KIDICAP P5 - PTravel - GiP

KIDICAP P5 - PTravel
Reisekosten einfach online managen

KIDICAP P5 - PTravel
Reisekosten einfach online managen
Gerade im Dienstreisemanagement sind in vielen
Einrichtungen erhebliche wirtschaftliche Optimierungs-
und Einsparpotenziale vorhanden. Durch den
Einsatz von KIDICAP P5 PTravel und der damit verbundenen
rollen- und workflowbasierten Arbeitsweise
lassen sich diese Potenziale optimal ausschöpfen.
PTravel ist die vollständig webbasierende und umfassende
Software-Lösung für Ihre Anforderungen
im Dienstreisemanagement. Vom Reiseantrag über
das Genehmigungsverfahren bis zur Dienstreiseabrechnung
und Buchung im Finanzwesen werden die
Schritte über einen Workflow abgebildet.
Abb. Reisekosten immer im Blick
Enthaltene Komponenten
Personalverwaltung (Personen- und Reisedaten)
Workflow-Management (Antrag, mehrstufiger
Genehmigungsprozess)
Reisekostenabrechnung
Systemverwaltung (Basisdaten, Rechtsgrundlagen)
Schnittstelle zu Buchungsverfahren FiBu, DTA usw.
Reportgenerator
Protokollierungen , E-Mail-Benachrichtigungen
Reisemittelbuchung
Kreditkarten Clearing
Archivierung
2 ©GIP PTRAVEL Reisekosten managen www.kidicap.de
PTravel ist uneingeschränkt mandantenfähig und
erfüllt nicht nur die Anforderungen der öffentlichen
Verwaltung einer kleinen Organisation mit einem
einzelnen Reisekostenabrechnungsplatz, sondern
auch die Bedürfnisse überregional organisierter Institutionen
mit verteilten Standorten und heterogenen
Systemwelten.
Die einfache Handhabung durch die intuitive Benutzeroberfläche
und die aussagefähigen Auswertungsmöglichkeiten
unterstützen zusätzlich einen effizienten
Arbeitsablauf.
PTravel erfüllt höchste Sicherheitsansprüche an den
Datenschutz und wird nach SSL-Bankenstandard
verschlüsselt.
Allen gemeinsam ist die Berücksichtigung der
gesetzlichen, tariflichen und internen Bestimmungen
für die Abrechnung von Dienstreisen.
PTravel bietet Ihnen rechtliche und rechnerische
Sicherheit bei gleichzeitiger Transparenz und Effizienz
in der Reiseabrechnung.
Alle Funktionen zur optimierten, elektronischen und
medienbruchfreien Vorgangsbearbeitung von der
Reiseplanung bis zur Archivierung sind in der Basisversion
bereits enthalten.
PTravel-Workflow
Der PTravel-Workflow ermöglicht die effiziente Bearbeitung
von Dienstreisen über individuell definierte
Stationsfolgen (Bearbeitungsinstanzen) mit vorgeschriebenen
Tätigkeiten und Berechtigungen sowie
die mit der Durchführung beauftragten oder zu
informierenden Mitarbeiter.
Alle am Prozess beteiligten Personen (Reisende, Vorgesetzte/Genehmigende,Reisekostensachbearbeiter,
Controller, Travel Manager) werden nach Bedarf
in den elektronischen Workflow der Planung, Beantragung,
Genehmigung und Abrechnung von
Dienstreisen integriert. Durch die im Produkt hinterlegten
aktuellen Gesetzesregelungen und individuellen
Reiserichtlinien sind alle Voraussetzungen für die
rechtskonforme Abrechnung Ihrer Dienstreisen gegeben.
Plausibilitätstests im Verfahren geben Ihnen zusätzliche
Sicherheit.

Abb. Beispiel-Workflow
Reisender
Genehmiger
Reisender
Prüfer
Abrechner
Reisender
KIDICAP PTravel Mobile
Die Erfassung von Dienstreisedaten, ist selbstverständlich
über Tablet oder Smartphone von unterwegs
möglich. Einfach über App anmelden und die
Daten werden automatisch an die zentrale Datenhaltung
überführt und abgeglichen. PTravel Mobile
ist besonders nützlich für Einrichtungen mit Mitarbeitern,
die viel und länger unterwegs sind, z.B.
Steuer- oder Wirtschaftsprüfer.
KIDICAP P5 Integration
Ideal ist der Einsatz von PTravel in Verbindung mit
weiteren Komponenten des KIDICAP-Produktportfolios
wie der Personalabrechnung KIDICAP PPay.
Die Integration in das KIDICAP-Produktportfolio bietet
u.a. die gemeinsame Stammdatenverwendung
(Persönliche Daten, Organisationsmerkmale, Buchführungsmerkmale)
sowie die Möglichkeit, Bewegungsdaten
(zu versteuernde Reisekostenanteile
oder Erstattungsbeträge) aus der Reisekostenarechnung
direkt in der Bezügeabrechnung zu verarbeiten.
Abb. Screenshoot von KIDICAP PTravel
©GIP PTRAVEL Reisekosten managen www.kidicap.de 3

PTravel: Software as a Service – SaaS
Die moderne Web-Technologie von PTravel ermöglicht
Ihnen neben der Inhouse-Installation auch eine
SaaS-Nutzung als Dienstleistung über das Internet.
Der Software-Betrieb und die Wartung verbleiben
beim Anbieter – Software aus der Cloud.
Vorteile des SaaS-Angebots
Monatlich kalkulierbarer Mietpreis
Keine Investitionen für Hardware und Software-Ein-
führung
Keine Vorort-Installation
Keine Software-Verteilungsprobleme; Aktualisierung
erfolgt zentral
Umfassende Datensicherung durch den Betreiber
Sie arbeiten jederzeit mit der aktuellsten Version;
neue Funktionen stehen sofort allen Nutzern zur
Verfügung
Höchste, ortsunabhängige Systemverfügbarkeit (24/7)
KIDICAP PTravel - Ihr Nutzen
Unterstützung effizienter Organisationsabläufe
Beschleunigung der Prozesse
Hervorragendes Kosten-/Nutzen-Verhältnis
Berücksichtigung interner Reiserichtlinien
Prozessoptimierung mit individuellen und
flexiblen Workflow-Lösungen
Transparenz auf jeder Bearbeitungsebene
Rechtskonforme Abbildung:
Integration mit KIDICAP P5
Bundesreisekostengesetz
Reisekostengesetze der Länder
Steuerrechtliche Vorgaben
Permanente Plausibilitätsprüfung
Intuitive Bedienbarkeit – mit wenigen Klicks zum
gewünschten Ergebnis
GIP - Ihr Partner für innovative Personalwirtschaftssysteme
Millionen Mitarbeiter in Verwaltung, Gesundheit
und Soziales nutzen Software und Services der GIP.
Die GIP entwickelt funktional hochwertige Standardsoftware
für die serviceorientierte Personalwirtschaft.
Mit KIDICAP P5 beweist sie seit über 30
Jahren ihre umfassende Kompetenz im Public Sector
für Bund, Länder, Kommunen, die kirchliche Verwaltung,
den Sozialbereich und das Gesundheits-
Eine zentrale Installation der Anwendung
Reduzierung der Wartungsaufwände und -kosten
Im zentralen Betrieb (Hosting, Outsourcing) oder
als SaaS-Angebot nutzbar
Keine Installation auf den Clients notwendig
(ausschließlich Nutzung des verfügbaren Browsers)
wesen. GIP Lösungen sind zuverlässig, jederzeit
rechts- und tarif-aktuell und noch dazu besonders
wirtschaftlich.
Lernen auch Sie die Vorzüge der GIP schätzen!
Erfahrene Experten sorgen für eine schlanke Einführung
der Software in Ihrer Organisation.
GIP bedeutet leichter mitarbeiten.
Strahlenbergerstraße 112
63067 Offenbach am Main
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T. 0 69 6 19 97 130
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