Inventarisierung und Dokumentation - praktische Hinweise für die ...

Inventarisierung und Dokumentation - praktische Hinweise für die Arbeit der
Sudetendeutschen Heimatsammlungen
Referat, gehalten bei der Landeskulturtagung der SL am 17.3.2001 (Brannenburg)
Beim Sudetendeutschen Archiv wird nunmehr im zweiten Jahr ein Projekt durchgeführt, das
die Schaffung eines Zentralkataloges der musealen Bestände der sudetendeutschen
Heimatsammlungen zum Ziel hat. So ein Zentralkatalog hätte unbestreitbare Vorzüge:
Er dient der Dokumentation der zum größten Teil dezentral aufbewahrten materiellen
Kulturgüter, die außerhalb der Heimatgebiete gesammelt wurden.
Er ermöglicht damit eine einfachere Recherche nach diesen Kulturgütern. Die Planung von
Ausstellungen oder Publikationen zu bestimmten Themen wird damit enorm vereinfacht und
v.a. qualitativ verbessert. Denn ein ordentlich aufbereitetes Gesamtverzeichnis wird bei jeder
Recherche immer wieder Ergebnisse liefern, zu denen man bei einer mehr oder minder
zufallsbedingten Suche in einzelnen Heimatsammlungen nicht kommen würde.
Um nur ein einziges Beispiel zu nennen: Die sudetendeutschen Heimatsammlungen haben fast
immer ein regional beschränktes Sammelgebiet, zumeist eine Heimatgemeinde oder einen
Heimatkreis. Sucht nun jemand Material für eine Ausstellung über eine bestimmte Region,
etwa das Riesengebirge, so wird er danach sinnvollerweise hauptsächlich in den
Heimatsammlungen suchen, die sich dem Riesengebirge widmen. Aber, wie Sie wissen,
befinden sich natürlich in nahezu jeder Heimatsammlung auch Einzelstücke aus anderen
sudetendeutschen Regionen als dem eigentlichen Sammelgebiet, die man dort in der Regel
nicht vermuten würde. Ein Zentralkatalog, der die Objekte auch sauber nach ihren
Herkunftsgebieten aufführt, findet ein Gemälde der Schneekoppe auch dann, wenn es sich
zufälligerweise in der Komotauer Heimatstube befindet.
Bis dieser Zentralkatalog einmal fertiggestellt ist, wird noch viel Arbeit zu leisten sein. Diese
Arbeit hat auch für die Heimatsammlungen verschiedenste Auswirkungen. Denn der
Zentralkatalog bildet die Summe der Einzelkataloge (und noch ein bischen mehr).
1. Stand der Inventarisierung
Die anfängliche Hoffnung, man müßte für den Zentralkatalog einfach die vorhandenen
Einzelverzeichnisse zusammen führen, hat sich als naiv herausgestellt. Denn der Stand der
Inventarisierung in den einzelnen Heimatsammlungen ist einfach zu unterschiedlich. Von
etwa 80 Heimatsammlungen haben bisher etwa 40 eine Kopie ihres Inventarverzeichnisses
beim Sudetendeutschen Archiv hinterlegt. Darunter sind einige Inventarverzeichnisse, die auf
mehreren hundert Seiten ihren Bestand sehr genau dokumentieren. Andere belassen es
allerdings bei einer einfachen Auflistung nach dem Schema: Nr. 1: Tasse, Nr. 2 Teller etc.
oder gar mit dem Eintrag „ 1 Vitrine mit Geschirr“. Solche nichtssagenden Angaben in einen
Zentralkatalog zu übernehmen, macht wenig Sinn.
Als alleiniger Projektbearbeiter bin ich nun aber hoffnungslos überfordert, wollte ich alle
diese Heimatsammlungen selber nach-inventarisieren. Dies ist bei der großen Stückzahl
vollkommen unmöglich, zumal ja auch noch die umfangreiche Sammlung des
Sudetendeutschen Archivs selbst inventarisiert werden muß. Deshalb versuche ich, die
örtlichen Sammlungsbetreuer bei einer gründlichen Inventarisierung beratend zu unterstützen

Dies geschieht durch Gespräche vor Ort, durch Vorträge und Publikationen, und nicht zuletzt
auch durch eigene Inventarisierungsseminare. An diesen Seminaren haben sich bisher etwa 50
Sammlungsbetreuer beteiligt. Sie erhielten dort eine praxisnahe Einführung in die Methoden
der Inventarisierung. Das Wichtigste davon möchte ich Ihnen heute in einer Kurzfassung
vorstellen.
Unter der Inventarisation von Museumsgütern versteht man, verkürzt gesagt, deren
systematische Erfassung unter verschiedenen Gesichtspunkten. Es sollen dabei möglichst
viele Informationen über die einzelnen Objekte festgehalten werden.
Schritte der Inventarisation
1. Eingangsbuch [Folie Eingangsbuch]
Im Idealfall wird jedes Objekt sofort nach dem Zugang in ein Eingangsbuch eingetragen. Die
Objekte werden dort fortlaufend nummeriert, benannt, die Herkunft und Erwerbsart
dokumentiert. Hier sollen auch besondere Bemerkungen zur Geschichte des Objekts, zum
Verwendungszweck etc. festgehalten werden. In der Praxis zeigt sich allerdings nicht selten,
daß entweder gar kein Eingangsbuch vorhanden ist, oder daß zahlreiche Objekte dort nicht
erfaßt sind. In diesem Fall werden den noch nicht erfaßten Objekten dann fortlaufend neue
Nummern zugewiesen. Das Eingangsbuch kann entweder selbst angefertigt werden oder auch
mit den entsprechenden Vordrucken gekauft werden (Verlag Beier & Beran Weißbach,
Thomas-Müntzer-Str. 103, 08134 Langenweißbach, ca. 34.-).
2. Inventarnummer
Um Verwechslungen auszuschließen und das Objekt eindeutig zu markieren muß die
Inventarnummer auch am Objekt selbst angebracht werden. Dies kann entweder provisorisch
geschehen, etwa durch vorläufiges Anbringen eines Hängeetiketts, oder dauerhaft.
Die Inventarnummer soll an einer Stelle angebracht werden, an der sie die Ästhetik des
Objektes nicht beeinträchtigt, also vor allem nicht auf der Schauseite. Sie soll so angebracht
werden, daß es ohne Demontage oder größere Bewegungen des Objekts durchfürbar ist, und
sie muß an einer Stelle angebracht sein, an der man sie auch leicht wiederfindet. Deshalb
sollte sie bei vergleichbaren Objekten stets an der selben Stelle angebracht werden. Bei
gerahmten Gemälden etwa an der Außenkante des Rahmens, bei Skulpturen an der
Sockelzone, bei Möbeln an einer Rück- oder Seitenwand usw. Bei Objekten, die aus nicht fest
verbundenen Einzelteilen bestehen, soll jedes Einzelteil für sich beschriftet werden.
Keinesfalls darf das Objekt durch das Anbringen der Inventarnummer beschädigt werden.
Welches Verfahren das Geeignete ist, hängt im wesentlichen vom zu beschriftenden Material
ab.
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Für Holz, Keramik, Glas oder Metall wird verdünnte Acrylfarbe, mit dünnem Pinsel
aufgetragen, empfohlen. Möglich ist auch Tusche mit Schreibfeder. Vorher sollte die
entsprechende Stelle mit farblosem Schellack präpariert werden. Damit erhält man eine glatte
Schreibfläche. Er muß vor dem Beschriften aber 24 Stunden lang trocknen; er kann bei Bedarf
jederzeit wieder mit Reinigungsbenzin entfernt werden, und damit natürlich auch die
Inventarnummer. Für Objekte aus Papier soll ein Bleistift [etwa der Härte B oder B2]
verwendet werden, bei Fotos aber möglichst nur die Schutzhülle beschriftet werden.
Hängeetiketten aus Karton und mit einem ungefärbtem Faden eignen sich für Textilien oder
zur provisorischen Kennzeichnung aller möglichen anderen Objekte; sie sind im
Schreibwarenhandel erhältlich. Für Textilien wird auch Wäscheband mit Wäschestift oder
Schreibmaschine verwendet.
Kann das Objekt wegen seines Erhaltungszustandes oder auch seiner Größe (z. B. bei
Münzen) nicht direkt beschriftet werden, so kann ihm ein mit der Inventarnummer
versehendes Etikett beigelegt werden. Dies setzt aber einen sehr sorgfältigen späteren Umgang
mit den Objekten voraus, der eine Verwechslung der beigelegten Zettel ausschließt.
Nicht verwendet werden sollen Selbstklebe-Etiketten. Die im Klebstoff enthaltenen
Weichmacher können auf Dauer Verfärbungen am Objekt bewirken. Außerdem sind beim
Ablösen alter Klebeetiketten immer Beschädigungen am Objekt möglich. Und schließlich
lösen sich diese Etiketten irgendwann einmal von selbst wieder ab. Eine Zuordnung der
abgefallenen Nummern zu den Objekten ist dann oft nur noch sehr schwer möglich. Die
direkte Beschriftung mit Filzstiften ist abzulehnen, weil die Schreibflüssigkeit in poröses
Material tief eindringt und dieses verfärbt. Auch ist die Haftung auf glatten Oberflächen
unzureichend. Abzulehnen sind auch mit Stecknadeln befestigte Etiketten, da die rostende
Nadel das umgebende Gewebe schädigt, vor allem auch beim Entfernen der rostigen Nadel.
Bei Textilien sollen möglichst ungefärbte Leinen- oder Baumwolletiketten eingenäht werden,
die mit einem speziellem Stift beschriftet sind (Edding 1800).
3. Inventarfoto [Folie Inv.-Foto, 2x]
Zur Dokumentation gehört auch eine fotographische Erfassung des Objektes. Das Inventarfoto
soll nicht die Beschreibung des Objektes ersetzen, sondern sie ergänzen. Publikationsfähige
Qualität der Fotos wäre zwar erwünscht, kann aber nicht immer erreicht werden. Das Foto soll
aber den Gegenstand auf jeden Fall gut erkennbar abbilden. Oft sind dazu verschiedene
Ansichten oder auch Detailaufnahmen notwendig. Inventarfotos werden meist als Schwarzweiß-Aufnahmen
angefertigt (SW-Negative sind länger haltbar). Farbfotos sind aber bei
bestimmten Objekten von größerer Aussagekraft, etwa bei Trachten, Gemälden oder ganz
allgemein bei Dekoren. Für die Inventarisierungarbeiten des Sudetendeutschen Archives wird
derzeit eine digitale Fotokamera eingesetzt, die sehr zufriedenstellende Ergebnisse liefert.
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Grundsätzlich sollte für jedes Objekt ein eigenes Foto angefertigt werden, also keine
Sammelaufnahmen. Mit fotographiert werden soll ein Maßstab und die Inventarnummer,
wobei darauf zu achten ist, daß keins von beiden das Objekt oder Teile davon verdeckt. Bei
digitaler Fotografie kann die Inventarnummer auch nachträglich am Monitor eingefügt
werden. Wichtig beim Fotografieren ist ein neutraler Hintergrund (Kartons) und eine gute
Ausleuchtung mit möglichst diffusem, also schattenlosem, Licht. Wichtig ist auch ein stabiles
Stativ.
Diese kurzen Bemerkungen zum Inventarfoto sollen vorerst genügen. Aber schon daraus wird
deutlich geworden sein, daß für das Fotographieren ein nicht unerheblicher Zeitaufwand zu
veranschlagen ist.
4. Das Inventarblatt [Folie Inventarblatt, 2x]
Bild und Text werden auf dem Inventarblatt zusammengeführt (das Bild aufgeklebt oder nur
in Form der Fotonummer oder wie hier mit ausgedruckt). Das von der Landesstelle für die
Nichtstaatlichen Museen in Bayern empfohlene Inventarblatt, das auch von uns verwendet
wird, fragt nach über 30 verschiedenen Aspekten eines Objektes. Z.B. nach der
Objektbezeichnung, den Maßen, der Datierung, dem Material, dem Erhaltungszustand, der
Herkunft, dem Aufbewahrungsort, einer Literaturangabe usw. Von besonderer Aussagekraft
können die Hinweise zur Funktion eines Gegenstandes sein, die sich auf völlig
unterschiedlichen Ebenen bewegen können. So kann eine Wolldecke mit Webmuster, um nur
ein Beispiel zu nennen, in seiner Funktion als Hochzeitsgeschenk gezeigt werden, als
Wohnutensil, oder auch als provisorischer Rucksack bei der Vertreibung. Ausführlich können
solche Angaben auch im Feld ‘Bemerkungen’ angegeben werden.
Oft können natürlich nicht alle diese Felder ausgefüllt werden, weil bestimmte Angaben, etwa
zum Vorbesitzer, nicht mehr zugänglich sind. Sind aber alle oder fast alle Felder vollständig
ausgefüllt, so ergibt sich, zusammen mit dem Foto, schon ein sehr anschauliches Bild vom
Objekt in seinem historischen Kontext. Aus dem zuletzt Gesagten wird deutlich, daß die
Inventarisierung nicht auf die lange Bank geschoben werden sollte, sondern möglichst noch
unter Beteiligung von Zeitzeugen und Gewährsleuten durchgeführt werden sollte. Dies ist
aber leider nur sehr selten der Fall; im Gegenteil wird die Notwendigkeit einer
Inventarisierung oft erst erkannt, wenn der oft jahrzehntelange Sammlungsbetreuer plötzlich
aus gesundheitlichen Gründen für diese aufwendige Arbeit ausfällt.
Die Inventarblätter werden beim Sudetendeutschen Archiv mit Hilfe eines tragbaren
Computers (Notebooks) hergestellt. Dies erleichtert sowohl das Anlegen der Blätter direkt am
Objekt, als auch ihre nachträgliche Korrektur. Vor allem aber erleichtert es später den
schnellen Zugriff auf den gesamten Informationsbestand. Denn nun kann gezielt nach jeder
gewünschten Kategorie gesucht werden, ohne erst Karteikartenregister erstellen zu müsssen.
So lassen sich beispielsweise Herkunftsorte, Funktionsgruppen usw. beliebig heraussuchen
und auf ihre Verwendbarkeit für die jeweilige Fragestellung prüfen. An dieser Stelle sei aber
ausdrücklich betont, daß der Wert einer Inventarisierung erst in nachgeordneter Weise vom
Erfassungsmedium abhängt. Eine solide Erfassung auf Karteikarten ist sicher immer noch
besser als eine oberflächliche EDV-Dokumentation und sollte auf keinen Fall unterbleiben,
nur weil kein Computer zur Verfügung steht.
Beim Sudetendeutschen Archiv wird die spezielle Inventarisierungssoftware HIDA
verwendet, die sich gut bewährt hat. Für die sudetendeutschen Heimatsammlungen wurde
dafür mit dem Hersteller ein besonderer Preisrabatt vereinbart. Etwa 10 Heimatsammlungen
haben sich bisher für die künftige Verwendung dieser Software entschieden.
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3. Konservatorische u. praktische Probleme [Folie Mottenschaden]
Neben der eigentlichen Inventarisation treten bei der Beschäftigung mit den Museumsstücken
auch immer wieder Probleme ganz anderer Art auf. Beim näheren Hinsehen auf die ansonsten
weitgehend unberührt schlummernden Exponate kamen auch bei uns einige unerfreuliche
Überraschungen zum Vorschein.
Hier auf dem Bild sind schwere Schäden durch den Fraß von Mottenlarven zu sehen. Die
Schwere dieser Schäden und die weitere Gefährdung der Objekte machten eine
Schädlingsbekämpfung unumgänglich. Auf die Einzelheiten dieser Aktion möchte ich an
dieser Stelle nicht näher eingehen. Nur soviel zum Verfahren: Alle potenziell gefährdeten
Objekte werden unter einem Kunststoffzelt zusammen getragen und dort mehrere Wochen
lang einem nicht-toxischem Gas (Kohlendioxid oder Stickstoff) ausgesetzt. Damit werden alle
Insekten und deren Eier und Larven abgetötet, und es bleiben keine gesundheitsschädlichen
Rückstände an den Textilien zurück. Die Methode ist auch für Gegenstände aus Holz oder
anderen organischen Materialien geeignet.
Ausdrücklich abraten möchte ich hier von der Anwendung von Mottentabletten u.ä., denn
diese enthalten Nervengifte, die auch dem Menschen gefährlich werden können und die die
Mottenbrut trotzdem nicht zuverlässig vernichten. Sind Ihre Trachtenstücke bereits mit
solchen Substanzen behandelt worden, sollten Sie bei der Inventarisierung unbedingt Latex-
Handschuhe tragen und den Objekten auch sonst nicht unnötig nahe kommen.
[Folie Textilienkiste]
Nur noch ein kurzes Wort zur Lagerung von Textilien. Sie sollten möglichst vor Licht
geschützt aufbewahrt werden, um ein Ausbleichen zu vermeiden. Sie sollen möglichst ohne
Knicke und Falten eingelagert werden, denn an den Knickstellen bricht das empfindliche
Gewebe im Laufe der Jahre. Zusammenpressendes Übereinanderstapeln, wie auf diesem Bild,
ist auch für kurzzeitiges Zwischenlagern auf jeden Fall zu vermeiden.
Verschiedene Fragen sind schon vor der Inventarisierung zu klären. Einige davon möchte ich
noch kurz ansprechen. So muß man sich bereits vor dem Arbeitsbeginn überlegen, wie der
Aufbewahrungsort des Objektes auf der Inventarkarte angegeben werden soll. Am Besten
wird man dazu in einem Raumplan die einzelnen Räume und/oder Vitrinen
durchnummerieren, und dann nur noch diese Nummern auf das Inventarblatt schreiben. Eine
wichtige Einstiegsarbeit ist auch das Bereitlegen von Fachliteratur und vor allem von älteren
Unterlagen zu den einzelnen Objekten, wie etwa Dankschreiben, Begleitbriefe,
Übergabeprotokolle etc. Daß die erforderlichen Materialien, wie Etiketten, Stifte, Filme etc.
zur Hand sein müssen, versteht sich ebenfalls von selbst.
Wer sich über diese Fragen genauer informieren möchte, kann beim Sudetendeutschen Archiv
ein Informationsblatt mit den wichtigsten Literatur- und anderen Hinweisen anfordern, oder
natürlich auch gerne an einem der immer wieder angebotenen Seminare teilnehmen.
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