Managed Print Services bei GENERALI ... - Ricoh

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Managed Print Services bei GENERALI Der Versicherungsanbieter GENERALI verfügte in der Vergangenheit über eine Vielzahl von unterschiedlichen Geräten, um zu kopieren, drucken, scannen und faxen. Um den Anforderungen an ein modernes Document Management gerecht zu werden und die Abläufe effizienter zu gestalten, hat sich GENERALI zur Einführung von Managed Print Services von RICOH entschieden. GENERALI ist ein Versicherungsunterneh- men mit rund 2’000 Mitarbeitenden in der Schweiz. Das Unternehmen verfügt über je einen Hauptsitz in Adliswil und Nyon sowie Agenturen in der ganzen Schweiz. Die Geschäftsleitung von GENERALI hat der Wir hatten ganz klare Vorstellungen, was wir von der Erneuerung unseres Geräteparks erwarteten: Senkung der Gesamtkosten für das Document Management, Reduktion der Gerätetypen und -anzahl sowie Konsolidierung auf einen einzigen Ansprechpartner. Manfred Balmer Projektleiter IT-Infrastruktur GENERALI Gruppe Schweiz IT-Abteilung den Auftrag erteilt, den gesam- ten Gerätepark unter die Lupe zu nehmen und das Optimierungspotenzial zu ermit- teln. Geleitet wurde das Projekt von Man- fred Balmer, Projektleiter IT-Infrastruktur, bei GENERALI. Zunächst präsentierte sich ein unübersicht- liches Bild: Bei GENERALI standen 1’342 Kopier-, Druck, Scan- und Faxgeräte von sechs verschiedenen Herstellern im Einsatz - die Anzahl unterschiedlicher Modelle belief sich auf 39. Dazu Manfred Balmer: „Diese Vielfalt bei der Geräteflotte ist historisch gewachsen und hat insbesondere bei der Beschaffung von Zubehör wie Tintenpatro- nen und Ersatzteile hohe Kosten verursacht. Es existierten auch die unterschiedlichsten Verträge mit rund 60 Lieferanten.“ In einem ersten Schritt wurde die bestehende Geräteflotte einer sorgfältigen Analyse unter- zogen. Basierend auf bestehendem Daten- material wurde ein Business Case erstellt, der die aktuelle Situation sowie das Sparpotenzial aufzeigte. Anschliessend wurde eine Strate- gie für das künftige Document Management entwickelt, die der Geschäftsleitung als Ent- scheidungsgrundlage diente. Die Vorgaben und Zielsetzungen für die Umsetzung waren klar: Senkung der Kosten beim Document Management, mehr Kosten- transparenz, Reduktion der Gerätezahl und -typen sowie Konsolidierung auf einen einzigen Ansprechpartner. Auf Basis der Analyse sowie der geplanten Strategie wurde ein Pflichtenheft erstellt und das Projekt ausgeschrieben. In der Schluss- phase der Evaluation wurden vier Anbieter eingeladen. „Ausschlaggebend für den Ent- scheid zu Gunsten von RICOH war die hohe Qualität und die Präzision bei der Offertein- gabe. Zudem hat uns das Gesamtpaket mit dem Managed Print Services (MPS)-Ansatz überzeugt“, begründet Manfred Balmer den Zuschlag. Danach begann der Austausch der alten Geräte an den beiden Hauptsitzen und in den 85 Agenturen. Dank der gründlichen Vorbe- reitung im Vorfeld mit einer Pilotinstallation und dem frühen Einbezug der Mitarbeiten- den von GENERALI in den ganzen Prozess ging der Wechsel reibungslos über die Bühne. Und wie präsentiert sich das Bild nach der erfolgreichen Umstellung? Insgesamt sind bei GENERALI jetzt nur noch vier verschie- dene Gerätetypen im Einsatz, mit welchen das gesamte Document Management abge- wickelt wird. Der Maschinenpark konnte auf 525 Neugeräte optimiert werden. Alle Geräte verfügen je nach Bedarf über Funktionen wie beispielsweise Farbdruck, Scan-to-E-Mail, Scan-to-Folder, Fax- oder Finishing-Optionen. 4 RICOH IMPRESSION – 02/09
Barbara Thierstein im Gespräch IMPRESSION sprach mit Barbara Thierstein Assistentin Management Services Frau Thierstein, Sie arbeiten im Be- reich Management Services. Was kann man sich unter diesem Unterneh- mensbereich vorstellen? Die Business Unit Management Services beinhaltet die Bereiche des CEO- und Pro- ject Office, interne Kommunikation, Legal, den Event- und Reisebereich wie auch Faci- lity Management und vieles mehr. Wir unter- stützen in erster Linie das Management und damit das ganze Unternehmen mit unseren Dienstleistungen. Projekte, die nicht klar einer Business Unit zuzuordnen sind, werden oft- mals durch unsere Abteilung abgedeckt bzw. unterstützt. Wo hat der Bereich Management Ser- vices Schnittstellen mit den Kunden? Gerade in den Bereichen CEO Office und Legal (rechtliche Angelegenheiten), aber auch bei verschiedenen Projekten, stehen wir stets in engem Kontakt mit unseren Kunden und externen Partnern. Barbara Thierstein Funktion Assistant Management Services Alter 45 Familie Verheiratet Ausbildung Personalfachfrau mit eidg. FA Karriere Barbara Thierstein ist seit Februar 2008 bei der RICOH Schweiz im Management Services-Team. Bevor sie zur RICOH SCHWEIZ AG kam, arbeitete sie sechs Jahre als Personalberaterin für die regionale Arbeitsvermittlung, RAV, Frauenfeld. E-Mail barbara.thierstein@ricoh.ch RICOH IMPRESSION – 02/09 Die Arbeit im Management Services- Team ist sehr vielfältig – Welcher Be- reich macht Ihnen am meisten Spass? Ich finde jeden Bereich auf seine Art span- nend. Ich lerne sehr viel und jeder Tag ist eine neue Herausforderung für mich. Klar, nach einer eher „trockenen“ Arbeit tauche ich gerne mal in etwas „Kreativeres“ ein, wie zum Beispiel der Ausgestaltung des Einwei- hungsfestes im neuen Hauptsitz. Was muss jemand für Eigenschaften haben, um erfolgreich im Manage- ment Services Bereich zu arbeiten? Man muss offen für Neues sein, die Vertrau- lichkeit bewahren können, Interesse an der Vielfältigkeit haben, flexibel, speditiv und qualitätsbewusst arbeiten können und vor allem wollen. Des Weiteren sollte man Freude daran haben, sich mit Mitarbeitenden, Part- nern und Kunden auf allen Hierarchie-Stufen auszutauschen. Welches Projekt beansprucht Ihr Team im Moment am meisten? Das Projekt SAFARI, welches den Umzug unseres Hauptsitzes von Horgen nach Walli- sellen beinhaltet, ist sicherlich zusammen mit dem Zusammenzug aller Lausanner Filialen in einen neuen Business Hub in Renens, das Projekt, welches uns momentan am stärksten beansprucht. Welche Ziele hat sich Ihr Team 2009 gesetzt? Neben der Sicherstellung eines qualitativ hochstehenden „daily business“ steht sicherlich für uns im Vordergrund, im September, den Business Hub Westschweiz termingerecht und pannenfrei an seinen neuen Standort zu zügeln. Dasselbe gilt ab Mitte November für den Umzug in den neuen Hauptsitz. So ganz „nebenbei“ werden wir auf den 1. Novem- ber auch noch unsere Filiale in Bern an einen neuen Standort „verpflanzen“. Auf welche erreichten Ziele sind Sie besonders stolz? Sicherlich darauf, dass wir innert relativ kurzer Zeit weite Bereiche innerhalb unserer Busi- ness Unit auf die heutige Grösse der RICOH SCHWEIZ AG anpassen und neu strukturieren konnten, so dass wir heute professionell „up and running“ sind. Persönlich bin ich auch darauf stolz, dass die Lehrtochter, die ich bis zu ihrem Lehrende persönlich betreut habe, ihre kaufmän- nische Lehre erfolgreich beendet hat, und seit August bei der RICOH SCHWEIZ AG eine Sachbearbeiter-Funktion inne hat. 5
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Seite 3: RICOH IMPRESSION - 02/09 In dieser
Seite 7 und 8: Den Massnahmen muss ein durchdachte
Seite 9 und 10: Sieben Fragen an… 1. Wie sind Sie
Seite 11 und 12: Vier „pferdestarke“ Tage am CSI

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