Checkliste zur SEPA-Umstellung für Lastschrift-Einreicher
Checkliste zur SEPA-Umstellung für Lastschrift-Einreicher
Checkliste zur SEPA-Umstellung für Lastschrift-Einreicher
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<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong><br />
Mit der <strong>Umstellung</strong> auf die <strong>SEPA</strong>-Zahlverfahren (<strong>SEPA</strong>-Überweisung und <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>) kommen auf Sie bzw. Ihr<br />
Unternehmen neue Herausforderungen zu. Als Unterstützung stellen wir Ihnen diese <strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> Verfügung.<br />
Um sicherzustellen, dass Ihr Zahlungsverkehr auch nach der Abschaltung der nationalen Zahlverfahren zum<br />
01.02.2014 reibungslos funktioniert, empfehlen wir Ihnen frühzeitig mit der Aktualisierung von Verträgen und<br />
Stammdaten zu beginnen. Für Fragen rund um das Thema <strong>SEPA</strong> stehen wir Ihnen gerne <strong>zur</strong> Verfügung.<br />
Was ist zu tun Hinweise und Empfehlungen<br />
1 Beantragung einer<br />
Gläubiger-Identifikationsnummer<br />
(CI) bei der<br />
Deutschen Bundesbank<br />
2 Abschluss einer <strong>SEPA</strong>-<br />
Inkassovereinbarung<br />
3 Festlegung einer<br />
Mandatsreferenz-Systematik<br />
4 Neue Formulare „<strong>Lastschrift</strong>-<br />
Mandate“ einsetzen<br />
5<br />
Vorabinformation über die<br />
Belastung – Pre-Notification<br />
6 Gültigkeit von <strong>SEPA</strong>-<br />
Mandaten<br />
Braucht jeder <strong>Lastschrift</strong>einreicher!<br />
Der Antrag erfolgt online über die Internetseite der Deutschen Bundesbank unter<br />
www.glaeubiger-id.bundesbank.de<br />
Die Zustellung dieser „CI“ durch die Bundesbank erfolgt per E-Mail.<br />
Im Zuge der <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> muss auch die "Vereinbarung über den Einzug von Forderungen<br />
durch <strong>Lastschrift</strong>en" (Inkassovereinbarung) erneuert werden.<br />
Hier<strong>für</strong> benötigen wir o.g. Gläubiger-Identifikation. Dieses Formular haben wir diesem Schreiben<br />
beigefügt.<br />
Im unter Punkt 4 erwähnten <strong>Lastschrift</strong>-Mandat ist eine Mandatsreferenz einzutragen.<br />
Jedes Mandat wird durch eine eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. Überlegen Sie sich,<br />
wie diese Referenznummern gestaltet sein sollen.<br />
Sie können z.B. die Kundennummern-Systematik als Referenznummer verwenden.<br />
Das <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>mandat hat einen exakt vorgegebenen Wortlaut und enthält folgende<br />
Angaben:<br />
» Name und Adresse des Zahlungsempfängers<br />
» Gläubiger- Identifikationsnummer<br />
» eindeutige Mandatsreferenz (bis 35 Stellen)<br />
» Kennzeichung zwischen einmaliger/wiederkehrender Zahlungen<br />
» Name und Anschrift des Zahlungspflichtigen<br />
» IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen<br />
» Unterschrift und Unterschriftsdatum des Zahlungspflichtigen<br />
Das Mandat gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn:<br />
» der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat<br />
» das Mandat verfällt 36 Monate nach letztem Einzug bei Nichtnutzung<br />
Zahlungspflichtige müssen mindestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin über die<br />
Belastung informiert werden (z.B. mit Rechnung, Police, Vertrag).<br />
Es kann u. U. mit dem Kunden eine kürzere Mitteilungsfrist vereinbart werden (z. B. AGB).<br />
Bei regelmäßigen Belastungen hat die Vorab-Anzeige mindestens einmal jährlich zu erfolgen.<br />
Die Vorab-Information muss folgende Daten enthalten:<br />
» fälliger Betrag<br />
» Fälligkeitsdatum<br />
» Bankverbindung des Zahlungspflichtigen<br />
Wird ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung nicht in Anspruch genommen,<br />
verliert er seine Gültigkeit.<br />
Nach jedem <strong>Lastschrift</strong>einzug beginnt diese Frist neu zu laufen.<br />
Die 36-Monatsfrist wird durch eine Mandatsänderung nicht unterbrochen.<br />
7 Aufbewahrung der Mandate Bewahren Sie die <strong>Lastschrift</strong>-Mandate auf.<br />
Im Streitfall müssen Sie das Original-Formular vorlegen können. Die Aufbewahrungspflicht <strong>für</strong><br />
<strong>SEPA</strong>-Mandate beträgt 14 Monate ab dem letzten <strong>Lastschrift</strong>einzug.<br />
8 keine beleghafte<br />
Einreichung von <strong>SEPA</strong>-<br />
<strong>Lastschrift</strong>en !!!<br />
9 Keine Einreichung von<br />
DTA-Datenträgern (USB-<br />
Stick, CD usw.) mehr<br />
möglich<br />
Sie hatten bisher nur wenige <strong>Lastschrift</strong>en und haben diese deshalb beleghaft eingereicht?<br />
Unter <strong>SEPA</strong> gibt es keine beleghaften <strong>Lastschrift</strong>formulare mehr! Nehmen Sie mit uns Kontakt<br />
auf, damit ein OnlineBanking-Zugang eingerichtet werden kann.<br />
Unter <strong>SEPA</strong> ist die Einreichung von DTA-Datenträgern nicht mehr möglich. Übertragen Sie uns<br />
Ihre <strong>Lastschrift</strong>einzüge einfach online. Mit folgenden Produkten können Sie <strong>Lastschrift</strong>dateien<br />
erstellen bzw. online übertragen:<br />
» eBanking Business Edition<br />
» VR-NetWorld-Software<br />
» ProfiCash eBanking<br />
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong> Seite 1 von 4
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong><br />
10 Überprüfung, ob die<br />
eingesetzte Software <strong>SEPA</strong>-<br />
<strong>Lastschrift</strong>en verarbeiten<br />
kann<br />
11 Zeitpunkt <strong>für</strong> die <strong>Umstellung</strong><br />
festlegen<br />
12 Termine bei<br />
wiederkehrenden Einzügen<br />
festlegen<br />
<strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>en enthalten mehr Daten als die bisherigen. Diese müssen auch in der<br />
eingesetzten Software verwaltet werden können (z.B. die Speicherung der Gläubiger CI, der<br />
IBAN, das Datum des Mandats etc.).<br />
Mit folgenden Produkten können <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>en (inkl. Mandate) erstellt und übertragen<br />
werden:<br />
» eBanking Business Edition<br />
» VR-NetWorld-Software<br />
» ProfiCash eBanking<br />
Von Dritten bezogene Software müssen Sie beim Anbieter auf <strong>SEPA</strong>-Fähigkeit hinterfragen.<br />
Möglicherweise ist ein Update erforderlich.<br />
Bei Interesse an unserer Software hilft Ihnen unser<br />
Electronic Banking-Spezialist Herr Erich Bauer unter der Telefon-Nummer 09951/950-211 gerne<br />
weiter.<br />
Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>en arbeiten möchten.<br />
Achtung! Die <strong>Umstellung</strong> muss zum 01.02.2014 abgeschlossen sein.<br />
Bislang haben Sie Ihre Einzüge ohne festen Termin innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa<br />
"zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" – eingezogen.<br />
Die <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong> sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der dem Kunden im Vorfeld<br />
mitgeteilt werden muss.<br />
<strong>SEPA</strong>-Basis-<strong>Lastschrift</strong> (vormals Einzugsermächtigungsverfahren)<br />
13 <strong>SEPA</strong>-Basislastschrift-Mandat Ermächtigung des Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger:<br />
1 Ausfertigung unterschrieben <strong>zur</strong>ück an Zahlungsempfänger<br />
1 Ausfertigung verbleibt beim Zahlungspflichtigen<br />
14 Einreichung / Vorlauffristen Bei <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>en müssen folgende feste Vorlagefristen bei der Einreichung der <strong>Lastschrift</strong><br />
beachtet werden:<br />
» Erst-/Einmallastschriften: 5 Bankarbeitstage<br />
» Folgelastschriften: 2 Bankarbeitstage<br />
15 Erstattungs- /<br />
Rückgabefristen<br />
wg. Widerspruch<br />
16 Rücklastschriften mangels<br />
Deckung / erneute<br />
Einreichung<br />
Achtung:<br />
Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong><br />
durch Sie als Kunde insgesamt. Vielmehr geht es um Ihren Kunden, bei dem erstmals oder zum<br />
wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong> abgebucht wird.<br />
Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von<br />
8 Wochen nach Belastung.<br />
Erfolgt eine Belastung ohne gültiges <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>mandat, besteht der Erstattungsanspruch<br />
des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate ab Belastungsdatum.<br />
Obwohl Sie Ihre Kunden per Vorankündigung über den Fälligkeitstermin und die Einzugshöhe<br />
informiert haben, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen.<br />
Sie werden vermutlich mit dem Kunden Rücksprache halten und den Betrag erneut einziehen.<br />
Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorankündigung erfolgen muss und die Vorlagefristen<br />
gelten. Wenn Sie, wie oben empfohlen, kürzere Fristen <strong>für</strong> die Vorankündigung festgelegt<br />
haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen.<br />
Umwandlung vorhandener Einzugsermächtigungen in <strong>SEPA</strong>-Basis-<strong>Lastschrift</strong><br />
17 Umwidmung / Wandlung<br />
bestehenden Einzugsermächtigungen<br />
in <strong>SEPA</strong>-Basis-<br />
<strong>Lastschrift</strong>mandate<br />
18 Einholen neuer <strong>SEPA</strong>-<br />
Mandate<br />
Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein <strong>SEPA</strong>-Basis-<br />
<strong>Lastschrift</strong>mandat wandeln.<br />
Sie benötigen somit nicht nochmals von jedem Kunden eine Unterschrift auf einem neuen<br />
Formular.<br />
Sie müssen Ihre Kunden vor der ersten <strong>SEPA</strong>-Basis-<strong>Lastschrift</strong> lediglich über die Umwandlung<br />
informieren und dabei folgende Daten mitteilen:<br />
» Gläubiger-ID<br />
» Mandatsreferenz<br />
» <strong>Umstellung</strong>stermin<br />
Am besten informieren Sie Ihre Kunden schriftlich und geben in dem Schreiben die IBAN-<br />
Kontonummer und BIC des Kunden <strong>zur</strong> Kontrolle an.<br />
Verwenden Sie ab dem <strong>Umstellung</strong>szeitpunkt nur noch <strong>SEPA</strong>-Basis-<strong>Lastschrift</strong>-Mandate (bisher<br />
Einzugsermächtigungen).<br />
Diese sind <strong>für</strong> alle neuen Kunden, ggf. aber auch <strong>für</strong> jene notwendig, die nicht umgewandelt<br />
werden konnten, weil keine Einzugsermächtigung vorliegt.<br />
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong> Seite 2 von 4
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong><br />
<strong>SEPA</strong>-Firmen-<strong>Lastschrift</strong> (vormals Abbuchungsverfahren) – nur gültig zwischen Firmen (Nichtverbrauchern)<br />
19 <strong>SEPA</strong>-Firmenlastschrift-<br />
Mandat<br />
Ermächtigung des Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger und die Bank des<br />
Zahlungspflichtigen:<br />
» 1 Ausfertigung unterschrieben <strong>zur</strong>ück an Zahlungsempfänger<br />
» 1 Ausfertigung verbleibt beim Zahlungspflichtigen<br />
» 1 Ausfertigung an Bank des Zahlungspflichtigen - Mandat muss vor dem ersten Einzug der<br />
Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen und geprüft sein.<br />
20 Einreichung / Vorlauffristen Bei <strong>SEPA</strong>-Firmen-<strong>Lastschrift</strong>en müssen folgende feste Vorlagefristen bei der Einreichung der<br />
<strong>Lastschrift</strong> beachtet werden:<br />
» Erst-/Einmallastschriften: 1 Bankarbeitstage<br />
» Folgelastschriften: 1 Bankarbeitstage<br />
21 Erstattungs-/Rückgabefristen<br />
wg. Widerspruch<br />
22 Rücklastschriften mangels<br />
Deckung / erneute<br />
Einreichung<br />
23 Umwandlung bestehender<br />
Abbuchungsvereinbarungen<br />
Weitere Informationen<br />
Ein Widerspruchsrecht des Zahlungspflichtigen besteht nicht.<br />
Er kann allerdings sein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anweisen, <strong>Lastschrift</strong>en nicht<br />
einzulösen.<br />
Obwohl Sie Ihre Kunden per Vorankündigung über den Fälligkeitstermin und die Einzugshöhe<br />
informiert haben, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen.<br />
Sie werden vermutlich mit dem Kunden Rücksprache halten und den Betrag erneut einziehen.<br />
Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorankündigung erfolgen muss und die Fristen gemäß<br />
der Punkte 14 u. 15 gelten. Wenn Sie, wie oben empfohlen, kürzere Fristen <strong>für</strong> die<br />
Vorankündigung festgelegt haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen.<br />
Eine Umwandlungsmöglichkeit <strong>für</strong> den Abbuchungsauftrag besteht nicht.<br />
Es muss auf alle Fälle ein neues Mandat (Basis- oder Firmenlastschrift-Mandat) erstellt werden.<br />
Musterbriefe hier<strong>für</strong> stehen Ihnen auf unserer Homepage unter „S€PA“ zum Download <strong>zur</strong><br />
Verfügung.<br />
Weitere Informationen und Downloads zum <strong>SEPA</strong>-Zahlungsverkehr erhalten Sie unter http://www.vr-bank.landaue.de/sepa.<br />
Für weitere Fragen <strong>zur</strong> <strong>Umstellung</strong> stehen wir Ihnen gerne <strong>zur</strong> Verfügung:<br />
VR-Bank Landau eG<br />
Marienplatz 1<br />
94405 Landau<br />
Tel. 09951/950-0<br />
Fax 09951/950-350<br />
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong> Seite 3 von 4
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong><br />
Zusammenfassung des Fahrplans <strong>zur</strong> S€PA-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong><br />
Letzter <strong>Umstellung</strong>stermin: 01.02.1014<br />
Empfohlene Vorgehensweise:<br />
1. Anforderung einer Gläubiger-Identifikationsnummer unter:<br />
www.glaeubiger-id.bundesbank.de<br />
2. Abschluss einer „Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch <strong>Lastschrift</strong>en (Inkasso-<br />
Vereinbarung)“ mit der VR-Bank Landau eG<br />
3. Einholung eines <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>mandats mit dem Zahlungspflichtigen<br />
4. Entscheidung, welches <strong>Lastschrift</strong>verfahren verwendet werden soll:<br />
a. <strong>SEPA</strong>-Basis-<strong>Lastschrift</strong> (vormals Einzugsermächtigungsverfahren)<br />
b. <strong>SEPA</strong>-Firmen-<strong>Lastschrift</strong> (vormals Abbuchungsverfahren – nur zwischen Firmenkunden,<br />
d.h. „Nichtverbrauchern“ möglich)<br />
5. Bestehende Einzugsermächtigungen in <strong>SEPA</strong>-Basis-Mandat umdeuten:<br />
a. Vorhandene Einzugsermächtigungen können in <strong>SEPA</strong>-Basis-Mandat gewandelt werden<br />
Voraussetzung: Mitteilung an Zahlungspflichtigen über Umdeutung mit Gläubiger-ID und<br />
Mandatsreferenz<br />
6. Vorabinformation des Zahlungspflichtigen über Belastung mind. 14 Tage vor Belastung<br />
7. Einreichungsfristen: <strong>SEPA</strong>-<strong>Lastschrift</strong>en unterliegen bestimmten Vorlauffristen:<br />
a. <strong>SEPA</strong>-Basis-<strong>Lastschrift</strong>: - bei Ersteinreichung mind. 5 Tage vor Belastungsdatum<br />
- bei Folgeeinreichung mind. 2 Tage vor Belastungsdatum<br />
b. <strong>SEPA</strong>-Firmen-<strong>Lastschrift</strong>: - bei Ersteinreichung mind. 1 Tage vor Belastungsdatum<br />
- bei Folgeeinreichung mind. 1 Tage vor Belastungsdatum<br />
8. Aufbewahrung der Mandate: Mandate müssen noch 14 Monate nach der letzten Belastung<br />
aufbewahrt werden.<br />
9. <strong>Lastschrift</strong>-Mandate werden bei Nichtnutzung 36 Monate nach dem letzten Einzug ungültig.<br />
Software-Produkte der VR-Bank Landau zum <strong>SEPA</strong>-Zahlungsverkehr:<br />
Produkt<br />
<strong>SEPA</strong>-Datei-<br />
Erstellung (XML)<br />
<strong>SEPA</strong>-Online-<br />
Überweisung<br />
<strong>SEPA</strong>-Online-<br />
<strong>Lastschrift</strong><br />
<strong>SEPA</strong>-Datei-<br />
Versand<br />
eBanking Privat Edition - - -<br />
eBanking Business Edit. - <br />
VR-NetWorld SW <br />
VR ProfiCash <br />
Für weitere Fragen <strong>zur</strong> <strong>Umstellung</strong> stehen wir Ihnen gerne <strong>zur</strong> Verfügung:<br />
VR-Bank Landau eG<br />
Marienplatz 1<br />
94405 Landau<br />
Tel. 09951/950-0<br />
Fax 09951/950-350<br />
<strong>Checkliste</strong> <strong>zur</strong> <strong>SEPA</strong>-<strong>Umstellung</strong> <strong>für</strong> <strong>Lastschrift</strong>-<strong>Einreicher</strong> Seite 4 von 4
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