DYNAMISCHE FORMULARE - Ct-pen.com

digital pen & paper solutions
DYNAMISCHE FORMULARE
Was versteht man unter dynamischen Formularen?
Dynamische Formulare ermˆglichen den nachtr‰glichen Druck von
auftrags- und kundenspezifischen Daten auf Standardformulare und
die eindeutige Zuordnung beim Eingang der Daten in die
Verwaltungssoftware nach dem Ausf¸llen und Versenden durch den
Auflendienstmitarbeiter. Dabei wird eine eindeutige Nummer auf das
Formular gedruckt, welche durch den Auflendienstmitarbeiter mit
dem Digital Pen in ein daf¸r vorgesehenes Formularfeld ¸bertragen
wird. Je nach verwendetem Raster kˆnnen die Formulare auch
nachtr‰glich noch ge‰ndert werden, auch wenn diese bereits versendet worden sind.
CT-PEN erstellt dabei das Grundformular, welches nach Bedarf entweder von uns oder durch den
Kunden mit einem zertifizierten Drucker gedruckt wird. Diese Formulare enthalten bereits das
patentierte Raster f¸r das Digital Pen & Paper System, jedoch keine Artikel oder Kundendaten.
Vorteile
+ =
Mit diesem System lassen sich sehr flexibel f¸r jeden Gesch‰ftsfall individuelle Formulare
drucken. Das Basisformular mit dem Raster bleibt dabei immer gleich.
Die Daten kˆnnen auch per Email als PDF an den Auflendienstmitarbeiter gesendet und dann
ausgedruckt werden. Der Mitarbeiter muss sich also die Auftr‰ge nicht abholen und die fertigen
Auftr‰ge nicht mehr an die Zentrale per Post, Fax o.‰. senden. Die Daten stehen sofort nach der
Auftragseingabe zentral als PDF und XML zur Verf¸gung.
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Sicherheit
Da lediglich die ausgef¸llten Daten gesendet werden, jedoch nicht die gedruckten Basisdaten auf
dem Formular, ist das System ‰uflerst sicher in der Anwendung. Im gesamten Durchlauf der
Daten ist es deshalb nur in der Firmenzentrale mˆglich die Daten wieder zuzuordnen.
Verwendung im Verkauf bei sog. Orders‰tzen
Die Kunden-, Verk‰ufer- und Artikeldaten werden in das leere Formular gedruckt.
Verwendung in Reparatur und Service
Die Kunden und Anlagendaten werden in das leere Formular gedruckt.
Verwendung bei der Inventur
Die Artikeldaten werden auf die leeren Formulare gedruckt.
Verwendung bei Termin- und Einsatzplanung
Die Personal- und Einsatzdaten werden auf das leere Formular gedruckt.
Verwendung bei Auftragszeiterfassung
Die Personaldaten und die einzelnen Arbeitsg‰nge werden auf das leere Formular gedruckt.
S‰mtliche oben genannten Funktionen sind in unserem UNIFLEX-System integriert bzw.
vorgesehen und somit auch demonstrierbar. Aus diesen bereits vorhandenen Schnittstellen
kˆnnen wir individuelle Schnittstellenmodule f¸r unsere Kunden erstellen.
Vergleich zwischen Standardformularen und dynamischen Formularen
Beim Standardformular werden alle Daten manuell eingetragen, es erfolgt kein nachtr‰glicher
Druck von Daten auf das Standardformular.
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Dynamische Formulare
In diesem Formular werden die kundenspezifischen Daten nachtr‰glich auf das Formular
gedruckt.
Leeres Formular
Ausgef¸lltes Formular per Email empfangen
Druck des kundenspezifischen Artikelstamm und der
Kundendaten auf das leere Formular
Nachtr‰glich wieder mit dem Artikelstamm kombiniert
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Beispiel der Kontrolle und ‹bergabe in das CT-PEN UNIFLEX System
Die empfangene PDF Datei wird wieder mit dem ausgedruckten Artikelstamm zusammengef¸gt
und zur Kontrolle bzw. weiteren Verarbeitung angezeigt. Die Daten kˆnnen somit direkt ohne
weitere Bearbeitung in die Fakturierung ¸bergeleitet werden.
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Verf¸gbare Formularelemente
Die Formulare kˆnnen vielseitig gestaltet werden, anbei ein paar Beispiele f¸r Formularelemente.
Formular Beginn
Standardfelder f¸r Text
und Zahlen
Datumsfelder mit Checkbox
f¸r das aktuelle Tagesdatum
Feld in dem eine Auftragsnummer
vorgedruckt und nachgeschrieben
wird
Optionsfelder, es wird nur eines der
Felder mit einem Kreuz markiert
Checkboxen zum Anhaken
einzeln w‰hlbar
Felder f¸r Unterschriften
Felder f¸r Emailadressen
Felder f¸r freien Text (Notizen)
Fertig ausgef¸lltes Formular senden
Verteiler
Im unteren Bereich des Formulars kann ein Verteiler in Form von Checkboxen angelegt werden.
Werden diese markiert, kann das Formular an die entsprechenden Adressen per Mail, Fax oder
SMS weitergeleitet werden.
Dabei kann das originale PDF versendet werden oder es werden die Daten nach der erfolgreichen
Schrifterkennung in Form einer Auftragsbest‰tigung oder einer Rechnung weitergeleitet.
Zus‰tzlich kˆnnen die Daten in jedem beliebigem anderem Format verteilt werden.
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ƒnderungen in bereits abgeschlossenen Formularen
Das System kann in zwei verschiedenen Varianten angeboten werden, dabei werden
verschiedene Rasterlizenzen f¸r die Formulare verwendet:
Unique pattern: Jede Seite ist absolut einzigartig im Rasteraufbau, es ist f¸r jede einzelne
Seite eine Rasterlizenz erforderlich
Copied pattern: Jede Seite hat das gleiche Raster, es ist nur eine Lizenz erforderlich
Wenn keine nachtr‰glichen ƒnderungen in Formularen nach dem Senden notwendig sind, kann
eine etwas kosteng¸nstigere Variante des Rasters (Copied pattern) verwendet werden.
Andernfalls ist es mˆglich die Formulare nachtr‰glich beliebig abzu‰ndern und diese beliebig oft
erneut zu senden.
Verifizierung
Die Erkennungsrate der Handschrifterkennung ist sehr hoch und kann bis 100% erreichen,
dennoch gilt es zu beachten, dass die Schriftumwandlung nur bei einem entsprechend sauberen
Schriftstil funktionieren kann.
Bei handschriftlichen Notizen ist die Erkennung vom Schriftstil des jeweiligen Schreibers
abh‰ngig. Die Erkennungsrate ist dann weniger zuverl‰ssig als bei Formularfeldern, kann jedoch
immer noch sehr hoch sein. Es ist auch mˆglich den Schriftstil eines Anwenders vom System
automatisch trainieren zu lassen, die Erkennungsrate erhˆht sich dadurch merklich.
Da f¸r die Erkennung nie eine 100%ige Garantie abgegeben werden kann, ist eine optische
Verifizierung unumg‰nglich, vor allem wenn die Daten in ein EDV-System ¸bergeleitet werden.
Diese ‹berpr¸fung kann in der bereits vorhandenen Software durchgef¸hrt werden bzw. liefern
wir entsprechende Schnittstellen.
Wˆrterb¸cher f¸r Formularfelder
Zur besseren Erkennung der erfassten Daten ist es mˆglich, eine Vergleichstabelle f¸r die
Texterkennung von bestimmten Formularfeldern zu hinterlegen. Wenn z.B. Artikelnummern
erfasst werden, kann f¸r diese Felder auf dem Formular der komplette Artikelstamm f¸r die
Optimierung der Texterkennung hinterlegt werden. Die Texterkennung kann dadurch wesentlich
sicherer die handschriftlich erfassten Artikelnummern zuordnen. Es wird das Ergebnis der
Textanalyse mit dem Artikelstamm verglichen. Sollte der Prozentsatz der Texterkennung unter
einem bestimmten Wert liegen, wird nach der am besten passenden Artikelnummer gesucht und
diese vorgeschlagen.
Schnittstelle zum bestehenden EDV-System
Die Daten werden nach dem Absenden des Formulars sofort per Email an die entsprechende
Mailadresse als PDF und XML Datei weitergeleitet. Diese Dateien kˆnnen dann sehr einfach in
ein bestehendes EDV System ¸bernommen werden.
Wir bieten jedoch auch Schnittstellenprogramme an, welche die Daten vom Mailserver
empfangen, zur Verifizierung bereitstellen und anschlieflend an das Zielsystem weiterleiten. Dabei
kann beinahe jede beliebige Datenbank von uns direkt angesprochen werden und die Daten in
nahezu jedes beliebige Datenformat umgewandelt werden.
Diese Schnittstelle kann ebenso die Verteilung der gesichteten und korrigierten Daten per Email,
Fax oder SMS ¸bernehmen.
Technische Systemanforderungen
Hardware: Computer mit Internetzugang
Browser (MS Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari etc.)
Mailprogramm (Outlook, Thunderbird etc.)
PDF Viewer (Acrobat Reader)
Zertifizierte Mobiltelefone
Betriebssystem: unabh‰ngig
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Organisatorische Voraussetzungen
Das komplette System kann sehr einfach installiert werden. Die technische Infrastruktur wie
Netzwerkverbindung und Internetzugang wird als vollst‰ndig und funktionsf‰hig angenommen. F¸r
die mobilen Telefone muss eine GPRS und Bluetooth Verbindung mˆglich sein und das Modell
muss mit einem Betriebssystem laut unseren Vorgaben ausgestattet sein. Die
Kommunikationsprogramme sind f¸r fast alle Telefontypen verf¸gbar.
Hardware¸bersicht
F¸r die Erfassung der Daten wird derzeit der Digital Pen DP-201 von Maxell verwendet. Dieser
wird mit einem USB-Dockinganschluss f¸r den PC geliefert und enth‰lt ein Bluetooth Interface f¸r
die Kommunikation mit den Mobiltelefonen. Es kˆnnen bis zu 40 handschriftlich erfasste Seiten A4
gespeichert werden.
Software¸bersicht
Auf den Mobiltelefonen wird ein sog. Pushclient zur Kommunikation mit dem CT-PEN Server
installiert. Dieser sendet die ¸ber Bluetooth/GPRS empfangenen Daten auf den zentralen Server
zur weiteren Verarbeitung wie z.B. Entschl¸sselung, Schrifterkennung, Weiterleitung per Email
etc. Es ist daher keine zus‰tzliche Software auf dem Zielsystem von uns erforderlich. Die per Mail
empfangenen Daten kˆnnen sofort zur entsprechenden Weiterverarbeitung ¸bernommen werden.
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