Referenzbericht Schradenbiogas GmbH

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S EITE 2 Der Status Quo In den Jahren der rasanten Geschäftsentwicklung lag der Fokus auf der permanenten Stabilisierung und Verbesserung der Kernprozesse der Wertschöpfungs‐ kette, d.h. insbesondere auf den technischen Parame‐ tern im Bereich der Biogasanlagen. Im Zuge des steti‐ gen und kontinuierlichen Wachstums vervielfachten sich zwangsläufig auch die administrativen Anforde‐ rungen. Dem wurde durch den sukzessiven Erwerb einzelner, nicht integrierter Softwarelösungen begeg‐ net. Im Back‐Office Bereich entwickelten sich die „typischen“ Insellösungen. Das Belegwesen (Lieferscheine, Handelspapiere), die statistische Ver‐ waltung der Rohstoffe, die Fakturierung und Buchhal‐ tung sowie weitere Abrechnungs‐ und Dokumentati‐ onsnotwendigkeiten (Nachweise, Statistiken für Be‐ hörden) wurden unter Zuhilfenahme verschiedener IT‐Anwendungen realisiert. Diese heterogene Software‐Landschaft war einerseits ursächlich für Medienbrüche und determinierte ande‐ rerseits die administrativen Prozesse und deren Durchlaufzeiten, mit der Konsequenz eines deutlichen Miss‐ verhältnisses zwischen Warte‐und Bearbeitungszeiten während der jeweiligen Prozesse. Zudem resultierten aus der Vielzahl dieser unterschiedlichen IT‐Anwendungen hohe Support‐ und Update‐ Kosten. Mitarbeiter mussten darüber hinaus spezifisches Know‐How für den sicheren Umgang mit der jewei‐ ligen Software aufbauen und stets auf einem aktuellen Level halten. Durch die vielen Insellösungen konnte ein effektiver Arbeitsblauf nicht stattfinden. Fermenter S OFTWARE FÜR BIOGASANLAGEN Für die Erstellung von Auswertungen und Berichten mussten die rele‐ vanten Daten mühsam manuell aus den diversen Systemen zusam‐ mengeführt werden. Dies bedeutete neben erheblichem zeitlichem Aufwand (lange Durchlaufzeiten) auch ein nicht unerhebliches Risiko einer inkorrekten Übertragung einzelner Werte (Transaktionsfehler). Aufgrund dessen waren die Reports einerseits mit einer gewissen Un‐ sicherheit bzgl. der Belastbarkeit der präsentierten Daten behaftet und andererseits waren die Informationen aufgrund der langen Durchlaufzeiten, beginnend mit der Entstehung der Information bis hin zur Erstellung des Berichts, zum Zeitpunkt der Berichterstattung bereits nicht mehr aktuell. Ein effizientes Controlling und daraus abgeleitete strategische und operative Maßnahmen der Geschäftsführung wurden durch diese Um‐ stände erschwert. Zusätzlich zu den beschriebenen internen Problembereichen wurde ein steigender Wettbewerbsdruck auf dem Entsorgungsmarkt, verbunden mit erhöhten Anforderungen an die Servicequalität, sowohl gegenüber Kunden als auch gegenüber Behörden, virulent.
S EITE 3 Die Herausforderung S OFTWARE FÜR BIOGASANLAGEN Die Herausforderung bestand insbesondere darin, die offensichtlich existierenden Problembereiche, deren Ursachen und Folgen objektiv und unvoreingenommenen zu bewerten. Vor diesem Hintergrund wurde ein externes Projektteam mit der Evaluierung der administrativen Kernprozesse beauftragt. In enger Zusam‐ menarbeit mit der Geschäftsführung, den Kompetenzträgern und zuständigen Mitarbeitern, als Prozesseig‐ ner, wurde eine Ist‐Analyse der Aufbau‐und Ablauforganisation sowie der Prozesse durchgeführt. Die im Rahmen der Ist‐Analyse erkannten Ursachen, bspw. Insellösungen, die in der Folge erhöhten Arbeitsauf‐ wand, Qualitätsmängel, Koordinationsaufgaben und Informationsasymmetrien nach sich zogen, wurden ex‐ plizit benannt und konkrete Verbesserungsszenarien in einem Soll‐Konzept fixiert. Inhalt dieses Papiers war neben den Empfehlungen und konkreten Handlungsanweisungen zur Verbesserung der Prozesse auch ein umfangreiches Lastenheft, das die Anforderungsparameter an die neue IT (Hard‐als auch Software), an den Zeitplan sowie an das Budget definierte. Bürogebäude der Schradenbiogas GmbH & Co. KG Das Lastenheft bildete eine Grundlage, die Produkte und Dienstleistungen verschiedener Anbieter im ersten Schritt selektierend zu bewerten. „Unsere Entschei‐ dung, die Umsetzung des Projektes mit den Spezialisten der tegos GmbH aus Bamberg zu realisieren, erwuchs im Rahmen der durchgeführten Workshops. Beeindru‐ ckend waren das inhaltliche Verständnis für unsere Prozesse sowie die bereits zu diesem Zeitpunkt erkenn‐ bare Identifikation mit unserem Projekt. Das Team aus Bamberg hatte bereits vor Bestehen eines Vertragsver‐ hältnisses unsere Anforderungen aus dem Lastenheft aufgegriffen und exemplarisch praktikable Lösungsan‐ sätze präsentiert. Das und die Tatsache, dass die tegos GmbH langjährige Erfahrungen bei der Zusammenar‐ beit mit Firmen der Abfall‐und Entsorgungsbranche mitbrachte, haben uns überzeugt.“, so Christoph von Jan, geschäftsführender Gesellschafter der Schraden‐ biogas GmbH & Co. KG. Die Umsetzung und der Mehrwert Auf der Grundlage des Lastheftes entwickelten die Projektteams der Schradenbiogas GmbH & Co. KG und der tegos Bamberg GmbH einen detaillierten Zeit‐und Maßnahmenplan. In regelmäßigen Meetings wurden die theoretischen Vorgaben für die einzelnen Prozesse sukzessive in die Praxis überführt. Konkret bedeute‐ te dies, dass beispielsweise das Layout der Lieferscheine oder Handelspapiere an die Anforderungen der SBG angepasst wurden oder die Übernahme der Daten aus den Vorsystemen realisiert wurde. Dabei wurde ein Großteil der Daten, wie Kundenstammdaten, Debitoren‐ und Kreditorensalden oder auch der Konten‐ plan, automatisiert aus dem Altsystem in Microsoft Dynamics NAV (Navision) überführt.
Seite 1: EINLEITUNG Software für Biogasanla
Seite 5 und 6: S EITE 5 Der Tupfen auf dem „I“

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