Auftraggeber / Vergabestelle: - PTB

Auftraggeber / Vergabestelle:
Physikalisch-Technische Bundesanstalt
Bundesallee 100
38116 Braunschweig
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (VOL)
Zum Verbleib beim Bieter bestimmt, nicht mit dem Angebot zurücksenden!
Vergabe-Nr.:
Vergabeart:
Ende der Angebotsfrist: Ende der Zuschlagsfrist:
Ausschreibungsgegenstand:
Anlagen
Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Auftraggebers
Angebotsschreiben
Leistungsbeschreibung
Ergänzende Vertragsbedingungen
EVB-IT-/BVB-Vertragsformular
Allgemeine Einkaufsbedingungen der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt
Kennzettel für die Ausschreibung
Besondere Hinweise zur Wertung der Angebote
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich beabsichtige, die in der anliegenden Leistungsbeschreibung bezeichneten Lieferungen/Leistungen im
Namen und Rechnung der oben genannten Vergabestelle zu vergeben. Bei Abgabe eines Angebots sind
die beigefügten Bewerbungsbedingungen und ggf. die Besonderen Hinweise zur Wertung der Angebote
zu beachten.
Etwaige Vorbehalte wegen der Teilung in Lose:
Keine Unterteilung nach Losen; die Gesamtleistung bildet ein Los.
Eine getrennte losweise Vergabe bleibt vorbehalten. Der Umfang der Lose ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung.
Nebenangebote/Änderungsvorschläge:
Nebenangebote/Änderungsvorschläge über umweltverträgliche Lieferungen/Leistungen sind auch ohne
Hauptangebot ausdrücklich erwünscht. Nebenangebote mit der Forderung nach abweichender Zahlungsbedingungen
oder Preisvorbehalten sind nur in Verbindung mit einem Hauptangebot zugelassen.
Nebenangebote/Änderungsvorschläge über technisch gleichwertige Lösungen sind ohne Hauptangebot
zulässig. Die technische Gleichwertigkeit muss nach gewiesen werden.
Siehe Anlage „Besondere Hinweise zur Wertung der Angebote“

Die von Ihnen erbetenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens gemäß den bestehenden
Datenschutzgesetzen gespeichert und verarbeitet. Sie erklären sich mit der Abgabe Ihres Angebotes hiermit
einverstanden. Ihre Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung Ihres Angebotes nach der VOL/A.
Anfragen oder Rückfragen richten Sie bitte schriftlich (per Post, Fax oder e-Mail) an die o. g. Vergabestelle.
Nachprüfungsbehörden gemäß § 32a VOL/A:
Vergabekammer:
Vergabeprüfstelle:
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
gez.:
Kaufm. Ansprechpartner:
Techn. Ansprechpartner:

Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Auftraggebers
für die Vergabe von Leistungen und Lieferungen
Zum Verbleib beim Bieter bestimmt, nicht mit dem Angebot zurücksenden!
1. Allgemeines
1.1 Der Auftraggeber verfährt nach Teil A der Verdingungsordnung für Leistungen – ausgenommen Bauleistungen
– (VOL/A), ohne dass dieser Teil A „Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen“
Vertragsbestandteil wird.
1.2 Für das Vertragsverhältnis gilt die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen.
1.3 Die der Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht beigefügten Unterlagen können im Dienstgebäude des
Auftraggebers zu den Geschäftszeiten eingesehen werden.
2. Angebotsbedingungen
2.1 Für Angebote sind die vom Auftraggeber übersandten Vordrucke zu benutzen; die Verwendung selbst
gefertigter Vordrucke oder Kurzfassungen ist unzulässig.
Ich bitte, beiliegenden Angebotsvordruck nebst Anlagen auszufüllen, im Vordruck Angebot zu unterschreiben
und in einem verschlossenen Umschlag bis zum Ende der in den Vergabeunterlagen genannten
Angebotsfrist zurückzusenden.
Bis zum Ende der Angebotsfrist kann das Angebot schriftlich, fernschriftlich (Fax) oder telegrafisch zurückgezogen
werden. Danach sind Sie bis zum Ablauf der in den Vergabeunterlagen genannten Zuschlagsfrist
an Ihr Angebot gebunden. Siehe auch Punkt 2.8.
2.2 Das Angebot muss vollständig sein; es muss die Preise und die in den Verdingungsunterlagen geforderten
Angaben und/oder Erklärungen enthalten. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen
müssen zweifelsfrei sein.
Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen
zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf einer besonderen
Anlage beigefügt werden. Muster und Proben müssen als zum Angebot gehörig gekennzeichnet
sein.
Das Angebotsformular ist mit Namen (Firma) des Bieters sowie mit Daum und Unterschrift zu versehen.
Das Angebotsformular ist wegen der Rechtsverbindlichkeit der Vertragsbedingungen auch dann unterschrieben
zurückzugeben, wenn nur ein Nebenangebot abgegeben wird.
Angebote, die die Voraussetzungen nicht erfüllen, werden gem. § 25 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A von der Wertung
ausgeschlossen.
2.3 Ausdrücklich erwünschte oder zulässige Änderungsvorschläge oder Nebenangebote müssen auf einer
besonderen Anlage gemacht und als solche deutlich gekennzeichnet und unterschrieben werden. Verbindliche
Anforderungen des Leistungsverzeichnisses bzw. der Leistungsbeschreibung (z. B. Ausschlusskriterien)
sind auch von Änderungsvorschlägen und Nebenangeboten zu erfüllen. Zulässige
Nebenangebote und Alternativvorschläge müssen dem geforderten Hauptangebot in technischer und
gestalterischer Hinsicht mindestens gleichwertig sein.
Werden Leistungen angeboten, die in den Verdingungsunterlagen nicht vorgesehen sind, so sollen sie
auf einer besonderen Anlage nach Ausführung und Beschaffenheit näher beschrieben werden.
Auf Anlagen soll im Angebotsformular hingewiesen werden.
2.4 Es sind grundsätzlich umweltverträgliche Leistungen, ggf. in einem Nebenangebot oder als Änderungsvorschlag
anzubieten. Umweltverträglich können auch solche Produkte sein, die nicht mit dem Umweltzeichen
ausgestattet sind, aber gleichwertige oder bessere Umwelteigenschaften aufweisen. Diese
sind ggf. von dem Bieter durch vorzulegende nachprüfbare Belege und Erläuterungen nachzuweisen.
In geeigneten Fällen wird die Anlieferung der Produkte in wieder verwendbaren Verpackungen bevorzugt.
Ggf. sollte in einem Nebenangebot eine solche Alternativ-Möglichkeit aufgezeigt werden.
2.5 Der Bieter hat im Angebot anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte
bestehen oder von dem Bieter oder anderen beantragt sind.
2.6 Der Auftraggeber behält sich vor, das Angebot eines Skontos bei der Wertung nur dann zu berücksichtigen,
wenn eine Skontofrist von mindestens 10 Tagen eingeräumt wird. Hinsichtlich des Fristbeginns
der Zahlung und sonstiger Zahlungsbedingungen wird auf die Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB)
der PTB verwiesen.
2.7 Für die Bearbeitung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.

2.8 Übersendung der Angebote
2.8.1 Übersendung schriftlicher Angebote:
Das Angebot ist in einem verschlossenen Umschlag zurückzusenden. Dieser Umschlag ist mit dem
Kennzettel, der mit den Vergabeunterlagen übersandt wurde, zu versehen und mit Ihrem Namen
(Firma) und Ihrer Anschrift zu versehen.
2.8.2 Elektronische Übersendung von Angeboten im Zuge der e-Vergabe:
Zur Übersendung des Angebotes ist die Softwarekomponente „Angebotsassistent (AnA)“ zu verwenden,
die Sie nach der Registrierung an der Vergabeplattform www.evergabe-online herunterladen
können. AnA verschlüsselt Ihr Angebot sicher und ermöglicht Ihnen die elektronische Übersendung
an die im AnA voreingestellte Adresse der zuständigen Vergabestelle. Nach dem Eingang Ihres Angebots
wird dieses mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und bis zum Ende der Angebotsfrist
verschlüsselt und vor fremden Zugriff sicher archiviert. Kurze Zeit nach der Absendung Ihres Angebots
geht Ihnen eine elektronische Eingangsbestätigung zu, die neben dem Eingangszeitpunkt einen
eindeutigen Kontrollwert (Hashwert) des abgegebenen Angebots enthält. Sollte Ihnen keine Eingangsbestätigung
zugehen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der technischen Hotline für die e-Vergabe
auf oder geben Sie Ihr Angebot erneut ab.
Als technische Hotline steht das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern zur Verfügung.
Ansprechpartner und Kontaktadressen:
Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern
Sankt Augustiner Str. 86, 53225 Bonn
Tel.: 01888 / 610-1234, eMail: hotline.evergabe@bescha.bund.de
Ein Wechsel in das klassische, papiergestützte Verfahren ist jederzeit möglich. In diesem Fall ist mit
dem ausgedruckten Angebot wie oben beschrieben zu verfahren.
2.9 Entwürfe und Ausarbeitungen sowie Muster und Proben, die bei der Prüfung der Angebote nicht
verbraucht werden, gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über,
soweit in der Angebotsaufforderung nichts gegenteiliges festgelegt ist oder der Bieter im Angebot
bzw. innerhalb von 24 Werktagen nach Ablauf der Bindefrist nicht ihre Rückgabe verlangt. Die Kosten
der Rückgabe trägt der Bieter.
2.10 Bei nicht europaweiten Ausschreibungen gilt das Angebot als abgelehnt, wenn bis zum Ablauf der
Zuschlagsfrist kein Zuschlag erteilt worden ist. Hierzu ergeht keine besondere Mitteilung. Will der Bieter
jedoch ausdrücklich über die Ablehnung seines Angebotes unterrichtet werden, so muss dieses
schriftlich beantragt und ein adressierter Freiumschlag für die Rückantwort beigefügt werden.
2.11 Mit der Abgabe eines Angebots unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte
Angebote gemäß § 27/27a VOL/A. Bei EU-Vergabeverfahren gilt § 13 der Vergabeverordnung.
2.12 Die Verdingungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden. Jede anderweitige
Nutzung ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der vergebenden Stelle nicht gestattet.
2.13 Der Bieter hat, auch nach Beendigung der Angebotsphase, über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt
gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch die bei
der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.
3. Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen
Enthalten die Verdingungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, die die Preisermittlung
beeinflussen können, so hat der Bieter den Auftraggeber vor Angebotsabgabe schriftlich, elektronisch
oder telegrafisch darauf hinzuweisen, auch wenn er den Hinweis schon vorher in anderer Form gegeben
hat.
4. Ausschluss von unzulässigen Bewerbern von der Teilnahme am Wettbewerb sowie Belehrung
Vergabesperren für Unternehmen, die sich um Aufträge der öffentlichen Hand bewerben, jedoch durch
schwere Verfehlungen (z. B. Bestechung von Amtsträgern und/oder Preisabsprache) den freien Wettbewerb
unterlaufen, werden als geeignetes Mittel zur Verhütung von Korruption angesehen. Nach § 7
Nr. 5 Buchst. c VOL/A können sie von der Teilnahme am Wettbewerb ausgeschlossen werden, wenn
sie nachweislich schwere Verfehlungen begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Auftragnehmer infrage
stellen. Korruption, Preisabsprachen und sonstige Verstöße, die den freien Wettbewerb unterlaufen,
sind solche Ausschließungsgründe.
5. Gewerbliche Voraussetzungen/Berufsgenossenschaft
Auf Verlagen hat der Bieter eine Bescheinigung der Berufsgenossenschaft bzw. des entsprechenden
zuständigen Versicherungsträgers vorzulegen.
6. Weitervergabe an Unterauftragnehmer (Nachunternehmer)
Der Auftragnehmer darf Leistungen nur an Unterauftragnehmer übertragen, die die gewerbe- und
handwerksrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung des zu vergebenden Auftrags erfüllen. Er
ist gehalten, zu Unteraufträgen mittlere und kleine Unternehmen in dem Umfang zu beteiligen, wie es
mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistungen zu vereinbaren ist.
Unterauftragnehmer sind bei Anforderung eines Angebots davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich
um einen öffentlichen Auftrag handelt. Sie unterliegen der in Nummer 1.1 aufgeführten Verordnung.

Der Auftragnehmer hat der Beauftragung von Unterauftragnehmern die §§ 2, 8, 9, 11 bis 14 sowie 24
und 25 VOL/A zugrunde zu legen und die VOL/B zum Vertragsinhalt zu machen. Dem Nachunternehmer
dürfen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise, Gewährleistung und Vertragsstrafe – keine
ungünstigeren Bedingungen auferlegt werden als zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart
sind.
Der Auftragnehmer hat vor der beabsichtigten Übertragung Art und Umfang der Leistungen sowie Namen,
Anschrift und Berufsgenossenschaft (einschließlich Mitgliedsnummer) des hierfür vorgesehenen
Unterauftragnehmers dem Auftraggeber schriftlich bekannt zu geben. Beabsichtigt der Auftragnehmer
Leistungen zu übertragen, auf die sein Betrieb eingerichtet ist, hat er vorher die schriftliche Zustimmung
des Auftraggebers gemäß § 4 Nr. 4 VOL/B einzuholen.
7. Arbeitsgemeinschaften
Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haben dem Auftraggeber mit dem Angebot
zu übergeben
• ein Verzeichnis der Mitglieder der Gemeinschaft mit Bezeichnung des bevollmächtigten Vertreters und
• eine von allen Mitgliedern verbindlich unterzeichnete Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter die
im Verzeichnis aufgeführten Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und dass
alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
8. Zusätze für ausländische Bewerber
8.1 Die Preise sind in Euro anzugeben.
8.2 Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher
Sprache abzufassen.
8.3 In einer Anlage ist anzugeben, bei welchem in der Bundesrepublik Deutschland zugelassenen Versicherungsunternehmen
der Bewerber haftpflichtversichert ist und wie hoch die vereinbarten Deckungssummen
für Personenschäden und für sonstige Schäden sind.
8.4 Bieter, die ihren Sitz oder Wohnsitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben und noch nicht
Mitglied einer deutschen Berufsgenossenschaft sind, haben vor Erteilung des Auftrags nachzuweisen,
dass sie ihr Unternehmen, soweit es auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland tätig wird, zur
Berufsgenossenschaft angemeldet haben.
Bieter, die auf Grund internationaler Vereinbarungen von der Pflicht zur Mitgliedschaft bei einer deutschen
Berufsgenossenschaft befreit sind, haben dies durch eine Bescheinigung der deutschen Berufsgenossenschaft
zu belegen.
8.5 Ergänzend zu den Verdingungsunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.
9. Nachweis der Zuverlässigkeit
Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle zum Nachweis seiner Zuverlässigkeit gemäß § 7 Nr. 5 c
VOL/A einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150 Absatz 1 der Gewerbeordnung vorzulegen.
Der Auszug darf nicht älter als drei Monate sein. Ausländische Bieter haben auf Verlangen eine
gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes vorzulegen. Ein Angebot kann von der Wertung
ausgeschlossen werden, wenn der Auszug nicht rechtzeitig vorgelegt wird.
Darüber hinaus kann die Erteilung des Auftrages von folgendem(n) Nachweis(en) abhängig gemacht
werden:
• Sozialversicherungsnachweis,
• Gewerbebescheinigung,
• aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Nachweis der Vertreterbefugnis bzw. der Prokura.
10. Nachweis der Leistungsfähigkeit
Der Bieter hat mit seinem Angebot seine Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Zu diesem Zweck sollen dem
Angebot die folgenden Nachweise beigefügt werden:
• Aufstellung der Referenzen über mindestens vergleichbare Aufträge,
• Firmendarstellung auch hinsichtlich des notwendigen Personals und technischen Geräts..
Etwaige zusätzliche Anforderungen bezüglich des Nachweises der Leistungsfähigkeit sind der Anlage
„Besondere Hinweise zur Wertung der Angebote“ zu entnehmen.
Sollten diese Unterlagen fehlen, kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.
11. Sofern im Rahmen eines abzuschließenden Vertrages Abschlagszahlungen zu leisten sind, werden
diese nur gegen Vorlage einer unwiderruflichen, unbefristeten, selbstschuldnerischen Bankbürgschaft
gezahlt. Weiterhin sind diese Vorleistungen mit dem dann gültigen Prozentsatz, auf den Tag der einwandfreien
Lieferung bzw. falls eine Abnahme vereinbart wurde, auf den Abnahmetag bezogen, abzuzinsen.
Die Verrechnung erfolgt dann mit der Schlusszahlung.

Name und Anschrift des Bieters:
Firmenname:
Straße:
PLZ – Ort:
Land:
An die
Physikalisch-Technische Bundesanstalt
Bundesallee 100
38116 Braunschweig
Angebot (VOL)
Vergabe-Nr.:
Vergabeart:
-
Ende der Angebotsfrist: Ende der Zuschlagsfrist:
Ausschreibungsgegenstand:
Anlagen:
Leistungsbeschreibung
EVB-IT-/BVB-Vertragsformular
Verzeichnis und Erklärung betr. Arbeitsgemeinschaft
Verzeichnis über Art und Umfang der von Unterauftragnehmern auszuführenden Leistungen
Auskunft aus dem Gewerbezentralregister gemäß § 150 Gewerbeordnung bzw. Eigenerklärung/
gleichwertige Bescheinigung einer ausländischen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde
Aktueller Auszug aus dem Handelsregister zum Nachweis der Vertreterbefugnis bzw. Prokura
Nebenangebote/Änderungsvorschläge; Anzahl:
_______________________________________
Vom Bieter sind nur die fett umrandeten Felder auszufüllen!
Seite

Angebotspreise netto:
Lfd.
Nr.
Bezeichnung der Leistung /
Bezug zur Leistungsbeschreibung
Menge
Einheit
_______________________________________
Vom Bieter sind nur die fett umrandeten Felder auszufüllen!
Übertrag:
Einzelpreis
in Euro
Gesamtpreis
in Euro
Seite

Erklärungen des Bieters:
1. Die Ausführung der beschriebenen Lieferungen/Leistungen wird zu den von mir/uns im
Preisblatt eingesetzten Preisen angeboten. An das Angebot halte ich mich bzw. halten wir uns
bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist gebunden.
2. Diesem Angebot liegen zugrunde:
- die Leistungsbeschreibung,
- die Besonderen Vertragsbedingungen (soweit Bestandteil der Verdingungsunterlagen),
- die Ergänzenden Vertragsbedingungen (soweit Bestandteil der Verdingungsunterlagen),
- die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der PTB,
- die Allgemeine technischen Vertragsbedingungen (soweit Bestandteil der Verdingungsunterlagen),
- die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen VOL/B.
Sofern sich der angebotene Preis auf Grund einer Prüfung nach der Verordnung PR Nr. 30/53
als unzulässig erweist, gilt der preisrechtlich zulässige Preis.
3. Anmerkungen oder Angaben zu einem eingereichten Nebenangebot (ggf. Verweis auf Anlagen):
4. Ich/Wir erkläre/n, dass
- für mein/unser Vermögen kein vorläufiger Insolvenzverwalter bestellt worden ist
(Weiterführung der Geschäfte durch Insolvenzverwalter - § 22 InsO)
- über mein/unser Vermögen kein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet worden ist
(Zahlungsunfähigkeit, drohende Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung - §§ 17, 18 und 19
InsO)
- ich meiner / wir unserer Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der
Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Renten- und
Arbeitslosenversicherung) einschließlich der Unfallversicherung ordnungsgemäß
nachgekommen bin/sind
- ich/wir nicht nach §§ 8-11 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit, wegen illegaler
Beschäftigung (§ 404 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 Nr. 2 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch oder §§ 15,
15a, 16 Abs. 1 Nr. 1, 1b und 2 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes) oder nach § 266a Abs. 1,
2 und 4 des Strafgesetzbuchs zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe
von mehr als 90 Tagessätzen verurteilt oder mit einer Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert
EURO belegt worden sind.
_______________________________________
Vom Bieter sind nur die fett umrandeten Felder auszufüllen!
Seite

5. Ich/Wir gehöre/n zu:
Handwerk Industrie Vers.-
Unternehmen
Freie Berufe Sonstige: Jahresumsatz in Euro:
Handel
Gesellschaftsform: Gründungsjahr: Mitarbeiterzahl:
6. Ich/Wir werde/n die im anliegenden Leistungsverzeichnis beschriebenen Leistungen
(die Ziffer 6 der Bewerbungsbedingungen habe ich zur Kenntnis genommen.)
nicht an Unterauftragnehmer vergeben.
teilweise oder vollständig an Unterauftragnehmer vergeben..
7. Ich bin mir bzw. wir sind uns bewusst, dass eine wissentlich falsche Erklärung den Ausschluss von
dieser und von weiteren Ausschreibungen zur Folge haben kann.
8. Sonstige Erklärungen des Bieters (ggf. Verweis auf Anlagen):
_______________________________________
Vom Bieter sind nur die fett umrandeten Felder auszufüllen!
Seite

Wichtiger Hinweis: Signatur der Vergabestelle (nur bei elektronischer Verarbeitung)
Ihre nachfolgende Unterschrift/Signatur deckt
alle in der Anlage zu diesem Angebotsschreiben
enthaltenen Bedingungen/Erklärungen
(Benennung der Anlagen siehe Seite 1) des
Angebots ab. Wird das Angebotsschreiben nicht
unterschrieben oder signiert, gilt das Angebot
als nicht abgegeben.
Mit der nachfolgenden Unterschrift/Signatur erkläre ich mein Angebot für rechtsverbindlich.
Das Angebot entspricht in allen Punkten den Forderungen der Leistungsbeschreibung, und die Regelungen
der Verdingungsunterlagen werden uneingeschränkt akzeptiert.
Geschäftszeichen Bearbeiter/in Telefon-Nr. Ort Datum
Angebotspreis netto in Euro:
MwSt.
Angebotspreis brutto in Euro:
Skonto: %
Tage
Verjährungsfrist für Mängelansprüche (mindestens 24 Monate): Monate
Stempel mit Unterschrift oder Signatur
des Bieters:
Wichtiger Hinweis!
Stempel mit Unterschrift oder Signatur
des Bieters:
Sofern Sie Ihr Angebot nicht elektronisch über die e-Vergabe-Plattform abgeben, sondern per Post
versenden, versehen Sie bitte den Umschlag unbedingt mit dem übersandten Kennzettel für
diese Ausschreibung.
_______________________________________
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Liefertermin; Lieferzeit:
Seite

Leistungsbeschreibung
Ausschreibungsgegenstand:
Reisebürodienstleisungen
Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) beabsichtigt für den Zeitraum vom 01.07.2009
bis 30.06.2012 einen Dienstleistungsvertrag über die Erbringung von Reisebürodienstleistungen
zu vergeben mit der Möglichkeit, den Vertrag jeweils um ein weiteres Vertragsjahr verlängern zu
können.
Inhaltsübersicht:
1. Allgemeine Angaben
2. Anforderungsprofil
3. Vergütungsmodell
4. Verfahrensbedingungen/-ablauf und weitere Hinweise
Anlage 1: Kalkulationsblatt für die Vergütung
Anlage 2: Fragenkatalog
Anlage 3: Vertragsentwurf
1. Allgemeine Angaben
Die PTB nimmt jährlich Flug-, Bahn- und sonstige Reisebuchungen im Umfang von ca. 1,4 Mio. € bis
1,5 Mio. € zur Abwicklung der Dienstreisen ihrer Beschäftigten vor. Bahnbuchungen und einfache
1- bzw. 2-Coupon-Flugreisen werden zentral über das Travel Center des Bundes in Berlin bzw. über
eigenes (PTB)-Personal abgewickelt. Daneben fallen aber eine Vielzahl komplexer Reisen, vor allem
Flugreisen an, die mit ca. 1,1 Mio. € bis 1,2 Mio. € den Größtteil des Reisebudgets ausmachen. Um
eine effiziente und wirtschaftliche Abwicklung, Organisation und Buchung dieser Dienstreisen
sicherstellen zu können, ist eine fachkundige Unterstützung notwendig. Dazu wird bisher ein
Implantreisebüro auf dem Gelände der PTB unterhalten.
Auch zukünftig soll den Reisenden in der PTB ein Implantreisebüro zu deren Unterstützung bei
Reiseplanung, -vorbereitung und -abwicklung zur Verfügung stehen. Das Reisebüro soll auf dem
Gelände der PTB in Braunschweig betrieben und mit fachkundigem Personal innerhalb fester
Servicezeiten besetzt sein. Das Reisebüro soll die Buchungsaufträge sorgfältig, fristgerecht und unter
Ausnutzung aller Kosteneinsparungsmöglichkeiten und tariflichen Vergünstigungen abwickeln. Die
reisekostenrechtlichen Regelungen der PTB bei der Ausführung der Reisebestellungen sind dabei zu
beachten.
Das Reisebüro ist zuständig für die Abwicklung der Reisen der PTB-Beschäftigten in Braunschweig
wie auch der Beschäftigten am Berliner Standort (Berlin Charlottenburg).
Grundlage eines Auftrags an das Reisebüro ist regelmäßig der PTB-Dienstreiseantrag, dessen Inhalt
für die Planung und Beschaffung der Reisedokumente maßgeblich ist. Er kann via elektronischem
Workflow, schriftlich, per Fax oder Mail übermittelt werden. Voranfragen sind darüber hinaus auch
mündlich oder telefonisch möglich.
1

Grundlage für Dienstreisen von Bundesbediensteten ist das Reisekostenrecht des Bundes,
insbesondere das Bundesreisekostengesetz (BRKG), einschließlich der dazu ergangenen
Verwaltungsvorschriften (BRKGVwV) und die Auslandsreisekostenverordnung (ARV). Für die
Erstattung von Fahrt- und Flugkosten gelten für Dienstreisen nach den Vorgaben der PTB
grundsätzlich folgende Rahmenbedingungen:
Bahn Bahnfahrten werden grundsätzlich in der 2. Klasse gebucht
(Ausnahmefälle aus gesundheitlichen Gründen der/s Reisenden sind
möglich)
Flug innerhalb Deutschlands ECONOMY Class
innerhalb Europas ECONOMY Class
interkontinental grundsätzlich ECONOMY Class (Ausnahmen aus
gesundheitlichen Gründen des Reisenden oder aus
sonstigen Gründen sind möglich)
Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz des BRKG verpflichtet grundsätzlich zur Buchung des
wirtschaftlichsten Reisemittels.
Die interne Zustellung von elektronischen Reiseunterlagen erfolgt via Mail, die Zustellung von
ausnahmsweise erforderlichen papiermäßigen Reisedokumenten erfolgt durch Abholung durch den
Dienstreisenden oder seinen Beauftragten; bei Flugreisen ist ferner die Hinterlegung am Flughafen
bei einem Büro des Reisebüros zulässig. In Eilfällen ist der Dienstreisende telefonisch durch den
Auftragnehmer zu unterrichten, dass die Reiseunterlagen bereitliegen.
Die Zusendung von ausnahmsweise erforderlichen Papierreisedokumenten zum Berliner
Dienststellenteil erfolgt in der Regel ebenfalls über die Hauspost der PTB, in dringenden Einzelfällen
muss das Reisebüro aber auch eine Ticketausstellung in Berlin sicherstellen können.
Das Reisebüro als Reisevermittler haftet für Fehlleistungen im Rahmen der Reisevermittlung.
Die PTB überlässt dem Reisebüro zum Betrieb des Reisebüros einen Raum in einem Gebäude auf
dem Gelände der PTB in Braunschweig und stellt die dazu erforderlichen amtlichen Telefon-
/Datenleitungen, Telefon- und Faxgeräte sowie eine Kopiermöglichkeit in räumlicher Nähe zum
Reisebüro zur Verfügung. Für Mobiliar sowie Rechnerausstattung incl. der erforderlichen Lizenzen
hat das Reisebüro Sorge zu tragen.
Die Reiseaktivitäten im Zeitraum vom 01.01.2008 bis 31.12.2008 erforderten folgende Transaktionen:
Flug kontinental (komplex) 326
Flug interkontinental 1015
Hotelreservierungen 180
Mietwagenbuchungen (Ausland) 40
Sonstiges (z. B. Bahncardbestellungen) 110
2. Anforderungsprofil
Vom zukünftigen Reisebüropartner (Auftragnehmer) wird für die Abwicklung von komplexen Reisen
ein umfangreiches Leistungsspektrum erwartet. Aus diesem Grunde ist die PTB an einer
Unterstützung durch ein in der Betreuung von Firmenreisen erfahrenes Reisebüro interessiert. Dazu
werden Angaben über Firmenprofil, Standorte und Filialnetz, Mitarbeiteranzahl, Erfahrungen in der
Betreuung von Firmenreisen sowie sonstige mit der Betreuung von Firmenreisen
zusammenhängende Aktivitäten benötigt.
2

Im Einzelnen sind folgende Leistungen unter Sicherstellung eines hohen Servicegrades als sog.
„Basisleistungen“ abzubilden:
I. Prozesse
Zur Sicherstellung eines reibungslosen Prozesses werden vom Auftragnehmer folgende Leistungen
erwartet:
1. Einrichtung, kontinuierliche Pflege und Nutzung von Reisendenprofilen (Customer/Traveller
Profiles)
2. Erstellung und regelmäßige quartalsweise Lieferung eines kundenspezifischen MIS-
Reportings in elektronischer Form zur Weiterverarbeitung in Excel mit folgenden
Mindestanforderungen:
a. Savings- und Missed Savings-Report nach Vorgabe des Auftragsgebers
b. Dokumentation bei Abweichung der Reisenden von der Reiserichtlinie (Reason Codes
nach Vorgabe des Auftraggebers)
c. Übersicht der Umsätze und Transaktionen nach Leistungsart (Flug, Hotel, Mietwagen,
Bahn etc.) und Leistungsentgelten
d. Reportings für das Travel Management nach Vorgabe des Auftraggebers
e. Lieferung kundenspezifischer Daten aus dem Bereich Beschwerdemanagement, wenn
möglich inklusive Benchmarking Daten
f. Übersicht der Transaktionen nach Leistungsart und buchender Stelle (Dienststellenteil)
– auch in anonymisierter Form
3. Bereitstellung und Nutzung weiterer Inhouse angebotener Standard Kundensoftware
- sofern vorhanden -, z. B. Krisenmanagement Tool, elektronisches Hotelbuchungstool, das
die Möglichkeit zur Einbindung kundenspezifischer Hotelreservierungssysteme bietet, etc..
II. Services
Die Serviceleistungen des Reisebüros nehmen im Rahmen dieser Ausschreibung ebenfalls einen
hohen Stellenwert ein. Vom Auftragnehmer sind daher die folgenden Services in höchster Qualität zu
erbringen:
1. Beratung der Dienstreisenden über optimale und kostengünstige Verkehrsverbindungen incl.
der zur Verfügung stehenden Tarife.
2. Reisetechnische Unterstützung bei der Detailplanung von Dienstreisen.
3. Annahme und Bearbeitung von Reisemittelbestellungen aus dem Workflow-System als
strukturierte Bestellung via E-Mail, Fax oder schriftlichem Bestellvordruck, als E-Mail oder
Fax (unstrukturiert) oder telefonisch.
4. Eine Beratung durch ausgebildete Reiseverkehrsfachkräfte ist auf dem Gelände der PTB in
Braunschweig von montags bis donnerstags in der Zeit von 8.30 Uhr bis 17.00 Uhr, am
Freitag in der Zeit von 8.30 Uhr bis 15.00 Uhr sicherzustellen. Eine Schließung des
Reisebüros für eine tägliche 30-minütige Mittagspause in einem festgelegten und in der PTB
bekannt gegebenen Zeitfenster wird akzeptiert. Bei krankheits-, urlaubsbedingten oder
sonstigen Abwesenheiten ist für eine qualifizierte Abwesenheitsvertretung Sorge zu tragen,
bei unvorhersehbarer Abwesenheit der Stammkraft ist innerhalb von 24 Stunden für
adäquaten Ersatz zu sorgen.
Dabei wird eine feste Personalzuordnung zur PTB erwartet. Für die Abwesenheitsvertretung
werden nur Personen akzeptiert, die in die Abläufe der PTB ausreichend eingewiesen sind.
Während Ausfallzeiten ist eine angemessene Betreuung über eine verbindlich festgelegte
andere Niederlassung oder ein zentrales Servicecenter sicherzustellen.
Außerhalb der genannten Servicezeiten ist für Buchungen und/oder Änderungen eine
Betreuung durch eine deutschsprachige Notfall-Hotline (z. B. 24-Stunden-Service) erforderlich.
3

5. Buchung, Umbuchung, Stornierung sowie Erstattung sämtlicher Reiseleistungen (Flug,
Mietwagen, Hotel, Bahn (in Einzelfällen) sowie bei Bedarf Besorgung übriger Dienstleistungen,
deren Vermittlung üblicherweise Angelegenheit eines Reisebüros zur Abwicklung von
Dienstreisen ist), über alle Vertriebskanäle (GDS, Internet, direkt, etc.), auch unter
Berücksichtigung der Marktpreise und der verhandelten Vertragsraten des Auftraggebers.
6. Hinterlegung und Berücksichtigung sämtlicher Reisevorgaben der PTB nach den geltenden
Vorschriften und der Travel-Management-Vorgaben bei jeder Buchung.
7. Proaktive Beratung und Best-Buy Prüfung bei jeder Angebotserstellung
8. Zusätzlich zum angebotenen günstigsten Tarif auf Wunsch schriftliche Angebotserstellung
von Alternativangeboten unter Berücksichtigung der Firmenraten des Bundes (auch VDR-
Raten), sämtlicher Markttarife (IATA, Low Cost, Consolidator, Internet, etc.) sowie kreativem
Ticketing.
9. Auf Wunsch Erfassung zusätzlicher Elemente im PNR (z. B. Daten zur automatischen
Weiterleitung in nachgelagerte Abrechnungssysteme wie Reisenummer etc.).
10. Bei jeder Buchung Erfassung von Realized Savings (DCR-Werte) und Missed Savings
inklusive Reason Codes.
11. Dokumentenerstellung sämtlicher Reiseleistungen inklusive Reiseplan.
12. Tickethinterlegungen
13. Zusendung erforderlicher Tickets (in der Regel in elektronischer Form) und weiterer
Reisedokumente. Bei ausnahmsweise erforderlicher Zusendung von Papiertickets werden
anfallende Kosten gegen Nachweis erstattet.
14. Auf Wunsch Reservierung von Hotelzimmern soweit diese ausreichend kostengünstig sind.
15. Informationen zu Einreisebestimmungen und Visabesorgung (bei Bedarf im Einzelfall).
16. Abwicklung von Kreditkartenzahlungen mit allen im Einsatz befindlichen Firmenkreditkarten
der Dresdner Bank inklusive Erfassung von allen gewünschten Zusatzdaten und fehlerfreier
Übermittlung der Daten aus dem Backoffice-System an die Kreditkartengesellschaft. Bei den
zu erfassenden Zusatzdaten handelt es sich z. B. um die folgenden Felder:
Personalkennziffer (PK), Dienststellenteil (DS), Kostenstelle (KS), Bearbeitungsdatum (BD),
Projektnummer (PR) und Reiseziel (RZ).
Der derzeitige Kreditkartenvertrag läuft bis zum Februar 2010 mit einer Verlängerungsoption
um weitere drei Jahre. Sofern der Kreditkartenvertrag während der Laufzeit des
Reisebürovertrages endet und gegebenenfalls im Rahmen einer Ausschreibung ein neuer
Vertragspartner im Bereich Kreditkarte ausgewählt wird, wird erwartet, dass die
Zusammenarbeit mit dem neuen Partner reibungslos fortgesetzt wird.
17. Rechnungsstellung (Lieferschein) mit Angabe von Besteller, Reisendem, Reiseziel,
Reisedatum, Reisenummer, Projektnummer, Kostenstelle.
18. Schaffung einer Möglichkeit des elektronischen Rechnungsabgleiches mit Kreditkartenabrechnungen
für die im Einsatz befindliche Visa Card Voyage der Dresdner Bank sowie
regelmäßige kostenfreie Lieferung (mindestens wöchentlich) der Rechnungsdaten.
19. Bereitstellung eines Account-Managers unter Berücksichtigung folgender Anforderungen:
a. Proaktive Beratung und quartalsweise Review-Meetings in der Dienststelle in
Braunschweig.
b. Garantierte Reaktionszeit montags bis freitags innerhalb von 24 Stunden.
20. Consulting (auf Anfrage)
21. Abwicklung von Gruppenreisen, Event Management und Incentive-Reisen auf besondere
Anforderung.
Daneben wird die Bereitschaft zur Bearbeitung von Standardbahn- und –flugreisen erwartet, wenn
diese aus zeitlichen oder sonstigen Ausnahmegründen nicht rechtzeitig über das Travel Center des
Bundes in Berlin abgewickelt werden können sowie ggfs. die Übernahme dieser Reisebuchungen bei
Ausfall des Travel Centers des Bundes.
Für diesen Fall ist zusätzlich eine gesonderte Kostenkalkulation anzugeben (s. a. Anlage 1, B)).
4

Für die Kalkulationen in diesem Rahmen können nachfolgende Transaktionszahlen zugrunde
gelegt werden:
Bahn Inland 3080
Rücknahmen Bahn Inland 411
Bahn Ausland 314
Rücknahmen Bahn Ausland 30
Reservierungen Bahn 4889
Sonstige Bahntransaktionen 123
Flug Deutschland 96
Flug kontinental (1- bis 2-Coupon-Flüge) 446
Flug kontinental (komplex) 326
Flug interkontinental 1015
Hotelreservierungen 180
Mietwagenbuchungen (Ausland) 40
Sonstiges (z. B. Bahncardbestellungen) 110
Die Vermittlung von Privatreisen sowie die Werbung für derartige Reisen ist unzulässig.
Ausgenommen hiervon ist die Vermittlung von Reisedienstleistungen, die anlässlich eines mit einer
Dienstreise verbundenen privaten Reiseanteils notwendig werden. Gleiches gilt für die Vermittlung
von Reisedienstleistungen für die private Begleitung von Dienstreisenden auf eigene Rechnung des
Reisenden.
Workflow Standardschnittstellen (Zahlungsabwicklung)
Für die zentrale Zahlungsabwicklung im Bereich Flug und Bahn werden folgende Kreditkarten des
Vertragspartners Dresdner Bank eingesetzt:
• Dresdner Bank Corporate Card Voyage (virtuelle VISA-Kreditkarte)
• Dresdner Bank AirPlus Company Account
Die entsprechenden Kreditkartennummern werden mittels Behördenprofil im Vertragsreisebüro
hinterlegt. Es sind mehrere Kreditkarten im Einsatz.
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, die AirPlus Schnittstelle TAMARA – Ticket and Merchant
Agreement Record für AirPlus Version 1.40 – zu bedienen.
3. Vergütungsmodell
Als Vergütungsszenario wird sich ein Modell vorgestellt, welches folgenden Aspekte erfüllt:
• Marktkonformität, d. h. faires Preis-Leistungsverhältnis
• Flexibilität, d. h. jederzeitige Anpassung des Modells an die Kundenwünsche und
Marktveränderungen
Der Auftraggeber verzichtet ausdrücklich auf die Durchreichung sämtlicher Provisionen und Boni, die
mit dem Umsatzvolumen der PTB erwirtschaftet werden. Vom Auftragnehmer wird im Gegenzug
erwartet, dass diese Beträge bei der Berechnung der Höhe der Vergütung mit einkalkuliert werden.
Im Rahmen der Kalkulation sollte außerdem berücksichtigt werden, dass bei Kontinentalflugreisen
und insbesondere bei Mehrstationen-Flugreisen im Rahmen der Reiseplanung eine ausführliche
persönliche Beratung des/r Reisenden erwartet wird.
5

Vergütung der Basisleistungen
Für die unter Nr. 2 der Leistungsbeschreibung (Anforderungsprofil, I und II) genannten
Basisleistungen wird ein Vergütungsmodell gewünscht, welches in Form einer Ticket-Fee bei jeder
Dokumentenausstellung unmittelbar belastet wird.
Bei Flugbuchungen sollte pro Ticketnummer bzw. Dokumentennummer (bei Conjunction Tickets) die
Ticket-Fee erhoben werden. Umbuchungen und Stornierungen unter der gleichen
Dokumentennummer (hierzu können mehrere Ticketnummern gehören) sollten mit dieser Gebühr
bereits abgegolten sein, ebenso zusätzliche Hotel- oder Mietwagenreservierungen bzw. sonstige im
Zusammenhang mit der Reise erforderliche Transferleistungen. Bei Kombination von mehreren One-
Way-Tickets anstelle der Buchung von Return-Tickets sollte die Ticket-Fee nur pro ausgestelltem
Dokument abgerechnet werden, wenn durch die Buchung mehrerer Tickets zuzüglich mehrfacher
Ticket-Fees auch ein Preisvorteil für den Auftraggeber entsteht.
Bei eventuell erforderlichen reinen Bahnbuchungen sollte pro Bahnvorgang die Ticket-Fee berechnet
werden, wobei zu einem Vorgang der Fahrschein inklusive Reservierungen sowie erforderliche Zu-
und Abgänge wie auch notwendige Stornierungen gerechnet werden.
Die Vergütung sollte sich in ihrer Höhe nach dem tatsächlichen Bearbeitungsaufwand für die
Betreuung der PTB richten.
6

4. Verfahrensbedingungen/-ablauf und weitere Hinweise:
Die eingegangenen Angebote werden formell geprüft, insbesondere auf Einhaltung der Angebotsfrist,
Unterschrift des Angebotes und Prüfung auf Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen. Angebote,
bei denen eine oder mehrere der geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise, die als
Ausschlusskriterien festgelegt sind, fehlen, werden ausgeschlossen.
Das Angebot ist zu gliedern und muss folgende Angaben enthalten bzw. es müssen folgende
Unterlagen beigefügt sein:
1) Angebotsschreiben (Anlage zur Aufforderung eines Angebotes) mit Eigenerklärung und
Angebotspreis (= fiktiver Gesamtpreis) für die unter A) aufgeführten Leistungen der Anlage 1.
Fügen Sie das vollständig ausgefüllte Kalkulationsblatt für die Vergütung (Anlage 1) sowie die
Leistungsbeschreibung bei.
Bitte weisen Sie Ihre Preise ausschließlich auf der vorgenannten Anlage und nicht auch im
weiteren Text Ihres Angebotes aus. Ggf. fügen Sie hier für weitere Preisangaben ein separates
Blatt bei.
2) Den ausgefüllten und beantworteten Fragenkatalog samt zugehörigen Bemerkungen (ggf. auf
separaten Blättern) fügen Sie als Anlage 2 dem Angebotsschreiben bei.
3) Gesamtumsatz bzw. Umsätze der geforderten Leistungsart (s. a. unter „Mit dem Angebot
vorzulegende Unterlagen“)
4) Firmendarstellung, -vorstellung, -profil (s. a. unter „Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen“)
5) Referenzliste (s. a. unter „Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen“)
6) Weitere Unterlagen und Nachweise des Bieters (s. a. unter Leistungsbeschreibung Nr. 2
Anforderungsprofil)
Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig.
Evtl. sonstige Angaben des Bieters können auf einem separatem Blatt beigefügt werden.
Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters werden nicht akzeptiert, diese Angebote
werden von der Wertung ausgeschlossen.
Nebenangebote werden nicht zugelassen, die zu vergebenden Leistung bildet ein Los.
Weiterer Verfahrensablauf:
Nach Sichtung und Prüfung der Angebote wird zum Kennenlernen und zur Entscheidungsfindung der
PTB den in die engere Wahl gekommenen Bietern Gelegenheit zur Präsentation ihres Angebotes
gegeben. Dieser Termin ist im Zeitraum zwischen der 18. und 19. Kw 2009 vorgesehen. Bitte merken
Sie sich diesen Zeitraum vor.
Bitte beachten Sie: Bei einer öffentlichen Ausschreibung sind Verhandlungen über Änderungen der
Angebote oder Preise gemäß § 24 Nr. 2 Abs. 1 VOL/A unstatthaft. Es werden daher im Rahmen
dieses Vergabeverfahrens keine (Nach-) Verhandlungen durchgeführt!
Ein Vertragsentwurf (Anlage 3) ist zur Information und als Grundlage für eine spätere
Auftragserteilung beigefügt.
7

Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Angebotes
Neben der Wertung des Preis-Leistungsverhältnisses in Bezug auf die oben dargelegten
Basisleistungen wird die angebotene Leistung zusätzlich bewertet. Maßgeblich sind dabei die zu den
in der Anlage 2 (Fragenkatalog) gegebenen Antworten. Ferner werden folgende Auswahlkriterien
Berücksichtigung finden:
• Qualität der Beratung durch das Reisebüro (Ausbildungsstand des angebotenen Personals/
Reaktionszeiten/Art und Umfang der Managementunterstützung durch Account-Manager)
• Verwendete Software zur Abwicklung der Rechnungsbearbeitung sowie des Berichtswesens
(möglichst mit Datentransfer-Möglichkeit zum PTB-System SAP R 3 Release 4.7c)
• Ggfs. angebotener Umfang der Vor-Ort-Betreuung
Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen:
Mit dem Angebot sind für die Prüfung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit von
Wirtschaftsteilnehmern (Bietern) folgende Unterlagen einzureichen:
Eigenerklärung (Bestandteil des Angebotsvordrucks) des/der Geschäftsführer/s /Bieters,
dass für das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverwalter bestellt worden ist,
dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet
worden ist und dass Mitglieder der Geschäftsleitung keine schweren Verfehlungen begangen
haben, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen sowie über die ordnungsgemäße Zahlung von
Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-,
Renten- und Arbeitslosenversicherung) einschließlich der Unfallversicherung für die Arbeitnehmer
und dass keine weiteren Verfehlungen (gem. der Eigenerklärung) vorliegen.
Angabe des Gesamtumsatzes des Unternehmens, jeweils bezogen auf die letzten zwei
Geschäftsjahre ggf. Bankerklärung zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des
Unternehmens.
Angabe des Umsatzes des Unternehmens bezogen auf die geforderte Leistungsart (Erbringung
von Reisebürodienstleistungen), ebenfalls bezogen auf die letzten zwei Geschäftsjahre, möglichst
unterteilt nach öffentlichen und/oder privaten Auftraggebern.
Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit des Bieters in Form eines(r) Firmenprofils,
-darstellung etc..
Referenzliste mit Kunden, mit denen vergleichbare Dienstleistungsverträge bestehen mit Angabe
von Auftraggeber, Ansprechpartner und Telefonnummer. Die Referenzen sollten nicht älter als
zwei Jahre sein.
Für Rückfragen wenden Sie sich bitte direkt an:
Bei Fragen zum Ausschreibungsverfahren:
Herr Stefan Attmann
0531/592-9182
Fax: 0531/592-699182
E-Mail: stefan.attmann@ptb.de
Für fachlich-inhaltliche Fragen:
Herr Werner-Gerhard Brasche (Leiter der Reisestelle der PTB)
0531/592-9125
Fax: 0531/592-9035
E-Mail: werner-gerhard.brasche@ptb.de
8

Anlage 1
Kalkulationsblatt für die Vergütung
A) Kalkulation bei Buchung komplexer Dienstreisen (mit Nebenleistungen):
Transaktionsart Fallzahlen Gebühr Summe (netto)
Flug kontinental (komplex) 326
Flug interkontinental 1015
Hotelreservierungen 180
Mietwagenbuchungen (Ausland) 40
Sonstiges (z. B. Bahncardbestellungen) 110
Gesamt (bitte ins Angebotsschreiben übertragen)
B) Kalkulation bei zusätzlicher Buchung von Bahn- und einfachen Flugreisen:
Transaktionsart Fallzahlen Gebühr Summe (netto)
Bahn Inland 3080
Rücknahmen Bahn Inland 411
Bahn Ausland 314
Rücknahmen Bahn Ausland 30
Reservierungen Bahn 4889
Sonstige Bahntransaktionen 123
Flug Deutschland 96
Flug kontinental (1- bis 2-Coupon-Flüge) 446
Flug kontinental (komplex) 326
Flug interkontinental 1015
Hotelreservierungen 180
Mietwagenbuchungen (Ausland) 40
Sonstiges (z. B. Bahncardbestellungen) 110
Gesamt (bitte nicht ins Angebotsschreiben übertragen)
Die Fallzahlen können sich aufgrund eines veränderten Reiseaufkommens in der PTB im
Vertragszeitraum ändern. Hier wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich insoweit nur um
Zahlen für eine Kalkulation handelt.
9

Anlage 2
Fragenkatalog
Der folgende Fragenkatalog gibt Ihnen Gelegenheit, Ihre Dienstleistungen anhand der folgenden
Themenschwerpunkte darzustellen.
Bitte beantworten Sie die Fragen anhand der vorgegebenen Multiple Choice Antworten.
Sollten aus Ihrer Sicht weitergehende Informationen zu Ihrem Unternehmen sinnvoll sein, die nicht
durch den Fragenkatalog abgedeckt werden, haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, in einer
Anlage detailliertere Ausführungen beizufügen.
Es wird besonders darauf hingewiesen, dass bei einigen Fragen bestimmte Angaben, Erklärungen
und vorzulegende Nachweise des Bieters als Ausschlusskriterien festgelegt sind. Dies bedeutet, dass
das Fehlen oder die Unvollständigkeit auch nur einer dieser Angaben, Erklärungen und Nachweise
oder die Nichterfüllung der Kriterien zwingend zum Ausschluss des Bieters vom weiteren
Vergabeverfahren führt.
Die Bedingungen, zu denen ein solcher Ausschluss erfolgt, sind im Einzelnen bei den jeweiligen
Hinweisen zur Bewertung auf dem Fragebogen dargestellt.
Ausschlusskriterien sind im Fragebogen zusätzlich mit einem (A) gekennzeichnet.
Bitte nehmen Sie keine inhaltlichen Änderungen oder Ergänzungen bei den vorformulierten Fragen
bzw. bei den vorgegebenen Ankreuzfeldern vor (z. B. Hinzufügen einer weiteren Ankreuzmöglichkeit
u. ä.). Entsprechende Änderungen oder Ergänzungen führen zum Ausschluss vom weiteren
Vergabeverfahren.
10

I. PROZESSE
Bitte beantworten Sie die folgenden Fragen zu Ihren Prozessen in der Abwicklung von Dienstreisen:
Frage 1.1 a
Bitte geben Sie Auskunft darüber, welche Online-Reservierungssysteme die Expedienten bei
Buchungen nutzen werden:
Antwort 1.1 a (Mehrfachnennungen sind möglich)
GDS (bitte spezifizieren)
Internet
Amadeus Sabre Galileo Wordspan
Kundenspezifische Direct Links
Workflow (bitte benennen)
___________________________________________________________________________
Sonstiges (bitte spezifizieren)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Bemerkungen:
Frage 1.1 b
Bei Flugbuchungen:
Erfolgen die Abfragen systematisch nacheinander in den einzelnen Systemen?
Antwort 1.1 b
Ja
Nein
Bemerkungen:
11

Frage 1.1 c
Oder setzen Sie eine Softwarelösung ein, die systemübergreifende Abfragen (in GDS und
Internet) realisiert?
Antwort 1.1 c
Ja
Nein
Wenn Ja, bitte erläutern Sie diese Softwarelösung:
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Bemerkungen:
Frage 1.1 d
Bei Buchungen im Internet: Werden die relevanten Buchungsdaten automatisch in Amadeus
übernommen (passive PNR o. ä.) und stehen im Reporting zur Verfügung?
Antwort 1.1 d
Ja
Nein
Bemerkungen:
Frage 1.2
Welche Backoffice Software wird benutzt?
Antwort 1.2
Eigenentwickelte Software (bitte benennen)
___________________________________________________________________________
Es wird keine Backoffice Software genutzt
Bemerkungen:
12

Frage 1.3 a
Nutzen Sie bei der optimalen Preisberechnung (Best-Buy) eine spezielle Software zur
Unterstützung der manuellen Preisberechnung?
Antwort 1.3 a
Ja (bitte benennen)
___________________________________________________________________________
Nein, ausschließlich manuelle Preisberechnung
Bemerkungen:
Frage 1.3 b
Wenn ja, welche Reservierungswege werden durch die eingesetzte Software bei der
Preisberechnung einbezogen?
Antwort 1.3 b
Die Software vergleicht ausschließlich die im GDS hinterlegten Tarife (inklusive Firmenraten).
Die Software vergleicht die GDS Tarife (inklusive Firmenraten) und bezieht zusätzlich die
Internet Tarife („Webfares“) mit ein.
Die Software bezieht zusätzlich zu GDS und Internet weitere Vertriebskanäle in die
Preisberechnung mit ein (bitte spezifizieren).
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Bemerkungen:
13

Frage 1.3 c
Erfolgt die Dokumentation und Erfassung der Savings und Missed Savings automatisch bei
Einsatz der Software?
Antwort 1.3 c
Ja
Nein
Bemerkungen:
Frage 1.4 a
Hinweis zur Bewertung:
Ausschluss, wenn keine Antwort oder keine Verpflichtung zur Hinterlegung und Verwendung von
Profildaten bei jeder Buchung
Verpflichten Sie sich zur Hinterlegung und Verwendung (falls vorhanden) von Profildaten
(Company & Traveller Profiles) bei jeder Buchung? (A)
Antwort 1.4 a
Ja
Nein
Bemerkungen:
Frage 1.4 b
Bitte geben Sie Auskunft darüber, wie die Datenhaltung der Profildaten erfolgt.
Antwort 1.4 b (Mehrfachnennungen sind möglich)
Die Profile werden im GDS (Amadeus o. ä.) vorgehalten und gepflegt.
Es existiert zusätzlich eine separate Profil-Datenbanklösung, die Profildaten werden hier
vorgehalten und gepflegt.
Bemerkungen:
14

Frage 1.4 c
Bitte geben Sie Auskunft darüber, wie Sie die laufende Pflege der Profildaten gewährleisten.
Antwort 1.4 c (Mehrfachnennungen sind möglich)
Aktualisierungen der Profildaten werden jederzeit auf Anweisung des Kunden durchgeführt.
Bei jedem Bestelleingang werden die gelieferten Kundendaten mit den Profildaten
abgeglichen. Abweichungen werden den Kunden unverzüglich mitgeteilt, so dass bei Bedarf
eine Aktualisierung der Profildaten erfolgen kann.
Sonstiges (bitte nähere Ausführungen hierzu):
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Bemerkungen:
Frage 1.4 d
Realisieren Sie bei Bedarf einen Export der Profildaten aus dem GDS bzw. aus der
Profildatenbank?
Antwort 1.4 d
Ja, ein Export der Profildaten wird bei Bedarf realisiert.
Nein, ein Export der Profildaten kann nicht realisiert werden.
Bemerkungen:
Frage 1.4 e
Ist ein Import von Profildaten aus kundeneigenen vorgelagerten Systemen (z. B. Workflow
System) in Ihre Profildatenbank möglich?
Antwort 1.4 e
Ja, ein Import der Profildaten aus vorgelagerten Systemen ist möglich.
Folgende Standard-Schnittstellen werden unterstützt:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
15

Nein, ein Import der Profildaten kann nicht realisiert werden.
Bemerkungen:
Frage 1.5 a
Gemäß den Anforderungen in der Leistungsbeschreibung sind Sie verpflichtet, umfassende
Reportings zur Verfügung zu stellen. Welche zusätzlichen Services bieten Sie in diesem
Bereich an?
Antwort 1.5 a (Mehrfachnennungen sind möglich)
Ad-Hoc Reportings werden jederzeit nach Vorgabe des Kunden erstellt und zeitnah
zugeleitet.
Webbasierte Datenbank mit kundenindividuellem Zugang und eigener
Auswertungsmöglichkeit.
Sonstiges (bitte genauer spezifizieren)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Bemerkungen:
Frage 1.5 b
Verpflichten Sie sich zur Einrichtung einer BSP-Nummer für den Kunden PTB?
Antwort 1.5 b
Ja, eine BSP-Nummer für den Kunden PTB wird eingerichtet
Nein, eine BSP-Nummer kann nicht eingerichtet werden
Bemerkungen:
16

Frage 1.6
Bitte geben Sie Auskunft über das von Ihnen angebotene Krisenmanagement. Verfügen Sie
im Krisenfall über Möglichkeiten zur zeitnahen Lokalisierung aller über Ihr Reisebüro
gebuchten Kunden?
Antwort 1.6 (Mehrfachnennungen sind möglich)
Nein, es existiert keine Möglichkeit, alle Reisenden zeitnah zu lokalisieren.
Ja, alle über das Reisebüro gebuchten Kunden können zeitnah lokalisiert werden.
Eine aktive Benachrichtigung der Reisenden ist zusätzlich möglich.
Der Zugriff auf ein Krisenmanagement Tool wird zusätzlich zur Verfügung gestellt, über
welches die Reisenden lokalisiert werden können.
Ja, jedoch können nur die Reisenden lokalisiert werden, für die eine Buchung über das GDS
angelegt wurde.
Eine aktive Benachrichtigung der Reisenden ist zusätzlich möglich.
Der Zugriff auf ein Krisenmanagement Tool wird zusätzlich zur Verfügung gestellt, über
welches die Reisenden lokalisiert werden können.
Bemerkungen:
Frage 1.8
Bieten Sie ein elektronisches Hotelbuchungstool, das die Möglichkeit zur Einbindung
kundenspezifischer Hotelreservierungssysteme bietet?
Antwort 1.8
Ja
Wenn ja, welches und welche Einbindungen sind möglich?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Nein
Bemerkungen:
17

II. SERVICES
Frage 2.1 a
Hinweis zur Bewertung:
Ausschluss, wenn keine Antwort oder keine Verpflichtung zur Best-Buy-Prüfung und Erfassung von
Zusatzdaten.
Verpflichten Sie sich, bei jeder Buchung die Best-Buy-Prüfung durchzuführen und alle
Zusatzdaten gemäß Kundenvorgabe zu erfassen? (A)
Antwort 2.1 a
Ja
Nein
Bitte stellen Sie dar, auf welche Weise die Erfüllung dieser Verpflichtungen sichergestellt wird.
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Bemerkungen:
Frage 2.1 b
Führen Sie ggf. zusätzlich zur technisch unterstützten Best-Buy-Prüfung eine manuelle
Prüfung durch?
Antwort 2.1 b
Ja
Nein
Die Best-Buy-Prüfung wird nicht technisch unterstützt, sondern ausschließlich manuell
durchgeführt.
Bemerkungen:
18

Frage 2.2 a
Hinweis zur Bewertung:
Ausschluss, wenn keine Antwort oder kein deutschsprachiger 24-Stunden-Notfall-Service angeboten
wird.
Verpflichten Sie sich, für die Zeiten außerhalb der PTB-internen Implant-Servicezeiten einen
deutschsprachigen 24-Stunden-Notfall-Service entsprechend den Anforderungen in der
Leistungsbeschreibung für den Kunden PTB bereit zu stellen? (A)
Antwort 2.2 a
Ja
Nein
Bemerkungen:
Frage 2.2 b
Wenn ja, welche Serviceleistungen stellt der 24-Stunden-Notfall-Service zur Verfügung?
Bitte beschreiben Sie diese genauer.
Antwort 2.2 b
_________________________________________________________________________________
Bemerkungen:
Frage 2.3 a
Hinweis zur Bewertung:
Ausschluss, wenn keine Antwort oder keine Verpflichtung, die Zusatzdaten zu erfassen und alle
Abrechnungsdaten fehlerfrei an die Kreditkartengesellschaft zu übermitteln.
Verpflichten Sie sich, bei jeder Buchung die Zusatzdaten zu erfassen und alle
Abrechnungsdaten fehlerfrei an die Kreditkartengesellschaft zu übermitteln? (A)
Antwort 2.3 a
Ja
Nein
Bemerkungen:
19

Frage 2.3 b
Wenn ja, bieten Sie auch die Möglichkeit an, weitere Zusatzdatenfelder zu definieren und
individuelle Reason Codes zu vereinbaren?
Antwort 2.3 b
Ja
Nein
Bemerkungen:
Frage 2.3 c
Stellen Sie die Rechnungsdaten zur Durchführung des elektronischen Rechnungsabgleichs
(Air Plus Invoice Control) im vorgegebenen Format der Kreditkartengesellschaft zur
Verfügung?
Antwort 2.3 c
Ja
Nein
Bemerkungen:
Frage 2.3 d
Wäre in diesem Zusammenhang auch die Lieferung von Rechnungsdaten zum Import in
kundeneigene Abrechnungssysteme (z. B. Workflow) möglich?
Antwort 2.3 d
Ja
Nein
Bemerkungen:
20

Frage 2.4
Über welche Art von Telefonverbindung realisieren Sie die telefonische Kundenbetreuung
innerhalb des 24-Stunden-Notfall-Services?
Antwort 2.4
Kostenfreie Hotline (0800-Nummer o. ä.)
Reguläre Festnetznummer, es fallen die marktüblichen Telefongebühren an für
Inlandsgespräche
Kostenpflichtige Service-Hotline, die Kosten hierfür liegen über den marktüblichen
Telefongebühren für Inlandsgespräche
Kostenpflichtige Service-Hotline, die Kosten hierfür liegen unter den marktüblichen
Telefongebühren für Inlandsgespräche
Bemerkungen:
Frage 2.5
Hinweis zur Bewertung:
Ausschluss, wenn keine Antwort oder keine Verpflichtung, Bestellungen aus dem Workflow System
analog zu anderen schriftlichen strukturierten Bestellungen abzuwickeln und zu kalkulieren.
Verpflichten Sie sich zur Abwicklung und Kalkulation von Bestellungen aus dem Workflow
System analog zu anderen schriftlichen strukturierten Bestellungen? (A)
Antwort 2.5
Ja
Nein
Bemerkungen:
21

Frage 2.6
Gemäß Leistungsbeschreibung verpflichten Sie sich, dem Kunden PTB einen Account-
Manager zu den unter Nr. 2 der Leistungsbeschreibung (Anforderungsprofil, II, Nr. 19)
genannten Bedingungen zur Verfügung zu stellen (A). Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen
eingesetzte Account-Manager bereits über entsprechende langjährige Erfahrungen in der
Kundenbetreuung verfügt?
Wenn ja, bitte spezifizieren Sie diese.
Antwort 2.6
Ja (bitte genauer spezifizieren):
__________________________________________________________________________
Nein
Bemerkungen:
Frage 2.7
Hinweis zur Bewertung:
Ausschluss, wenn keine Antwort oder keine Verpflichtung zur Hinterlegung der Kundenvorgaben.
Verpflichten Sie sich zur Hinterlegung der Reisevorgaben des Kunden PTB und zur
Anwendung dieser Vorgaben bei jeder Buchung? (A)
Antwort 2.7
Ja
Stellen Sie bitte kurz dar, wie die Anwendung dieser Vorgaben bei jeder Buchung sicherstellt
werden.
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Nein
Bemerkungen:
22

Frage 2.8
Verfügen Sie über ein elektronisch unterstütztes Beschwerdemanagement Tool?
Antwort 2.8
Ja (bitte erläutern)
___________________________________________________________________________
Nein, das Beschwerdemanagement wird nicht technisch unterstützt
Bemerkungen:
Frage 2.9
Sie sind verpflichtet, alle in der Leistungsbeschreibung unter Nr. 2 aufgeführten
Basisleistungen zu erbringen. Welche der folgenden Leistungen bieten Sie uns darüber
hinaus als Basisleistung an?
Antwort 2.9 (Mehrfachnennungen sind möglich)
Eigene Vertragsraten
Visa Besorgung
Abwicklung von Gruppenreisen & Incentives
Consulting
Weitere Services (bitte beschreiben Sie diese)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Bemerkungen:
23

Anlage 3
Vertragsentwurf
Zwischen
der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt, Bundesallee 100, 38116 Braunschweig
und
der Firma (Reisebüro) …
über die Einrichtung und Betrieb eines Implant-Reisebüros:
§ 1
Vertragsgegenstand
-nachstehend Auftraggeber genannt-
-nachstehend Auftragnehmer genannt-
Gegenstand des Vertrages ist die Einrichtung eines Implant-Reisebüros sowie die effiziente und
wirtschaftliche Abwicklung, Organisation und Buchung des PTB-Dienstreiseaufkommens sowie
die Beratung des Auftraggebers zu Entwicklungen des Reisemarktes und möglichen
Kosteneinsparungs- bzw. sonstigen Verbesserungspotentialen.
§ 2
Leistungen des Reisebüros
(1) Der Auftragnehmer erbringt im Rahmen des Vertrages die durch Angebot vom …
angebotenen Dienstleistungen. Die Leistungsbeschreibung des Auftraggebers vom … sowie
das Angebot des Auftragnehmers vom … werden insoweit Gegenstand dieses Vertrages.
(2) Zur Unterstützung der Reisenden bei Reiseplanung, -vorbereitung und –abwicklung richtet
der Auftragnehmer auf dem Gelände der PTB in Braunschweig ein Implant-Reisebüro ein und
stellt hierfür die technische Ausstattung und das Mobiliar zur Verfügung, soweit in § 3 nichts
24

anderes vereinbart ist. Der Auftragnehmer wird das Reisebüro mit allen notwendigen
Lizenzen ausstatten.
(3) Für die Betreuung des Reisebüros stellt er innerhalb fester Servicezeiten für den
Firmenreisedienst ausgebildetes Fachpersonal einschließlich einer Abwesenheitsvertretung
zur Verfügung. Die Beschäftigten des Reisebüros unterliegen der PTB-Hausordnung in ihrer
jeweiligen Fassung. Sie haben das Recht zur Nutzung der PTB-Kantine.
(4) Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen nach Abs. 1 entsprechend der von Fall zu Fall von
der PTB-Reisekostenstelle erteilten und vom Reisebüro angenommenen Aufträge. Soweit der
Dienstreisende selbst Aufträge an das Reisebüro richtet, werden diese erst nach Absprache
mit der PTB-Reisekostenstelle verbindlich. Einzelheiten zur Auftragserteilung ergeben sich
aus § 4 dieses Vertrages.
(5) Das Reisebüro ist zuständig für die Abwicklung der Reisen der PTB-Beschäftigten in
Braunschweig und Berlin.
(6) Grundlage für Dienstreisen von Bundesbediensteten ist das Reisekostenrecht des Bundes,
insbesondere das Bundesreisekostengesetz (BRKG) einschließlich der dazu ergangenen
Verwaltungsvorschriften (BRKGVwV) und die Auslandsreisekostenverordnung (ARV).
(7) Im Implant-Reisebüro ist die Vermittlung von Privatreisen sowie die Werbung für derartige
Reisen bis auf die in der Leistungsbeschreibung vom dargelegten Ausnahmen unzulässig.
§ 3
Leistungen des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber verpflichtet sich, für alle komplexen Dienstreisen i. S. der
Leistungsbeschreibung vom … ausschließlich die Dienste des Auftragnehmers in Anspruch zu
nehmen. Dabei gehen die Vertragsparteien von einem jährlichen Umsatz von ca. 1,1 Mio. € aus.
(2) Der Auftraggeber überläßt dem Auftragnehmer zum Betrieb des Reisebüros einen Raum in
der PTB Braunschweig und stellt die erforderlichen amtlichen Telefon-/ Datenleitungen,
Telefon- und Faxgeräte sowie eine Kopiermöglichkeit in räumlicher Nähe zum Reisebüro zur
Verfügung. Er trägt die insoweit anfallenden Kosten für Telefon, Fax, Heizung, Wasser und
Strom.
25

§ 4
Auftragserteilung
(1) Grundlage eines Auftrags an das Reisebüro ist regelmäßig der PTB-Dienstreiseantrag,
dessen Inhalt für die Planung und Beschaffung der Reisedokumente maßgeblich ist. Er kann
via elektronischem Workflow, schriftlich, per Fax oder Mail übermittelt werden. Voranfragen
sind darüber hinaus auch mündlich oder telefonisch möglich.
(2) Die Vorgaben des Auftraggebers im Hinblick auf die reisekostenrechtlichen Bestimmungen
für die Mitarbeiter des Auftraggebers sind vom Auftragnehmer zu beachten. Zweifelsfragen
sind unmittelbar zwischen dem Auftragnehmer und der PTB - Reisestelle zu klären.
(3) Die Detailplanung der Durchführung einer Dienstreise ist neben der grundsätzlichen
Abklärung mit der Reisestelle der PTB ggfs. in jedem Einzelfall mit dem jeweiligen
Dienstreisenden oder dessen Beauftragten abzustimmen.
§ 5
Auftragsabwicklung
(1) Der Auftragnehmer wird die Abwicklung der Buchungsaufträge sorgfältig, fristgerecht und
unter Ausnutzung aller Kosteneinsparungsmöglichkeiten und tariflichen Vergünstigungen
durchführen. Er wird die reisekostenrechtlichen Regelungen des Auftraggebers bei der
Ausführung der Reisebestellungen beachten.
(2) Die interne Zustellung der in der Regel elektronischen Reiseunterlagen erfolgt via Mail, die
Zustellung von ausnahmsweise erforderlichen papiermäßigen Reisedokumenten erfolgt
durch Abholung durch den Dienstreisenden oder seinen Beauftragten; bei Flugreisen ist
ferner die Hinterlegung am Flughafen bei einem Büro des Reisebüros zulässig. In Eilfällen ist
der Dienstreisende telefonisch durch den Auftragnehmer zu unterrichten, dass die
Reiseunterlagen bereitliegen.
(3) Die Zusendung von ausnahmsweise erforderlichen Papierreisedokumenten zum Berliner
Dienststellenteil erfolgt in der Regel über die Hauspost der PTB, in dringenden Einzelfällen
muss das Reisebüro aber auch eine Ticketausstellung in Berlin sicherstellen können.
26

§ 6
Vergütung
(1) Der Auftraggeber verzichtet ausdrücklich auf die Durchreichung sämtlicher Provisionen und
Boni, die mit dem Umsatzvolumen des Auftraggebers erwirtschaftet werden.
(2) Der Auftragnehmer stellt für die durchgeführten Dienstleistungen eine Ticket-Fee in
Rechnung, mit der die jeweilige Dokumentenausstellung direkt belastet wird. Die
Rechnungsstellung erfolgt unter Angabe des Namens des Dienstreisenden und des
Reisedatums. Sie ist der PTB-Reisestelle direkt zuzuleiten.
(3) Bei Flugbuchungen wird pro Ticketnummer bzw. Dokumentennummer (bei Conjunction
Tickets) die Ticket-Fee erhoben. Umbuchungen und Stornierungen unter der gleichen
Dokumentennummer (auch wenn dazu mehrere Ticketnummern gehören) sind mit dieser
Gebühr bereits abgegolten, ebenso zusätzliche Hotel- oder Mietwagenreservierungen bzw.
sonstige im Zusammenhang mit der Reise erforderliche Transferleistungen. Bei Kombination
von mehreren One-Way-Tickets anstelle der Buchung von Return-Tickets kann die Ticket-
Fee nur pro ausgestelltem Dokument abgerechnet werden, wenn durch die Buchung
mehrerer Tickets zuzüglich mehrfacher Ticket-Fees auch ein Preisvorteil für den Auftraggeber
entsteht.
(4) Bei eventuell erforderlichen reinen Bahnbuchungen wird pro Bahnvorgang die Ticket-Fee
berechnet, wobei zu einem Vorgang der Fahrschein inklusive Reservierungen, sowie
erforderliche Zu- und Abgänge wie auch notwendige Stornierungen gerechnet werden.
(5) Die Vergütung richtet sich in ihrer Höhe nach dem tatsächlichen Bearbeitungsaufwand für die
Betreuung des Auftraggebers.
(6) Das Zahlungsziel beläuft sich auf 30 Tage. Soweit es infolge haushaltstechnischer Umstände
zu Verzögerungen kommt, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer umgehend
mitteilen.
§ 7
Öffnungszeiten des Reisebüros
Das Reisebüro ist Montag bis Donnerstag von 08:30 Uhr bis 17:00 Uhr, Freitag von 08:30 Uhr bis
15:00 Uhr (Mittagspause jeweils von 12.30 Uhr bis 13.00 Uhr) geöffnet.
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§ 8
Geheimhaltung
(1) Der Auftragnehmer wird Informationen, die er im Rahmen dieses Vertrages und der darunter
erteilten Aufträge vom Auftraggeber erhält, nur soweit an Dritte weitergeben als dies zur
Erfüllung der übernommenen Aufträge erforderlich ist. Im übrigen wird der Auftragnehmer
über sämtliche Informationen, die er im Rahmen der vertraglichen Zusammenarbeit erhält,
Stillschweigen bewahren.
(2) Der Auftragnehmer bestätigt, dass seine Mitarbeiter/innen auf die Einhaltung der
einschlägigen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes verpflichtet worden sind und
künftige Mitarbeiter/innen bei Arbeitsaufnahme entsprechend verpflichtet werden.
(3) Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Konditionen dieses Vertrages nicht an Dritte
weiterzugeben. Eine Ausnahme gilt für die Vorlage bei Institutionen, die gesetzlich zur
Kontrolle des Auftraggebers berufen sind.
§ 9
Haftung und Gewährleistung
(1) In jedem Fall der Besorgung von Reisedienstleistungen nach diesem Vertrag tritt der
Auftragnehmer als Vermittler auf und haftet daher nur für vermeidbare Fehlleistungen im
Rahmen der Reisevermittlung. Mit Ausnahme von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit ist die
Haftung und Gewährleistung dabei in jedem Einzelfall auf den zweifachen Wert der zugrunde
liegenden Reiseleistung beschränkt.
(2) Der Auftragnehmer befreit – soweit gesetzlich zulässig - selbstschuldnerisch mit der
Unterzeichnung dieses Vertrages den Auftraggeber von jedweder Haftung, gleich aus
welchem Rechtsgrund, gegenüber den Mitarbeiter/innen des Auftragnehmers auf Ersatz von
Körper- oder Sachschäden, die ihnen oder an ihrem Eigentum während des Aufenthalts auf
dem Gelände der PTB entstehen. Der Auftraggeber haftet nicht für Schäden, die dem
Auftragnehmer an in die PTB eingebrachten Eigentum, gleich aus welchem Rechtsgrund,
entstehen. Der Auftraggeber übernimmt keine Haftung für den Verlust des vom Auftragnehmer
eingebrachten Eigentums. Der Auftragnehmer verzichtet ausdrücklich auf Ersatz von Schäden
an seinem Eigentum oder Verlustersatz.
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§ 10
Vertragsdauer/Kündigung
(1) Der Vertrag beginnt am 01.07.2009 und wird für die Dauer von drei Jahren geschlossen.
(2) Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht spätestens 6 Monate vor seinem
Ablauf schriftlich gekündigt wird.
(3) Unabhängig davon hat der Auftraggeber das Recht, den Vertrag jederzeit mit sofortiger
Wirkung aus wichtigem Grund zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor,
wenn unzulässige Privatreisen im Reisebüro vermittelt werden oder wenn die Beratungs- und
Serviceleistungen des Reisebüros nicht den Erwartungen des Auftraggebers entsprechen. Die
Erwartungen sind definiert durch den Standard, wie er im Reisegeschäft unter Einschaltung
eines Reisefirmendienstes üblich ist, d. h. fachkundige, freundliche und zeitnahe Beratung,
exakte und prompte Erledigung der Dienstreiseaufträge, Bereitstellung der kostengünstigsten
Verbindung, flexibles Reagieren auf notwendig werdende Änderungen im Reiseablauf und der
Reisedurchführung.
§ 11
Sonstige Vereinbarungen
(1) Soweit die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart haben, gilt die Verdingungsordnung für
Leistungen, Teil B (VOL/B) ergänzend. Bei auftretenden Schwierigkeiten werden sich beide
Seiten um eine einvernehmliche Lösung des Problems unter Berücksichtigung der
Interessenlage der anderen Seite bemühen.
(2) Änderungen und Ergänzungen des Vertrages sowie alle den Vertrag betreffenden Mitteilungen
bedürfen der Schriftform. Mündliche Nebenabreden wurden bei Vertragsabschluss nicht
getroffen.
(3) Sollten zusätzliche Dienstleistungen über den in § 2 Abs. 1 vereinbarten Rahmen hinaus
erforderlich werden, werden die Parteien auf der Basis der im Angebot vom …
dargelegten Alternativkalkulation bei ansonsten unveränderten Bedingungen eine
Vertragsergänzung vereinbaren.
(4) Als Gerichtsstand für alle sich aus diesem Vertrag ergebenden Streitigkeiten ist Braunschweig.
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(5) Ein Streitfall berechtigt den Auftragnehmer, die nicht vertraglichen Leistungen einzuschränken
oder einzustellen.
Für den Auftraggeber: Für den Auftragnehmer:
Braunschweig, den ………………….., den ……………….
Im Auftrag
30

Allgemeine Einkaufsbedingungen der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt
Stand: 1. November 2004
1. Allgemeines
Für das Vertragsverhältnis zwischen der PTB (nachstehend
AG genannt) und dem Auftragnehmer (nachstehend
AN genannt) gelten diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen,
soweit nicht schriftlich etwas anderes vereinbart
worden ist.
Im Übrigen gelten die Bedingungen der Verdingungsordnung
für Leistungen, Teil B (VOL/B) in ihrer jeweils gültigen
Fassung
Bei Auslandskäufen findet neben diesen Allgemeinen
Einkaufsbedingungen das „Übereinkommen der Vereinten
Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf“
vom 11. April 1980 (BGBl. I 1989, S. 588 ff.) Anwendung,
sofern das Übereinkommen im Bereich des ausländischen
Vertragspartners ratifiziert worden ist.
Durch Abgabe eines Angebotes, durch Auftragsbestätigung,
durch Annahme oder durch Ausführung einer Bestellung
erkennt der AN diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen
an. Dies gilt, sofern der AG diese im Zusammenhang
mit einer Ausschreibung, einer Anfrage oder einer Bestellung
mitgeteilt hat. Im Übrigen werden die Allgemeinen
Einkaufsbedingungen durch Einstellung in das Internet
unter http://einkauf.ptb.de allgemein bekannt gemacht, so
dass in zumutbarer Weise davon Kenntnis genommen
werden kann und mit ihrer Anwendung gerechnet werden
muss. Sie sind somit Vertragsbestandteil.
Alle abweichenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen
des AN gelten nur, wenn und soweit sie von der Beschaffungsstelle
des AG ausdrücklich schriftlich anerkannt worden
sind. Dies gilt auch dann, wenn der AN auf seine Allgemeinen
Geschäftsbedingungen verweist; eines Widerspruchs
des AG bedarf es in diesem Fall nicht. Auf allen Schriftstücken
einschließlich Rechnungen sind Bestellnummer,
Zeichen und Datum von Schreiben des AG anzugeben.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen
Einkaufsbedingungen aus irgendwelchen Gründen nicht zur
Anwendung kommen können, so bleiben die übrigen
Bestimmungen davon unberührt.
2. Angebot, Bestellung und Auftragsbestätigung
Das Angebot ist zweifach und kostenlos abzugeben. Der
AN hat sich im Angebot bezüglich Menge, Beschaffenheit
und Ausführung an die Anfrage oder an die Ausschreibung
zu halten und im Falle einer Abweichung ausdrücklich auf
diese hinzuweisen. Sind Nebenkosten im Preisangebot
nicht enthalten, so sind sie getrennt unter Angabe der Höhe
auszuweisen. Der AN ist an sein Angebot 3 Monate gebunden.
Bestellungen sind nur verbindlich, wenn sie von der
Beschaffungsstelle des AG schriftlich erteilt oder bestätigt
werden. Dieses gilt sowohl für kaufmännisch / juristische,
als auch für wissenschaftlich / technische Vereinbarungen.
Eigenmächtige Mehrleistungen des AN werden nicht
vergütet; eines ausdrücklichen Widerspruchs bei der Abnahme
bedarf es nicht.
Bestellungen sind vom AN unverzüglich schriftlich zu
bestätigen.
Der AG behält sich vor, die Bestellung zurückzuziehen,
wenn die Bestätigung nicht innerhalb einer angemessenen
Zeit eingeht. Nachträgliche Änderungen einer Bestellung
sind nur mit Zustimmung der Mitarbeiter der Beschaffungsstelle
der AG verbindlich. Es empfiehlt sich, die Änderungen
schriftlich zu fixieren.
3. Preise
Die vereinbarten Preise sind feste Preise ohne Mehrwertsteuer.
Sie verstehen sich frei Verwendungsstelle
einschließlich Verpackung.
Fracht- und Verpackungskosten sowie andere Nebenkosten
werden vom AG nur übernommen, wenn diese ausdrücklich
vereinbart worden sind. Bei frachtfreier Rücksendung
der Verpackung an den Absender sind mindestens
2/3 des vereinbarten Wertes gutzuschreiben.
Bei der Ermittlung der Preise sind die Bestimmungen der
Verordnung PR 30/53 über die Preise bei öffentlichen
Aufträgen vom 21.11.1953 in der jeweils gültigen Fassung
mit den Leitsätzen für die Preisermittlung auf Grund von
Selbstkosten (LSP) anzuwenden.
Sind Vorauszahlungen vereinbart, so hat der AN als
Sicherheit selbstschuldnerische Bürgschaften einer deutschen
Großbank oder Großversicherung beizubringen.
Im Falle des Rücktritts vom Vertrag durch den AG sind
bereits geleistete Vorauszahlungen zurückzahlen und vom
Tage der Auszahlung an mit 8 v. H. über dem jeweiligen
Basiszinssatz zu verzinsen.
4. Ausführung des Vertrages, Beachtung von Vorschriften
Der AN verpflichtet sich, bei Erfüllung des Vertrages die
einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorschriften
und Auflagen zu beachten. Die Lieferung oder Leistung
muss den Sicherheits-, Arbeitsschutz-, Unfallverhütungs-,
einschlägigen Norm-, DIN-, VDE- und sonstigen Vorschriften
entsprechen. Nach solchen Vorschriften erforderliche
Schutzvorrichtungen hat der AN innerhalb des vereinbarten
Preises mitzuliefern. Hat der AN Bedenken gegen die vom
AG gewünschte Art der Ausführung, so hat er dies dem AG
schriftlich anzuzeigen.
5. Zeichnungen, Unterlagen und Muster
Alle für den Gebrauch, die Instandhaltung oder Instandsetzung
der gelieferten Gegenstände erforderlichen Unterlagen
(Betriebsanleitung, Zeichnungen, Pläne und dgl.) hat
der AN dem AG rechtzeitig und kostenlos in vervielfältigungsfähiger
Form zur Verfügung zu stellen. Nr. 10 Satz 2
dieser Einkaufsbedingungen findet Anwendung.
6. Lieferzeit
Die Lieferzeit beginnt mit dem Tag des Eingangs des
Bestellschreibens beim AN. Vereinbarte Liefertermine sind
genau einzuhalten. Verzögerungen hat der AN unter
Angabe der Gründe und der mutmaßlichen Dauer dem AG
unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Wird die Lieferzeit
überschritten, so kann der AG für jede vollendete Woche
der Verspätung eine Vertragsstrafe von ½ v. H., höchstens
jedoch 8 v. H. des Auftragswertes beanspruchen, es sei
denn, der AN hat die Gründe für die Lieferzeitüberschreitung
nicht zu vertreten. Verzug der Unterlieferanten des AN
fällt in den Risikobereich des AN.
Eines ausdrücklichen Vorbehalts auf Geltendmachung der
Vertragsstrafe bei Annahme der verspäteten Leistungen
bedarf es nicht.
Die Geltendmachung weiterer Schadenersatzansprüche
bleibt unberührt. Auf einen Schadensersatzanspruch des
AG wegen Nichterfüllung wird die verwirkte Vertragsstrafe
angerechnet.
7. Unterrichtungs- und Prüfungsrecht
Der AG und von ihm Beauftragte sind berechtigt, sich beim
AN innerhalb der Betriebsstunden von der vertragsgemäßen
Ausführung der Leistung zu unterrichten, an werkseigenen
Prüfungen teilzunehmen und Prüfungen vorzunehmen.
Die Kosten für die vom AG veranlassten Prüfungen
trägt der AG, soweit das Personal oder Material für die
Durchführung der Prüfungen vom AG gestellt wird. Wiederholungsprüfungen
durch den AG aufgrund in vorherigen
Prüfungen festgestellter Mängel gehen in vollem Umfang
zu Lasten des AN.

Der AN verpflichtet sich, bei der Vergabe von Unteraufträgen
dafür Sorge zu tragen, dass der Unterauftragnehmer
dem AG in dem vorgenannten Umfang das Recht zur
Unterrichtung und Vornahme von Prüfungen beim Unterauftragnehmer
vertraglich einräumt.
Die Prüfungen entbinden den AN nicht von seiner
Gewährleistung und Haftung. Rechte kann der AN aus
diesen Prüfungen nicht herleiten.
8. Forderungsabtretung
Der AN kann Forderungen gegen den AG nur mit der
schriftlichen Zustimmung der Beschaffungsstelle des AG
rechtswirksam abtreten.
9. Abnahme
Ist die Lieferung oder Leistung in vertragsgemäßem
Zustand erfolgt, oder sind festgestellte Mängel beseitigt, so
wird sie abgenommen. Eine vereinbarte Abnahmefrist ist
einzuhalten, es sei denn, die Abnahme wird durch Schwierigkeiten
verzögert, die der AG nicht zu vertreten hat. Im
letzteren Fall verlängert sich die Abnahmefrist um den Zeitraum
der Verzögerung. Ist ein Probebetrieb vorgesehen, so
wird die Abnahme nach einwandfreiem Probelauf durch ein
gemeinsames Abnahmeprotokoll ausgesprochen.
10. Eigentumsverhältnisse
Der AG erwirbt das uneingeschränkte Eigentum am Gegenstand
der Lieferung oder Leistung nach dessen Übergabe
mit der Abnahme. Durch die Übergabe erklärt der AN, dass
er voll verfügungsberechtigt ist und Rechte Dritter nicht
bestehen.
Materialbeistellungen jeder Art bleiben Eigentum des AG.
Sie sind als solches zu kennzeichnen und getrennt zu
lagern, zu bezeichnen und zu verwalten. Erkennbare Mängel
am beigestellten Material hat der AN unverzüglich
schriftlich anzuzeigen. Werden Materialbeistellungen
verarbeitet, umgebildet, mit anderen Gegenständen
verbunden oder vermischt, so erwirbt der AG das alleinige
Eigentum an der neuen Sache. Der AN verwahrt diese
unentgeltlich für den AG. Eigentum und Urheberrecht an
Unterlagen des AG, die er dem AN überlassen hat, verbleiben
beim AG. Die Unterlagen sind auf Verlangen mit allen
Vervielfältigungen unverzüglich herauszugeben. Die Unterlagen
des AG dürfen nur für die im Rahmen des Vertrages
festgesetzten Zwecke verwendet werden. Bei Zuwiderhandlungen
haftet der AN für den gesamten Schaden.
11. Rechnung und Zahlung
Rechnungen sind stets mit Angabe der Bestellnummer des
AG zweifach einzureichen.
Die Mehrwertsteuer ist gesondert auszuweisen.
Zahlungs- und Skontofristen beginnen frühestens am Tag
nach einwandfreier Gesamtlieferung oder -leistung und
Eingang der entsprechenden Rechnung. Teillieferungen
oder -leistungen werden grundsätzlich nur dann abgerechnet,
wenn diese vertraglich vereinbart sind. Die Skontofrist
beträgt 14 Tage. Sofern kein Skonto vereinbart wurde, erfolgt
die Begleichung von Rechnungen spätestens 30 Tage
nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Fristen beginnen
nicht zu laufen, wenn Verzögerungen in der Rechnungsbearbeitung
durch die Nichtangabe oder unvollständige
Angabe der Bestellnummer des AG durch den AN
eintreten.
Durch eine Zahlung wird die Erfüllung der vertraglichen
Verpflichtungen des AN nicht bestätigt. Der AN ist verpflichtet,
Überzahlungen an den AG zurückzuerstatten. Er
kann sich nicht auf Verjährung oder Entreicherung berufen.
12. Gewährleistung
Der AN haftet nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen
für Rechts- und Sachmängel. Er garantiert die sorgfältige
und sachgemäße Erfüllung des Vertrages, insbesondere
die Einhaltung der festgelegten Spezifikationen und
sonstigen Ausführungsvorschriften des AG entsprechend
dem neuesten Stand von Wissenschaft und Technik, sowie
die Güte und Zweckmäßigkeit der Lieferung hinsichtlich
Material, Konstruktion und Ausführung und der zur Lieferung
gehörenden Unterlagen (Betriebsanleitungen, Zeichnungen,
Pläne u. ä.). Die festgelegten Spezifikationen
gelten als garantierte Eigenschaften des Gegenstandes der
Lieferung oder Leistung.
Die bei der Mängelbeseitigung oder der Neulieferung vom
AN zu tragenden Kosten umfassen auch die Aufwändungen
für Verpackung, Fracht und Anfuhr, die zum Ab- und
Einbau aufgewandte Arbeit, Reisekosten und die Durchführung
der Mängelbeseitigung beim AG.
Die Verjährungsfrist für die Mängelansprüche beträgt in der
Regel 24 Monate, soweit nicht durch gesetzliche Vorschriften
eine längere Frist vorgesehen ist. Wird keine
schriftliche Abnahmebestätigung ausgestellt, so beginnt sie
zwei Wochen nach Eingang der Lieferung beim AG. Dies
gilt auch für die Haftung der Unterlieferanten für Sachmängel.
Für gelieferte Ersatzstücke, Neulieferungen und Nachbesserungsarbeiten
haftet der AN wie für den Gegenstand der
Lieferung; die Verjährungsfrist für Mängelansprüche
beginnt nach Beseitigung der beanstandeten Mängel. Für
Lieferteile, die wegen Sachmängeln nicht in Betrieb bleiben
konnten, verlängert sich eine laufende Verjährungsfrist um
die Zeit der Betriebsunterbrechung.
13. Schutzrechte
Der AN haftet dafür, dass bei der Ausführung des Vertrages
sowie bei Lieferung und Benutzung des Gegenstandes
der Lieferung oder Leistung Schutzrechte Dritter nicht
verletzt werden. Er stellt den AG von Ansprüchen Dritter
aus etwaigen Schutzrechtsverletzungen frei.
14. Werbematerial
Der AN darf in Werbematerial auf geschäftliche Verbindungen
mit dem AG nur mit dessen ausdrücklicher schriftlicher
Zustimmung hinweisen.
15. Kündigung und Rücktritt
Der AG ist unbeschadet sonstiger Kündigungs- und Rücktrittsrechte
berechtigt, den Vertrag zu kündigen oder von
ihm zurückzutreten, wenn auf Seiten des AN schuldhafte
Handlungen im Sinne des § 334 StGB (Bestechung) gegeben
sind. Der AG kann vom AN daneben Ersatz allen
Schadens verlangen. Der AG kann ferner vom Vertrag
zurücktreten oder kündigen, wenn über das Vermögen des
AN das Insolvenzverfahren eröffnet ist oder der AN seine
Zahlungen nicht nur vorübergehend einstellt.
16. Sicherheits- und Ordnungsvorschriften
Bei Lieferungen und Leistungen im Gelände und in den
Räumen des AG sind die Sicherheits- und Ordnungsvorschriften
des AG zu beachten, die in diesem Falle
Vertragsbestandteil sind. In Zusammenhang mit einer
Lieferung im Gelände bekannt gewordene Informationen
sind vertraulich zu behandeln.
17. Erfüllungsort und Gerichtsstand
Erfüllungsort für den AN ist der Sitz des AG oder eine
andere vom AG bezeichnete Verwendungsstelle.
Gerichtsstand ist Braunschweig.
Physikalisch-Technische Bundesanstalt

Achtung, Angebot! Nicht öffnen!
Absender: Empfänger:
Submissionsnummer:
Ablauf der Angebotsfrist:
Physikalisch-Technische Bundesanstalt
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