Anwenderbericht Stadt Korbach Session Sitzungsdienst - Somacos

Anwenderbericht der Stadt
Korbach zum Thema
am 15. Juni 2011
Rathaus, Korbach
1

Infos zu Korbach
• 24.000 Einwohner inkl. 14 Ortsteile
• 10 Magistratsmitglieder + Bürgermeister (parteilos)
- 4 SPD, 3 CDU, 2 Bündnis 90/Die Grünen, 1 FW
• 37 Stadtverordnete
- 13 SPD
- 10 CDU
- 6 Bündnis 90/Die Grünen
- 5 FW (Freie Wähler)
- 2 FDP
- 1 REP
• ca. 150 PC-Arbeitsplätze inkl. Außenstellen
2

Organisation Sitzungsdienst
• Zentraler Sitzungsdienst im Hauptamt:
Stadtverordnetenversammlung und Ausschüsse
direkt im Hauptamt und
Magistrat im Vorzimmer des Bürgermeisters
• Kommissionen und Abwasserverbände durch
jeweilige Fachabteilungen
• rund 650 Beratungsvorlagen im Jahr
(Mag. und Stv.)
• rund 85 Sitzungen im Jahr
3

Ausgangssituation
• keine Sitzungsmanagementsoftware im Einsatz
• Erstellung der Sitzungseinladungen,
Niederschriften, Vorlagen etc. in MS-Word mit
Hilfe von DOT-Vorlagen
• manuelle Weitergabe der Sitzungsvorlagen und
Tagesordnungspunkten
• Zustellung der Beratungsunterlagen per Boten an
37 Stadtverordnete und 10 Magistratsmitglieder in
Papierform
4

Ausgangssituation
• Papiervolumen ca. 800.000 Blatt/Jahr
• erheblicher Archivierungsaufwand bei den
ehrenamtlich tätigen Stadtverordneten und
Magistratsmitgliedern
• erheblicher Suchaufwand bei den Stadtverordneten
und Magistratsmitgliedern sowie in der
Stadtverwaltung
• Recherchemöglichkeit lediglich durch in Word
erstellten Vorlagen- und Beschlussverzeichnisse -
keine Volltextrecherche
5

Zielsetzung
• einheitliche und zeitgemäße Abwicklung des
Sitzungsdienstes
• Abwicklung des gesamten Sitzungsdienstes in
einem Fachverfahren
- Sitzungsvorbereitung
- Durchführung
- Sitzungsnachbereitung
- Verwaltung der Gremien und Mandatsträger
- Sitzungsgeldabrechnung etc.
• Erstellung der Sitzungsvorlagen, Einladungen und
Niederschriften zeitnah und einheitlich
6

Zielsetzung
• schnelle und vollständige Suchmöglichkeit inkl.
Volltextrecherche
• EDV-gestütztes Informationssystem
- Amtsinformationssystem
- Bürgerinformationssystem
- Ratsinformationssystem
7

Entscheidungsprozess
• Nach einer Marktbeobachtung wurde im März 2004
drei Firmen ermöglicht, die Systeme vorzustellen.
• Testinstallation von zwei Systemen im Mai/Juni 2004
• Entscheidung für Session der Fa. Somacos
8

Projektablauf
• im Juni 2005 wurden die Lizenzen erworben
• Plan: Einsatz von Session zur neuen
Wahlperiode ab April 2006
• Installation der Software, Schulung der
Sitzungssachbearbeiter im Juli 2005,
anschließend Stammdateneingabe
9

Projektablauf
• hausinterne Schulung von zunächst
20 Vorlagenersteller/-innen im September 2005
• Zeit für Probeläufe und weitere Schulungen bis
Februar 2006:
erste Sitzungsvor- und -nachbereitungen mit Session
im Herbst 2005
• Abwicklung aller Sitzungen des Magistrats, der
Stadtverordnetenversammlung und der Ausschüsse ab
April 2006 inkl. Sitzungsgeldabrechnung
10

Projektablauf
• Einrichten eines Webservers für Rats- und
Bürgerinformationssystem im Oktober 2006
und Einbindung in Homepage der Stadt Korbach
• Veröffentlichung der persönlichen Daten der
Mandatsträger im RIS und BIS entsprechend deren
Wünschen
• Vorstellung von RIS und BIS im Magistrat und bei
den Fraktionsvorsitzenden im Oktober 2006
(zunächst Zurückstellung der Veröffentlichung der
Sitzungsunterlagen im BIS – bisher nur Sitzungskalender und
Tagesordnung)
• Zugang für alle Mandatsträger
(Schulung nach Bedarf, insbes. nach Kommunalwahl 2011)
11

Beispiele: Sitzungskalender (BIS)
12

Beispiele: Startseite (RIS)
13

Beispiele: Sitzung (RIS)
14

Erfahrungen mit Somacos
• gute Projektabwicklung
• Weiterentwicklung des Programms unter
Berücksichtigung individueller Kundenwünsche
• kompetentes und hilfsbereites Auftreten der
SOMACOS-Mitarbeiter
• individuelle Schulungen
• Hotline gut erreichbar
15

Erfahrungen mit Somacos
• ausreichend Haushaltsmittel für
Projekteinführung und Schulungen einplanen
• Hilfe-Funktion könnte verständlicher sein
• Rechteverwaltung („Rechte und Rollen“) nicht
ganz einfach
16

Ausblick
• Veröffentlichung von Sitzungsunterlagen
(Beschlüsse, Niederschriften o. a. ) im
Bürgerinformationssystem (in Abstimmung mit
den Gremien)
• Versand der Sitzungsunterlagen auf
elektronischem Weg
(dafür Anpassung u. a. der Geschäftsordnung der
Stadtverordnetenversammlung erforderlich)
• Nutzung weiterer Module im Rahmen des
Sitzungsmanagements
17

Stadtverwaltung Korbach
Haupt- und Personalamt
Stechbahn 1
34497 Korbach
Karin Schmidt
Tel.: 05631 53-225
E-Mail: karin.schmidt@korbach.de
18