IM INTERVIEW: Das Erfolgsrezept der Edmund Merl Gmbh:

IT-MITTELSTAND 10/05 G 59638 3,00€ www.itmittelstand.de
IT-SICHERHEIT
Zusätzliche Kodierung
macht Daten zur Verschluss-Sache
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DATENBANKEN &
DATA WAREHOUSE
Produktivitätsvorteile von
20 bis 30 Prozent winken
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IT-FINANZIERUNG
IM MITTELSTAND
Es geht auch ohne Bank
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IM INTERVIEW:
Edmund Merl, Geschäftsführer des
Feinkostherstellers Edmund Merl
GmbH & Co. KG, und seine Tochter
Susanne Merl, Leiterin Produktentwicklung
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Das Erfolgsrezept der Edmund Merl GmbH:
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IT-BUSINESS IM MITTELSTAND
Fortschritt
mit Tradition Sonderdruck
aus
IT-MITTELSTAND
Ausgabe 10/2005

SONDERDRUCK | IT-MITTELSTAND 10/2005
Erfolgsrezept:
Fortschritt
mit Tradition
Seit über 70 Jahren stellt das Familienunternehmen
Feinkostprodukte her und bietet jetzt zusätzlich
zu den Klassikern wie Sahnehering und Rollmöpsen
auch Lifestyle-Salate an. Geschäftsführer
Edmund Merl und seine Tochter Susanne sprachen
mit uns darüber, wie sie ihr Qualitätsmanagement
optimiert haben und welchen Stellenwert die IT-
Unterstützung dabei einnimmt.
ITM: Die Firma Merl hat ursprünglich Gaststätten
mit Heringssalat beliefert. Wer zählt
heute zu Ihren Kunden und wie hat sich Ihr
Produktangebot verändert?
Edmund Merl: Das Heringsfilet in Sahnesauce ist
auch heute noch unser meist verkauftes Produkt.
Aber das Sortiment und der Kundenkreis sind sehr
viel größer geworden. In den 60er Jahren haben
wir als erster Anbieter frische Feinkostsalate ohne
Konservierungsstoffe auf den Markt gebracht und
damit unser Wachstum stark vorangetrieben. Wir
beliefern heute den Lebensmitteleinzelhandel, den
Großhandel sowie Hotellerie, Gastronomie und
Catering-Bertriebe. Der Großteil unserer Produktion
wird in Handelsmarken vertrieben – auch im
Ausland. Aber nicht nur in den Kühlregalen der
Supermärkte, sondern auch an Bedientheken kann
man unsere Frischeprodukte kaufen. Zu unserem
Produktangebot zählen eine große Vielfalt von
hochwertigen Salaten mit Fisch und Meeresfrüchten,
mit Fleisch und Geflügel, Rohkost und Gemüse,
Dipps, edlen Räucherfischen und frischen Patisserie-Desserts.
ITM: Um den Verbraucher besser zu schützen,
hat der Gesetzgeber die Qualitätsvorschriften
für Nahrungsmittelhersteller verschärft. Sind
Verbesserungen zu erkennen?
Edmund Merl: Ja, auf jeden Fall! Auf dem Gebiet
Qualitätssicherung ist sehr viel passiert. Gerade die
Die Qualitätsrichtlinien für Nahrungsmittelhersteller
sind in den letzten Jahren deutlich
strenger geworden. Hinzu kommt, dass die
Kunden eine größere Produktauswahl
fordern. Der Feinkosthersteller Edmund Merl
GmbH & Co. KG. hat längst darauf reagiert
und durch den Einsatz performanter
IT-Lösungen Chargenrückverfolgung
realisiert und die Produktentwicklung
flexibilisiert.
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10| 2005 | IT-MITTELSTAND

Edmund Merl
IT-MITTELSTAND 10/2005 | SONDERDRUCK
Position: Geschäftsführer der Edmund Merl GmbH & Co. KG • Alter: 65
Familienstand: verheiratet, 2 Kinder
Beruflicher Werdegang: Kaufmann. Begann 1959 im elterlichen Unternehmen
und entwickelte 1961 ein revolutionäres Produkt: Feinkostsalate ohne Konservierungsstoffe
• Hobby: Segeln
Susanne Merl
Position: Leitung Produktentwicklung • Alter: 32 • Familienstand: verheiratet
Beruflicher Werdegang: Studium Lebensmitteltechnologie in Bonn. Leitet seit
2004 bei der Edmund Merl GmbH die Produktentwicklung. In dritter Generation wird
sie in Zukunft die Geschäftsführung des Familienunternehmens übernehmen.
Hobbys: Lesen, Sport
IT-MITTELSTAND | 10| 2005 | 3 |

SONDERDRUCK | IT-MITTELSTAND 10/2005
Lebensmittelhygiene hat in den letzten
20 Jahren massive Fortschritte gemacht.
Das Niveau der angebotenen Produkte
ist so hoch wie nie zuvor und der Verbraucher
bestens geschützt.
Mit der EU-Verordnung 178/2002 ist
jetzt auch die lückenlose Rückverfolgbarkeit
der Lebensmittel vom Handel
bis zum Hersteller und von dort bis
zum Erzeuger zur Pflicht geworden.
Außerdem müssen weitere Richtlinien
wie DIN EN ISO 9001, Good Manufacturing
Practices, der International Food
Standard und die Hygienevorschrift
HACCP erfüllt werden.
ITM: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre
Produkte den aktuellen Richtlinien
entsprechen?
Susanne Merl: Da wir mit tierischen
Rohstoffen arbeiten, die bei falscher
Lagerung und Verarbeitung Krankheiten
übertragen können, sind die
Auflagen für uns sehr streng und die
Kontrollen hoch. Unsere Geschäftsprozesse
werden von externen Zertifizierungsstellen
regelmäßig geprüft.
Das Qualitätsmanagement ist daher
direkt der Geschäftsleitung unterstellt.
Wir dokumentieren die Abläufe in
unserem Unternehmen akribisch,
unterhalten ein eigenes Labor und
arbeiten darüber hinaus mit externen
Beratern. Ein ganz wichtiger Punkt ist
auch das Qualitätsbewusstsein der Mitarbeiter.
Das stärken wir durch regelmäßige
Schulungen. Qualität wird bei
uns gelebt.
ITM: Welche Rolle spielt bei der
Qualitätssicherung der Einsatz von IT-
Lösungen?
Edmund Merl: Ohne IT-Unterstützung
wäre eine Qualitätssicherung, wie sie
heute gefordert wird, gar nicht möglich.
Das Datenaufkommen ist einfach
zu hoch, um alles per Hand und auf Papier
festzuhalten. Vor allem aber würde
es auch viel zu viel Zeit kosten und wäre
außerdem noch ungenau. Wir bieten
frische Produkte an, bei denen Mindesthaltbarkeitsdaten
eine ganz entscheidende
Rolle spielen. Wir können uns
keine Lücken leisten.
Susanne Merl: Zeitmanagement ist für
uns ein überlebenswichtiger Faktor! Der
Einsatz von IT beschleunigt die Produk-
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tion und die Auslieferung an den Handel,
weil Abläufe automatisiert und optimiert
werden.
ITM: Stellt die Softwarelösung, die
Sie einsetzen, die geforderte Rückverfolgung
sicher?
Susanne Merl: Ja! Zur Steuerung
unserer gesamten Geschäftsprozesse –
also vom Einkauf über die Materialwirtschaft,
Entwicklung, Produktion, Qualitätskontrolle
bis hin zum Verkauf und
der Logistik – setzen wir Lösungen der
GUS Group ein, die alle anfallenden
Abläufe nicht nur steuern, sondern
auch umfassend dokumentieren. Die
Chargenorientierung des Systems
garantiert dabei eine lückenlose Rükkverfolgung.
IT-MITTELSTAND | 10| 2005
IT-MITTELSTAND 10/2005 | SONDERDRUCK
Frische vom Feinsten ist unser Geschäft
Edmund Merl GmbH & Co. KG ist ein Hersteller von frischen Delikatessen ohne Zusatz von
Konservierungsstoffen. In Brühl bei Köln stellt das 1933 gegründete Familienunternehmen hochwertige
Premium-Feinkostsalate her. Die Produkte von Merl werden in den Regalen und Bedienungstheken des
führenden Lebensmittelhandels in Deutschland sowie in den Benelux-Ländern, Frankreich, Spanien und
der Schweiz angeboten. Mit rund 130 Mitarbeitern und über 500 Produkten im Angebot erwirtschaftete
Merl 2004 einen Umsatz von 33 Millionen Euro.
Internet: www.merl.de
ITM: Wie funktioniert das?
Susanne Merl: Alle Rohstoffe, die bei
uns angeliefert werden, erfassen wir im
System und geben dabei Daten über
Charge, Herkunft, Menge, Gewicht und
Haltbarkeit an. Aus diesen Informationen
generiert unser ERP-System den
entsprechenden Zahlencode, mit dem
die Ware ausgezeichnet wird. Bei jedem
Arbeitsschritt wird dieser Code angegeben
und somit die Weiterverarbeitung
des Rohstoffes genau aufgezeichnet.
Sollte es also beispielweise zu einer
Rückrufaktion kommen, könnten wir
per Knopfdruck die betroffenen Chargen
der Fertigprodukte bestimmen und
lokalisieren.
ITM: Woran liegt es Ihrer Meinung
nach, dass so viele Lebensmittelhersteller
noch Probleme bei der
Einhaltung der vorgeschriebenen
Qualitätsrichtlinien haben?
Edmund Merl: Große Hersteller haben
sicher keine Probleme, die aktuellen
Standards und Vorschriften bezüglich
Hygiene und Sicherheit zu erfüllen.
Kleinere Unternehmen, speziell Handwerksbetriebe,
tun sich jedoch schwerer.
Problematisch sind meiner Ansicht
nach begrenzte Ressourcen und oft
auch mangelndes Wissen. Die Anforderungen
sind so stark gestiegen, dass
ohne die entsprechende Softwareunterstützung
nicht mehr vorschriftsmäßig
produziert werden kann. Technologie
kostet Geld. Und um mit modernen
Systemen zu arbeiten, muss ständig
investiert werden. Viele kleine Unternehmen
bezweifeln, sich die erforderliche
IT-Lösung leisten zu können.
ITM: Worauf sollten Unternehmen
Ihrer Branche bei der Auswahl einer
IT-Lösung besonders achten?
Edmund Merl: Auch wenn es dieselbe
Branche ist – die Anforderungen, die
Lebensmittelhersteller an ihr Software-
System stellen, sind doch sehr unterschiedlich.
Ein mittelständischer Frischebetrieb,
wie wir es sind, benötigt
eine ganz andere Funktionalität als ein
Großunternehmen, das Produkte herstellt,
die über mehrere Jahre haltbar
sind. Wir rechnen in Stunden, produzieren
schon, bevor die Bestellung überhaupt
eingegangen ist, dürfen Kühlketten
nicht unterbrechen und müssen
Haltbarkeitsdaten minutiös berücksichtigen.
Worauf es bei einer Lösung, die im
Food-Sektor eingesetzt wird, grundsätzlich
ankommt, ist aus meiner Sicht Flexibilität.
Die Software muss den speziellen
Bedürfnissen jedes Unternehmens
angepasst werden können – und zwar
relativ schnell. Vor allem aber muss gewährleistet
sein, dass die Anwendung
den strengen Sicherheitsvorschriften
unserer Branche gerecht und kontinuierlich
weiterentwickelt wird.
ITM: Waren diese Punkte ausschlaggebend
für die Zusammenarbeit mit
Ihrem IT-Anbieter?
Susanne Merl: Ja, absolut. Es war überhaupt
kein Problem, die Software auf
unsere sehr spezialisierten Anforderungen
zuzuschneiden. Dabei sind wir aber
so nah am Standard geblieben, dass ein
Releasewechsel kurzfristig durchgeführt
werden kann und wir somit immer auf
dem neuesten technischen Stand sind.
Außerdem ist der Anbieter, genau wie
wir, ein mittelständisches Unternehmen,
das weiß, wie wir ticken. Zeit ist
für uns ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Deshalb ist es wichtig, mit einem
Partner zusammenzuarbeiten, der
schnell reagiert.
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SONDERDRUCK | IT-MITTELSTAND 10/2005
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Edmund Merl: Wir sind sehr zufrieden
mit dem Service. Die Abstimmung
funktioniert reibungslos und das Team
ist sehr zuverlässig. Ein Vorteil ist natürlich
auch die regionale Nähe. Bei Unklarheiten
kommt kurzfristig jemand
vorbei.
ITM: Hat Ihr Softwarepartner auf die
gestiegenen Qualitätsanforderungen
reagiert und sein Lösungsangebot
entsprechend erweitert?
Susanne Merl: Die GUS Group hat sowohl
auf die strengeren Qualitätsvorschriften
unserer Branche als auch auf
das geänderte Benutzerverhalten reagiert.
Vor zwei Jahren hat sie ihre bestehenden
Anwendungen für das Qualitätsmanagement
modernisiert und um
zusätzliche Lösungen erweitert.
Dabei ist eine komplett neue Software-
Generation entstanden, die eine umfassende
Dokumentenintegration ermöglicht
und durch Browser-gestütze Oberflächen
sehr viel mehr Komfort bietet.
Die Lösungen dieser Produktfamilie
können sowohl stand-alone als auch als
voll integriertes Komplettpaket eingesetzt
werden und sind dabei plattformunabhängig.
Das bringt uns als Anwender
deutlich mehr Flexibilität und
Sicherheit beim Qualitätsmanagement.
ITM: Das Labor spielt bei der Qualitätssicherheit
eine zentrale Rolle.
Worauf kommt es hier an?
Edmund Merl: Das Labor ist der Drehund
Angelpunkt des Qualitätsmanagements.
Hier werden Stichproben aus
Wareneingang, Entwicklung, Produktion
und Warenausgang kontrolliert,
um die Produktsicherheit zu gewährleisten.
Transparenz, Schnelligkeit und
Genauigkeit sind dabei ganz wichtig.
Aufgrund der sehr hohen Spezialisierung,
haben wir aber in diesem Bereich
erst vor rund 10 Jahren angefangen,
IT-gestützt zu arbeiten.
ITM: Wie steuern sie die Abläufe in
Ihrem Labor und wie stellen sie deren
Dokumentation sicher?
Susanne Merl: Gestartet haben wir mit
einer Insellösung, die aber viel zu komplex
war und schließlich den gestiegenen
Anforderungen nicht mehr gerecht
werden konnte. Jetzt setzen wir das Laborinformationssystem
GUS-OS Labor
IT-MITTELSTAND | 10| 2005
ein. Von allem, was wir produzieren,
entnehmen wir Proben. Die Kontrolle
fängt im Wareneingang an und muss
lückenlos bis zur Auslieferung verfolgt
werden. Der Untersuchungsumfang ist
dabei nach Risikogruppen bestimmt.
Die Labor-Software automatisiert diese
Vorgänge und dokumentiert sie sehr detailliert.
Außerdem stellt sie sicher, dass
alle geforderten Kontrollen berücksichtigt
werden. Per Knopfdruck kann ich
beispielsweise den ph-Wert der Sahnesoße
für alle Chargen, die in einem bestimmten
Monat produziert wurden,
abrufen. So können wir jederzeit komfortabel
belegen, dass wir die geforderten
Hygienestandards erfüllen und werden
der Beweispflicht gegenüber unseren
Handelspartnern gerecht.
ITM: Sind die Bereiche Wareneingang,
Produktion und Warenausgang
direkt an das System angebunden?
Edmund Merl: Ja. Die Laborlösung ist
standardmäßig voll integriert in unser
ERP-System. Das spart Zeit und minimiert
Fehler. Alles andere macht heute
keinen Sinn mehr.
ITM: Neben Qualität ist auch Innovation
entscheidend für den Markterfolg.
Wie schaffen Sie es, in der Produktentwicklung
schnell, kreativ und
gut organisiert zu arbeiten?
Edmund Merl: Innovation hat in unserem
Unternehmen schon immer eine
zentrale Rolle gespielt. Immerhin haben
wir die ersten Feinkostsalate ohne Konservierungsstoffe
auf den Markt gebracht.
Unser Sortiment umfasst mittlerweile
über 500 verschiedene Produkte
und wir probieren unentwegt neue
Rezepte aus. Wir wollen auf Trends aber
noch schneller als bisher reagieren können
und strukturieren daher unsere
Produktentwicklung neu.
Susanne Merl: Die Entwicklung ist ein
sehr komplexer Prozess – das wird oft
unterschätzt. Es reicht nicht, eine Produktidee
zu haben und das entsprechende
Rezept zu kreieren. Es müssen
beispielsweise Mindesthaltbarkeitstests
durchgeführt werden, die bei jeder
kleinsten Änderung der Rezeptzusammensetzung
zu wiederholen sind. Hinzu
kommen die Rohstoffbeschaffung,
Freigabeverfahren, HACCP-Analysen,
IT-MITTELSTAND 10/2005 | SONDERDRUCK
die Kalkulation und nicht zuletzt die
Entwicklung der Verpackung. Und jeder
Schritt muss auch hier dokumentiert
werden. Um schneller zu werden und
mehr Transparenz in die Prozesse zu
bringen, führen wir zurzeit ein neues
Software-Tool ein, das diese ganzen Abläufe
koordiniert.
ITM: Um welche Lösung handelt es
sich hier?
Susanne Merl: Das ist GUS-OS Produktpass,
eine weitere Lösung aus der Javabasierten
Produktfamilie unseres Softwarepartners.
Momentan arbeiten wir
in der Produktentwicklung noch mit
verschiedenen Excel-Tabellen, die von
Hand gepflegt werden müssen. Das ist
sehr unübersichtlich und aufwendig.
Ich will jeden Tag sehen können, wo
wir stehen und wer was macht – und
zwar ohne mich durch einen Berg von
Listen wühlen zu müssen.
ITM: Und mit der neuen Software ist
das möglich?
Susanne Merl: Ja! Wir werden demnächst
alle Infos in einer Maske haben.
Der anwendungsintegrierte Workflow
erleichtert das Prozessmanagement
enorm. Die Lösung ordnet Aufgaben
einzelnen Benutzergruppen zu und
fasst sie zu Aufgabenlisten – sogenannten
ToDo-Listen - zusammen. So können
wir auf einen Blick nicht nur sehen,
welche Mitarbeiter für welche Aufgaben
verantwortlich sind, sondern
auch ob diese Aufgaben bereits abgearbeitet
sind. Das spart sehr viel Zeit und
erhöht die Sicherheit!
Edmund Merl: GUS-OS Produktpass
unterstützt außerdem elektronische
Unterschriften. So reduzieren wir die
Papierflut und Fehler. Die Dokumentation
der gesamten Prozesse erfolgt automatisch
und nach FDA-Richtlinien.
ITM: Planen Sie weitere
Modernisierungsschritte?
Edmund Merl: Ja, wir wollen komplett
auf GUS-OS umstellen und damit plattformunabhängig
und flexibler sein. Das
heißt, wir ersetzen die bisherige ERP-Lösung
durch das neue Browser-orientierte
System. Ohne moderne IT kann man
heute nicht mehr wettbewerbstauglich
anbieten. Mit diesem Umstieg sichern
wir uns unsere Zukunft.
Alexandra Schneider
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GUS Group — Branchenlösungen mit Fokus auf
Charge, Qualität und Logistik
Das Unternehmen
Die GUS Group ist führender Anbieter von Unternehmensanwendungen für die Life Sciences-
Branchen — Pharma, Nahrungs- und Genussmittel, Chemie, Kosmetik, Biotechnologie und
Logistik. Seit mehr als 25 Jahren im Markt für mittelstandsorientierte IT-Lösungen erfolgreich,
hat sich die GUS Group eine sehr hohe Branchenkompetenz erworben. Beratung,
Software und IT-Infrastruktur-Services entsprechen den hohen Qualitätsstandards in diesem
Markt und berücksichtigen die relevanten Normen und Standards.
Die Lösungen
Zum Portfolio der GUS Group gehören chargenorientierte ERP-Anwendungen, Qualitätsmanagement-
und Laborinformationssysteme sowie Systeme für CRM, Planung, PLM und
SCM. Komplettlösungen für Distanzhandel und Logistik sowie E-Commerce runden das
Angebot ab.
Highlights der plattformunabhängigen und javabasierten GUS-OS Lösungsfamilie stellen die
Verbindung von Qualitäts- und ERP-Prozessen sowie das integrierte Dokumentenmanagement
dar. Die Unterstützung der prospektiven Validierung wird durch die umfangreiche mit
der Software ausgelieferte Dokumentation erreicht. Alle GUS-OS Komponenten rund um
GUS-OS ERP for Life Sciences bestechen durch ein leistungsfähiges Benutzerkonzept:
• abgesicherter Datenzugriff für interne/externe Mitarbeiter sowie Partner
• mehr Effizienz durch anwendungsintegrierten Workflow mit ToDo-Listen
• Transparenz durch Management-Übersichten (Regiezentren)
GUS Group AG & Co. KG
Bonner Straße 211
50968 Köln
Fon: 0221.37659-0
Fax: 0221.37659-167
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