Produktinfo "OSPlus Rechnungsbuch" als PDF - K7 it-solutions

OSPlus Rechnungsbuch
Erfassung, Aufbereitung und Übertragung
von Buchungsdaten zur Finanz Informatik
Das OSPlus Rechnungsbuch
Die Finanz Informatik stellt den Sparkassen
mit OSPlus Release 11.1 eine leistungsfähige
Anwendung zur elektronischen Verarbeitung
von Eingangsrechnungen zur Verfügung. Das
„Rechnungsbuch“ deckt alle Arbeitsschritte zur
Bearbeitung einer Eingangsrechnung einschließlich
revisionssicherer Archivierung ab.
Für die Sparkasse ergibt sich durch diese integrierte
IT-Unterstützung enormes Einsparpotenzial.
Die Erfassung, also Scannen, Datenextraktion
und -prüfung sowie das Erzeugen
von PDF/A-Dokumenten und Buchungsdaten
übernimmt das K7-Scanfrontend.
Vorteile für die Sparkasse
Die Sparkasse erreicht mit dem Rechnungsbuch
schnellere Durchlaufzeiten, und damit
vermehrte Skonti-Nutzung. Der manuelle Erfassungsaufwand
und damit verbundene Fehlerquellen
werden deutlich reduziert. Der Bearbeitungsprozess
wird transparenter und Beleg-
Recherchen (z.B. bei Betriebsprüfungen) gestalten
sich einfacher. Das OSPlus-
Rechnungsbuch bietet außerdem umfangreiche
Controlling- und Auswertungsfunktionen.
Die Integration in OSPlus ermöglicht die Geschäftsprozesssteuerung
(GPS) in gewohnten
Oberflächen des Portals.
Rechnungen
Scannen
Mail-Import
Inhalts-Extraktion
und Daten-
Aufbereitung
Etablierte Schnittstelle
Für die Anlieferung der aufbereiteten Buchungsdaten,
bestehend aus dem PDF/A-1b-
Abbild und den kompletten XML-Rechnungsdaten,
stellt die Finanz Informatik eine standardisierte
Schnittstelle auf Basis von
OpenTRANS(INVOICE) zur Verfügung. K7
erzeugt die notwendigen Daten hierfür in entsprechenden
Formaten und Namenskonventionen.
Die Rechnungsdaten werden auf dem
Filetransfer-Server der Sparkasse abgelegt
und von dort ins Rechnungsbuch importiert.
Erzeugung PDF/A
und Buchungsdaten
(XML)
K7 Korrekturmaske für Eingangsrechnungen
Rechnungsbuch

Rechnungs-Varianten
Je nach Ursprung und Ausprägung unterscheidet
die Prozesskette folgende Rechnungsvarianten:
(1) Scan-Rechnung
Die Rechnung liegt papierhaft vor und wird
eingescannt.
(2) Mail-Rechnung A
Die Rechnung liegt als signierte PDF-
Rechnung im PDF/A-1b Format vor.
(3) Mail-Rechnung B
Die Rechnung im PDF/A-1b
Format mit separater Signaturdatei
vor.
(4) Mail-Rechnung C
Die Rechnung liegt als signierte
PDF-Rechnung, jedoch
nicht im PDF/A-1b Format
vor.
(5) Mail-Rechnung D
Die Rechnung liegt als PDF-
Rechnung mit separater Signatur-Datei,
jedoch nicht im
PDF/A-1b Format vor.
Im Rechnungsbuch selbst
werden unterschiedlichste
Rechnungstypen unterstützt
(Überweisung, Lastschrift mit
Einzelrechnung, interne Abrechnung,
interne Umbuchung,
Gutschrift, Gutschein).
Rechnungsdaten
Die an die openTRANS-
Schnittstelle übergebene
XML-Datei kann folgende Rechnungsdaten
enthalten (K7 liest nicht alles automatisch
aus):
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
- Steuernummer oder USt-ID-Nr
des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Je Position
Positionsbeschreibung
Art, Menge, Leistungsdatum,
Leistungsempfänger
Positionsbetrag in EUR
Steuersatz
- Gesamtbetrag in EUR
- Je Steuersatz
Steuerbetrag in EUR
- Zahlungsziel
- Skonto
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Vollständigkeit und Plausibilität
Seitens der Übergabeschnittstelle der Finanz
Informatik wird keine Vollständigkeitsprüfung
durchgeführt, lediglich ungültige XML-Dateien
(falsche oder fehlende Tags) werden abgelehnt.
In der K7-Korrekturmaske können jedoch nach
individuellem Wunsch der Sparkasse umfangreiche
Vollständigkeits- und Plausibilitätskontrollen
eingerichtet werden. Somit fallen dem
Bearbeiter sofort Unstimmigkeiten auf, noch
bevor die Rechnungsdaten in die Weiterverarbeitung
laufen.
Zugriff auf die Kreditorenliste
KORE-Verknüpfung
Die Verbindung mit der Anwendung S-DWH
KORE der Finanz Informatik ermöglicht bereits
beim Korrigieren in der Erfassungsstrecke z.B.
den Zugriff auf die Kreditorenliste. In FIBU/
KORE werden die Rechnungen geprüft und
freigegeben und die Zahlung an OSPlus übergeben.
Außerdem können mit KORE Kostenrechnungs-
und Vorsteuer-Informationen bereits
im Rahmen der Rechnungsbearbeitung
erfasst werden.
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