installierten Applikationen aufgelistet. Es kann definiert werden, auf 

welche Applikationen der jeweilige Benutzer zugreifen darf: 

Dabei kann mit den drei Buttons wieder eingestellt werden, dass der Benutzer auf alle Applikationen Vollzugriff 

beziehungsweise kein Zugriff oder lediglich Lesezugriff hat. Beim Lesezugriff kann der Benutzer nur lesend auf die 

Daten der entsprechenden Applikation zugreifen, diese aber nicht bearbeiten oder löschen. Hinter jeder Applikation 

wird dabei angezeigt, für wie viele Benutzer die Applikation freigegeben ist, und für wie viele Benutzer sie mit der 

aktuellen Lizenz maximal freigegeben werden kann. 

Im Tab "E-Mail Konten" können für den Benutzer Mailkontos eingerichtet werden: 

Diese Mailkonten werden für die E-Mail Integration genutzt. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der entsprechenden 

Hilfe. Auf der Seite bestehen, abhängig von der Auswahl unter "Kontenarten" und unter "Konten", die folgenden 

Elemente: 


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Konto hinzufügen Dieser Button fügt ein neues Konto hinzu. Wenn "Posteingang" ausgewählt ist, wird 

ein Eingangskonto (IMAP / POP3) hinzugefügt, wenn "Postausgang" ausgewählt ist, 

wird ein neues Ausgangskonto (SMTP) hinzugefügt. 

Als Standard festlegen Dieser Button ist nur verfügbar, wenn "Posteingang" ausgewählt ist. Es markiert das 

in der Liste ausgewählte Mailkonto als Standardkonto. Dies bedeutet, dass Mails über 

dieses Konto versandt werden, wenn kein anderes ausgewählt wird. 

Konto löschen Dieser Button löscht das in der Liste ausgewählte Konto. 

Konten-Bezeichnung Dieses Feld ist nicht vorhanden, wenn die Server Einstellungen eines Kontos ausgewählt 

sind. Es ist der Name für das Mailkonto. Er ist nur innerhalb des ABACUS 

sichtbar und wird verwendet um das Mailkonto zu bezeichnen. 

Name Dieses Feld ist der Name des Benutzers, der gegen aussen sichtbar wird. Es ist bei 

beiden Kontenarten verfügbar, aber nicht bei den Server Einstellungen. 

E-Mail Hier wird die E-Mail Adresse eingegeben. Es ist nur verfügbar wenn ein Eingangskonto 


Postausgangs-Server In diesem Auswahlfeld kann ein Ausgangskonto für das aktuell ausgewählte Eingangskonto 

ausgewählt werden. 

Server-Typ Dieses Feld erscheint sowohl bei den Server Einstellungen eines Eingangsservers als 

auch wenn ein Ausgangsserver ausgewählt ist. Hier kann das E-Mail Protokoll (IMAP/ 

POP3/SMTP) des Servers ausgewählt werden. Erste sind dabei für Eingangsserver, 

letzteres für Ausgangsserver. 

Server Dies ist die Adresse des Mailservers. Dieses Feld erscheint bei den Server Einstellungen 

eines Eingangsservers und wenn ein Ausgangsserver ausgewählt ist. 

Port In diesem Feld steht die Nummer des Ports für die Mails auf dem Server. Es wird automatisch 

mit der Standardeinstellung für die getroffenen Einstellungen gefüllt, kann 

aber überschrieben werden. 

Standard Dieses Feld enthält den Standardport für die getroffen Einstellungen. Es dient nur zu 

Referenzzwecken, falls der Standardport im Feld "Port" aus Versehen überschrieben 

wurde. 

Benutzername In diesem Feld wird der Benutzername eingegeben, der zur Anmeldung an den Server 

verwendet werden soll. Wenn ein Ausgangskonto ausgewählt ist, muss das Feld 

durch die Checkbox "Benutzername und Passwort verwenden" aktiviert werden. 

Verschlüsselte Verbindung Hier kann die Verschlüsselung für das Ein- oder Ausgangskonto ausgewählt werden. 

Dabei stehen die Verschlüsselungsarten TLS und SSL zur Verfügung. Verschlüsselungen 

gewähren eine höhere Sicherheit, aber einige Mailserver unterstützen keine 

Verschlüsselung. 

Passwort Dieses Feld ist nur bei den Server Einstellungen des Eingangskontos vorhanden. Bei 

Ausgangskonten die ein Passwort voraussetzten, muss es beim ersten Versenden 

einer Nachricht eingegeben werden. 

Benutzername und 

Passwort verwenden 

Diese Checkbox aktiviert bei einem Ausgangskonto das Feld "Benutzername". 

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Hinweis 




Je nach Art des ausgewählten Kontos ist es möglich, dass einige der oben aufgeführten Tabs nicht vorhanden 

sind. 

Workflowportal-Benutzer 

Wenn ein Workflowportal-Benutzer ausgewählt wird stehen die meisten verfügbaren Einstellungen auf dem Tab 

"Workflowportal-Benutzer": 

Dabei bestehen die folgenden Elemente: 


Mandant Hier kann ein Mandant angegeben werden, zu dem die zu verknüpfende Adresse 

erfasst wird. 

Adressnummer In diesem Feld wird eine Adresse des ausgewählten Mandanten ausgewählt, die mit 

dem Workflowportal-Benutzer verknüpft werden soll. 

Datenübernahme Wenn diese Checkbox gesetzt wird, werden die Daten der Adresse übernommen. 

ID Dieses Feld zeigt die ID des Benutzers an. Sie wird bei der Erstellung festgelegt. 

Kurzname Dieses Feld zeigt den Kurznamen des Benutzers an, der ebenfalls bei der Erstellung 

festgelegt wird. 

Voller Name Hier wird der volle Name des Benutzers angezeigt, der ebenfalls bei der Erstellung 

festgelegt werden kann. 

Grundsprache Hier kann die Grundsprache (Deutsch, Englisch, Französisch) des Benutzers ausgewählt 

werden. Dies ist die Sprache, die zur Anwendung kommt, wenn keine erweiterte 

Sprache verfügbar ist. 

Erweiterte Sprache Hier wird die erweiterte Sprache des Benutzers ausgewählt. Es bestehen viele erweiterte 

Sprachen. Wann immer möglich, wird für den Benutzer die erweiterte Sprache 

zur Anzeige verwendet, wo keine erweiterte Sprache vorhanden ist die Grundsprache. 

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E-Mail In diesem Feld kann die Mailadresse des Benutzers eingegeben werden. Sie ist unabhängig 

von der im Tab E-Mail Konten" definierten Mailadresse. 

Passwort Dieses Feld zeigt einen Platzhalter für das Passwort des Benutzers an. 

Passwort ändern Mit diesem Button wird die Eingabe ins Feld "Passwort" ermöglicht. So kann das 

Passwort des Benutzers geändert werden. 

Auf dem Tab "Rollen" werden alle Workflow-Rollen angezeigt. Sie können auf die gleiche Weise wie die Rollen bei 

den "normalen" Benutzern zugeteilt werden. 

Benutzerkategorie 

Wenn eine Benutzerkategorie ausgewählt wurde, kann auf dem Tab "Allgemein" im der Kurzname der Benutzerkategorie 

angepasst werden. Im Feld "ID" wird die eindeutige GUID der Benutzerkategorie angezeigt. Die Schutzstufen 

können nur in der Zusammenarbeit mit Bilanzsteuerungsreports verwendet werden. Auf den jeweiligen Reports 

kann dieser Schutzmechanismus entsprechend definiert werden. Es können die Schutzstufen 0 - 8 erfasst werden. 

Je höher die Schutzstufe, desto höher sind die Benutzerrechte. Das System schlägt die Schutzstufe 0 vor. 

Auf dem Tab "Zugriff" können die Zugriffsberechtigungen für die Benutzer dieser Benutzerkategorie definiert werden. 

Dabei werden links alle installierten Applikationen aufgelistet. Pro Applikation werden die Mandanten für die sie eröffnet 

ist, die Programme die zu ihr gehören, und die von ihr zur Verfügung gestellten oder benutzten Spezialfunktionen 

(z.B. Reporte) aufgelistet. Im rechten Bereich kann für jedes dieser aufgelisteten Elemente mit der Checkbox 

bestimmt werden, welche Kategorien darauf Zugriff haben sollen. 

Im Tab "Geschäftsbereiche" werden links pro eröffnetem Mandant alle vorhandenen Geschäftsbereiche angezeigt. 

Rechts kann wiederum mit der Checkbox der Zugriff der verschiedenen Kategorien geregelt werden. 

Im Tab "AbaVision" wird festgelegt, auf welche Applikationen AbaVision Zugriff erhält. 

Rolle 

Auf dem Tab "Allgemein" einer Rolle wird die eindeutige GUID der Rolle angezeigt und es können der Kurzname 

der Rolle, der Zugriff auf die Mandanten und das verwendete MenüSet angepasst werden: 

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Für weitere Informationen zu den MenüSets kontaktieren Sie bitte die Hilfeseiten "Neue Rolle" und "Menükonfiguration" 

in diesem Handbuch. 

Auf dem Tab "SearchSets" werden alle vorhandenen SearchSets aufgelistet. Mit der Checkbox kann den Mitgliedern 

der Rolle der Zugriff auf die SearchSets erteilt werden. 

Workflowrolle 

Eine Workflowrolle enthält auf dem einzigen Tab "Allgemein" nur den Kurznamen und die ID der Workflowrolle. 

Zugriffsübersicht 

Dieser Bereich kann über den entsprechenden Button eingeblendet werden. 

Er listet unter "Applikationen" alle Applikationen mit ihren Programmen auf, auf die der im Hierarchiebereich ausgewählte 

Benutzer Zugriff hat. Unter "Rollen" werden alle Rollen aufgelistet, denen der Benutzer zugewiesen ist. Unter 

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"Mandanten" werden pro Applikation alle Mandanten aufgelistet, auf die der Benutzer Zugriff hat. Diese Rechte 

lassen sich in ein HTML File exportieren und ausdrucken. Dazu wird der Button mit dem Drucker verwendet. 

Hinweis 

Wenn ein Workflowportal-Benutzer im Hierarchiebereich ausgewählt wurde, werden in den Feldern "Zugriffsübersicht" 

die Workflowrollen anstatt der Rollen angezeigt. 

Kategorien 

In diesem Bereich werden alle Benutzerkategorien aufgelistet, zu denen der im Hierarchiebereich ausgewählte 

Benutzer gehört. Ist ein Benutzer Mitglied in mehreren Kategorien oder Unterkategorien, werden diese in dieser 

Baumstruktur angezeigt. 

Auswirkungen von Rollen 

In der Benutzerverwaltung wird für die Benutzer der Zugriff auf die einzelnen Rollen definiert. Sobald für einen 

Benutzer eine Rolle definiert wurde, sieht er lediglich nur noch sein Rollenmenü (also das verknüpfte MenüSet) und 

keine Menüs der einzelnen Applikationen mehr. Ein Benutzer kann entweder mit den Rollenmenüs arbeiten oder mit 

der entsprechenden Applikationsauswahl; eine Kombination beider Varianten ist nicht möglich. Loggt ein Benutzer 

ein, der einer oder mehreren Rollen zugewiesen ist, so sieht er nur noch diese Menüpunkte, auf die er Zugriff hat. 

Hinweis 

Soll ein Benutzer mit Rollenmenüs arbeiten können und trotzdem Zugriff auf sämtliche Applikationen und deren 

Menüpositionen haben, kann für solche Benutzer eine zusätzliche Rolle definiert werden, die sämtliche Applikationen 

inkl. allen Menüpositionen umfasst. 

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Fehlt einem Benutzer der Zugriff auf eine Applikation, welche in einem Menüset vorkommt, so wird er diese Menüpositionen 

in seiner Rolle nicht sehen. Sind dem Benutzer mehrere Rollen zugewiesen, so wird die Applikationsauswahl 

durch die Rollenauswahl ersetzt. Er kann dort auswählen, welches MenüSet er im Hauptbereich anzeigen 

möchte. 

Für Benutzer, die eine Rolle zugewiesen haben, gelten die Rechte, die in den Benutzerkategorien definiert wurden, 

nur noch teilweise. Sämtliche Rechte auf Menüpositionen erhalten die Benutzer durch das Zuweisen des Rollenmenüs. 

Sie haben somit automatisch auf alle Menüpositionen des Rollenmenüs Zugriff. Die Rechte auf Menüpositionen, 

die der Benutzer aufgrund seiner Benutzerkategorie eigentlich hätte, sind nicht relevant. Trotzdem spielt 

die Benutzerkategorie eine Rolle im Zusammenhang mit den Rechten: Sämtliche Rechte auf Record-Ebene wie 

der Zugriff auf Kostenstellen, Mitarbeiter, Geschäftsbereiche, Projekte etc. werden gemäss Definition in der Benutzerkategorie 

geprüft. Pro Rolle werden der oder die Mandanten definiert, die mit dieser Rolle verknüpft sind. Ein 

Benutzer hat also innerhalb einer Rolle nur auf diese definierten Mandanten Zugriff. In einer anderen Rolle kann 

der Benutzer Zugriff auf andere Mandanten haben. Dies hat folgende Konsequenz: 

Wichtig 

Will ein Benutzer die Rolle wechseln, muss er zuerst alle Menüpositionen der aktuellen Rolle schliessen. 

Benutzerverwaltungs-Assistent 

Beim Erstellen eines neuen Elements der Benutzerverwaltung öffnet sich automatisch der Benutzerverwaltungs-Assistent. 

Abhängig von der Art des zu erstellenden Elements führt er durch die Erzeugung. 

Hinweis 

In den folgenden Beschreibungen wird immer der gesamte Ablauf des Assistenten beschrieben. Selbstverständlich 

kann aber jederzeit mit einem Klick auf die Schaltfläche "Fertigstellen" der Erfassungsvorgang beendet 

werden. In diesem Fall müssen Sie die Definitionen gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt im Optionenfenster 

vervollständigen. 

Neuer Benutzer 

Wird "Neuer Benutzer" ausgewählt oder der Button "Neu" ohne weitere Auswahl betätigt, öffnet sich das Fenster 

zur Erstellung eines neuen Benutzers. 

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Allgemein 




Diese Seite enthält die folgenden Elemente: 


ID Dies ist die Benutzernummer des neu zu erstellenden Benutzers. 

Kurzname Hier wird der Kurzname des neuen Benutzers eingegeben, der dazu dient, ihn intern 

zu identifizieren. Dies ist auch der Anmeldename. 

Voller Name Dieses Feld enthält den vollen Namen des Benutzers, der jedoch lediglich zu Anzeigezwecken 

dient. 

Grundsprache In diesem Feld kann eine der ABACUS-Grundsprachen Deutsch, Französisch und 

Englisch ausgewählt werden. Diese kommt zur Anwendung, wo keine Sprachdateien 

für die erweiterte Sprache vorhanden sind. 

Erweiterte Sprache Hier kann eine erweiterte Sprache ausgewählt werden, in der die ABACUS-Oberfläche 

für diesen Benutzer angezeigt werden soll, wenn die entsprechenden Sprachdateien 

vorhanden sind. Ansonsten kommt die Grundsprache zur Anwendung. 

E-Mail Hier kann die E-Mail-Adresse des Benutzers eingetragen werden. Diese ist von der E- 

Mail-Adresse die ABACUS-intern verwendet wird verschieden. Die hier eingetragene 

Mailadresse dient nur zu Referenzzwecken, gewissermassen als Mailadresse, die für 

diesen Benutzer hinterlegt ist zum Zweck der Kontaktaufnahme oder dergleichen. 

Formatierungen bearbeiten 

Wenn diese Checkbox gesetzt ist, werden die zwei folgenden Eingabefelder aktiv, 

so dass eigene Formatierungen für Zahlen darin eingetragen werden können, die für 

diesen Benutzer angewandt werden sollen. 

Dezimalseparator Hier kann das Zeichen eingetragen werden, das anstelle des Dezimalpunktes angezeigt 

werden soll, wenn die Checkbox "Formatierungen bearbeiten" gesetzt ist. 

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Tausendertrennzeichen Hier kann das Zeichen eingetragen werden, dass anstelle des Hochkommas als Tausendertrennzeichen 

angezeigt werden soll, wenn die Checkbox "Formatierungen bearbeiten" 

gesetzt ist. 

Datumsformat Hiermit kann definiert werden, wie für diesen Benutzer das Datum angezeigt werden 

soll. 

Darunter werden alle allgemeinen Benutzerklassen aufgelistet. Indem die Checkbox neben einer Benutzerklasse 

aktiviert wird, kann der Benutzer dieser Benutzerklasse (mehr dazu weiter oben in diesem Handbuch) zugeteilt 

werden. Benutzerklassen die nicht (mehr) verfügbar oder in bereits aktivierten Benutzerklassen enthalten sind oder 

die zwingend aktiviert sein müssen werden in dieser Liste grau hinterlegt und deaktiviert. Sobald alle gewünschten 

Benutzerkategorien ausgewählt wurden, kann mit "Weiter" zur nächsten Seite gegangen werden. 

Login 

Auf dieser Seite kann definiert werden, wie sich der Benutzer einzuloggen hat: 


Automatischer Login Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird beim Start des ABACUS dieser Benutzer 

automatisch angemeldet. Dies Funktioniert nur, wenn der Windows- und der ABA- 

CUS-Benutzer den gleichen Namen haben. 

Passwort mit der nächsten 

Anmeldung ändern 

Passwort nicht veränderbar 

Diese Checkbox bestimmt, ob der Benutzer sein Passwort ändern muss, sobald er 

sich das nächste Mal anmeldet. Sie wird automatisch gesetzt, wenn der Benutzer neu 

erstellt wird. Es ist auch nützlich, diese Checkbox zu setzen, wenn der Benutzer sein 

Passwort vergessen hat und vom Administrator ein neues Standardpasswort erhalten 

hat. 

Diese Checkbox bestimmt, ob der Benutzer sein Passwort ändern darf. Wenn sie gesetzt 

ist, ist die entsprechende Schaltfläche auf dem Anmeldebildschirm deaktiviert. 

Die Checkbox "Passwort mit der nächsten Anmeldung ändern wird zwingend deaktiviert, 

sobald diese Checkbox gesetzt ist, und die Checkbox "Passwort läuft nicht ab" 

wird zwingend aktiviert. 

Passwort läuft nicht ab Wenn diese Checkbox aktiviert ist, muss der Benutzer sein Passwort nicht nach einer 

bestimmten Zeit ändern. 

Benutzerkonto inaktiv Wenn diese Checkbox gesetzt ist, kann man sich nicht mit diesem Benutzerkonto 

anmelden. Beispielsweise wird diese Checkbox automatisch gesetzt, sobald das 

Passwort dreimal falsch eingegeben wurde. 

Nur mit Token einloggen Diese Checkbox bestimmt, ob der Benutzer sich nur anmelden kann, wenn er das 

unter "Suisse ID / Zertifikat" angegebene Token in Besitz hat. 

Passwort In diesem Feld wird ein Platzhalter für das Passwort angezeigt. 

Passwort ändern Sobald dieser Button betätigt wurde, kann ins Feld "Passwort" ein neues Passwort 

für den Benutzer eingegeben werden. 

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Suisse ID Über diese Felder können die entsprechenden Zertifikate zugewiesen werden. Diese 



Zertifikatsaussteller Über diese Felder können die entsprechenden Zertifikate zugewiesen werden. Diese 



Zertifikatssubjekt Über diese Felder können die entsprechenden Zertifikate zugewiesen werden. Diese 



Löschen Mit diesem Button werden die dem Benutzer zugewiesenen Zertifikats-Informationen 

entfernt. 

Zuweisen Mit diesem Button werden die eingegebenen Zertifikats-Informationen dem Benutzer 

zugewiesen. 

Abonnements Hier können die dem Benutzer zur Verfügung stehenden Abonnements ausgewählt 

werden. 

Registrieren Registriert den SaaS-User auf dem AbaLogin WebPortal (damit Abonements zugewiesen 

werden können). 

Sobald diese Einstellungen getätigt wurden, kann mit "Weiter" auf die nächste Seite gelangt werden. 

Rolle 

Auf dieser Seite kann der Benutzer verschiedenen Rollen zugeteilt werden. Zu diesem Zweck werden die Checkboxen 

hinter den gewünschten Rollen aktiviert. Um alle Checkboxen zu aktivieren oder zu deaktivieren können die 

Buttons über der Liste verwendet werden. Sobald der Benutzer zu den gewünschten Rollen zugeteilt ist, kann mit 

"Weiter" auf die nächste Seite fortgeschritten werden. 

Benutzerklassen 

In diesem Fenster werden im linken Bereich alle eröffneten Mandanten aufgelistet. Im rechten Bereich kann der 

Benutzer über die Checkboxen den mandantenspezifischen Benutzerklassen für diesen Mandanten zugeteilt werden. 

Sobald der Benutzer allen gewünschten Benutzerkategorien aller Mandanten zugeteilt ist, kann mit "Weiter" 

die nächste Seite aufgerufen werden. 

Diverses 

In diesem Bereich können verschiedene Einstellungen für den Benutzer getroffen werden. Unter "Sublizenz" werden 

alle verfügbaren Sublizenzen aufgelistet und es kann diejenige ausgewählt werden, der der Benutzer zugerechnet 

werden soll. Sobald hier alle Einstellungen getätigt wurden, kann mit "Weiter" die nächste Seite geöffnet werden. 

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Applikationszugriff 




Auf dieser Seite kann mittels der Checkboxen definiert werden, auf welche Applikationen der Benutzer Zugriff haben 

soll. Der Benutzer kann dann nur diejenigen Applikationen benutzen, die für ihn aktiviert wurden. Hinter jeder 

Applikation wird angezeigt, wie viele Benutzer auf die Applikation Zugriff haben, und wie viele Benutzer mit den 

aktuellen Lizenzoptionen maximal erlaubt sind. Wird der Zugriff für AbaSearch vergeben, so kann dem User für alle 

oder einzelne Applikationen entweder der Vollzugriff oder auch nur der AbaSearch Zugriff vergeben werden. Dies 

wird durch Lesezugriff angezeigt. Somit kann der User in der entsprechenden Applikation 

nur Suchen, nicht aber in die Applikation gelangen. 

Sobald alle Berechtigungen gesetzt sind, kann mit "Weiter" auf die letzte Seite gesprungen werden. 

Benutzer kopieren 

Auf dieser Seite kann im Feld "Benutzerkopien" angegeben werden, wie viele Versionen dieses Benutzers erstellt 

werden sollen. Dabei werden die zusätzlichen Duplikate des Benutzers mit den gleichen Einstellungen erzeugt und 

es wird jeweils die Benutzer-ID auf die nächste verfügbare ID erhöht und an den Kurznamen werden aufsteigend 

Zahlen zur Unterscheidung angehängt. Sobald dieses Feld ausgefüllt wurde, kann mit "Fertig stellen" der Assistent 

abgeschlossen und die gewünschte Anzahl Benutzer erstellt werden. 

Neue Benutzerkategorie 

Der Assistent zur Erstellung einer Benutzerkategorie öffnet sich, wenn in der Benutzerverwaltung "Neue Benutzerkategorie" 

ausgewählt wurde oder S+% betätigt wurde. 

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Allgemein 




Diese Seite enthält das Feld "Kurzname", mit dem der Kurzname der Benutzerkategorie bestimmt werden kann. Im 

Feld "ID" wird die eindeutige GUID der Benutzerkategorie angezeigt. Im Feld "Schutzstufe" steht die Schutzstufe des 

Benutzers. Die Schutzstufen können nur in der Zusammenarbeit mit Bilanzsteuerungsreports verwendet werden. 

Auf den jeweiligen Reports kann dieser Schutzmechanismus entsprechend definiert werden. Es können maximal 

die Schutzstufen 0 - 8 erfasst werden. Je höher die Schutzstufe, desto höher sind die Benutzerrechte. Das System 

schlägt die Schutzstufe 0 vor. Mit "Weiter" gelangt man auf die nächste Seite. 

Zugriff 

Hier werden in der Spalte links alle installierten Applikationen angezeigt. Pro Applikation können die Mandanten, die 

Programme, und die Spezialfunktionen ausgewählt werden, die dann rechts aufgelistet werden. In der Liste rechts 

werden also je nach Auswahl alle Mandanten, in denen die betreffende Applikation ausgewählt ist, alle Programme, 

die der betreffende Mandant enthält, oder alle Spezialfunktionen, die er benutzt oder zur Verfügung stellt, aufgelistet. 

Über die Checkboxen danach kann definiert werden, für welche Benutzerkategorien der Zugriff erteilt werden soll. 

Um alle Checkboxen zu setzen oder zu löschen können die ersten beiden Buttons über der Liste verwendet werden. 

Die Buttons mit den Zahlen dahinter klappen den Baum bis zum betreffenden Level aus. Im Eingabefeld kann eine 

Auflistung aller zu setzenden Checkboxen eingegeben werden: 

Eingabe Selektion 

3 Dies selektiert das Element (also das Programm, den Mandanten oder die Spezialfunktion) 

mit der Nummer 3. 

1-3 Dies selektiert alle Elemente mit Nummern zwischen 1 und 3. Wenn es sich dabei um 

Ordner handelt, werden die enthaltenen Elemente nicht selektiert. 

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!3 Dies entfernt die Selektion des Elements mit der Nummer 3. 

1,20-30,!22-25 Dies Selektiert die Elemente mit den Nummern 1, 20, 21, 26, 27, 28, 29 und 30. 

Sobald alle Zugriffe definiert wurden, kann auf die nächste Seite mit "Weiter" gelangt werden. 

Geschäftsbereiche 

Auf dieser Seite werden links alle Mandanten aufgelistet. Im Bereich rechts werden dann die verfügbaren Geschäftsbereiche 

für den ausgewählten Mandanten aufgeführt. Über die Checkboxen können die Zugriffsberechtigungen 

dieser Benutzerkategorie darauf definiert werden. Sobald alle Zugriffsberechtigungen erstellt sind, kann mit "Weiter" 

zur nächsten Seite fortgeschritten werden. 

AbaVision 

Im Tab "AbaVision" wird der Zugriff der ausgewählten Rolle auf die verschiedenen Applikationen über AbaVision 

geregelt. Sobald alle Zugriffe geregelt sind, kann mit "Fertigstellen" der Assistent abgeschlossen und die Benutzerkategorie 

erstellt werden. 

Neue Rolle 

Was ist eine Rolle? 

Das neue AbaMenü ist dazu konzipiert, mehrere Betriebsarten zu unterstützen. Als neue Menü- Betriebsart besteht 

die Möglichkeit, mit eigenen Menüsets zu operieren. Ein Menüset ist frei definierbar, kann somit also aus Menüpositionen 

verschiedener Applikationen bestehen und auch Module von Fremdapplikationen enthalten. 

Diese Menüsets wiederum können einer oder mehreren Rollen zugewiesen werden. Die einzelnen User (Benutzer) 

können anschliessend den entsprechenden Rollen zugewiesen werden und haben dann die entsprechenden 

Menüsets zur Verfügung. Der Zugriffsschutz funktioniert bei diesem Modus über das entsprechende Menüset. Pro 

ABACUS-Installation können die einen Benutzer mit Rollen arbeiten und andere Benutzer mit dem Standard-ABA- 

CUS-Menü. Ein Mischbetrieb ist somit möglich. 

Die Rolle bestimmt die Stellung und Verantwortlichkeit einer Person in einem Projekt oder einer Tätigkeit in einer 

bestimmten Funktion oder der entsprechenden Stellvertretung. Rollen sind festgelegte Bündel von funktionalen 

Rechten. Wird einem Benutzer eine bestimmte Rolle zugewiesen, so darf er alle darin enthaltenen funktionalen 

Rechte ausüben, d. h. er erhält die Rechte auf die entsprechenden Funktionen. Durch die Zuweisung von Rollen wird 

gewährleistet, dass ein Benutzer Zugang zu allen für seinen Verantwortungsbereich notwendigen Funktionen erhält. 

Durch den Einsatz von Rollenmenüs und Rollen in der Zugriffsberechtigung werden komplexe Zusammenhänge 

abstrahiert und für die Benutzer werden ihre periodischen Prozesse einfacher und übersichtlicher dargestellt. Das 

Ziel ist die Benutzerführung zu vereinfachen und dem Benutzer einen einfacheren Zugang zum ABACUS zu ermöglichen. 

Folgende Tätigkeiten müssen in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet werden, damit ein Benutzer mit einem Rollenmenü 

arbeiten kann. 

1. Menüset definieren und speichern via Menükonfiguration 

2. Rolle in der Benutzerverwaltung eröffnen und das entsprechende Menüset der Rolle zuordnen 

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3. Dem Benutzer in der Benutzerverwaltung die Rolle(n) zuteilen 

Neue Rolle 

Wenn der Befehl "Neue Rolle" angewandt wird, erscheint das folgende Fenster, in dem ausgewählt werden kann, 

ob eine Workflowrolle oder eine ABACUS Menü Rolle erstellt werden soll: 

Die ABACUS Menü Rolle bestimmt, welche Programme für die Benutzer im Menü sichtbar sind. Workflowrollen 

werden nur für den ABACUS Workflow benötigt. Weitere Informationen dazu finden sich in der entsprechenden Hilfe. 

Sobald ein Rollentyp ausgewählt wurde öffnet sich der Assistent für die entsprechende Rolle. 

ABACUS Menü Rolle 

Auf der ersten Seite kann hier ein Kurzname für die neu zu erzeugende Rolle eingegeben werden. Dahinter wird die 

eindeutige GUID der Rolle angezeigt. Im Auswahlfeld "MenüSet" kann ein MenüSet ausgewählt werden. Weitere 

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Informationen zu MenüSets finden sich im vorhergehenden Abschnitt und in der Beschreibung der Menükonfiguration 

in diesem Handbuch. 

Darunter kann ausgewählt werden, auf welche Mandanten die Benutzer dieser Rolle Zugriff haben sollen. Mit "Weiter" 

kann fortgefahren werden. 

Auf der nächsten Seite können die SearchSets ausgewählt werden, auf die die Benutzer Zugriff haben sollen. 

Workflowrolle 

Wenn im Auswahldialog "Workflowrolle" ausgewählt wird, hat der Assistent nur eine Seite: 

Das Feld "Kurzname" enthält den Namen der Rolle, wie er im ABACUS verwendet wird. Das Feld "ID" enthält 

die eindeutige GUID der Rolle. Mit "Fertigstellen" kann der Assistent abgeschlossen und die Workflowrolle erstellt 

werden. 

Neuer Workflowportal-Benutzer 

Wird der Befehl "Neuer Workflowportal-Benutzer" ausgeführt, erscheint folgende Seite: 

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Sie enthält diese Elemente: 





Mandant In diesem Feld kann der Mandant ausgewählt werden, in dem die zu verknüpfende 

Adresse gespeichert ist. Sobald auf den Auswahlbutton [...] geklickt wird, öffnet sich 

ein Dialogfeld, in dem alle eröffneten Mandanten aufgelistet werden. Der gewünschte 

Mandant kann dort per Doppelklick ausgewählt werden. 

Adresse Sobald ein Mandant ausgewählt wurde, kann in diesem Feld die Adresse ausgewählt 

werden, mit der der neue Workflowportal-Benutzer verknüpft werden soll. Auch hier 

kann im sich nach einem Klick auf den Auswahlbutton [...] öffnenden Dialogfeld die 

gewünschte Adresse per Doppelklick ausgewählt werden. 

Datenübernahme Wenn diese Checkbox aktiviert wird, werden die Felder dieses Assistenten automatisch 

mit den entsprechenden Informationen aus der ausgewählten Adresse bestück, 

ansonsten müssen sie manuell eingegeben werden. 

ID Dies ist die Benutzernummer des Workflowportal-Benutzers. 

Kurzname In diesem Feld kann der ABACUS-intern zur Identifikation verwendete Kurzname für 

den Benutzer eingegeben werden. 

Voller Name Hier wird der volle Name des Benutzers eingegeben. Er dient lediglich der Anzeige. 

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Angemeldete Benutzer 

Grundsprache In diesem Feld kann die Grundsprache ausgewählt werden, die zum Zuge kommt, 

wenn für ein Element keine Übersetzung in der erweiterten Sprache vorliegt. 

Erweiterte Sprache In diesem Feld kann die Erweiterte Sprache ausgewählt werden. Die meisten Elemente 

werden die hier ausgewählte Sprache verwenden. 

E-Mail Dieses Feld enthält die E-Mail Adresse des Benutzers. 

Passwort Dieses Feld enthält einen Platzhalter für das Passwort. Es kann mit dem Button 

"Passwort ändern" editiert werden. 

Sobald die benötigten Eingaben getätigt wurden, kann mit "Weiter" zur nächsten Seite fortgeschritten werden. 

Sie enthält eine Auflistung aller erstellter Workflowrollen. Die gewünschten Rollen können über die Checkbox neben 

ihrem Namen ausgewählt werden. Alternativ können über die Buttons über der Liste alle Rollen auf einmal selektiert 

respektive deselektiert werden. Wenn alle gewünschten Rollen ausgewählt ist, kann der Assistent mit "Fertigstellen" 

abgeschlossen werden. 

Applikationszugriff 

Dieses Programm erlaubt es, für jeden Benutzer den Applikationszugriff zu definieren: 

Bei dieser Ansicht handelt es sich um die alte Applikationsübersicht aus dem AbaTools. Sämtliche Applikationseinstellungen 

werden neu über die Benutzerverwaltung getätigt. 

Angemeldete Benutzer 

Dieses Dienstprogramm liefert eine Übersicht über alle zur Zeit angemeldeten Benutzer. 

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Alle Benutzer sperren/entsperren 

Dabei werden Name und Kurzname jedes Benutzers angezeigt. Über den Button "Aktualisieren" können die Daten 

neu geladen werden, um auch Änderungen zu reflektieren, die seit dem Programmstart aufgetreten sind. Das Programm 

dient dabei nur Informationszwecken; es kann kein Einfluss auf die Benutzer genommen werden. 

Alle Benutzer sperren/entsperren 

Dieser Menüeintrag startet ein Mini-Dienstprogramm, welches allen Benutzern die Anmeldung verwehrt: 

Diese Funktion ist nützlich, wenn beispielsweise durch den Administrator Updates oder andere wichtige Änderungen 

am ABACUS vorgenommen werden sollen. Um die Benutzer wieder zu entsperren, um also die Anmeldung 

wieder zuzulassen, kann das Programm vom Administrator einfach erneut ausgeführt werden: 

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Hinweis 



Benutzer abmelden 

Dieses Programm verwehrt den Benutzern nur die Anmeldung, eine Sperrung loggt jedoch bereits angemeldete 

Benutzer nicht aus. Dazu muss das Programm "Benutzer abmelden" verwendet werden. 


Hier werden die angemeldeten Benutzer nach Kurznamen aufgelistet. 

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Wenn ein Benutzer in dieser Liste ausgewählt wird, kann er über den Button "Benutzer abmelden" automatisch 

aus dem ABACUS ausgeloggt werden. Über "Alle Benutzer abmelden" können alle angemeldeten Benutzer ausser 

dem aktuellen abgemeldet werden. 

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Archiv-/Dossier-/Druckeradministration 

Archivkonfiguration 

Archiv-/Dossier-/Druckeradministration 

In dieser Programmgruppe befinden sich Programme, die der Verwaltung der Dossier- und Archivkomponente dienen. 

Ihre Funktionsweise wird in einem separaten Dossier-/Archiv-Handbuch genauer beschrieben. Weitere Informationen 

über diese Programme entnehmen Sie bitte jenem Handbuch. 

Archivkonfiguration 

Die Archivkonfiguration erlaubt das Erstellen von Archivsets, die, analog zu den Menüsets, aus Dossiers oder Archiven 

verschiedener Applikationen bestehen können. 

Diese Archivsets werden anschliessend direkt auf die Rollen übertragen. Der User kann somit direkt aus seiner 

Rolle, resp. Aus dem Menüset auf die Dossiers zugreifen. Die Zugriffsrechte auf die Dossiers werden weiterhin in 

der Dossierverwaltung vergeben. Das heisst, hat ein Benutzer in der Dossierverwaltung keine Zugriffsrechte auf 

Dossiers, welche sich in seinem Archivset befinden, so kann er auch nicht aus seiner Rolle aus diese Dossiers 

zugreifen. 

Unter "Ausgewählte Archive" werden die Archivsets zusammengestellt. Diese können aus verschiedenen Dossiers 

oder Archiven bestehen. Die fertigen Archivsets können gespeichert und anschliessend via Drag & Drop auf die 

Rollen unter "zugewiesene Rollen" übertragen werden. 

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Suche und Job Administration 

AbaSearch-Administration 


In dieser Programmgruppe befinden sich Einstellungen für die Suchdienste AbaPilot und AbaSearch sowie die 

Funktion "Smart Job", die Aufgaben über AbaNotify automatisiert. 

AbaPilot Administration 

Dieses Programm erlaubt es, AbaPilot zu konfigurieren: 

Bevor mit AbaPilot gesucht werden kann, müssen sämtliche Daten indexiert werden. Weitere Informationen entnehmen 

Sie bitte dem Handbuch zu AbaPilot. 


Dieses Programm erlaubt es, AbaSearch zu konfigurieren: 

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Dieses Programm besteht aus zwei Tapes, "Search Sets" und "Index". Die Seite "Tabellen" auf dem ersten Tape 

dient dazu, die verschiedenen Search Sets zu definieren, die in der Datenbanksuche verwendet werden. 

Auf dieser Seite werden links alle vorhandenen Search Sets aufgelistet. Darunter werden die Tabellen aufgeführt, 

die durch eine Suche über dieses Search Set durchsucht werden sollen. Für jede Tabellen werden View-Objekte, 

Link-Objekte und Programm-Objekte angezeigt. 

Links erlauben, mit einem Wert aus dem Suchresultat noch weiter in anderen ABACUS-Tabellen zu suchen. Mit 

dem Programm-Objekt kann von den gefundenen Datensätzen direkt ein ABACUS-Programm geöffnet werden. 

Die Parameter erlauben einen direkten Sprung auf das entsprechende Objekt (z.B. eine bestimmte Adresse). Ein 

View-Objekt beinhaltet einen avx-Report, womit man sich Informationen über den selektierten Datensatz, über alle 

gefundenen Datensätze oder über die ganze Tabelle anzeigen lassen kann. 

Pro Tabellen-Objekt können mehrere solcher Objekte angefügt werden. Um ein neues Objekt anzufügen oder ein 

bestehendes zu löschen kann das Kontextmenü verwendet werden. 

In der mittleren Spalte bestehen die folgenden Elemente, wenn ein SearchSet ausgewählt ist: 


Searchset ID Dieses Feld enthält den internen Namen des Search Sets. 

Anzeigenamen DE / FR / 

EN 

Diese Felder enthalten die benutzerfreundlichen Namen, die für das Search Set in 

den verschiedenen Sprachen verwendet werden sollen. 

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Smart Job Administration 

Datei In diesem Feld befindet sich die Definition des Search Sets. 

Mandanten Hier können die Mandanten ausgewählt werden, für die das Search Set bestehen soll. 

Einstellige Zahlen suchen Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden einstellige Zahlen gesucht. 

Im AbaMenü ausblenden Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird das Search Set nicht in der Liste des Aba- 

Menü aufgeführt. 

Beschreibung DE / FR / EN Diese Felder nehmen eine Beschreibung des Feldes in den drei Sprachen auf. 

In der rechten Spalte wird eine kontextsensitive Hilfe angezeigt. 

Weiterführende Informationen zu AbaSearch finden Sie in der AbaSearch-Administration. 


Dieses Programm erlaubt das Definieren von Smart Jobs: 

Hinweis 

Voraussetzung für die Verwendung der Smart Jobs ist ein laufender AbaNotify-Dienst. 

Mit den Smart Jobs ist es möglich, mehrere wiederkehrende Reports zu bündeln und hintereinander auszugeben. 

Diese Reports können z.B. als PDF oder XLS ausgegeben werden. Basis für den Smart Job ist immer ein MenüSet, 

das ULC Applikationsreports oder AbaView-Reports beinhaltet. Deshalb muss als erstes die Menükonfiguration 

gestartet werden und ein Menü definiert werden, das die entsprechenden Auswertungen enthält. Für Hilfe mit diesem 

Vorgang konsultieren Sie bitte die Hilfeseite "Menükonfiguration" in diesem Handbuch. 

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Hinweis 




Sämtliche Reportprogramme oder AbaView-Reports müssen in der Reihenfolge aufgeführt werden, in welcher 

sie dann nacheinander abgearbeitet werden sollen. 

Die ausgewählten Reports müssen zwingend über Vorgaben verfügen, welche bereits im Vorfeld in den einzelnen 

Reports erstellt werden müssen. Diese Vorgaben können dann im Smart Job ausgeführt werden. 

In der Smart Job Verwaltung wird durch den Administrator, Supervisor oder Report-Supervisor ein Job eingerichtet. 

Dabei kann gezielt gesteuert werden wie viel Einfluss der Benutzer in der Job-Ausführung noch hat. 

Die Navigationsleiste umfasst die folgenden Buttons: 


Neu Erstellt einen neuen Smart Job. 

Bearbeiten Öffnet einen bestehenden Smart Job. Dieser kann bearbeitet oder ergänzt werden. 

Löschen Löscht geöffnete, bereits erstellte Smart Jobs. 

Speichern Speichert die Änderungen des aktiven Smart Jobs. 

Auswertungen aus Menü- 

Set erweitern 

Aktuellen Smart Job exportieren 

Alle Smart Jobs exportieren 

Alle Smart Jobs importieren 

Auf der Benutzeroberfläche bestehen dies Elemente: 

Dies fügt die Auswertungen eines anzugebenden MenüSets zum aktuell geöffneten 

Smart Job hinzu. Dies ist beispielsweise dienlich um die Auswertungen zweier Menü- 

Sets zu kombinieren. Dabei wird das folgende Fenster geöffnet: 

Das Feld "MenüSet" enthält das MenüSet, dessen Auswertungen zum aktuell geladenen 

Smart Job hinzugefügt werden sollen. Das Feld "Prozess" gibt an, ob die 

bereits bestehenden Auswertungen des Smart Jobs überschrieben oder nur ergänzt 

werden sollen. Im ersten Fall werden alle Auswertungen entfernt und nur die neuen 

Einträge wieder hinzugefügt. Dies kann nützlich sein, wenn beispielsweise neue Reporte 

erstellt wurden und die im Smart Job bereits enthaltenen Auswertungen obsolet 

geworden sind. Im zweiten Fall werden die Einträge des neuen MenüSets den bereits 

im Smart Job enthaltenen Einträgen hinzugefügt. 

Dies exportiert den aktuell geladenen Smart Job als XML-Datei. So kann er zum Beispiel 

auf einer anderen Installation zurückgeladen werden. Für den Import wird kein 

Rollen-Menü benötigt da die Job-Definition vollständig im Schnittstellenfile enthalten 

ist. 

Dies exportiert alle gespeicherten Smart Jobs als XML-Datei. 

Dies importiert ein zuvor exportiertes XML-File wieder als Smart Job. 

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ID Dies ist die eindeutige Nummer des Smart Jobs. 

MenüSet Hier wird das MenüSet ausgewählt, das die vom Smart Job durchzuführenden Reporte 

enthält 

Beschreibung In diesem Feld kann eine kurze Beschreibung für den Smart Job in den Hauptsprachen 

eingegeben werden. 

Mandant(en) Hier kann definiert werden für welche Mandantenbereiche der Smart Job ausgeführt 

werden soll. Dies bedeutet, dass der Job, wenn er ausgeführt wird, die in ihm enthaltenen 

Reportprogramme und AbaView-Reports für alle Mandanten in diesem Bereich 

erstellen und ausgeben wird. 

Vorgabemandant Es muss in diesem Feld zwingend ein Mandant mit den notwendigen Vorgaben ausgewählt 

werden. Sämtliche Smart Jobs werden mit den Reportvorgaben aus dem 

Vorgabemandanten ausgeführt. Dies hat den grossen Vorteil, dass z.B. bei einer Installation 

im Treuhandumfeld nur auf einem einzigen Mandanten Vorgaben zwingend 

vorhanden sein müssen. 

Vorgabe aktualisieren Dieser Button lädt die Liste der Vorgaben neu. 

Standard Vorprozessor Im Vorprozessor können Einstellungen wie z.B. Geschäftsjahr, Datum und inkl. Zusatzjournal 

eingestellt werden. Falls diese Einstellung für mehrere Reports sinnvoll 

ist, so kann an dieser Stelle ein Standard hinterlegt werden (der Standard wird von 

einem Vorprozessor der auf dem Report hinterlegt ist übersteuert). 

Benutzerrechte (Rollen) Die Sichtbarkeit von Smart Jobs auf Stufe Benutzer kann weiter eingeschränkt werden 

auf einzelne Rollen. So können nur noch Benutzer mit Zugriff auf die entsprechende 

Rolle eine entsprechende Smart Job Definition verwenden. 

Report Timeout (Minuten) Die ABACUS-Vorgabe für das Abbrechen einer einzelnen Auswertung liegt bei 3 Minuten 

und kann durch den Benutzer an dieser Stelle bis auf 99 Minuten angepasst 

werden. 

Vorgabe zur Laufzeit ändern 

Vorprozessor zur Laufzeit 

ändern 

Ausgabe zur Laufzeit ändern 

Bestehende Ausgabe 

überschreiben 

Dies ermöglicht es dem Anwender bei der Ausführung des Smart Job eine andere 

Vorgabe auszuwählen. Ansonsten wird immer die hier definierte Vorgabe verwendet. 

Nur wenn diese Funktion aktiv ist, kann der Vorprozessor durch den Benutzer vor der 

Job-Ausführung verändert werden. Das heisst, dass beispielsweise der Anwender 

das Geschäftsjahr vor der Ausgabe nur übersteuern kann, wenn diese Option aktiv ist. 

Standardmässig wird der Ausgabeort und Name in der Smart Job-Verwaltung festgelegt. 

Mit dieser Option kann dem Benutzer erlaubt werden, dass dies vor der Job- 

Ausführung nochmals geändert werden kann. 

Falls eine Auswertung mit gleichem Namen bereits besteht, so kann diese optional 

überschrieben werden. 

Auswertungen Die ausgewählten Reports müssen zwingend mit einer Vorgabe sowie einem Ausgabeformat 

definiert werden. 

Applikation Diese Spalte enthält den Namen der Applikation zu der die Auswertung gehört. 

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Programm Diese Spalte enthält die Nummer des Programms, in dem die Auswertung erstellt 

wird. 

Beschreibung Diese Spalte enthält den Namen des Programms, in dem die Auswertung erstellt wird. 

Vorgabe In dieser Spalte kann mit einem Auswahlfeld die zu verwendende Vorgabe für die Erstellung 

des Mandanten ausgewählt werden. Das Auswahlfeld enthält dabei alle Vorgaben 

des Vorgabenmandanten für das einschlägige Programm. Die ULC Auswertungsprogramme 

benötigen zwingend eine Vorgabe. Zur Auswahl stehen die Vorgaben 

aus dem oben definierten Vorgabemandanten. Für AbaView-Reports wird keine 

Vorgabe benötigt. 

Vorprozessor erzwingen Mit dieser Checkbox kann erzwungen werden, dass der hier definierte Vorprozessor 

für diese Auswertung angewendet wird, auch wenn er für andere Auswertungen zur 

Laufzeit übersteuert werden kann. 

Vorprozessor Hier kann der oben definierte Standard-Vorprozessor für diese Auswertung übersteuert 

werden. 

Ausgabe In der Ausgabe werden folgende Elemente festgelegt: 

• Format (PDF, XLS, DOC, RTF, CSV) 

• Verzeichnis, in welches die Export-Datei geschrieben wird. 

• Auto.Verzeichnis (speichert in Verzeichnis pro Mandant, pro Geschäftsbereich, 

usw.) 

• Dateiname; die Endung muss nicht angegeben werden, sondern sie wird von 

ABACUS automatisch an die Datei angehängt. 

• PDF Passwort 

• Ausgabe automatisch anzeigen. Speichert die Exportierte Datei nicht nur ab, 

sondern öffnet sie auch gleich. 

• Ausgabe automatisch drucken. Speichert die Exportierte Datei nicht nur ab, 

sondern druckt sie auch gleich aus. 

• Vorhandene Datei automatisch löschen. Dies überschreibt bestehende Reports 

mit den hier erstellten. 

• Archive. Hier kann ein Archiv ausgewählt werden, in das die Reports automatisch 

gelegt werden sollen. 

• Dossier: Hier kann ein Dossier ausgewählt werden, in das die Reports automatisch 

gelegt werden sollen. 

Sobald die Einstellungen komplett sind, kann der Smart Job gespeichert werden. Um die Reports zu generieren, 

muss das AbaTool "Smart Job" genutzt werden. 

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Aktivierung und Registration 

Aktivierungsassistent 


In dieser Programmgruppe sind Programme enthalten, die der Aktivierung des ABACUS dienen. Jede produktiv 

genutzte Kopie von ABACUS muss aktiviert werden. 

Aktivierungsassistent 

Mit diesem Programm kann die installierte Kopie des ABACUS aktiviert werden. Diese Software-Aktivierung ist ein 

Lizenz-Validierungsverfahren, das es der Firma ABACUS ermöglicht, nach der Installation einer entsprechenden 

Version die Echtheit einer Lizenz zu überprüfen. 

Die Software-Aktivierung hilft festzustellen, ob eine Lizenz für mehrere Installationen verwendet wird, zudem liefert 

sie einen Überblick über die Anzahl lizenzierter Versionen (wird benötigt zur Berechnung der zu entrichtenden 

Software-Lizenzen gegenüber Drittherstellern). 

Eine aktivierte ABACUS Installation ermöglicht verschiedenen Benutzern den Zugriff auf das ABACUS Menü (Multiuser-System). 

Wird eine ABACUS Installation hingegen nicht aktiviert, wird der Zugriff auf das ABACUS Menü 

automatisch auf einen Benutzer (exklusive dem Administrator) eingeschränkt (Single-User-System). 

Ganz unten im ABACUS Menü ist ein Hinweis (Link) ersichtlich, wenn die Installation noch nicht aktiviert wurde. 

Nur der ABACUS Administrator kann die Aktivierung (mittels Aktivierungsassistent) vornehmen. Es stehen zwei 

verschiedene Aktivierungsvarianten zur Verfügung: 

Entweder kann die Aktivierung direkt über den Assistenten übermittelt werden, oder sie kann als Datei gespeichert 

und auf der Website der ABACUS Research AG eingereicht werden. Es wird dann eine Antwort zugestellt, die über 

die dritte Option auf dieser Seite eingegeben werden kann. 

Um eine Installation des ABACUS direkt zu aktivieren wird die Option "Installation jetzt direkt online aktivieren". Nun 

müssen die Kontaktdaten des Verwenders eingegeben werden. Auf den nächsten Seiten können die Internet-Einstellungen 

überprüft und der Aktivierungsantrag direkt an ABACUS übermittelt werden. Die Installation wird automatisch 

aktiviert. 

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Registration 

Für das Offline-Verfahren muss hier "Aktivierungsantrag erstellen für nachträgliche Aktivierung" ausgewählt werden. 

Danach können ebenfalls auf der zweiten Seite die Kontaktdaten eingegeben werden. Nun kann der Antrag als Datei 

gespeichert werden, die an der angegebenen Adresse hochgeladen werden kann. Es wird dann eine zweite Datei 

zum Download bereitgestellt. Diese zweite Datei kann nach dem Download über die Option "Aktivierungsantwort" 

dem Assistenten übergeben werden. Nun wird die Installation des ABACUS aktiviert. 

Registration 

Auf dieser Seite wird eine Übersicht über die aktuell installierten Lizenzoptionen des ABACUS gegeben: 

Es bestehen die folgenden Kontrollelemente: 


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Registration 

Ansicht Zeigt alle aktuell ausgewählten Zeilen der Übersicht über die installierte Registrierung 

im ABACUS-Vorschauprogramm an. 

PDF Zeigt die aktuell ausgewählten Zeilen der Übersicht im Standard-PDF-Viewer des 

Systems an. 

Excel Zeigt die aktuell ausgewählten Zeilen der Übersicht im Excel an. 

Drucken Druckt die aktuell ausgewählten Zeilen der Übersicht aus. 

Seite einrichten Dies richtet die Seite für den Druck ein. 

Schriften einrichten Dies bestimmt, welcher Schriftstil beim Ausdruck für die verschiedenen Überschriften 

verwendet werden sollen. 

Auf der Programmoberfläche befinden sich die folgenden Elemente: 


Mandant Hier wird angezeigt, für welchen Mandant die Registration und die Informationen dazu 

sind. 

Version Zeigt die ABACUS-Version der Registration an. 

Registrationsnummer Zeigt die Nummer der Registration an. 

Tabelle Hier werden die eigentlichen Registrationsinformationen angezeigt. 

Alle Hiermit können alle Zeilen der Tabelle ausgewählt werden. 

Keine Hiermit können alle Zeilen der Tabelle deselektiert werden. 

Selektion umkehren Dies selektiert die Zeilen, die zur Zeit nicht selektiert sind und umgekehrt. 

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SaaS Administration 


SaaS Administration 

Installation registrieren 

In dieser Programmgruppe befinden sich Programme, die die Verwendung von ABACUS im Software-as-a-Service-Modell 

konfigurieren. 

Installation registrieren 

Dieser Menüeintrag öffnet die Software-as-a-Service-Registrationsseite im Standardbrowser des Systems. 

Anschliessend wird der Name des Benutzers aus der ABACUS Benutzerverwaltung vorgeschlagen. Dieser kann 

aber angepasst bzw. anonymisiert werden. Wählen Sie die Schaltfläche , um diesen Prozess abzuschliessen. 

Detailliertere Informationen entnehmen sie bitte dem Dokument SaaS-AbaWeb_Installationsanleitung auf unserer 

Website. 

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Diverse Konfigurationen 



SMTP Kontenverwaltung 

In dieser Programmgruppe können verschiedene Einstellungen für ABACUS getroffen werden. 

Internet Einstellungen 

Auf dieser Seite können die Verbindungseinstellungen festgelegt werden, die ABACUS zur Verbindung ins Internet 

verwenden soll. Standardmässig werden die Internet Explorer-Einstellungen verwendet. 

Falls die Standardeinstellung nicht funktioniert, fragen Sie bitte den in Ihrer Firma zuständigen Systemadministrator 

nach den hier zu verwendenden Angaben. 

Über die Schaltfläche "Testen" kann überprüft werden, ob sich ABACUS auf eine anzugebende Website verbinden 

kann. 


Auf dieser Seite können die Verbindungsinformationen für ausgehende Mails für das ABACUS festgelegt werden. 

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Das Menü "Ansicht" enthält den Eintrag "Log", der den obersten Bereich des Fensters einund ausblendet. Die 

Navigationsleiste enthält die folgenden Buttons: 


Speichern Dieser Button speichert alle Änderungen am aktuellen Dokument. 

Ein SMTP-Konto hinzufügen 

Dies fügt ein neues Konto im ausgewählten Mandanten ein. Dieser Button ist nur 

aktiv, wenn ein Mandant oder ein Mandanten-SMTP-Konto ausgewählt ist. 

Ein SMTP-Konto löschen Diese Schaltfläche löscht das ausgewählte SMTP-Konto. 

Verbindung testen Dieser Button startet einen Verbindungstest. Ein Dialogfeld wird über das Resultat 

des Tests informieren. 

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Kontenverwaltung 




In diesem Bereich werden alle SMTP-Konten nach Mandant sortiert aufgelistet. Jeweils das erste für einen Mandant 

erstellte Konto wird dabei zum Standardkonto. Dieses erkennt man daran, dass die Zeile fett gedruckt ist und in 

der Spalte "Default" die Checkbox aktiviert ist. Diese Checkbox kann aber nicht verwendet werden, um das Standardkonto 

zu ändern sondern dient lediglich der Anzeige. Das Kontextmenü der einzelnen Konten enthält die Einträge 

"Konto hinzufügen" und "Konto löschen", die gleich funktionieren wie die oben beschriebenen Buttons der 

Navigationsleiste. 

Einstellungen 

Dieser Bereich enthält die folgenden Kontrollelemente: 


Kontentyp In diesem Feld wird der Typ des Mailkontos angezeigt. Es ist immer SMTP. Es dient 

nur zu Anzeigezwecken und kann nicht verändert werden. 

Sendername Hier wird der Name eingegeben, der beim Empfänger als Absender erscheint. 

Default Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird das Mailkonto als neues Standardkonto für 

seinen Mandanten festgelegt. 

Servername Dies ist der Mailserver, über den dieses Konto seine Mails verschicken wird. 

Port Hier wird die Nummer des Portes eingegeben, den das ausgewählte Konto zum zugreifen 

auf den Server verwendet. 

Standardport Dieses Feld enthält die Nummer des Portes, der üblicherweise zum Versenden von 

Mails gemäss den getroffenen Einstellungen verwendet wird. Es dient nur zu Informationszwecken 

und kann nicht verändert werden. 

Sicherheit und Verschlüsselung 

In diesem Bereich können Sicherheitsinformationen eingegeben werden, falls der angegebene Server diese abfragt. 

Die hier eingegebenen Informationen sind also vom Mailserver abhängig. 


Benutzer verwenden Diese Checkbox aktiviert die beiden nachfolgenden Eingabefelder. Somit erlaubt sie 

die Eingabe von Anmeldeinformationen, falls der Mailserver diese voraussetzt. 

Benutzername Dies ist der Anmeldename, mit dem sich das SMTP-Konto am Server anmeldet um 

die Mails zu verschicken. 

Passwort Dies ist das Passwort, mit dem sich das SMTP-Konto am Server anmeldet um die 

Mails zu verschicken. 

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Verschlüsselte Verbindung 

verwenden. 



Menükonfiguration 

Mobile Server Konfiguration 

Falls der Mailserver verschlüsselte Verbindungen unterstützt oder voraussetzt, kann 

hier die Art der verwendeten Verschlüsselung bestimmt werden. 

Auf dieser Seite können Adresse und Port für den Mobile Server konfiguriert werden: 

Die Seite enthält die folgenden Elemente: 


Server Dieses Eingabefeld nimmt den Namen des Servers für den Mobile Server auf. 

Port Hier kann der verwendete Port eingegeben werden. 

Übernehmen Dieser Button ist nur aktiv, wenn eine Änderung an einem der Eingabefelder vorgenommen 

wurde. Er speichert die Änderung ab. 

Verbindung testen Dies versucht, sich auf den Mobile Server zu verbinden. Das Resultat dieses Tests 

wird danach in einem Dialogfeld angezeigt. 

Hinweis 

Der Mobile Server muss zuvor separat eingerichtet werden, damit die Verbindung erfolgreich hergestellt werden 

kann. 


In diesem Programm, das nur der Administrator benutzen kann, können eigene Menüs ("MenüSets") erstellt werden, 

die Programme unterschiedlicher Applikationen auf dem selben Menü anzeigen können: 

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Hinweis 




Nur der Administrator kann die Menükonfiguration benutzen. 

Die Navigationsleiste enthält die folgenden Befehle: 

Button Beschreibung 

Neu Dieser Button erstellt ein neues Menü. Es erscheint ein Dialogfeld, in das der Name 

des neuen Menüs eingegeben werden kann. 

Öffnen Dieser Button öffnet ein bereits erstelltes Menü. 

Speichern Diese Schaltfläche speichert das aktuell geöffnete Menü. 

Löschen Dieser Button löscht das aktuell geöffnete Menü. 

Kopieren Diese Schaltfläche kopiert das aktuell geöffnete Menü. Es erscheint ein Dialogfeld, in 

das der Name der Kopie bestimmt werden kann. 

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Der Inhalt des eigenen Menüs wird im mittleren Bereich des Fensters unter "Konfiguriertes Menü" dargestellt. Die 

verfügbaren Menüeinträge stehen in der linken Spalte unter "Verfügbare Menüeinträge". Sie können per Drag & Drop 

einem Menü hinzugefügt werden. Es ist auch möglich komplette Applikationen, Hauptmenüs sowie Submenüs ins 

mittlere Fenster (Konfiguriertes Menü) hinüber zu ziehen. 

Menü Eigenschaften 

Der rechte Bereich des Fensters, in dem der ausgewählte Menüpunkt bearbeitet werden kann, enthält die folgenden 

Elemente: 


Typ Dies zeigt den Typ des ausgewählten Menüeintrages an. Die verfügbaren Typen sind: 

• MenüSet: Dieser Typ bezeichnet ein ganzes Menü. Er ist immer der root-Eintrag 

des Menüs, also das oberste Element der Hierarchie. Er kommt pro definiertem 

MenüSet nur einmal vor. 

• Ordner: Dies sind Menüeinträge, die verschiedene andere Einträge enthalten 

und ordnen. 

• Programm: Dieser Typ ist ein Programm einer ABACUS-Applikation. 

• URL: Diese Einträge starten den Standardbrowser des Systems und zeigen 

darin eine bestimmte URL an. 

• Command: Ein solcher Eintrag führt einen bestimmten Befehl in einem bestimmten 

Verzeichnis mit bestimmten Parametern. Dies geschieht analog zur 

entsprechenden Eingabe auf der Kommandozeile des Systems. 

• AbaView-Report: Dieser Typ führt einen bestimmten AbaView-Report aus und 

zeigt ihn an. 

• Multi Start: Diese Elemente sind ähnlich wie Ordner. Sie können auch mehrere 

andere Einträge aufnehmen. Allerdings werden alle darin enthaltenen Elemente 

bei Aufruf des Multi Start Menüeintrages automatisch nacheinander gestartet. 

Es öffnet sich ein Fenster mit den einzelnen Menüpositionen. Starten 

sie den Multistart über die „Play“- Taste. Die erste Menüposition wird gestartet. 

Das nächste Programm wird automatisch gestartet, sobald das vorherige Programm 

geschlossen wurde. 

• Smart Job: Dies startet einen bestimmten Smart Job. 

Bezeichnung DE / EN / FR Diese Felder nehmen den im Menü der jeweiligen Sprache anzuzeigenden Namen 

auf. Insbesondere wenn gleichnamige Programme aus verschiedenen Applikationen 

im selben Menü verwendet werden (zum Beispiel F11 - Buchen und V11 - Buchen), 

empfiehlt es sich, diesen hier eine andere Bezeichnung zu geben, um Verwechslungen 

zu vermeiden. 

ID Dies ist der eindeutige Bezeichner des ausgewählten Menüeintrages. 

Sichtbar Diese Checkbox ist standardmässig gesetzt. Wenn sie deaktiviert wird, wird der 

Menüeintrag im Menü nicht mehr dargestellt. 

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Details 




Darunter befindet sich der Bereich "Details" der, abhängig vom Typen des ausgewählten Elements, unterschiedliche 

Inhalte hat. Hier wird für jeden der Typen aufgeführt welche Einträge in diesem Bereich bestehen. 

Menü Set 

Dieser Typ hat keine Details, der Bereich bleibt deshalb leer. 

Ordner 

Dieser Typ hat keine Details, der Bereich bleibt deshalb leer. Es werden lediglich Applikation Id und -Name angezeigt, 

die aber "0" sind und nicht editiert werden können. 

Programm 

Applikation Id Dieses Feld enthält die Identifikationsnummer der Applikation, zu der das Programm 

gehört. 

Applikation Name Dieses Feld enthält den Namen der Applikation, zu der das Programm gehört. 

Programm Nummer Dieses Feld enthält die Menünummer des Programms innerhalb seiner Applikation. 

Mit diesem Mandanten 

starten 

Hier kann eine Mandantennummer eingegeben werden. Dann wird das Programm, 

wenn es über diesen Menüeintrag gestartet wird, immer in diesem Mandanten geöffnet. 

Wenn das Eingabefeld leer bleibt, wird das Programm im aktuellen Mandanten 

gestartet. 

Vorgabe Hier kann eine Vorgabe des Programms angegeben werden. Sie wird beim Start des 

Programms automatisch geladen, wenn es über diesen Menüeintrag gestartet wird. 

Stapelverarbeitung Diese Checkbox zeigt an, ob das Programm zusammen mit anderen Elementen gestartet 

wird, also ob es sich unter einem Multi Start Element befindet. 

Autostart Dies bedeutet, dass das Programm automatisch gestartet wird, sobald das Menüset 

geladen wird, bzw. sobald ABACUS gestartet wird. 

URL 

Für diesen Typen enthält der Bereich ein Eingabefeld, in das die zu startende URL eingegeben werden kann. 

Command 

Command exe Hier kann die ausführbare Datei ausgewählt werden, die beim Aufrufen des Menüeintrages 

gestartet werden soll. 

Arbeitsverzeichnis Dies enthält das Arbeitsverzeichnis, in dem der oben ausgewählte Command ausgeführt 

wird. 

Command Parameter Dieses Feld enthält die Parameter, die dem Befehl mitgegeben werden. 

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AbaView-Report 



Java-Konfiguration 

Bei diesem Typen kann hier der auszuführende Report ausgewählt werden. 

Multi Start 

Dieser Typ hat keine Details, der Bereich bleibt deshalb leer. Es dient dazu, alle ihm hierarchisch untegeordneten 

Elemente automatisch zu starten. 

Smart Job 

Bei diesem Typen kann hier der zugehörige Smart Job ausgewählt werden. 

Kontextmenü 

Die Einträge unter "Konfiguriertes Menü" haben ein Kontextmenü. Es enthält die folgenden Befehle: 

Befehl Wirkung 

Alle aufklappen Dies blendet klappt alle Ordner und Multi Start Einträge in der Baumansicht auf, so 

dass alle Elemente sichtbar sind. 

Alle zuklappen Dieser Button klappt alle Ordner und Multi Start Einträge in der Baumansicht zu. 

Löschen Löscht den Menüeintrag 

Nach oben verschieben Verschiebt den Menüeintrag eine Position nach oben. 

Nach unten verschieben Verschiebt den Menüeintrag eine Position nach unten. 

Neuer Menüeintrag Dies fügt einen neuen Menüeintrag ans Ende des Menüs ein. Dazu wird ein Fenster 

geöffnet, in dem die grundlegenden Informationen des neuen Eintrags eingegeben 

werden können. Weitere Informationen über die verschiedenen Felder finden sich im 

vorhergehenden Abschnitt bei der Beschreibung des entsprechenden Typs. 

Ausführen Dies führt den Menüeintrag aus, so als ob er im Menü ausgewählt worden wäre. 

Hinweis 

Menüsets werden im XML-Format im Pfad abac\db\menü gespeichert. Diese XML-Dateien können kopiert werden. 

Somit kann ein ABACUS-Vertriebspartner für seine Kunden Menüs erstellen und ihnen diese zusenden. 


Dieses Programm erlaubt die Konfiguration der Java-Umgebung, die von ABACUS benutzt wird. 

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Hier bestehen die folgenden Elemente: 


Nicht anzeigen Wenn diese Option ausgewählt wird, wird keine Javakonsole angezeigt. Dies ist die 

Standardoption. 

Anzeigen Wenn diese Option ausgewählt wird, wird ein Konsolenfenster angezeigt, das während 

der Ausführung des ABACUS die Meldungen von Java auf dem Bildschirm ausgibt. 

Diese Meldungen können hilfreich sein, wenn ein Fehler in ABACUS auftritt. Für 

den normalen Betrieb sind sie aber nicht notwendig. 

In ...\abac\log 

\javaconsole.log speichern 

Für diesen Computer aktivieren 

Für diesen Computer nicht 

aktivieren. 

Client / Server 

Diese Option bewirkt, dass die Meldungen anstatt auf einem Konsolenfenster angezeigt 

zu werden ins angegebene Textdokument geschrieben wird. 

Diese Option bewirkt, dass Java ein Cache (einen Zwischenspeicher) auf diesem 

Computer anlegen kann. Dies kann die Performance erhöhen. 

Wenn diese Option ausgewählt wird, kann Java kein Cache anlegen. 

Diese Seite verwaltet Einstellungen für den Client / Serverbetrieb von ABACUS: 

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Sie enthält die folgenden Elemente: 


Programme auf Application-Server 

ausführen 

Diese Checkbox aktiviert die Einstellungen auf dieser Seite überhaupt erst. Wenn sie 

deaktiviert wird, werden alle ABACUS-Programme lokal, also auf dem Client ausgeführt. 

Server In dieses Feld kann der Name des Application-Servers eingegeben werden, auf dem 

die Programme ausgeführt werden sollen. 

Auf Client drucken Wenn diese Checkbox aktiviert wird, werden alle Ausdrucke lokal bearbeitet, beim 

Client also, und nicht beim Server. 

Citrix Metaframe Speicheroptimierungen 

Drucken 

Mit diesen Optionen kann ausgewählt werden, ob ABACUS Speicheroptimierungen 

durchführen soll. 

Auf dieser Seite kann die Checkbox "Druckeroptimierungen einschalten" aktiviert werden. Sie ist Standardmässig 

aktiv und sollte nur deaktiviert werden, wenn die Optimierungen zu Fehlern bei der Kommunikation zwischen dem 

System und dem Drucker führen. 

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Spezialprogramme 


Diese Programme unterstützen Spezialfunktionen des ABACUS. 

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AbaMonitor 


AbaMonitor 

Dieses Programm hilft bei der Überwachung der ABACUS-Dienste: 

Für den AbaMonitor wird ein spezieller AbaMonitor Benutzer benötigt. Weitere Informationen betreffend Administration 

finden sie im AbaMonitor- Handbuch. 

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Mandantenprogramme 



Mandant löschen 

Mit diesen Programmen können die Mandanten des ABACUS verwaltet werden. 

Mandant eröffnen 

Dieses Programm dient der Eröffnung eines neuen Mandanten: 

Auf der ersten Seite muss die Nummer und der Name des Mandanten eingegeben werden. Ebenfalls müssen die 

Währung des Mandanten sowie das erste Geschäftsjahr und sein Anfangsmonat bestimmt werden. Danach folgt 

eine Liste, in der alle zu eröffnenden Applikationen ausgewählt werden können. 

Auf der nächsten Seite müssen die Kontaktinformationen eingegeben werden. Auf der dritten Seite kann ausgewählt 

werden, ob die Daten eines bestehenden Mandanten in den neu eröffneten Mandanten kopiert werden. Es 

kann dabei für viele Applikationen separat bestimmt werden, welche Daten übernommen werden solle. Weitere 

Informationen finden sich in den Handbüchern der jeweiligen Applikation. 

Die vierte Seite enthält Einstellungen über die zu installierenden Applikationen. Diese sind abhängig von den zuvor 

ausgewählten Applikationen. 

Sobald diese Seite bestätigt wird, wird der Mandant eröffnet. Dies kann einige Minuten dauern. 

Mandant löschen 

Dieses Programm löscht einen Mandanten komplett oder teilweise: 

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Mandant sichern 

Auf der ersten Seite kann ausgewählt werden, dass der Mandant komplett entfernt werden soll. Auf der nächsten 

Seite wird die soeben getroffene Einstellung zur Bestätigung erneut angezeigt. Sobald sie mit "Weiter" quittiert 

wurde, wird der Mandant (beziehungsweise die ausgewählten Applikationen) entfernt. 


Dieses Programm erstellt Mandantensicherungen. Diese können zu Backupzwecken verwendet werden oder um 

den Mandanten zu versenden. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen des ABACUS wurde die Mandantensicherung 

komplett neu programmiert. Um die Möglichkeiten zu bieten zugriffstechnisch zwischen den beiden Funktionen 

Datensicherung erstellen und Datensicherung zurückladen variieren zu können, existieren zwei Menüpositionen 

obwohl es sich nach der Auswahl um zwei Masken des gleichen Programms handelt: 

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Die Seite enthält die folgenden Elemente: 


Sicherungsdatei Dies ist der Dateipfad zur zu erstellenden Sicherungsdatei. Dies ist die Datei die die 

gesamten Mandantendaten enthält. Da sie naturgemäss sehr gross werden kann, 

wird empfohlen, sie an einem Ort zu erstellen wo genügend Platz vorhanden ist. 

Archive und Dossiers mitsichern 

ABACUS-Benutzerkonten 

mitsichern 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden die Dateien, die in die Dossiers und Archiven 

gespeichert sind, ebenfalls in die Sicherungsdatei geschrieben. Dies wird empfohlen. 

Dies speichert die Login-Informationen aller eingerichteten Benutzer ebenfalls in die 

Sicherungsdatei. Dies wird empfohlen, wenn die Sicherung als internes Backup verwendet 

wird, aber nicht wenn die Datei versandt werden soll. 

ABACUS Lizenz mitsichern Dies speichert auch die Lizenzdatei in die Sicherungsdatei. 

Passwort Wenn diese Checkbox aktiviert wird, kann in die beiden folgenden Eingabefelder ein 

Passwort eingegeben werden, mit dem die Sicherungsdatei verschlüsselt wird. Ohne 

dieses Passwort kann die Datei nicht mehr zurückgeladen werden. 

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Mandant zurückladen 

Kommentar Dieses Feld nimmt einen Text auf, der die Sicherung beschreibt. Er wird beim Import 

des Mandanten wieder angezeigt. 

Sobald die Sicherung durch die Schaltfläche "Ausführen" gestartet wird, werden alle Daten des ABACUS in die 

angegebene Sicherungsdatei geschrieben. Die zentralen Daten werden dabei ebenfalls Exportiert. 

Altes Sicherungsprogramm 

Um die Kompatibilität zum alten Datensicherungsprogramm zu gewährleisten, besteht bei einer Classic Installation 

die Möglichkeit, das frühere AbaSave Programm zu starten. Mittels dieser Funktion lassen sich die älteren "Bar" 

Sicherungen bei Bedarf auf eine als Classic Variante installierte ABACUS Version 2010 zurückladen. Dies ist bei 

reinen als ABACUS VI getätigten Installationen nicht mehr möglich. 


Dieses Programm lädt eine ABACUS-Mandantensicherungsdatei zurück ins ABACUS, so dass mit dem Mandanten 

wieder gearbeitet werden kann. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen des ABACUS wurde die Mandantensicherung 

komplett neu programmiert. Um die Möglichkeiten zu bieten zugriffstechnisch zwischen den beiden Funktionen 

Datensicherung erstellen und Datensicherung zurückladen variieren zu können, existieren zwei Menüpositionen 

obwohl es sich nach der Auswahl um zwei Masken auf des gleichen Programms handelt: 

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Es enthält die folgenden Elemente: 


Sicherungsdatei Dies ist der Dateipfad zur zurückzuladenden Sicherungsdatei. 

Passwort Falls die Sicherungsdatei mit einem Passwort geschützt ist, kann es in dieses Feld 

geschrieben werden, um das Zurückladen der Datei zu ermöglichen. 

Sicherungsdatei-Informationen 

Archive und Dossiers zurückladen 

Hier werden Informationen über die ausgewählte Sicherungsdatei angezeigt, beispielsweise 

der Ersteller, das Datum oder der Kommentar. Sie können natürlich hier 

nicht verändert werden. 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden die Inhalte der Dossiers und Archive, soweit 

sich solche in der Sicherungsdatei befinden, ebenfalls in den Mandanten zurückgeladen. 

Mandant eröffnen Wenn diese Checkbox aktiviert wird, kann in die beiden folgenden Eingabefelder eine 

Mandantennummer und ein Mandantenname eingegeben werden. Der angegebene 

Mandant wird dann während des Zurückladens eröffnet, wenn er noch nicht 

bereits besteht, und mit den Daten aus der Sicherungsdatei befüllt. Falls ein bereits 

bestehender Mandant zurückgeladen wird (es ist die Mandantennummer ausschlag- 

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Hinweis 



AbaTools Mandant Freigeben 

gebend) wird der bestehende Mandant durch den zurückgeladenen Mandanten überschrieben. 

Beim Zurückladen des Mandanten muss darauf geachtet werden, dass die Mandantennummer gleich bleibt. 

Wenn die Sicherungsdatei des Mandanten 1111 zurückgeladen wird, muss sie in den Mandanten 1111 geladen 

werden. 

Altes Sicherungsprogramm 

Um die Kompatibilität zum alten Datensicherungsprogramm zu gewährleisten, besteht bei einer Classic Installation 

die Möglichkeit, das frühere AbaSave Programm zu starten. Mittels dieser Funktion lassen sich die älteren "Bar" 

Sicherungen bei Bedarf auf eine als Classic Variante installierte ABACUS Version 2010 zurückladen. Dies ist bei 

reinen als ABACUS VI getätigten Installationen nicht mehr möglich. 


In diesem Programm wird festgelegt, welche Mandanten für die Archivierung freigegeben werden sollen. 

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Unter der Auswahl der Applikation, für die der Mandant freigegeben werden soll (zur Zeit nur die Archivierung), 

befindet sich eine Liste mit allen eröffneten Mandanten. Um einen Mandanten freizugeben, kann die Checkbox 

unter "Freigeben" aktiviert werden. Die Checkbox in der Spalte "in Gebrauch" zeigt an, ob die Archivierung beim 

betreffenden Mandant in Verwendung ist. Unter der Liste zeigt das Informationsfeld an, wie viele freie Lizenzen 

vorhanden sind. Eine Standard-Archivlizenz umfasst dabei 10 Mandanten. 

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Archivprogramme 


Archivprogramme 

Diese Programme erlauben die Auslagerung des ABACUS-Archivs auf eine Archiv-CD. Weitere Informationen dazu 

finden Sie im Handbuch der ABACUS Archivierung. 

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Übersetzungsprogramme 

AbaTranslator 


Diese Programme ermöglichen die Übersetzung des ABACUS in andere Sprachen. 

AbaTranslator 

In diesem Programm können die ABACUS-Übersetzungstabellen angezeigt werden. Es bietet die Möglichkeit, für 

die bestehenden Bildschirmsprachen Begriffe zu ändern: 

In der Spalte links können verschiedene Textressourcen ausgewählt werden. Alle Begriffe in diesen Ressourcen 

werden dann im Hauptbereich rechts angezeigt. Dort können die Übersetzungswerte abgeändert werden. Mit dem 

Button "Geänderte Werte speichern" wird die Änderung im ABACUS direkt abgespeichert. Der Button "Export..." 

öffnet ein Fenster, in dem die Sprachtabellen exportiert werden können: 

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AbaTranslator 

Es enthält die folgenden Elemente: 


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AbaTranslator 

Export-Verzeichnis Dies ist der Dateipfad zum Exportverzeichnis. 

Export-Format Hier kann ausgewählt werden, in welchem Format die Werte Exportiert werden sollen. 

Dabei handelt es sich bei "Trados" um ein Format, das spezifisch die Übersetzung 

konzipiert ist. Die anderen verfügbaren Optionen exportieren die Werte als XML- 

Datei, wobei entweder für jede Ressource pro Sprache ein XML mit allen Begriffen 

dieser Ressource und Sprache erstellt werden, oder aber nur für jede Sprache ein 

XML mit allen Begriffen. 

Werte Hier kann ausgewählt werden, ob bereits übersetzte Begriffe ebenfalls mitexportiert 

werden sollen. 

Ort An dieser Stelle kann ausgewählt werden, welche Daten (welcher Mandant) ausgewählt 


Sprache In diesem Bereich kann bei jeder Sprache, deren Begriffe mitexportiert werden sollen, 

die Checkbox aktiviert werden. 

Sprache für fehlende Werte Dies bezeichnet die Sprache, in der die fehlenden Werte bezeichnet sind. 

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Datenbankprogramme 



Transfer 

Diese Programme nehmen Spezialfunktionen für die Verwaltung der ABACUS-Datenbanken wahr. 

Datenbankmigration 

Mit diesem Menüpunkt ist es möglich die ABACUS-Datenbank von Pervasive auf z.B. MS SQL umzustellen. 

Achtung 

Bevor sie diesen Schritt durchführen, sollten Sie unbedingt mit dem Technischen Support Kontakt aufnehmen. 

Er wird Sie beim weiteren Vorgehen unterstützen. 

Transfer 

Dieses Programm verschiebt Records zwischen ABACUS-Tabellen. 

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DBX 

Es stehen drei Transferarten zur Verfügung: 

• Normaler Transfer; Hierbei werden alle Records übertragen. 

• Defekte Records ermitteln; Hierbei werden die beschädigten Records aussortiert. 

• Defekte Records ermitteln und entfernen; Dies entfernt alle beschädigten Records während dem Transfer. 

Der Transfer wird über die F2-Taste oder den Button "Start" gestartet. Um den Transfermandanten zu wechslen, 

kann der Button "Mandant wechseln" verwendet werden. 

DBX 

Dieses Programm erlaubt es, den Inhalt von ABACUS-Tabellen anzusehen und zu bearbeiten. 

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DBX 

Weitere Informationen finden Sie im DBX-Handbuch. 

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AbaTools 

AbaTools 

Hier befinden sich Programme, die den Funktionsumfang des ABACUS erweitern und andere wichtige Funktionen 

erfüllen. 

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AbaPilot 

AbaTools 

AbaPilot 

Mit dem AbaPilot können sämtliche Datenbanken, sowie Archive und Dossiers durchsucht werden. 

Weitere Informationen finden Sie im AbaPilot Handbuch. 

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AbaScan Programme 

AbaTools 

AbaScan Programme 

Diese Programme sind Teile der AbaScan-Komponente. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch zu AbaScan. 

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AbaView Programme 

AbaTools 

AbaView Programme 

Diese Programme erlauben das Erstellen von Reports über ABACUS-Daten. Weitere Informationen zu ihnen finden 

Sie im AbaView Handbuch. 

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Benachrichtigungen 

AbaTools 


AbaNotify 

Diese Programme dienen der automatischen Steuerung und Auswertung des ABACUS. 

AbaAudit 

AbaAudit erlaubt es, vordefinierte Views auf bestimmte Datenbankfelder des ABACUS zu erstellen, die eine Kontrolle 

der Daten erlauben. 

AbaAudit überwacht und protokolliert Datenbankänderungen. Sobald ein Record verändert, eingefügt oder gelöscht 

wird, werden Datum, Zeit, Benutzer, veränderte Werte usw. protokolliert. 

Die Überwachung kann für jede Datenbank im ABACUS Explorer (AbaTools / AbaAudit) separat aktiviert und deaktiviert 

werden. 

Hinweis 

Damit AbaAudit verwendet werden kann, muss der entsprechende Service aktiviert werden. Ist der Service nicht 

aktiv, so werden die Datenbankänderungen zwar protokolliert, stehen aber nicht in einer auswertbaren Form 

zur Verfügung. Sobald der Audit-Service das nächste Mal aktiviert wird, werden die gesammelten Änderungen 

nachgeführt. 

Weitere Informationen finden Sie im AbaAudit Handbuch. 

AbaNotify 

AbaNotify ist die Automatisierungssoftware des ABACUS. Sie erlaubt es, bestimmte Aktionen zeitgesteuert ausführen 

zu lassen. 

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AbaTools 


Smart Job 

Für weitere Informationen bezüglich AbaNotify konsultieren Sie bitte das AbaNotify-Handbuch. 

Smart Job 

Dieses Programm erlaubt es, einen in der Smart Job Administration definierten Smart Job zu starten. 

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Hinweis 

AbaTools 


Smart Job 

Der Smart Job kann nur dann gestartet werden, wenn in der Smart Job Verwaltung auch Smart Jobs erstellt 

wurden. Besteht nur ein Smart Job, so wird er automatisch geladen. 

In der obersten Zeile kann nun der gewünschte Smart Job ausgewählt werden. Der ausgewählte Smart Job wird 

unter dieser Zeile angezeigt, wobei alle Reporte und Reportprogramme aufgelistet werden. 

In den Einstellungen können weitere Optionen angewählt werden. 

Option Auswirkung 

Automatisch für alle Mandanten 

ausführen 

Der Job wird für alle selektierten Mandanten ausgeführt. 

Info anzeigen Wird dieser Flag gesetzt, werden bei Klick auf einen der Reporte die Informationen 

angezeigt, beispielsweise welches Programm gestartet wird. 

Logs anzeigen Es wird während der Verarbeitung ein separates Fenster mit dem Status angezeigt. 

Hier ist auch ersichtlich, ob der Job erfolgreich durchgelaufen ist. 

Mit der "Play“-Taste wird der Job nun ausgelöst und die Auswertungen werden gestartet. Wurde definiert, dass 

die Jobs angezeigt werden sollen, so wird nach der Verarbeitung das PDF- oder XLS-File automatisch zur Ansicht 

geöffnet. 

Die Auswertungen werden nun im entsprechenden Verzeichnis gespeichert. 

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Informationen 

AbaTools 

Informationen 

AbaSys Info 

Diese Programme geben allgemeine Informationen über ABACUS und das System aus. 

AbaSys Info 

AbaSys Info liest verschiedene Informationen über das System und über ABACUS aus und zeigt sie an. 

Das Programm führt in seiner Standardansicht eine lange Liste in mehreren Kategorien. Dabei werden Informationen 

über Hard- und Software des Systems, auf dem ABACUS läuft, über ABACUS und Java und über andere Belange 

wie den Netzwerkbetrieb. Es ist insbesondere zur Problemlösung wichtig. 

In der Navigationsleiste bestehen die folgenden Buttons: 


Print Druckt die Liste aus. 

Mail Dies erlaubt es, die Liste und die Logfiles des ABACUS als Anhang eines Mails zu 

verschicken. 

Save Speichert die Liste und die Logfiles als Datei auf dem PC. 

Refresh Lädt die Liste neu. 

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AbaTools 

Informationen 

Versionen 

AbaVer Dieser Button zeigt die Versionsansicht der ABACUS-Dateien an. 

Find Dies durchsucht ABACUS nach doppelten Dateien. 

Update Überprüft, ob AbaSysInfo auf dem neusten Stand ist oder ob eine neuere Version 

vorliegt. 

Versionen 

Dieses Programm zeigt eine Übersicht über die Versionsnummern aller ABACUS Applikationen. 

Dies dient lediglich zu Informationszwecken. 

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Organizer 

Organizer 

Der Organizer ermöglicht das Versenden von ABACUS-Internen Nachrichten, das Planen von Terminen, das Senden 

von Mails und das Einordnen der Korrespondenz. 

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Messaging 

Organizer 

Messaging 

Dieses Programm ist die Schnittstelle zum ABACUS-Internen Messaging. Benutzer der ABACUS-Software können 

sich damit gegenseitig Aufgabe oder Nachricht zusenden. Diese Nachrichten können gelöscht, beantwortet und 

weitergeschickt werden. Wahlweise kann eine Aufgabe auch an mehrere Benutzer verschickt werden, wobei ein 

Benutzer die Aufgabe übernehmen muss. Übernimmt ein Benutzer diese Aufgabe, erhält der Absender eine Nachricht 

und die Aufgabe wird bei den anderen Empfängern gelöscht. Wird eine Aufgabe erledigt, wird der Absender 

via Nachricht informiert. 

Hinweis 

Für das Messaging wird der AbaMessagingServer-Dienst benötigt. Daten aus dem Mail/Aufgabenverkehr werden 

im Verzeichnis abac\db\zent in den Tabellen MSG, TSK und ATT gespeichert. 

Typen von Aufgaben oder Nachrichten 

1. Beliebige Aufgaben oder Nachrichten, von Daten und Programmpunkten unabhängig 

2. Aufgaben oder Nachrichten in Verbindung mit einem Datensatz 

3. Nachrichten, die eine Auswertung im Anhang enthalten 

4. Nachrichten, die einen Link auf ein Dossier enthalten 

5. Nachrichten oder Aufgaben, die aus den ABACUS Programmen automatisch verschickt werden 

Beispiele 

Kunde meldet seinem Treuhänder, dass er für den Monat Oktober die Lohndatenvorerfassung abgeschlossen hat. 

1. Treuhandkunde Müller erfasst eine Buchung und ist sich nicht sicher, ob er sie richtig 

kontiert hat. Er schickt die Buchung seinem Treuhänder zur Kontrolle. 

2. Benutzer Aregger stellt fest, dass die Telefonnummer für die Adresse 102 falsch ist und meldet dies der 

Administration. Die Adresse wird der Nachricht angehängt. 

3. Ein Treuhänder schickt seinem Kunden nach dem Jahresabschluss eine Nachricht mit den Jahresendauswertungen 

als Anhang. 

4. Im Projektdossier wird ein Vertrag abgelegt und Benutzer Meier schickt Benutzer Müller die Aufgabe, den 

Vertrag zu kontrollieren. Als Anhang wird der Link auf den Vertrag im Projektdossier mitgeschickt. 

5. • Die Kredi-Visumskontrolle schickt anstelle einer E-Mail automatisch eine Aufgabe zum Visieren einer 

Faktura. Im Anhang wird der Link zur Faktura und das Originaldokument mitgeschickt. Wird das Visum 

abgelehnt, wird ebenfalls eine Nachricht gesendet. 

• Beim Visieren lehnt der Vorgesetzte Leistungen ab, der Mitarbeiter erhält automatisch eine Nachricht. 

• Der Vorgesetzte sendet allen Mitarbeitern, die ihre Leistungserfassung noch nicht fertig gemeldet haben, 

eine Nachricht. 

• Aktivitäten aus AbaProject oder Adressmanagement werden dem zuständigen Mitarbeiter automatisch 

als Aufgaben zugewiesen. 

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Oberfläche 

Organizer 

Messaging 

In der Navigationsleiste befinden sich die folgenden Elemente: 


Neue Benachrichtigung Dieser Button erstellt eine neue interne Nachricht. Weitere Informationen hierzu folgen 

sogleich. 

Neue Aufgabe Dieser Button erstellt eine neue Aufgabe. 

Selektierte Löschen Diese Schaltfläche löscht die in der Nachrichtenliste ausgewählten Benachrichtigungen. 

Absender Antworten Dies erstellt eine neue interne Nachricht mit dem Absender der in der Nachrichtenliste 

ausgewählten Benachrichtigung als Empfänger. 

Allen Antworten Diese Schaltfläche erstellt eine neue Nachricht mit dem Absender und allen Empfängern 

der in der Nachrichtenliste ausgewählten Benachrichtigung als Empfänger. 

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Organizer 

Messaging 

Weiterleiten Dieser Button leitet die in der Nachrichtenliste ausgewählte Benachrichtigung an 

einen anzugebenden Empfänger weiter. 

Diese Einträge befinden sich auch im Menü "Messaging". 

In der linken Spalte werden die Benachrichtigungsordner des jeweils angemeldeten Benutzers angezeigt. Der Inhalt 

des dort ausgewählten Ordners erscheint in der Nachrichtenliste im rechten oberen Bereich des Fensters. Die 

ausgewählte Nachricht wird im Vorschaubereich im rechten unteren Teil des Fensters angezeigt. 

Neue Benachrichtigung 

In diesem Fenster kann eine interne Benachrichtigung verfasst werden. 

In der Navigationsleiste befindet sich nur der Button "Senden", der die Benachrichtigung dem Empfänger zustellt. 

Darunter befindet sich der Empfängerbereich, in dem die Benutzernamen aller Empfänger aufgelistet werden. Um 

einen neuen Empfänger hinzuzufügen kann der Link "Neuer Empfänger" verwendet werden. Der Link "Empfänger 

entfernen" löscht den in der Empfängerliste ausgewählten Empfänger. 

Unter der Empfängerliste kann der Betreff der Nachricht eingegeben werden, der in der Betreffzeile erscheinen wird. 

Wenn die Checkbox "Empfangsbestätigung" aktiviert wird, wird vom Empfänger beim Lesen der Nachricht verlangt, 

eine Empfangsbestätigung zu verschicken. 

Darunter kann der Text der Nachricht eingegeben werden. 

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Neue Aufgabe 

Organizer 

Messaging 

In diesem Fenster kann eine interne Benachrichtigung verfasst werden. 

Auch hier ist nur der Button "Senden" in der Navigationsleiste, der die Aufgabe dem Empfänger zustellt. 

Darunter befindet sich der Empfängerbereich, in dem die Benutzernamen aller Empfänger aufgelistet werden. Um 

einen neuen Empfänger hinzuzufügen kann der Link "Neuer Empfänger" verwendet werden. Der Link "Empfänger 

entfernen" löscht den in der Empfängerliste ausgewählten Empfänger. Wenn mehrere Empfänger eingegeben werden, 

muss einer davon die Aufgabe übernehmen. Sobald einer die Aufgabe übernommen hat wird der Verfasser 

der Aufgabe benachrichtigt und die Aufgabe wird bei den anderen Empfängern gelöscht. 

Unter der Empfängerliste kann der Betreff der Aufgabe eingegeben werden, der in der Betreffzeile erscheinen wird. 

Wenn die Checkbox "Empfangsbestätigung" aktiviert wird, wird vom Empfänger beim Lesen der Aufgabe verlangt, 

eine Empfangsbestätigung zu verschicken. 

Im Feld "Fällig am" kann das Datum ausgewählt werden, an dem die Aufgabe spätestens erledigt sein muss. Im 

Feld "Gültig ab" kann ausgewählt werden, ab wann die Aufgabe gestartet werden kann. Vorher kann sie noch nicht 

abgeschlossen werden. 

Darunter kann der Text der Aufgabe eingegeben werden. 

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Organizer 

Messaging 

Benachrichtigung im ABACUS Menü 

Im Menü befindet sich ganz unten eine Benachrichtigung, die den Benutzer darauf Hinweist, dass neue Aufgaben 

und Benachrichtigungen für ihn vorliegen: 

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Korrespondenz 

Organizer 

Korrespondenz 

Dieses Programm zeigt die ADRE-Inboxen an, in denen sich Dokumente aus der Korrespondenz zur Ablage in die 

Dossiers befinden. 

Weitere Hinweise zu den Inboxen finden sich im Handbuch zu AbaScan. 

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E-Mail 

Organizer 

E-Mail 

Dieses Programm dient zum Versenden und Empfangen von Mails. Sie können hier auch manuell oder automatisch 

in ein passendes Dossier gelegt werden. 

Die Navigationsleiste enthält dabei die folgenden Buttons: 


Speichern Diese Schaltfläche legt das Mail an den ausgewählten Ort ab (mehr dazu unten). 

Suchen Dieser Button zeigt die Suchmaske an, mit der die Mails durchsucht werden können. 

Mehr hierzu unten. 

Aktualisieren Dieser Button lädt die Anzeige neu, um Änderungen anzuzeigen, die sich seit der 

letzten Aktualisierung ergeben haben, beispielsweise neue Mails. 

Neue Mail Dies erstellt eine neue Nachricht. Mehr dazu unten. 

Antworten Erstellt eine neue Nachricht an den Absender des ausgewählten Mails. Dessen Inhalt 

wird dabei als Protokoll in die neue Nachricht eingefügt und die Eigenschaften und 

Ablageorte werden übernommen. 

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Organizer 

E-Mail 

Allen Antworten Diese Schaltfläche erstellt eine neue Nachricht an den Absender sowie alle Empfänger 

des ausgewählten Mails. Dessen Inhalt wird dabei als Protokoll in die neue Nachricht 

eingefügt und die Eigenschaften und Ablageorte werden übernommen. 

Weiterleiten Dies erstellt eine neue Nachricht. Der Inhalt der ausgewählten Nachricht wird dabei 

als Protokoll in die neue Nachricht eingefügt und die Eigenschaften und Ablageorte 

werden übernommen. 

Löschen Löscht die ausgewählte Nachricht. 

HTML Schaltet bei der Darstellung von Mails zwischen HTML und Text hin und her. 

Filtern Hier kann für bestimmte Arten von Mails definiert werden, ob sie in der Mailliste aufgeführt 


A11 starten Diese Schaltfläche startet das Programm 11 des Adressmanagements. Dort können 

neue Adressen erfasst werden, die dem Mailprogramm zur Verfügung stehen. 

Im Menü "Aktionen" besteht zudem der Befehl "Weiterleiten als Anhang". Er erstellt eine neue Nachricht, in der 

das ausgewählte Mail als Anhang eingefügt wird und nicht als Protokoll. Die Eigenschaften und Ablageorte werden 

übernommen. Ansonsten enthalten die Menüs nur die bereits beschriebenen Einträge. Die Befehle des Menüs 

"Extra" werden weiter unten im Detail beschrieben. 

Auf der Benutzeroberfläche befindet sich oben links der Ordnerbaum. Es werden darin alle Mailkonten dargestellt 

(weitere Informationen zum Einrichten der Mailkonten finden sich auf der Hilfeseite zur Benutzerverwaltung). Zu 

jedem Mailkonto wird dessen Ordnerstruktur hierarchisch dargestellt. Darunter Ist der Auswahlbereich, in dem alle 

eingerichteten Konten ohne Ordnerstruktur angezeigt werden. Oben rechts befindet sich die Mailliste. Sie zeigt alle 

Nachrichten an, die sich im ausgewählten Ordner befinden. Darunter ist der Headerbereich. Dort wird für die ausgewählte 

Nachricht der Betreff sowie alle Absender und Empfänger angezeigt. Unter dem Headerbereich ist der 

Vorschaubereich, wo der Inhalt der ausgewählten Nachricht angezeigt wird. Darunter befindet sich der Anhangbereich. 

Er zeigt alle Anhänge der ausgewählten Nachricht an. 

Ordnerbaum 

Das Kontextmenü in diesem Bereich enthält die folgenden Einträge: 

Eintrag Beschreibung 

E-Mails ablegen Dieser Befehl legt alle Mails des Ordners für die ein gültiger Ablageort ausgewählt 

ist an den ausgewählten Ort ab (mehr dazu unten). 

Freigeben Dieser Befehl gibt den Ordner frei zum automatischen Ablegen. Dazu muss jedoch ein 

Administrator noch einen Job im Programm 412 des Adressmanagements erstellen. 

Es muss aber jeder User die Ordner freigeben, für die die erkannten Mails automatisch 

abgelegt werden sollen damit der Job darauf zugreifen kann. 

Neuer Ordner Dies erstellt einen neuen Ordner in der Ordnerhierarchie des ausgewählten Mailkontos. 

Dabei kann die Struktur über mehrere Hierarchiestufen aufgebaut werden. 

Löschen Dieser Befehl löscht den ausgewählten Ordner aus der Ordnerstruktur. 

Umbenennen Benennt den ausgewählten Ordner um. 

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Organizer 

E-Mail 

Einstellungen Dieser Eintrag öffnet die Einstellungen für das aktuelle Mailkonto. Mehr dazu weiter 

unten. 

E-Mails neu laden Dies ruft alle Mails neu vom Server ab, um auch Mails anzuzeigen, die seit dem letzten 

Abrufen neu gekommen sind. 

Status zurücksetzen Hiermit kann der Status aller Mails in einem Ordner zurückgesetzt werden. Es erscheint 

ein Fenster, in dem ausgewählt werden kann, ob der Konflikt-, der Ignoriertoder 

der Spam-Status zurückgesetzt werden soll. Damit wärede von allen Mails in 

diesem Ordner, die als Konflikt, Ignoriert oder Spam markiert waren, diese Markierung 

entfernt. 

Der Ordnerbaum listet alle Mailkonten (und ihre Ordnerstruktur) auf, auf die der aktuell angemeldete Benutzer Zugriff 

hat. Diese Einstellungen werden in der Benutzerverwaltung getätigt. 

Mailliste 

Hier werden alle Mails aufgelistet, die im ausgewählten Ordner enthalten sind. Sie können sortiert werden nach 

Absender, Betreff und Empfangsdatum. Zudem besteht über den Link unter der Liste die Möglichkeit, die Mails nach 

ihrem Status zu filtern. Ein Mail kann die folgenden Status haben: 

• Unbearbeitet: Dieser Status sagt aus, dass ein Mail noch nicht abgelegt wurde. 

• Bearbeitet: Dieser Status sagt aus, dass ein Mail bereits abgelegt wurde. 

• Ignoriert: Dieser Status sagt aus, dass ein Mail beim Ablegen ignoriert wird, beispielsweise weil es rein firmenintern 

ist. 

• Konflikt: Dieser Status sagt aus, dass bei einem Mail ein Ablegekonflikt besteht, der vom Benutzer aufgelöst 

werden muss. 

• SPAM: Dieser Status sagt aus, dass ein Mail als Junk-Mail markiert ist und weder abgelegt noch sonstwie 

berücksichtigt wird. 

Das Kontextmenü dieses Bereiches enthält weitgehend die bereits für die Navigationsleiste beschriebenen Befehle. 

Zusätzlich bestehen die folgenden Einträge: 

Eintrag Beschreibung 

Als (un)gelesen markieren Dieser Eintrag markiert das ausgewählte Mail als ungelesen, wenn es gelesen ist und 

als gelesen, wenn es ungelesen ist. 

E-Mail nicht ablegen Dieser Befehl markiert die ausgewählte Nachricht als zu ignorierende Nachricht, die 

nicht in ein Dossier abgelegt werden soll. Dies bietet sich beispielsweise an, wenn es 

sich um ein internes Memo oder eine private E-Mail handelt oder wenn die Nachricht 

bereits aus anderer Quelle im Dossier ist. Die Nachricht wird weder abgelegt, wenn 

der Befehl manuell gegeben wird (zum Beispiel über den Button "Speichern"), noch 

wenn er automatisch per Verarbeitungs-Job erfolgt. 

Tilgen Dies löscht die Nachricht vollständig, ohne sie zuerst in den Papierkorb zu legen. 

SPAM Dies markiert die ausgewählte Nachricht als SPAM (Junk-Mail). Sie wird dann vom 

Programm überhaupt nicht mehr berücksichtigt und der Absender kommt auf eine 

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Organizer 

E-Mail 

schwarze Liste und wird auch in Zukunft nicht mehr berücksichtigt. Weitere Informationen 

zur schwarzen Liste folgen weiter unten. 

Status zrücksetzen Dies setzt alle Statusmerkmale der ausgewählten Nachricht zurück. 

Headerbereich 

In diesem Bereich werden zuoberst der Betreff und das Empfangsdatum der ausgewählten Nachricht angezeigt. 

Darunter werden der Absender und alle Empfänger aufgelistet. In der Liste bestehen die folgenden Spalten: 

Spalte Beschreibung 

Status Hier wird der Status der jeweiligen Mailadresse angezeigt. Es bestehen die folgenden 

Status: 

• Ignoriert (Parkverbot-Icon): Diese Adresse wird nicht abgelegt. 

• Konflikt (Gelbe Warntafel): Diese Adresse kann nicht abgelegt werden, da ihre 

Zuordnung unklar ist. 

• OK (Weisses Häkchen auf grünem Grund): Diese Adresse kann abgelegt werden 

oder ist nicht zum ablegen vorgesehen. 

Typ In dieser Spalte wird aufgeführt ob es sich bei der jeweiligen Mailadresse um den Absender, 

einen Empfänger, einen CC-Empfänger oder einen BCC-Empfänger handelt. 

Mail Hier wird die Mailadresse aufgeführt. 

Ablageort Hier wird aufgeführt zu welcher (ABACUS-)Adresse oder Verbindung die jeweilige 

Mailadresse zugehört. Falls die Mailadresse dabei mit einer (und nur einer) ABA- 

CUS-Adresse oder Verbindung übereinstimmt wird diese automatisch hier eingefügt, 

ansonsten kann über den Auswahlbutton [...] eine ABACUS-Adresse oder Verbindung 

aus einer Liste ausgewählt werden. Wenn in der nächsten Spalte ein Dossier 

ausgewählt wird, wird die Nachricht ins ausgewählte Dossier zu dieser Adresse oder 

Verbindung gelegt. 

Dossier Hier werden alle Adress- beziehungsweise Verbindungsdossiers aufgeführt, in das 

die Nachricht abgelegt werden kann. Standardmässig ist hier "Nicht ablegen" ausgewählt, 

was bedeutet, dass die Nachricht in kein Dossier gelegt wird. 

Das Kontextmenü in diesem Bereich enthält die folgenden Einträge: 


E-Mail-Adresse für die Zukunft 

ignorieren 

Dieser Befehl führt dazu, dass die Mails dieser Adresse immer ignoriert werden sollen. 

Dies bedeutet, dass sie nicht abgelegt werden. Die Adresse wird dann auf eine 

Liste der ignorierten E-Mail-Adressen gesetzt. Weitere Informationen zur Liste der 

ignorierten E-Mail-Adressen folgen weiter unten. 

Hinweis 

Die Adresse wird nur zum Ignorieren vorgemerkt. Der endgültige Eintrag erfolgt 

erst wenn der Button "Speichern" betätigt wurde. 

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Organizer 

E-Mail 

Aktuelle Adresse übernehmen 

Aktuelle Verbindung übernehmen 

Zur aktuellen Aktivität ablegen 

Diese Befehle übernehmen die aktuell ausgewählte Adresse beziehungsweise Verbindung 

aus dem Programm 11 des Adressmanagementes. Diese Befehle sind nur 

aktiv, wenn das Programm 11 gestartet und eine Adresse beziehungsweise eine Verbindung 


Dies legt die Nachricht zur aktuell im Programm 11 des Adressmanagementes ausgewählten 

Aktivität ab. Der Befehl ist nur aktiv, wenn das Programm 11 gestartet und 

eine Aktivität ausgewählt ist. 

Neue Aktivität erfassen Erstellt eine Neue Aktivität, zu der die Nachricht abgelegt wird. 

Unter der Liste gibt es diese Links: 

Link Beschreibung 

Hinzufügen Dieser Link bewirkt, dass eine neue Zeile in die Liste eingefügt wird. Sie hat einzig 

den Zweck, dass die Nachricht auch ins Dossier das in dieser Zeile bestimmt wird 

gelegt werden kann. Diese Zeile kann die folgenden Typen haben: 

• Adresse: Hier kann aus einer Liste eine Adresse ausgewählt werden, zu der 

die Nachricht ins ausgewählte Dossier gelegt wird. 

• Verbindung: Hier kann aus einer Liste eine Verbindung ausgewählt werden, zu 

der die Nachricht ins ausgewählte Dossier gelegt wird. 

• Aktivität: Hier kann aus einer Liste eine Aktivität ausgewählt werden, zu der die 

Nachricht ins ausgewählte Dossier gelegt wird. 

• Inbox: Hier kann eine AbaScan Inbox ausgewählt werden, in die die Nachricht 

gelegt wird. Weitere Informationen zu den Inboxen befinden sich im AbaScan 

Handbuch. 

• Dossier / Archiv: Hier kann direkt ein Dossier oder Archiv ausgewählt werden, in 

das die Nachricht gelegt wird. Dabei muss bei Applikationsdossiers der Schlüssel 

ausgewählt werden, zu dem die Nachricht abgelegt werden soll. 

Entfernen Dieser Befehl löscht einen zuvor über den Link "Neuer Empfänger einfügen" in die 

Liste eingefügten Empfänger wieder. 

Erweiterte Ablage Dies öffnet das Fenster für die erweiterte Ablage. Weitere Informationen hierzu finden 

sich weiter unten. 

Suchen 

Dieses Fenster erlaubt es, die Mails zu durchsuchen: 

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Organizer 

E-Mail 

Auf dieser Seite bestehen die folgenden Elemente: 


Suchen in In diesem Feld kann der zu durchsuchende Ordner ausgewählt werden. 

inkl. Unterordner Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden auch die Unterordner des ausgewählten 

Ordners durchsucht. Wenn ein Element ausgewählt ist, das selbst keine Nachrichten 

sondern nur Unterordner enthält muss diese Checkbox zwingend aktiviert sein. 

Von Hier kann ein Suchbegriff eingegeben werden, der im Absenderfeld gefunden werden 

soll. Dieses Kriterium muss kumulativ zu den anderen Kriterien erfüllt sein. 

An, CC Hier kann ein Suchbegriff eingegeben werden, der in den Empfänger- und CC-Feldern 

gefunden werden soll. Dieses Kriterium muss kumulativ zu den anderen Kriterien 

erfüllt sein. 

Text Hier kann ein Suchbegriff eingegeben werden, der im Text der Nachricht gefunden 

werden soll. Dieses Kriterium muss kumulativ zu den anderen Kriterien erfüllt sein. 

Nur Betreff durchsuchen Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird der Begriff im Feld "Text" nur im Betreff der 

Nachricht gesucht und nicht im gesamten Nachrichtentext. 

Erweiterte Suchkriterien Wenn diese Checkbox aktiviert ist, können in die folgenden vier Felder Suchkriterien 

eingegeben werden. Diese müssen ebenfalls kumulativ zu den anderen Kriterien erfüllt 

sein. 

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Datum von 

Datum bis 

Grösse von 

Grösse bis 

Organizer 

E-Mail 

Hier können zwei Daten eingegeben werden. Es werden nur Mails gefunden, die 

innerhalb dieser beiden Daten versandt beziehungsweise empfangen wurden. 

Hier kann eine maximale und eine minimale Dateigrösse für die zu findenden Mails 

eingegeben werden. 

Suchen Dieser Button startet die Suche mit den eingegebenen Parametern. 

Suchresultate Hier werden die gefundenen Mails aufgelistet. 

Erweiterte Ablage 

Auf dieser Seite kann in einer separaten Maske definiert werden, wie die Nachricht abzulegen ist. 

In der linken Spalte können die verschiedenen Ablagetypen ausgewählt werden, die bereits oben erläutert wurden. 

Über die Buttons mit den Pfeilen können sie in die Auflistung rechts eingefügt werden und von dort einzeln oder 

gesamthaft wieder entfernt werden. In der Auflistung können die Details für jede einzelne Ablage definiert werden. 

Ignorierte E-Mail-Adressen 

Auf dieser Liste werden die E-Mail-Adressen aufgeführt, die nicht verarbeitet werden. Über das Eingabefeld kann 

auch eine neue Adresse direkt eingegeben werden. Um eine Nachricht wieder von der Liste zu nehmen kann die 

Adresse in der Liste ausgewählt und über den Link "Löschen" entfernt werden. 

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Hinweis 

Organizer 

E-Mail 

Wenn eine E-Mail-Adresse automatisch einer ABACUS-Adresse zugeordnet wurde, so wird sie beim Ignorieren 

nicht auf diese Liste gesetzt. Vielmehr wird auf der ABACUS-Adresse eine Markierung gesetzt. Um die Adresse 

nicht mehr zu ignorieren muss diese Markierung direkt von der Adresse entfernt werden. Dies geschieht im 

Programm 11 der Adressverwaltung auf dem Tab "Kommunikationsdaten". 

SPAM E-Mail-Adressen 

Auf dieser Liste werden alle E-Mail-Adressen aufgeführt, die als SPAM-Adressen bekannt sind. Sie werden immer 

ignoriert. Die Benutzung dieses Feldes erfolgt gleich wie die Benutzung des Feldes "Ignorierte E-Mail-Adressen". 

Auf dieser Liste werden jedoch alle SPAM-Adressen eingetragen, auch wenn sie bereits einer ABACUS-Adresse 

zugeordnet sein sollten. 

Einstellungen 

Wenn über das Menü "Extras" der Einstellungsdialog aufgerufen wird, erscheint folgendes Fenster: 

Zuoberst kann ein E-Mail-Konto ausgewählt werden, für welches die Einstellungen gelten sollen. Dabei hat jedes 

Konto seine eigenen, separaten Einstellungen. Danach folgen diese Einstellungen: 


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Organizer 

E-Mail 

Grundsätzlich ablegen Wenn diese Option ausgewählt wird, werden grundsätzlich alle Mails dieses Kontos 

abgelegt. Es müssen dann die Mails / Ordner ausgewählt werden, die nicht abgelegt 


Grundsätzlich nicht ablegen 

Wenn diese Option ausgewählt wird, werden grundsätzlich keine Mails dieses Kontos 

abgelegt. In diesem Fall müssen die abzulegenden Mails / Ordner ausgewählt 

werden. 

Dossier (ADR) Dies gibt das Standarddossier an, in das Nachrichten, die einer Adresse zugeordnet 

sind, abgelegt werden sollen. 

Dossier (AVB) Dies gibt das Standarddossier an, in das Nachrichten, die einer Verbindung zugeordnet 


Auf dem Tab "Signatur" können einige Zeilen eingetragen werden, die Standardmässig unter jede Nachricht gesetzt 

werden. Im Tab "Diverses" kann eingestellt werden ob die Anzeige einer Nachricht in der Vorschau dazu führen soll, 

dass sie als gelesen markiert werden soll. Es kann sodann die Spalte ausgewählt werden, nach der die Nachrichten 

sortiert werden sollen (dies ist Standardmässig die Spalte "Datum") und ob auf- oder absteigend sortiert werden soll. 

Zudem kann das Layout der Mailliste verändert werden: Spalten können verschoben, ausgeblendet, vergrössert 

oder verkleinert werden. 

Wenn das Einstellungsfeld über den Kontextmenüeintrag im Ordnerbaum ausgewählt wird, öffnen sich die Einstellungen 

nur für das angeklickte Element: 

Hier bestehen die folgenden Einstellungen: 


Nicht abrufen Wenn diese Checkbox aktiviert wird, werden die Mails dieses Ordners nicht automatisch 

abgerufen. 

Mandant Dies gibt den Mandanten an, dem dieser Ordner und die daraus abgelegten Mails 

zugeordnet werden sollen. 

Dossier (ADR) Dies gibt das Standarddossier an, in das Nachrichten, die einer Adresse zugeordnet 


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Organizer 

E-Mail 

Neue Mail 

Dossier (AVB) Dies gibt das Standarddossier an, in das Nachrichten, die einer Verbindung zugeordnet 


Wenn die Einstellungen aus dem Kontextmenü eines Mailkontos aufgerufen werden, zeigt sich das Fenster, in dem 

die Spezialordner des Kontos ausgewählt werden können. Dieses Fenster öffnet sich auch, wenn das erste Mal 

ein Mail versandt oder gelöscht wird: 

Dabei kann ein Ordner in der Baumstruktur ausgewählt werden. Nun kann über die beiden Links am unteren Rand 

des Fensters dieser Ordner als Papierkorb beziehungsweise als Gesendet-Ordner markiert werden. Danach werden 

die gelöschten Mails automatisch in den Ordner verschoben, der als Papierkorb markiert wurde, und die versandten 

Mails werden automatisch in den als Gesandet-Ordner markierten Ordner verschoben. 

Neue Mail 

Dieses Fenster öffnet sich, wenn eine neue Nachricht versandt werden soll. 

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Organizer 

E-Mail 

Neue Mail 

In der Navigationsleiste befinden sich die folgenden Buttons: 


Senden Diese Schaltfläche verschickt die Mail im aktuellen Zustand. 

HTML-Editor verwenden Dies schaltet zwischen dem Text- und dem HTML-Editor um. Mit dem HTML-Editor 

können erweiterte Formatierungen verwendet werden. 

Auf dem Tab "Mail" können im obersten Feld Absender und Empfänger festgelegt werden. Über die Links "Neuer 

Empfänger" und "Empfänger entfernen" können zusätzliche Empfänger hinzugefügt und gelöscht werden. Dabei 

stehen die folgenden Typen zur Auswahl: 

Typ Beschreibung 

An Eine solche Zeile bezeichnet einen Empfänger der Mail. 

CC (Carbon Copy) Eine derartige Zeile bezeichnet einen Empfänger einer Kopie der Mail. 

BCC (Blind Carbon Copy) Diese Zeile bezeichnet einen Empfänger einer Kopie der Mail, 

wobei die anderen Empfänger der Mail oder einer Kopie dies nicht sehen können. 

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Organizer 

E-Mail 

Neue Mail 

Adresse Diese Zeile legt die Nachricht ins ausgewählte Dossier zur ausgewählten Adresse. 

Die Mail wird nicht an die Adresse versandt. 

Verbindung Diese Zeile legt die Nachricht ins ausgewählte Dossier zur ausgewählten Verbindung. 

Die Mail wird nicht an die Verbindung versandt. 

Aktivität Eine solche Zeile legt die Nachricht ins ausgewählte Dossier zur ausgewählten Aktivität. 

Die Mail wird nicht an die Aktivität versandt. 

Inbox Derartige Zeilen legen die Nachricht in die ausgewählte Inbox. 

Dossier / Archiv Diese Zeile legt die Nachricht ins ausgewählte Dossier zum ausgewählten Schlüssel. 

Über den Link "Erweiterte Ablage" kann die erweiterte Ablage aufgerufen werden. Weitere Informationen dazu 

befinden sich im entsprechenden Abschnitt dieses Handbuches. 

Darunter kann der Betreff der Nachricht eingegeben werden und danach die Nachricht selbst. Im untersten Bereich 

werden alle Anhänge aufgelistet. Um einen Anhang hinzuzufügen kann der Link "Datei Hinzufügen" verwendet 

werden. Es öffnet sich dann ein Dateiauswahldialog, in dem die anzuhängende Datei ausgewählt werden kann. 

Auf dem Tab "Optionen" kann die Priorität der Nachricht definiert werden. 

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Kalender 

Organizer 

Kalender 

Der zentrale Kalender bietet eine Übersicht über Termine aus allen ABACUS-Applikationen. Er bietet dazu mehrere 

Kalenderansichten. Die Termine werden aus den verschiedenen Applikationen ausgelesen, beispielsweise Serviceund 

Vertragsmanagement (Serviceauftragsvorgänge) und Projektverwaltung (zum Beispiel Ferienbuchungen). 

In der Navigationsleiste bestehen die folgenden Buttons: 


Heute Dieser Button wählt sofort den heutigen Tag im Kalender aus. 

Aktualisieren Dieser Button lädt die Ansicht neu, um Änderungen wiederzugeben, die sich seit der 

letzten Aktualisierung ergeben haben. 

Das Programm kennt vier Ansichten, die im Ansichtenwahlbereich links unten ausgewählt werden können: 

• Die Monatsansicht zeigt alle Tage des aktuellen Monats und listet für jeden Tag alle Termine auf, die dann 

bestehen. 

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Organizer 

Kalender 

• Die Wochenansicht zeigt alle Tage der aktuellen Woche in einer Übersicht an und zeigt die Termine jedes 

Tages an. 

• In der Listenansicht wird eine chronologisch sortierte Liste aller eingetragenen Termine angezeigt. 

• Die Balkenansicht zeigt den Ablauf aller eingetragenen Termine in einer Gantttabelle an. Es handelt sich 

dabei um eine vom amerikanischen Ingenieur und Unternehmensberater Henry Gantt vorgeschlagene Diagrammart, 

in der der Ablauf eines Projekts anhand aller Teilschritte veranschaulicht wird. Jeder Teilschritt 

wird durch einen Balken repräsentiert, dessen Länge von der Dauer des Schrittes abhängt. So wird erkannt, 

welche Schritte den sogenannten kritischen Pfad bilden und damit die Dauer des Projekts bestimmen. 

Daneben kann die Oberfläche die folgenden Elemente enthalten: 


Nächstes Jahr Dieser Button ist nur in der Monatsansicht vorhanden. Er zeigt den gleichen Monat 

des Vorjahres an. 

Vorheriges Jahr Dieser Button ist nur in der Monatsansicht vorhanden. Er zeigt den gleichen Monat 

des Folgejahres an. 

Vorwärts Diese Schaltfläche ist nur in der Monats- und der Wochenansicht sowie der Monatsübersicht 

vorhanden. Sie zeigt den nächsten Monat beziehungsweise die nächste 

Woche an. 

Zurück Dieser Button ist nur in der Monats- und der Wochenansicht sowie der Monatsübersicht 

vorhanden. Er zeigt den vorhergehenden Monat beziehungsweise die vorhergehende 

Woche an. 

Anzuzeigende Termine Dieses Auswahlfeld ist in der Listen- und der Balkenansicht vorhanden. In ihm kann 

ausgewählt werden, welche Termine angezeigt werden sollen. 

Von / Bis Diese Felder sind nur in der Balkenansicht vorhanden. Sie nehmen je ein Datum 

auf, das den Anfangs- und den Endtag der anzuzeigenden Termine aufnimmt. Sie 

sind nur aktiviert wenn im Feld "anzuzeigende Termine" der Eintrag "Termine des 

ausgewählten Tages" ausgewählt ist. 

Über dem Ansichtenwahlbereich links unten befindet sich der Benutzerbereich. Dort werden alle im ABACUS vorhandenen 

Benutzer und Benutzergruppen aufgelistet. Wenn ein Benutzer oder eine Benutzergruppe ausgewählt 

wird, werden nur dessen respektive deren Termine angezeigt. Wenn "Keine Benutzerwahl" ausgewählt ist, werden 

die Termine aller verfügbaren Benutzer aufgelistet. 

Über diesem Bereich ist die Monatsübersicht, die eine kleine Ansicht des aktuellen Monats anzeigt. Dort kann ein 

Tag ausgewählt werden, der dann im Hauptansichtsbereich dargestellt wird (sofern nicht bei der Listen- und der 

Ganttansicht ein anderer Tag im Feld "Anzuzeigende Termine" ausgewählt wurde). Ein Klick auf die Überschrift 

(beispielsweise "März 2009") dieses Bereichs zeigt anstatt aller Tage des aktuellen Monats alle Monate des aktuellen 

Jahres an; so kann schnell der Monat gewechselt werden. Ein weiterer Klick auf die Überschrift dieses Bereichs 

(die dann nur das aktuelle Jahr enthält, z.B. "2009") zeigt eine Liste der Jahre an, in der schnell ein Jahr ausgewählt 

werden kann. Der Bereich kehrt dann automatisch zur Jahres- und dann zur Monatsübersicht zurück, sobald eine 

Wahl getroffen wurde. 

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Termineigenschaften 

Organizer 

Kalender 

Mit einem Doppelklick auf einen Termin werden die Termineigenschaften aufgerufen: 

Auf dem Tab "Eigenschaften" werden alle Eigenschaften des Termins aufgelistet. Das Feld "Applikation" enthält 

dabei die ABACUS-Applikation, aus der der Termin stammt. Wenn die A-Taste gedrückt gehalten wird, wandelt 

sich dieser Eintrag in einen Link um, mit dem das entsprechende Erfassungsprogramm gestartet werden kann. Das 

Tab "Teilnehmer" enthält eine Auflistung aller an diesem Termin beteiligten Personen. 

Terminfarben 

Die Farben für die verschiedenen Terminarten können im Programm 42 - Firmenkalender der Applikation Serviceund 

Vertragsmanagement definiert werden. 

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Organizer 

Kalender 

Im Tape "Einstellungen" können auf der Seite "Terminarten" verschiedene Termintypen definiert werden. Es können 

dabei im unteren Bereich des Fensters verschiedene Einstellungen getroffen werden. Wird auf das farbige Feld 

hinter "Farbcode" geklickt, öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem die Farbe ausgewählt werden kann, in der diese 

Terminart im Kalender erscheinen wird. Weitere Hinweise zu diesem Programm finden Sie in der Hilfe zum Serviceund 

Vertragsmanagement. 

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Dossiers/Archive 


Diese Tools dienen der Verwaltung und Nutzung der Archive. Der Archiv/Dossiermanager ist die zentrale Komponente 

der Archivierung. Er erlaubt eine schnelle Übersicht über alle bestehenden Dossiers und Archive und deren 

Inhalt. Es ist auch zuständig für ihre Verwaltung. 

Die Archiv- und Dossiersuche erlauben die Volltextsuche über die in den Archiven / Dossiers enthaltenen Dateien. 

So können die abgelegten Dokumente auch jederzeit effizient wieder gefunden werden. 

Weitere Informationen zu diesen Programmen finden sich auch im Handbuch zur Archivierung. 

Die Dossierverwaltung, die ohne zusätzliche Lizenzierung im ATK enthalten ist, bietet elektronische Ablagemöglichkeiten 

von Dokumenten und Auswertungen in den ABACUS Programmen. Sie ermöglicht ein integriertes, strukturiertes 

Ablegen und ist vollumfänglich in alle ABACUS Applikationen integriert. So kann zum Beispiel in einem 

Treuhandunternehmen sämtliche Korrespondenz, die mit den verschiedenen Mandanten geführt wird, beim entsprechenden 

Klienten abgelegt werden. In der Auftragsbearbeitung können Autocad-Pläne oder ganze Animationen 

einem Artikel zugeordnet werden. In den Personal-Applikationen lassen sich Bewerbungsunterlagen, Qualifikationen 

usw. chronologisch den entsprechenden Mitarbeitern zuordnen. Alle Druckjobs können bei Bedarf während 

dem Ausdruck gleichzeitig in ein Dossiers gespeichert werden. 

Dossiers sind Arbeitsmappen, die verschiedenste Dokumente jeglicher Herkunft enthalten können. Ein Dossier 

eines Debitors kann zum Beispiel folgende Dokumente enthalten: 

• Vertrag über Zahlungsvereinbarungen 

• Rezepturen betreffend der Produkte des Debitors 

• Eigenheiten der Kontaktpersonen 

• Betreibungsauszug über den Debitor 

• Debitorenabhängige Preislisten 

• Kennzeichnungsvorschriften der Lieferungen 

• Kontoauszug des Debitors 

• Mahnungen 

• usw. 

Dossiers 

Es können natürlich auch mehrere Dossiers erstellt werden, um die Dokumente separat und sortiert abzulegen. In 

der ABACUS Dossierverwaltung können die Dokumente von sämtlichen Formattypen abgelegt werden. Zum Beispiel 

Dokumente aus Excel, Word, PowerPoint Grafiken, Bitmap-Dateien, Adobe PDF Dateien, ABACUS Ausdrucke 

usw., aber auch exotischere Dateitypen. Falls das Dateiformat in ABACUS bekannt ist wird eine Vorschau innerhalb 

des Dossiers angezeigt, über die schnell ein Überblick über das Dokument entstehen kann. 

Von zentraler Bedeutung für die Dossierverwaltung ist die Unterscheidung in globale und applikationsspezifische 

Dossiers. Diese Applikations-Dossiers beziehen sich auf bestimmte Stammdaten. Solche Stammdaten können sein: 

eine Adresse, ein Kreditor oder ein Debitor, ein bestimmter Mitarbeiter, ein Projekt oder ein bestimmter Artikel, also 

jeweils ein einzelner Datensatz des ABACUS. Dokumente, die sich direkt auf solche Stammdaten beziehen, werden 

mit Vorteil in die jeweiligen Applikations-Dossiers abgelegt. 

Allgemein gültige Dokumente werden in den zentralen Dossiers abgelegt. Diese stellen nämlich keinen Bezug vom 

Dokument auf ein bestimmtes Stammdatum her sondern lagern alle Dokumente gemeinsam. 

Zum Beispiel: 

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In ein applikationsspezifisches Dossier könnten gehören: 

• Rechnungen ins Dossier des dazugehörigen Kreditors 

• Briefe ins Dossier der Korrespondenzadresse 

• Lohnabrechnungen ins Dossier des jeweiligen Mitarbeiters 

• Projektabläufe ins Dossier ihres Projektes 

In ein zentrales Dossier könnten gehören: 

• Betriebsreglemente 

• Bilanz und Erfolgsrechnung 

Archive 

Die Archive sind den Dossiers sehr ähnlich. Sie sind allerdings nicht im Lieferumfang des ABACUS Toolkits enthalten, 

sondern müssen separat lizenziert werden. Sie werden an dieser Stelle nicht weiter beschrieben. Weitere 

Informationen über die Archive entnehmen Sie bitte dem Handbuch der Archivierung. 

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Dossiersuche 


Dossiersuche 

Mit diesem Programm können die vorhandenen Dossiers mit der Volltextsuche durchsucht werden: 

Dabei können im Feld "Dossiers" die zu durchsuchenden Dossiers ausgewählt werden. Danach kann im Feld "Suche..." 

der Suchbegriff eingegeben werden. Der Begriff wird dann in allen Dossiers gesucht. 

Hinweis 

Damit die Dossiers von AbaSearch durchsucht werden können, müssen sie in der AbaSearch Administration 

indexiert sein. 

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Archiv / Dossiermanager 



Der Archiv / Dossiermanager erlaubt die zentrale Verwaltung der Archive und Dossiers. 

An dieser Stelle werden nur die Dossierfunktionen beschrieben. Die Navigationsleiste des Programms umfasst die 

folgenden Schaltflächen: 

Schaltfläche Funktion 

Importieren Dieser Button importiert ein neues Dokument in das ausgewählte Dossier. 

Öffnen Dieser Button öffnet das im Dossier aktuell ausgewählte Dokument mit dem Standardprogramm 

für diesen Dateityp. Wenn dort Änderungen am Dokument vorgenommen 

und gespeichert werden, so werden die Änderungen ins Dossier zurückgeschrieben, 

falls auf das Dossier ein Vollzugriff besteht. Andernfalls werden die Änderungen verworfen. 

Speichern Diese Schaltfläche speichert das im Dossier ausgewählte Dokument an einem beliebigen 

Ort im System. 

Löschen Dieser Button löscht das aktuell ausgewählte Dokument aus dem Dossier. 

Kopieren Diese Schaltfläche kopiert das im Dossier aktuell ausgewählte Dokument in ein anderes 

Dossier. Nach dem Druck des Buttons öffnet sich ein Fenster, in dem das Zieldossier 

oder -archiv ausgewählt werden kann. 

Verschieben Diese Schaltfläche verschiebt das im Dossier aktuell ausgewählte Dokument in ein 

anderes Dossier oder Archiv. Nach dem Druck des Buttons öffnet sich ein Fenster, 

in dem das Zieldossier oder -archiv ausgewählt werden kann. Im Gegensatz zum 

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Kopieren verbleibt das Dokument beim Verschieben nicht im Originaldossier sondern 

besteht nur noch im Zieldossier. 

Umbenennen Dieser Button benennt das im Dossier aktuell ausgewählte Dokument um. 

Senden Diese Schaltfläche erlaubt das Versenden des aktuellen Dokuments als Anhang eines 

Mails aus dem ABACUS Organizer. 

Eigenschaften Dieser Button öffnet die Eigenschaften des ausgewählten Dokuments. Es werden 

Informationen über die folgenden Eigenschaften des Dokuments angezeigt: 

• Beschreibung: Dies ist die Beschreibung des Dokuments, die auch in der Dokumentenübersicht 

angezeigt wird. Sie kann hier geändert werden. Dies hat 

den gleichen Effekt wie wenn das Dokument über das Kontextmenü oder die 

Navigationsleiste umbenannt wird. 

• Datei: Dies zeigt den Namen der archivierten Datei im Betriebssystem an. 

• Datum: Hier wird angegeben wann die Datei zum Dossier hinzugefügt wurde. 

Wenn sie zwischenzeitlich bearbeitet wurde, wird stattdessen das Datum und 

die Zeit der letzten Änderung angegeben. 

• Grösse: Dies gibt die Dateigrösse an, die die Datei auf der Festplatte belegt. 

• Benutzer: Hier wird aufgeführt, welcher Benutzer das Dokument archiviert hat. 

• Mandant: Dies ist der Mandant, auf dem Das Dossier eröffnet ist. 

• Applikation: Falls es sich beim Dossier um ein Applikationsdossier handelt, wird 

hier ausgegeben, zu welcher Applikation es gehört. 

• Objekt: Falls es sich beim Dossier um ein Applikationsdossier handelt, wird hier 

das Dossierobjekt aufgeführt, dem das Dossier angehört. 

• Archiv-Verzeichnis: Dies ist dar Pfad des Verzeichnisses in der Dateistruktur 

des Betriebssystems, in dem sich das Dossier befindet, in der die Datei archiviert 

ist. 

• Archiv-Datei: Hier wird der Name der Archiv-Datei angezeigt, in dem das Dokument 

archiviert ist. 

Auf der zweiten Seite des Eigenschaftenfensters können Suchbegriffe für das Dokument 

definiert werden. 

Vorschau Dieser Button blendet die Vorschau des ausgewählten Dokuments im unteren Bereich 

des Fensters ein und aus. 

Filtern Dieser Button blendet den Filterbereich ein. 

Mit Ausnahme der Buttons "Filtern" und "Vorschau" enthält das Kontextmenü der Dokumente in den Dossiers die 

gleichen Einträge. 

Filterbereich 

Der Filterbereich dient zum Ein- und Ausblenden von Dokumenten: 

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Er enthält die folgenden Felder: 



Schaltfläche Funktion 

Filtern In diesem Auswahlfeld kann zwischen "Dateiname" und "Beschreibung" ausgewählt 

werden. Es definiert ob der Suchbegriff im Dateinamen oder in der Beschreibung der 

Datei vorkommen muss. 

Wort Dieses Eingabefeld enthält den Suchbegriff. Nach diesem Begriff werden die Dokumente 

gefiltert. Alle Dokumente die das eingegebene Wort im ausgewählten Kriterium 

nicht enthalten werden nicht angezeigt. 

Von / Bis Mit diesen beiden Feldern kann ein Datumsbereich ausgewählt werden. Es werden 

nur Dokumente angezeigt, die innerhalb dieses Datumsbereichs ins Dossier oder 

Archiv gelegt Beziehungsweise zuletzt bearbeitet wurden. 

Nur eigene Dokumente Wenn diese Checkbox aktiviert ist werden alle Dokumente ausgeblendet, die nicht 

vom aktuell angemeldeten Benutzer ins Dossier eingefügt wurden. 

Es handelt sich hierbei aber nicht um die Volltextsuche, die zur Arbeit mit den Dossiers und den darin archivierten 

Dokumenten gedacht ist, sondern die Filterung dient lediglich der Verwaltung der Dossiers. Zur inhaltlichen Suche 

kann die Dossiersuche aus dem Catalog verwendet werden. 

Kontextmenüs 

Das Kontextmenü der Dossiers enthält die folgenden Einträge: 

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Eintrag Wirkung 

Neues Dossier... Dieser Befehl erstellt ein neues Dossier an der angegebenen Hierarchiestufe. 

Löschen Dieser Befehl löscht das ausgewählte Dossier. Dabei werden auch alle Dokumente, 

die sich im Dossier befinden, gelöscht. 

Dokumente verschieben Dieser Eintrag verschiebt alle sich im ausgewählten Dossier befindlichen Dokument 

in ein anderes Dossier. Nach dem Druck des Buttons öffnet sich ein Assistent, in dem 

das Zieldossier oder -archiv ausgewählt werden kann. Das Dossier, dessen Dokumente 

verschoben werden, wird dabei nicht gelöscht. 

Umbenennen Dieser Befehl benennt das Dossier um. 

Sonderzeichen konvertieren 

Dieser Befehl überprüft Dateinamen und Beschreibung aller Dokumente im ausgewählten 

Dossier auf fehlerhafte Sonderzeichen. Diese können entstehen, wenn Dokumente, 

die mit einigen älteren Versionen des ABACUS ins Dossier eingefügt wurden, 

in der aktuellen ABACUS-Version angeschaut werden. Der Befehl wird dann die 

Dateinamen und Beschreibungen automatisch reparieren. 

Eigenschaften Dieser Eintrag öffnet die Eigenschaften des ausgewählten Dossiers. Weitere Informationen 

zu den Dossiereigenschaften folgen sogleich. 

Alles aufklappen Dieser Eintrag expandiert die Baumdarstellung der gesamten Dossierhierarchie. 

Alles zuklappen Dieser Eintrag klappt die Baumdarstellung der gesamten Dossierhierarchie zu. 

Links 

Am unteren Rand des Strukturbaumes befinden sich drei ebenfalls Kontextsensitive Links: 

Link Funktion 

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Dossier-Eigenschaften 

Neu Dieser Link erstellt ein neues Dossier am Ort der aktuellen Auswahl. 

Jahr Dieser Link ist nur aktiviert wenn ein Archiv ausgewählt ist. Er erstellt dann ein neues 

Jahr zum ausgewählten Dossier. 

Löschen Dieser Link löscht das aktuell im Hierarchiebaum ausgewählte Dossier. 

Statusanzeigen 

Wenn die Version des Archiv/Dossiermanagers gestartet wird, die in einem eigenen Fenster läuft (sie ist im ABA- 

CUS Menü bei den Administrationstools aufgeführt) finden sich in der untersten Zeile des Fensters die folgenden 

Statusanzeigen: 

Anzeige Beschreibung 

Archive-Management Diese Anzeige ist grün, wenn Zugriffsrechte vorliegen, die die Verwaltung der Dossiers 

erlauben. 

Dossier-Management Diese Statusanzeige ist grün, wenn Zugriffsrechte vorliegen, die die Verwaltung der 

Dossiers erlauben. Ansonsten ist sie rot. Wenn die Zugriffsrechte nicht vorhanden 

sind, kann das Kontextmenü für die Dossiers nicht geöffnet und die oben beschriebenen 

Befehle nicht ausgeführt werden. Nur Administrator, Supervisor und Archivsupervisor 

haben diese Zugriffsrechte. 

Benutzer Dieses Feld zeigt den aktuell angemeldeten Benutzer an. 

Erstellen von Dossiers 

Um ein zentrales Dossier zu erstellen, können die oben beschriebenen Funktionen des Dossiermanagers verwendet 

werden. Sobald der Befehl "Neu" (als Link, aus dem Kontextmenü oder in der Navigationsleiste) ausgewählt wurde, 

erscheint ein Eingabefeld, in das der Name des Dossiers eingegeben werden kann. Nachdem mit "Ok" bestätigt 

wurde, wird das Dossier erstellt. 

Zentrale Dossiers werden in den entsprechenden Programmen der Applikationen aus dem Kontextmenü ihres Dossierobjekts 

erstellt. 


Jedes Dossier hat ein Eigenschaftenfeld, das mit dem Kontextmenü geöffnet werden kann. Dabei gelten für jedes 

Dossier seine eigenen Einstellungen. 

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Allgemein 





Ist von AbaPilot indexiert Diese Checkbox zeigt an, ob das Dossier durch AbaPilot indexiert wird. Sie kann aber 

hier nicht verändert werden; diese Einstellung kann nur in AbaPilot getroffen werden. 

Standard-Dossier Diese Checkbox zeigt an, ob das aktuelle Dossier das Standarddossier seines Dossierobjekts 

ist. Wenn es nicht das Standarddossier ist, kann die Checkbox aktiviert 

werden, um es zum Standarddossier zu machen. Pro Dossierobjekt kann immer nur 

ein Dossier das Standarddossier sein. Zuerst wird dabei automatisch das zuerst erstellte 

Dossier das Standarddossier. 

Die Bedeutung dieser Einstellung ist, dass beim Drucken von Reporten in Archive 

nicht ein bestimmtes Zieldossier sondern vielmehr das Zieldossierobjekt ausgewählt 

wird. Der Report wird dann im Standarddossier des Dossierobjekts abgelegt. 

Kommentar Dieses Textfeld nimmt eine kurze Beschreibung des Dossiers auf. 

Details Diese Anzeige enthält weitere Informationen über das Archiv / Dossier. Diese sind: 

• Jahr: Dieses Feld kommt nur bei Archiven und Jahren vor. In den Eigenschaften 

der Jahre gibt es das Jahr an, in den Eigenschaften der Archive ist es 0. 

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• Mandant: Dieses Feld enthält die Nummer des Mandanten, für den das Dossier 

/ Archiv eröffnet wurde. Bei zentralen Dossiers oder Archiven ist sie 0. 

• Applikation: Dieses Feld enthält die Applikation eines Applikationsdossiers. Für 

die zentralen Dossiers und Archive enthält es "-". 

• Objekt: Dies enthält das Dossierobjekt für Applikationsdossiers. Für Archive 

und zentrale Dossiers enthält es "-". 

• Verzeichnis: Dies ist das Verzeichnis, an dem das Dossier oder Archiv in der 

Dateistruktur abgespeichert ist. 

• Datei: Dies ist der Dateiname des Archivs. 

Passwort setzen... Dieser Befehl fügt ein Passwort für dieses Dossier oder Archiv ein. 

Zugriff 

Auf dieser Seite werden alle Benutzerkategorien aufgelistet. Es kann dann für die Kategorien die Art des Zugriffs, die 

die Benutzer dieser Kategorie auf das Dossier haben sollen, definiert werden. Die Zugriffsarten sind dabei wie folgt: 

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• Kein Zugriff: Dies bedeutet, dass die Benutzerkategorie das aktuelle Dossier nicht bearbeiten darf und es 

wird für diese Benutzerkategorie im Dossierbaum nicht sichtbar sein. Die Benutzerkategorie hat auf dieses 

Dossier also nur Schreibrechte. 

• Leserecht: Dies bedeutet, dass die Benutzerkategorie das aktuelle Dossier nicht bearbeiten, es jedoch im 

Dossierbaum sehen darf. Die Benutzerkategorie kann deshalb auch die Dokumente im Archiv / Dossier einsehen. 

Zusätzlich hat sie auch Schreibrechte. Diese Berechtigungsstufe ermöglicht jedoch nicht das Zurückschreiben 

von Änderungen an Dokumenten im Dossier. 

• Vollzugriff: Dies bedeutet, dass die Benutzerkategorie volle Schreib-, Lese- und Verwaltungsberechtigung auf 

dieses Dossier hat. 

Suchbegriffe 

Auf dieser Seite können über den Link "Hinzufügen" Suchbegriffe zum Dossier hinzugefügt werden. Diese können 

dabei verschiedene Datentypen haben: 

• String: Dieser Typ bezeichnet einen Text 

• Ganzzahl: Dieser Typ bezeichnet eine ganze Zahl 

• Nummer: Dieser Typ bezeichnet eine Zahl mit Nachkommastellen 

• Datum: Dieser Typ bezeichnet ein Datum 

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Die Suchbegriffe können hier nicht mit Werten befüllt werden. Sie dienen auch nicht dazu, das Dossier zu beschreiben 

sondern sie beschreiben die darin enthaltenen Dokumente. Dementsprechend können die Suchbegriffe auch 

erst im Eigenschaftenfenster der Dokumente mit Werten befüllt werden. Es werden an dieser Stelle also lediglich 

die Suchbegriffe deklariert, die für alle Dokumente in diesem Dossier bestehen sollen, und die dann pro Dokument 

einzeln definiert werden. 

Extern 


Dokumente kopieren nach: Wenn diese Checkbox aktiviert wird, werden die anderen Elemente auf dieser Seite 

erst aktiv. Sie erlaubt das Kopieren der Dateien dieses Dossiers / Archivs. 

Dateiauswahl In diesem Feld wird der Ablageort der zu kopierenden Dateien ausgewählt. Dazu öffnet 

sich der Auswahlassistent, mit dem die Destination aus einer Reihe von Vorschlägen 

ausgewählt werden kann. Mit den drei Buttons am oberen Rand des Assistenten 

können neue Ordner unterhalb der vorgegebenen Verzeichnisse erstellt und gelöscht 

werden. Zudem kann die Ansicht der Ordnerstruktur aktualisiert werden. 

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ADOS Wenn diese Checkbox aktiviert wird, werden die Dokumente so kopiert dass sie kompatibel 

mit ADOS sind. 

Verzeichnis In diesem Feld wird das ADOS-Verzeichnis angezeigt. Die Pfade zu diesem Verzeichnis 

müssen in der Datei abac\system\abaarchive.ini stehen. 

Dokumente nur kopieren, 

nicht archivieren 

Wie sollen die Dokumente 

ins Verzeichnis gelangen 

Wenn diese Checkbox aktiviert ist werden die Dokumente nicht ins ABACUS Dossier 

abgelegt, sondern lediglich an den oben angegebenen Zielort kopiert, sobald sie im 

ABACUS ins Dossier gelegt werden. 

In dieser Auswahl kann angegeben werden, ob die Dokumente automatisch kopiert 

werden sollen, sobald sie ins Archiv gelegt werden, oder erst wenn explizit der Befehl 

zum kopieren gegeben wurde. 

Jetzt abgleichen Dies kopiert alle Dokumente im Dossier ins angegebene Verzeichnis. 

SharePoint 

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Verschieben 


Dokumentbibliothek hinterlegen 

Wenn diese Checkbox aktiviert wurde, werden die Dokumente des Dossiers / Archives 

in einer Microsoft SharePoint Dokumentenbibliothek abgelegt. 

Adresse Dieses Feld enthält die Adresse des SharePoint Servers. Diese Adresse wird durch 

SharePoint bestimmt. 

Anzeigen Zeigt die eingegebene Adresse im Standardbrowser an. 

Wie sollen die Dokumente 

in die Dokumentbibliothek 

gelangen? 

In dieser Auswahl kann angegeben werden, ob die Dokumente automatisch in der 

SharePoint-Dokumentenbibliothek kopiert werden sollen, sobald sie ins Dossier gelegt 

werden, oder erst wenn explizit der Befehl zum Abgleichen gegeben wurde. 

Jetzt abgleichen Dies legt alle Dokumente im Dossier / Archiv in die SharePoint-Dokumentenbibliothek 

ab. 

Verschieben 

Dokumente dossierweise verschieben 

Wird der Befehl "Dokumente verschieben" aus dem Kontextmenü eines Dossiers aufgerufen, so öffnet sich folgender 

Assistent: 

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Verschieben 

Auf dieser ersten Seite kann ausgewählt werden, ob alle Dokumente des Dossiers oder nur die selektierten Dokumente 

(falls vor dem Start des Assistenten Dokumente im Dossier ausgewählt waren) verschoben werden sollen. 

Darunter können Sie bestimmen, ob es sich beim Ziel, in das die Dokumente verschoben werden sollen, um ein 

Dossier, eine Inbox oder ein Archiv handelt. Diese Wahl wirkt sich auf die Auswahlmöglichkeiten im nächsten Schritt 

aus: 

Ablegen in Dossier 

Zunächst muss ein Dossier ausgewählt werden: 

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Verschieben 

Sobald ein Dossier selektiert wurde, kann es mit "Weiter" bestätigt werden. Wurde ein Applikationsdossier ausgewählt, 

so muss im nächsten Schritt ein UDK (der Datensatz zu dem das Dokument gehört) ausgewählt werden 

(wenn ein zentrales Dossier ausgewählt wurde entfällt dieser Schritt): 

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Verschieben 

Sobald der UDK ausgewählt wurde, wird auf der nächsten Seite eine Zusammenfassung angezeigt und die Dokumente 

können mit "Verschieben" endgültig verschoben werden. 

Ablegen in Inbox 

Wurde eine Inbox ausgewählt, so kann auf der nächsten Seite die Inbox ausgewählt werden, in die die Dokumente 

verschoben werden sollen. 

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Verschieben 

Auf der nächsten Seite wird eine Zusammenfassung angezeigt und die Dokumente können mit "Verschieben" endgültig 

verschoben werden. 

Weitere Informationen zu den AbaScan Inboxen finden Sie im Handbuch zu AbaScan. 

Ablegen in Archiv 

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Dokumente 

Auf dieser Seite kann das gewünschte Archiv und Jahr ausgewählt werden; auf der nächsten Seite findet sich eine 

Zusammenfassung und die Dokumente können mit "Verschieben" endgültig verschoben werden. 

Weitere Informationen zu den Archiven finden Sie im Handbuch zur Archivierung. 

Dokumente 

Der Inhalt eines Dossiers, also die in ihm enthaltenen Dokumente, wird vom Dossiermanager bei Auswahl eines 

Dossiers in Tabellenform angezeigt: 

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Dokumente 

Spalte Funktion 

Beschreibung In diesen Feldern kann eine kurze Beschreibung für jedes Dokument eingegeben 

werden. Wird keine Beschreibung eingegeben enthält dieses Feld den Dateinamen 

(ohne die Endung). Dieser Text wird jeweils zusätzlich zum Inhalt der Datei von der 

Volltextsuche miterfasst. 

Dateiname Diese Spalte zeigt den Dateinamen des Dokuments an. 

UDK Diese Spalte besteht nur, wenn der Inhalt eines applikationsspezifischen Dossiers 

angezeigt wird. Sie enthält Buttons, auf denen die Nummer des Datensatzes steht, 

dem das Dokument zugeordnet ist. Diese Buttons öffnen bei Aktivierung automatisch 

den entsprechenden Datensatz im entsprechenden Buchungsprogramm. Wenn im 

Dossier der Adressen bei einem Dokument mit UDK 2 auf den Link geklickt wird, öffnet 

sich automatisch das Programm A11 (Adressen erfassen) und zeigt die Adresse 

Nummer 2 an. Dokumente in zentralen Dossiers können keinem Datensatz zugeordnet 

sein und haben deshalb auch keinen UDK. 

Typ Dies zeigt an, welchen Dateityp die Dokumente im Dossier haben. 

Grösse Hier wird der Speicherplatz angezeigt, den das Dokument auf dem Server belegt. 

Datum / Zeit In dieser Spalte wird für jedes Dokument angezeigt, wann es ins Dossier eingefügt 

wurde. Wenn am Dokument eine Änderung vorgenommen und ins Dossier zurückgeschrieben 

wird, wird die ursprüngliche Angabe mit der Zeit und dem Datum der 

Änderung überschrieben. 

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Dokumente 

Benutzer Dies zeigt an, welcher Benutzer das Dokument ursprünglich ins Dossier eingefügt hat. 

Dokumente importieren 

Um Dokumente in ein Dossier zu legen kann der Befehl "Importieren" benutzt werden. Es öffnet sich ein Auswahlfeld, 

in dem die gewünschten Dateien im Dateisystem des Computers ausgewählt werden können. Alternativ kann die 

gewünschte Datei auch per Drag & Drop in ein Dossier gelegt werden. Danach öffnet sich der folgende Assistent: 

Im oberen Teil des Assistenten werden alle zuvor ausgewählten Dokumente aufgelistet, zusammen mit der für sie 

definierten Beschreibung. Die Dokumente können einzeln ausgewählt werden. Im Eingabefeld unter der Liste kann 

dann die Beschreibung für das ausgewählte Dokument verändert werden. Diese Beschreibung wird später in der 

Dokumentenliste in der Spalte "Beschreibung" erscheinen. 

Der Link "Datei anzeigen" öffnet die in der Liste ausgewählte Datei im Standardprogramm des Betriebssystems für 

den entsprechenden Dateityp. 

Unter dem Eingabefeld für die Beschreibung werden die Suchbegriffe des Dossiers angezeigt. Sie können dann für 

jedes Dokument einzeln mit Werten befüllt werden. Sobald alle Daten korrekt eingegeben sind kann mit "Weiter" 

fortgefahren werden. Auf der nächsten Seite werden alle abgelegten Dateien aufgelistet. Wird ihre Checkbox aktiviert, 

so wird das Originaldokument nach dem Import gelöscht. 

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Hinweis 



Dokumente 

Wird eine Datei auf diese Weise in ein applikationsspezifisches Dossier gelegt, so muss zusätzlich der UDK 

angegeben werden. 

Archiv Office Plug-in 

ABACUS stellt ein Plug-in für Microsoft Office zur Verfügung, das es erlaubt, Dokumente direkt aus den Office-Programmen 

in ein Dossier zu speichern. Um es zu installieren, starten Sie bitte die Datei \abac\df\dms\officearchive.jar. 

Sie können dort auswählen, in welche Office-Programme das Plug-in eingefügt werden soll. 

Nachdem die Auswahl getroffen wurde, kann mit "OK" bestätigt werden. Es erscheint in den ausgewählten Office-Programmen 

die Schaltfläche "Archive/Dossier". Nachdem die Schaltfläche betätigt wurde, öffnet sich das Auswahlfenster, 

in dem ausgewählt werden soll, wohin das aktuell im Office-Programm geöffnete Dokument abgelegt 

werden soll. Danach erscheint eine Liste mit allen nach der hier getroffenen Auswahl verfügbaren Dossiers. Wählen 

Sie hier das Dossier, in das das Dokument abgelegt werden soll. Um das Dokument in ein applikationsspezifisches 

Dossier legen zu können, muss zuerst über den Button "Schlüssel ändern" ein UDK-Schlüssel ausgewählt werden. 

Drucken in Dossiers 

Im Druckdialog von ABACUS befindet sich immer die Lasche "Archivoptionen", die durch die Checkbox "Kopie in 

Dossier / Archiv" aktiviert werden kann: 

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Dokumente 

Danach erscheint der Tab "Archivoptionen": 

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Dokumente 

Er enthält die folgenden Elemente: 


Titel Dieser Titel wird vom Programm automatisch generiert. Er kann aber angepasst werden. 

Geschäftsjahr Wird anhand der Auswahl z.B. Journal vom 1.1.2002-31.12.2002 oder Bilanz 

vom ........ übernommen. Wird das Dokument in ein Archiv gelegt, wird es in dieses 

Archivjahr gelegt. 

Beschreibung Dies ist das Beschreibungsfeld, das frei mit Text befüllt werden kann. Dieses Feld 

wird in der Archivansicht unter "Beschreibung" aufgeführt. 

Beschreibungen zusammenführen 

Wird diese Checkbox aktiviert, so werden zusätzliche - vom Programm aus dem gedruckt 

wird bestimmte - Informationen an die eingegebene Beschreibung angehängt. 

Archiv Hier werden die verfügbaren Dossiers aufgeführt. Dabei werden zentrale Dossiers 

immer aufgeführt, die applikationsspezifischen Dossiers jedoch nur abhängig vom 

Programm, aus dem gedruckt wird. 

Es ist dabei zu beachten, dass jeweils nur ein Dossier ausgewählt werden kann. Allerdings 

kann in je ein Dossier und ein Archiv gleichzeitig abgelegt werden. 

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Applikationsdossiers 

Statistik In diesem Abschnitt wird aufgeführt, aus welchem Programm welcher Applikation gedruckt 

wird, aus welchem Mandant und welcher Benutzer den Druckauftrag gibt. 

Wenn der Druckauftrag gestartet wird, wird eine Kopie des Dokuments als PDF-Datei ins ausgewählte Dossier 

abgelegt. 


Die applikationsspezifischen Dossiers sind jeweils auch in den entsprechenden Erfassungsprogrammen verfügbar. 

Dabei sind sie in allen Programmen analog aufgebaut. Als Beispiel wird hier die Dossierseite der Fibu Light aufgeführt: 

Hier kann im oberen Bereich aus der Tabelle der Buchungssatz ausgewählt werden, zu dem das Dokument ins 

Dossier gelegt werden soll. In anderen Applikationen kann diese Auswahl anders erfolgen, beispielsweise nur über 

die Auswahl des aktuell bearbeiteten Datensatzes in der Auswahlzeile. Gemeinsam ist jedoch, dass jede Maske der 

applikationsspezifischen Dossiers die Auswahl eines Datensatzes erlaubt, zu dem das Dokument abgelegt wird. 

Die Nummer dieses Datensatzes ist jeweils der UDK des Dokuments. 

Darunter werden in der linken Spalte die verfügbaren Dossiers angezeigt, rechts davon die im ausgewählten Dossier 

enthaltenen Dokumente, darunter die Vorschau des Dokuments. Dabei bestehen die gleichen Interaktionsmöglichkeiten 

wie bereits im Archiv-/Dossiermanager. Für weitere Informationen konsultieren Sie bitte die entsprechenden 

Seiten dieses Handbuches oder das Handbuch der Applikation. 

Hinweis 

Um ein applikationsspezifisches Dossier zu eröffnen muss immer diese Maske verwendet werden. Dabei wird 

auf das Dossierobjekt ("Buchungen" im obigen Beispiel") rechtsgeklickt und aus dem Kontextmenü "Neues 

Dossier" ausgewählt. Der Archiv-/Dossiermanager zeigt nämlich die Dossierobjekte nicht an, unter denen kein 

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Dossier eröffnet ist, so dass nur die Dossiermaske der konkreten Applikationen das Eröffnen eines Dossiers 

unter diesen Dossierobjekten erlauben. Sobald jedoch ein Dossier besteht, können weitere Dossiers zu diesem 

Dossierobjekt im Archiv-/Dossiermanager eröffnet werden. 

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Datenbanksuche 

Datenbanksuche 

Mit diesem Programm können die ABACUS-Datenbanken nach Werten durchsucht werden. 

Die Suche wird dabei eingeschränkt durch sogenannte Search Sets, die die zu durchsuchenden Datenbanken 

bezeichnen. Der Suchbegriff wird dann in diesen Datenbanken gesucht und es werden alle gefundenen Records 

(Datensätze) im Fenster angezeigt. 

Die Search Sets werden im Programm "AbaSearch Administration" erstellt. 

Hinweis 

Damit die Tabellen von AbaSearch durchsucht werden können, müssen sie in der AbaSearch Administration 

indexiert sein. 

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System 

System 

In dieser Kategorie befinden sich Programme, die eine Statusinformation zur aktuellen Nutzung des ABACUS bieten. 

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Gestartete Programme 

System 

Gestartete Programme 

Dieses Programm zeigt eine Auflistung aller zur Zeit im ABACUS gestarteten Programme an. 

Die Programme sind in der Liste nach Applikationen geordnet. Für jede Applikation wird der Name der gestarteten 

Programme angezeigt sowie der Mandant, den die Programme nutzen. Das Programm bietet Interaktionsmöglichkeiten 

über das Kontextmenü: 


Programm schliessen Dies schliesst das ausgewählte Programm. 

Programm in den Vordergrund 

Alle laufenden Programme 

schliessen 

Wechselt zum ausgewählten Programm. 

Dies beendet alle laufenden Programme, also alle die auf der Liste angezeigt sind. 

Wenn ein Programm angeklickt wird, wird es ebenfalls in den Vordergrund geholt. 

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Verlauf 

System 

Verlauf 

In diesem Programm werden alle in der laufenden ABACUS-Session bereits gestarteten Programme nach ihrem 

Startzeitpunkt sortiert aufgeführt. 

Im Kontextmenü befinden sich folgende Befehle: 

Befehl Funktion 

Eintrag löschen Entfernt den ausgewählten Eintrag aus der Liste. 

Ausführen Wechselt zum ausgewählten Programm, wenn es noch nicht beendet wurde. Wenn 

es bereits beendet wurde, wird es erneut gestartet. 

Alle Einträge löschen Entfernt alle Einträge aus der Liste. 

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Handbücher 

Handbücher 

In diesem Bereich des ABACUS Menüs werden alle installierten PDF-Handbücher angezeigt. Es wird auch eine 

Suchmöglichkeit über die Handbuchtexte angeboten. 

Es werden dabei für alle Sprachen die verfügbaren Handbücher angezeigt. Sie können über das Kontextmenü in 

der ABACUS-Vorschau oder im Standardprogramm für PDF im System angezeigt werden. 

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