KIDICAP P5 - HannIT

i n h a lt 

Innovative Personalwirtschaft 

mit KIDICAP P5 

Ausgewählte mitarbeiterbezogene 

Prozesse 

Mitarbeiterübergreifende Prozesse 

Prozesse und Funktionen im Überblick 

Basisfunktionen 

Zusammenfassung 

Den Public Sector im Fokus 7 

Die KIDICAP P5 Philosophie 8 

KIDICAP P5 

p r o d u k t b e s c h r e i b u n g 

Die Wertschöpfungskette in der Personalwirtschaft 9 

Flexibler Einsatz in jeder Rolle 10 

Bewerbung 13 

Einstellung 14 

Betriebliche Altersvorsorge 15 

Zusatzversorgung in Kirche und Öffentlicher Verwaltung 16 

Personalentwicklung 17 

Urlaubsantrag 18 

Eingruppierung 19 

Zulagen, Unständige Bezüge, Sonderzahlungen 20 

Mutterschaft 21 

Altersteilzeit 22 

Versorgungsfestsetzung 23 

Beamtenversorgung 24 

Austritt 25 

Personalplanung 29 

Entgeltabrechnung 30 

Controlling 31 

Überleitung in das Finanzwesen 32 

Tabellarische Übersicht 35 

Das KIDICAP P5 Musterhaus 43 

Das Vier-Ebenen-Konzept 44 

Integration komplementärer Software 45 

Kommunikation mit externen Verfahren 46 

Design und Pflege von Tarifen 47 

Individuelle Systemanpassungen 48 

Auswertungen und Reports 49 

Vergabe von Nutzerberechtigungen 50 

Alle Vorteile auf einen Blick 53


Innovative Personalwirtschaft mit KIDICAP P5 

Den Public Sector im Fokus 7 

Die KIDICAP P5 Philosophie 8 

Die Wertschöpfungskette in der Personalwirtschaft 9 

Flexibler Einsatz in jeder Rolle 10 


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Den Public Sector im Fokus 

Abgestimmte Lösungen für 

besondere Anforderungen 

i Hinweis 

Stand März 2006 Änderungen vorbehalten 

© 2006 GIP Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme mbH 

gip@gipmbh.de www.kidicap.de 


Die Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme (kurz: GIP mbH) ist der 

führende Anbieter von Personalwirtschaftssoftware in Deutschland für öffentliche 

und soziale Arbeitgeber. Die Software KIDICAP verkörpert 30 Jahre Erfahrung mit 

den besonderen Anforderungen im staatlichen, kommunalen, kirchlichen und so- 

zialen Bereich. In enger Zusammenarbeit mit vielen tausend Arbeitgebern wird sie 

stetig weiterentwickelt. 

Die Anwendergruppen von KIDICAP P5 

• Einrichtungen des Bundes und der Länder 

• Kommunal- und Kreisverwaltungen 

• Körperschaften des öffentlichen Rechts 

• Dienstleistungsbetriebe 

• Organisationen der evangelischen und 

katholischen Kirche 

• Diakonie und ihre Einrichtungen 

• Caritas und ihre Einrichtungen 

• Kliniken und sonstige medizinische 

Einrichtungen 

• Freie Wohlfahrtspflege 

Die Produktgeneration KIDICAP P5 ist die Antwort auf die Anforderung, alle per- 

sonalbezogenen Prozesse ganzheitlich zu managen. Neben der hochgradig auto- 

matisierten Personalabrechnung bietet KIDICAP P5 deshalb auch eine optimale 

Unterstützung in den Kernprozessen des Personalmanagements. Lösungen für die 

Personalwirtschaft - wie die digitale Personalakte, Personalplanung, Bewerberma- 

nagement, Personalentwicklung, Self Services oder Reports - sind integrative Kom- 

ponenten der Software. 

KIDICAP P5 enthält weitgehend vorkonfigurierte Standards, die aber einfach an die 

individuellen Anforderungen des Arbeitgebers angepasst werden können. Es bietet 

alle Voraussetzungen, den Weg von der klassischen Personalverwaltung zu einem 

innovativen und vorausschauenden Personalmanagement erfolgreich und effizient 

zu gestalten. 

Zu dieser Publikation 

Wir möchten Sie umfassend über den Leistungsumfang der Software 

KIDICAP P5 informieren. Damit Sie sehr schnell nur die Informationen finden, 

die Sie brauchen, haben wir die Beschreibung prozessorientiert aufbereitet. 

Sie können also direkt bei dem Thema einsteigen, das Sie interessiert. 

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Innovative Personalwirtschaft mit KIDICAP P5 Innovative Personalwirtschaft mit KIDICAP P5 

Die KIDICAP P5 Philosophie Die Wertschöpfungskette in der Personalwirtschaft 

Personalprozesse effizient 

gestalten 

Vom Verwaltungsakt 

zum Business Partner 

Die Motivation des 

einzelnen Mitarbeiters 

Wenn es um den Einsatz einer geeigneten Software geht, wird es angesichts eines 

wachsenden Kostendrucks immer wichtiger, Insellösungen abzubauen. Dies gilt ins- 

besondere für die Personalwirtschaft. So werden dezentrale Organisationseinheiten, 

die beispielsweise Belege in Papierform versenden oder Personaldaten mit unter- 

schiedlichen und oft selbst erstellten Software-Systemen verwalten, sehr genau auf 

Wirtschaftlichkeit untersucht. 

Daneben wird es zunehmend bedeutsam, auf eine einheitliche Datenbasis in allen 

Dienststellen zuzugreifen, um konsolidierte Auswertungen generieren zu können. 

Genau hier setzt KIDICAP P5 an. Ob für zentrale Entgeltabrechnungsstellen, dezentra- 

le Personalabteilungen oder für Führungskräfte und Mitarbeiter: Für jede denkbare 

Rolle lassen sich Personalprozesse individuell gestalten. Die einheitliche Datenbasis 

liefert konsolidierte Informationen über alle Organisationseinheiten. Aufgrund die- 

ser Einheitlichkeit in Bezug auf Daten, Rollen und Prozesse bedeutet der Einsatz von 

KIDICAP P5 einen entscheidenden Effizienzgewinn für Ihre Organisation. 

Das Verständnis der Personalarbeit hat sich in den zurückliegenden Jahren stark verän- 

dert. Noch vor einigen Jahren betrachtete man das „Personalwesen“ als einen reinen 

Verwaltungsakt. Heute entwickelt es sich zum Business Partner des Managements. 

Der enorme Kostendruck zwingt zum effizienten Einsatz des Personals. Ein mo- 

dernes Personalmanagement sollte deshalb - neben der Optimierung seiner ope- 

rativen Aufgaben - auch strategische Planungen und Zielsetzungen im Auge ha- 

ben. Mitarbeiter sollten stetig und intensiv qualifiziert werden, um sich auf künftig 

wachsende Anforderungen adäquat einstellen zu können. Ebenso entscheidend ist 

eine vorausschauende Personalplanung. Ein Personalleiter muss wissen, wie viele 

Mitarbeiter für welche Positionen zu einem bestimmten Stichtag gebraucht werden 

und welche Qualifikationen dafür erforderlich sind. 

Die treibende Kraft eines modernen Personalmanagements ist die Verbesserung 

der Kompetenz und der Motivation des einzelnen Mitarbeiters. Die Mitarbeiter 

sind tatsächlich das „Humankapital“ einer Organisation. Wenn ein gezielterer Per- 

sonaleinsatz gelingt, hat dies zwei positive Konsequenzen. Zum einen werden die 

Qualifikationen des Mitarbeiters optimal ausgeschöpft, was letztendlich zu einer 

höheren Wertschöpfung der Organisation führt. Zum anderen ist der Mitarbeiter 

durch eine höhere Eingenverantwortung sehr viel motivierter. 

Innovation als Leitmotiv Aus seinem Produkt- und Dienstleistungsangebot leitet GIP für sich eine hohe 

Verantwortung ab, den KIDICAP P5-Anwendern und den Service Centern die 

Lösungen anzubieten, die eine innovative Personalarbeit unterstützen. Das wesent- 

lichste Ziel von KIDICAP P5 besteht darin, die gesamte Wertschöpfungskette der 

Personalwirtschaft effizienter zu gestalten, die Verwaltungskosten zu senken und 

die Produktivität der Arbeitsprozesse zu steigern. Das Software-Angebot wird da- 

her ergänzt durch umfassende Service-Leistungen zum gesamten fachlichen Umfeld 

der Personalwirtschaft. 








Alle Prozesse unter einem Dach KIDICAP P5 bietet allen Beteiligten eine effiziente Unterstützung in der gesamten 

Wertschöpfungskette der Personalwirtschaft. Alle Ereignisse, die in der Laufbahn 

eines Mitarbeiters oder in mitarbeiterübergreifenden Prozessen auftreten, können 

im jeweiligen Modul von KIDICAP P5 einfach abgebildet werden. Dabei berück- 

sichtigt das System sowohl zentral organisierte Aufgaben des Personalmanagements 

(Personalverwaltung, Personalplanung und -controlling) als auch dezentrale Prozesse, 

wie etwa das Einbeziehen der Führungskräfte und Mitarbeiter in Aufgaben und Pro- 

zesse der Personalarbeit. 

Modularer Aufbau Zu den Hauptaufgaben von KIDICAP P5 zählen Personalverwaltung, Personalplanung 

und -controlling, -abrechnung, Self Services sowie Prozesskommunikation. Um den 

Benutzerrollen in den Aufgabenfeldern bestmöglich zu entsprechen, ist KIDCAP P5 

in fünf Module gegliedert: 

• Personalverwaltung, KIDICAP PView 

• Personalplanung, KIDICAP PPlan 

• Personalabrechnung, KIDICAP PPay 

• Self Services, KIDICAP PBox 

• Prozesskommunikation, KIDICAP PKom 

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Flexibler Einsatz in jeder Rolle 

In jeder Rolle benutzergerecht KIDICAP P5 ist rollenbasiert aufgebaut und bedient die rollenspezifischen Anforde- 

Die fünf Stufen der Personalwirtschaft 

Service Center 

Business Process 

Dienstleister 

Personalabteilung 

eines Arbeitgebers 

Der einzelne 

Mitarbeiter 


rungen der Anwender. Jeder Beteiligte im personalwirtschaftlichen Prozess be- 

kommt Software-Unterstützung in der Form, die seinem Benutzerprofil optimal 

entspricht. Ob als Personalprofi im Service Center oder als ad-hoc-Anwender in 

einer Organisationseinheit: Die mehrschichtige serviceorientierte KIDICAP P5- 

Architektur ermöglicht mit Web-Clients und Portalintegrationen einen effizienten 

Einsatz und wirtschaftlichen Einsatz in allen denkbaren Einsatzvarianten. 

Die GIP mbH ist der Hersteller der integrierten personalwirtschaftlichen 

Software KIDICAP P5. Die Spezialisten von GIP sorgen mit ihrem 

Know-how für die stetige und bedarfsgerechte Weiterentwicklung des 

Produkts. Gesetzliche und tarifliche Neuheiten werden im Rahmen von 

Update-Services zeitnah im Musterhaus zur Verfügung gestellt. 

Ein umfassendes Angebot an System-Workshops und fachlichen 

Schulungen ergänzt die Dienstleistungspalette der GIP. 

Die Service Center sind als Rechenzentren Partner der GIP. Sie agieren 

als Dienstleister gegenüber zentralen Entgeltstellen oder größeren 

Arbeitgebern. So stellen sie etwa im Bereich der Entgeltabrechnung 

alle berechnungsrelevanten Steuerungsgrößen als Standard bereit. Der 

einzelne Arbeitgeber braucht diese nicht zu pflegen. Die Service Center 

sorgen zudem für die Produktion, den Meldungsversand sowie für 

Kuvertierung und Versand von Gehaltsbescheinigungen. 

Business Process Dienstleister sind zum Beispiel interne Shared 

Service Center oder Outsourcing-Anbieter für die Personalabrechnung 

und Personalverwaltung. Dazu gehören zum Beispiel die Bezügeämter 

der Bundesländer und die Zentralen Gehalts- und Abrechnungsstellen 

(ZGASt) im kirchlichen Umfeld. Sie erstellen im Auftrag mehrerer Arbeitgeber 

oder Ressorts alle Entgeltabrechnungen. 

Die Personalabteilung einer Behörde, einer Kirchenverwaltung, einer 

karitativen Einrichtung oder eines großen Klinik-Verbunds betrachtet 

die Entgeltabrechnung mit KIDICAP PPay als einen klassischen 

Outsourcing-Prozess. Aus der Sicht eines Personalleiters steht deshalb 

das Personalmanagement als eigentlich originäre Aufgabe im Fokus. 

KIDICAP P5 sorgt auch hier für eine effiziente Unterstützung. 

Auch der einzelne Mitarbeiter wird in Teile der Personalarbeit einbezogen. 

In der Web-basierten Self Box von KIDICAP P5 kann er zum 

Beispiel seine Stammdaten ändern, seinen Urlaub beantragen, Bescheinigungen 

anfordern oder sich zu einem Seminar anmelden - alles online. 

So wird die Personalabteilung als zentrale Organisationseinheit deutlich 

entlastet. Arbeitsprozesse werden gestrafft und transparent. 




Ausgewählte mitarbeiterbezogene Prozesse 

Bewerbung 13 

Einstellung 14 

Betriebliche Altersvorsorge 15 

Zusatzversorgung in Kirche und Öffentlicher Verwaltung 16 

Personalentwicklung 17 

Urlaubsantrag 18 

Eingruppierung 19 

Zulagen, Unständige Bezüge, Sonderzahlungen 20 

Mutterschaft 21 

Altersteilzeit 22 

Versorgungsfestsetzung 23 

Beamtenversorgung 24 

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Austritt 25 

KIDICAP P5

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Bewerbung 





Bewerbungseingang Eingehende Bewerbungen werden in KIDICAP P5 zunächst in einem Eingabedialog 

Korrespondenz und 

Weiterleitung 

erfasst. Hier werden alle relevanten Bewerberdaten eintragen. Dazu gehören zum 

Beispiel persönliche Daten, Eingangsdatum, die zugrunde liegende Stellenaus- 

schreibung und das Bewerbungsmedium. Diese Daten lassen sich auch für spätere 

Auswertungen heranziehen. Darüber hinaus können Sie die Bewerberdaten aus 

dem Bewerberportal Ihrer Organisation automatisch übernehmen. Dazu gibt der 

Bewerber seine Daten selbst in die KIDICAP P5 Self Box ein. Wenn gewünscht, 

kann der Bewerber auch eigene Qualifikationen und Fähigkeiten angeben und ein- 

schätzen. Dadurch wird ein Profilabgleich zwischen ausgeschriebener Stelle und 

Bewerber ermöglicht. 

Im weiteren Vorgang durchläuft das System eine Reihe von automatisierten Schritten. 

Zunächst wird die Eingangsbestätigung an den Bewerber generiert. Danach werden die 

Bewerbungsunterlagen an die entscheidenden Führungskräfte weitergeleitet. Liegt de- 

ren Interesse vor, werden Gesprächstermine definiert und Einladungsschreiben versandt. 

Die Abfolge aller notwendigen Schritte im Bewerbungsprozess können je nach den 

Anforderungen Ihrer Organisation individuell definiert werden. In jedem Arbeitsschritt 

können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen - wie etwa Weiterleitungen, Anzahl 

der Gespräche oder Informationen an beteiligte Stellen. Im System sind unterschiedliche 

Varianten hinterlegt - so beispielsweise Bewerbungsvorgänge für Führungskräfte so- 

wie für Mitarbeiter ohne Führungsfunktion. Sämtliche Korrespondenz im Prozess wird 

automatisch erzeugt. 

In einer Detailansicht sind 

alle Informationen zur 

Stellenausschreibung hinterlegt 

Einstellung oder Absage Der Bewerbungsvorgang kann zu jedem Zeitpunkt durch eine Absage von Ihnen 

oder durch eine Absage des Bewerbers beendet werden. Die entsprechende Kor- 

respondenz und die Weiterleitung der Informationen an beteiligte Stellen kann 

der Anwender mit dem System komfortabel erledigen. Kommt es zur Einstellung, 

wird ein Arbeitsvertrag generiert, der individuell angepasst werden kann. Die 

Bewerberdaten stehen danach automatisch in der Personalverwaltung und in der 

Personalabrechnung zur Verfügung, wo der Einstellungsprozess vervollständigt und 

eine KIDICAP P5-Personalakte angelegt wird. 

Übersicht über alle aktuellen 

Bewerbungsprozesse mit Anzeige 

der zu besetzenden Positionen und 

des Bearbeitungsstatus 

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Ausgewählte mitarbeiterbezogene Prozesse Ausgewählte mitarbeiterbezogene Prozesse 

Einstellung Betriebliche Altersvorsorge 

Die Daten des Neuzugangs Im KIDICAP P5 Stellenplan überprüft der Sachbearbeiter in der Organisationsabtei- 

lung, ob eine genehmigte Stelle für den Neuzugang vorliegt. Daten des Neuzugangs 

gelangen in die Personalverwaltung. Daten werden in KIDICAP P5 nur einmalig 

erfasst – und zwar dort, wo sie anfallen. Während des vorausgegangenen Bewer- 

bungsprozesses sind bereits viele Daten eingegeben worden und stehen daher au- 

tomatisch zur Verfügung. Noch fehlende Daten werden jetzt erstmalig eingegeben. 

KIDICAP P5 bietet die Möglichkeit, Vorgänge und zugrunde liegende Dialogmasken 

mit geringem Aufwand selbst für die eigene Organisation zu standardisieren. Hier 

können typische Fachaufgaben eines Einstellungsprozesses hinterlegt werden. Dazu 

gehören zum Beispiel das Vorgehen bei der Erfassung und Bearbeitung von persön- 

lichen Daten, Beschäftigungsmerkmalen (Eingruppierung, Arbeitszeit, Befristung, 

etc.), organisatorischer Zuordnung, Zulagen, Qualifikationen und Werdegang. 

Anhörung Personalvertretung Bevor der Neuzugang zum Mitarbeiter wird, fehlen noch einige Prozessschritte. 

Organisationsabteilung 

und Abrechnungsstelle 

So steht beispielsweise noch die Anhörung durch die Personalvertretung aus. 

Vielleicht ist auch eine ärztliche Untersuchung notwendig oder es müssen noch 

fehlende Unterlagen vom Neuzugang nachgereicht werden. Die zur Erledigung 

dieser Aufgaben notwendigen Daten werden erfasst (z. B. Anhörungswunsch bzw. 

Maßnahme und Termin) und die entsprechenden Prozessschritte im System ange- 

stoßen. Alle Korrespondenzen (Brief oder E-Mail) und Informationen werden auto- 

matisch erzeugt und an die betreffenden Stellen weitergeleitet. Liegt das Feedback 

der Personalvertretung vor, kann der Vorgang fortgesetzt werden. 

Im Vorgang wird der 

Arbeitsschritt Anhörung 

Personalvertretung 

ausgewählt 

Die Detailansicht zeigt 

alle Informationen 

im Zusammenhang 

mit der Anhörung der 

Personalvertretung 

Die Daten sind aus Sicht der Personalabteilung vollständig. Der Sachbearbeiter, der 

bislang zuständig war, gibt nun im Rahmen des Einstellungsprozesses Informationen 

an den Sachbearbeiter in der Organisationsabteilung und den Sachbearbeiter in 

der Abrechnungsstelle weiter. Mit Hilfe des KIDICAP P5 Stellenplans überprüft 

die Organisationsabteilung die vorgenommene Stellenbesetzung oder nimmt die 

Stellenbesetzung vor. Der Bezügesachbearbeiter prüft zunächst die eingegebenen 

abrechnungsrelevanten Daten und gibt diese für die Weiterverarbeitung frei. Dann 

ergänzt er fehlende abrechnungsrelevante Informationen (z. B. spezielle Steuer- 

oder SV-rechtliche Schlüsselungen). Schließlich kann er die Abrechnungsergebnisse 

des Personalfalls anhand einer Testabrechnung überprüfen. 








Durchführungswege KIDICAP P5 unterstützt die fünf Durchführungswege der betrieblichen Altersvorsorge. 

In einer Listbox kann der Benutzer einen der fünf 

Durchführungswege der betrieblichen Altersvorsorge 

auswählen. Die Berechnungsmethoden sind 

bereits im System hinterlegt. 

Aus der Detailansicht eines einzelnen Mitarbeiters 

kann der berechtigte Benutzer die Angaben zu den 

Verträgen zur betrieblichen Altersvorsorge ersehen 

Der Arbeitgeber legt gemeinsam mit der Personalvertretung Rahmenbedingungen für 

die bei ihm angewandten Durchführungswege fest. 

Einzelvertrag Nach Abschluss eines Vorsorgevertrages für einen Mitarbeiter stehen die Vertrags- 

unterlagen für die Entgeltabrechnungsstelle zur Verfügung. In einer vorgangsbezo- 

genen Dialogfunktion werden die Vertragskonditionen angelegt. Vertragspartner 

können sowohl die Zusatzversorgungskasse des Arbeitgebers als auch beliebige 

Versicherungsunternehmen und Unterstützungskassen sein. Je Arbeitnehmer kön- 

nen auch mehrere Verträge gleichzeitig abgewickelt werden. 

Der Versicherungsgeber sowie weitere Vertragsdaten werden erfasst. Dazu zählen die 

steuerliche Behandlung, die Herkunft der Beiträge (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber), 

der Abführungsrhythmus, die Beitragshöhe bzw. die Beitragsermittlung. Die sozial- 

versicherungsrechtliche Behandlung erfolgt automatisch. 

Abwicklung Im Rahmen der monatlichen Abrechnung werden die einzelnen Verträge abgewi- 

ckelt. Beiträge des Mitarbeiters und des Arbeitgebers werden einbehalten und an den 

Versicherungsanbieter abgeführt. Der Mitarbeiter wird über die Gehaltsmitteilung 

über die Vertragsdurchführung informiert. 

Überwachung Die abgeführten Beträge werden in kassen- oder versicherungsbezogenen Reports 

nachgewiesen. 

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Zusatzversorgung in Kirche und Öffentlicher Verwaltung Personalentwicklung 

Einrichtung der 

Zusatzversorgungskassen 

für den Arbeitgeber 


KIDICAP P5 setzt alle Vorschriften der DATÜV-ZVE sowie viele Besonderheiten 

kommunaler und kirchlicher Zusatzversorgungskassen um – inklusive der VBL. 

Die GIP steht in einem regelmäßigen Erfahrungsaustausch mit den Kassen und ge- 

währleistet dadurch eine vollständige, zeitnahe und gut abgestimmte Umsetzung 

der aktuellsten Richtlinien der Kassen. Die Besonderheiten, die für einen Ar- 

beitgeber bei einer ZV-Kasse gelten, werden vorab erfasst. Hierzu gehören 

Steuerungsmöglichkeiten für die Höhe der Umlage, Sanierungsgeld, freiwillige 

Höherversicherung, Umfang der abzugebenden Meldungen und vieles mehr. 

Vertragsdaten des Mitarbeiters Beim einzelnen Mitarbeiter müssen nur noch wenige Vertragsdaten ergänzt wer- 

den, wie die Beteiligtennummer und die Beitragsgruppe. 

Abwicklung Die Beiträge bzw. Umlagen werden in der monatlichen Abrechnung ermittelt, 

auf Reports für den Arbeitgeber ausgewiesen und zahlbar gemacht. Die korrek- 

te Weiterverarbeitung dieser Zahlungen – beispielsweise in der Altersteilzeit, der 

Versteuerung oder der Sozialversicherung – geschieht automatisch und immer der 

aktuellen Rechtslage entsprechend. 

Gesetzliche Meldungen Beginn und Ende der Versicherungspflicht sowie Wechsel von Namens- und 

Rückmeldung der 

Versichertennummer 

Übersicht über die 

ZVK-Meldungen 

Adressdaten werden in monatlichen Meldungen an die Kassen übermittelt. Einmal 

im Jahr erfolgt die Jahresmeldung von Beträgen und Fehlzeiten entsprechend den 

Meldevorschriften der Kassen. Bei An-, Ab- und Jahresmeldung erhält der Arbeit- 

geber für seine Mitarbeiter einen entsprechenden Beleg. 

Nach einer Anmeldung wird dem Versicherten von der Kasse eine Versicherten- 

nummer zugeteilt und automatisch in das Mitarbeiterprofil übernommen. 




Bedarf für Personalentwicklung 

wird transparent 

Mitarbeiter kann sich 

online anmelden 

Die konkrete 

Entwicklungsmaßnahme 

Abschluss und 

weiterführende Schritte 





Personalentwicklung kann durch verschiedene Methoden initiiert werden. KIDICAP 

P5 bietet hierfür alle notwendigen Instrumente. In der Regel werden Personalentwick- 

lungsmaßnahmen durch Vorgaben der jeweiligen Einrichtung oder im Rahmen von 

Mitarbeitergesprächen definiert. Um Qualifikationsdefizite zu identifizieren, bietet 

KIDICAP P5 die Möglichkeit, einen Profilabgleich der Soll-Anforderungen mit den 

Ist-Qualifikationen des Mitarbeiters durchzuführen. Der Personalverantwortliche 

kann auf dieser Grundlage eine geeignete Weiterbildungsmaßnahme wählen. In der 

Option Seminare ist es möglich, einen Katalog von internen und externen Personal- 

entwicklungsmaßnahmen (Seminare, Workhops, etc.) zu hinterlegen und zu pu- 

blizieren. Ist eine Weiterbildungsmaßnahme ausgewählt, kann der betreffende 

Mitarbeiter auf eine Warteliste gesetzt werden. 

Per Mausklick wird 

der Mitarbeiter aus der 

Warteliste ausgewählt 

Zuordnung eines 

Mitarbeiters zu einem 

Seminar 

Der Mitarbeiter kann bei entsprechender Berechtigung sein Kompetenzmanagement 

auch selbst in die Hand nehmen. Mit Hilfe der Web-basierten KIDICAP Self Box wählt 

er aus dem Katalog der angebotenen Weiterbildungsmaßnahmen eine Veranstaltung 

aus und leitet den Teilnahmeantrag an seinen Vorgesetzten weiter – selbstverständ- 

lich online. 

In jeder Weiterbildungsmaßnahme des Katalogs sind die konkreten Termine und ggf. 

Ressourcen (Dozent, Raum, Arbeitsmittel) hinterlegt. Der potenzielle Teilnehmer, 

der sich noch auf der Warteliste befindet, wird nun per Mausklick zu einem kon- 

kreten Teilnehmer. Sobald dieser Statuswechsel erfolgt ist, erzeugt das System die 

entsprechenden Einladungen bzw. Bestätigungen automatisch. Als Vorbereitung 

auf eine interne Maßnahme lassen sich zudem Checklisten, Teilnehmerlisten und 

Beurteilungsbögen erstellen. 

Die Entwicklungsmaßnahme wird im System mit einem entsprechenden Status in 

den Mitarbeiter-Daten dokumentiert. Die Historie der Personalentwicklungsmaß- 

nahmen wird automatisch aktualisiert. Die Ist-Qualifikationen des Mitarbeiters 

werden auf den neuesten Stand gebracht und in der Personalakte hinterlegt. Die 

Einzelbeurteilungen der Teilnehmer werden ins System eingegeben, um eine 

Gesamtbeurteilung zu ermöglichen. Die Kosten werden ermittelt und in einem 

Report angezeigt. Es kann auch ein Datenexport an weiterführende Systeme zur 

Verfügung gestellt werden. 

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Urlaubsantrag Eingruppierung 

Der Mitarbeiter nimmt Urlaub Self Services – wie Urlaubs-, Dienstreise- oder Seminaranträge – kann der Mitarbeiter 

Mitarbeiter ruft das Mitarbeiterportal auf und meldet sich an 

Mitarbeiter ruft Self Box auf und wählt Urlaubsantrag 

Mitarbeiter 

wird informiert 

Mitarbeiter stellt Urlaubsantrag 

Weiterleitung an Urlaubsvertretung 

Urlaubsvertretung prüft und stimmt zu 

Weiterleitung an Vorgesetzten 

Vorgesetzter prüft und genehmigt 

Mitteilung an 

Personalsachbearbeiter 

in seiner Self Box aufrufen. In einer Web-Anwendung überprüft er seine eingetrage- 

nen Abwesenheiten und stellt dann einen Antrag für den gewünschten Zeitraum. Im 

Workflow können die beteiligten Zustimmungs-/Genehmigungsstufen, Rollen und 

Personen nach internen Vorgabender Organisation eingestellt werden. 

Automatischer Eintrag 

in der Abwesenheitsverwaltung 

Der Ablauf im Workflow KIDICAP bietet dazu als Vorlage einen Musterprozess, in dem zunächst die Urlaubs- 

vertretung des Mitarbeiters per E-Mail benachrichtigt wird. Neben den relevanten 

Antragsdaten erhält die Vertretung einen Link, über den sie direkt in ihre eigene Self 

Box gelangt. Stimmt die Vertretung zu, geht die nächste E-Mail an den Vorgesetzten 

des Antragstellenden. 

In seinen offenen Aufgaben findet der Vorgesetzte nun den Urlaubsantrag. Im 

Workflow kann er schnell und bequem überprüfen, ob seine Abteilung im Zeitraum 

des gewünschten Urlaubs ausreichend besetzt ist. Ist dies der Fall, genehmigt er den 

Urlaub. Der Antragsteller bekommt eine entsprechende Info per E-Mail. 

Sachbearbeiter wird informiert Der Personalsachbearbeiter wird per E-Mail darüber informiert, dass Urlaub ins 

System eingetragen wurde. Er kontrolliert die Eingaben und korrigiert ggf. den 

Urlaubsgrund oder das Urlaubskonto. 




Die Eingruppierung des 

Mitarbeiters ändert sich 

Diese Abbildung zeigt Informationen 

zu einem bevorstehenden 

Bewährungsaufstieg eines Beamten 

von der Besoldungsgruppe A13 auf 

Besoldungsgruppe A14 

Beurteilung des Vorgesetzten, 

Anhörung der Personal- 

vertretung 

Die Höhergruppierung wird 

vom „schwebenden“ zum 

„echten“ Geschäftsfall 





Immer wenn ein für die Personalarbeit wichtiges Datum näher rückt, wird automa- 

tisch ein Termin im Terminkalender des Personalsachbearbeiters gesetzt. So auch 

bei einer anstehenden Beförderung. Über den Eintrag im Terminkalender aktiviert 

der Sachbearbeiter den Prozess Eingruppierungsänderung. Ebenso kann dies über 

den Vorgesetzten erfolgen, wenn er eine Beförderung für seinen Mitarbeiter ver- 

anlassen will. Die beabsichtigte Höhergruppierung wird in der Personalverwaltung 

eingegeben. Mit einer gleichzeitig startenden Anfrage an die Verantwortlichen 

wird überprüft, ob die Stelle die beabsichtigte Höhergruppierung zulässt oder ob 

eine geeignete Stelle verfügbar ist. Dies erkennt der Benutzer im KIDICAP P5 

Stellenplan sofort. Ist diese Stelle vorhanden, wird der Prozess vom Sachbearbeiter 

Personalabteilung fortgeführt. 

Der Vorgesetzte bekommt einen Musterbeurteilungsdialog, den er ausgefüllt an 

die Personalabteilung zurücksendet. Danach wird im Prozess der Anhörungsdialog 

für die Personalvertretung generiert und verteilt. Liegt die Zustimmung vor, stehen 

organisatorische Schritte wie Vereinbarung eines Termins für die Überreichung der 

Ernennungsurkunde an. 

Der Sachbearbeiter aktiviert nun die Höhergruppierung in der Personalverwaltung 

und setzt den Status von „schwebend“ auf „aktiv“. Die neue Eingruppierung und alle 

abrechnungsrelevanten Informationen werden an die Entgeltabrechnungsstelle über- 

geben. Diese wird parallell informiert. Ist gewünscht, dass die Entgeltabrechnungs- 

stelle die Übergabe explizit freigibt, bildet KIDICAP P5 dies ebenso ab. Dann über- 

nimmt der Sachbearbeiter in der Entgeltabrechnungsstelle diesen Prozessschritt. 

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Zulagen, Unständige Bezüge, Sonderzahlungen Mutterschaft 

Laufende Bezüge Bei der Einstellung oder bei einer Entgelt-Änderung eines Mitarbeiters meldet die 

Ergänzung der Tabellendaten 

um neue Bezugsarten 

Zuwendungen und 

Sonderzahlungen 

Jahresübersicht über die 

Brutto-Sonderzuwendungen eines 

Beamten (Bund) mit monatlicher 

Aufschlüsselung 

Einmalige und 

unständige Bezüge 

Personalabteilung der Entgeltabrechnungsstelle jene besonderen Bezüge, die sich 

nicht automatisch aus der Eingruppierung ergeben und dem Mitarbeiter nun monat- 

lich zustehen. Diese Bezüge werden im System als Dauerbezüge erfasst und gehen 

ggf. nach Prüfung der Ergänzung durch den Entgeltsachbearbeiter ab sofort in die 

monatliche Abrechnung ein. Tarifvertragliche An- und Aufrechnungen einzelner 

Bezugsarten untereinander werden ab diesem Zeitpunkt in jeder Monatsabrechnung 

automatisch ermittelt. 

Die Auszahlungsbeträge von Zulagen sind im einfachsten Falle feststehende Be- 

träge, können aber auch aus anderen Zulagen und sonstigen Eingaben ermittelt 

werden. Hierzu bietet KIDICAP P5 alle tarifvertraglich vorgesehenen Zulagen im 

Standard an. Darüber hinaus ist es jederzeit möglich, neue Bezugsarten anzulegen 

sowie deren Rechengänge dynamisch zu definiert. In den Tabellendaten sind zudem 

alle Weiterverarbeitungen dieser Bezugsart in der Steuer, der Sozialversicherung, 

Altersteilzeit etc. detailliert vorgegeben. 

Sonderzulagen für Beamte nach Bundes- oder Landesrecht sowie Zuwendungen 

nach dem Zuwendungstarifvertrag werden vollautomatisch ermittelt. 

Alle erforderlichen einmaligen und wechselnden Bezügebestandteile werden mo- 

natlich von der Personalabteilung an die Entgeltabrechnungsstelle gemeldet. Hierzu 

gehören unter anderem: 

• Vergütungen für Überstunden, Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst 

• Zeitzuschläge für Überstunden und für Arbeit zu bestimmten Zeiten 

• Einmalig zu zahlende Zulagen 

• Aufschläge 

• Krankengeldzuschuss 

• Zuschuss zum Mutterschaftsgeld 








Die Mitarbeiterin ist schwanger Im Prozess Mutterschaft gibt der Sachbearbeiter der Personalabteilung die rele- 

Bereits im System hinterlegte Aufgaben 

im Prozess Mutterschaft 

Detailinformationen zu Mutterschaft 

und Elternzeit 

vanten Daten ein. Dazu zählen beispielsweise das Mitteilungsdatum, der mut- 

maßliche Entbindungstermin und die Aufsichtsbehörde. KIDICAP P5 berechnet 

daraus automatisch die Mutterschutzfrist und das absolute Beschäftigungsverbot. 

Die Korrespondenz an die Aufsichtsbehörde sowie die Informationen an den 

Vorgesetzten und die Personalvertretung werden in KIDICAP P5 erzeugt. Die 

Mutterschutzfrist vor der Geburt wird automatisch an die Personalabrechnung 

übergeben. In PPay wird der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld automatisch be- 

rechnet und in den betreffenden Monaten zur Auszahlung gebracht. Falls eine 

Ersatzeinstellung für die Elternzeit in Betracht gezogen wird, leitet der Vorgesetzte 

einen Bewerbungsvorgang ein. 

Nach der Geburt Nach der Geburt meldet die Mitarbeiterin der Personalabteilung den tatsächlichen 

Geburtstermin, die Elternzeit sowie weitere persönliche Daten des Kindes. Der Sach- 

bearbeiter erfasst die Daten. Die neu berechnete Mutterschutzfrist nach der Geburt 

wird an das Abrechnungssystem übergeben - der Zuschuss wird neu berechnet. 

Elternzeit und Daten des Kindes stehen in der Personalabrechnung ebenfalls automa- 

tisch zur Verfügung. Abschließend kann mit KIDICAP P5 ein Gratulationsschreiben 

an die Mutter und ihre Familie erstellt werden. 

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Altersteilzeit Versorgungsfestsetzung 

Vorbereitung der Vereinbarung 

zur Altersteilzeit 


Der Mitarbeiter verhandelt mit seinem Vorgesetzten und der Personalabteilung 

eine Vereinbarung zur Altersteilzeit. Anhand von Testabrechnungen in KIDICAP P5 

kann der Mitarbeiter die Auswirkungen der unterschiedlichen Modelle bereits vor 

Abschluss einer endgültigen ATZ-Vereinbarung konkret einschätzen. Darin können 

Abrechnungen auch bis zum Jahresende simuliert werden, um die Auswirkungen auf 

die Sonderzuwendung überprüfen zu können. 

Abschluss der Vereinbarung In der Personalverwaltung wird der Vertrag mit dem Mitarbeiter abgeschlossen. 

Die Teilzeitstellung wird in die Haushaltsplanung übernommen. Der Beginn der 

Altersteilzeit und die Wahl des Modelles werden erfasst. 

Erfassung weiterer Daten In der Entgeltabrechnungsstelle kann der Benutzer optional weitere Details fest- 

legen – beispielsweise Auswirkungen auf die Zusatzversorgung sowie individuelle 

Prozentsätze für den Personalfall. Darüber hinaus können Daten für eine eventuelle 

Ersatzeinstellung zur Kostenerstattung durch die Bundesagentur für Arbeit erfasst 

werden. 

Abwicklung Je nach gewähltem Modell werden sowohl gesetzliche als auch tarifliche Berech- 

Laufende Überprüfung und 

Bildung von Rückstellungen 

nungen zur Bildung und Auszahlung unterschiedlicher Aufstockungsbeträge durch- 

geführt. Die vielfältigen Besonderheiten der ATZ-Berechnung im öffentlichen 

Dienst werden umfassend und automatisch berücksichtigt. Dazu zählen zum Beispiel 

die Verarbeitung unständiger Bezüge sowie die Berücksichtigung von Aufschlägen. 

In der Gehaltsmitteilung werden die Aufstockungsbeträge separat ausgewiesen, 

so dass der Mitarbeiter die Zahlungen überprüfen kann. Für den Sachbearbeiter 

im Personalbüro werden alle ATZ-relevanten Daten auf dem Stammblatt ausgege- 

ben. Die Erstattungsliste für die Antragstellung an die Bundesagentur für Arbeit 

wird im Rahmen der Gesamtabrechnung durch KIDICAP P5 erstellt. Mit Hilfe von 

Hochrechnungen kann die Höhe der erforderlichen Rückstellungen für die noch zu 

leistenden Ausgaben der Blockphase ermittelt werden. 

Die Regeln zur gesetzlichen 

und tariflichen Berechnung 

aller Altersteilzeitmodelle 

sind bereits in KIDICAP P5 

hinterlegt. Der Benutzer 

wählt das gewünschte 

Altersteilzeitmodell aus 

der Listbox aus. 








Informatorische Festsetzung Der aktive Beamte benötigt in vielen Situationen eine Auskunft über seine künfti- 

gen Versorgungsansprüche. So möchte er sich beispielsweise darüber informie- 

ren, welche Auswirkungen Altersteilzeit oder Freistellungen auf die Höhe seiner 

Versorgungsbezüge haben werden. Wird eine solche Anfrage erstmals gestellt, 

dann werden die Daten des Personalfalls in der Versorgungsfestsetzung aufgebaut. 

Beschäftigungsverlauf Die Festsetzung der Versorgungsbezüge eines Beamten basiert auf der Erfassung 

Erstfestsetzung, 

Hinterbliebenenfestsetzung, 

Änderungsfestsetzung 

des Verlaufes seines gesamten Berufslebens. Zeiten der Beschäftigung und der 

Freistellung werden erfasst. Kindererziehungszeiten werden maschinell aufgebaut. 

Alle erfassten Daten bleiben mit ihrem letzten Erfassungsstand erhalten und können 

für alle folgenden Auskünfte und Bescheide wiederverwendet werden. 

Bei der Pensionierung eines Beamten werden die ruhegehaltsfähige Dienstzeit, 

der Ruhegehaltssatz sowie das Ruhegehalt ermittelt. Bei Tod eines Beamten oder 

Ruhestandsbeamten können diese Funktionen für die Hinterbliebenenfestsetzung 

genutzt werden. Sollten sich maßgebliche Daten nachträglich ändern, kann die neue 

Sach- und Rechtslage im Wege einer Änderungsfestsetzung berücksichtigt werden. 

Auskünfte an Dritte Bei Bedarf können Auskünfte für Rentenversicherungsträger oder für Familienge- 

richte direkt in KIDICAP P5 erstellt werden. 

Bescheiderstellung Das Ergebnis der Festsetzung wird von KIDICAP P5 in einem unterschriftsfähigen 

Bescheid ausgegeben und mit ausführlichen Anlagen belegt. 

Die Daten aus der Festsetzung 

(Abbildung links) werden 

in ein PDF-Dokument 

eingelesen und in einer 

Druckvorschau angezeigt 

(Abbildung rechts) 

23


24 

Beamtenversorgung 

Datenübernahme und 

Versorgungsbeginn 


Zu Beginn der Versorgungszahlung werden die Daten des Versorgungsempfängers 

entweder neu erfasst, aus der Versorgungsfestsetzung übernommen oder aus der 

Besoldungszahlung für den aktiven Beamten weitergeführt. Letzteres wird durch 

die Funktion Statusgruppenwechsel besonders komfortabel unterstützt. Dabei wer- 

den alle Bestandteile der Besoldung beendet, die nur für den aktiven Dienst galten. 

Nur die besonderen Merkmale von Versorgungsempfängern werden neu erfasst. 

Anrechnungen Die Höhe der laufenden Versorgungsbezüge wird automatisch nach der jeweils ak- 

Versorgung von Witwen und 

Waisen nach dem Tode 

des Beamten 

Beendigung der Versorgungs- 

bezüge 

Während seiner aktiven Berufsphase eines Beamten 

werden bereits alle Details zum Familienstand erfasst 

tuellen Rechtslage ermittelt. Dabei können auch wechselnde individuelle Ereignisse 

berücksichtigt werden. Das sind zum Beispiel Anrechnungen von Rente aus anderen 

Beschäftigungsverhältnissen, von weiteren Versorgungsbezügen oder von eigenem 

Arbeitseinkommen. Bei Unfällen wird Unfallversorgung und Unfallausgleich be- 

rechnet und gezahlt. Der Versorgungsausgleich in Scheidungsfällen wird automa- 

tisch fortgeschrieben und dynamisiert. Dies gilt für jeden erfassten Bezug gesondert 

und unter Berücksichtigung der wechselnden Rechtslagen. 

Nach dem Tode des pensionierten Beamten werden dessen Merkmale aufbewahrt 

und gehen automatisch in die Bildung der Versorgung für seine Witwe und Waisen 

ein. Der verstorbene Versorgungsurheber und seine Hinterbliebenen werden als 

„Familienverband“ gemeinsam weiterberechnet. Grenzwerte werden einer Plausibili- 

tätsprüfung unterzogen: So wird zum Beispiel berücksichtigt, dass die Summe der 

Hinterbliebenenbezüge das Ruhegehalt nicht übersteigt. 

Mit dem Tod oder Ausscheiden des letzten Hinterbliebenen endet die Berechnung 

des Familienverbandes. 

Nach dem Tode eines Beamten werden alle berechnungsrelevanten 

Daten für die Hinterbliebenenversorgung aus der 

Vorbelegung aufgerufen. Der Erassungsaufwand für den 

Aufbau eines Hinterbliebenenfalles wird so minimiert. 





Austritt 





Kündigung wird eingeleitet KIDICAP P5 unterstützt Sie bei verschiedenen Austrittsprozessen. Die Schritte bei ei- 

ner Kündigung Arbeitnehmer sind dabei andere als bei einer Kündigung Arbeitgeber. Wie 

immer sind die Schritte nicht starr, sondern lassen sich an spezifische Gegebenheiten 

Ihrer Einrichtung anpassen. Soll eine Kündigung seitens des Arbeitgebers ausgespro- 

chen werden, werden im Prozess zunächst Austrittsdatum und Austrittsgrund als 

„schwebendes“ Verfahren eingegeben. Dann wird die Korrespondenz für die Benach- 

richtigung der Personalvertretung generiert. 

Kündigung wird ausgesprochen Liegt die Zustimmung der Personalvertretung vor, werden vom Sachbearbeiter in 

der Personalstelle Resturlaub, Zeitkonto und Versicherungen geprüft und ggf. ge- 

eignete Maßnahmen in die Wege geleitet. Die Austrittsdaten werden automatisch 

an das Abrechnungs-Modul KIDICAP PPay weitergeleitet. Der Sachbearbeiter der 

Entgeltabrechnungsstelle bekommt eine entsprechende Information. Die Kündigung 

wird erstellt und dem Mitarbeiter zugestellt. 

Checkliste und Zeugnis KIDICAP P5 erzeugt für den Mitarbeiter eine Checkliste, in der die von der Organisa- 

Aus KIDICAP P5 können Checklisten 

generiert werden 

tion zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel aufgeführt sind. Damit wird die Rück- 

gabe der Arbeitsmittel abgewickelt. Nun wird der Vorgesetzte zum Erstellen 

des Zeugnisses aufgefordert. Er bekommt dazu eine Zeugnisvorlage und ggf. 

Informationen zum Aufgabenbereich und zu Qualifikationen des Mitarbeiters. Auf 

diese Informationen kann er im Management Self-Service über den Web-Browser 

selbst zugreifen. Zuletzt werden die Austrittspapiere zusammengestellt und der 

Mitarbeiter wird entlassen. 

25

26 


Personalplanung 29 

Entgeltabrechnung 30 

Controlling 31 

Überleitung in das Finanzwesen 32 


27

28 


Personalplanung 





Eingaben für den Haushalt Die Finanzabteilung fordert von den einzelnen Ressorts den Bedarf an Personalstellen 

für das nächste Haushaltsjahr an. Die Ressorts erhalten dann aus dem Stellenplan 

in KIDICAP P5 eine Liste ihrer aktuellen Planstellen – inklusive ihrer Besetzung. 

Größere Verwaltungseinheiten können entsprechende Auswertungen auch direkt 

im Dialog erstellen. Die Verantwortlichen legen über Aufgaben und Arbeitsraten 

den quantitativen Personalbedarf fest und liefern das Ergebnis in Form einer Bedarfs- 

anmeldung zurück an die Finanzabteilung. 

Aufstellung des Haushalts Die Finanzabteilung prüft den Bedarf und stellt ihn ggf. als Planentwurf in den 

Aufbau des Stellenplans 

zur Bewirtschaftung 

KIDICAP P5 Stellenplan ein. In einem nächsten Schritt wird der Entwurf des Gesamt- 

plans monetär bewertet. Die Daten der Planstellen werden aus dem Entwurf aus- 

gelesen und über die Besetzungen werden die aktuellen Daten aus der KIDICAP P5 

Prognose übernommen und dort hochgerechnet. Vakante Stellen werden mit den 

Sollwerten aus dem Stellenplan berücksichtigt. Das Ergebnis der Berechnung fließt 

in den Entwurf zurück. Jetzt werden die Werte des Gesamtplanes per Datenexport 

dem Haushaltssystem zur Verfügung gestellt. Der Prozess ruht nun so lange, bis der 

Haushalt letztendlich von den entsprechenden Gremien verabschiedet wird. 

Die Planstellen und die Planansätze aus dem verabschiedeten Haushalt werden aus 

dem Haushaltssystem in den KIDICAP P5 Stellenplan zur Bewirtschaftung impor- 

tiert und dort bei den Organisationseinheiten abgelegt. Die im Haushalt vorgesehe- 

nen Planstellen werden dem im Stellenplan vorhandenen IST mit einer Auswertung 

gegenübergestellt. Der Stellenplan wird jetzt durch den Sachbearbeiter auf den im 

Haushalt festgelegten Stand gebracht. 

29


30 

Entgeltabrechnung Controlling 

Testabrechnung und 

Reports 

Mitarbeiterübergreifende Prozesse Mitarbeiterübergreifende Prozesse 

Im Vorfeld einer Produktiv-Abrechnung kann der Engeltsachbearbeiter mit einer 

Testberechnung die zu erwartenden Abrechnungsergebnisse simulieren. Dabei wird 

in allen Details dieselbe Verarbeitungslogik angewandt, wie in der echten Abrechnung. 

Dasselbe gilt für eine Reihe von Reports, die vor der Abrechnung ebenfalls die simulier- 

ten Ergebnisse anzeigen. Wird zum Beispiel ein vereinbartes Nettogehalt gewünscht, 

können jetzt Bruttoanpassungen eingegeben werden. 

Plausibilisierung Nach jeder Eingabe – spätestens jedoch zur Vorbereitung der Produktiv-Abrechnung 

– werden von KIDICAP P5 alle Daten einer umfangreichen Prüfung unterzogen. 

Dabei werden zum Beispiel vielfältige logische Prüfungen der Daten untereinander 

durchgeführt. Zudem erfolgt auch die Prüfung auf rechtliche Zulässigkeit. 

Abrechnungslauf Ein Produktiv-Abrechnungslauf durchläuft folgende Schritte: 

• Ermittlung der Brutto- und Nettobezüge 

• Erstellung der Meldungen an Sozialversicherung und Zusatzversorgung 

• Erstellung aller zugehörigen Reports 

• Durchführung der Buchungen für das Rechnungswesen 

• Erstellung von Datenträgern für die Banküberweisungen an die Bezügeempfänger 

• Erstellung von Datenträgern für Finanzamt, SV, ZV und sonstige Dritte 

Über das Ordnungsmerkmal Abrechnungskreis können Personalfälle beliebig zu 

Gruppen zusammengefasst und gemeinsam zahlbar gemacht werden. 

Weiterverarbeitung Die gedruckten Gehaltsmitteilungen und Reports werden kuvertiert und versendet. 

Zusätzlich können sämtliche Reports auf elektronischen Medien gespeichert und 

als Dokumente in Dokumentenarchiven digitalisiert für die Personalakte verfügbar 

gemacht werden. Datenbestände mit Meldungsdaten an die Sozialversicherung, die 

Zusatzversicherung, die Finanzbehörden und andere werden automatisch weiterge- 

leitet. Für die Prüfung durch die Finanzbehörden erfüllt KIDICAP P5 alle Kriterien 

der GdPdU. 

Eine rote Umrandung 

zeigt an, dass eine 

Eingabe nicht korrekt ist 

Übersicht über erfolgte 

Plausibilitätsprüfungen 




Was kostet das Personal? 

Und was leistet es? 

Umfassende Basis für 

effizientes Controlling 

Verschiedene Prognose- 

Szenarien einfach erstellen 

Kostenüberwachung durch einen 

Vergleich von Plan- und Ist-Zahlen nach 

Organisationseinheiten gegliedert 

Auswertungen mit 

einheitlichem Datenpool 





Welche Personalkosten sind für künftige Zeiträume geplant? Welche Personalkosten 

sind tatsächlich entstanden? Welches Personal mit welchen Qualifikationen ist vor- 

handen und welches wird benötigt? Diese Fragen stetig wiederkehrend zu beant- 

worten, gehört zu den Kernaufgaben eines modernen Personalcontrollings. Vor dem 

Hintergrund eines steigenden Kostendrucks werden diese Kernfragen insbesondere 

für Einrichtungen und Dienstleistungsunternehmen immer bedeutender, bei denen 

die Personalkosten den überwiegenden Teil der Gesamtkosten ausmachen. 

KIDICAP P5 bietet Ihnen eine umfassende Basis für ein effizientes Personalcontrol- 

ling. Die im Budget bzw. im Haushaltsplan definierten Soll-Stellen und -Ausgaben 

werden im Rahmen des Personalplanungsprozesses auf Ebene der Haushaltsstellen 

in den Stellenplan überführt. Das zweite wesentliche Element ist die Stellenbewirt- 

schaftung. Dadurch können Sie Ihre Soll-Stellen besetzen und die Ist-Stellen zu je- 

dem Zeitpunkt des Wirtschaftsjahres definieren. 

Das Entgeltabrechnungs-Modul PPay Personalabrechnung liefert die Ist-Kosten. 

Neben den Soll- und den Ist-Kosten können Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine 

Vorschau auf den Rest des Wirtschaftsjahres erstellen. Dabei können Sie in Szenarien 

verschiedene Varianten „durchspielen“. Es werden sowohl Stellenanteile als auch 

Kosten prognostiziert. 

KIDICAP P5 unterstützt Sie mit aussagekräftigen Analysen und Auswertungen. Sie bil- 

den die Basis, um Entscheidungen in hoher Qualität treffen und geeignete Maßnahmen 

einleiten zu können. KIDICAP P5 stellt mit den Komponenten Stellenplan (Haushalt), 

Personalverwaltung (Stellenbewirtschaftung), Entgeltabrechnung (Ist-Kosten) und 

Prognose (Vorschau) alle benötigten Daten bereit. Für gemeinsame Auswertungen 

stehen alle Daten in einer einheitlichen Reportstruktur zur Verfügung. Auf Basis 

dieses einheitlichen Datenpools bietet KIDICAP P5 viele Musterauswertungen wie 

Arbeitgeberkosten, Soll-/Ist-Vergleiche oder Profilabgleiche. 

31


32 

Überleitung in das Finanzwesen 

Wohin werden Kosten und 

Aufwände gebucht? 

Automatischer 

Überleitungsprozess 

Übergabe an Finanzsysteme, 

Betrachten der Auswertungen 


Die Buchung von Kosten und Aufwänden Ihrer Organisation kann zum einen auf 

die zugrunde liegende Haushaltsstelle erfolgen. Zum anderen ist die Buchung 

der Ist-Kosten auf eine Verrechnungsstelle (Kostenstelle) möglich, auf der der 

Aufwand tatsächlich entstanden ist und die von der Soll-Verrechnungsstelle des 

Mitarbeiters abweicht. Selbstverständlich kann es auch notwendig werden, mehre- 

re Verrechnungsstellen mit einer entsprechenden Aufteilung zu bebuchen. 

Zur Abbildung dieser Szenarien bietet Ihnen KIDICAP P5 eine hervorragend feine 

Buchführungsstruktur. Alle relevanten Buchführungsattribute der Doppik und der 

Kameralistik können im Soll wie im Ist gleichermaßen bebucht werden. 

Im Rahmen der monatlichen Produktion in der Entgeltabrechnung werden die Personal- 

und Personalnebenkosten automatisch in die weiterführenden Finanzsysteme über- 

führt. Dabei werden zunächst Buchungssätze auf feinstmöglicher Ebene erzeugt. 

Das heißt: Aufgeteilt nach Abrechnungs- bzw. Korrekturzeitraum, Personalfall, 

Bezugsart und Verrechnungsstelle. Neben den Kosten wird die Aufwände in Form von 

Vollbeschäftigtenwerten in derselben feinen Ebene bereitgestellt. 

Im Rahmen der Produktion entstehen Vollbeschäftigten-Statistiken, Bezugsarten- 

reports und weitere Standardauswertungen. Die Buchungssätze werden an das 

Finanzsystem übergeben. KIDICAP P5 verfügt über Connectoren zu vielen marktüb- 

lichen Finanzsystemen wie KIFIKOS ® , KFM ® , SAP ® , MACH ® etc. Darüber hinaus 

stehen sowohl Kosten als auch Vollbeschäftigtenwerte für individuelle Analysen und 

Auswertungen in KIDICAP P5 bereit. 

Vollbeschäftigten-Werte der Dienstart 36 

nach Kostenstellen 





Tabellarische Übersicht 35 


33

34 


Tabellarische Übersicht 

Prozess/Aufgabe Funktion Was leistet KIDICAP P5? 





Planung und Controlling Haushaltsplanung Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Haushaltsansätze 

und Planstellen 

Stellenbewirtschaftung Besetzung und Kontrolle Ihrer Planstellen 

Personalkostencontrolling Erstellen einer periodischen Vorschau Ihrer Ausgaben und 

Überwachung Ihrer Budgets 

Neuzugang Bewerbung Von der Stellenausschreibung bis zum unterschrifts- 

Änderungsdienst Änderung persönlicher 

reifen Vertrag: Unterstützung bei allen notwendigen 

Maßnahmen und Korrespondenzen bei internen und exter- 

nen Bewerbungen 

Einstellung Bereitstellung einer geeigneten Planstelle, Anhörung der 

Personalvertretung sowie Freigabe und Übergabe der 

Daten für die Bezügeabrechnung 

Wiedereintritt Verwendung der im System bekannten Informationen für 

Daten 

Erfassung von Zulagen und 

Unständigen Bezügen 

den Einstellungsprozess 

komplett elektronischer Änderungsdienst 

Hohe Zeitersparnis durch eine effiziente Sammelerfassung 

auch in dezentralen Stellen 

Beförderung Die in Ihrer Haushaltsvorschrift festgelegten Aufgaben wie 

Höhergruppierung und Anhörung Personalvertretung wer- 

den in diesem Prozess abgewickelt 

Bewährungsaufstieg Effiziente Überwachung der tariflichen Aufstiege durch 

automatisch eingestellte Wiedervorlagen 

Abordnung/Versetzung Effizientes Abbilden des Arbeitsplatzwechsels in Ihrer 

Organisation 

Arbeitszeitveränderung Automatischer Prozess mit Anhörung der 

Personalvertretung und Übergabe der Daten an die 

Entgeltabrechnungsstelle 

Abwesenheiten Mutterschaft Unterstützung bei den vielfältigen Aufgaben im gesamten 

Prozess - von der Schwangerschaft bis zur Elternzeit 

Krankheit Überwachung von Krankheitszeiträumen und bei 

der automatischen Abwicklung der Zahlung von 

Krankengeldzuschüssen 

Sonstige Unterbrechungen Übergabe der Daten an die Entgeltabrechnungsstelle 

Beschäftigung während 

der Elternzeit 

Unterstützung bei der Abwicklung des parallelen 

Beschäftigungsverhältnisses 

35


36 



Mitarbeiter Self-Services Dienstreiseantrag Antragstellung durch den Mitarbeiter, Genehmigung 

durch den Vorgesetzten und Weiterreichen in die 

Dienstreiseabrechung 

Urlaubsantrag Antragstellung durch den Mitarbeiter, Zustimmung durch 

die Urlaubsvertretung, Genehmigung des Vorgesetzten, 

Eintrag in Urlaubskonto und Abwesenheitsübersicht 

Seminarantrag Mitarbeiter wählt eine Veranstaltung aus dem 

Seminarkatalog, stellt einen Antrag beim Vorgesetzten und 

wird in die Warteliste eingetragen 

Arbeitsbescheinigungen Der Mitarbeiter kann Bescheinigungen direkt aus dem 

Änderung persönlicher 

Daten 

Bruttogehaltsermittlung Tarifverträge und 

Besoldungsordnungen 

Web-Browser anfordern 

Personalrechtlich unkritische Daten wie Bankverbindung 

oder Anschrift können direkt vom Mitarbeiter geändert 

werden oder im Sinne des Vier-Augen-Prinzips von der 

Personalstelle freigegeben werden 

Vielfältige Besoldungsvarianten und Tarife sind sofort 

nutzbar hinterlegt 

Beamtenversorgung Ermittlung der Versorgungsbezüge von Beamten und 

deren Hinterbliebenen 

Ruhelohn Ermittlung der Renten in weiteren Versorgungswerken 

wie dem Bremer Ruhelohn 

tarifliche Zulagen Zahlreiche, tariflich vorgesehene Zulagen inklusive 

Betragsermittlung, Klassifikation sowie deren An- und 

Aufrechnung sind im System bereits vordefiniert und 

stehen allen Anwendern sofort zur Verfügung 

Bezugsarten Neue Bezugsarten, auch mit komplexen Betragsermittlun- 

gen, können jederzeit vom Anwender eingerichtet werden 

Sonderzuwendung Viele verschiedene Varianten der tariflichen und gesetz- 

lichen Sonderzuwendung sind im System hinterlegt 

unständige Bezüge Vergütung von Überstunden, Dienst zu besonderen Zeiten, 

Berechnung der zugehörigen Zuschläge 

tarifliche Einmalzahlung Flexible Steuerung von Einmalbeträgen, die bei 

Tarifabschlüssen vereinbart wurden 

Aufschlag Automatische Bildung des Aufschlagssatzes für 

die verschiedenen Tarife, Berücksichtigung bei 

Sonderzuwendung und Urlaubsentgelt 

Urlaubsentgelt Automatisierte Berechnung 

Urlaubsabgeltung Automatisierte Berechnung 

Höherwertige Tätigkeit Maschinelle Ermittlung 










Bruttogehaltsermittlung Kürzungen tageweise Kürzung, Jugendlichen-Kürzung 

(Fortsetzung) Ortszuschlag einschließlich der Konkurrenzregelung familienbezogener 

Anteile 

Waldarbeiter Abbildung der besonderen Tarifwerke 

Abzüge Steuerberechnung Lohn-, Einkommen und Kirchensteuer, Lohnsteuerjahres- 

Besondere Themen 

der Abrechnung 

ausgleich 

Arbeitskammerbeitrag für die Arbeitskammern in Bremen und Saarland 

Doppelbesteuerung Maschinelle Berücksichtigung für einzelne EU-Länder 

Sozialversicherung Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung 

Privatabzüge Abwicklung von Sparverträgen durch den Arbeitgeber 

Dienstwohnung/ 

Personalunterkunft 

nach den Dienstwohnungsverordnungen der einzelnen 

Bundesländer 

Sachbezüge Sachbezug kann als Abzug, als Zulage oder als geldwerter 

Vorteil verarbeitet werden 

Pfändung bis zu 20 gleichzeitige Pfändungen und Abtretungen, 

Betriebliche 

Altersversorgung 

Zusatzversorgung im öffent- 

lichen und kirchlichen Dienst 

einschließlich maschineller Zinsberechnung 

Unterstützung der vier Durchführungswege 

Besonderheiten aller kirchlichen und kommunalen 

Zusatzversorungskassen sowie der VBL werden in der 

Berechnung und im Meldewesen voll berücksichtigt 

Altersteilzeit nach gesetzlicher und nach tariflicher Regelung 

flexible Jahressummen bezugssartengesteuerte Führung von Jahressummen 

Kindergeld Maschinelle Berechnung 

Zuschuss zum 

Mutterschaftsgeld 

Maschinelle Berechnung 

Zuschuss zum Krankengeld Der Sachbearbeiter muss neben der Unterbrechung nur 

noch das Krankengeld aus dem Bescheid der Krankenkasse 

und die Leistungstage erfassen 

Flexigesetz Führung der Wertguthaben nach dem Flexigesetz und 

Bildung der „SV-Luft“ zur Abrechnung von Störfällen 

Behindertenabrechnung Abrechnung für behinderte Menschen in geschütz- 

ten Einrichtungen - einschließlich der besonderen 

Beitragsberechnung in der SV sowie Nachweise für die 

Kostenträger 

37


38 


Überleitung in das 

Finanzwesen 

Weitergabe der 

Abrechnungsergebnisse 

mehrere 

Buchhaltungssysteme 


Vollautomatische Übergabe der Abrechnungsergebnisse 

an das Rechnungswesen; Wenn manuelle Weiterverarbei- 

tung in der Buchhaltung bevorzugt wird, dann zusätzlich 

ausführliche Dokumentation auf Listen 

Unterstützung sowohl des kameralistischen als auch des 

kaufmännischen Rechnungswesens 

prozentuale Aufteilung Ein Mitarbeiter kann prozentual auf mehrere 

Bezugsartenspezifische 

Kontierungen 

Buchung rückwirken- 

der Berechnungen 

Haushalts- oder Verrechnungsstellen (Kostenstellen) 

aufgeteilt werden 

Aufteilungen auf Konto und Kostenart sind bezugsarten- 

spezfisch möglich 

Periodengerechte Zuordnung aller Zahlungen mit 

Rückwirkung zu den im Entstehungsmonat geltenden 

Kostenarten 

Maschinelles Meldewesen DEÜV mit regelmäßiger Qualitätskontrolle durch die Sozial- 

Nachweise und 

Statistiken 

versicherungsträger 

Beitragsnachweis Maschinelle Erstellung 

Zusatzversorgung vollständige Umsetzung der DATÜV-ZVE und der 

RIDÜMA (VBL) 

Elster Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteueranmeldung 

Schwerbehindertennachweis Anbindung an Rehadat 

Riester Vergabe der ZV-Nummer, Meldungen über die 

Bruttobezüge von Beamten 

Rentenauskunftsverfahren Automatisierte Unterstützung 

Berufsgenossenschaften EDA-LN-Verfahren im Pilotbetrieb 

Vollbeschäftigtenstatistik Diese Statistik gibt einen Überblick, welche Mitarbeiter in 

welchem Umfang in welchen Bereichen beschäftigt sind. 

Schwerbehindertennachweis Erstellung von Arbeitslisten , falls die Übergabe an Rehadat 

nicht genutzt wird 

Krankenhausstatistik Erstellung der jährlichen Personalstandsstatistik für 

Berufsgenossenschafts- 

abrechnung 

Statistiken für den 

Öffentlichen Dienst 

Krankenhäuser 

Kindergeldstatistik Bereitstellung 

Erstellung der jährlichen BG-Meldungen in Listenform 

Besondere Statistiken des öffentlichen Dienstes, wie die 

Personalstandsstatistik und die TDL-Statistik 

Bescheinigungswesen AWV Alle von der Arbeitsgem. für wirtschaftl. Verwaltung vor- 

gesehenen Standardbescheinigungen sind vordefiniert 

Eigene Bescheinigungen Eigene Bescheinigungen können individuell formatiert und 

mit Werten bestückt werden 










Zahlbarmachung Erstellung der Datenträger Auszahlungen an Mitarbeiter, Sozialversicherung, 

Finanzamt sowie dritte Empfänger für betriebliche 

Altersvorsorge (bAV), VL und Privatabzüge 

Terminsteuerung Bestimmte Ergebnisse können auf eigenen Datenträger 

zusammengefasst werden, um die Zahlungstermine 

optimal steuern zu können 

Allgemeine Schnittstellen Personendatenschnittstelle sowohl online (synchron) für die direkte Verarbeitung 

als auch dateiorientiert zur Eingabe oder Ausgabe größerer 

Datenmengen 

Benutzerdatenschnittstelle Transport der Steuerungstabellen zwischen verschiedenen 

Datenbanken 

Export-Designer Flexible Datenextraktion, durch den Anwender 

spezifiziert 

Controllinginterface Ausgabe der aufgeteilten Einzelbuchungen für genauestes 

Controlling 

Personalentwicklung Regelbeurteilungen Erstellung von Regelbeurteilungen der Mitarbeiter durch 

Aus-, Fort- und 

Weiterbildung 

den Vorgesetzten 

Sofortiges Erkennen eventueller Qualifikationsdefizite 

durch Abgleich zwischen Stellenanforderungs- und 

Mitarbeiterprofil; Setzen des Mitarbeiters auf Wartelisten 

für Entwicklungsmaßnahmen oder Buchen konkreter 

Seminare 

Zielvereinbarung Protokollieren von Arbeitgeber-, Team- oder 

individuellen Zielen 

Mitarbeitergespräch Überwachen der Termine für Ihre Mitarbeitergespräche; 

Protokollieren von Inhalten, falls gewünscht 

Sonstige Themen Dienstreiseabrechnung Durchführung der Dienstreiseabrechnung 

Veranstaltungsmanagement Unterstützung bei der Planung und Durchführung Ihrer 

Seminare, Workshops oder ähnlicher Veranstaltungen 

39

40 


Das KIDICAP P5 Musterhaus 43 

Das Vier-Ebenen-Konzept 44 

Integration komplementärer Software 45 

Kommunikation mit externen Verfahren 46 

Design und Pflege von Tarifen 47 

Individuelle Systemanpassungen 48 

Auswertungen und Reports 49 

Vergabe von Nutzerberechtigungen 50 


41

42 


Das KIDICAP P5 Musterhaus 

Weit mehr als eine Sammlung 

von Mustervorlagen 

Das KIDICAP KIDICAP P5 

P5 

Musterhaus 

Musterhaus 

Rechtssicherheit durch 

zentrale Pflege 

Bestmögliche Standardisierung 

von Prozessen 





Die Software KIDICAP P5 bietet mit dem Musterhaus die Möglichkeit, Personalwirt- 

schaftsprozesse weitgehend zu standardisieren. Beim Musterhaus handelt es sich 

um weit mehr als eine Sammlung von Mustervorlagen. Dies wird am besten im 

Bereich Personalabrechnung deutlich. Hier stehen zum Beispiel sämtliche Tarife 

mit den entsprechenden Tabellen, Krankenkassen-Beitragssätzen und allen an- 

deren abrechnungsrelevanten Merkmalen sofort komplett zur Verfügung. Diese 

müssen also nicht erst mühsam eingerichtet werden. Somit ist das System für den 

Produktivbetrieb sofort einsatzbereit. Das Musterhaus reduziert den Aufwand 

für die Pflege von KIDICAP P5 deutlich. Das kostenintensive und zeitraubende 

Customizing wird minimiert. 

Die Tariftabellen, Berechnungsgrößen und Klassifikationsmerkmale des Muster- 

hauses werden nicht nur einmalig bei Einrichtung des Systemes geliefert, sondern 

laufend von der GIP mbH gepflegt. Mit hoher Aktualität wird das Musterhaus durch 

einen Update-Service zeitnah angepasst. Dadurch ist es für den Anwender nicht 

mehr notwendig, die sich stetig ändernde Rechtslage zu beobachten. Dieser umfas- 

sende Service reicht von der Änderung einfacher Daten, wie Finanzamtsanschriften, 

bis hin zu komplexen Details, wie aktuelle Gerichtsentscheidungen in Steuerfragen. 

Das Musterhaus liefert auch Vorlagen für die Personalverwaltung und das Personal- 

controlling. So sind zum Beispiel für den Bereich der Personalwirtschaft bereits stan- 

dardisierte Prozesse, Reports, Formulare, Abfragen oder Statistiken vorkonfiguriert. 

Alle Vorlagen können kopiert und an spezifische Anforderungen angepasst werden. 

Das Musterhaus bietet also eine ideale Unterstützung für die Standardisierung von 

Prozessen mit einer organisationsspezifischen Ausprägung. 

43


44 

Das Vier-Ebenen-Konzept Integration komplementärer Software 

Komfortable Anpassung 

von Steuerungstabellen 

Verschiedene 

Betreibermodelle 

Keine Mehrfachspeicherung 

von Daten 

Flexibilität durch das Vier-Ebenen-Konzept 

GIP mbH 

Service Center 

Kunde 

Arbeitgeber 

KIDICAP P5 wird durch Tabellen gesteuert, die im Musterhaus gepflegt und geliefert 

werden. Der Anwender hat darüber hinaus die Möglichkeit, alle Steuerungsdaten in 

diesen Tabellen an seine eigenen Bedürfnisse anzupassen. 

KIDICAP P5 wurde für eine Vielzahl möglicher Betreibermodelle entwickelt. Zwi- 

schen Application Service Providing (ASP) und Full Service Providing (FSP) können 

alle Service-Ebenen abgebildet werden. In jedem Fall wird in einem Service Center 

die Software installiert und die Datenbank eingerichtet. 

Die Steuerungsdaten sind oft komplex und für die Qualität des Verarbeitungsergebnis- 

ses von entscheidender Bedeutung. Unnötige Mehrfachführung dieser Daten muss 

daher vermieden werden. Dateneigentum und Verantwortung ist klar zu regeln. 

Dies geschieht über die Zuordnung von Steuerungsdaten zur jeweiligen Ebene. Auf 

Ebene der GIP und der Service Center sind alle Steuerungsdaten vollständig vor- 

handen. Auf den unteren Ebenen werden nur die Daten gespeichert, die für einen 

bestimmten Arbeitgeber oder für alle Arbeitgeber eines Kunden vom Standard ab- 

weichen. 


Auf der Ebene der GIP mbH werden die Steuerungsdaten für alle Anwender 

zentral gepflegt. Diese werden im KIDICAP P5 Musterhaus bereitgestellt. 

Auf der Ebene des Service Centers sind alle berechnungsrelevanten 

Werte als Standard vorhanden. Sie müssen vom einzelnen Anwender 

nicht gepflegt werden. 

Der Kunde nimmt nur dort Änderungen oder Ergänzungen vor, wo eine 

Abweichung vom Standard erforderlich ist. Alle anderen Daten bezieht der 

Kunde weiterhin aus der Ebene des Service Centers. 

Der Arbeitgeber kann weitere individuelle Einstellungen vornehmen - 

von der Zusammensetzung und Berechnung der Bruttobezüge bis hin zur 

Steuerung der Druckausgaben. 





Anbindung an 

komplementäre Systeme 





KIDICAP P5 stellt komfortable Funktionen und Schnittstellen zur Verfügung, um mit 

anderen Anwendungen zu kommunizieren. Dazu zählen beispielsweise Finanzbuch- 

haltungssysteme oder HKR-Verfahren. Für den Datenaustausch stehen im KIDICAP- 

Umfeld Schnittstellen zu praktisch allen gängigen Verfahren zur Verfügung. Hinzu 

kommt die Anbindung von Zeitwirtschafts- und Dienstplanprogrammen. Auch 

hier existieren für eine Reihe von Systemen namhafter Hersteller Connectoren zu 

KIDICAP P5. 

Der Business Integrator Alle Komponenten der KIDICAP P5-Personalabrechnung können über eine Remote- 

Der View-Designer als komfortables Entwicklungs-Tool 

Übersicht über Auswahl und Definition der Felder 

Verbindung aufgerufen werden. Damit können eigens programmierte Dialoge oder 

Fremdsysteme die Komponenten von KIDICAP P5 nutzen - inklusive Plausibilitäts- 

prüfungen und Testabrechnungen. Mit dem Business View Designer stellen Sie Ihr 

eigenes Set an Feldern zusammen, die in der Kommunikation genutzt werden sollen. 

Damit werden nur die Daten übertragen, die Sie tatsächlich brauchen. 

Dokumentenarchivierung Im Personalabrechnungs-Modul PPay können Sie per Knopfdruck die Abrech- 

nungsakte des aktuell bearbeiteten Personalfalls im angebundenen Dokumenten- 

Management-System aufrufen. Der Zugriff auf Gehaltsmitteilungen, Stammblätter, 

Lohnkonten oder anderen Dokumenten bietet damit eine geschlossene Vorgangs- 

bearbeitung. Genauso können Sie aus der Personalverwaltung in KIDICAP PView 

die Personalakte des Mitarbeiters aufrufen. Hier werden darüber hinaus in den 

Prozessen erzeugte Korrespondenzen oder Dokumente automatisch ins Archiv ein- 

gestellt. Diese hohe Integration gibt es zwischen KIDICAP P5 und den marktführen- 

den Dokumenten-Management-Systemen. 

Detaillierte Konfiguration der Feldeigenschaften 

45


46 

Kommunikation mit externen Verfahren Design und Pflege von Tarifen 

Vom Papierversand zur 

elektronischen Kommunikation 

Chancen des 

eGovernment nutzen 

Das Karussell der 

Datenkommunikation 


Papiergestützte Kommunikationswege werden zunehmend durch elektronische 

„B2B“-Datenkommunikationen ersetzt. Die Steuerkarte gilt hier als Beispiel: Das 

Papierformular - bisher als „Rückseite“ der Steuerkarte bekannt - wurde durch eine 

elektronische Meldung an die Finanzämter in Form des „Elster“-Verfahrens abge- 

löst. Der Beschäftigte erhält zusätzlich einen Papierbeleg. 

Die elektronische Weitergabe von Daten wird heute bereits zum Teil rechtlich vor- 

geschrieben und bietet ein erhebliches Rationalisierungspotential. Für Arbeitgeber 

ist es daher von entscheidender Bedeutung, diesen Wandel aktiv mitzuvollziehen. 

Es gibt keinen nationalen Standard für gesetzliche Meldungen. Jeder Teilnehmer am 

Datenverkehr im Bereich Gehaltsabrechnung definiert seine eigenen Standards: 

Bereits seit längerem existierende Meldeverfahren wie die im Zahlungsverkehr, in 

der Sozialversicherung und in der Zusatzversorgung basieren auf fest formatierten 

Datensätzen. Kommunikationswege, die erst in jüngster Zeit eingerichtet wurden, 

wie Elster oder ZfA/Riester, basieren auf XML-Nachrichten. 

Die Datenübermittlungswege sind ebenfalls uneinheitlich, und reichen vom Ver- 

sand von Datenträgern über E-Mail bis hin zu Internet-Lösungen. Datenschutz 

und Datensicherheit bei deren Übermittlung werden häufig bilateral zwischen den 

Vertragspartnern geregelt. 

Trend: Job Cards Die beschriebene Situation entwickelt sich rasant weiter. Vorhandene Kommunika- 

Zentraler Service zur 

Bewältigung uneinheitlicher 

Kommunikationswege 

tionstechniken werden modernisiert. Dort, wo heute noch via Papierversand kom- 

muniziert wird - wie etwa bei Berufsgenossenschaften - werden elektronische Kom- 

munikationswege im Pilotbetrieb getestet und aufgebaut. Mit der Job-Card könnte 

die gesamte Nachbearbeitung und Weitergabe von Gehaltsdaten nochmals revolu- 

tioniert werden. 

Mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten und dabei mögliche Rationalisierungs- 

potenziale zu nutzen, wäre für den einzelnen Arbeitgeber mit hohem Aufwand ver- 

bunden. Hier bietet KIDICAP P5 eine zentrale Drehscheibe unter Nutzung aktuells- 

ter technischer und organisatorischer Standards. 





Passt einer der 

Standardtarifverträge? 

Tarifdesigner sorgt für 

Flexibilität und Unabhängigkeit 





KIDICAP P5 stellt in seinem Musterhaus bereits eine große Zahl von Tarifverträgen 

bereit. Bevor Personalfälle angelegt werden, ist lediglich zu prüfen, ob die Abrech- 

nungen mit einem dieser Standardtarife abgebildet werden können oder ob kleinere 

Varianten und Ergänzungen erforderlich sind. Erst wenn dies nicht der Fall ist, muss 

ein gänzlich neuer Tarif angelegt werden. 

Für größtmögliche Flexibilität sorgt ein Tarifdesigner, mit dem jeder benötigte Ta- 

rif aus Gehaltsbestandteilen, Berechnungsregeln und Wertetabellen zusammen- 

gesetzt werden kann. Dies bietet dem Anwender auch höchste Unabhängigkeit, 

die sich nicht nur auf eigene Gehaltsbestandteile, sondern auch auf die Wahl von 

Berechnungsregeln (wenn zum Beispiel die Tarifvorschriften Alternativen zulassen) 

sowie auf die Bestimmung des Einsatzzeitpunktes von Tarifänderungen erstreckt. 

Aus vorhandenen Gehaltsbestandteilen können eigene Haustarife generiert oder 

zusätzliche Zulagen für anwenderspezifische Anforderungen definiert werden. 

Analyse des Haustarifvertrages Bevor ein neuer Tarifvertrag angelegt wird, sind zwei wesentliche Fragen zu klären: 

Welche Personengruppen werden in diesem Tarifvertrag angesprochen, für die je- 

weils besondere Bedingungen gelten? Welche Bezugsarten gibt es im Tarifvertrag 

und wie werden diese ermittelt? Je nach Situation können innerhalb eines Tarifes die 

Gehaltsbestandteile differenziert nach den Personengruppen angelegt werden. 

Bezugsarten generieren Gibt es für den benötigten Berechnungsgang im „Tarifbaukasten“ von PPay bereits 

vorbereitete Berechnungsmethoden? Wenn nicht, können vorhandene Programm- 

bausteine mit elementaren Berechnungsschritten mit dem Bezugsartengenerator 

tabellengestützt zu neuen „Rechenketten“ zusammengesetzt werden. 

Sind für die Berechnung der Bezugsart noch nicht alle Daten im System vorhan- 

den, dann können ohne weitere Programmierung neue Felder dynamisch angelegt, 

beim Personalfall erfasst und in der Berechnung verwendet werden. In ähnlicher 

Weise können die Algorithmen für den automatischen Abbau von Bezugsarten, für 

Anrechnungen und Zahlungsverhinderungen spezifiziert und eingebaut werden. 

Über die Klassifizierung einer Bezugsart wird deren weitere Behandlung festgelegt, 

so zum Beispiel in der Steuer, Sozialversicherung, Altersteilzeit und Pfändung. 

47


48 


Individuelle Systemanpassungen Auswertungen und Reports 

Prozess- und Rollenorientiert Jeder Sachbearbeiter hat einen definierten Satz von Aufgaben. Diese Aufgaben wer- 

den in Prozessen organisiert und somit in einen definierten Ablauf gebracht. Dabei 

verlaufen Prozesse oft rollenübergreifend. Der Prozess wird im Zusammenwirken 

mehrerer Sachbearbeiter und unter Nutzung der Self Services zusammen mit dem 

Mitarbeiter bearbeitet. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass sich Rollen und 

Prozesse von Organisation zu Organisation unterscheiden. KIDICAP P5 bietet hier 

ein hohes Maß an Flexibilität und ist daher prozess- und rollenorientiert aufgebaut. 

Vorgänge und zugrunde liegende Methoden (Masken, Briefe, Auswertungen) las- 

sen sich mit geringem Aufwand an spezifische Ausprägungen Ihrer Organisation 

anpassen und zu Prozessen zuordnen. Diese Anpassungen können entweder durch 

Berater, ein Service-Center oder von Ihnen selbst vorgenommen werden. 

Umfassend individualisierbar Die wichtigsten Rollen der Personalarbeit sind in KIDICAP P5 bereits vorkonfi- 

guriert. So ist das Entgeltabrechnungs-Modul PPay optimal die auf die Rolle des 

Entgeltabrechners abgestimmt. Die zugrunde liegenden Tabelleneinträge können 

wunschgemäß entweder vom Service-Center geliefert oder von Ihnen direkt ein- 

gestellt werden. Im Bereich Personalverwaltung (Modul PView) werden Rollen 

und Prozesse in der Regel stärker an die jeweilige Einrichtung angepasst. So arbei- 

tet ein Sachbearbeiter, der sich mit klassischen Personalverwaltungsaufgaben wie 

Einstellung und Beförderung beschäftigt, mit anderen Dialogen, Auswertungen 

oder Methoden als eine Führungskraft oder ein Personalsachbearbeiter in einer ver- 

gleichbaren Einrichtung. 

Anpassung der Methoden Dialogmasken lassen sich in KIDICAP P5 sehr leicht editieren. Aus dem Musterdialog 

Mit wenigen Mausklicks kann der 

berechtigte Benutzer die Hierarchie 

einer Organisation konfigurieren 

können Sie ganze Feldgruppen oder einzelne Felder entfernen, um nur die Informa- 

tionen anzuzeigen, die für die jeweilige Rolle wirklich notwendig sind. Ebenso kön- 

nen Sie aus dem vorbereiteten Datenkatalog neue Felder in den Dialog einfügen und 

diese zum Beispiel als Pflicht- oder Optionsfeld definieren. 

Damit entsteht mit geringem Aufwand ein maßgeschneiderter Dialog. Dieser neue 

Dialog wird danach einer konkreten Rolle zugewiesen. Alle Benutzer, die diese 

Rolle innehaben, können dann ab sofort auf diesen Dialog zugreifen. Vorgänge und 

Auswertungen lassen sich auf ähnliche Weise einfach anpassen. 





Informationen 

bedarfsgerecht aufbereiten 

Standard-, Muster- und 

individuelle Auswertungen 

Abbildung links: 

Übersicht über 

Arbeitgeberkosten der 

einzelnen Mitarbeiter 

Abbildung rechts: 

Darstellung der 

Altersstruktur einer 

Organisation 





Aussagekräftige Auswertungen bilden die Grundlage für effektive Personalarbeit. 

Deshalb muss eine Software für jede Rolle die jeweils spezifische Form der Informa- 

tionsaufbereitung anbieten. So erwartet ein Verwaltungsleiter zum Beispiel einen 

kompakten, grafisch aufbereiteten Überblick über die Kostenentwicklung der ge- 

samten Organisation. Ein Sachbearbeiter der Personalverwaltung braucht hingegen 

eine detaillierte Auflistung der Tarifmerkmale aller ihm zugeordneten Mitarbeiter. 

In KIDICAP P5 sind viele personalwirtschaftliche Fragestellungen bereits rollenbe- 

zogen eingerichtet. So stehen viele Standardauswertungen zur Verfügung. Dazu ge- 

hören beispielsweise Mitarbeiterstammblätter, Gehaltshistorien, Fluktuationslisten, 

Bezugsartenlisten, Vollbeschäftigtenstatistiken oder Soll-/Ist-Vergleiche. Eine be- 

stehende Musterauswertung kann mit wenigen Mausklicks angepasst werden. 

KIDICAP P5 bietet einen einheitlichen Datenpool in einer relationalen Datenbank, in 

dem die Daten aus den verschiedenen Komponenten Personalplanung, -verwaltung 

und -abrechnung zur gemeinsamen Auswertungen bereitstehen. 

Maßgeschneiderte Werkzeuge Verschiedene Anforderungen verlangen jeweils spezifische Werkzeuge. So steht 

in KIDICAP P5 ein Reportdesigner zur Verfügung. Mit ihm lassen sich Reports für 

das Personalberichtswesen individuell gestalten und grafisch aufbereiten. Solche 

Reports werden typischerweise an zentraler Stelle oder vom Service-Center konfi- 

guriert und zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Personen bereitgestellt. 

Für punktuell benötigte Arbeitslisten gibt es den Abfragendesigner. Hier kann sich 

jeder Sachbearbeiter selbst einfache Listen zusammenstellen. Diese können gespei- 

chert und im Report jederzeit wiederverwendet werden. Im Bereich Entgeltabrech- 

nung steht Ihnen ein weiteres flexibles Auswertungswerkzeug zur Verfügung: Der 

Auswahlgenerator. Er kann noch detaillierter auf Fragestellungen zur Abrechnung 

oder zu deren Produktion eingehen. 

Export nach Excel Unabhängig vom gewählten Werkzeug können die Daten per Mausklick zur Weiter- 

verarbeitung nach MS Excel und MS Word exportiert werden. 

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50 

Vergabe von Nutzerberechtigungen 


Zugriff auf Datensätze Das rollenbasierte Berechtigungskonzept von KIDICAP P5 sorgt dafür, dass jeder 

Zugriff auf Prozesse, Dialoge, 

Auswertungen und Funktionen 

Benutzer nur die Daten sieht, die er sehen darf. Auf Administrationsebene können 

die Datensatzberechtigungen entweder an Benutzergruppen oder – falls dies ge- 

wünscht ist – auch an einzelne Benutzer vergeben werden. So ist sichergestellt, dass 

beispielsweise ein Kostenstellenverantwortlicher nur die Daten sieht, welche die 

Mitarbeiter seiner Kostenstelle betreffen. 

KIDICAP P5 stellt für jede Rolle einen definierten Satz von Methoden bereit. Dazu 

zählen unter anderem Prozesse, Dialoge, Auswertungen und Funktionen. Die 

Zugriffsberechtigungen werden auch hier über die jeweilige Rolle gesteuert. Im 

Abschnitt „Individuelle Systemanpassungen“ finden Sie weitere Erläuterungen zu 

diesem Thema (Seite 48). 

Zugriff auf Tabellen und Felder KIDICAP P5 ermöglicht sogar eine Berechtigung bis auf Feldebene. Wenn zum Bei- 

spiel eine Aushilfskraft keine Monatsergebnisse sehen darf, kann ihr der Zugriff auf 

betreffende Tabellen oder einzelne Tabellenfelder entzogen werden. 

Funktion des Administrators Berechtigungen werden vom Systemadministrator vergeben. Das kann zum einen 

Diese Abbildung zeigt die Zugriffsrechte des 

einzelnen Benutzers sowie seine Zugehörigkeit 

zu Benutzergruppen 

ein Mitarbeiter des Service Centers oder – bei adäquater Qualifikation – auch ein 

Mitarbeiter Ihrer Einrichtung sein. 

Zuordnung von Zugriffsrechten 

auf Daten, Methoden, 

Vorgänge und Aufgaben zu 

einer Benutzergruppe 





Alle Vorteile auf einen Blick 53 


51

52 


Alle Vorteile auf einen Blick 

Personalverwaltung 

• Klare, übersichtliche und einheitliche Darstellung von Personalfällen und -prozessen 

• Schnelle Bearbeitung von Standardaufgaben 

• Automatisierung von Standardprozessen 

• Entlastung von Routinearbeiten 

• Reduzierung der Prozesskosten mit einer effizienter Informationsverwaltung und -verteilung 

Personalplanung und -controlling 

• Einfache Personalkostenplanung 

• Entwurf von optimalen Personalstrukturen durch verschiedene Prognose-Szenarien 

• Frei definierbare Soll-/Ist-Vergleiche 

• Effiziente Auswertung von Bezugsarten und Vollbeschäftigtenwerten auf Kostenstellenebene 

• Geringer Erfassungsaufwand durch Nutzung der Daten aus der Entgeltabrechnung 

• Deutliche Reduzierung des Erfassungsaufwands durch Nutzung der Gruppenerfassung 

Personalabrechnung 

• Schnelles und flexibles „Zusammensetzen“ von Tarifen mit dem Tarifdesigner 

• Hoher Automatisierungsgrad in allen Entgeltabrechnungsszenarien bei hohem Datendurchsatz 

• Umfassende Plausibilitätsprüfungen in allen Anwendungen 

• Umfangreiche Testberechnungsmöglichkeiten 

• Stetige Anpassung der hinterlegten Berechnungsgrößen an die aktuelle Rechtslage 

• Customizing-Aufwand wird auf ein Minimum reduziert 

Self Services 

• Einheitliche Oberfläche als Portalzugang zu allen KIDICAP P5-Modulen 

• Zeit- und ortsunabhängige Bereitstellung aller benötigten Daten – je nach Berechtigung 

• Entlastung der Personalabteilung von Routinearbeiten 

• Informationen stehen für Management-Entscheidungen blitzschnell und gezielt zur Verfügung 

• Verbesserung der Teamarbeit durch prozessorientierte Aufgabenverteilung 

• Geringer Schulungsaufwand 

Übergreifende Basisfunktionen 

• Vielzahl bereits vorkonfigurierter Standards im KIDICAP P5 Musterhaus 

• Hohe Flexibilität durch eine Vielzahl möglicher Betreibermodelle 

• Unkomplizierte Integration von komplementären Systemen (Finanzwesen, HKR-Systeme, 

Zeitwirtschaft etc.) auf Basis einer umfassenden Business-Plattform 

• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten aller Komponenten an individuelle Anforderungen 

• Aussagekräftige Auswertungen und Reports 

• Vergabe rollenbasierter Nutzungsrechte 

• Hoher ergonomischer Standard in allen Anwendungen 





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KIDICAP P5 Produktbeschreibung 

Stand März 2006 

Änderungen vorbehalten 

© 2006 GIP Gesellschaft für innovative 

Personalwirtschaftssysteme mbH 

Strahlenbergerstraße 112 

63067 Offenbach am Main 

Telefon 069 - 619 97 - 0 

Telefax 069 - 619 97 - 160 

gip@gipmbh.de 

www.gipmbh.de 

www.kidicap.de

KIDICAP P5 - HannIT

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