Kodak setzt neue Maßstäbe bei Desktop-Scannern

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Messe-Marathon Der i280 lief... und lief... und lief... Wir wussten ja schon immer, dass Kodak Scanner echte Arbeitstiere sind - jetzt haben wir den Beweis von DocuWare. Auf der diesjährigen CeBit wurde der neue KODAK i280 auf die Probe gestellt. Der Scanner am Stand von DocuWare wurde mit einer Unmenge Papier gefüttert und so programmiert, dass er während der gesamten Messe jeden Tag nonstop scannte. Keine Verschnaufpause. Kein Schwätzchen mit anderen Geräten. Nur echte Knochenarbeit - den ganzen Tag lang. Und er hat uns nicht enttäuscht. Die Zuschauer am Stand von DocuWare waren sichtlich beeindruckt vom Durchhaltevermögen und der Zuverlässigkeit des Kodak i280. Sie erlebten live, wie er ausschließlich dünnes, farbiges Katalogpapier mit einer Geschwindigkeit von 62 Seiten pro Minute scannte und in Farb-, Schwarzweiß- oder Graustufenbilder verwandelte. Und das alles in Kodak PerfectPage Bildqualität mit iTresholding. Der i280 Scanner, der in die DocuWare-Archivierungslösung eingebunden war, meisterte alle Herausforderungen mit Bravour. Während der gesamten Messedauer wurde keine einzige Fehlermeldung ausgegeben und es war kein einziges Mal ein Servicetechniker erforderlich. Maßgeschneiderte Komplettlösungen Kodak Document Imaging (DI) und der DMS-Pionier DocuWare haben vor einiger Zeit eine spezielle Partnerschaft geschlossen. Ziel dieser Kooperation ist es, mittelständischen Unternehmen maßgeschneiderte Komplettlösungen für das Dokumentenmanagement anzubieten, die sowohl am Arbeitsplatz als auch innerhalb von Abteilungen eingesetzt werden können. „Dank ihres guten Preis-Leistungs-Verhältnisses sind KODAK Scanner die ideale Ergänzung zu DocuWare und bieten selbst kleineren Unternehmen ein enormes Spar- und Rationalisierungspotential“, so Max Ertl, Vice President von DocuWare. Hinweis: DocuWare wird nur von autorisierten DocuWare-Partnern vertrieben, die mit den Umgebungen ihrer Kunden vertraut und somit in der Lage sind, maßgeschneiderte Lösungen mit schnellem Vor-Ort-Service anzubieten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter www.docuware.com Anwenderberichte 4 Scan-Service Zwei Scanner hinterlassen deutliche Spuren im arabischen Sand Der i260 hat im Nahen Osten einen weiteren harten Ausdauertest glorreich überstanden und erntete dafür viel Anerkennung. Als sich DocMan, der führende Anbieter für Datenverwaltungs- und Imaging- Services in den Vereinigten Arabischen Emiraten, auf die Suche nach erstklassigen Scannern für ein wichtiges Regierungsprojekt machte, fiel die Wahl auf den KODAK i260. Das Projekt umfasste das Scannen von 600.000 doppelseitig beschriebenen A3-Dokumenten und dauerte fünf Wochen. Höchstleistung bei Geschwindigkeit und Qualität DocMan setzte zwei i260 Scanner ein, die von Valuevad, dem führenden KODAK VAD für den Nahen Osten, geliefert wurden. Die KODAK i260 Scanner können bis zu 134 Bilder pro Minute liefern und sind somit die schnellsten Farbscanner ihrer Klasse. Dalip Tripathi, Sales and Marketing Manager von DocMan, war begeistert: „Die beiden i260er beeindruckten durch ihren hohen Durchsatz und ein außergewöhnliches Papier-Handling. Die resultierenden Bilder waren von sehr hoher Qualität - und doch blieben die Dateien sehr klein.“ Er fügt hinzu: „Die Scanner liefen bei uns 14 Stunden am Tag an sechs Tagen in der Woche. Dabei gab uns die Firma Valuevad durch ihren Vor-Ort- Support die nötige Sicherheit. Die Scanner und die Software arbeiteten nahtlos zusammen, was es uns ermöglichte, die Arbeit eine ganze Woche früher als geplant abzuschließen.“ Kosteneffektive Verarbeitung Das von DocMan verwendete Duplex-Modell i260 (das DocMan verwendete) wird mit dem exklusiven integrierten PerfectPage Scansystem von KODAK ausgeliefert, das automatisch Farb-, Graustufen- und Schwarzweißscans verarbeitet und außerordentlich klare und gut lesbare Bilder liefert. Dazu der Geschäftsführer von Valuevad, Lars Jeppesen: „Diese Scanner garantieren einen praktisch problemlosen Betrieb. Egal, ob Sie nun 30.000 oder mehr Dokumente am Tag oder 1.000 Dokumente täglich so schnell wie möglich scannen möchten - es gibt immer einen Scanner mit dem passenden Durchsatz und der gewünschten Geschwindigkeit, um eine kosteneffektive Verarbeitung zu ermöglichen.“ Mit der elektronischen Farbfilterung können überflüssige Linien und schattierte Felder einfach herausgefiltert werden, was eine noch größere Genauigkeit bei der automatischen Datenerfassung ermöglicht. Finanzen Führende luxemburgische Bank verbessert Kundenservice Früher hat es Tage gedauert. Jetzt nur noch Sekunden. Wenn man ein Unternehmen mit 84 Zweigstellen und 36.000 elektronisch zu verarbeitenden und zu archivierenden Dokumenten pro Tag ist, ist es einfach an der Zeit, auf fortschrittliche Technologie zu setzen, um eine maximale Wirtschaftlichkeit zu erzielen.
Für weitere Informationen über Kodak und seine Produkte: www.kodak.com/go/docimaging Die 140-jährige luxemburgische Bank BCEE (Banque et Caisse d’Epargne de l’Etat) entschloss sich kürzlich dazu, ihr Archivierungssystem und ihre OCR- Lösung für Überweisungsträger zu modernisieren. Die Herausforderung: Einerseits nahmen die Papierdokumente zu viel Platz ein und es wurde auch immer schwieriger, bestehende Daten zu finden. Andererseits erforderte die manuelle Verarbeitung von Überweisungsträgern und anderen Bankdokumenten zu viele Ressourcen und musste verbessert werden. Integrierte Lösung Siemens Business Services entwickelte eine integrierte Lösung, die auf dem vorhandenen System der Bank basierte, um beide Herausforderungen zu lösen. Dazu Pascal Mockel, Projektmanager bei der BCEE: „Wir benötigten ein Maximum an Leistung bei gleichzeitiger Rationalisierung. Siemens legte uns dazu einen Plan vor, der die Anschaffung von zwei High Volume-Scannern vom Typ KODAK i820 vorsah, mit denen sich Dokumente und Überweisungsträger von allen BCEE-Zweigstellen verarbeiten lassen.“ Der Inhalt der gescannten Dokumente wird automatisch erkannt und anschließend ggf. korrigiert. Die Beträge auf Überweisungsträgern werden zunächst bestätigt und daraufhin an das Hauptsystem der Bank übertragen. Es werden Dokumentenindizes generiert und in einer Datenbank gespeichert, in der sie mit einem Abbild des gescannten Dokuments verknüpft sind, das in einem Dateisystem gespeichert ist, aus dem es bei Bedarf abgerufen werden kann. Anschließend werden alle Dokumente an das neue, als „Referenzarchiv“ bezeichnete Mikroverfilmungssystem weitergeleitet, das aus dem KODAK Document Archive Writer und einem KODAK Intelligent Microimage Scanner besteht. Nun sind Bilder der Dokumente ein ganzes Jahr lang online verfügbar und später per Index von Mikrofilmen abrufbar, die ein Jahrzehnt aufgehoben werden. Schnell und wirtschaftlich Diese integrierte Lösung bietet zahlreiche Vorteile. Zunächst einmal hat die Möglichkeit zur Online-Suche die Abrufzeit für archivierte Daten von Tagen in praktisch sofortigen Zugriff verwandelt. „Die schnellere Abrufzeit hilft der BCCE, zügig und effektiv auf Kundenanfragen zu reagieren“, erläutert Jacques Melchior, Leiter von Back Office und Financial Products Services. Daneben brachte die Online-Suche für die Bank auch beträchtliche Ersparnisse beim Papier-Handling mit sich. Dank einer Lösung, die Flexibilität und Wirtschaftlichkeit in sich vereint, halfen Siemens Business Services und KODAK Document Imaging der BCEE, die Qualität ihres Kundenservices zu verbessern und trugen zum guten Ruf der BCEE bei, die eine der Lieblingsbanken der Luxemburger ist. Scan-Service „Schlafendes“ Wissen wecken Ziehen Sie Nutzen aus Ihrem Altaktenarchiv Viele Unternehmen wählen als Aufbewahrungsform für Ihre Dokumente immer noch das Aktenarchiv. Der Zugriff auf das in den Dokumenten enthaltene Wissen ist mühsam, zeitaufwendig und insgesamt wenig produktiv. Die Firma Behrens & Schuleit GmbH bietet ihren Kunden hierfür maßgeschneiderte Scan- und Archivierungslösungen mit Kodak PerfectPage Technologie. Thomas Rick, der Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH, bringt die Sache auf den Punkt: „Nur wenige sind sich darüber bewusst, welche Wissensschätze sie in ihren Unternehmen eigentlich beherbergen. Durch den hohen Platzverbrauch und das ungenutzte Wissenspotential wird Geld von den Anwendern regelrecht verschwendet.“ Die Düsseldorfer Behrens & Schuleit GmbH ist einer der größten DMS- und Archivierungsdienstleister in Deutschland. Mit einem Team von über 60 Mitarbeitern werden jährlich etwa 50 Millionen Dokumente verarbeitet. 5 Die Firma hat eine praxisgerechte Lösung für das Scannen von Altarchiven mit Aufbewahrungspflichten von zehn Jahren und länger entwickelt. Dabei wird ein umfassendes Servicepaket für den Kunden angeboten: die Dokumente - in Ordnern, Mappen, Kartons, etc. abgelegt - werden direkt beim Kunden abgeholt, quantifiziert und bei Behrens & Schuleit zwischengelagert. Danach erfolgt in Absprache mit dem Kunden die Umsetzung einer individuellen Scan- und Archivierungslösung. Die Scan-Qualität ist entscheidend Im ersten Schritt werden die Dokumente aufbereitet. Dazu Thomas Rick: „Hierbei handelt es sich um einen extrem wichtigen und qualitätssensiblen Prozess, der oftmals unterschätzt wird. Wenn hier nicht mit größter Sorgfalt gearbeitet wird, hat dies negative Auswirkungen auf das anschließende Scannen und Erfassen.“ Die Erfassung der Dokumente wird mit Kodak Hochleistungsscannern durchgeführt. „Die Ergebnisse der späteren Volltext-Wissenssuche im Archiv sind in großem Maße von der Scanqualität abhängig. Darum möchten wir bei Behrens & Schuleit wirklich nicht auf die hochmodernen Dokumentenscanner von Kodak verzichten“, fügt er hinzu. Sicheres Scannen mit höchster Geschwindigkeit Besonderes Kennzeichen der Kodak Dokumentenscanner ist die integrierte PerfectPage Technologie mit iThresholding, die für eine außergewöhnliche Bildqualität, selbst bei unstrukturierten und kontrastarmen Belegen, sorgt. Dadurch erhalten Anwender saubere und gerade Bilder bei voller Scangeschwindigkeit und verbesserte OCR-Leseraten. „Der Papiereinzug und die patentierte Papierführung stellen zudem sicher, dass die Belege, die oft aus sehr altem und dünnem Papier bestehen, unbeschadet durch den Scanner laufen“, so Thomas Rick. „Und mit dem Kodak TriColour Plus CCD-Sensor können Dokumente gleichzeitig in Schwarzweiß und/oder Farbe und/oder Graustufen erfasst werden - und dies bei voller Geschwindigkeit. Durch die gleichzeitige Erzeugung von Farb- und Schwarzweiß-Bildern können wir unseren Kunden eine besondere Scanndienstleistung anbieten, die sich von unseren Mitbewerbern abhebt.“ Immer eine Nasenlänge voraus Die gescannten Dokumente werden mittels OCR-Software zur Schriften- und Buchstabenerkennung verarbeitet und das Ergebnis im Volltextarchiv abgelegt. Das Archiv besteht aus einer Volltextdatenbank, die neben den herkömmlichen Suchworten auch die inhaltlichen Wörter und Begriffe abspeichert. „Wissen und Informationen, die bisher ungenutzt in den Altarchiven schlummerten, werden durch unsere DMS-Lösung aktiviert und können konkret in Wettbewerbsvorteile umgesetzt werden“, fasst Thomas Rick zusammen. Kunden von Behrens & Schuleit bestätigen diese Einschätzung: „Die Suche mit der Volltextmöglichkeit ist sehr gut und sehr schnell. Dank Behrens & Schuleit haben wir jetzt Zugang zu Dokumenten, von deren Existenz wir gar nicht wussten, die jedoch für unsere Geschäftstätigkeit lebensnotwendig sind.“
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