Checkliste zur SEPA-Umstellung für Lastschrift-Einreicher

Checkliste zur SEPA-Umstellung für Lastschrift-Einreicher
10 Überprüfung, ob die
eingesetzte Software SEPA-
Lastschriften verarbeiten
kann
11 Zeitpunkt für die Umstellung
festlegen
12 Termine bei
wiederkehrenden Einzügen
festlegen
SEPA-Lastschriften enthalten mehr Daten als die bisherigen. Diese müssen auch in der
eingesetzten Software verwaltet werden können (z.B. die Speicherung der Gläubiger CI, der
IBAN, das Datum des Mandats etc.).
Mit folgenden Produkten können SEPA-Lastschriften (inkl. Mandate) erstellt und übertragen
werden:
» eBanking Business Edition
» VR-NetWorld-Software
» ProfiCash eBanking
Von Dritten bezogene Software müssen Sie beim Anbieter auf SEPA-Fähigkeit hinterfragen.
Möglicherweise ist ein Update erforderlich.
Bei Interesse an unserer Software hilft Ihnen unser
Electronic Banking-Spezialist Herr Erich Bauer unter der Telefon-Nummer 09951/950-211 gerne
weiter.
Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit SEPA-Lastschriften arbeiten möchten.
Achtung! Die Umstellung muss zum 01.02.2014 abgeschlossen sein.
Bislang haben Sie Ihre Einzüge ohne festen Termin innerhalb eines bestimmten Zeitraums - etwa
"zum Jahresanfang" / oder "Mitte November" – eingezogen.
Die SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin vor, der dem Kunden im Vorfeld
mitgeteilt werden muss.
SEPA-Basis-Lastschrift (vormals Einzugsermächtigungsverfahren)
13 SEPA-Basislastschrift-Mandat Ermächtigung des Zahlungspflichtigen an den Zahlungsempfänger:
1 Ausfertigung unterschrieben zurück an Zahlungsempfänger
1 Ausfertigung verbleibt beim Zahlungspflichtigen
14 Einreichung / Vorlauffristen Bei SEPA-Lastschriften müssen folgende feste Vorlagefristen bei der Einreichung der Lastschrift
beachtet werden:
» Erst-/Einmallastschriften: 5 Bankarbeitstage
» Folgelastschriften: 2 Bankarbeitstage
15 Erstattungs- /
Rückgabefristen
wg. Widerspruch
16 Rücklastschriften mangels
Deckung / erneute
Einreichung
Achtung:
Gemeint ist damit nicht die erstmalige oder wiederholte Einreichung einer SEPA-Lastschrift
durch Sie als Kunde insgesamt. Vielmehr geht es um Ihren Kunden, bei dem erstmals oder zum
wiederholten Male auf Basis des vereinbarten Mandats eine SEPA-Lastschrift abgebucht wird.
Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von
8 Wochen nach Belastung.
Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA-Lastschriftmandat, besteht der Erstattungsanspruch
des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate ab Belastungsdatum.
Obwohl Sie Ihre Kunden per Vorankündigung über den Fälligkeitstermin und die Einzugshöhe
informiert haben, wird es in der Praxis immer wieder zu Rücklastschriften kommen.
Sie werden vermutlich mit dem Kunden Rücksprache halten und den Betrag erneut einziehen.
Beachten Sie, dass auch hier eine neue Vorankündigung erfolgen muss und die Vorlagefristen
gelten. Wenn Sie, wie oben empfohlen, kürzere Fristen für die Vorankündigung festgelegt
haben, können Sie den erneuten Einzug zeitnah durchführen.
Umwandlung vorhandener Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Lastschrift
17 Umwidmung / Wandlung
bestehenden Einzugsermächtigungen
in SEPA-Basis-
Lastschriftmandate
18 Einholen neuer SEPA-
Mandate
Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich vorliegen, können Sie in ein SEPA-Basis-
Lastschriftmandat wandeln.
Sie benötigen somit nicht nochmals von jedem Kunden eine Unterschrift auf einem neuen
Formular.
Sie müssen Ihre Kunden vor der ersten SEPA-Basis-Lastschrift lediglich über die Umwandlung
informieren und dabei folgende Daten mitteilen:
» Gläubiger-ID
» Mandatsreferenz
» Umstellungstermin
Am besten informieren Sie Ihre Kunden schriftlich und geben in dem Schreiben die IBAN-
Kontonummer und BIC des Kunden zur Kontrolle an.
Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt nur noch SEPA-Basis-Lastschrift-Mandate (bisher
Einzugsermächtigungen).
Diese sind für alle neuen Kunden, ggf. aber auch für jene notwendig, die nicht umgewandelt
werden konnten, weil keine Einzugsermächtigung vorliegt.
Checkliste zur SEPA-Umstellung für Lastschrift-Einreicher Seite 2 von 4